la gestión de la información en la administración pública de la ciudad: difusión y acceso a...

La gestión de la información La gestión de la información en la administración pública en la administración pública de la ciudad: de la ciudad: Difusión y acceso a los Difusión y acceso a los estudios técnicos en función del desarrollo de estudios técnicos en función del desarrollo de Bogotá, Colombia. Bogotá, Colombia.

Wilson E. Colmenares MorenoWilson E. Colmenares MorenoCorreo electrónico: [email protected]

Página Web Personal: http://sites.google.com/site/wilsofo/

Estudiante de IX semestre deSistemas de Información y Documentación

Universidad de la Salle

Intervención Suramericana de bibliotecología 2011Universidade Federal Do Ceará Campus Cariri

Juazeiro do Norte - Ceará, Brasil

Conferencista:Conferencista:

16 de marzo de 2011

El objetivo de ésta presentación es el de evidenciar la importancia de la información pública de índole académico producida por las entidades públicas de Bogotá, en los procesos de investigación, desarrollo social e innovación (I+D+I) urbana y la importancia de una adecuada legislación y de un método que garantice su eficiente gestión, acceso, difusión y consulta.

Intervención Suramericana de bibliotecología 2011Universidade Federal Do Ceará Campus Cariri 16 de marzo de 2011

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Las presentes indagaciones nacen de los hallazgos encontrados en el estudio de planificación y organización del Centro de Documentación en Políticas Públicas del Distrito Capital, desarrollado por el Instituto de Estudios Urbanos de la Universidad Nacional de Colombia, y del seguimiento documental de algunas investigaciones que se han adelantado a nivel colombiano y en países como México, España y la Unión Europea sobre la gestión y acceso a la información pública.


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La Información de las entidades públicas de Bogotá

Las entidades públicas desde sus inicios han

compilado, gestionado y producido información

de todo tipo y en diferentes soportes.

Respaldar y dar constancia de sus

funciones administrativas.

Para

Poca producción de información pública y pasivo tratamiento

Desmesurada creación y preocupación por su adecuada gestión

a una


Pasando de una

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Para el caso colombiano, Bogotá es su Distrito Capital, centro administrativo y político, en los últimos años se ha proyectado como un gran centro metropolitano de la región, que concentra alta población y gran cantidad de servicios:

SALUD

EDUCACIÓN

CULTURA

COMUNICACIONES

FINANZAS

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA


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Producción de información relacionada con las políticas públicas de

Bogotá D.C., sobre todo, la de información técnica de contenido académico

especializada en los temas de ciudad.

>

Producida por:Universidades, institutos de

investigación, observatorios y organizaciones privadas.

Premio León de Oro en la Bienal de Venecia como “Mejor ciudad del mundo en el 2006”

16 de marzo de 2011

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Muñoz Cañabate[1] opina que la información del sector público, desde una perspectiva general, es toda aquella información que sirve al ciudadano; desde ésta mirada se puede decir que es la información producida en virtud a las funciones y servicios ejercidos por las Administración Pública, derivada de los flujos informativos que se originan entre la Administración y los administrados. A diferencia de la información científica y técnica, cuyos límites vienen marcados por sus propios usuarios, especialistas en cada área de conocimiento (…).

[1] MUÑOZ CAÑABATE, Antonio. Una aproximación a la información del sector público: la información de las administraciones públicas. En: Revista general de información y documentación. Vol. 11, No. 1 (2001); p. 35.


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En las entidades públicas se gestionan dos tipos de información:

Información Pública Administrativa de Índole

Archivístico

Información Pública de Valor Académico y de Índole

Bibliotecológico

Es toda aquella información grabada en un soporte documental, físico o digital, recibida, gestionada y producida por las entidades públicas oficiales en el ejercicio de sus funciones administrativas, financieras, contables, judiciales o informativas; y que son del interés de todos los ciudadanos.

Acuerdos, circulares, contratos, convenios, correspondencia, decretos, informes,

estadísticas, peticiones, expedientes, leyes, manuales, memorandos, reglamentos etc.

Es toda aquella información que posee valor académico, técnico, científico o cultural. Información que es recibida, gestionada y producida por las entidades públicas, grabada en un soporte documental, físico o digital; y del interés de expertos, investigadores o especialistas en los temas técnicos relacionados con políticas públicas. Informes técnicos de investigación, información

estadística, planes de gobierno etc.

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Las entidades públicas de Bogotá se han visto en la necesidad de celebrar contratos de investigación, consultorías, estudios técnicos, asesorías, interventorías o asistencias técnicas con las instituciones que investigan y producen información especializada, bajo la necesidad de apoyar sus procesos administrativos y de toma de decisión en conceptos técnicos o para desarrollar proyectos en los cuales necesitan del conocimiento de especialistas en temas urbanos.

La materialización de ese tipo de conocimiento se ve reflejada en los informes técnicos de invstigación

Literatura gris o documentos de trabajo


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Una característica particular de éste tipo de información de local y especializada es su producción, publicación y distribución atípica. Veamos:

Depende de grupos muy pequeños y dispersos de investigadores y expertos.

En formatos no convencionales, (literatura gris o documentos de trabajo) que en muy pocos casos

salen a la luz pública o llegan ha ser publicados en formato libro (Pocos

ejemplares)

Canales no convencionales de

distribución

Soportes físicos

Soportes digitales


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Parafraseando a M. E., Long[1] podemos decir que las entidades públicas de Bogotá, en sus procesos de toma de decisión y evaluación deben emplear la ciencia y la lógica para la búsqueda de sus propósitos. Así, de igual manera el político o administrador público necesita del conocimiento académico para mejorar sus competencias al momento de tomar mejores decisiones, logrando reducir la probabilidad de error que se puede dar según sus creencias y conducta humana.

[1] M.E., Long. Public policy and administration: the goals of rationality and responsibility. En: Public Administration Review. Vol. 14, No. 1. (1954); p. 22.

“La ciudad debe ser pensada y planeada, para lo cual necesita de relevantes y exhaustivas fuentes de

información académica”


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Reciben, gestionan y producen información de manera independiente para

más tarde ser puesta en circulación entre los distintos

canales y flujos de información

Altos Flujos de Información

“Islas informacionales”La falta de integración de la información hace que exista una redundancia de la

misma, generando duplicidad en su procesamiento, producción y

almacenamiento en distintas partes de la Administración


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Garantizar un acceso real a la información de la Administración Pública implica desarrollar una robusta reglamentación que se vea materializada en leyes, decretos, resoluciones y acuerdos que le den bases sólidas a la iniciativa. Al respecto en los últimos años han ido apareciendo en diferentes países iniciativas de orden legislativo que buscan dar respuesta a esta obligación de la Administración Pública y derecho de los ciudadanos.

España 1992

1. Plan de Modernización de la Administración General del Estado

2. Libro Blanco para la Mejora de los Servicios Públicos (2000)

3. Cámaras de Comercio

México y su Estado de Sinaloa 2001

1. Ley de Acceso a la Información Pública

2. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.


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Unión Europea

1. Libro Verde Sobre la Información en el Sector Público en la Sociedad de la Información

“Éste libro destaca que uno de los problemas más significativos del acceso a la información pública no radica en la falta de producción de la misma, sino que el problema fundamental estriba en la falta de una eficiente accesibilidad a la

información pública ya existente en las administraciones”

La Unión Europea descubre que:“Determinada información que hasta el momento había estado en poder de

determinados órganos de las Administraciones Estatales como la información de patentes ha sido puesta a disposición pública al observar que su gratuidad

ahorra innumerables gastos a las Administraciones Públicas. Tal es así que la Oficina Europea de Patentes ha calculado que más de 18.000 millones de

euros se gastan al año en investigaciones que ya se han realizado[1].”

[1] MUÑOZ CAÑABATE, Antonio. Una aproximación a la información del sector público: la información de las administraciones públicas. En: Revista general de información y documentación. Vol. 11, No. 1 (2001); p. 40.


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Frente a este complejo problema se ve enfrentada la Administración Pública de Bogotá, debido a que en la actualidad, se realizan constantemente contratos de investigación o consultorías con organizaciones externas, contratos que en la mayoría de los casos ya han sido ejecutados por Administraciones pasadas o desarrollos por otras entidades públicas que ejercen funciones similares,

acarreándole a la ciudad gastos presupuestales innecesarios.

En Colombia, algunas de las iniciativas en materia de gestión y acceso a la información pública son:

1. Año 2000, documento CONPES 3072 bajo el título de Agenda de conectividad

2. Circular sobre “Políticas y estándares para publicar información del Estado en Internet[1]”

3. Decreto 173 del 4 de junio de 2004, "Por el cual se establecen normas para la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en el Distrito Capital"

4. Decreto 514 del 20 de diciembre de 2006[1], "Por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA)


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Aunque se hayan implementado a nivel Nacional y Distrital éste tipo de normativas, el país y más aún para el caso del presente estudio Bogotá carece de una

reglamentación y política pública sólida que garantice una adecuada gestión y acceso a la información pública, ya que la legislación actual tiene escasa incidencia

en los procesos informacionales de la Administración Distrital, sobre todo si nos referimos a la información de índole académico y demás información

relacionada con las políticas públicas de la ciudad.

Una reglamentación y política pública le proporcionarían:

objetivos, alcances, estrategias, programas, proyectos y metas a corto, mediano y largo plazo, además, le permitiría establecer las

normas generales para lograr alcanzar una regulación sistemática en la producción, publicación, conservación, acceso, difusión y consulta de

toda la información y sobre todo bajo principios bibliotecológicos.


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Desconocimiento de sus estudios e investigaciones

Duplicidad de contratos de investigación sobre temas ya investigados

Discontinuidad en sus estudios e investigaciones

Pérdida y eliminación de sus estudios e investigaciones

Contratos de investigación desarrollados sin fuentes documentales relevantes y actualizadas.

Incremento en los tiempos de investigación

La inapropiada concepción y poco reconocimiento del valor académico de la información pública por parte de los Gobiernos Distritales e incluso hasta de los mismo investigadores y expertos que producen la información, contemplándola únicamente como información administrativa de soporte financiero, sin reconocer su valor secundario (valor académico y científico), hacen de éste su principal problema. Debido a su inadecuada concepción, éste tipo de información es conservada en unidades de información de características archivísticas, impidiendo su adecuada centralización, acceso, difusión y consulta, causando a la ciudad:


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Otros problemas: Falta de una:

Arquitectura, normalización y estandarización de la información

En definitiva es importante precisar que los tres grandes problemas que más afectan de forma mediata la gestión de éste tipo de información es

la carencia de una legislación, un método y una inversión económica seria y constante que garanticen la adecuada gestión,

acceso y consulta real de la información pública de Bogotá.

Aquí cabe preguntarse:

¿Cómo hasta ahora han hecho las Administraciones Públicas de Bogotá para tomar decisiones eficaces y eficientes sin contar con un adecuado acceso y consulta a todos los estudios técnicos y demás información de contenido

académico relacionado con las políticas públicas de la ciudad?


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Para el entramado del “ecosistema informativo público”, es difícil formular soluciones definitivas, debido a la gran diversidad de problemas y a la poca investigación desarrollada en la materia. No obstante, a continuación se propone como una de las salidas conformar proyectos de investigación desde la óptica de la ciencia de la información y la documentación que contribuyan a mejorar la compresión que tiene el Estado sobre el papel que cumple la información académica en el desarrollo de la ciudad. Algunos de los temas y aspectos que se podrían tener presentes para su correcta formulación serían los siguientes:

Diseñar una arquitectura de información que cubra todas la entidades públicas de la ciudad.Desarrollar sistemas de información que apoyen la toma de decisiones (SAD)Diseñar y crear un sistema de información robusto que apoye de manera eficaz y eficiente los procesos de investigación urbana, que le otorgue un nivel superior a éste tipo de investigacionesDiversificar los servicios y productos de información especializaEstandarizar las metodologías de publicación y gestión de la información técnicaVer la Internet como una variable importante ya que es un nuevo canal que ofrece más dinamismo a la política informativa de las entidades públicas y privadas


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La ciudad necesita comenzar a pensar en trazar un conjunto de lineamientos que orienten una reglamentación y política pública entorno a la gestión, acceso y difusión de la información técnica y demás información de contenido académico

relacionada con las políticas públicas de la ciudad, que facilite los procesos informativos y los lleve a un más alto nivel de investigación, desarrollo e innovación

(I+D+I). Lineamientos que deben ser formulados por el ente más alto de la Administración de la ciudad con el fin de garantizar su continuidad y cobertura.

Apoyado por un grupo interdisciplinario de expertos en el tratamiento de la información, entre los cuales los profesionales de la información y la documentación

deberán jugar un papel muy importante .

La gestión adecuada de la información técnica exige un permanente ejercicio de planeación que permita disponer, programar y articular esfuerzos más

estrechos entre la Administración Pública de la ciudad, universidades, agentes privados y demás investigadores de los temas de ciudad.


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Con todo lo anterior y ante tal desafío, se vislumbra un largo camino por recorrer, con muchos

obstáculos y muchos problemas y preguntas que surgirán en ocasiones sin respuesta:

“Porqué para cada solución y sobre todo en materia informacional siempre hay muchas preguntas y muchos problemas por resolver, afortunadamente”

Muchas Gracias


Wilson E. Colmenares Moreno, 2011Wilson E. Colmenares Moreno, 2011Correo electrónico: [email protected]

Sitio web Personal: http://sites.google.com/site/wilsofo/

Intervención Suramericana de bibliotecología 2011Universidade Federal Do Ceará Campus Cariri

Juazeiro do Norte - Ceará, Brasil

16 de marzo de 2011

Conferencia transmitida vía Skype

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CCBY 2.5 Colombia http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/

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