la empresa pÚblica municipal de vivienda de loja vivem …

GAD MUNICIPAL DE LOJA

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LA EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE VIVIENDA DE LOJA VIVEM E-P

CONSIDERANDO

Que en el Suplemento del Registro Oficial Nº 48 del 16 de octubre de 2009, se publicó

la Ley Orgánica de Empresas Públicas, cuyas disposiciones regulan la constitución,

organización, funcionamiento, fusión, escisión y liquidación de las empresas públicas

que no pertenezcan al sector financiero y que actúen en el ámbito internacional,

nacional, regional, provincial o local; así como el establecimiento de los mecanismos de

control económico, administrativo, financiero y de gestión que se ejercerán sobre ellas,

de acuerdo a lo dispuesto por la Constitución de la República.

Que mediante Ordenanza Nº 21-2011 de 4 de agosto de 2011, el Concejo del Gobierno

Autónomo Descentralizado Municipal de Loja, crea la Empresa Pública Municipal de

Vivienda de Loja VIVEM EP.

Que el artículo 147 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y

Descentralización, establece que el Estado en todos los niveles de gobierno garantizará

el derecho a un hábitat seguro y saludable y una vivienda adecuada y digna, con

independencia de la situación social y económica de las familias y personas.

Que el artículo 9, numeral 7 de la Ley Orgánica de Empresa Públicas, establece como

atribución del Directorio de la Empresa aprobar el Orgánico Funcional de la empresa,

en base a la propuesta presentada por el Gerente General.

Que las funciones de la Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja se rigen en, la

Ley Orgánica de Empresas Públicas, Código Orgánico de Planificación y Finanzas

Públicas, LOSEP, Código Tributario, Ordenanzas, Reglamentos y demás normativas

aplicables que norman el funcionamiento de las empresas públicas.

Que la Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja, ha asumido el reto en

propiciar el desarrollo social. Para lograr este objetivo en primer término debe ajustar su

organización administrativa interna, para lo cual, es necesario construir la Estructura

Orgánica Funcional de la Empresa, la cual se consolida en el presente documento.

Que la estructura abre la posibilidad de organizar el trabajo en la Empresa para enfrentar

aspectos en el orden administrativo, económico, social, humano y material que requiere

la ciudad de Loja, con lo cual el esfuerzo y trabajo en equipo de todas las jefaturas

tendrán una meta común.

En uso de las atribuciones que le confiere la Ordenanza Nº 21-2011 de creación de la

Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja.

EXPIDE:

El presente “MANUAL ORGANICO FUNCIONAL DE LA EMPRESA PÚBLICA

MUNICIPAL DE VIVIENDA DE LOJA VIVEM-EP”.


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TITULO I

Art. 1.- DE LA NATURALEZA Y FINES.- La Empresa Pública Municipal de

Vivienda de Loja VIVEM EP, es una entidad con personería jurídica de derecho

público, con patrimonio propio, dotada de autonomía presupuestaria, financiera,

económica, administrativa y de gestión, que opera sobre bases comerciales y cuyo

objetivo es la prestación de un servicio público para facilitar la construcción de

soluciones habitaciones de carácter social y sus servicios complementarios, conexos y

afines que pudieren ser considerados de interés colectivo, que se prestarán en base a

los principios eficiencia, accesibilidad, calidad, responsabilidad, continuidad, seguridad

y precios equitativos.

Art. 2.- PRINCIPIOS Y VALORES

EFICIENCIA: Hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos

EFICACIA: Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles

ACCESIBILIDAD: Supone un derecho que otorga a un individuo la posibilidad

concreta y real de entrar a un proyecto de vivienda.

CALIDAD: Conjunto de características de una entidad que le confiere la aptitud para

satisfacer las necesidades establecidas y las implícitas.

SEGURIDAD: Confianza basada en los conocimientos

TRANSPARENCIA: Procesos claros y transparentes, rendición de cuentas y control

ENTREGA: Amor a la empresa y a la ciudad, no sujetos a horarios, desprendimientos

para realizar el trabajo sin egoísmos.

RESPONSABILIDAD: Cumplir con los compromisos, planificación institucional,

planes y programas, a todo nivel.

AGILIDAD: Diligencia en los trámites y servicios.

CAPACIDAD: Servicio a la institución y ciudadanía, prestar servicios de calidad y

promover el desarrollo social de la comunidad.

SOLIDARIDAD: Trabajo en equipo para cumplir con los proyectos sociales

LEALTAD: Prudencia en los procesos, coherencia en lo personal e institucional.

ETICA: Profesional y de procedimientos.

RESPONSABILIDAD: Planificación estratégica institucional.


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DIRECTORIO

IMAGEN: Institución eficiente para que la gente vea y aprecie los cambios

institucionales.

TITULO II.- ESTRUCTURA ORGÁNICA

NIVEL DIRECTIVO

NIVEL EJECUTIVO

NIVEL ASESOR

NIVEL DE APOYO

NIVEL OPERATIVO

VISION

Líderes en la ejecución de programas habitacionales de interés social

GERENCIA

GENERAL

JURIDICO AUDITORIA

INTERNA

SECRETARIA

TRABAJO SOCIAL

BONO DE

VIVIENDA

JEFATURA

TALENTO HUMANO

JEFATURA

TÉCNICA

JEFATURA

FINANCIERA

FISCALIZACIÓN

CONTABILIDAD

ESTUDIO Y DISEÑO

PROYECTOS

CONTROL INTERNO

CONTRATACIÓN

PÚBLICA

RECAUDACIÓN

COMPRAS PÚBLICAS

ÍNFIMA CUANTIA


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MISION

Construir vivienda confortable a bajo costo, para dignificar las condiciones de vida de

las familias lojanas.

Art. 3.- La estructura orgánica de la Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja,

está integrada por los siguientes niveles, de conformidad a la estructura propuesta.

NIVEL DIRECTIVO

Directorio

Presidente Directorio

NIVEL EJECUTIVO

Gerencia General

NIVEL ASESOR

Auditoría Interna

Jurídico

NIVEL APOYO

Secretaria

Trabajo Social

Bono de la Vivienda

NIVEL OPERATIVO

Jefatura Financiera

Contabilidad

Control Interno

Recaudación

Compras Públicas ínfima cuantía

Jefatura Técnica

Fiscalización

Estudio y diseño de proyectos

Contratación Pública

Jefatura de Talento Humano

CAPITULO I: NIVEL DIRECTIVO

Art.4.- Descripción y Objetivo.- El Nivel Directivo es el órgano máximo de la

Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja y está integrado por 5 miembros y será

la máxima autoridad de la empresa.

Art.5.- Son miembros principales del Directorio

a.- Quién ejerce la Alcaldía de Loja o su delegada o delegado

b.- Una o un concejal, designado por el Concejo Municipal

c.- El Director de Prospectiva y Proyectos del GAD Municipal de Loja

d.- El Gerente General de EMAAL-EP

e.- El Director Provincial del MIDUVI


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Para todos los miembros del Directorio con excepción de quien ejerce la Presidencia se

designará una o un suplente de la misma forma como se procede para la elección de las

o los principales.

Las y los integrantes del Directorio, durarán dos años en sus funciones a excepción de

quien ejerza la Alcaldía, quien durará todo el periodo para el que fue elegida o elegido y

mientras conserve la condición de tal.

DIRECTORIO

Nivel: Directivo

FUNCIONES DEL DIRECTORIO

Art.6.- Son funciones del Directorio:

1. El directorio sesionará ordinariamente cuando menos una vez al mes y

extraordinariamente a petición de quien ejerciere la Presidencia, la Gerencia

General o de dos o más de sus miembros con derecho a voto.

2. En las sesiones del Directorio sólo podrán tratarse los temas para cuyo estudio y

resolución, el mismo fuere convocado.

3. El directorio podrá sesionar sin necesidad de convocatoria previa en cualquier

tiempo y lugar, dentro del territorio nacional para tratar cualquier asunto

siempre y cuando estén presentes todos sus miembros principales.

4. Por unanimidad de los asistentes a la sesión, el Directorio podrá acordar,

deliberar y resolver en forma reservada sobre puntos del orden del día.

5. Establecer las políticas y metas de la empresa en concordancia con el plan de

desarrollo cantonal.

6. Legislar y fiscalizar la administración de la empresa

7. Conocer y someter a consideración del Alcalde los procesos de expropiación

que faciliten la urbanización del suelo y contribuya a solucionar el problema

habitacional del cantón Loja.

8. Aprobar los proyectos de ordenanzas relativos al giro de negocios y servicios

prestados por la empresa, antes de que sean presentados para conocimiento del

Concejo Municipal.

9. Aprobar y modificar los reglamentos internos y manuales operativos para el

desenvolvimiento técnico y administrativo de la empresa, aprobados por quien

ejerza la Gerencia General.


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10. Conocer y aprobar los costos de las unidades habitacionales de los distintos

programas y proyectos que se realicen, sobre la base de los estudios técnicos

que se presente, los que deberán estar ajustados a los criterios de solidaridad,

accesibilidad, equidad, calidad, así como las contribuciones especiales de

mejoras, en función de las obras realizadas y de conformidad con la capacidad

contributiva de los usuarios cuidando que estas sean justas y equitativas.

11. Dictar la reglamentación interna para determinar los ordenadores del gasto y la

cuantía hasta por la cual quien ejerza la gerencia pueda comprometer en

obligaciones a nombre de la empresa.

12. Autorizar la contratación de los créditos o líneas de crédito, así como las

inversiones que se consideren necesarias para el cumplimiento de los bienes y

objetivos empresariales.

13. Conocer y aprobar la contratación colectiva, y, los niveles salariales de las y los

servidores de la Empresa.

14. Autorizar a quien ejerza la Gerencia General la transferencia de los bienes, así

como la constitución de gravámenes o limitaciones al derecho de dominio de

los bienes de la Empresa, en el marco de la ley. Cuando el valor de los bienes

sea inferior al 0,000001 del Presupuesto General del Estado, no se requiere

autorización.

15. Conocer y resolver en última instancia sobre las reclamaciones o apelaciones

administrativas que presenten las personas naturales o jurídicas, respecto de las

resoluciones administrativas dictadas por quién ejerza la Gerencia General.

16. En todas las modalidades en que la Empresa Pública Municipal de Vivienda de

Loja VIVEM EP participare como socio o accionista, el Directorio de la

Empresa, buscará precautelar que su patrimonio no sufra menoscabo, y que

participe en las mejores condiciones en la constitución, administración y

beneficios de las sociedades y asociaciones, así como los réditos que se

obtengan sean reinvertidos para una mejor prestación de los servicios que

brinde, buscando la satisfacción de las necesidades colectivas con rentabilidad

social.

17. Conocer y resolver sobre el informe anual de la o el Gerente General, así como

los estados financieros de la Empresa cortados al 31 de diciembre de cada año.

18. Resolver y aprobar la fusión escisión o liquidación de la Empresa Pública

19. Disponer el ejercicio de las acciones legales, según el caso, en contra de ex

administradores de la Empresa Pública.

20. Aprobar el presupuesto general de la Empresa y las demás que le asigne la ley,

y esta Ordenanza.


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CAPITULO II: NIVEL EJECUTIVO

Art 7.- Descripción y Objetivo.- Representado por la Gerencia General; gerencias de

filiales y subsidiarias, a este nivel compete formular los programas y planes de acción

para ejecutar las políticas y directrices impartidas por el Directorio y coordinar en forma

general las actividades.

GERENCIA GENERAL

Nivel: Ejecutivo

La Gerencia General depende orgánicamente del: Directorio

Art. 8.- Descripción y Objetivo.- Dirigir la marcha técnica y administrativa,

representarla legalmente, coordinar y armonizar sus actividades con las políticas y

objetivos de la Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja compete tomar las

decisiones, impartir las instrucciones que deberán cumplirse. Es el encargado de

coordinar y supervisar el cumplimiento eficiente y oportuno de las actividades.

FUNCIONES DE LA GERENCIA GENERAL

Art .9 Son funciones de la Gerencia General:

1. Definir, conducir, organizar y supervisar la administración de VIVEM EP, de

acuerdo con el plan estratégico y demás resoluciones del Directorio.

2. Coordinar la actividad de VIVEM EP, con las otras dependencias y empresas

municipales en aspectos que fueren pertinentes, cuidando que los planes y

programas municipales y la coordinación con los gobiernos locales para la

ejecución de programas de desarrollo en cada jurisdicción.

3. Celebrar, en nombre de VIVEM EP, todo acto o contrato por medio del cual se

adquieran bienes, derechos y obligaciones, y aceptar herencias con beneficio de

inventario, legados y donaciones.

4. Dirigir y supervisar el trabajo de las o los funcionarios, servidores y

trabajadores.

5. Controlar la ejecución de programas y proyectos, dar cuenta de ello al Directorio

y disponer medidas necesarias para el cumplimiento de los objetivos y metas de

VIVEM EP.

6. Planificar y desarrollar promociones comerciales sobre los servicios que presta

VIVEM EP.


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7. Designar de entre las y los funcionarios de la e presa del nivel ejecutivo a la o el

Gerente General Subrogante, siendo funcionario de la misma Empresa.

8. Informar al Directorio sobre la designación de la o el Gerente General

Subrogante.

9. Dirigir la elaboración del presupuesto anual de la Empresa y presentarlo a

consideración y aprobación del Directorio.

10. Proponer al Directorio, de conformidad a las normas legales y reglamentarias,

las remuneraciones de las y los servidores de la Empresa, debiendo contar con

informe favorable de la Jefatura Financiera.

11. Asegurar la implementación, funcionamiento y actualización de los sistemas de

administración financiera, de presupuesto, de determinación y recaudación de

los recursos financieros, de tesorería y de contabilidad, incluyendo el control

interno dentro de dichos sistemas;

12. Dictar en caso de emergencia, medidas de carácter urgente o transitorio, y dar

cuenta de ellas al Directorio;

13. Presentar dentro de los primeros tres meses de cada año y cuando fuere

requerido, informes al Directorio y al I. Concejo del GAD Municipal, a cerca de

la gestión administrativa y del cumplimiento de los planes y programas

aprobados, en una sesión extraordinaria que para el efecto convocará la o el

Presidente del Directorio;

14. Concurrir a las sesiones del I. Concejo del Gobierno Autónomo Descentralizado

Municipal de Loja y demás organismos municipales, que requieran de su

presencia;

15. Resolver, previo informe del Área Financiera y de Auditoría, la baja de títulos

incobrables;

16. Decidir sobre las apelaciones o recursos que se interpusieren, en sede

administrativa, de las resoluciones dictadas por las o los funcionarios de VIVEM

EP;

17. Diseñar las políticas de prestación de servicios de acuerdo con la Constitución y

la ley;

18. Dictar los reglamentos internos y manuales de procedimiento que fueren

necesarios para el buen funcionamiento de la Empresa;


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19. Las demás establecidas en la ley, la presente ordenanza; y,

20. Las que el Directorio le atribuya en forma extraordinaria.

CAPITULO III: NIVEL ASESOR

Art 10.- Descripción y Objetivo.-El nivel asesor, constituye la instancia de consulta y

asesoramiento en la toma de decisiones de la Empresa.

Depende orgánicamente: De la Gerencia General y está conformado por:

Auditoría Interna

Jurídico

AUDITORIA INTERNA

Nivel: Asesor

Auditoría Interna depende orgánicamente de la: Gerencia General

FUNCIONES AUDITORÍA INTERNA

Las labores de Auditoría Interna serán desarrolladas por el personal designado para la

unidad conforme a ley. Las obligaciones serán las que se establecen en la Ley Orgánica

de la Contraloría General del Estado.

Art.11.- Son funciones de Auditoría Interna:

1. Realizar Auditorías y exámenes especiales con posterioridad a la ejecución de

los programas habitacionales de la Empresa VIVEM EP.

2. Revisar y evaluar el sistema de control interno y proponer las recomendaciones

correspondientes.

3. Asesorar, informar y recomendar al Directorio, Gerente y Jefes Departamentales

sobre el control interno, contable, financiero, administrativo y técnico.

4. Evaluar y verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias

y recomendaciones emitidas por la Auditoría.

5. Cumplir con las políticas y normas técnicas dictadas por la Contraloría General

del Estado.


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6. Presentar a la Contraloría General del Estado el Plan Operativo Anual de

Trabajo de cada ejercicio económico para fines de coordinación de labores de

Auditoría.

7. Verificar que los sistemas de información interna y externa sean correctos y

oportunos.

8. Absolver oportunamente las consultas que realicen el nivel ejecutivo y los jefes

departamentales.

9. Los demás que consten en Leyes, Decretos, Reglamentos, manuales y

Resoluciones Administrativas.

JURÍDICO

Nivel: Asesor

El Jurídico depende orgánicamente de la: Gerencia General

FUNCIONES JURÍDICO DE LA EMPRESA

Art 12.- Son funciones del Jurídico de la Empresa:

1. Representar legalmente conjuntamente con el Gerente General

2. Patrocinar todo asunto legal de la Empresa.

3. Coordinar las labores jurídicas de la Empresa

4. Recopilar y estudiar información jurídica

5. Asesorar en materia legal al Gerente General

6. Elaborar y revisar las propuestas de reforma a leyes, reglamentos y resoluciones.

7. Elaborar toda clase de contratos, de conformidad a lo que establecen las leyes

correspondientes.

8. Asesorar en materia jurídica al nivel ejecutivo y demás órganos administrativos

de la Empresa

9. Otras inherentes a la empresa y dispuestas por el Gerente General

CAPITULO IV: NIVEL DE APOYO


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Art.13.- Descripción y objetivo.- Apoyar al cumplimiento de las actividades de la

Empresa, para el desarrollo de las acciones y programas de trabajo, está integrado por:

Secretaría

Trabajo Social

Bono de vivienda

SECRETARÍA

Nivel: Apoyo

La Secretaría depende orgánicamente de la: Gerencia General

FUNCIONES DE LA SECRETARÍA

Art. 14.- Son funciones de la Secretaría:

1. Recepción de toda la documentación que ingresa a la Empresa

2. Atender al público personal y telefónicamente para orientar a los usuarios

3. Coordinar los trámites necesarios para dar un buen servicio a los usurarios

4. Llevar la agenda del Gerente General

5. Participar en las sesiones del Directorio

6. Elaborar las actas de las sesiones del Directorio

7. Coordinar los programas de los sorteos de los diversos programas de la Empresa

8. Administrar y custodiar el Archivo de la Secretaría

9. Las demás asignadas por ley y por orden superior

TRABAJO SOCIAL

Nivel: Apoyo

Trabajo Social depende orgánicamente de la: Gerencia General

FUNCIONES DE TRABAJO SOCIAL

Art 15.- Son funciones de Trabajo Social:


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1. Facilitar información y conexiones sociales con los organismos de recursos

socioeconómicos (articular redes)

2. Conocer, gestionar y promocionar los recursos existentes entre sus virtuales

usuarios y los profesionales de otras ramas de los potenciales usuarios y los

profesionales de otras ramas de las ciencias que pueden estar en contacto con sus

potenciales usuarios.

3. Brindar orientación, promoción y divulgación entre personas, familias, grupos y

comunidades de todos los proyectos habitacional de interés social que planifica

y ejecuta la Empresa Pública Municipal de Vivienda VIVEM-EP.

4. Recepción de carpetas de los futuros beneficiarios en los distintos proyectos de

vivienda, así como la revisión de documentos.

5. Elaborar el correspondiente informe socio-económico que permitirá definir si

califica o no el posible beneficiario.

6. Realizar investigaciones sociales

7. Realizar visitas domiciliarias para verificar la autenticidad de la información

proporcionada en la entrevista.

8. Intervenir en la calificación de futuros beneficiarios para los distintos proyectos

de vivienda que ejecuta la Empresa, conjuntamente con el Presidente del

Directorio.

9. Participar en la gestión, formulación, ejecución, evaluación de planes,

programas y proyectos de vivienda de interés social dirigidos a mejorar las

condiciones de vida de la colectividad lojana.

10. Organizar los sorteos para la adjudicación de las viviendas.

11. Elaborar el informe Socio Económico para la declaratoria de Interés Social de

los proyectos de vivienda.

12. Otras inherentes a la empresa que sean dispuestas por la Autoridad Nominadora.

BONO DE LA VIVIENDA

Nivel: Apoyo

Bono de la Vivienda depende orgánicamente de la: Gerencia General


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FUNCIONES DEL BONO DE LA VIVIENDA

Art 16.- Son funciones del bono de la vivienda:

1. Entrega de requisitos e información de los requisitos para postular al bono de la

vivienda.

2. Recepción de documentos para postulantes del bono de la vivienda

3. Llenar los formularios para postulantes al bono de la vivienda

4. Enviar documentación relacionada con el bono de la vivienda al MIDUVI

5. Seguimiento a los trámites de los postulantes al bono ante el MIDUVI, hasta el

desembolso.

6. Informes a Gerencia General sobre los postulantes al bono

7. Otras inherentes a la Empresa y dispuestas por Autoridad Nominadora

CAPITULO V: NIVEL OPERATIVO

Art 17.- Descripción y Objetivo.- Suministrar servicios de apoyo de carácter

administrativo financiero para que la empresa pueda desempeñarse en forma efectiva y

eficiente.

Nivel encargado de cumplir directamente con los objetivos y finalidades de la empresa

y ejecutar los planes, programas, proyectos y demás políticas y decisiones del nivel

ejecutivo.

Depende orgánicamente: De Gerencia General y está conformado por

Jefatura Financiera Administrativa

Jefatura Técnica

JEFATURA FINANCIERA

Nivel: Operativo

Jefatura Financiera depende orgánicamente de la: Gerencia General

Art. 18.- Objetivo y Descripción.- Cumplir con las disposiciones legales pertinentes,

poniendo en funcionamiento y manteniendo en la Empresa, un conjunto de normas y

procedimientos que integren y coordines la administración financiera.


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Depende orgánicamente de la Gerencia General y está conformada por

Contabilidad

Control Interno

Compras Públicas, ínfima cuantía

Recaudación

FUNCIONES DE LA JEFATURA FINANCIERA

Art. 19.- Son funciones de la Jefatura Financiera

1. Planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades financieras de

la empresa

2. Elaborar los planes operativos del área administrativa y financiera

3. Diseñar y sugerir la adopción de sistemas de control de gestión para la empresa.

4. Administrar y controlar los recursos financieros en forma eficiente, efectiva y

económica.

5. Preparar la proforma presupuestaria

6. Controlar la ejecución del Presupuesto

7. Cumplir y hacer cumplir en el área de su competencia las normas y principios de

control interno y de manejo de fondos.

8. Supervisar la elaboración de los estados financieros y más información contable

de la empresa, analizarla y presentarla a consideración y aprobación del

Gerente.

9. Organizar y diseñar procedimientos para adquisiciones

10. Organizar, dirigir y mantener los sistemas de recaudación, custodia y pago de

recursos financieros.

11. Evaluar con la Jefatura técnica el avance y cumplimiento de proyectos y

programas y adoptar los ajustes y correctivos necesarios.


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12. Controlar la correcta administración de los fondos rotativos y cajas chicas y

autorizar su reposición y liquidación.

13. Organizar, controlar y mantener los procedimientos de recepción,

almacenamiento, registro y entrega de los inventarios de bienes.

14. Procurar la capacitación del personal del área financiera.

15. Revisar y supervisar los informes y reportes de caja, cuentas por pagar, cuentas

por cobrar y otras, con el fin de cumplir oportunamente las obligaciones y

recaudar los recursos de la empresa.

CONTABILIDAD

Nivel: Operativo

Contabilidad depende orgánicamente de la de la Jefatura Financiera

FUNCIONES DE CONTABILIDAD

Art. 20.-Son funciones de Contabilidad

1. Registro y control patrimonial y presupuestario

2. Organizar y efectuar el registro contable de todas las operaciones y

transacciones económicas de la Empresa.

3. Colaborar en las actividades de planificación del área administrativa financiera

4. Preparar y presentar los estados financieros, para la toma de decisiones.

5. Preparar la información financiera para la elaboración de la proforma

presupuestaria de la Empresa.

6. Organizar y mantener el archivo de documentos contables según las normas

pertinentes.

7. Elaborar los roles de pago de nómina, planillas de aportes al IESS, liquidación

del impuesto al valor agregado IVA, y, del impuesto a la renta de la Empresa.

8. Llevar actualizados los registros contables de los bienes e inventarios de la

Empresa.


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9. Efectuar los registros contables y ejecutar el control presupuestario previo,

relacionado con el compromiso, obligación y pago, a fin de determinar la

propiedad, legalidad, veracidad y conformidad de las operaciones y la

documentación soporte.

10. Clausurar y liquidar el presupuesto respectivo

11. Mantener actualizado el registro de garantías, obligaciones y más compromisos

financieros.

12. Llevar el registro y control del movimiento de las cuentas bancarias

13. Las demás que le asigne el Jefe Financiero o la autoridad nominadora

CONTROL INTERNO

Nivel: Operativo

Depende orgánicamente de la Jefatura Financiera

FUNCIONES DE CONTROL INTERNO

Art 21.- Son funciones de Control Interno:

1. Controlar y analizar las notas de débito y crédito

2. Conciliar las cuentas bancarias

3. Seguimiento y control de garantías de los contratistas

4. Control y verificación de los ingresos de los beneficiarios con los estados de

cuenta.

5. Elaborar retenciones a proveedores

6. Llenar facturas previo al pago a proveedores

7. Organizar y mantener el archivo de las garantías

8. Control y Registro de los activos de la empresa

9. Los demás que sean asignadas por orden superior, acordes a la naturaleza de su

función.


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RECAUDACIÓN

Nivel: Operativo


FUNCIONES DE RECAUDACIÓN

Art 22.- Son funciones de Recaudación:

1. Llenar los traspasos de dominio para las escrituras de los beneficiarios de los

proyectos de la Empresa.

2. Emitir y entregar las papeletas de depósito

3. Cuadrar los depósitos de los beneficiarios con Contabilidad

4. Archivo de los depósitos de los beneficiarios

5. Entregar certificados para el Banco

6. Realizar depósitos diariamente y entregar documentos a Contabilidad


función.

COMPRAS PÚBLICAS ÍNFIMA CUANTÍA

Nivel: Operativo


FUNCIONES DE COMPRAS PÚBLICAS ÍNFIMA CUANTÍA

Art 23.- Son funciones de compras públicas ínfima cuantía:

1. Control de facturas de bienes y servicios a través del portal de compras públicas

mecanismo de ínfima cuantía.

2. Ingreso de facturas mensualmente al portal de compras públicas

3. Mantener actualizado el control de los inventarios de materiales

4. Suministrar los informes periódicos, relacionados con las existencias

5. Elaborar comprobantes de ingreso y egreso de materiales


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6. Control y manejo del fondo de caja chica


función.

JEFATURA TECNICA

Nivel: Operativo

Depende orgánicamente de la Gerencia General y está conformada por:

Fiscalización

Estudio y diseño de proyectos

Contratación Pública

Art.24.- Descripción y Objetivo.- Suministrar servicios de apoyo de carácter técnico

para que la empresa pueda desempeñarse en forma efectiva y eficiente.

Nivel encargado de cumplir con los objetivos de la empresa y ejecutar el PAC (Plan

Anual de Contrataciones), planes, programas, proyectos y demás políticas y decisiones

del nivel ejecutivo.

FUNCIONES DE LA JEFATURA TÉCNICA

Art.25 Son Funciones de la Jefatura Técnica

1. Velar por el fiel cumplimiento de la Fiscalización en la ejecución de los

proyectos habitacionales; controlando la efectiva ejecución de cada uno de los

proyectos.

2. Revisar los Estudios y Diseños de los proyectos a fin de que su ejecución sea

efectiva.

3. Elaborar pliegos a fin de cumplir los diferentes procesos de contratación.

4. Velar por el cabal cumplimiento del PAC.

5. Controlar que las Recepciones provisionales y definitivas se hagan en el tiempo

establecido por la Ley

6. Velar por la entrega de las viviendas a cada uno de los usuarios que hayan

cumplido con sus obligaciones con la Empresa.


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7. Velar por el cumplimiento de los cronogramas de trabajo en cada uno de los

contratos de la Empresa.

8. Mantener el orden de la documentación generada por cada uno de los contratos

manteniendo un archivo numerado y ordenado a fin de obtener información

oportuna y veraz.

9. Elaborar los indicadores de gestión de la Jefatura Técnica.

10. Mantener informada a las autoridades sobre avance físico de cada uno de los

Proyectos habitacionales.

11. Llevar un control adecuado del movimiento económico en cuanto a pagos de

planillas de cada uno de los contratistas.

12. Coordinar con cada una de las Instituciones a fin de informar adecuadamente

sobre el desarrollo de los proyectos habitacionales.

13. Coordinar la Elaboración de Actas de los beneficiarios tanto para el bono como

para la Entrega de cada una de las viviendas.

14. Coordinar con la Fiscalización y resolver algunos problemas técnicos en la obra

a fin de procurar el avance normal de las obras.

15. Otras inherentes a la Empresa y dispuestas por la Autoridad Nominadora.

FISCALIZACION

Nivel: Operativo

Depende orgánicamente de la Jefatura Técnica

Art. 26.- Fiscalización: Debido a la magnitud de la construcción la Empresa Pública

Municipal de Vivienda de Loja establece la fiscalización y supervisión obligatoria y

permanente, con el objeto de asegurar el cumplimiento del diseño y especificaciones, en

las obras contratadas, las funciones y atribuciones de la fiscalización se indican a

continuación:

Art.27 Son funciones de Fiscalización:

1. Vigilar y responsabilizarse por el fiel y estricto cumplimiento de las cláusulas del

contrato de construcción, a fin de que el proyecto se ejecute de acuerdo a sus

diseños definitivos, especificaciones técnicas, programas de trabajo,

recomendaciones de los diseñadores y normas técnicas aplicables.


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2. Detectar oportunamente errores y/u omisiones de los diseñadores así como

imprevisiones técnicas que requieran de acciones correctivas inmediatas que

conjuren la situación.

3. Garantizar la buena calidad de los trabajos ejecutados.

4. Conseguir de manera oportuna se de soluciones técnicas a problemas surgidos

durante la ejecución del contrato.

5. Obtener que el equipo y personal técnico de las constructoras sea idóneo y suficiente

para la obra.

6. Obtener información estadística sobre personal, materiales, equipos, condiciones

climáticas, tiempo trabajado, etc. del proyecto.

7. Conseguir que los ejecutivos de la entidad contratante se mantengan oportunamente

informados del avance de obra y problemas surgidos en la ejecución del proyecto.

Para que los objetivos puedan cumplirse dentro de los plazos acordados y con los costos

programados, a la fiscalización se le asigna, entre otras, las siguientes funciones,

dependiendo del tipo de obra, magnitud y complejidad del proyecto:

1. Revisar de los parámetros fundamentales utilizados para los diseños contratados y

elaboración o aprobación de "planos para construcción", de ser necesarios.

2. Evaluar periódicamente el grado de cumplimiento de los programas de trabajo.

3. Revisar y actualizar los programas y cronogramas presentados por el contratista.

4. Ubicar en el terreno todas las referencias necesarias, para la correcta ejecución del

proyecto.

5. Sugerir durante el proceso constructivo la adopción de las medidas correctivas y/o

soluciones técnicas que estime necesarias en el diseño y construcción de las obras,

inclusive aquellas referidas a métodos constructivos.

6. Medir las cantidades de obra ejecutadas y con ellas elaborar, verificar y certificar la

exactitud de las planillas de pago, incluyendo la aplicación de las fórmulas de

reajuste de precios.


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7. Examinar cuidadosamente los materiales a emplear y controlar su buena calidad y la

de los rubros de trabajo, a través de ensayos de laboratorio que deberá ejecutarse

directamente o bajo la supervisión de su personal.

8. Resolver las dudas que surgieren en la interpretación de los planos, especificaciones,

detalles constructivos y sobre cualquier asunto técnico relativo al proyecto.

9. Preparar periódicamente, los informes de fiscalización dirigidos al contratante, que

contendrán por lo menos la siguiente información en cada planilla de avance de

obra:

9.1. Porcentaje de avance de obra

9.2. Cálculo de cantidades de obra y determinación de volúmenes acumulados.

9.3. Informes de los resultados de los ensayos de laboratorio, y comentarios al

respecto.

9.4. Análisis y opinión sobre la calidad y cantidad del equipo dispuesto en obra.

9.5. Análisis del personal técnico del contratante.

9.6. Informe estadístico sobre las condiciones climáticas de la zona del proyecto.

9.7. Referencia de las comunicaciones cursadas con el contratista.

9.8. Otros aspectos importantes del proyecto.

10. Calificar al personal técnico de los constructores y recomendar reemplazo del

personal que no satisfaga los requerimientos necesarios.

11. Comprobar periódicamente que los equipos sean los mínimos requeridos

contractualmente y se encuentren en buenas condiciones de uso.

12. Anotar en el libro de obra las observaciones, instrucciones o comentarios que a su

criterio deben ser considerados por el contratista para el mejor desarrollo de la obra.

Aquellos que tengan especial importancia se consignarán adicionalmente por oficio

regular.

13. Verificar que el contratista disponga de todos los diseños, especificaciones,

programas, licencias y demás documentos contractuales.

14. Coordinar con el contratista, en representación del contratante, las actividades más

importantes del proceso constructivo.

15. Participar como observador en las recepciones provisional y definitiva informando

sobre la calidad y cantidad de los trabajos ejecutados, la legalidad y exactitud de los

pagos realizados.

16. Revisar las técnicas y métodos constructivos propuestos por el contratista y sugerir

las modificaciones que estime pertinentes, de ser el caso.


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17. Registrar en los planos de construcción todos los cambios introducidos durante la

construcción, para obtener los planos finales de la obra ejecutada.

18. Elaborar memorias técnicas sobre los procedimientos y métodos empleados en la

construcción de las obras.

19. Expedir certificados de aceptabilidad de equipos, materiales y obras o parte de ellas.

20. Exigir al contratista el cumplimiento de las leyes laborales y reglamentos de

seguridad industrial y plan de manejo ambiental.

ESTUDIO Y DISEÑO DE PROYECTOS

Nivel: Operativo

Estudio y diseño de proyectos, depende orgánicamente de la Jefatura Técnica

FUNCIONES ESTUDIO Y DISEÑO DE PROYECTOS

Art. 28.- Son funciones del área de Estudio y diseño de Proyectos

1. Revisar y aprobar los diseños de cada uno de los Proyectos habitacionales de la

Empresa.

2. Elaborar los presupuestos referenciales, para la ejecución de los proyectos.

3. Coordinar con las diferentes dependencias municipales, a fin de conseguir los

permisos y aprobación de planos.

4. Informar a la Gerencia General de los avances de los permisos y aprobaciones

de cada uno de los proyectos.

5. Orientar en materia de su especialización a los directivos de la Empresa

6. Otras inherentes a la empresa y dispuestas por la Autoridad Nominadora.

CONTRATACION PÚBLICA

Nivel: Operativo

Contratación Pública depende orgánicamente de la: Jefatura Técnica

FUNCIONES DE CONTRATACION PÚBLICA


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Art. 29 Son funciones de Contratación Pública:

1. Manejo y Administración del portal de compras públicas

2. Cotizar y comprar materiales requeridos en la Empresa

3. Elaboración del PAC (Plan Anual de Contratación), en coordinación con la

Jefatura Financiera.

4. Elaboración de pliegos y publicación de los mismos en el portal de Compras

Públicas.

5. Calificación de ofertas y elaboración de actas.

6. Cumplir con la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,

Reglamentos y normativas vigentes para la contratación Pública.

7. Otras inherentes a la Empresa y dispuestas por Autoridad Nominadora.

JEFATURA DE TALENTO HUMANO

Nivel: Operativo

Depende orgánicamente de la Gerencia General

Art. 30.-Descripción y Objetivo.- Organizar, programar y administrar el Talento

Humano de la empresa, en concordancia a las Leyes y Reglamentos establecidos para

el efecto.

FUNCIONES DE LA JEFATURA DE TALENTO HUMANO

Art-31 Son funciones de la Jefatura de Talento Humano

1. Organizar y administrar el Talento Humano de la Empresa

2. Reclutar y seleccionar al personal idóneo mediante concursos establecidos en la

Ley.

3. Implementar y mantener un sistema de control de personal

4. Preparar programas de capacitación y someterlos a la aprobación del Gerente

5. Elaborar manuales y Reglamentos de personal


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6. Elaborar el calendario de vacaciones del personal

7. Elaborar las acciones de personal

8. Evaluar el rendimiento del personal de acuerdo a las disposiciones del

Ministerio de Relaciones Laborales.

9. Registrar los permisos y sanciones de los servidores

10. Registrar nombramientos y contratos que cumplan con los requisitos de la

LOSEP.

11. Planificar, organizar y supervisar los procesos de administración de recursos

humanos, reclutamiento y selección de personal, clasificación, valoración de

cargos y evaluación del desempeño, capacitación del personal y remuneraciones.

12. Preparar los distributivos de sueldos, salarios

13. Reglamento para la selección de personal

14. Reglamento de Administración del Talento Humano

15. Cumplir y hacer cumplir las normas que rigen para la administración del

personal.

16. Reglamentar el concurso de méritos y oposición

17. Certificar peticiones de los servidores

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA.- La Empresa Pública Municipal de Vivienda de Loja, implementará y

estructurará a las Jefaturas de acuerdo al presente manual orgánico funcional, según su

disponibilidad económica y de acuerdo al crecimiento y demanda de los servicios.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA.- Lo que no contemple específicamente el presente Reglamento, se sujetará

a lo que dispone la Ley Orgánica de Empresas Públicas, Ordenanzas, Reglamentos,

Resoluciones, Acuerdos, la Ley de Servicio Público y más Leyes que regulen la

actividad de la Empresa.

SEGUNDA.- El presente Manual Orgánico Funcional de la Empresa Pública Municipal

de Vivienda de Loja VIVEM-EP, entrará en vigencia luego de su aprobación por parte


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del Directorio de la Empresa de conformidad a lo que establece el Art.9 literal e) de la

ordenanza que regula la Constitución, Organización y Funcionamiento de VIVEM - EP.

DISPOSICIÓN FINAL

La presente Manual entrará en vigencia a partir de su expedición.

Es dada en el Salón de Sesiones de VIVEM-EP, a los seis días del mes de noviembre

del año dos mil doce.

Ing. Jorge Arturo Bailón Abad Ing. Fernando Gonzalo Saraguro Martínez

PRESIDENTE DIRECTORIO VIVEM-EP SECRETARIO VIVEM-EP

RAZÓN: Gonzalo Fernando Saraguro Martínez, Secretario del Directorio de VIVEM-

EP, CERTIFICA: que el “MANUAL ORGANICO FUNCIONAL DE LA

EMPRESA PÚBLICA MUNICIPAL DE VIVIENDA DE LOJA VIVEM-EP”.; fue

discutida y aprobada en las sesiones ordinarias del Directorio de VIVEM-EP, celebradas

el veinticuatro de septiembre del año dos mil doce y el seis de noviembre del año dos

mil doce, en primer y segundo debate respectivamente; siendo aprobado su texto en la

última fecha; el mismo que es enviado al señor Presidente del Directorio, Ing. Jorge

Bailón Abad; en tres ejemplares para la sanción u observación correspondiente de

conformidad al Artículo 9 literal b) de la ORDENANZA DE CONSTITUCION,

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA PÚBLICA

MUNICIPAL DE VIVIENDA DE LOJA “VIVEM – EP”. Loja, a los seis días del

noviembre del año dos mil doce.

Fernando Gonzalo Saraguro Martínez

SECRETARIO DE VIVEM-EP

ING. JORGE BAILON ABAD, PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE VIVEM-EP.-

Al tenor del Artículo 9 literal b) de la ORDENANZA DE CONSTITUCION,

ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA PÚBLICA

MUNICIPAL DE VIVIENDA DE LOJA “VIVEM – EP”., SANCIONO expresamente

su texto y dispongo su promulgación para conocimiento del vecindario lojano.- Loja, a

los seis días del mes de noviembre del año dos mil doce.

Ing. Jorge Arturo Bailón Abad

PRESIDENTE DEL DIRECTORIO DE VIVEM-EP


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Proveyó y firmó el reglamento que antecede el Ing. Jorge Arturo Bailón Abad,

Presidente del Directorio de VIVEM-EP; ordenándose su ejecución y cumplimiento; a

los seis días del mes de noviembre del dos mil once. LO CERTIFICO.

Fernando Gonzalo Saraguro Martínez

SECRETARIO DE VIVEM-EP

la empresa pÚblica municipal de vivienda de loja vivem …

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