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RRII AA DDEE CCOONNTTAABBII LL II DDAADD DDEE CCOOSSTTEESS
Ciñéndonos al ámbito español, podemos indicar que ha habido desde
hace tiempo una preocupación por el estudio de los costes en las universi-
dades. Realizando una breve cronología histórica de los avances habidos
hasta el momento se pueden señalar como hitos más relevantes los siguien-
tes:
Es quizá la Ley General Presupuestaria de 1977 (Ley 11/1977, de 4
enero) la primera norma aplicada a la administración pública que determi-
naba la importancia de elaborar un estudio de costes en la administración.
El Plan General de Contabilidad Pública, aprobado por Orden de 14
de octubre de 1981, estableció que el grupo 9 (a semejanza del Plan Gene-
ral Contable de las empresas: Plan 1973/1978) se destinaría a la “Contabi-
lidad Analítica de Explotación”, aunque sin desarrollar las cuentas que
compondrían tal grupo, al contrario que en el ámbito de las empresas, don-
de las cuentas y la metodología a utilizar estaban perfectamente desarrolla-
das. Fue en el año 1983 (Orden de 20 de septiembre) cuando se desarrolla
el Grupo 9 del Plan General de Contabilidad Pública, en parecido estilo al
de 1978. Aunque se deseaba su aplicación en el Subsector Estado y sus or-
ganismos autónomos, la complejidad de su implantación por un lado, y la
necesidad de tener unos presupuestos por programas bien desarrollados
provocaron que el nivel de exigencia en el ámbito de costes fuese prácti-
camente nulo.
En el año 1986 (Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 31
de marzo) se publicó la Instrucción Contable reguladora de las prácticas a
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seguir por los Organismos Autónomos, en donde se establecía que la Ge-
rencia de cada centro gestor (véase la importancia que adquiría ya aquí la
descentralización antes comentada) debía llevar y desarrollar su propia con-
tabilidad financiera, presupuestaria y analítica. Sin embargo, las buenas
intenciones no fueron suficientes y la implantación de un sistema de conta-
bilidad de costes o analítica fue postergada una vez más.
Son las universidades de Alcalá de Henares, la Universidad Autóno-
ma de Madrid y la Universidad Carlos III, las que ven la necesidad de apli-
car en el campo universitario la contabilidad de costes y solicitan a la Inter-
vención General de la Administración del Estado (IGAE) un desarrollo de
aquélla, elaborándose, de común acuerdo en el año 1991 el Sistema de
Contabilidad Analítica para Universidades (SCAU)
El modelo anterior nunca pudo aplicarse, pero fue muy útil para la
creación por parte de la IGAE en el año 1994 del proyecto de Contabilidad
Analítica Normalizada para Organismos Autónomos (CANOA) Este siste-
ma suponía un importante ahorro de medios al requerir la existencia de
otros sistemas de información para su implantación (vuelve a verse la im-
portancia de un sistema integral) Otra vez la realidad fue muy distinta y su
aplicación, por diversa razones, no pudo aplicarse más que en casos pun-
tuales, y sin continuidad en el tiempo.
Perfeccionando el proyecto anterior y tratando de evitar las dificulta-
des que surgieron en su implantación, se desarrolló el Proyecto SOROLLA
(Sistema de Gestión Económica) encaminado a establecer un sistema de
gestión válido para las Administraciones Públicas, y en donde el proyecto
CANOA, dedicado a la Contabilidad Analítica, formaba parte de uno de los
módulos que físicamente integraban el proyecto, el cual estaba concebido
de forma que cada institución universitaria pudiera aplicar los módulos que
le interesasen.
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Este proyecto nació de un acuerdo entre el Estado y 32 universidades
representadas por sus Rectores. A partir de ese momento la IGAE y la Ofi-
cina de Cooperación Universitaria (OCU) trabajan de forma conjunta en la
elaboración de distintas herramientas de gestión y tratamiento de la infor-
mación para mejorar la gestión e implantar sistemas de contabilidad de cos-
tes, mejorando la referencia del proyecto anterior.
A pesar del gran avance existente en este campo de trabajo, y sobre
todo del cada vez mayor convencimiento de la necesidad de la implanta-
ción de sistemas de costes, no es menos cierto que una vez más las dificul-
tades de su implantación (de muy diversa índole) han provocado su escasa
implementación, aunque la propia Conferencia de Rectores de las Univer-
sidades Españolas (CRUE) en el año 2000, consideraba indispensable que
las universidades identificasen los productos y servicios que ofreciesen, y
desarrollasen los instrumentos de contabilidad analítica que permitiesen
conocer sus costes. Entre los trabajos realizados por las universidades es-
pañolas a partir de aquí quizá el más destacable sea el Proyecto ESCUDO
de la Universidad de Oviedo al que se hace referencia más adelante.
La Ley General Presupuestaria de 2003 (Ley 47/2003, de 26 de no-
viembre) en su artículo 120 una vez más señala como fines de la contabili-
dad del sector público estatal, entre otros, suministrar información para la
determinación de costes de los servicios públicos y proporcionar informa-
ción para el ejercicio de los controles de legalidad, finanzas, economía, efi-
ciencia y eficacia.
Uno de los últimos hitos más importante en relación a esta herra-
mienta sin duda lo es el “Libro Blanco de los Costes en las Universidades”
(OCU, 2007), cuyo propósito es mejorar la gestión universitaria a través del
uso de herramientas de contabilidad analítica, control presupuestario y con-
trol de gestión, basadas en el cálculo de costes, así como el establecimiento
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de indicadores de gestión en las universidades (una vez más se tiende, y en
este caso con mayor plenitud, hacia el SICI) Este libro ahonda en la meto-
dología que debe seguirse, los conceptos que deben tenerse en cuenta, la
clase de estudio que pueden y deben realizarse, con un grado de detalle y
precisión hasta entonces desconocidos.
Es en julio de 2007 cuando la OCU inaugura el Portal de los Costes
en las universidades, que pretendía convertirse en un punto de encuentro
para todos los profesionales de cualquier sector que trabajasen en materia
de contabilidad de costes. Dentro de esta web estarán disponibles, en abier-
to, todos los trabajos y avances que se lleven a cabo desde la propia OCU y
desde las universidades que se decidan a sumarse al proyecto. Se pretende,
por tanto, universalizar el cálculo de costes en las universidades dentro del
ámbito iberoamericano.
Por último, merece la pena señalar tanto las XXVIII Jornadas de Ge-
rencia Universitaria, celebradas en Murcia en octubre de 2010, en donde se
recogen distintas aportaciones relevantes en este campo de trabajo, como la
creación en el mismo año, por parte del Ministerio de Educación (ME), de
la Comisión de Contabilidad Analítica para Universidades, con represen-
tantes de la IGAE, de las Comunidades Autónomas, de la CRUE y del pro-
pio ME, con la misión de elaborar un documento sobre cálculo de costes de
servicios universitarios titulado “Modelo de Contabilidad Analítica para
Universidades. Particularización del Modelo CANOA para Universidades”.
Este modelo debería permitir un mejor conocimiento de los costes reales de
las diferentes actividades de las universidades y su relación con la financia-
ción pública y privada de las mismas. Una vez más nos adentramos en dos
aspectos básicos en la gestión universitaria: el conocimiento de los costes y
su grado de cobertura por parte de las distintas fuentes de financiación. Es
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este modelo el que se ha tomado como referencia en este proyecto fin de
carrera.
MM OODDEELL OOSS DDEE CCOONNTTAABBII LL II DDAADD DDEE CCOOSSTTEESS PPRROOPPUUEESSTTOOSS AA
LL OO LL AARRGGOO DDEELL TTII EEMM PPOO
En paralelo con estos esfuerzos normativos, desde diferentes instan-
cias y Universidades concretas se han propuesto determinados modelos que
vale la pena reseñar.
Proyecto SCAU (1991)
El Proyecto SCAU ya mencionado se considera pionero en la im-
plantación del grupo 9 del Plan General de Contabilidad Pública de 1983.
Nace con el objetivo genérico de obtener información que permita identifi-
car los productos y servicios que ofrece la Universidad para tratar de cono-
cer sus costes y gestionar eficientemente la aplicación de los recursos que
financian el sistema.
Entre sus objetivos específicos, en el proyecto SCAU, se citan los si-
guientes:
- Obtención de información relevante para la mejora de la ges-
tión general
- Adopción de decisiones sobre la producción de actividades
concretas (máster, proyectos de investigación, etc.) con co-
nocimiento de sus costes e ingresos
- Obtención de información fundamental, tanto para el Esta-
mento Universitario, como para los responsables guberna-
mentales de la Política Educativa Universitaria
- Obtención de datos básicos que permitan una comparación
entre Universidades Públicas y Privadas, así como la compa-
ración a nivel internacional
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- Información para adoptar una política de tasas y precios pú-
blicos
- Información útil para la sociedad con el objetivo de clarificar,
dentro de una perspectiva de eficiencia, el empleo de recur-
sos públicos
- Obtención de información útil para la confección y evalua-
ción de presupuestos y la posibilidad de mejora en los demás
sistemas de gestión
Características del modelo
Para definir el modelo de enlace se opta por un sistema contable dua-
lista radical y aplicación de un modelo de asignación a costes completos.
Se plantea a costes históricos, con especial atención a los centros y
posterior reparto a las actividades.
Destaca entre sus características la flexibilidad, adaptabilidad y gene-
ralidad, es decir, posibilidad de aplicación a todo tipo de Universidades
mediante personalización, no considerando un esquema de partida doble,
sino de estados e informes y, en consecuencia, una información comple-
mentaria cualitativa. Se propone como periodo de cálculo tanto el periodo
presupuestario/año natural como el referente al Año/Curso académico.
Proyecto ESCUDO (2000)
El Proyecto ESCUDO es una adaptación del Proyecto CANOA, in-
tegrado en el Proyecto SOROLLA, que nace con el objetivo genérico de
estudiar en profundidad la estructura técnica y funcional de la Universidad
de Oviedo.
Entre sus objetivos específicos se destacan los siguientes:
- Análisis del marco de los sistemas de gestión en las Univer-
sidades
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- Consideración de la Contabilidad Analítica como herramien-
ta para:
• Calcular costes de los servicios universitarios
• Facilitar procesos de planificación y control de actividades
• Evaluar responsabilidades
- Descripción del Sistema de Contabilidad Analítica de la Uni-
versidad de Oviedo a través del análisis de las estructuras or-
ganizativas, los agregados contables, los criterios de imputa-
ción, el resultado de la gestión, el proceso de conciliación y
la codificación de los agregados contables
- Evaluación de la gestión universitaria
Características del modelo
Para definir el modelo de enlace se opta por un sistema contable dua-
lista radical mediante aplicación de un modelo de asignación a costes com-
pletos.
El modelo se plantea a costes históricos, con especial atención a los
centros y posterior reparto a las actividades, utilizando como punto de par-
tida el análisis de la estructura orgánico-funciona de la Universidad de
Oviedo.
Se propone como periodo de cálculo el Curso académico.
Modelo de la universidad Jaume I (2000)
El Modelo de Contabilidad Analítica de la Universidad Jaume I nace
con el objetivo genérico de potenciar las posibilidades de análisis de infor-
mación desde una perspectiva económica en la Universidad Jaume I, deta-
llándose, en el mismo, los siguientes objetivos específicos:
- Análisis del coste de los centros de coste
- Análisis del coste de las actividades de coste
- Control efectivo de la gestión
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- Clarificación de eficiencia en el empleo de recursos públicos
- Determinación de tasas y precios
- Ayuda al seguimiento y elaboración del presupuesto
- Comparación con otras Universidades
- Repercusión de costes indirectos en subvenciones de proyec-
tos europeos, etc.
Características del modelo
Concebido como un modelo dualista radical, utiliza un enfoque de
asignación a coste completo realizando el cálculo de magnitudes a costes
históricos.
En lo que al sistema de captación y representación se refiere, el nú-
cleo fundamental del modelo son las Actividades, con la configuración,
también, del coste de los centros.
Se propone como periodo de cálculo el Curso académico.
Propuesta de AECA (2000)
El modelo propuesto por la Asociación Española de Contabilidad y
Administración de Empresas (AECA) es una adaptación del proyecto CA-
NOA, que nace con el objetivo genérico de elaborar un modelo de contabi-
lidad de gestión adecuado para conocer y racionalizar el proceso económi-
co que conlleva la actuación de una universidad.
Entre sus objetivos específicos se citan los siguientes:
- Facilitar información detallada sobre los costes en que se in-
curre en todo tipo de centros, actividades y objetos de coste
tales como titulaciones, asignaturas, créditos, etc., así como,
en su caso, de los ingresos y los correspondientes márgenes o
grados de cobertura de los costes con fines de gestión y de
control
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- Facilitar información a los agentes económicos con capaci-
dad de decisión
- Promover la eficiencia global de la organización universitaria
- Motivar a los responsables de las áreas de gestión y de los
servicios generales, así como a decanos, directores de centros
y departamentos, y otros cargos universitarios para que las
decisiones que se tomen sean coherentes con los objetivos
globales de la Universidad
- Suministrar oportunamente información sobre la tendencia de
los indicadores que cuantifiquen los aspectos más relevantes
de la gestión, el funcionamiento, y la proyección social y
educativa de la universidad
Características del modelo
Se define como un modelo flexible, que opta por un sistema contable
dualista radical mediante enfoque de asignación a costes completos, plan-
teándose a costes históricos.
El modelo se concibe a costes históricos, considerando centros y pos-
terior reparto a las actividades.
Se propone como periodo de cálculo el Curso académico.
Modelo de la Universidad de Cádiz (2001)
El modelo de la Universidad de Cádiz titulado “Análisis del coste
por titulación en la Universidad de Cádiz”, es una adaptación del modelo
CANOA y del modelo de AECA.
El objetivo del modelo es el cálculo del coste del crédito de las distintas
titulaciones, considerándose tres restricciones:
- La investigación sólo genera coste directo; aquellos consu-
mos de recursos “comunes de investigación y docencia” se
consideran costes íntegros de la docencia
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- Se cuenta sólo con la información disponible en los sistemas
de información de la Universidad
- La información es presupuestaria
Entre los objetivos que se especifican en el Proyecto se citan los si-
guientes:
- Análisis de la estructura organizativa de la Universidad de
Cádiz
- Identificación y estructuración de los diferentes centros de
costes
- Análisis de los servicios prestados en cada centro de coste,
así como de los recursos consumidos en los mismos
- Elección de las claves de reparto de cada centro
- Reparto de los costes desde los centros auxiliares a los cen-
tros principales (departamentos, facultades y escuelas univer-
sitarias) y titulaciones
- Obtención del coste por crédito, así como los costes de sub-
actividad o sobreactividad departamental y de ocupación por
titulación
- Cálculo y análisis final del coste por titulación
Características del modelo
Concebido como un modelo dualista radical, utiliza un enfoque de
asignación a coste completo, realizando el cálculo de magnitudes a costes
históricos y considerando los Centros como núcleo del modelo.
Se propone como periodo de cálculo el Curso académico.
Modelo de la Universidad de Zaragoza (2004)
Este modelo nace con el objetivo de dar cumplimiento a uno de los
objetivos contenidos en el Plan Estratégico de la UZA: “Lograr un modelo
de financiación suficiente y un sistema de gestión que garantice la eficien-
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cia, transparencia y responsabilidad de la gestión de recursos, configurando
como estrategia el desarrollar e implantar el sistema que permitiera cuanti-
ficar los costes de sus actividades”.
A partir de la formación recibida por parte de la IGAE en la Univer-
sidad de Zaragoza (UZA) y de las primeras experiencias en la elaboración
de un sistema de contabilidad de costes en la propia Universidad, se co-
mienza el proceso para su desarrollo.
Entre los objetivos específicos que se enumeran en el mismo están:
- Implantación del modelo CANOA en la Universidad de Za-
ragoza para tener un mayor conocimiento de la organización
de cara a una mejor toma de decisiones
- Definir los parámetros necesarios para la implantación del
Modelo CANOA
- Definir esquema básico a seguir para la implantación que se
resume en:
• Preparación del sistema
• Entrada de datos al sistema
• Procesos de reparto
• Consultas y listados en CANOA
- Detectar las cuestiones a tener en cuenta en la implantación y
en la utilización del módulo CANOA en la Universidad po-
niéndose, en los casos que sea posible, información real ba-
sada en la experiencia que va teniendo la UZA, pionera en la
implantación de un sistema de costes en la Universidad
Características del modelo
Concebido como un modelo dualista radical, utiliza un enfoque de
asignación a coste completo, realizando el cálculo de magnitudes a costes
históricos.
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El modelo considera Centros y Actividades, en lo que al sistema de
captación y representación se refiere.
Se propone como periodo de cálculo el Curso académico.
Modelo de contabilidad analítica de la Universidad de Las Palmas de
Gran Canaria
El Modelo de Contabilidad Analítica de la Universidad de Las Pal-
mas de Gran Canaria se diseña como un modelo flexible y abierto, capaz de
evolucionar y adaptarse a los cambios que se produzcan en el seno de la
misma. Se ha perseguido que su aplicación, entre otros aspectos:
- Proporcionar información detallada de los costes que se ori-
ginan en los diferentes centros de actividad al desarrollar las
funciones que a cada uno compete
- Suministrar información del coste de actividades, productos o
servicios que se ofrecen
- Permitir establecer un conjunto de indicadores a partir de la
información obtenida en los informes generados por el mode-
lo
Características del modelo
Es un modelo dualista que utiliza la asignación a costes completos
para la determinación del coste de las actividades, productos y servicios.
Se plantea a costes históricos y se enmarca en un sistema de costes
orgánico, configurándose el coste tanto de los centros de costes como de
los portadores o actividades.
Considera dos períodos de cálculo: curso académico y ejercicio pre-
supuestario.
UUNNII VVEERRSSII TTAASS XXXXII :: UUNN EERRPP UUNNII VVEERRSSII TTAARRII OO
La OCU ofrece a las universidades un ERP denominado Universitas
XXI para su gestión integral. Sus piezas pueden utilizarse por separado o
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conjuntamente. El ERP está compuesto por una serie de módulos que son
independientes pero que se integran entre sí para formar una herramienta
completa de gestión de una Universidad.
Los módulos principales a los efectos de este proyecto son:
Universitas XXI – Económico
Es el módulo de gestión económica del ERP. Se ha desarrollado en
continua colaboración con las universidades y la Intervención General de la
Administración del Estado, lo que garantiza la adaptación funcional a las
necesidades de los usuarios y el respaldo normativo en materia contable, de
contratación pública y fiscal, siendo su principal aval el alto grado de im-
plantación en las universidades españolas.
Parte de un potente núcleo de contabilidad presupuestaria para ex-
tenderse a la contabilidad financiera y a la contabilidad analítica, incluyen-
do la Gestión de la Contratación y las Compras de especial relevancia con
la entrada en vigor de la nueva Ley del Sector Público, el cumplimiento de
obligaciones fiscales, la Gestión de Ingresos y de la Tesorería y el inventa-
rio del patrimonio mueble e inmueble.
Funcionalidades
Universitas XXI - Económico está estructurado en componentes que
cubren los ámbitos de la contabilidad, la gestión económica del gasto e in-
greso, la tesorería, la gestión de la contratación y las compras, la fiscalidad,
el patrimonio, la gestión económica de la investigación e intervención. Re-
coge las siguientes funcionalidades principales:
- Facilita la gestión administrativa y contable de los centros
gestores
- Potencia la descentralización del gasto a través de las cajas
fijas con el uso de los tipos de pago de anticipos de caja fija y
pagos a justificar
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- Garantiza el seguimiento y control presupuestario: informa-
ción exhaustiva para los responsables económicos (al nivel
que se decida) del estado de ejecución de sus presupuestos
- Permite descentralizar la gestión de los cobros repetitivos y
de pequeña cuantía incorporando la facturación automática y
periódica, además de contemplar múltiples formas de cobro
(tarjetas, domiciliaciones, cartas de pago, etc.)
- Gestiona la tesorería central de la Universidad permitiendo la
conciliación automática para simplificar las labores de identi-
ficación de cobros y pagos
- Gestiona la contratación en todas sus fases y tipos de expe-
dientes, facilitando al gestor seguir el ciclo de vida del expe-
diente y generar toda la documentación administrativa nece-
saria para su tramitación sabiendo en todo momento las ac-
ciones pendientes de realizar
- Gestiona el patrimonio de la Universidad materializado en
los bienes muebles e inmuebles, calculando la amortización
del mismo considerando toda la casuística y realizando el
asiento contable correspondiente en Contabilidad Financiera
- Incorpora la contabilidad de costes como resultado de la in-
formación tratada tanto en Universitas XXI - Económico co-
mo en otros módulos de Universitas XXI, e incluso de siste-
mas externos
- Resuelve definitivamente las cuestiones fiscales automati-
zando el registro de información según características de los
terceros y tipos de operaciones generando las siguientes obli-
gaciones fiscales:
• Declaración anual de operaciones con terceras personas
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• Modelos 115, 180, 190, 216 y 296 referentes al Impuesto
sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
• Libros registro de facturas recibidas y emitidas y modelos
300, 320, 390 y 392 referentes al Impuesto sobre el Valor
Añadido (IVA)
• Modelo 349 de operaciones intracomunitarias e INTRAS-
TAT
- Genera las Cuentas Anuales con todos los informes que la
componen incorporando, además, el soporte electrónico
- Ofrece servicios telemáticos a través de Universitas XXI -
Portal como la consulta de facturas e información del modelo
fiscal 347 a los proveedores, situación de caja fija y de pre-
supuesto asignado a los responsables económicos, estado de
las comisiones de servicio y certificado de retenciones al per-
sonal de la Universidad e información gerencial a los máxi-
mos responsables de la organización para la toma de decisio-
nes
- Tiene capacidad para comunicarse con el resto de módulos
que componen el ERP Universitas XXI
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Especificaciones
El módulo se encuentra desarrollado bajo una arquitectura cliente /
servidor y como gestor de base de datos se ha optado por Oracle 10gR2,
por la robustez y rendimiento que este gestor ofrece, así como por su posi-
bilidad de trabajar en múltiples plataformas. Por tanto, el sistema operativo
del servidor podrá ser cualquiera que se encuentre disponible para este ges-
tor.
El cliente está desarrollado con Visual Basic 6.0, y trabaja bajo plata-
formas Windows 95, Windows 98, Windows NT Workstation y Windows
2000. Al igual que el resto del módulo, para aquellas universidades que así
lo decidan, es posible que este trabaje con Windows 2000 Terminal Servi-
ce, como servidor de aplicaciones para clientes Windows.
El componente de Contratación y Compras es web desarrollado se-
gún la norma J2EE compatible con cualquier hardware y sistema operativo
estándares soportados por el fabricante del software básico. La interfaz del
cliente está basada en HTML y es independiente del sistema operativo o
navegador utilizado. La lógica de negocio, que reside en el servidor de
aplicaciones, está desarrollada por completo en JAVA y se apoya en los
frameworks Struts y Oracle ADF. Se complementa su funcionamiento con
el uso de Oracle Work-Flow para la definición de los procesos de trabajo y
Oracle Discoverer para la configuración de salidas de información.
Universitas XXI - Académico
Es un sistema que automatiza todos los procesos que tienen relación
con el alumnado y con la planificación y seguimiento de los recursos do-
centes, esto es, los procesos de gestión académica de la Universidad, estan-
do adaptado al Espacio Europeo de Educación Superior (EEES)
Las funcionalidades de la aplicación abarcan desde la organización
de las pruebas de acceso y preinscripción de los estudiantes a la tramitación
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de los títulos, pasando por la matrícula, la calificación de las actas, el con-
trol del expediente, estadísticas, gestión de becas nacionales e internaciona-
les, organización de prácticas en empresas, así como lo referente a la ges-
tión económica de la actividad académica de la Universidad; la definición
de los planes de estudios y la planificación de la docencia son los pilares
básicos de la aplicación y garantizan la integración y coherencia de toda la
información registrada.
El módulo dispone además de un portal para el docente, el estudiante
y el gestor de tal modo que existe un punto central de contenidos y servi-
cios adaptados a cada persona según sus necesidades y su interés, ofrecien-
do la posibilidad de realizar procesos o solicitudes vía web (automatrícula,
calificación de actas con firma digital, solicitud de documentos, etc.)
Las funcionalidades del módulo son:
Gestión de Acceso (Pruebas y Preinscripción)
Incluye la gestión de las diferentes pruebas de acceso a la Universi-
dad, así como la asignación de plazas dependiendo de las notas de corte,
vías de acceso y capacidad establecida.
Gestión de Planes de Estudios
Permite la definición de los planes de estudios mediante la represen-
tación gráfica de los diversos estadios por los que debe pasar un estudiante
a medida que va superando los distintos bloques de asignaturas que consti-
tuyen el plan y que conducen a la obtención del título final.
Gestión de Recursos Docentes
Aporta funcionalidades que completan y cubren totalmente la plani-
ficación docente universitaria. Entre otras, se encuentran la gestión de acti-
vidades docentes, asignación docente, definición de horarios, gestión de
espacios, disponibilidad y situación de los recursos y relación y cómputo de
la capacidad y carga docente.
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Gestión económica
Permite la inclusión en el sistema de todas aquellas actividades aca-
démicas o administrativas que implican un ingreso económico para la Uni-
versidad. Por ello no sólo se efectúa un control de los pagos por conceptos
académicos y administrativos relacionados con los precios públicos (matrí-
cula) sino también de otras actividades (gestión de certificados, abono de
derechos por la emisión de títulos, gestión de convalidaciones de universi-
dades privadas o por trámites de homologación de títulos)
Gestión de Matrícula
Permite definir varios períodos de matrícula para cada curso acadé-
mico. Se incluye la opción de automatrícula para que el estudiante pueda
realizar por sí mismo, sin pasar por secretaría, la selección y gestión de su
propia matrícula y la impresión de la carta de pago, tanto desde la intranet
de la Universidad como desde Internet.
Gestión de Becas
El sistema permite la grabación, el estudio y la resolución de las soli-
citudes de beca, agilizando el cálculo de los requisitos e incluyendo la ges-
tión de envíos. Este componente está integrado con la matrícula y el expe-
diente del estudiante de tal modo que las validaciones las realiza partiendo
de estos datos.
Gestión de Expediente
En este componente se puede consultar el historial académico de un
estudiante en un determinado plan de estudios, modificar o completar sus
datos personales, de acceso o cualquier información relacionada con su
presencia en la Universidad. El sistema permite acceder simultáneamente y
consultar todos los expedientes asociados a un mismo estudiante, tanto si
son de primer y segundo ciclo, como de doctorado o de estudios propios.
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Gestión de Actas
Se recoge la definición del sistema de convocatorias y de calificacio-
nes de la Universidad, así como la generación y calificación de actas por el
profesor y las secretarías.
Gestión de Tercer Ciclo
Permite y facilita la gestión de preinscripción y matrícula de los doc-
torandos según su programa y atendiendo a las consideraciones legales ofi-
ciales. Facilita el control del expediente del estudiante, así como el registro
de toda la documentación asociada, tratamiento de tribunales y calificación
de tesis doctoral.
Gestión de Estudios Propios
Se ha desarrollado atendiendo a las peculiaridades propias de este ti-
po de estudios (másters, expertos, especialistas) y contempla la definición
del carácter plurianual de las asignaturas, diversidad de opciones en la apli-
cación del cálculo de precios, control económico, tipos de calificaciones,
etc.
Gestión de Estadísticas
Se trata de un módulo complementario y específico, en constante ac-
tualización, que permite la generación de informes y facilita igualmente el
proceso de envío al Consejo de Universidades y otras instituciones (INE,
comunidades autónomas, etc.) Las estadísticas incluidas se completan con
la generación de un gran número de listados.
Gestión de Títulos
Este componente recoge la emisión de recibos y gestión de cobros, la
elaboración de un registro de títulos, creación de lotes, control de envíos y
recepción de disquetes, reenvío de lotes, así como la elaboración de docu-
mentos para los usuarios.
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Generador de informes
Vincula los datos del sistema con los modelos de etiquetas y cartas
cuyo contenido puede ser libremente definido por el usuario. Incluye crite-
rios de selección masiva de destinatarios basada en información de cual-
quier tipo existente en el sistema y la exportación de datos a Word para su
tratamiento posterior.
Especificaciones
La parte de gestión de Universitas XXI - Académico está desarrolla-
da en tecnología ORACLE forms y reports 10gR2.
Las funcionalidades orientadas al estudiante, profesor, tutor y/o
coordinador están en tecnología J2EE y struts, y en ORACLE PORTAL.
Universitas XXI – Recursos humanos
Incluye todos los componentes y funcionalidades referidas a la Ges-
tión de Recursos Humanos, de tal modo que se puede obtener información
importante para la actividad interna de la Universidad. A continuación se
mencionan todos ellos:
- Componentes básicos:
• Plantilla teórica
• Expediente administrativo
• Expediente económico
• Nomina externa
- Componentes de gestión periférica:
• Acceso
• Formación
• Acción social
- Componentes de simulación y proyección:
• Simulación de plantillas
• Presupuestación
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- Componentes para la gestión del módulo:
• Tablas generales
• Gestión del sistema
• Componentes de explotación de datos: Generador de in-
formes
• Herramientas adicionales de explotación web: Portal del
empleado
• Integración con los otros módulos
• Integración con otros sistemas del mercado: integración
con herramientas de control de presencia.
Especificaciones
Se trata de un sistema integrado basado en tecnología Oracle™ en
entorno web. Está implementado con productos de Oracle™ Corporation:
- Gestor de la base de datos: Oracle™ 10.2.0.2.0 (10gR2)
- Servidor de aplicaciones, con Oracle Application Server 10G
La interfaz cliente está desarrollada con Oracle™ Developer y es
operativa en varias plataformas de la familia Microsoft, y siempre que el
runtime esté certificado por Oracle para trabajar en ese sistema operativo.
El servicio de nómina está desarrollado en Pro*C, se recomienda su
instalación en una máquina UNIX y únicamente precisará un compilador C
– ANSI. Se recomienda GNU GCC.
Universitas XXI – Investigación
Es un sistema que aborda el tratamiento de la información relativa a
la actividad investigadora y la producción científico-técnica y artística del
personal investigador. Además, automatiza los procesos esenciales de la
gestión (control de proyectos, tramitación de patentes, gestión de contratos,
alta y difusión de oportunidades de financiación públicas o privadas, regis-
tro de becarios, gestión de grupos de investigación, etc.) y se integra de
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forma natural con el resto de las piezas que componen Universitas XXI así
como con sistemas externos al ERP de OCU.
Viene a atender las necesidades de gestión, información y servicios
de:
- Los investigadores, a los que permite minimizar la burocracia
en la tramitación de sus proyectos y facilitar el mantenimien-
to de su currículum vitae y su generación en formato papel o
electrónico (CVN), así como el acceso cómodo a la informa-
ción sobre distintas oportunidades de financiación de la acti-
vidad investigadora, estado de sus proyectos, grupos de in-
vestigación, etc.
- Las autoridades universitarias, facilitándoles los instrumentos
básicos para la toma de decisiones y el diseño de las políticas
en materia de investigación: el mapa de capacidades científi-
co-técnicas de la Institución, la Memoria de Investigación
anual y todos los ratios e indicadores necesarios
- Los gestores universitarios, a los que proporciona una herra-
mienta práctica que abarca todas las áreas de la gestión de la
investigación: gestión de oportunidades de financiación, se-
guimiento económico-administrativo de proyectos y contra-
tos, comercialización de resultados, etc.
Funcionalidades
Universitas XXI – Investigación consta de los siguientes componen-
tes, relacionados con la gestión integral de los proyectos de investigación:
- Oportunidades de financiación: el sistema permite recopilar,
registrar y difundir todas las oportunidades de financiación
de interés para la Universidad, sean subvenciones, ayudas
públicas o convenios con empresas u organismos. La difu-
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sión de la información registrada se puede llevar a cabo a
través de diferentes medios y de manera automática a través
del portal o vía correo electrónico utilizando listas de distri-
bución que el sistema genera automáticamente a través de
distintos parámetros de agrupación (áreas de conocimiento,
clasificación científico-técnica…) enviando así la informa-
ción de una manera precisa a los investigadores que puedan
estar interesados
- Gestión de proyectos: este componente facilita el seguimien-
to y control de los proyectos (financiable, financiado, ingre-
sos y gastos, por concepto y periodo) mediante plantillas per-
sonalizadas para cada organismo financiador y tipo de activi-
dad, así como la definición de reglas económicas de actua-
ción de un proyecto (control de saldo, crédito por periodo,
cálculo automático de costes indirectos, etc.) La Universidad
puede generar automáticamente las retenciones, registrar las
justificaciones para la entidad financiadora, generar y asociar
las becas y/o contratos a un proyecto y volcar la información
al curriculum del investigador
- Gestión de clientes: se recoge la información de empresas,
entidades o cualquier organismo que ya ha trabajado o está
trabajando con la Universidad o que, por sus características,
pudieran ser de interés para futuras colaboraciones
- Gestión de personal: facilita la captura de información deta-
llada de los becarios y del personal contratado con cargo a
proyectos de investigación, gestionar su trayectoria dentro de
la Universidad y realizar un seguimiento de su situación (tipo
de beca o contrato, duración, renovaciones o modificaciones,
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importes a recibir, entidad financiadora, etc.) El sistema,
además de registrar la información de carácter personal y
administrativa del becario o contratado, permite imputar los
costes al proyecto de investigación correspondiente y generar
los informes correspondientes
- Comercialización: se facilita el registro y control de los resul-
tados de investigación susceptibles de ser transferidos y ex-
plotados. Se contemplan todas las fases de la tramitación (re-
cogida de información interna y externa, toma de decisión
sobre la conveniencia de iniciar el proceso, solicitud del títu-
lo de propiedad e inventario de resultados)
Relacionados con la actividad científica de la Institución:
- Información de la actividad investigadora: en este componen-
te se recoge toda la información referente a la actividad in-
vestigadora y la producción científica de la Universidad para
su posterior difusión
- Evaluación de la producción científica: se incluye la posibili-
dad de realizar la evaluación de la actividad científica en la
institución (valoración de las publicaciones según la revista y
su factor de impacto, proyectos, financiación, dirección de
tesis, estancias, congresos, etc.) en función de los criterios y
con la puntuación que se establezca. Los resultados obtenidos
pueden exportarse para un tratamiento posterior y se cuenta
con gran cantidad de consultas, gráficos, indicadores y cua-
dros de mando que facilitan la fotografía de la investigación
en la Universidad. Este componente nace de la colaboración
con el grupo de investigación Evaluación de la Ciencia y de
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la Comunicación Científica (EC3) de la Universidad de Gra-
nada
Especificaciones
El sistema se ha desarrollado bajo una arquitectura Web en tres capas
que facilita el acceso a la misma de los usuarios sin afectar al trabajo diario
de los gestores. La arquitectura elegida, J2EE, se considera como estándar
actualmente en este tipo de desarrollos de aplicaciones empresariales de
gestión en entorno Web.
Como gestor de base de datos se ha optado por Oracle 10gR2 por la
robustez y rendimiento que este gestor ofrece, así como por su posibilidad
de trabajar en múltiples plataformas. Por tanto, el sistema operativo del
servidor podrá ser cualquiera que se encuentre disponible para este gestor.
OOTTRRAASS SSOOLL UUCCII OONNEESS DDEE FFUUEERRAA DDEE EESSPPAAÑÑAA
En el mercado internacional existen proveedores de soluciones ERP
con sistemas sofisticados de costes (generalmente ABC) como:
- El módulo SAP – CO – OM – ABC de Costes Basados en
Actividades que se está implementando en soluciones Cam-
pus-SAP
- Acornsys: Comercializa soluciones de análisis basados en
Time Driven ABC22
- SAS: Desarrolla una aplicación analítica de ABM que se ha
implementado en alguna universidad norteamericana23
- Oracle Hyperion: Una suite de aplicaciones en la que se pre-
senta una orientada al sector público24
22 http://www.acornsys.com/education.aspx
23 http://www.sas.com/solutions/abm/
24http://www.oracle.com/us/solutions/ent-performance-bi/public-sector-planning-budgetting-
065895.html
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- Accenture: En colaboración con SAS están desarrollando un
software analítico a través de la organización virtual SAS
Accenture Analytics Group