la gestión y dirección de proyectos

Madrid, 31 de Enero de 2013

La Gestin y Direccin de Proyectos

Entidad Pblica Empresarial Red.es

Miguel Angel Fernndez

Red.es es la entidad pblica empresarial adscrita al Ministerio de Industria, Energa y Turismo encargada de impulsar el desarrollo de la Sociedad de la Informacin en Espaa y ejecutar proyectos de acuerdo a las prioridades estratgicas de la Secretara de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Informacin (SETSI)

Trabajamos en estrecha relacin con Comunidades Autnomas, Diputaciones, Entidades Locales y el sector privado en materia TIC.

Entre las entidades participadas de red.es, se encuentran principalmente Inteco, Cenatic, Fundetec y Confianza Online

Presentacin Red.es

Acercamiento de la Sociedad de la Informacin

a todos los ciudadanos

Acercamiento de la Sociedad de la Informacin

a todos los ciudadanos

Asesoramiento a la AGE en el mbito de las Telecomunicaciones y la SI Asesoramiento a la AGE en el mbito de las Telecomunicaciones y la SI

Gestin de nombres de dominios de Internet bajo el cdigo .esGestin de nombres de dominios de Internet bajo el cdigo .es

Observatorio de las Telecomunicaciones y la Sociedad de la InformacinObservatorio de las Telecomunicaciones y la Sociedad de la Informacin

Apoyo a la implantacin de la Administracin ElectrnicaApoyo a la implantacin de la Administracin Electrnica

Gestin de programas de fomento y desarrollo de la SIGestin de programas de fomento y desarrollo de la SI

Red de comunicaciones para la comunidad cientfica y acadmica: Red IRISRed de comunicaciones para la comunidad cientfica y acadmica: Red IRIS

Presentacin Red.es

Red.es Nuestras funciones

Tras 10 aos de existencia, nueva estrategia dirigida a:

-La prestacin de servicios compartidos de administracin electrnica

-Desarrollo de Programas de Servicios Pblicos electrnicos, como Agencia Digital de la Administracin General del Estado.

Red.es, nueva orientacin

Generacin de empleo y fomento del emprendimiento

Aumento de la productividad y de la competitividad en las empresas

Ahorro y eficiencia en el gasto pblico

Red.es, nueva orientacin

Definiciones del concepto de proyecto

RAE: Planta y disposicin que se forma para la realizacin de un tratado,

o para la ejecucin de algo de importancia; Designio o pensamiento de

ejecutar algo; Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para

dar idea de cmo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura

o de ingeniera; Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace

a veces como prueba antes de darle la forma definitiva

Cleland y King (1975): el proyecto es una combinacin de recursos

humanos y materiales, reunidos temporalmente en una organizacin para

conseguir un propsito determinado.

Project Management Institute (PMI): Un proyecto es un esfuerzo

temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado

nico.

Gestin de proyectos: Principales conceptos

Temporal Unicidad

Es una iniciativa temporal con un comienzo y un fin, lo cual no presupone que sea de corta duracin.

Ocurre una sola vez, limitado en el tiempo.

Cada proyecto tiene unos objetivos concretos y unos entregables determinados.

Comprende acciones no repetitivas y heterogneas.

Dos conceptos claves


Portfolio o cartera de proyectos: grupo de proyectos de inters para una organizacin.

Programa de proyectos: grupo de proyectos que se dirigen de manera coordinada por que comparten objetivos, riesgos, etc

El anteproyecto: fase previa de un proyecto, relacionada con la obtencin de la aprobacin para gestionar el proyecto.

Entregables: cada uno de los resultados importantes del proyecto.

El tringulo del proyecto: relacin entre coste, plazo y alcance, normalmente estas suelen ser las variables claves del proyecto y si se modifica alguna de ellas, implicar modificaciones en el resto.


En todo proyecto, es fundamental que exista una Direccin del proyectocomo tal para aplicar todas las tcnicas, herramientas y habilidades para alcanzar eficientemente los objetivos propuestos.

Normalmente esta tarea recae en la figura del Director del proyecto: persona que ha de integrar los esfuerzos internos y externos de la

organizacin, para enfocarlos hacia la realizacin con xito del

proyecto.

El Director de proyectos, puede realizar labores tanto de direccin como de gestin. En proyectos de pequea envergadura, estar encargado de ambas funciones, mientras que en los proyectos de mayor alcance, las labores de gestin de proyectos pueden estar repartidas o bien desplegadas en un segundo nivel jerrquico.


Caractersticas de un buen director de proyectos

Debe de ser un buen lder.

Debe de ser un buen comunicador.

Tener ciertas habilidades para poder manejar situaciones difciles, comprometidas y poder encontrar soluciones.

Construccin y manejo de equipos.

Debe de poseer ciertas habilidades tcnicas.

Creativo.

Motivador.

Flexible.

Y un gran facilitador


Preguntas que hay que hacerse cuando asumimos un proyecto

Estn claras las instrucciones que tengo?

Que resultado se esperan y que expectativas tengo?

Por que se requiere?

Quien hace que?

Cuando se terminar y por que?

Cual es mi papel?

Con que presupuesto cuento?

Que es ms importante el tiempo o el coste?


Ciclo de vida: conjunto de fases o hitos que forman un proyecto

Por qu es importante dividir nuestro proyecto en hitos o fases?

Nos facilitar conocer el grado de avance del proyecto.

Reducir el nivel de incertidumbre.

y por lo tanto, nos permitir tener un mayor control del proyecto.

Cada fase o hito se debe de caracterizar por la finalizacin o entrega de un producto o servicio tangible.

No existe una manera nica ni estndar para definir el ciclo de vida ideal de un proyecto.

Algunas empresas utilizan un ciclo de vida nico y otras lo modifican segn el proyecto.


Ciclo de vida de Proyecto propuesto por el PMI


Ciclo de vida de Proyecto estndar

Definicin objetivos

Planificacin Ejecucin Cierre Evaluacin

Esfuerzo

Tiempo del proyecto


Procesos = Fases del proyecto

Concepto de proceso: conjunto de actividades o trmites interrelacionadas entre s, que se llevan a cabo con un determinado fin

Para gestionar adecuadamente un proyecto y alcanzar los objetivos propuestos se deben de seleccionar los procesos apropiados.


No son estancos, pueden interactuar unos con otros.

Deben servir como modelos para adaptarlos a la idiosincrasia particular de cada proyecto.

El director de proyectos debe ser el encargado de decidir cuales deben ser utilizados en cada momento.

Podemos encontrarnos ciclos de vida con muchas fases o hitos de proyectos, en las cuales, se repetirn por norma general, todos los procesos por cada una de las fases o por el contrario, fases donde no se apliquen todos los procesos.


Project Management Institute (PMI)

Asociacin profesional sin nimo lucro creada en Estados unidos, concretamente en Pennsylvania (Newton Square) (Filadelfia).

Entre sus principales funciones estn las de formular estndares profesionales, promover la gestin de proyectos y realizar programas de certificacin.

El PMI fue fundado en 1969, por cinco personas, durante la dcada de los 70, se realiz el primer captulo para gestionar proyectos y para finales de esa dcada ya bordeaban los 2000 socios.

En los 80, comenzaron a realizar las primeras evaluaciones para la certificacin del Project management profesional (PMP).

En los aos 90 se public la primera gua para la gestin de proyectos, conocida como PMBOK.

Actualmente tiene ms de 200.000 afiliados en ms de 150 pases.


La gua del PMBOK ahora mismo se encuentra en su quinta edicin, contiene una descripcin general de los fundamentos de la gestin de proyectos que se pueden entender como buenas prcticas.

Actualmente el PMBOK es el nico estndar ANSI para la gestin de proyectos, reconocido internacionalmente.

En lo que respecta a las Certificaciones, el PMI, tiene instauradas dos tipos para los profesionales que se dedican a la gestin de proyectos, estas son el PMP (Project Management Profesional) y el CAPM (Certified associated in Project Management-asociado como gestin de proyectos).

www.pmi.org


Requisitos y trmites para obtener la certificacin

Respecto a la certificacin PMP:

Las personas con titulacin universitaria, deben de probar una experiencia superior a 4.500 horas durante los ltimos 3 aos, as como tener justificadas 35 horas de formacin.

Las personas sin titulacin universitaria deben de probar 7.500 horas de experiencia durante los ltimos 5 aos y tambin 35 horas de formacin.

Respecto a la certificacin CAPM:

Mnimo de 1.500 horas en gestin de proyectos durante los dos ltimos aos (para los titulados) y 2.500 horas en gestin de proyectos durante los 3 ltimos aos para los nos titulados.

Para ambos casos, se requieren tambin, haber recibido como mnimo 23 horas de formacin en la materia.


Requisitos y trmites para obtener la certificacin

Los trmites a seguir consisten en:

Envo al PMI, de nuestra solicitud.

Revisin por su parte, y su posterior aprobacin.

Presentacin al examen oficial. Este examen se compone de 200 preguntas tipo test y que deberemos de contestar en 4 horas. Obtendremos la certificacin si nuestro porcentaje de aciertos llega al 68 %.

En el caso de la certificacin CAPM, el examen es menos arduo, puesto que se compone de 150 preguntas, tambin tipo test.

El examen es revisado anualmente para asegurar que cumple con las especificaciones y que cada respuesta hace referencia a una fuente autorizada.


Datos relevantes respecto a la certificacin

Para mantener la certificacin hay que aportar anualmente, un nmero determinado de horas en actividades relacionadas con la gestin de proyectos que pueden ser evidencias de experiencia profesional, publicaciones realizadas, cursos realizados, etc

Actualmente hay en el mundo en torno a 65.000 personas con la certificacin PMP.

En Espaa todava la cifra es baja por lo que los profesionales que poseen dicha certificacin, son muy valorados por las organizaciones especializadas en este mbito.

Por ltimo resaltar que este esquema de certificacin naci en el ao 1984 y en el ao 1999 obtuvo la Certificacin ISO 9001.


La gestin de la calidad, se complementa con la gestin de proyectos, ya que ambas disciplinas, reconocen la importancia de:

La satisfaccin del cliente.

La prevencin antes que la inspeccin.

La responsabilidad de la direccin.

La mejora continua.

La Gestin de la Calidad en el Proyecto

La norma ISO 10006:2003 es de Gestin de Calidad de Proyectos (que no

Gestin de Proyectos de Calidad).

Esta norma es una especie de gua sobre la aplicacin de la gestin de calidad

en proyectos.

Se aplica a proyectos de diversa complejidad, grandes o pequeos, de larga o

corta duracin, en entornos diversos, sin que importe el tipo de producto o de

proceso sobre el que se aplica.

Dada su naturaleza de gua, la ISO 10006:2003 no est pensada para

certificaciones.

Ofrece buenas prcticas sobre todos aquellos elementos y conceptos que

tienen una incidencia en la calidad de la gestin de proyectos.


Esta norma se rige por los mismos ocho principios de la gestin de la calidad y esta dividida en cuatro grandes bloques:

Responsabilidad de la direccin: donde se resalta la importancia de la involucracin de la direccin y del director del proyecto.

Gestin de los recursos: donde se dan las pautas para planificar, estimar, programar, y asignar los recursos ms importantes.

Realizacin del producto: se dan las pautas para iniciar y desarrollar el plan de proyecto, todos los procesos relacionadoscon el alcance, con el coste, con el tiempo, con la comunicacin, con el riesgo y con las compras.

Medicin, anlisis y mejora: Incluye los procesos de mejora contina de cara a nuestros clientes y de cara a la propia organizacin del proyecto.


Recientemente se ha publicado la norma UNE 66916 (equivalente, traducida al castellano de la ISO 10006)


Planificacin de la calidad: Identificacin de la normativa de calidad

aplicable al proyecto y su modo de cumplirla. As como el cumplimiento de

las expectativas o requerimientos de clientes y partes interesadas. Por lo

general, el resultado de este proceso es el Plan de Calidad.

Aseguramiento de la Calidad: evaluacin peridica del desarrollo del

proyecto para asegurar que a lo largo del mismo se cumple con la normativa

de calidad aplicable.

Control de la Calidad: seguimiento de los resultados especficos obtenidos

en el proyecto para determinar si cumplen con la normativa de calidad

aplicable y la posible identificacin de vas para la eliminacin de las causas

que producen resultados insatisfactorios.


Los Procesos en la Gestin de la Calidad del proyecto

Cmo terminan los Proyectos?

16% Terminan con xito 32% Slo con xito parcial 52% Fallan

Fuente: Standish Group

PREGUNTAS:

1. Cuales son las causas ms comunes de esta situacin?2. Que se puede hacer?

La Oficina Tcnica de Proyectos

Cules son nuestros problemas ms comunes?

Seguramente son los mismos para todos:

Los Requisitos estn incompletos.

Los usuarios y responsables de proyectos no se involucran.

Falta de recursos.

Cambio de requisitos o especificaciones de forma constante.

No se definen claramente los objetivos.

La organizacin no apoya el proyecto

Hay proyectos que pierden vigencia con el paso del tiempo.

Falta de capacitacin del equipo de proyecto.


No hay software auxiliar de la gestin de proyectos.

No se analizan los riesgos del proyecto.

El personal no est motivado.

Las desviaciones se detectan muy tarde.

No se gestiona la relacin con proveedores.

No se hace gestin del conocimiento.

No se dispone de documentacin estandarizada.

En definitiva: No comprender la complejidad de la

Direccin y Gestin de proyectos



PROBLEMAS XITO

LA SOLUCIN LA PODEMOS ENCONTRAR EN LA IMPLANTACIN DE UNA METODOLOGA DE

PROYECTOS, SOPORTADA POR UNA OTP

Implantacin de la OTP

1. Creacin de un rea especfica para liderar el proyecto de implantacin

de la OTP.

2. Adquisicin de un equipo de trabajo externo como apoyo, experto en

metodologas de implantacin de gestin de proyectos.

3. Adquisicin de la Herramienta de Gestin de proyectos asegurndonos

que cubriera todas nuestras necesidades.

4. Puesta en marcha de la OTP.


Implantar la metodologa de gestin de proyectos, garantizando la

uniformidad y el rigor en la ejecucin de los proyectos de la entidad,

Prestar un servicio de soporte a aquellas unidades de la organizacin que

tengan proyectos que ejecutar, abarcando la gestin completa del ciclo de

vida.

Realizar el seguimiento de hitos y entregas conforme a la planificacin,

controlando costes, plazos y alcance previsto.

Centralizar la informacin de proyectos, estableciendo los indicadores

pertinentes y manteniendo en tiempo real un cuadro de mando para el

control de los proyectos.

Cules eran nuestros objetivos?


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Principales Funciones I

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EXCELENCIAEXCELENCIA

GESTIGESTIN DE RIESGOSN DE RIESGOS

EFICIENCIA OPERATIVAEFICIENCIA OPERATIVA

OFICINAOFICINA

TTCNICACNICA

SeguimientoSeguimiento

MetodologMetodologaa

SoporteSoporte

Aseguramientodel Alcance

Aseguramientode los Costes

Aseguramientode la Planificacin

Gestin del CambioMetodolgico

Gestin delConocimiento

Contratacin Herramienta TICAyuda en todo el

Ciclo de Vida


Planificador Gestin de costes

Cuadro de mando Flujos de trabajo


Establecimiento de una metodologa homognea para la gestin de proyectos.

Creacin de un entorno TIC de generacin de la informacin centralizado.

Cumplimiento de los hitos y objetivos del proyectos asegurndonos el correcto

alcance de los mismos.

Facturar y gestionar los costes a tiempo.

Y todo ello con la calidad esperada de producto y de proceso.

Beneficios conseguidos


Nada detiene la automatizacin

Grandes verdades sobre la Gestin de Proyectos

No hay que dar plazos de entrega demasiado cortos

La fecha de entrega ha de ser respetada!


Hay que estar pendiente del mercado


No todas las pruebas y experimentos salen bien


Lo que es bueno para un cliente no es necesariamente bueno para otro


Hay que buscar soluciones eficaces

Traduccin: Ya he tomado mi bao mam!

- Bien. Has sido muy rpido


Adaptar los tiles y herramientas a situaciones variadas


Muchas gracias

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