la plataforma mas avanzada para la gestion de … redconar.pdf · 2020-04-02 · av. raúl...

Av. Raúl Scalabrini Ortiz 1024 – Of 6 y 7 C1414DNX - Ciudad Aut de Bs As

Tel: 54 11 3221 5478 Cel: 15-4492-5115 [email protected] www.redconar.com.ar

LA PLATAFORMA MAS AVANZADA PARA LA GESTION DE

EDIFICIOS, BARRIOS Y CONDOMINIOS INDICE

http://www.redconar.com.ar/

www.redconar.com.ar [email protected]

2

Introducción 3 Requerimientos 3 Puesta en marcha 3 Preguntas Frecuentes 4

El Sistema 4 La Empresa 6

Qué podés hacer con REDCONAR 7 Características 8

Sistema de Grillas 8 APP Propietarios 8 APP Proveedores 9

Ingreso al Sistema 10 Pantalla Principal 10 Pantalla Principal Descripción 11

Notificaciones del Sistema Consorcios Consorcios de Baja Barra Lateral – Botonera

Consorcios Movimientos Reportes y Estadísticas Legajo Reclamos/Trabajos Propietarios Proveedores

Ingresando a un Consorcio 18 Panel de Control 18 Detalle de Widget 18 Menú 19 Inicio 19 Movimientos 19

Facturas/Gastos Ingresos por Expensas Movimientos de Caja Notas de Crédito/Debito Gastos Part / Acuerdo de Pago Cheques/Chequeras

Tareas/Vencimientos 29

Calendario 30 Reclamos/Trabajos 31 Alta de área Baja/Modif de área Reclamos Trabajos Reserva de Amenities 36 Lista de invitados 38 Empleados Sueldos 39

Alta Listado Liquidaciones Comunicaciones 42 Propietarios 45 Proveedores 46 Nuevo

Listado Notas de Crédito/Debito

Cierre 49 Expensas Liquidaciones 50 Reportes 51

Balance Anual Cheques de caja

Cuenta Corriente Deudores Facturas/Gastos Pendientes

Libro de Cajas Libro de Sueldos Planillas de pagos

Parámetros 52 Categorías Clases

Datos Contables Unidades Funcionales Seteos Generales Consejo Grupos


mailto:[email protected]


3

INTRODUCCIÓN Esta guía del usuario ofrece toda la información que necesita saber sobre como utilizar la Plataforma RedConar. Se muestra en gran medida cómo operar RedConar, como visualizar, ingresar y modificar datos. Por consiguiente lea con atención este material. RedConar, fue desarrollado en base a la experiencia de nuestra empresa en el rubro, así como también hemos avanzado en el desarrollo gracias a nuestros clientes, que nos ayudan a través de sugerencias y solicitudes a mejorar la plataforma. RedConar fue concebido y desarrollado para adaptarse a las necesidades del Administrador de Consorcios, para satisfacer los requerimientos habituales de las tareas que lleva adelante, con pautas de seguridad y control, permitiendo ahorrar tiempo mediante la automatización de tareas y procesos. RedConar es la plataforma líder desarrollada y pensada para un nuevo concepto en la GESTION de consorcios. Nuestro sistema permite a los administradores realizar un gran número de operaciones de manera rápida y cómoda desde cualquier ubicación. RedConar ofrece actualizaciones de forma constante, y totalmente gratuitas para mejorar tanto la calidad del servicio como la atención hacia nuestros clientes. REQUERIMIENTOS Desde cualquier dispositivo con conexión a internet, PC, tableta o teléfono inteligente, a través de un navegador de internet y con cualquier sistema operativo. Sugerimos en caso de PC, sistema operativo Windows7 o superior con navegadores Chrome o Firefox. PUESTA EN MARCHA Para comenzar a utilizar la plataforma, solamente con enviarnos la ultima liquidación, nosotros nos ocupamos de todo, usted comienza a utilizar el sistema cargando los datos mensuales. En 48hs estás utilizando el sistema. La curva de aprendizaje es casi inexistente ya que el sistema es muy simple e intuitivo. Además, te brindaremos una capacitación online para explicarte todo lo indispensable para que arranques a trabajar.




4

Dudas iniciales / Preguntas frecuentes EL SISTEMA Cómo cargar un gasto a Prorratear Ingresás al consorcio, vas al botón “Movimientos-Facturas/Gastos” y clickeás sobre la barra “Facturas/Gastos” y se despliega un formulario para cargar el movimiento. Cómo cargar una cobranza de expensas Ingresas al consorcio, vas al botón “Movimientos-Ingresos por expensas”. Tenés 3 formas diferentes de hacerlo, por eso tenés 3 barras. “Nuevo Pago” para cargar de un movimiento. “Grilla” para realizar carga masiva de cobranzas. “Pendientes de Confirmación” para confirmar los pagos que los propietarios informaron a través del portal. Cómo cargar un movimiento de Caja Los movimientos de caja son movimientos que NO son gastos a prorratear y NO son cobranzas de expensas. Son otro tipo de movimientos que afectan la caja, como por ej., la cobranza del alquiler de la portería o el local, un depósito no identificado, o una transferencia entre cajas. Vas al botón “Movimientos-Ingresos/Egresos de Caja”. Puedo cargar más de una cobranza de expensas a la misma UF? Si, se pueden cargar todos los pagos que quieras del importe que sea, el sistema controla automáticamente la cuenta corriente de la UF. ¿Puedo modificar un recibo de cobro de expensas? No, los recibos no pueden ser modificados, en caso de error, se debe anular y hacer uno nuevo. ¿Puedo modificar un gasto o factura ya cargado? Sí, todos los gastos o facturas cargadas pueden ser modificados antes de hacer el cierre, una vez cerrado ya no es posible. ¿Puedo cargar una factura y no pagarla? Si, es posible cargar la factura y dejarla pendiente para el mes siguiente. ¿El cálculo de interés produce anatocismo? NO, el cálculo se realiza solamente sobre el saldo de capital deudor. ¿El propietario puede ver su expensa? SI, la plataforma cuenta con un portal de acceso para propietarios o inquilinos, que permite realizar varias acciones. El mismo fue desarrollado con la finalidad de montar una capa intermedia entre el propietario y el administrador, para que el propietario pueda canalizar dudas o sugerencias, descargar expensas, recibos y mucho más, antes de llegar al contacto con el administrador. ¿Me pueden informar un pago? SI, los propietarios pueden informar el pago desde dos lugares diferentes, desde el portal y desde la APP. ¿Cómo ingresan los propietarios a la plataforma? Los usuarios ingresan con un número de usuario y una contraseña. En la página principal de acceso al sistema, en el botón “Cómo Ingresar” se muestra un instructivo de acceso. ¿Puede la plataforma enviar mensajes automáticos? SI, la plataforma trabaja de forma automática en diversas operaciones,

Informa los vencimientos de expensas 48hs antes de la fecha fijada por el administrador. Informa al administrador cuando los consorcios llegaron a su fecha de cierre. Informa las reservas de amenities, confirmaciones y recordatorio 24hs antes de la reserva Modificaciones en los reclamos

¿Se puede enviar los recibos pago de forma automática? NO, el propietario puede ver sus pagos y descargar los recibos en pdf y hacer muchas cosas más, a través del portal de acceso exclusivo. ¿Cómo puedo incorporar notas a la liquidación?




5

El sistema permite que escribas texto de forma libre para informar a los propietarios. Lo podés hacer ingresando al consorcio, en el botón “Comunicaciones-Notas”. ¿Cómo modifico el saldo inicial de una cuenta? Los saldos iniciales solamente se pueden modificar el primer mes, luego quedan bloqueados y cualquier ajuste tiene que hacerse con nota de crédito o débito para el caso de las cuentas corrientes de los propietarios y un ingreso o egreso de caja para el caso de las cuentas de fondos. En el caso que quieras modificar un saldo inicial si estas en el primer mes, tenes que ir a “Parámetros-U.F.” para saldo de unidades funcionales y a “Parámetros-Datos contables” solapa cajas para modificar el saldo inicial de las cajas. Cómo imputar los archivos de pago electrónico Para banco Roela, hay que realizar la imputación desde el front principal. Debajo de la grilla de los consorcios activos, seleccionas la opción Banco Roela, y presionas imputar, el sistema te pide que selecciones los archivos a imputar. Esperar que se realice el proceso, si hay algún problema el sistema te avisa. ¿Se imputan las cobranzas electrónicas de forma automática? Si, para el caso de Pago mi Expensa y Expensas Pagas, las cobranzas se imputan automáticamente, y los envíos de las nóminas bancarias se realizan desde la plataforma. Para el caso de Banco Roela, las cobranzas se imputan automáticamente, y los envíos de las nóminas bancarias son manuales, es decir, se descarga el archivo desde la plataforma y hay que subirlo manualmente a la página de Banco Roela. ¿Puedo tener cuentas de banco? Sí, el sistema te permite crear cuentas de fondos. Podes crear todas las cuentas que quieras y definirlas como tipo, caja, banco o valores a depositar. Para crear las cuentas tenés que ir al botón “Parámetros-Datos contables” solapa cajas. ¿Cómo puedo cargar los datos bancarios? Para cargar los datos bancarios que saldrán en la liquidación, tenés que cargarlos desde el botón “Parámetros-Datos Contables” solapa cajas. ¿Puedo cargar depósitos no identificados? Si, el sistema cuenta con procedimiento específico. Cargas el depósito no identificado y al mes siguiente, o cuando lo identifiques, generas el recibo a la UF utilizando el depósito no identificado cargado con anterioridad. Para cargar un depósito no identificado tenés que ir al botón “Movimientos-Ingresos/Egresos de caja” presionas en la barra nuevo movimiento y llenas el formulario. SERVICIOS ¿El servicio de expensas electrónicas/mailing está incluido en el costo? ¿Tiene algún límite? SI, viene incluido y configurado por defecto siempre que se da de alta un consorcio nuevo. No tiene ningún límite! Podés enviar todos los mails y comunicados que necesites desde nuestra plataforma. ¿Hacen la impresión de expensas? SI, el servicio es optativo, las expensas son personalizadas, incluyen el logo de tu administración en el encabezado y son entregadas en la oficina de la administración en 48hs hábiles. Este servicio también incluye el envío de las expensas electrónicas. ¿Hacen liquidación de sueldos? SI, contamos con un equipo de contadores especializados en el sindicato SUTERH y UTEDYC. ¿Puedo liquidar sueldos por mi cuenta, sin tener el servicio de RedConar? SI, es posible cargar los recibos de sueldos en el sistema y generar la impresión de los mismos aunque no tenga contratado nuestro servicio de liquidación. ¿Hay otros servicios? SI, dentro de los servicios contables, también realizamos retenciones y hacemos la liquidación del “Régimen Informativo de Pago de Expensas y Gastos”




6

QUÉ PODÉS HACER CON REDCONAR? Absolutamente toda la gestión de tus consorcios!!!

SERVICIOS

PLATAFORMA ONLINE LIQUIDACIÓN DE EXPENSAS LIQUIDACIÓN DE SUELDOS SOPORTE de Lunes a Viernes, de 9 a 18hs ASESORÍA CONTABLE CENTRO de IMPRESIÓN, en papel ecológico CARGA INICIAL de datos incluida BACKUP AUTOMATIZADO MIGRACION EN 48 HS

LA PLATAFORMA

APP para propietarios APP para Proveedores. Prestale atención porque NO EXISTE en otro sistema PORTAL de acceso propietarios COMUNICADOS desde la plataforma PAGO ELECTRÓNICO por home banking y Código Barras Envío de EXPENSAS ELECTRÓNICAS por mail CALENDARIO con eventos y ALERTAS REPARACIONES, OT, seguimiento y estados RECLAMOS, seguimiento y estados RECORDATORIOS Automáticos de vencimiento Expensas RECORDATORIO Automático de Cierre Consorcios LEGAJO de UF automatizado LEGAJO de trabajos de los proveedores AMENITIES, reservas de espacios comunes GASTOS, adjuntás facturas y quedan disponibles en el PORTAL PUBLICACIONES, actas, reglamentos, disponibles en el PORTAL Carga de EMPLEADOS y SUELDOS PROVEEDORES con sus cuentas corrientes CUENTAS DE FONDOS, cajas, bancos, valores a depositar, cheques CIERRE MENSUAL, en solo 1 minuto y con un solo click CUENTAS CORRIENTES de UF y Proveedores REPORTES, Rendición de cuentas, Libro de Caja, Libro de Sueldos, etc SEGURIDAD SSL

PORTAL PROPIETARIOS

Ver y Descargar LIQUIDACIONES DE EXPENSAS Ver CUENTA CORRIENTE de la UF Ver y Descargar RECIBOS de PAGO Ver SALDO de UF en tiempo real Descargar AVISO de PAGO con Cod. de BARRAS INFORMAR un PAGO a la administración Ver los GASTOS de la liquidación * Ver FACTURAS digitalizadas asociadas al gasto * Ver PUBLICACIONES de la administración Reserva de AMENITIES, espacios comunes Iniciar un RECLAMO * Realizar VOTACIONES Tener COMUNICADOS internos y por grupos * Lista de INVITADOS Datos de INQUILINOS

*solo con habilitación




7

ALGUNAS FUNCIONALIDADES DE NUESTRO SISTEMA Panel de control Mediante un panel de control, podrás visualizar de forma rápida y sencilla, la información más importante de cada consorcio.

Fechas de Vencimiento Cantidad de pagos, pendientes y realizados Saldos de Caja Notificaciones de propietarios Recibos de sueldo

Amenities Reclamos Trabajos y Reparaciones Deudores Formas de pago

Movimientos Es posible cargar los GASTOS mensuales para prorratear COBRANZAS de expensas Realizar movimientos de caja por otros motivos, por ej. cobro de alquiler, depósitos no identificados, etc.

Notas de Crédito y Notas de Debito Es posible generar NC o ND para adaptar saldos de UF. Gastos Particulares / Acuerdo de pago Podes cargar gastos individuales para UF y/o acuerdo de pago en cuotas de una UF deudora y el sistema generará las cuotas de forma automática. Bancos Llevar todas las cuentas de fondos que necesites, Caja, Banco o Valores a Depositar. Cheques propios y de terceros. Tareas/Vencimientos Es un listado de tarea para no olvidar nada, un check list. Calendario Para que el sistema te avise de lo que vos quieras, un vencimiento de un gasto, un reclamo, un trabajo, o simplemente algo que vos agregues, solamente lo cargas en el calendario y todos los días el sistema te avisa. Reclamos Podés registrar y seguir cualquier reclamo, interactuando con el propietario o inquilino a través de la plataforma. Trabajos Podés registrar y seguir todas las reparaciones o trabajos que realices en el consorcio. Amenities Podés crear cualquier amenitie como recurso para que los propietarios puedan hacer las reservas online. Invitados Si tenés un consorcio con seguridad y acceso, los propietarios pueden hacer su lista de invitados, y el personal de ingreso puede acceder a esas listas. Empleados / Sueldos Podés registrar empleados y generar los recibos de sueldo de forma muy sencilla. Comunicaciones Podes enviar comunicados desde la plataforma, tanto a propietarios como a proveedores, pudiendo adjuntar archivos. Llevar el legajo de los juicios, realizar publicaciones para dejar disponibles en el portal y podrás realizar votación en línea. Propietarios Podés acceder a la agenda de propietarios con todos sus datos y ver la cuenta corriente de la UF. Proveedores Llevás tus proveedores de forma global, podés guardar sus datos, interactuar con los trabajos asignados mediante el portal o la APP para proveedores, llevar su cuenta corriente o enviarles comunicados.




8

Cierre Mensual Realizar el cierre del mes, NUNCA FUE MAS SIMPLE, con un solo click, si te equivocas, lo podés corregir solamente revirtiendo y volviendo a cerrar. Expensas Podés ver todas las liquidaciones, recibos y avisos de cualquier mes. Reportes Estás informado en tiempo real, con los reportes que emite el sistema.

Balance Libro de Caja Libro de Sueldos Cheques

CARACTERISTICAS RedConar, ha sido desarrollado bajo un innovador concepto, aprovechando las herramientas que proporcionan las tecnologías actuales. Por ello hemos desarrollado un sistema orientado al usuario, que permite trabajar de forma sencilla disponiendo de toda la información en forma rápida y amigable. Es posible llevar todos los consocios que necesite el administrador. Nosotros nos encargamos del alta del mismo en un lapso de 48 hs. Sistema de Grillas Todos los movimientos que se cargan en el sistema, Facturas y Gastos, Ingresos por Expensas, Ingresos y Egresos de Caja, Notas de Crédito o Débito y Gastos Particulares, una vez que se cargan, se muestran en una grilla debajo del formulario de carga.

App Propietarios RedConar cuenta con una aplicación para teléfonos móviles. La misma está disponible para Android y IOS. Esta permite:

1. Recibir los mensajes que envía la administración.




9

2. Ver el saldo de la UF 3. Informar el pago




10

App Proveedores Mediante la aplicación para proveedores, vas a poder interactuar con ellos en los trabajos que les asignes. La misma, tiene las siguientes características

1. Podés asignar un trabajo o reparación a un proveedor 2. El proveedor puede ver sus propios trabajos 3. El proveedor puede tomar fotos del trabajo y subirlas a la plataforma 4. El proveedor puede agregar observaciones al trabajo asignado




11

INGRESO AL SISTEMA Se ingresa al sistema a través de nuestra página www.redconar.com.ar mediante un usuario y una contraseña, proporcionados por RedConar.

Una vez que se ingresa al sistema, se presenta la pantalla principal, mostrando quién es el usuario que está operando y la administración. PANTALLA PRINCIPAL

Vuelve a

pantalla inicial Mes de Proceso

Fechas de Vencimiento y Cierre Consorcio

s Activos

Reclamos abiertos y mensajes sin leer de de Propietarios

Cantidad de UF

Notificaciones que emite RedConar

Configuración de cuenta Manuales

Consulta Soporte




12

PANTALLA PRINCIPAL DESCRIPCION Notificaciones del Sistema

A través de esta opción, es posible ver en detalle todas las actualizaciones que vamos impactando en el sistema. Para ver el histórico basta presionar en “Detalle”. Alertas Aquí podrás ver de forma global las notificaciones de todos tus consorcios, e interactuar con ellas.

Consorcios

Consorcios dados de baja

Empresa de Pago Electrónico

Edición de Consorcios

Reclamos y Trabajos

Legajos de Propietarios y Proveedores

Importación Pago Electrónico

Proceso de Acciones

Manuales

Servicios disponible

s

Alquileres




13

En la grilla podés observar los consorcios activos con una serie de columnas con información adicional, según el siguiente detalle.

Consorcios Podes ver los consorcios activos. En caso que tenga activado un servicio de pago electrónico, puede verse el logo de la empresa junto al nombre del consorcio. Reclamos Aquí se muestra, los reclamos Activos o Pendientes (abiertos) de cada consorcio, y después de la barra, si tenés mensajes sin leer de los propietarios. Período Muestra el mes en el que está parado cada consorcio. 1º Vencimiento Muestra la fecha de vencimiento. Cierre Muestra la fecha de cierre o segundo vencimiento del consorcio. UFs Se puede ver la cantidad de UF de cada consorcio. Acciones - Selección - Enviados Se muestran los servicios que tiene ACTIVADO cada consorcio,

Servicio de impresión Servicio de Expensas Electrónicas Servicio de Pago Electrónico

Para hacer el envío de cualquiera de las acciones activas tenés que,

1. Hacer click en el ícono del servicio que se quiere procesar 2. El ícono pasará a la columna “Selección” 3. Podés seleccionar varias acciones a la vez, de varios consorcios a la vez. 4. Una vez que seleccionaste todo lo que necesitás, presionás el botón

“Procesar” 5. El sistema pregunta si quiere proceder, presionamos OK 6. Una vez que el sistema procesó todas las acciones seleccionadas, los




14

íconos pasarán a mostrarse en la columna “Enviados”, y vas a recibir un mail con la confirmación de los envíos

Procesar Esta opción permite procesar los servicios seleccionados Imputar La imputación se realiza de forma automática para Pago Mi Expensa y Plataforma de Pagos. Para Banco Roela, es necesario hacer la imputación manual. La plataforma permite hacer la toma de archivos.

1. Seleccionar el servicio de pago electrónico. 2. Presionar el botón “Importar” 3. Seleccionar todos los archivos que se desea imputar, pueden ser múltiples archivos. 4. Presionar el botón “Abrir” 5. El sistema imputa los archivos seleccionados generando los recibos correspondientes.

El sistema valida los nombres de los archivos, y controla que un archivo no pueda ser importado dos veces. En caso de que ya haya sido cargado, o no lo pueda imputar, genera un alerta como se puede observar en el siguiente cuadro. Geolocalización Aquí vas a poder ver tus consorcios localizados en el mapa. Estamos trabajando para utilizar herramientas de Google en un futuro.




15

Consorcios de BAJA Aquí quedan registrados los consorcios que se dan de baja. Barra Lateral Desde estas opciones se pueden visualizar y obtener información de los consorcios de forma global de varias funciones que tiene el sistema, así como realizar altas, bajas y modificaciones de proveedores y propietarios.

Desde este menú, es posible, Alta/Baja/Modificación de Consorcios Cobranzas Reportes globales Legajos de UF y de proveedores Reclamos y Trabajos Agenda de Propietarios Agenda de Proveedores

Posiciona al sistema en el front principal, como si recién se accediera al mismo.




16

Esta opción permite modificar los datos del consorcio y geolocalizarlo en el mapa Te permite realizar cobranzas con un lector de código barras. Es por si los propietarios van a pagar a tu oficina.

Podes generar varios reportes globales, Caja diaria, te genera un reporte de los movimientos de caja efectuados en un determinado día Usuarios, emite un listado completo de los propietarios Saldos proveedores, genera un pdf con los saldos de cada proveedor Facturas/Gastos pendientes podés ver los movimientos pendientes por fecha de imputación o vencimiento

Podés ver los legajos de las UF, Proveedores y Áreas. El sistema te permite guardar información de determinados movimientos y relacionarlos a las UF, proveedores o áreas, para que puedas registrar todo lo que va ocurriendo.

UF, podes registrar un reclamo, un trabajo o un gasto. Proveedores, quedan guardados todos los trabajos asignados Áreas, las son lugares del consorcio, como por ej., hall principal,

terrazas, etc. Se registran todas las reparaciones que vas haciendo

Reclamos y Trabajos, desde aquí podés ver o editar cualquier reclamo o trabajo de cualquier consorcio.

Desde el botón Propietarios, es posible acceder a la agenda de propietarios, dar de alta, baja o editarlos. También es posible ver la cuenta corriente de la UF.

Alta, para dar de alta un usuario

- Nombre y Apellido son obligatorios




17

- Documento - Fecha de Nacimiento

- Teléfono - Celular - Email, se pueden agregar varios mails y estos estarán

disponibles para poder enviar comunicados desde la plataforma. Ver opción “Comunicaciones-Novedades”

- Notas - Domicilio Alternativo

Edición/Baja de Usuarios, al elegir esta opción el sistema despliega un combo con los consorcios. Allí puede elegir uno o todos, y se mostrarán el listado los nombres de los propietarios. Aquí también es posible modificar los datos, presionando el lápiz, o eliminarlo, siempre y cuando se haya desvinculado de la UF.

Proveedores, es posible acceder a la agenda de proveedores, dar de alta, baja o editarlos. También es posible ver la cuenta corriente.

Alta, para dar de alta un proveedor, - Nro. CUIT *




18

- Nombre * - Descripción * - Teléfono - Celular - Email - Dirección - Rubro - Fecha de Baja - Notas - Crear usuario y contraseña, para poder acceder a la APP e

interactuar con los trabajos asignados *Datos que salen en la liquidación

Desde el extremo superior derecho, si pasas el mouse por el nombre de tu administración, se despliegan las siguientes opciones: Mi Cuenta, es posible modificar los datos de la administración y verificar las actualizaciones de la plataforma.




19

Manuales, Aquí tenés disponible todos los manuales de la plataforma, tanto para el administrador como para el propietario. También podés ver los instructivos de los diferentes servicios, Impresión y Sueldos. Soporte, desde esta sección podés hacer una consulta a nuestro centro de atención al cliente, contás con las siguientes categorías:

SOPORTE IMPRESIÓN SUELDOS ALQUILERES (para plataforma de alquileres) SUGERENCIAS FACTURACION




20




21

INGRESANDO A UN CONSORCIO Para ingresar a un consorcio, simplemente debe hacer click sobre el nombre del consorcio. Al ingresar se muestra el nombre del consorcio sobre la barra superior. Sobre la izquierda se observa una barra con los botones, en el centro y derecha se despliega un “Panel de Control” con información resumida del consorcio. La información se muestra dentro de cajas o widget.




22

WIDGETS

Consorcio, muestra datos básicos del consorcio, es posible agregar una foto del mismo. Hay un cuadro de texto para realizar anotaciones internas presionando el botón y anotaciones para que los propietarios vean

en el portal de propietarios presionando el botón

Información de Pagos, muestra las fechas de vencimiento y cuantos días faltan para que se cumpla. También se puede ver la cantidad de UF que realizaron algún pago en el periodo, cantidad de UF que NO pagaron, cantidad de UF que informaron el pago a través de la plataforma

Tareas/Vencimientos, es un listado de tareas que te permite registrar cosas

para hacer. Para registrar una tarea nueva, presionar en , ir al botón , podes cargar algo y ponerle fecha de notificación para generar una alerta en

el calendario y que el sistema te avise. Trabajos, muestra la cantidad de trabajos con estado Pendientes o Activos.

Haciendo click en el botón podes ingresar en los detalles de los trabajos.

Reclamos, muestra la cantidad de Reclamos Pendientes o Activos. Haciendo

click en el botón podes ingresar en los detalles de los reclamos.

Amenities, muestra la cantidad de reservas de amenities Pendientes o

Activas. Haciendo click en el botón podés ingresar en los detalles de las reservas.

Estado de Cajas, muestra los saldos de las cuentas, saldo anterior y saldo actual en tiempo real y el saldo consolidado.




23

UFs Bloqueadas, se visualiza las uf están bloqueadas para envío a Pago Electrónico, Intereses, Reservas de Amenities. Haciendo click en el botón

podés ingresar en los detalles de los bloqueos.

Deudores, muestra un listado de los deudores de expensas al momento de generar el informe.

Empleados, se pueden visualizar los empleados del consorcio y los recibos de sueldo mensuales.

Formas de Pago, muestra las diferentes formas de pago utilizadas para las cobranzas de expensas.

MENÚ Posiciona al sistema en el front principal, como si recién se accediera al mismo.

Posiciona el sistema en el front del consorcio donde se muestra el panel de control

Desde esta opción se realizan los movimientos de cajas. Podes cargar los gastos a prorratear, cobranzas de expensas, movimientos de caja, notas de crédito y débito, gastos particulares y acuerdos de pago y cheques. Todos los movimientos cargados, se muestran en una grilla debajo del formulario de carga. En las grillas es posible realizar filtros por varias opciones y realizar varias operaciones. Facturas/Gastos, a través de esta opción es posible, cargar facturas y/o gastos, pagar facturas pendientes y pagar gastos devengados. Para que un gasto ingrese en la liquidación tiene que estar pagado, o sea con caja asignada, o puede confirmarse tildando la columna “Conf.” en la grilla donde se muestran los datos cargados, de esta forma se estaría devengando para pagarlo con posterioridad. Todo gasto que ingresa en la liquidación está pintado con un fondo lila. Las opciones para cargar son,

- Nro. de Factura. Al cargar este dato, el sistema generará una factura en la cuenta corriente del proveedor, de lo contrario solo genera un pago

- Fecha de Notificación, genera una alerta en el calendario - Fecha de Imputación, es la fecha que toma el sistema para procesar el

gasto. No puede ser anterior al mes vigente




24

- Fecha Factura, es la fecha que sale impresa en la liquidación. Puede ser cualquier fecha.

- Proveedor, se selecciona el proveedor. Si no existe es posible cargarlo en el momento presionando el botón, sin perder el movimiento cargado. Ver procedimiento de carga de un proveedor. Al volver se debe presionar el botón para actualizar la lista y que se pueda ver el proveedor ingresado.

- Categoría, es la segmentación del tipo de gasto donde se muestra en la liquidación de expensas, por ej., Abonos, Honorarios, Gastos Generales, etc. El sistema carga la categoría que se asignó proveedor por defecto, pero puede ser modificada.

- Descripción, hasta 500 caracteres - UFs afectadas, es para relacionar el gasto a determinadas UF. Este

registro pasa a formar parte del legajo. - Áreas afectadas, es para relacionar el gasto a un área. Este registro

pasa a formar parte del legajo. - Tipo,

Eventual, el gasto se genera solamente una vez Mensual, el gasto se genera todos los meses Bimestral, el gasto se genera cada 2 meses Previsión, revierte el movimiento al mes siguiente

- Período, solo se puede activar si el tipo de gasto es mensual, se puede cargar el mes y año y el sistema lo lleva de forma automática mes a mes.

- Cuotas, se puede cargar un plan de cuotas (1/6) y el sistema al llegar a la última cuota, deja de generar el gasto.

- Clase, se selecciona a qué tipo de expensa va a estar asignado el gasto, por Exp Ordinarias, Exp Extraordinarias, etc. También es posible separar un gasto en dos columnas.

- Nota, es una nota interna que solamente puede ser visualizada por el administrador.

- Gasto Particular, es un atajo para cargar un gasto particular. - Monto de Factura, se habilita si se carga un numero de factura - Monto a Pagar, se carga el importe y la caja. Es posible componer el

pago con varias Cajas o Bancos al mismo movimiento, incluso cargar cheques o valores a depositar (cheque de terceros). Ver procedimiento de carga de cheques propios o de terceros.

- +Parcial, permite agregar componentes en las formas de pago, por ej., se puede pagar una parte en efectivo y otra con cheque




25

Todos los movimientos cargados, se muestran en una grilla debajo del formulario de carga. En la grilla podés ver las siguientes columnas, fecha del movimiento, descripción, valor, cajas, nro. de factura, proveedor, categoría, tipo, clase, confirmado, acciones. También es posible aplicar filtros por clase, categoría, caja y periodo. Si necesitas buscar información en la grilla, podes utilizar el comando Al utilizar esta opción, el sistema va a buscar en todos los campos la información que escribas allí

Adjuntar comprobantes, por ej. Presupuestos, factura o recibo. Anular registro Edición del gasto Copiar un gasto




26

Generar orden de pago Muestra que el registro es un sueldo

Haciendo click en el importe de la columna “Cajas” se accede a una edición rápida del gasto, que permite modificar el nro. de factura, importe de factura, monto a pagar y caja.

Haciendo click en el nombre del proveedor se puede acceder a los datos del proveedor y su cuenta corriente. Haciendo click en la columna “Conf” poder confirmar el movimiento para que ingrese en la liquidación, y no pagarlo, o sea devengarlo. Facturas Sin Pagar, se muestran las facturas con saldo pendiente de pago. Al generar un pago desde aquí se genera el movimiento en la grilla.

Gastos Pendientes, se muestran los gastos devengados pendientes de pago, y desde aquí es posible pagarlos. Podés filtrar por proveedor y fecha. En Gastos Confirmados, se puede observar los gastos que se pagaron desde la solapa gastos pendientes, apareciendo en rojo aquellos que se deshabilitaron* (ver ultima hoja del manual)

Ingresos por Expensas, esta opción permite cargar las cobranzas de expensas de los propietarios. Hay 3 métodos de carga posible. En los pagos es posible adjuntar los comprobantes.




27

Nuevo Pago, esta opción permite la carga individual de un pago. Se selecciona la UF, fecha, importe, caja y descripción. Es posible ingresar un pago hacia dos cajas diferentes, por ej., una parte con cuenta CAJA y otra parte con cuenta BANCO. Tenés un botón de acceso rápido para realizar una nota de crédito o débito.

- Usuario, seleccionar la UF - Fecha - Valor, se carga el importe y la caja. Es posible componer el pago con

varias Cajas o Bancos al mismo movimiento, incluso cargar cheques o valores a depositar (cheque de terceros). Ver procedimiento de carga de cheques propios o de terceros.

- +Parcial, permite agregar componentes en las formas de pago, por ej., se puede pagar una parte en efectivo y otra con cheque

- Descripción, podés anotar lo que quieras.

Depósitos No Identificados, desde aquí podés imputar un depósito no identificado cargado con anterioridad. El Dep No Identificado se carga desde “Movimientos-Ingresos/Egresos de Caja”. Al cargarlo, el sistema genera el ingreso a la CAJA. Al identificarlo, se debe generar un recibo a la UF, completas todos los datos y al seleccionar la CAJA, despliega el combo y elegí “Depósitos no identificados”, el sistema te muestra todos los depósitos que todavía están pendiente de ser identificados. También tenés un acceso directo para hacer una Nota de Crédito en caso que quieras devolver intereses. Al confirmar el movimiento el sistema genera un ingreso a CAJA y realiza un movimiento de egreso para compensar el nuevo ingreso, ya que de lo contrario se estaría duplicando el movimiento.




28

Grilla de Pagos, esta opción le permite hacer carga masiva de recibos. El sistema levanta la grilla con los saldos reales. El procedimiento es muy simple, solo se debe tildar las UF de las cuales se quiere cargar el pago en la columna “Sel”, luego presionar el botón “Confirmar” y se generarán todos los recibos. La grilla puede ser ejecutada todas veces que se necesite. Opciones de carga, se puede seleccionar,

- Caja, es global, se aplica la misma caja para todos - Fecha de cada pago, puede ser individual o global - Importe, puede ser modificado

Pendientes de Confirmación, esta opción permite cargar los informes de los pagos que realizan los propietarios. De esta forma van quedando pendientes para luego poder confirmarlos de forma masiva cuando se realice la conciliación bancaria. También es posible cargarlos de forma manual por el




29

administrador, o que el mismo propietario informe el pago a través del portal web o la APP y los mismos quedarán registrados en la planilla.

Todos los movimientos cargados, se muestran en una grilla debajo del formulario de carga. En la grilla podés ver las siguientes columnas, fecha del recibo, descripción (uf, piso, depto.), valor, cajas, estado, acciones, selección). También es posible aplicar filtros por, forma de pago y el periodo. Los estados pueden ser,

Anulado rojo Confirmado gris

Adjuntar comprobantes Anular registro Imprimir Recibo

Para adjuntar un comprobante, solamente buscar el comprobante, agregas una descripción y presionas en adjuntar. Podes agregar solamente formato de imágenes JPG o PNG.

Ingresos/Egresos de Caja, esta opción permite realizar movimientos de caja que no afectan al prorrateo de las UF o la cobranza de expensas, por ej., cobrar un alquiler, pagar un juicio, cargar un deposito no identificado o mover dinero del banco a caja. Podes seleccionar Ingreso / Egreso / Deposito No Identificado / Transferencia entre cuentas.

- Fecha - Tipo, si es un ingreso o un egreso, deposito no identificado o

transferencia entre cajas - Descripción




30

- Nro. de recibo, es opcional - Caja, determina la caja que se está moviendo - Proveedor, es necesario registrar uno, puede ser el mismo

consorcio - Categoría - Modo, si el movimiento es eventual o mensual, en caso que

se mensual, cuando se realice el cierre, el sistema genera uno igual para el nuevo mes

Depósitos No Identificados, desde aquí podés cargar un depósito no identificado generando el ingreso a la CAJA. Cuando lo identificas, tenés que hacer el procedimiento descripto anteriormente en “Movimientos-Ingresos por Expensas”.

Todos los movimientos cargados, se muestran en una grilla debajo del formulario de carga. También es posible aplicar filtros por, forma de pago y el periodo.

Anular registro Edición del movimiento

Notas de Crédito/Debito, a través de esta opción es posible generar un Crédito o un Debito a una UF. El movimiento se aplicada directamente al saldo anterior de la UF, por ej.

- NC, si se quiere bajar un saldo deudor de cien pesos, se debe realizar una NC de cien pesos ya el sistema aplicara la misma al saldo anterior con lo cual NO generará intereses.

- ND, si se genera una nota de débito de cien pesos, el sistema generará intereses por ese valor.

Hay 2 métodos de carga posibles,

- Nota de Crédito, se selecciona la UF, Fecha, Importe, Descripción,

Crédito o Debito




31

- Grilla, permite la carga masiva de notas de crédito o débito.

Gastos Particulares/Acuerdo de Pago, a través de esta opción es posible generar un gasto extra a una UF. El gasto se mostrará en el prorrateo en la columna gastos particulares y en la sección Créditos y Débitos Personales de forma detallada.

- Nuevo Gasto Particular, se puede elegir entre Gasto Particular y

Acuerdo de Pago, la única diferencia es que el acuerdo de pago se puede cargar en cuotas y el sistema controla cuando finaliza de forma automática. Se selecciona UF, Fecha, Valor, Importe, Descripción.




32

- Grilla, permite la carga masiva de gastos particulares.

Chequeras / Cheques, aquí podés ver los cheques propios y de terceros. También podés cargar las chequeras y realizar un proceso de rechazo de cheques.

- Banco, presionando en el icono que está en la columna “Chequeras”

accedes a la posibilidad de cargar una chequera nueva y ver los




33

cheques emitidos propios y de terceros. Al presionar sobre Nueva Chequera, se abre un formulario para cargarla, seleccionamos,

- Fecha - Nro. de chequera - Pago diferido, para identificar si es de pago común o

diferido. - Nro. inicial - Nro. Final

VD, desde aquí podés ver todos los cheques registrados en la cuenta Valores a Depositar.

Muestra información relacionada a los movimientos del cheque Proceso de rechazo del cheque




34

Tareas/Vencimientos: Esta una opción que te permite registrar cosas pendientes, es un check list o listado de tareas. Podés acceder también desde el widget. Para generar una nueva tarea, tenés que presionar en la barra “Nueva Tarea”, se despliega un formulario y podés,

- Registrar un nombre para la tarea, - Una descripción - Fecha de alerta en calendario

Una vez que generaste una nueva tarea, se visualiza en la grilla y también la podés ver en el widget del panel de control.




35

Calendario, te sirve para agendar lo que quieras, - Eventos personalizados, basta con presionar en el día para dar de

alta. Podés agregar un asunto y otras observaciones. - Notificaciones de Reclamos, basta con poner fecha de notificación en

el reclamo. - Notificaciones de Trabajos y Reparaciones, basta con poner fecha de

notificación en el trabajo. - Notificaciones de Gastos, por ej., vencimientos, basta con poner

fecha de notificación en la carga del gasto. Tenés una solapa que te muestra todo el calendario completo y una solapa solamente para los trabajos. IMPORTANTE, el sistema te va a enviar un mail diariamente, con todo lo que tengas registrado en el calendario para ese día.




36

Reclamos/Trabajos, desde aquí podés registrar los reclamos y trabajos y hacer un seguimiento. Reclamos, el sistema te permite registrar un reclamo de un propietario. El reclamo es una interacción entre administrador-propietario, esto significa que ambos tienen la posibilidad de cargar un detalle en el reclamo. Puede ser inicializado por el administrador o por el propietario. Tiene un formato de, encabezado y detalles dentro del mismo. Los detalles pueden ser agregados por el administrador o por el propietario. Los reclamos tienen estados que lo asigna el administrador. Los estados de los reclamos se identifican con diferentes colores y pueden ser,

Pendiente amarillo Activo azul Anulado rojo Completado verde

También podés adjuntar imágenes y archivos. Cuando iniciás un reclamo o cargás un detalle, el sistema le envía un mail al propietario y un mensaje a la APP, informando que se inicializó un reclamo o que se produjo una modificación. El propietario debe ingresar al portal para ver cuál fue esa modificación. Cuando el propietario carga un nuevo detalle, el sistema te avisa mostrándote en pantalla si tenés algún reclamo que se haya modificado, se muestran como mensajes NO LEIDO. Lo podés visualizar ni bien ingresás al sistema, en el front principal, en la columna “Recl”

Y también lo podés ver con una alerta en el botón “Reclamos/Trabajos”

y sobre la grilla de los reclamos se muestra un sobre que indica cual es el reclamo que tiene un mensaje nuevo.

El formato de visualización de la columna “Recl” muestra en el primer número la cantidad de reclamos abiertos, con estado Activo o Pendiente. El segundo número muestra mensajes sin leer en alguno de los reclamos. También podés ver en el panel de control, un widget donde se muestran la cantidad de reclamos Activos y Pendientes.




37

Iniciar un Reclamo, lo puede iniciar tanto el administrador como el propietario. Tenes que ingresar en el botón “Reclamos”. Allí tenes el formulario para dar de alta un reclamo nuevo. Tenes que seleccionar,

UF Tipo Asunto Mensaje Fecha de Notificación, genera una alerta en el calendario. Imágenes, podes adjuntar imágenes.

Una vez cargados los datos, presionas “Continuar” y se registrará el reclamo.

Una vez cargado, lo vas a ver en una grilla. La grilla muestra la información del encabezado del reclamo. Se visualizan varias columnas con el nro. de reclamo, propietario, uf, piso, depto., fecha de carga del reclamo, estado, tipo de reclamo, asunto y descripción y acciones. Desde la columna acciones podés acceder a cualquiera de los reclamos presionando en el botón y podés imprimir el reclamo presionando en . La grilla te permite realizar filtros por UF, Estado, Tipo, Fecha desde/hasta. También podés realizar la impresión del filtro seleccionado.

Al ingresar en el reclamo, podes ver el encabezado y todos los detalles que se agregaron al mismo. Podes modificar el estado, fecha de notificación, agregar imágenes o archivos y agregar nuevos detalles en el reclamo.




38

Trabajos, desde aquí podes registrar trabajos y reparaciones que llevas adelante en el consorcio. El trabajo es un procedimiento interno de la administración, el propietario NO tiene acceso. Tiene un formato de encabezado y detalles dentro del mismo. Los detalles pueden ser asignados a un proveedor determinado. El proveedor puede interactuar con la administración, solamente si se le asigna un usuario. Lo puede hacer desde un explorador de internet o a través de una APP específica. Los trabajos tienen estados, los mismos se identifican con diferentes colores y pueden ser,

Pendiente amarillo Activo azul Anulado rojo Completado verde

Podés asignar el trabajo a una o varias UFs y/o recurso. El recurso puede ser un amenitie o un área que quieras definir, como por ej., hall central, terrazas, ascensores, etc. Iniciar un Trabajo, ingresando en el botón “Trabajos”, presionás en la barra que dice “Iniciar Trabajo”. Allí tenés el formulario para dar de alta un Trabajo nuevo. Tenés que seleccionar,

UF Tipo Área/Recurso Fecha Inicio Fecha Finalización Fecha de Notificación Asunto Observación Imágenes

Una vez cargados los datos, presionas “Continuar” y se registrará el trabajo.




39

Una vez cargado, lo vas a ver en una grilla. La grilla muestra la información del encabezado del trabajo. Se visualizan varias columnas con el nro. de orden de trabajo (OT), fecha de inicio, ficha de finalización, estado, tipo, asunto y observación y acciones. Desde la columna acciones podés acceder a cualquiera de los trabajos presionando en el botón y podés imprimir el trabajo presionando en . La grilla te permite realizar filtros por Estado, Proveedor, Tipo, Fecha desde/hasta. También podés realizar la impresión del filtro seleccionado.

Al ingresar en el trabajo, podés ver el encabezado y todos los detalles que se agregaron al mismo. Podes modificar el tipo, UF afectadas, áreas o recursos




40

afectados, fecha de notificación, fecha de finalización y agregar imágenes o archivos y agregar nuevos detalles en el reclamo. Para agregar un detalle, presiona en el botón y vas poder agregar un detalle con fecha, proveedor y descripción. Al agregar el detalle, lo vas a ver en la grilla debajo del encabezado. En la grilla podés observar varias columnas, info, fecha, detalle, observación del proveedor y acciones. Desde la columna acciones podés imprimir el detalle o anularlo.

Áreas, se encuentra dentro de Trabajos. Sirve para dar de alta un área dentro del consorcio, como por ej. Hall central, terraza, parque, etc. que puedan ser pasibles de reparaciones para que puedas llevar un registro.

Para cargar una Nueva, agregar el nombre y una descripción.




41

Para Baja/Modificación de Área, podés modificar o dar de baja un área determinada, seleccionando el área y poniendo “modificar”




42

Reserva de Amenities, desde aquí vas a poder ver las reservas de amenities del consorcio. Las mismas pueden ser realizadas por cada propietario a través del portal de acceso exclusivo de propietarios/inquilinos. Pero también puede ser operado por la administración. Los amenities se definen en el sistema como recursos. Pueden ser creados tantos recursos como se necesite. Cada recurso puede definirse con parámetros específicos, por ej.

- Nombre del recurso - Condiciones de uso - Valor diurno y nocturno - Cantidad de reservas por mes - Con que anticipación se puede reservar, en días - Con que anticipación se puede cancelar - Si se puede hacer más de una reserva por turno - Si se permite reservar a propietarios con deuda, se define en importe

o cantidad de expensas - Cantidad de reservas vigentes - Días de la semana que se puede reservar el recurso - Si la confirmación es automática o queda pendiente para ser

aprobada por el administrador - Se puede adjuntar un contrato - Horario y duración de turnos

Para cargar un nuevo recurso de reserva (pileta, sum), tenés que hacer clic

en la ruedita. Para generar una reserva basta con hacer click en el día y horario y el sistema despliega un formulario donde se informa todas las condiciones de reserva. También es necesario que el propietario ACEPTE las condiciones de

uso para poder cerrar la reserva. Una vez realizada la reserva, el sistema envía un mail al propietario informado la confirmación, y la noche anterior envía otro mail como recordatorio de la reserva.




43

El administrador puede ver el listado de reservas y si tiene reservas pendientes de aprobación. El sistema muestra en el calendario los horarios disponibles y las reservas pendientes (amarillo) y confirmadas (verde).




44

Listas de Invitados, le permite al propietario generar una lista de invitados al complejo. La lista puede ser impresa por la administración o puede ser accedida por un usuario especial para los casos que el complejo tenga personal de seguridad o acceso.

Para ello es necesario crear un usuario especial desde la opción

“Parámetros-Seteos Generales”




45

Empleados/Sueldos, desde aquí, es posible cargar los empleados en relación de dependencia y generar los recibos de sueldos

Alta de empleados, se carga toda la información personal del empleado.

Listado, se puede ver todos los empleados y editar su información Liquidaciones, desde esta opción es posible generar los recibos de sueldo, imprimirlos o anularlos. Para cargar un nuevo recibo de sueldo, seleccionamos el nombre de la persona y presionamos Continuar, se despliegan dos grillas nuevas, la de Liquidación y la de Recibos. Seleccionamos el Periodo de Liquidación (el mes que se está pagando), y si queremos, podemos basarnos en un recibo anterior y utilizarlo como plantilla para cargar los datos, en la opción Copiar Recibo y presionamos Liquidar.

El sistema abre una nueva ventana con toda la información para cargar el recibo de sueldo, donde se muestran,

- Empleador, son los datos del empleador, en este caso el consorcio.




46

- Información del empleado, aquí se carga la función del empleado y la categoría del edificio, datos que sirven para calcular el sueldo básico. También se cargan los datos de la caja de ahorro, obra social, lugar de pago y cantidad de horas que el sistema utilizará para calcular las horas extras. También las fechas de imputación y de pago.

- Haberes, se cargan todos los ítems a pagar del recibo, los mismos toman de forma automática la tabla de los convenios de suterh y utedyc.

- Deducciones, se cargan todos los descuentos, hay tablas por defecto, puede cargarse por unidad o porcentual.

- Totales, se muestra el importe total de Haberes/Deducciones/total a pagar.

- Cierres, se cargan la Caja, la clase o tipo de gasto, el proveedor y la categoría o rubro del gasto.

Una vez cargados todos los datos necesarios, se presiona Liquidar, y se genera el recibo de sueldo y también el gasto en la grilla de Movimientos-Gastos. En caso de error se debe anular el recibo y volver a cargarlo, pero es posible generar un nuevo recibo partiendo desde uno anterior para evitar cargarlo nuevamente, es decir, se tomar el erróneo como plantilla para generar el nuevo y luego anular el primero. Al anular el recibo se anula el gasto. Se puede imprimir desde la grilla “Recibos”, presionando el botón “Imprimir

Recibo”.




47




48

Comunicaciones, en esta sección tenés disponibles varias funciones relacionadas con enviar y poner a disposición información y mensajes tanto a propietarios como a proveedores según el siguiente detalle. Novedades, desde esta opción podés enviar comunicados vía mail, directamente de la plataforma. Para enviar un mensaje, es necesario seleccionar a quien se le va a enviar el mensaje,

- Propietarios - Proveedores - Grupos, consejo o comisiones - Direcciones de mail adicionales - Copia a la administración - Plantillas: podés seleccionar alguna de nuestras plantillas preescritas,

además de guardar las tuyas propias, en caso de comunicaciones que suelas enviar regularmente. Para guardar un comunicado tuyo como plantilla, solo tenés que apretar el botón “Guardar” que se encuentra al pie del formulario, al lado de las opciones “Previsualizar” y “Enviar”.

- Generar publicación con este asunto: deja disponibles los adjuntos que se envíen en el comunicado, en la sección de “Publicaciones” de la plataforma.

Luego agregar un asunto, cuerpo del mensaje y es posible adjuntar un archivo al mensaje. Los adjuntos pueden ser PDF o JPG, no mayor a medio mega. Los adjuntos sólo llegan al mail. Es posible seleccionar, un solo propietario o proveedor, varios o todos juntos.

Para seleccionarlos, solo debés tildar la casilla al costado de cada uno, o la casilla de arriba de todo para seleccionar a todos. Una vez cargada la información a enviar, presionar el botón Generar. Si deja seleccionado el tilde de Copia al Administrador, el sistema enviará una copia a la dirección registrada en el sistema. Los mensajes llegan a,

- Mail, todas las direcciones registradas - APP, del propietario o del administrador




49

Juicios, desde esta opción podés registrar las UFs que están en instancia judicial o prejudicial. Al registrar una UF el sistema la mostrará en la sección JUICIOS de la liquidación de expensas. También es posible llevar el legajo del juicio y registrar todo lo que va ocurriendo, incluso podés guardar cualquier documento que necesites, como por ej. cartas documento.

Notas, aquí se registra las notas que salen en liquidación en el apartado notas. Es posible modificar la tipografía. Notas Globales, lo que registres aquí en cualquier consorcio, se replica a todos.




50

Publicaciones, desde aquí podés dejar cualquier tipo de archivo, disponible para que los propietarios puedan descargarlo desde el portal. Para agregar un registro, solamente elegís la fecha, cargas una descripción del archivo y lo adjuntas, listo, queda disponible.

Votaciones, sirve para que sometas a votación de los propietarios un tema en particular. Para generar una nueva votación, tenés que agregar un tema y una descripción para informar a los propietarios de lo que se trata. Los propietarios pueden votar una sola vez y pueden hacerlo por SI o por NO. El sistema te va informando la cantidad de votos y te muestra un porcentaje. Cuando vos lo decidas, podés dar de baja la votación y finalizarla.




51




52

Propietarios, desde aquí poder acceder a la agenda de propietarios del consorcio.

Presionando en se abrirá una nueva ventana donde podés editar los datos del propietario, además de otras opciones como visualizar la cuenta corriente, agregar un inquilino, etc. Estas se pueden ver al costado derecho de la pantalla.




53

Cuenta Corriente: Muestra la cuenta corriente. Desde acá podés imprimir o enviar las siguientes cosas:

R Recibo de pago de expensas Cuenta corriente de la UF Saldo

Además, podés descargarte en Excel la cuenta corriente.

Inquilinos: Desde aquí es posible generar, editar o eliminar un inquilino. Sólo puede haber un inquilino asociado a un propietario.

Aviso de pago: Al pasar el mouse por encima, despliega dos opciones, que son descargar el cupón de pago de la UF, así como

también enviarlo por mail.

Reclamos: Muestra un listado de los reclamos efectuados por la UF, que se puede filtrar por categoría, por fecha o por estado del reclamo.

Legajo: Con todos los eventos de la UF

Locadores: Permite generar un locador.




54

Proveedores, desde aquí podés acceder a la agenda de proveedores. Podés dar alta, baja o modificar cualquier de ellos. Nuevo, para dar de alta un proveedor, cargás todos los datos que se muestran en el siguiente en el siguiente formulario. El único dato obligatorio es el nombre, pero tené en cuenta que si esta activada la sección de proveedores en la liquidación, salen CUIT, Nombre, Descripción y Domicilio. Además, es posible buscar al proveedor por CUIT desde el ícono de la lupa.

Listado, desde acá podés ver la agenda de proveedores y editar sus datos.

Presionando en vas a poder adjuntar documentos a los datos del proveedor, como contratos o lo que necesites. Cargas una descripción, seleccionas un archivo y presionas adjuntar.




55

Presionando en podes editarlo para realizar modificaciones en sus datos. Podés agregar varias direcciones de mail.

Una vez que realizas la edición, presionando vas a poder ver la cuenta corriente. Dentro la cuenta corriente tenes un botón para realizar la impresión. Presionando en podes ver el movimiento completo.




56

Presionando en podes generar un usuario para que el proveedor pueda interactuar en los trabajos y reparaciones.

Notas de Crédito/Debito, esta opción es para realizar ajustes en la cuenta corriente del proveedor.

Cierre, desde esta opción podés realizar los cierres mensuales. Presionando sobre el botón Generar, el sistema realiza el cierre. Al finalizar abre una nueva solapa en el explorador mostrando el resultado del cierre en formato HTML, es solo para una visualización rápida. En caso que no abra la ventana es porque el explorador lo está bloqueando. Para desbloquearla basta con presionar en el icono que se muestra al final de la barra de direcciones y presionar en la opción “Permitir todo el sitio”. Para ver cómo queda con el formato de impresión, hay que presionar en la impresora que se muestra junto al botón REVERTIR. En caso que se requiera modificar algo, se debe revertir el cierre, para eso, basta con presionar en el botón REVERTIR, y el sistema anula el cierre realizado. Esta operación puede repetirse todas las veces que se requiera. *Aclaración: No es posible revertir más allá del último período. Para solicitar esta operación, debe comunicarse con Soporte.




57




58

Expensas, desde acá podés ver: - Expensas, las liquidaciones de expensas de todos los meses - Recibos de Pago, los recibos de cobro de expensas de todos los

meses. Como opción se puede generar recibos adelantados - Avisos de Pago, los avisos de pago de todos los meses

Seleccionar el mes y presionar el botón VER de la opción deseada, y el sistema abrirá una solapa nueva del explorador con la información, en formato PDF.

Desde Expensas anteriores, también es posible agregar expensas que tengas de otros sistemas para dejar disponibles y que los propietarios la vean desde el portal. Podés agregar PDF o Excel.

Podés generar Recibos Provisorios, para los casos que necesites los recibos de forma adelantada de una liquidación que estás cerrando. Los podés generar seleccionando algunos parámetros.




59

Reportes, desde aquí es posible generar una variada cantidad de reportes. Rendición de cuentas, genera el balance para presentación en Asamblea, incluye todos los movimientos de los períodos seleccionados, separados por categorías y tipos de gastos y varias opciones más. Cheques de Caja, podes ver los listados de los cheques relacionados a una cuenta de fondos. Deudores, genera dos tipos de reportes: uno es de todas las UF en un determinado período, el otro es de una UF en particular. Dep. no identificados, genera un listado de los mismos. Saldos proveedores, genera reporte separando los saldos y los saldos deudores. Facturas/Gastos Pendientes, podés ver las facturas pendientes de pago y los gastos devengados pendientes de pago. Libro de Cajas, muestra el resumen de movimientos de las cuentas cargadas en el sistema. Libro de Sueldos, genera el libro de sueldos mensual en un formato que se puede imprimir en hojas móviles. Planilla de pagos, es un listado de todas las UF con el detalle de la liquidación del último mes. Planilla de pagos (Reducida), ídem anterior pero solamente con el saldo a pagar.




60

Parámetros, desde aquí, es posible cargar toda la configuración que utilizará la plataforma para realizar la liquidación de expensas. La parametrización es individual por cada consorcio, exceptuando las categorías que una vez cargadas se toman de forma global para todos los consorcios de la administración. Categorías, son los rubros por los cuales se realizará la segmentación de los gastos para la generación de la expensa final.

Clases, son las columnas de tipo de gastos y expensas, por ej. Gasto A, Gasto B, etc. Es posible escribir la denominación que se necesite, por ej., Expensas Ordinarias, Expensas Extraordinarias, etc.

Administrar: son los tipos de gastos A, B, C, etc., o Operable. Activa o desactiva la clase. o Monto de Prorrateo. Gestiona el valor a prorratear, que

puede ser fijo o variable. Para que sea variable y el prorrateo se realice en función a los gastos, el campo monto mínimo debe estar en cero.

o Prorrateo. Define la forma que se realizara el prorrateo, si por el porcentual de la UF o por una cuota fija cada UF.

o Subtipo caja: Se puede seleccionar a qué subtipo de caja corresponde esta columna.

o Sumar/Restar Importe. Permite sumar o restar un importe al prorrateo. Puede ser un importe fijo o un porcentaje. Por si se define un prorrateo por los gastos, es posible configurar que el valor a prorratear sean los gastos + un 20% para remanente de caja.




61

Prorrateo, se asignan los porcentuales de las UF que van a regir el prorrateo, o el monto fijo de la cuota, de acuerdo a la configuración que se haya establecido en la clase.

Datos Contables, se registran parámetros y datos del consorcio. Hay tres solapas

Contable - Período de comienzo, posiciona el sistema en el período a partir del

cual comenzará a operar este consorcio. - CUIT - Nro. Suterh

- Tipo de interés, para realizar cancelación de deudores - Fecha Vencimiento 1, fecha de vencimiento de expensas, cualquier

pago de expensas que se cargue después de esta fecha se le aplicara la tasa de interés indicada en la casilla “Interés” que está a la derecha.

- Fecha Vencimiento 2, fecha de cierre de expensas, cualquier pago de expensas que se cargue después de esta fecha, NO ingresará en la liquidación actual y se le aplicará la tasa de interés que indica en la casilla “Interés” que está a la derecha.




62

- Fecha Informativa, son solamente fechas informativas que se imprimen en la liquidación final y NO afectan el procesamiento de datos.

- Interés 1, tasa de interés que se aplicará a los pagos de expensas que ingresen después del 1er vencimiento.

- Interés 2, tasa de interés que se aplicará a los pagos que ingresen después de la fecha de cierre. Estos pagos quedarán pendientes para la liquidación siguiente. *Ambos intereses pueden quedar en cero, si no desea generarlos.

- Liquidación, establece si la liquidación va a ser vencida o adelantada.

- Redondeo con deuda, establece si el sistema genera redondeo en las UF con saldo deudor.

- Conciliación bancaria, al activar esta opción queda disponible en cada sección de los Movimientos un formulario con los mismos para contrastarse con los movimientos de una caja, por ejemplo, el banco. Debe activarse al iniciar un nuevo período inmediatamente después de hacerse un cierre, para evitar inconsistencias.

- Monto deudor, es el valor mínimo para que una UF salga en el apartado de deudores, por ej. si se carga cien pesos, ningún deudor con menos de ese valor quedara registrado como deudor

- Pago Electrónico, activa el servicio de pago electrónico con cualquiera de las empresas que ofrecen el servicio. *No disponible para el administrador. La activación de este servicio la hacemos nosotros en conjunto con la expensa de pago

electrónico. -

Cajas, se ingresan las cajas que va a utilizar el consorcio,

- Tipo Caja, para definir una cuenta que maneja efectivo - Tipo Banco, para definir la cuenta bancaria. Se pueden

cargar las chequeras - Tipo Valores a Depositar, para poder registrar cheques de

terceros en las cobranzas - Principal, define la cuenta por defecto que muestra el

sistema cuando se carga un movimiento.




63

- Pagos, sirve para definir la cuenta que se utilizara en las imputaciones automáticas de cobranzas electrónicas.

- Activa, permite desactivar una cuenta, siempre que tenga saldo cero.

- Chequeras, tenés acceso directo a las chequeras en las cuentas tipo banco

- -Siubtipso

- Subtipos: Permite crear subcajas para la diferenciación de saldos de extraordinarias y ordinarias de cada caja. Se crean primero desde el botón de +SUBTIPO y se definen los saldos desde el botón SALDOS. Comunicarse con el área de soporte en caso de querer activar esta función.

Estado Patrimonial, desde aquí podés agregar activos o pasivos para que se visualice en el estado patrimonial que se muestra en la liquidación. Podes cargar activos o pasivos en pesos o en dólares.

U.F, desde esta opción podés cargar o modificar las siguientes opciones,

- Orden, sirve para dar un orden a las Ufs - UF - Piso

- Depto. - Metros cuadrados, de la uf - Saldo Inicial de la UF, deuda total y de capital, sólo se puede

modificar durante el primer período, luego del primer cierre se bloquea esta opción.

- Redondeo, al escribir ‘uf’ en la columna que dice “Red.” se configurará el redondeo por nro de uf.




64

- Acción, es posible bloquear la generación de interés para una UF, el pago electrónico y la reserva de amenities. Además, desde aquí está disponible la edición del propietario.

Seteos Generales, aquí se muestran diversas parametrías, Solapa General,

- Usuario Referente, - Servicios Disponibles,

o Expensas Electrónicas (incluye únicamente el envío por mail de las expensas, viene incluido en el servicio)

o Impresión Expensas (consiste en el servicio de impresión en papel de las expensas + el envío automático por mail, debe solicitarse con anticipación)

o Liquidación de sueldos (consiste en nuestro servicio contable de liquidación de sueldos, debe solicitarse con anticipación)

- Opciones del Prorrateo, - Insertar firmas - Secciones - Portal de Propietarios, - Facturas/Gastos,

Solapa Empleados

- Parámetros por defecto, proveedor, categoría y clase, para cargar el recibo de sueldo,

Solapa Usuarios Especiales

- Podés cargar usuarios especiales de la plataforma, como por ej. o Usuario de Seguridad, para que pueda tener acceso a la lista

de invitados o Sueldos, para cargar sueldos o Usuario de Amenities, para acceder al área de amenities y

poder hacer reservas.

Vinculación de usuarios: permite

enlazar varias unidades funcionales para que

puedan ingresar con un usuario unico

Orden: sirve para ordenar las

UFs

Nro de UF, piso y departamento

Bloquear/desbloquear pago electrónico,

intereses y reservas

Editar propietari

o




65

Consejo, Desde aquí podés asignar a los miembros del consejo, esto arma un grupo para que puedas enviarle comunicados y los datos quedan disponibles para que los propietarios los puedan ver desde el portal de acceso.




66

Grupos, Desde aquí podés armar grupos de personas para realizar comunicaciones, como por ej., comisiones, áreas, etc. Los grupos pueden estar integrados por propietarios, proveedores, y también pueden agregarse otras personas, por ej. un intendente o armar un grupo de administración o mantenimiento.




67

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES

1- Depósitos no identificados ¿Cómo cargo un depósito no identificado? Los depósitos no identificados se cargan desde Movimientos > Movimientos de Caja > Nuevo movimiento y se selecciona la opción Dep. no identificado.

Ya sé quién me hizo el depósito. ¿Cómo se lo asigno a esa unidad funcional? Para poder asignarle el depósito a un recibo para una uf, lo que tenés que hacer es irte a Ingresos por expensas > Nuevo. En Caja, seleccionás Dep no identificados y se te desplegará una lista con todos los depósitos que aún no han sido identificados, de ahí seleccionás el correspondiente. Además, en caso de que se haya generado algún interés, en el mismo formulario podés generar una nota de crédito para bajarle ese interés a la UF.

Cargué el depósito no identificado y después cargué por separado el recibo de la uf. ¿Cómo arreglo esto? En este caso, el problema es que tendrías un ingreso duplicado, ya que por un lado cargaste un ingreso de expensa, y por otro, un ingreso de caja (que sería el dep. no identificado). Para solucionar esto, tenés que hacer dos cosas: primero, marcar el depósito como identificado, y segundo, hacer un egreso de caja por el total del depósito, para arreglar el saldo. Para marcar el depósito como identificado, tenés que ir a Movimientos > Movimientos de caja e ir a la grilla con todos los movimientos creados. Una vez ahí, buscás el período en el cual fue cargado el depósito y tocás el tilde rojo para identificarlo. De esta manera, dejará de aparecer como pendiente de identificación.




68

Una vez hecho esto, hacés el Egreso de caja normalmente desde Movimientos > Movimientos de caja > Nuevo Movimiento > opción ‘Egreso’.

2- Alta / Baja de consorcios ¿Cómo doy de alta un consorcio nuevo? Para esto, tenés que comunicarte con nuestro soporte vía mail a [email protected] poniendo de asunto “ALTA DE CONSORCIO: nombre de tu administración + nombre del consorcio.” Si tenés varios usuarios, por favor, indicá en cuál querés que te lo carguemos!!! Necesitaremos que nos mandes la última liquidación completa que contenga,

Domicilio del consorcio Nro CUIT Si tiene empleados, nro de suther o utedyc Nómina de propietarios Unidades Funcionales con su porcentual. En caso de ser fideicomiso y no estar loteado, informar importe

total a prorratear y valor de expensas, con estos datos se puede obtener el porcentual. Saldos de unidades funcionales. Si lo tienen, puede ser discriminado en capital e intereses, sino el saldo

total. Saldos de Caja.

Por último, te recordamos que contamos con un servicio de liquidación de sueldos y de impresión de expensas en papel. Indicanos si vas a requerir alguno de los mismos!

¿Y… cómo doy de baja un consorcio? Las bajas las realizamos nosotros, contactate vía INCIDENTES.




69

3- Crear una columna

Para crear una nueva columna tenés que seguir los siguientes pasos:

1. Dentro del consorcio vas a Parámetros-->Clases-->Administrar y arriba en la pantalla vas a tener un formulario desplegable que se llama "Generar nueva clase" y completas los datos. (en "nueva clase" ponés la letra de la columna por ejemplo A/B/C, en "descripción" un título corto para la columna y en monto de prorrateo ponés el que corresponda, puede ser $0)

2. La columna o clase recién creada, pasará a figurar en la lista de abajo. Ahí debés definir cómo se realizará el prorrateo, si por cuota fija o porcentual. Si indicas porcentual y el importe es $0, prorrateará los gastos reales del consorcio por el porcentaje de cada UF. Si el importe es un número (p. ej $1000) va a prorratear esos $1000 por el porcentaje de cada UF. Si en cambio ponés cuota fija, no es necesario que ingreses ningún monto ya que luego vas a cargar manualmente el monto que va a pagar cada UF. Cambiás lo que necesites y ponés guardar.

3. Sumar/Restar importe: esta opción sirve para recaudar un monto extra a partir de esa columna, que puede surgir de un porcentaje % del total recaudado por esa columna, o bien un monto fijo en $. Esta función es opcional.

4. Después vas a Parámetros-->Clases-->Prorrateo, donde dice "seleccione la clase" buscás la clase recién creada y le das click al botón "ingresar". Vas a ver una grilla para configurar la columna, según la configuración que hayas seleccionado anteriormente:

o PORCENTUALES: Si seleccionaste que el prorrateo se realice por porcentuales, tendrás una columna llamada "porcentaje", ahí cargás los porcentajes de cada unidad funcional (recordar que acepta solo 4 decimales). Si alguna no paga, dejale 0%. Como último paso, revisar la última fila "cobertura" y verificar que diga 100% para cubrir el total del gasto. Si no suma 100%, o suma más, la suma total de la columna va a dar mal. Guardar los cambios.

o CUOTA FIJA: Si seleccionaste que el prorrateo sea por cuota fija, tendrás en lugar de una columna con porcentajes, una para cargar estos montos en $ según corresponda a cada UF. Si alguna no paga, dejar en $0. Guardar los cambios.

Para copiar los datos de una columna a otra, tenés que:

1. Ir a Parámetros Clases Prorrateo 2. Seleccionar la columna QUE TIENE LA INFORMACIÓN CARGADA (este punto es muy

importante, ya que si seleccionás la columna equivocada, se copiará la información equivocada), y ponés “Ingresar”

3. Ir hasta abajo de todo, a la opción “Copiar a:” y aquí seleccionar la columna a la cual le queremos copiar estos datos.

4. Tocar el tilde verde de al lado para iniciar la copia. 5. Cuando se actualice la página, guardar los cambios, debajo de todo a la derecha, con el

botón “Guardar”.




70

4- Dar de alta varios administradores, dentro de una misma administración

Dirigite a “Mi cuenta” y seguí los siguientes pasos:




71

5- Cómo eliminar/deshabilitar gastos de Gastos Pendientes




72



la plataforma mas avanzada para la gestion de … redconar.pdf · 2020-04-02 · av. raúl...

Documents