LA MAYORIZACIÓN

La mayorización es el proceso mediante el cual conforme van apareciendo las cuentas en el Diario General se utiliza una T para en ella registrar los valores debitados o acreditados previamente en el Libro Diario, como es lógico este proceso no se puede dar sin previamente disponer de un Libro Diario en el que ya existan registros.

FORMAS DE REGISTRAR EN EL MAYOR LOS ASIENTOS DEL LIBRO DIARIO

E[ proceso de registrar los asientos en el Mayor es mecánico, todas las cuentas deudoras del Diario se transcriben al Debe y todas las cuentas acreedoras se transcriben al Haber en las respectivas cuentas del Mayor.

Se comienza con el primer asiento del Diario y se hace lo siguiente:

Nombre de la Cuenta- Se escribe el nombre de la primera cuenta correspondiente al primer asiento en la parte superior de la hoja.

Número del Código.- Se escribe el número del Código de acuerdo al Plan de Cuentas, establecido en la empresa.

Número de folio.- Se escribe el número de la página del mayor General.

Fecha.- En la primera columna se escribe la fecha registrada en el Diario.

Detalle.- En la segunda columna se escribe la contrapartidas decir la cuenta que ocupa la posición inversa del asiento. Cuando la contrapartida corresponde a varias cuentas se utiliza la palabra varios. Si es el asiento de apertura que corresponde a los datos que se toman del Balance Inicial" se escribe Balance Inicial

Folio del Diario. En la tercera columna se escribe el número de la página del Diario donde consta el asiento relacionado con la cuenta del Mayor.

Valores deudores.- la misma cantidad registrada en el débito del Diario se registra en el Debe del Mayor.

Valores acreedores.- La misma cantidad registrada en el crédito del Diario se registra en el haber del Mayor.

Columna del saldo.- Se determina el saldo, se firma o se resta según el caso.

Retomo al Diario.- §e retorna al Diario y se registra el número del folio del Mayor donde se trasladó esa cantidad.

El mayor en T

Conocido también como Libro Mayor o Mayor General, es un libro de Contabilidad que recoge la información registrada previamente en el Diario General, pero en cada una de las cuentas que ha intervenido en la Contabilidad en un período determinado. Uno de los formatos más conocidos de este libro es la T que ya lo vimos cuando mencionamos las partes de una cuenta.

Pues bien, como para cada cuenta utilizamos una T y es la suma de todas estas T en su conjunto lo que dan lugar al Libro Mayor. El esquema de T es generalmente utilizado por la facilidad que implica trazar una letra T e identificar el Debe y el Haber, sin embargo existen otros esquemas más completos que incluyen una columna adicional para la obtención del saldo deudor o acreedor directamente y que lo veremos en capítulos posteriores.

Para ilustrar de mejor manera el proceso de mayorización vamos a realizar el siguiente ejercicio:

Transacciones:

El 1 de agosto de 20_ _ se registra el Estado de Situación de la Empresa XT dedicada a la prestación de servicios publicitarios con los siguientes datos:

Dinero en efectivo 350,oo Cuenta Corriente en el Banco Popular 12.600,oo Cuentas por Cobrar 21.500,oo Documentos por Cobrar 25.700,oo Edificio 86.250,oo Muebles y Enseres 18.000,oo Vehículos 15.600,oo Cuentas por Pagar 15.800,oo Documentos por Pagar 20.300,oo Hipotecas por Pagar 23.900,oo Capital Social 120.000,oo

El 2 de agosto de 20_ _ se paga $ 600 con cheque 01 del Banco Popular como abono a la Cuenta por Pagar. En esta misma fecha realizamos el cobro de $ 1.500 de Cuentas por Cobrar a clientes, dinero que ingresa a Caja, según comprobante 01.

El 3 de agosto de 20_ _, el dinero ingresado en Caja se deposita en el Banco Popular, según papeleta de depósito 1562, comprobante 01.

El 4 de agosto de 20_ _ se compra un mueble por $ 1.000 según factura 2043 a Credicentro, pagamos con cheque 02 del Banco Popular.

Una vez hechos los análisis contables respectivos de las transacciones con los documentos fuente, el Diario General se mostraría de la siguiente manera:

Para iniciar el proceso de mayorización, contamos las cuentas del primer asiento y procedemos a abrir once T (tes) para registrar en ellas los débitos y créditos respectivos en cada cuenta, para asegurarnos de que la mayorización está bien realizada, colocamos junto a cada cifra el número de asiento de donde proviene ese valor.

Cuando ya disponemos de una T para una cuenta y observamos que esa cuenta se encuentra registrada en otro asiento, no abrimos otra T, pues el objetivo de la mayorización es la acumulación de los valores debitados o acreditados en una sola T.

Una vez terminado el proceso de mayorización, analizamos cada cuenta o T y si observamos que hay más de una cifra ya sea en el Debe o Haber, procedemos a sumar las cifras y determinar los nuevos saldos.

Terminado el proceso de mayorización, el Mayor General se mostraría de la siguiente manera:

Este proceso en los inicios de la Contabilidad no estaba libre de error, por tanto era necesario realizar una prueba que se denomina Balance de Comprobación, precisamente para comprobar si se realizó bien el proceso de mayorización.

BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS

Se trata de un documento contable elaborado por el empresario que le permite hacerse una idea sobre la situación de su empresa, y las operaciones realizadas en el periodo. Se les denomina también Balances de Comprobación.

El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad. Ahora bien, esto no significa que todo esté en orden, sino únicamente que la contabilidad está cuadrada. Por ejemplo: hemos podido pagar a un proveedor y habérselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldrá correcto y sin embargo la contabilidad estará mal realizada.

A diferencia del Balance final, el balance de comprobación de sumas y saldos no requiere de periodificación contable, del cálculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboración.

En este sentido podemos entender el Balance de comprobación como un documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un documento voluntario, pues el empresario, puede realizar tantos Balances de comprobación como estime necesarios.

Partes del Balance de Comprobación

Encabezamiento: Comprender el nombre de la empresa, la denominación del documento y la fecha.

Contenido: Es la relación o lista de cuentas del Mayor Principal con sus respectivos importes o saldos. Contiene cuentas del Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos.

Métodos de Formación del Balance de Comprobación

Balance de Comprobación por Sumas

Se forma con el total de las sumas de las columnas del DEBE y el total de las sumas de las columnas del HABER de cada una de las cuentas que aparecen en el Libro Mayor. Al registrarse los totales en las columnas respectivas del Balance de Comprobación (DEBE y HABER) se totalizarán y, tanto la columna del DEBE como la columna del HABER deberán ser iguales. Este Método presenta el movimiento de cada cuenta en el periodo analizado.

Balance de Comprobación por Saldos

Una vez determinado el saldo de cada una de las cuentas del Libro Mayor estos se registraran en el Balance de Comprobación en las columnas respectivas; es decir, en el DEBE si es un saldo Deudor o en el HABER si es un saldo Acreedor. Representa el estado a la fecha de la presentación, de dicha cuenta.

Esto es sólo una prueba de exactitud del equilibrio de la ecuación patrimonial. Las sumas iguales en un Balance de Comprobación no son una garantía de que las cifras sean exacta, ni de que las cuentas manejadas sean

las correctas; ellas sólo indican que hay igualdad de cargos y abonos e igualdad en los saldos deudores y acreedores. Es la demostración de haber respectado la Teoría del Cargo y Abono.

Su estructura es la siguiente:

Balance de comprobación de sumas y saldos:

EMPRESA COMERCIAL CHELE SABALANCE DE COMPROBACION

DICIEMBRE 31 DEL 2013

CUENTASMOVIIMIENTOS SALDOS

DEBE HABER DEUDOR ACREEDOR

SUMA

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR BALANCE DE SUMAS Y SALDOS

Se transcribe todas las cuentas del mayor con sus respectivos valores deudores y acreedores tomando en consideración de código del plan de cuentas.

Se suma las dos columnas de 'sumas" del Balance las mismas que deben sumar iguales.

Se resta el DEBE menos el HABER de cada cuenta y se registra en la columna correspondiente de 'SALDOS".

Se suman las dos columnas de "saldos" cuyos valores tienen que ser iguales. Si los valores tanto deutones como acreedores son-¡guales, esto nos indica que las

transacciones comerciales realizadas en el periodo contable fueron eficientemente registradas, por lo tanto estamos en capacidad de efectuar los estados financieros, con los cuales finaliza todo proceso contable.

Precauciones para elaborar el Balance

En el proceso de elaboración del Balance comprobación, de es necesario tener en cuenta que se cumplan las siguientes condiciones básicas:

Todas las cuentas de Activo y Egresos, o sea de los grupos 1 y 5, deben tener saldo deudor.

A excepción de ciertas cuenta§ especiales que no se han tratado en este nivel de estudio.

Todas las cuentas de Pasivo, Patrimonio e ingresos, que corresponden a los grupos 2,3 y 4 deben tener saldo acreedor.

Si al momento dc formular el asiento contable, se ha hecho la elección correcta de la cuenta; y, luego se ha trasladado donde corresponde cada valor del Libro Diario al Libro Mayor; y, por último se han efectuado correctamente las operaciones, no

hay motivo para que no se dé el cumplimiento de las dos condiciones entes mencionadas.

Ejemplo

HOJA DE TRABAJO

La hora de trabajo es un papel de contabilidad utilizados por los contadores, para resumir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. La Hoja de trabajo permite verificar la exactitud de los registros contables, hacer las correcciones necesarias, realizar los ajustes y preparar la información con la cual se elaborarán los Estados Financieros. La hoja de trabajo es una herramienta que maneja el contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos; no es para el uso del gerente ni para ser publicada; se elabora a lápiz para poder borrar y hacer correcciones a media que se prepara.

Estructura

La hoja de trabajo tiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseñó, comprende varios pares de columnas que varían según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se dedique, por lo que generalmente se emplea el uso de hojas de contabilidad de doce (12) columnas. Para ejemplo ilustrativo nos referiremos a una

hoja de trabajo sencilla de una empresa de servicios. Este instrumento contable contiene, en primer lugar, un encabezamiento donde se indica:

a) Nombre de la Empresa.b) El nombre expreso de “HOJA DE TRABAJO”.c) El período del ciclo contable que cubre.

En segundo lugar, comprende su estructura columnar; esta parte está compuesta por:

1) Una columna para escribir los títulos de las cuentas.

2) Seis (6) pares de columnas con los siguientes encabezamientos:

a) Balance de Comprobación.b) Ajustes.c) Balance de Comprobación Ajustado.d) Costo de Ventas.e) Estado de Ganancias y Pérdidas.f) Balance General.

Es importante señalar que se debe mantener el orden de las columnas señalados en el punto 2. , ya que el resultado de los ajustes afecta directamente el cuadre definitivo del Balance General, es decir el resultado de una columna conlleva a la otra. Para realizar un ejemplo concreto de la hoja de trabajo, con las características señaladas hasta ahora, salvo que iremos por paso, es decir de lo más sencillo a lo más complejo, por lo que en este ejemplo no usaremos el unto referente a los Ajustes y el Balance de Comprobación Ajustado, tomemos el siguiente Balance de Comprobación de “SOMOS LOS MEJORES”, correspondiente al primer semestre del 2010.

Ejemplo

LOS ESTADOS FINANCIEROS

Son documentos informativos que muestran lo que queremos saber en un período. Determinado.

Objetivo

El objetivo de los Estados Financieros según las NEC es proveer información sobre I¿ posición financiera resultados_ de operaciones y flujos de Efectivo de una empresa que será de utilidad en la toma de decisiones económica.

Los Estados Financieros están considerados como la última fase del proceso contable y se los realiza basándose en la hoja de trabajo, que recopila toda la información necesaria para formular el "Estado de Resultado" y "Balance General”, que son los Estados Financieros que más se utilizan.

ESTADO DE RESULTADO

El estado de Resultado denominado también Estado de pérdidas y Ganancias, es un cuadro demostrativo que entrega información analítica de todos los factores que durante el período contable alteraron el patrimonio de la "empresa".

Tiene por finalidad entregar resultados operacionales a causa de las variaciones de ingresos y egresos, y estos resultados pueden ser utilidad o pérdida.

Es importante porque suministra información acerca de la liquidez y solvencia de la empresa para futuras negociaciones.

Estructura del estado de resultado

El Estado de Ganancias y Pérdidas, que tiene todos sus elementos debidamente ordenados y clasificados con la finalidad de que se pueda interpretar con mayor facilidad, tiene una estructura que comprende dos partes principales, las mismas que a su vez sirven para facilitar su desarrollo. A continuación detallamos estas partes.

Primera Parte:

En la primera parte del Estado de G. Y P. Se analiza todos los elementos que entran en la compra venta de mercaderías hasta determinar la utilidad o pérdida en ventas, o sea la diferencia entre el precio de costo y el de venta de las mercaderías vendidas.

Para determinar la utilidad o pérdida en ventas será necesario conocer los siguientes resultados:

Ventas Netas Compras totales o brutas Compras Netas Costo de lo vendido

a) Ventas Netas: Las ventas netas se determinan restando de las ventas totales el importe de las devoluciones y rebajas sobre ventas.

b) Compras Totales o Brutas: Las compras totales o brutas se determinan sumando a las compras el importe de los gastos de compra.

c) Compras Netas: Las compras netas se obtienen restando de las compras totales el importe de las devoluciones y rebajas sobre compras.

d) Costo de lo vendido: El costo de lo vendido se obtiene sumando al inventario inicial el importe de las compras netas y restando de la suma que se obtiene el importe del Inventario Final.

Cuando el costo de lo vendido sea mayor que el importe de las ventas, el resultado será pérdida en ventas o Pérdida Bruta.

Segunda Parte:

En la segunda parte del Estado de G. y P. Se analiza detalladamente los gastos de operación, así como los gastos e ingresos que no corresponden a la actividad principal del negocio; y así determinar el importe que deberá restarse de la utilidad bruta para obtener la Utilidad o Pérdida Líquida del Período.

Para determinar la Utilidad o Pérdida Líquida del Período es necesario conocer los siguientes resultados:

Gastos de Operación Utilidad de Operación El importe neto entre gastos y otros ingresos.

a) Gastos de Operación: Los gastos de operación son las erogaciones que sostienen la organización implantada en la empresa y que permiten llevar a cabo las diversas actividades y operaciones que suceden diariamente. Se consideran como gastos de operación los Gastos de venta, los gastos de Administración y los Gastos Financieros, ya que sin ellos no sería posible la realización de los propósitos de toda empresa.

b) Utilidad de Operación: Se obtiene restando de la Utilidad Bruta el importe de los Gastos de Operación.

Cuando el importe de los gastos de operación sea mayor que el de la utilidad bruta, la diferencia será Pérdida de Operación.

Cuando se tenga Pérdida Bruta, los Gastos de Operación se deben sumar a ella, resultando Pérdida de Operación.

c) Importe Neto entre otros Gastos y otros Ingresos: este importe se obtiene restando de los otros ingresos, los otros gastos; si los ingresos son mayores, la diferencia que se obtenga será utilidad neta entre otros gastos y otros ingresos, en caso contrario será Pérdida Neta entre otros Gastos y otros Ingresos.

d) Utilidad Líquida del Período:

Para determinar la Utilidad Líquida del período, se debe restar de la Utilidad de Operación, el importe de pérdida neta de otros gastos y otros ingresos; o sumar el importe en caso contrario, si hubiera utilidad entre otros gastos y otros ingresos.

Si la Pérdida Neta entre Otros Gastos y Otros Ingresos es mayor que la utilidad de Operación, la diferencia será Pérdida en el período.

Si se tiene Pérdida de Operación y Pérdida neta entre otros gastos y otros ingresos, se suman, siendo el total Pérdida del período.

NOTA IMPORTANTE: Para que se facilite el estudio del Estado de Ganancias y Pérdidas, consideramos necesario el conocimiento de los términos contables que representan los distintos elementos que lo integran.

EL BALANCE GENERAL.

El Balance General muestra los bienes y patrimonio de la empresa, así como las deudas que se tienen, y lo clasifica en el corto plazo (Corriente) o en el Largo plazo (No Corriente). La estructura básica de un Balance General se muestra a continuación:

ESTRUCTURA DEL BALANCEACTIVO PASIVO Disponible Caja

Bancos Proveedores Materias

primas.Otros

CORRIENTE

Realizable ClientesCuentas por cobrar

CORRIENTE Acreedores varios

Servicios.Otros

Inventarios Almacén de materialesProductos terminadosProductos en procesos

Deudas a corto plazo

Papel comercial.Créditos.

Material TerrenosInmuebles

Hipotecas

NO CORRIENTE

Financiero créditosFianzasValores

NO CORRIENTE

Exigibles a Largo Plazo

Obligaciones a L. P.

Inmaterial PatentesConcesiones

Préstamos a L. P.

Gastos amortizables

Patrimonio Utilidad NetaCapital SocialReservas

El Balance General es muy importante porque muestra el estado de la empresa, todo lo que el emprendedor posee (activos y patrimonio) y todo lo que debe (pasivos).

Ejemplo:

Supongamos el caso de 2 negocios que tienen los siguientes datos de su Activo y Pasivo:

Empresa Comercial Nº 1 Empresa Comercial Nº 2

BALANCE GENERAL BALANCE GENERAL

Activo.................S/. 10,000. Activo ................S/. 10,000.

Pasivo ................. 2,000. Pasivo ................ 9,000.

Capital ............. S/. 8,000. Capital .............. S/. 1,000.

En la Empresa Comercial Nº 1 la situación financiera es mucho más favorable que en la segunda (Empresa Comercial Nº 2), ya que en la primera el activo garantiza ampliamente el importe del Pasivo, o sea que con el Activo se puede liquidar fácilmente el pasivo. En cambio en la segunda si se tendría que realizar el Activo, que a veces se hace a menos del costo, para poder liquidar el Pasivo, quizás no alcanzaría totalmente.

B) La situación financiera de un negocio es de interés conocerla, no sólo para el propietario, sino también otras personas y principalmente el Estado necesitan conocerla por las siguientes razones:

El propietario, tiene interés en conocer la situación financiera de sus negocios para saber si los valores que ha invertido han sido bien administrados y si han producido utilidades satisfactorias.

El Estado; le interesa conocer la situación financiera del negocio, para poder determinar el importe que deben alcanzar los impuestos respectivos.

Los acreedores, Banqueros, Proveedores, etc. les interesa conocer la situación financiera del negocio, ya que necesita datos precisos para poder conceder créditos.

Formas de presentación del Balance General:

El Balance General se puede presentar en dos formas:

a) En forma de Reporteb) En forma de Cuenta

Balance General en forma de Reporte:

Esta forma consiste en anotar clasificadamente el Activo y el Pasivo en una sola página, de tal manera que a la suma del Activo se le pueda restar verticalmente la suma del Pasivo, para determinar el capital Contable.

El Balance General en forma de Reporte se basa en la fórmula:

ACTIVO - PASIVO = CAPITAL A - P = C (en literales)A esta fórmula se le conoce con el nombre de “fórmula del capital.”

Balance General en forma de Cuenta:

En esta forma se emplean 2 páginas; en la de la izquierda, se anota clasificadamente el activo, y en la de la derecha, el Pasivo y el Capital Contable.

El Balance General en forma de Cuenta se basa en la fórmula:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL A = P + C (en literales)A esta fórmula se le conoce con el nombre de “fórmula del Balance General”

Bibliografía

http://www.mailxmail.com/curso-contabilidad-computarizada-introduccion-generalidades-definiciones/mayor-t-mayorizacion-balance-comprobacion

http://www.gabilos.com/cursos/curso_de_contabilidad/curso_contabilidad.html?3_balance_de_comprobacion.html

http://www.mailxmail.com/curso-contabilidad-financiera-basica/estado-resultados

http://www.mailxmail.com/curso-contabilidad-financiera-basica/balance-general