la administraciÓn de proyectos - decanato...
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LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
COMO TRABAJARLO EFICIENTEMENTE
Coordinado por: Sra. Ana M. Feliciano, Coordinadora de Post Award
OCTUBRE 2015
TEMAS A DISCUTIR EN TALLER Reglamentaciones
Propuesta Aprobada y su Presupuesto: Lo que debemos conocer
Subawards y Subcontratos
Manejo eficiente de los fondos: Ana Feliciano/Irma Colón Licencias acumuladas
Cierres de proyectos: cómo prepararnos
Auditorías
Informes de Progreso de Proyectos y Subcontratados
Informes de Tiempo y Esfuerzo
Uso de la AMEX Corporativa
Integración de Compras, Pre-Intervención (parcialmente) y Recursos
Humanos a la División de Post Award
Trámites de Compras: Julia Ramos, Agente Comprador
Trámites de Recursos Humanos: Carmen Aponte, Analista de Recursos
Humanos
Trámites de Pre-Intervención: Lilliam Méndez, Pre-Interventor
PROPÓSITO DE LA DIVISIÓN DE POST AWARD
EN EL RECINTO DE RÍO PIEDRAS
Administrar eficientemente los fondos de los
proyectos externos del Recinto de Río Piedras
Orientar a los directores de proyectos y
administradores en cuanto al uso adecuado de
los fondos que administran
Apoyar a los proyectos de fondos externos en
sus gestiones administrativas
LO QUE DEBEMOS CONOCER DE NUESTRO
PROYECTO
Propósito: ¿Cuál es la función principal de tu
proyecto?
La importancia de leer y entender la
propuesta que estamos administrando
¿Qué actividades están contempladas?
¿Cuáles fueron los gastos contemplados en el
presupuesto?
LO QUE DEBEMOS CONOCER DE NUESTRO
PROYECTO
Reglamentaciones generales aplicables a nuestro proyecto: http://graduados.uprrp.edu/dafe/institutional-policies.html
Federales: 2CFR Chapter 1 & II, Part 200 “Uniform Administrative Requirements, Cost Principles, and Audit Requirements for Federal Awards; Final Rule”
Particulares de la Agencia
Universitarias:
Cert. 14, 15 y 16 relacionadas a Tiempo y Esfuerzo
Memorando de Presidencia R-1213-35/R-1213-23
UPR Handbook of Policies and Procedures for Sponsored Programs
Circulares 11 y 12 del 2012-2013 RRP
Procesos de Recursos Humanos, Propiedad, Compras, Pre-intervención
Cert. 36 y 37 de la Junta de Síndicos 2009-10
LO QUE DEBEMOS CONOCER DE NUESTRO
PROYECTO
Particularidades del “Grant Award”: La
importancia de leer cuidadosamente el
documento de otorgación de fondos, ya sea:
“grant award”, contrato o subcontrato:
¿Conoces tus “grant award terms and conditions”?
¿Hay algunas restricciones adicionales (special
terms and conditions)?
¿Conoces el periodo de vigencia, hasta cuando
tengo para utilizar el dinero?
LO QUE DEBEMOS CONOCER DE NUESTRO
PROYECTO
Presupuesto: ¿Cómo esta compuesto?
¿Tiene fondos restrictos para participantes?
¿Qué gastos se pueden cubrir con estos fondos?
¿Este proyecto contempla otorgación de subawards?
¿Cuál es el compromiso de tiempo de dedicación del personal clave en tu propuesta? ¿La dedicación es “in kind” o es por descargue?
Mi agencia, ¿me permite llevar sobrante de dinero de un periodo presupuestario a otro?
Solicitud de Transferencias de fondos entre partidas: ¿Conoces el máximo autorizado? Hay nuevo formulario que será requerido para cualquier petición de esta naturaleza
Solicitud de ajuste de gastos
EL MANEJO EFICIENTE DEL PROYECTO QUE
ADMINISTRO
Subawards y Subcontratos:
¿Cuál es la responsabilidad del PI y el
Administrativo en estos casos?
¿Qué reglamentación les aplica?
¿Cómo debo de gestionar este trámite?
Importancia de Periodo de Vigencia
..\SUBAWARD PROCESS\PRE-AWARD PROCESS FOR A SUBAWARD.docx ..\SUBAWARD PROCESS\POST AWARD PROCESS FOR A SUBAWARD.docx
EL MANEJO EFICIENTE DEL PROYECTO QUE
ADMINISTRO: USO ADECUADO DE AMEX
Es importante conocer la reglamentación aplicable al uso de la tarjeta
corporativa (Circular 15-25 Oficina de Finanzas, AC)
Máximo de cargos mensuales: $10,000 (excluyendo gastos de viaje);
$2999 por compra
Es necesario que haya una Solicitud y Autorización de Orden de Viaje
debidamente aprobada previo a cargar cualquier gasto de viaje a la
tarjeta.
Esta prohibida la adquisición de equipo mayor capitalizable con la tarjeta
corporativa (ver excepción)
No se permite gastos de viaje en Puerto Rico para estudiantes
No se permitirá pagar gastos por demora con la tarjeta corporativa, estos
son responsabilidad del investigador
Todo informe de gastos y solicitud de pago de AMEX debe de estar firmado
por: Investigador dueño de tarjeta y el administrativo a cargo de cada
cuenta afectada por el informe.
EL MANEJO EFICIENTE DEL PROYECTO QUE ADMINISTRO:
OTROS ASUNTOS IMPORTANTES
Licencias Acumuladas: Deben utilizar al máximo los días acumulados. El
gobierno federal no ve con buenos ojos pagos de liquidaciones de
licencias al cierre de proyectos o renuncias.
Cierres de Proyectos:
El proceso de cierre de todo proyecto comienza cuando nos otorgan la
subvención.
Auditores ven sospechoso cuando proyectos hacen compras
extraordinarias en los últimos 6 meses de la subvención,
particularmente cuando es equipo
Estas compras de último momento deben ser bien justificadas
Todo proyecto debe de hacer inventario de materiales al momento de
su cierre. Este inventario no puede exceder de $5,000 en valor.
El someter informes de progreso tardíos es motivo de señalamiento
por parte de los auditores y puede redundar en pérdida de otorgación
de fondos para la institución.
Todo subcontrato otorgado requiere informes de progreso al menos
anualmente y facturación al menos trimestralmente.
EL MANEJO EFICIENTE DEL PROYECTO QUE ADMINISTRO:
OTROS ASUNTOS IMPORTANTES
Informes de Tiempo y Esfuerzo:
¿Cuán importante son?
La importancia de la buena comunicación con
el personal en “Post Award” a cargo de mi
proyecto
Recursos comunicación: emails, teléfono, cita para
reunión personal
http://graduados.uprrp.edu/dafe/
REGLAMENTO DE ADQUISICIÓN DE
EQUIPOS, MATERIALES Y SERVICIOS NO
PERSONALES DE LA
UNIVERSIDAD DE PUERTO RICO CERTIFICACIÓN NÚM. 30 (2008-2009) DE LA JUNTA DE SÍNDICOS
Presentado por: Julia D. Ramos, Agente Comprador División de Post Award, UPR-Río Piedras
PROPÓSITO ADIESTRAMIENTO
Orientar de manera general sobre los cambios más
importantes y las innovaciones del nuevo
reglamento y procesos para proyectos de Fondos
Externos administrados por la División de Post
Award
Aclarar dudas
Recabar sobre la importancia de generar un
expediente administrativo completo y conforme a
las exigencias reglamentarias aplicables.
VIGENCIA
El nuevo Reglamento sobre Adquisición de Equipos, Materiales y
Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico,
Certificación Núm. 30 (2008-2009) de la Junta de Síndicos, entró
en vigor el 26 de diciembre de 2008. Fue Registrado en el
Departamento de Estado como el Reglamento Núm. 7618.
Este Reglamento derogó el Reglamento para la Adquisición de
Equipos, Materiales y Servicios, Certificación Núm. 22 (1995-
1996) según enmendado, y toda otra certificación, norma,
reglamento o comunicación en conflicto con el nuevo Reglamento.
A partir del 26 de diciembre de 2008, las adquisiciones de bienes
y servicios en todas las unidades del Sistema Universitario
deberán realizarse conforme a las disposiciones de este nuevo
Reglamento.
REGLAMENTOS
Base Legal:
Ley de la Universidad de Puerto Rico,
Ley 1 del 20 de enero de 1966
Sección 14.10.13 Reglamento General de
la Universidad de Puerto Rico
Ley de Procedimiento Administrativo
Uniforme, Ley 170 – 12 de agosto de
1988, según enmendada
PARTE I – DISPOSICIONES GENERALES
Propósito (Art. 3)
Establecer las normas y
procedimientos
Agilizar adquisición
Asegurar óptima calidad
Incorporar mecanismos
modernos (Ej. Internet)
para mayor eficiencia y
reducción de costos
APLICACIÓN (ART. 3)
Aplica a:
toda transacción de adquisición de bienes y servicios no personales en:
Unidades institucionales
Administración Central
Junta de Síndicos (incluye Sistema de Retiro)
Encargados proyectos de investigación.
No aplica a: compraventas efectuadas por
unidades institucionales que adquieren bienes para venderlos y cobrar por los mismos (Ej: Editorial, librerías);
adquisiciones de los recursos informativos efectuadas por las bibliotecas del sistema universitario;
Asuntos relacionados con mejoras permanentes;
Transacciones, adquisiciones o gastos expresamente excluidos o reglamentados por disposiciones especiales aprobadas mediante certificación de la Junta de Síndicos. (Ej. Telecomunicaciones, anuncios)
PRINCIPIO DE DISPONIBILIDAD
Autoriza a la Junta de
Subasta a evaluar la adquisición para fines educativos o investigativos a un mayor costo en situaciones en que, por no estar disponible en el momento en que se necesite:
existe el riesgo de que el costo sea mayor que lo que se va a economizar,
o de que acarrearía un menoscabo en la misión y servicios de la UPR.
El análisis debe realizarse de acuerdo con las circunstancias particulares de cada situación y debe documentarse en el expediente.
GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7)
Solicitante debe cerciorarse de contar con los fondos en la
partida correspondiente para cubrir el costo total estimado
(incluyendo transportación y entrega).
Solicitante crea una requisición a través del sistema SIA la
cual recibe el agente comprador seleccionado.
La requisición debe estar completa, esto es descripción,
documentos en anejo y la información completa de contacto del
usuario. Aquellas que requieran aprobaciones de otras unidades
como DTAA y otros deben ser dirigidas a esas unidades antes de
ser sometidas al comprador.
Debe seleccionar como su agente comprador a
Julia Ramos para que la misma sea tramitada por la
División de Post Award.
GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7.E)
Cuando las cotizaciones recibidas por la Oficina de Compras excedan en un 25% o más el costo estimado, se deberá informar al solicitante y obtener su autorización escrita para proceder con la compra, si existen los fondos disponibles.
La Oficina de Compras sólo podrá variar o modificar las características, condiciones o especificaciones del bien requerido luego de consultar y obtener el consentimiento escrito del solicitante, el cual podrá solicitarse y autorizarse por medios electrónicos (Ej. facsímil
o correo electrónico)
GESTIÓN DE ADQUISICIÓN (ART. 7.I) CONTINUACION
La Oficina de Compras no tendrá que
identificar los suplidores cuando el
solicitante provea las referidas tres
cotizaciones escritas, pero tendrá la
responsabilidad de evaluar y aprobar la
validez de la información suministrada y
evaluar a los suplidores identificados por el
solicitante, conforme a los criterios
expresados en Artículo 7.I.
MODALIDADES DE COMPRAS
Compras Directas (Artículos 8-17)
< $3,000
> $3,000 - $50,000
Excepciones – irrespectivo de la cuantía
> $50,000
Request for Proposal (RFP)
• Solicitud de propuestas selladas (Artículo 18)
Subasta (Artículos 19-24)
• Tradicional, Sistémica, Conjunta
• Excepción < $50,000 (Artículo 9.B)
COTIZACIONES
Una cotización formal
Justificaciones y
Aprobaciones: (DTAA)
Compras de tecnologías,
OPASO, OPDF y otros
Tarjetas de Créditos
Autorizadas
Mínimo tres cotizaciones por
escrito y en expresa contestación
de una solicitud de la Universidad
y emitidas por un representante
autorizado por el suplidor
Justificaciones y Aprobaciones:
(DTAA) Compras de tecnologías,
OPASO, OPDF y otros.
Recomendación del
departamento solicitante
RENGLON MENOR < DE
$3,000
RENGLON MAYOR > DE
$3,000
COMPRAS QUE PODRÍAN SER EXENTAS DEL
PROCESO DE SUBASTA FORMAL
Compras contra contratos o subastas vigentes
(de otras unidades o dependencias de gobierno
estatal) (Art. 10)
Emergencias – Decretadas por la Rectora (Art. 12)
Único fuente de abasto o proveedor disponible –
Se requiere certificación único suplidor (Art. 13)
Nota: Deben adjuntarse los documentos para que
se pueda proceder con dicha excepción.
COMPRAS EXCEPCIONALES EN CASO DE EMERGENCIA (ART. 12)
Emergencia – suceso o situación de naturaleza excepcional que ocasione una necesidad inesperada e imprevista y que requiera una acción inmediata por la Universidad que conlleva una adquisición con carácter de urgencia por estar en riesgo la vida, salud o seguridad de personas, propiedad, operaciones o servicios de la Universidad (Art. 4.H)
Debe ser determinada por el Presidente o Rector.
Justificada en el expediente
La Oficina de Compras solicitará tres ofertas, sin anuncio o subasta.
Se ejercerá extremo cuidado en la selección del suplidor por parte del Presidente, Rector o funcionario en quien delegue.
Mejores intereses de la Universidad.
COMPRA DE ÚNICA FUENTE DE ABASTO
(ART. 13)
Excepcional
Este tipo de compra se podrá utilizar sólo cuando el solicitante y la Oficina de Compras determinen que:
no existe competencia en el mercado y
sólo existe una única fuente de abasto o un único suplidor disponible: “Se refiere a aquella situación en que hay una sola persona natural o jurídica que está capacitada y dispuesta a suplir el bien o prestar el servicio que se interese, en el momento y bajo las condiciones en que se solicita.” (Art. 4.NN)
Debe constar evidencia en el expediente.
COMPRA DE ÚNICA FUENTE DE ABASTO
(ART. 13) CONTINUACIÓN
La Oficina de Compras, con
anuencia de solicitante,
considerará si se puede:
Modificar requisitos, sin
perjudicar el propósito y la
calidad de bien o
servicios.
Si de existir competencia
fuera de Puerto Rico, esta
puede extenderse al
mercado local.
De no ser posibles ninguna
de las dos alternativas
anteriores (por falta de
anuencia u otra razón
relacionada al mejor interés
institucional) se procederá
a la compra directa al único
suplidor o única fuente de
abasto.
COMPRA DE EQUIPOS Y MATERIALES ESPECIALIZADOS
PARA USO EN PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN CON
PROPUESTAS APROBADAS (ART. 15)
Los equipos y materiales especializados que el Investigador
Principal del Proyecto determine que son necesarios para el
desarrollo y uso de una investigación con propuestas
aprobadas y fondos concedidos para adquirir equipo y
materiales, podrán adquirirse mediante compra directa y
estarán exentos de subasta.
Equipos y materiales especializados
Trámite de la orden con carácter prioritario
Requisición completa con especificaciones y certificaciones
del investigador principal del proyecto
Primera opción son subastas y contratos vigentes
Funciones y responsabilidades del investigador
CONTRATO POR PERIODOS ANUALES O
ESPECÍFICOS (ART. 16)
Contrato por períodos anuales o específicos:
Compras con carácter recurrente.
Contratos anuales o periodo específico (fechas)
que no exceda año fiscal.
Cantidades determinadas o indeterminadas
Precios preacordados
Compras se van efectuando según la necesidad.
Si excede de $50,000 conlleva subasta.
CONTRATO POR PERIODOS ANUALES O
ESPECÍFICOS (ART. 16) CONTINUACION
Cuando la cantidad de
bienes a adquirirse es
indeterminada:
Pedir oferta a base de
precio unitario
Se podrán incluir en la
requisición cantidades
estimadas
Estimado no es
compromiso de adquirir
cantidad específica
durante la vigencia del
contrato.
Sí se garantizará el
precio unitario durante el
periodo contractual.
ARRENDAMIENTO FINANCIERO (ART. 17)
Arrendamiento financiero o “lease”:
Se paga a plazos, por un tiempo determinado.
Con o sin pago de un valor residual al final del contrato.
Contiene al menos uno de los siguientes requisitos:
Se transfiere la titularidad del bien a la UPR al finalizar el término.
Opción a compra del bien a un valor menor que el justo valor del mercado, de ejercerse la opción.
El término del contrato es igual o más del 75% de vida útil.
Total de pagos mínimos (excluyendo seguros, mantenimiento u otros gastos administrativos) es igual o más de 90% del justo valor en el mercado del bien arrendado.
Nota: Si excede de $50,000 conlleva subasta.
ENMIENDA CLASIFICACIÓN EQUIPO
CAPITALIZABLE Y NO CAPITALIZABLE Circular 14-18 Oficina de Finanzas AC y Circular #2 Año 14-15 RRP
Fecha efectividad: 1 de julio de 2014
Equipo mayor capitalizable:
Costo es igual o mayor a $5,000
Códigos de gastos a utilizarse: 7600-7699 Códigos para gastos de envio y de instalación para estos equipos
capitalizables (7655 y 7656)
AMEX no podrá ser utilizada para la compra de este equipo
Equipo menor no capitalizable:
Costo entre $1,000 y $4,999.99
Códigos de gastos a utilizarse: 7300-7399
Materiales: todo artículo cuyo costo sea menor o igual a $999.99 (códigos 6xxx)
Existen excepciones para clasificar un material como equipo menor (equipo tecnológico, muebles, vida útil más de 2 años, entre otros).
Los códigos 7500-7599 ya no serán utilizados
REQUISICIONES
Deben de escoger bajo “Buyer” a Julia Ramos para que la
misma sea atendida directamente por la División de Post
Award
Nota: Existen unidades que tienen delegados compradores para
realizar compras de hasta $1,000 o $3,000 a quien también
pueden dirigirles la requisición en primera instancia.
Descripción completa
Mínimo una cotización formal
Anejos: cotización, cartas, otros (to buyer, to supplier, to
approver, NO INTERNAL TO REQUISITION)
Información del peticionario/departamento
Renovaciones de contratos – hacer referencias a órdenes
anteriores, documentar; Servicio no Bienes.
NOTAS ADICIONALES Órdenes de instalación y de servicios requieren pólizas (esto afecta
que la orden salga con prontitud). Tambien pueden solicitarse
documentos de acuerdo a la cuantía que sume la orden.
El proceso de adquirir no termina cuando se recibe el bien o servicio,
hay que certificarlo como recibido para que el suplidor pueda recibir
su pago.
Uso adecuado de los códigos agiliza el proceso. Manual de códigos
disponible en enlace Oficina de Compras
Órdenes de viaje (pasajes, otros), requieren solicitud de permiso de
orden de viaje firmada por el Decano, justificación de viaje, evidencia
de la actividad.
Órdenes de alimentos requieren hoja de solicitud aprobada y firmada
por director y decanos, así como la lista de asistencia de la actividad.
Pueden solicitarse otros documentos a discreción del comprador
para salvar los mejores intereses de la Institución.
RECOMENDACIONES
Enviar copia del presupuesto de la propuesta aprobada
Enlace Oficina de Compras (Reglamento y Manual de
Códigos):
http://decadm.uprrp.edu/compras/compras.php
Enlace DTAA: http://asetec.uprrp.edu/
Correo Electrónico Comprador:
[email protected]; [email protected]
Nuevo número de extensión: 86756
ACCIONES DE PERSONAL
TRÁMITES Y PROCESOS A SEGUIR PARA PROYECTOS
DE FONDOS EXTERNOS
Carmen J. Aponte, Analista de Recursos Humanos III
Unidad de Apoyo a la Creación e Investigaciٴón
División de Post Award
DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA LOS NOMBRAMIENTOS
(ESPECIAL / TAREA PARCIAL) DOCENTES Y NO DOCENTES Y
CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTES SUFRAGADOS POR FONDOS
EXTERNOS (INGRESO)
A. NOMBRAMIENTOS (D y ND) /CONTRATOS DE SERVICIOS (D)
POR PRIMERA VEZ
I. Documentos que proveerá el candidato seleccionado:
1. Expedientes Académicos Oficiales Originales (TODOS LOS
GRADOS)
2. Certificación Reconocimiento de Grado (Universidades
Extranjeras o no acreditadas en EEUU) (SOLO PERSONAL
DOCENTE)
3. Curriculum Vitae actualizado (SOLO PERSONAL DOCENTE)
4. Examen Médico- Certificado médico privado donde certifique
que está en condiciones para trabajar.
I. DOCUMENTOS QUE DEBERÁ PROVEER EL CANDIDATO SELECCIONADO
5. Certificado de Antecedentes Penales (original y reciente)
6. Certificado de nacimiento (original y copia)
7. Fotocopia de la tarjeta de seguro social (deberá estar
firmada)
8. Declaración Jurada sobre estatus contributivo (últimos cinco
(5) años)
Aplica cuando el empleado no ha rendido planilla en los
últimos cinco (5) años previos a la contratación o parte de
ellos.
9. Copia Planillas Contribución sobre Ingresos, si aplica.
10. Si es extranjero, evidencia de tarjeta de residencia, visa o
documento de naturalización.
Visa H-1
• Tarjeta de Arribo I-94
• Notificación de autorización de Visa H-1B y período de vigencia del
estatus I-797A
• Copia del Formulario Labor Condition Application for H-1B –
Non immigrants – ETA-9035
• Copia de la hoja del anuncio publicada
Visa J1 • SD 2019, I-94, Visa y Pasaporte
OPT • Tarjeta de trabajo/ cualquier otro documento requerido
11. Si se trata de un Extranjero No Residente deberá presentar la
Planilla de Contribución sobre Ingreso
I. DOCUMENTOS QUE DEBERÁ PROVEER EL CANDIDATO SELECCIONADO
• Para información sobre visados, puede comunicarse al
Decanato de Estudiantes:
Visado Empleados Visado Estudiantes (OPT)
Luis F. Irizarry Ramírez, M. Arq.
Decano Auxiliar de Relaciones
Internacionales, PDSO, RO
Decanato de Estudiantes
Tel. 787-764-0000 Ext. 86249
787-763-7450
Sandra I. Echevarría Rivera
Coordinadora de Movilidad
Docente
Relaciones Internacionales
Decanato de Estudiantes
Tel. 787-764-0000 Ext. 86207
12. Documentos requeridos cuando el empleado devengue más de
$16,000 por año contributivo: a. Certificación de Radicación de Planilla (últimos 5 años previos a la
contratación)- Modelo SC2888
b. Certificación de Deuda del Departamento de Hacienda- Modelo SC6096
c. Certificación de Deuda CRIM (válido por 90 días)
d. Certificación de ASUME (válido por 90 días)
13. En caso que proceda de una Agencia Gubernamental, deberá incluir,
según aplique:
a. Autorización Licencia sin Sueldo - Agencias ELA
b. Copia de carta de renuncia- Aceptación de la misma si se produjo en el
último mes (Agencias ELA o Municipios)
I. DOCUMENTOS QUE DEBERÁ PROVEER EL CANDIDATO SELECCIONADO
Las certificaciones pueden solicitarse a través del enlace http://www2.pr.gov/Pages/default.aspx. Si lo solicita en este enlace, debe incluir la validación del documento, el cual se obtiene a través del enlace https://serviciosenlinea.gobierno.pr/validacionelectronica/
1. Hoja de Trámite de Documentos de Personal No Docente (Formulario RP-OP-366)
2. Autorización para Nombramiento o Contratación de Personal No Docente (Formulario RP-OP- 373)
3. Autorización para Nombramiento o Contratación de Personal Docente (Formulario RP-OP- 370)
4. Recomendación Comité de Personal del Departamento o su equivalente (Aplica al Personal Docente)
5. Certificación del Empleado sobre Política Institucional/Preparación Académica-Rev. Abril 11 (Aplica al Personal Docente con grado de maestría o menos y contratado por una jornada de trabajo de siete créditos o más) - Se completa una sola vez
6. Certificación del Decano y Director sobre Política de Requerimiento de Grado Doctoral Rev. Abril 11 (Aplica al Personal Docente con grado de maestría o menos y es contratado por una jornada de trabajo de siete créditos o más)
II. DOCUMENTOS A SER COMPLETADOS EN LA UNIDAD CONTRATANTE
7. Solicitud de anuencia al Rector (Docente con bachillerato o menos)
8. Anejo a Nombramiento-Rev. Jun 12 (solo original D y ND) o Contrato de Servicios - Rev. Jul 14 (Forma ORH-040) (original y una copia D)
9. Borrador de Carta de Renovación de Nombramiento Rev. Jul 14
10. Juramento de Fidelidad y Toma de Posesión del Cargo o Empleo (original y dos (2) copias) (No aplica a contratos de servicios)
11. Solicitud de Examen (OP-RRP-001)
12. Certificado de Exención para la Retención (Forma 499-R-4)
13. Notificación de Nombramiento, Contrato de Servicio, Compensación Adicional o Cambio (Modelo ORH-T-002) (original y una copia)
14. Historial Datos Personales Rev. Mar 10 (Modelo ORH-T-001)
15. Verificación Elegibilidad para Empleo (Forma I-9)
II. DOCUMENTOS A SER COMPLETADOS EN LA UNIDAD CONTRATANTE
16. Solicitud de Sueldo Máximo Cotizable y Designación de Beneficiarios de Retiro • Aplica a nombramiento especial, temporero o contrato de servicio (T/C)
de 9 meses o más y tarea parciales (18 horas o más) de 9 meses en adelante.
• No aplica a estudiantes ni profesores visitantes. 17. Certificación Sobre Plan Médico (solo una vez)
18. Carta sobre aportación patronal de plan médico, si aplica 19. Certificación sobre Políticas Institucionales (RP-ORH-T003) Rev. Ago. 13 20. Solicitud de Autorización para Iniciar el Reclutamiento de Personal Pensionado
(OCP-38), (ver formulario para documentos adicionales requeridos) 21. Forma 125A (Tiempo y Esfuerzo) 22. Enmienda a Contrato de Servicios (RP-OP-36) y copia del contrato firmado por
el Rector, cuando aplique. 23. Carta de Autorización a tenor con Ley 100 del 27 de junio de 1956 (contratos
de servicios a tarea parcial para empleado de otras agencias de gobierno)
II. DOCUMENTOS A SER COMPLETADOS EN LA UNIDAD CONTRATANTE
I. Documentos que deberá proveer el empleado:
1. Si es extranjero, evidencia de tarjeta de residencia, visa o documento de naturalización, según aplique.
2. En caso que proceda de una Agencia Gubernamental, deberá incluir la autorización conforme la Ley 100 o de Licencia sin Sueldo.
3. Documentos relacionados con estatus contributivo de Hacienda, ASUME y CRIM (si aplica)
4. Declaración Jurada sobre estatus contributivo (últimos cinco (5) años, si aplica).
5. Copia Planillas Contribución sobre Ingresos, si aplica.
B. RENOVACIÓN NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES/
CONTRATO DE SERVICIOS DOCENTES EN IGUALDAD DE CONDICIONES:
1. Carta dirigida al Rector solicitando autorización para la renovación del nombramiento especial o tarea parcial.
2. Hoja de Trámite de Documentos de Personal No Docente (Formulario RP-OP-366).
3. Autorización para Nombramiento o Contratación de Personal Docente-Rev. Abril 11 (Formulario RP-OP- 370) (incluir copia 370 anterior).
4. Certificación del Decano y Director sobre Política de Requerimiento de Grado Doctoral Rev. Abril 11 (Recertifica solo el Decano de la unidad contratante) - Personal Docente solamente.
5. Solicitud de anuencia al Rector (candidato docente con bachillerato o menos) - Personal Docente solamente.
II. DOCUMENTOS A SER COMPLETADOS EN LA UNIDAD CONTRATANTE:
6. Recomendación del Comité de Personal o su equivalente.
7. Anejo a Nombramiento-Rev. Jun 12 (original solamente) o Contrato de Servicios-Rev. Jul 14 (ORH-040) (original y una copia).
8. Borrador de carta de renovación de nombramiento.
9. Notificación de Nombramiento, Contrato de Servicio, Compensación Adicional o Cambio (Modelo ORH-T-002) (original y una copia).
10. Forma 125-A.
11. Cualquier otro documento que sea requerido.
II. DOCUMENTOS A SER COMPLETADOS EN LA UNIDAD CONTRATANTE:
TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES / CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTES SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS (INGRESO)
Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos de la Unidad Contratante
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PERSONAL NO DOCENTE PERSONAL DOCENTE
1. Refiere a la División de Clasificación y
Reclutamiento ORH:
a) Autorización para Nombramiento o
Contratación de Personal No Docente
Modelo 373 y la descripción detallada
de las tareas
b) De tener un posible candidato incluirá:
I. Expedientes académicos del
candidato
II. Certificación de experiencias
III. Solicitud de empleo
1. Refiere al Decanato de Asuntos Académicos:
a) Formulario 370 original
b) Credenciales académicas originales
c) Certificación Reconocimiento de Grado
d) Curriculum Vitae
e) Recomendación Comité de Personal del
Departamento o su equivalente
f) Certificación del Decano y Director sobre
Política de Requerimiento de Grado
Doctoral
g) Solicitud de anuencia al Rector (candidato
con bachillerato o menos)
2. Envía los otros documentos del nombramiento/contrato de servicios y la forma 125-A a la
Unidad de Apoyo de la División de Post Award.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES / CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTES SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS (INGRESO)
PERSONAL NO DOCENTE (ORH) PERSONAL DOCENTE (DAA)
1. Evalúa las tareas y verifica que el candidato cumpla con los requisitos de preparación académica y experiencia.
2. Certifica en el Modelo 373 la clasificación asignada y salario.
3. Envía la 373 a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award.
1. Evalúa el candidato cumpla con los
requisitos de preparación
académica y experiencia.
2. Certifica la forma 370.
3. Refiere la 370 a la Unidad de
Apoyo de la División de Post
Award.
División de Clasificación y Reclutamiento/Decanato de Asuntos Académicos
TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES / CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTES SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS (INGRESO)
Unidad de Apoyo de la División de Post Award
1. Verifica y evalúa los documentos sometidos para la formalización del nombramiento/contrato de servicios.
2. Refiere la 125-A y T-002 a la División de Post Award para aprobación de fondos.
3. Recibe T-002 con VO.BO. fondos, copia de la 125-A y 373/370 aprobadas.
4. Certifica y remite el nombramiento o contrato para la firma del Rector.
5. Ingresa la transacción en el sistema HRS al recibir el nombramiento o contrato firmado por el Rector.
6. Envía documentos originales a la Oficina de Recursos Humanos, copia a la Oficina de Nóminas y retiene copia digitalizada de los mismos.
50
TRÁMITE DE RENOVACIÓN DE NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES/CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTE EN IGUALDAD DE CONDICIONES
Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos de la Unidad Contratante
1. Refiere a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award todos los documentos de renovación de nombramiento/contrato de servicios y la forma 125-A.
Unidad de Apoyo de la División de Post Award
1. Verifica y evalúa los documentos sometidos para la formalización del nombramiento.
2. Refiere la 125-A y T-002 a la División de Post Award para aprobación de fondos.
3. Recibe T-002 con VO.BO. fondos y copia de la 125-A.
4. Certifica y remite los documentos para la firma del Rector.
5. Ingresa la transacción en el sistema HRS, una vez recibe los documentos firmados por el Rector.
6. Remite los documentos originales a la ORH, copia a la Oficina de Nóminas y retiene copia de los mismos.
51
Renovaciones del Personal Docente
El Decano de la unidad contratante reevaluará y
recertificará las cualificaciones académicas cada tres
años.
Si las funciones, responsabilidades y términos del
nombramiento cambian sustancialmente, se requerirá la
intervención y evaluación del DAA.
Renovaciones del Personal No Docente
Si las funciones, responsabilidades y términos del
nombramiento cambian sustancialmente, se requerirá la
intervención y evaluación de la ORH.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS DE NOMBRAMIENTOS DOCENTES Y NO DOCENTES / CONTRATOS DE SERVICIOS DOCENTES SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS
RECOMENDACIONES SOBRE NOMBRAMIENTOS Y CONTRATOS DEL PERSONAL DOCENTE Y NO DOCENTE
1. Identificar necesidades de reclutamiento de personal a corto y a largo plazo.
2. Comenzar proceso de reclutamiento con suficiente antelación. Ingresos: 30 días de anticipación Renovaciones bajo las mismas condiciones: 20 días de
anticipación 3. Los documentos de contratación deberán ser sometidos con
toda la documentación requerida. 4. Comunicarse con la ORH, con el DAA y con la División de Post
Award de tener alguna duda o desear aclarar algún asunto relacionado con el proceso.
5. Utilizar la versión revisada de los documentos y eliminar de los archivos las versiones anteriores.
53
COMPENSACIONES ADICIONALES PERSONAL DOCENTE PERIODO DE VERANO
Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos de la Unidad
1. Refiere a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award:
a. Modelo T-002 de Compensación Adicional y forma 125A con las firmas e información requerida.
En el inciso #30 de la T-002 deberá indicarse todas las compensaciones adicionales o compromisos que tenga el empleado dentro y fuera de nuestro Recinto. Asegurarse que no exista conflicto de horario.
Unidad de Apoyo de la División de Post Award
1. Verifica y evalúa la compensación adicional.
2. Refiere la 125A y T-002 a la División de Post Award para aprobación.
3. Una vez aprobada, registra la transacción en la Nómina.
4. Refiere original a la ORH, copia a la Oficina de Nóminas y retiene copia de la misma.
54
Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos de la Unidad
1. Refiere a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award la T-002 de Compensación Adicional con las firmas e información requerida.
La T-002, en su inciso #27, debe indicar horario, horas de dedicación tareas realizadas y justificación de la cantidad a pagar. Esta justificación debe incluir la forma en que se determinó la paga. En el inciso #30, debe indicar el programa de clases o tarea principal y todas las compensaciones adicionales o compromisos que tenga el empleado dentro y fuera de nuestro Recinto.
Unidad de Apoyo de la División de Post Award
1. Verifica y evalúa la compensación adicional.
2. Refiere T-002 a la División de Post Award para aprobación.
3. Una vez aprobada, registra la transacción en la Nómina.
4. Refiere original a la ORH, copia a la Oficina de Nóminas y retiene copia de la misma.
COMPENSACIONES ADICIONALES PERSONAL DOCENTE TAREA INCIDENTAL
RECOMENDACIONES SOBRE COMPENSACIONES ADICIONALES
1. Verificar que el documento de compensación adicional contenga las firmas requeridas.
2. Especificar horario, días y tarea de la compensación adicional.
3. Indicar en el formulario todos los compromisos y tareas vigentes que tiene asignado el empleado en el periodo de la compensación. Asegurarse que no exista conflicto de horario.
4. Utilizar el Modelo de T-002 diseñado por la División de Post Award.
5. Radicar los documentos de compensación conforme a las fechas establecidas por la División de Post Award.
56
DIFERENCIAL EN SUELDO DEL PERSONAL NO DOCENTE SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS
Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos 1. Refiere a la División de Clasificación y Reclutamiento de la
Oficina de Recursos Humanos (ORH): a. Solicitud Para la Concesión de Diferencial en Sueldo para el
Personal No Docente (OCRH-17) con las firmas requeridas. b. Comunicación en la que se justifica la acción solicitada. c. Descripción detallada de las tareas.
División de Clasificación y Reclutamiento 1. Evalúa la solicitud y de ser necesario solicita información
adicional. 2. Determina la clasificación y la retribución por hora conforme a
las tareas. 3. Refiere el diferencial a la Unidad de Apoyo de la División de
Post Award para la aprobación de fondos.
DIFERENCIAL EN SUELDO DEL PERSONAL NO DOCENTE SUBVENCIONADOS CON FONDOS EXTERNOS
Unidad de Apoyo de la División de Post Award
1. Refiere 125-A y el diferencial para la aprobación de Post
Award.
2. Envía el diferencial para la firma al Decanato de
Administración.
3. Registra el diferencial aprobado en el Sistema HRS, enviará
documento original a la Oficina de Recursos Humanos, copia a
la Oficina de Nóminas y retendrá copia del mismo.
DISTRIBUCIÓN DE SUELDO E INCENTIVO INSTITUCIONAL
Decano Auxiliar de Asuntos Administrativos de la Unidad
1. Refiere a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award:
a. Modelo T-002- Incentivo Institucional
b. Modelo T-002- Distribución de Sueldo
c. Forma 125 A-Original
Los incentivos que no estén debidamente autorizados en los documentos de la propuesta requieren tramitar la aprobación del Rector.
59
DISTRIBUCIÓN DE SUELDO E INCENTIVO INSTITUCIONAL
Unidad de Apoyo de la División de Post Award
1. Revisa la T-002 de Distribución de Sueldo y del Incentivo.
2. Refiere la 125-A, la Distribución de Sueldo y el Incentivo para la evaluación y aprobación de fondos de Post Award.
3. Una vez obtenga la aprobación de la Distribución de Sueldo, remite el Incentivo original y copia de la Distribución y de la Forma 125-A a OPEP.
4. Recibe Incentivo autorizado por OPEP.
5. Ingresa el Incentivo en el sistema HRS, envía los documentos originales a ORH y retiene copia digitalizada de los mismos.
60
DISTRIBUCIÓN DE SUELDO E INCENTIVO INSTITUCIONAL
Oficina de Planificación Estratégica y Presupuesto
1. Realiza los ajustes de cuentas en el Sistema de Información, conforme a la distribución de cuentas indicada en la distribución de sueldo y forma 125 A.
2. Otorga la aprobación de fondos para el pago del Incentivo.
3. Remite el Incentivo original a la Unidad de Apoyo de la División de Post Award.
61
RECOMENDACIONES SOBRE DISTRIBUCIÓNDE SUELDO E INCENTIVO INSTITUCIONAL
1. Indicar en la T-002 de la distribución de Sueldo el Programa Académico vigente del Claustral.
2. Radicar los documentos con suficiente antelación.
3. Verificar que los documentos incluyan las firmas y autorizaciones requeridas.
4. Tomar en consideración otras distribuciones de cuentas ya procesadas. Reflejar las mismas en la nueva distribución.
5. Utilizar el Modelo de T-002 diseñado por la División de Post Award.
6. Comunicarse con la ORH y con la Oficina de Post Award de tener alguna duda con el proceso.
62
FORMULARIOS
Los modelos de T-002 para la distribución de sueldo, incentivo, compensación de verano y compensación adicional por tarea incidental están disponibles en el siguiente enlace: http://graduados.uprrp.edu/dafe/self-training.html. Es importante que utilicen el formulario correcto, ya que los mismos contienen encasillados pre-llenos.
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CONTÁCTANOS
Carmen J. Aponte Muñiz
Analista de Recursos Humanos III
Unidad de Apoyo
División de Post Award
Decanato de Estudios Graduados e Investigación
Primer Piso
Dirección electrónica: [email protected]
Teléfono 787-764-0000, ext. 86748
Lilliam Méndez, Pre-Interventor
División de Post Award
TRÁMITE DE: 1. REEMBOLSOS O PAGOS DIRECTOS DE
SERVICIOS RECIBIDOS
2. PAGOS DE ÓRDENES DE COMPRA
3. CONTRATOS DE SERVICIOS PROFESIONALES
O DE PAGO DIRECTO
4. VIAJES
PAGOS DIRECTOS
SUPLIDORES QUE CONCEDIERON CRÉDITO
(CIRCULAR 51)
Número de suplidor correcto en el renglón #4 del
comprobante (si es una compañía debe incluir
número de seguro social patronal y si es individuo o
DBA debe incluir seguro social del individuo.
Suficientes fondos disponibles en la cuenta para los
códigos correspondientes
Factura original con la certificación de ética firmada y
fechada.
SUPLIDORES QUE CONCEDIERON CRÉDITO
(CIRCULAR 51)CONT.
Carta explicativa que justifique claramente las razones
que impidieron realizar el trámite mediante orden de
compra. Si el gasto fue de $250.00 o menos la carta
debe estar dirigida a la Sra. Samarie Cunningham,
Directora de Finanzas. Si el gasto sobrepasa los
$250.00 la carta debe dirigirse al Lcdo. Ismael García,
Ayudante Ejecutivo del Rector, Dr. Carlos E. Severino.
Certificado de registro de comerciante
Las firmas incluidas en los renglones #27 y #28 del
comprobante son las correctas, están legibles y se
encuentran registradas en Pre intervención.
GASTOS DE ALIMENTOS
Solicitud para incurrir en gastos con todas las
firmas requeridas previo a la actividad
Comprobante de desembolsos u orden de
compra
Factura con la certificación de ética firmada y
fechada y registro de comerciante
Lista de participantes
ESTIPENDIOS
Convenio de estipendio - se trabaja basado en
lo que se estipula dentro del convenio. Es
importante que el convenio se complete en
todas sus partes.
Estipendios de 3 meses o menos debe incluir
comprobante de desembolsos, certificación del
proyecto y lista de participantes con cantidad a
pagar a cada uno.
ÓRDENES DE COMPRA
ÓRDENES DE COMPRA: PAGOS REGULARES
o Ya generada la orden, se le envía al suplidor para que entregue o brinde los bienes o servicios.
o Una vez entregados, el suplidor debe entregar la factura con certificación de ética firmada y fechada (suplidores en Puerto Rico) a la Unidad de Apoyo y un conduce al departamento que recibe los bienes o servicios o a la oficina de recibo y entrega.
o Después de haber recibido los bienes y/o servicios, el departamento debe enviar la hoja de estatus de orden de compra en la Oficina de Recibo y Entrega para que ellos emitan el informe de recibo en el sistema.
ÓRDENES DE COMPRA: PAGO POR ANTICIPADO
o Orden de compra con cotización que incluya el
logo de la compañía, precios, artículos y debe
indicar que el pago se requiere por anticipado.
o Los artículos y precios deben ser los mismos
que en la orden de compra.
o Si se requiere pago mediante wire transfer
debe incluir el documento requerido por el
pagador.
ÓRDENES DE COMPRA: PAGO POR ANTICIPADO
o Tan pronto se reciba el servicio o mercancía:
enviar a la Sra. Julia Ramos el informe de recibo
(Certificación de Estatus de Orden de Compra)
enviar a la Sra. Lilliam Méndez la factura que
indique que el pago fue recibido (factura con
balance en cero $0.00)
Sin estos dos documentos no se puede
completar el proceso de la orden de compra.
CONTRATOS
NUEVO PROCEDIMIENTO PARA CONTRATOS
Unidad Facultad Asesoría Jurídica
Post Award
Rectoría Finanzas
Genera el
contrato
Decano endosa
carta al Rector
Preintervención
de contrato y
aprobación fiscal
Registro en el
Contralor
Regresa contrato a
Post Award para
procesar pago
30 días antes de inicio contrato
CONTRATOS (IMPORTANTE)
Todos los documentos deben estar en la oficina
de Asesoría Jurídica con por los menos 30 días
de anticipación a la fecha de inicio.
Para procesar el pago correspondiente de los
contratos, debe enviar:
Comprobante de desembolsos
Factura original con la certificación de ética
firmada
Desglose de tareas realizadas firmadas por la
persona contratada y el investigador principal (PI)
CONTRATOS INDIVIDUOS
Contrato (Rev. Enero/2014)
Carta al Rector por conducto del Decano de su Facultad (nuevo) Anejo (Rev. Julio/2014)
Certificación de otorgamiento
Forma I-9 con justificantes (vence 2016)
Hoja de recibo políticas institucionales (Rev. Oct/2012)
Registro de comerciantes (residentes de PR)
Certificación disponibilidad de fondos (fondos institucionales o
externos)
Ley 100, si aplica
Evidencia gastos a reembolsar
Si no ha rendido planilla en los últimos 5 años:
Declaración jurada del Departamento de Hacienda
Certificación de Deuda
Certificación de radicación de planilla
MAYORES DE $16,000.00
Certificación deuda (modelo SC 6096)
Radicación planillas (modelo SC 6088)
CRIM
ASUME
Seguro social para choferes
Desempleo e incapacidad
CONTRATOS COMPAÑÍAS
Contrato (se debe indicar representado por “fulano de tal” en todos los lugares en que se indica el nombre de la compañía)
Anejo Certificación de otorgamiento Incorporación Certificación buena pro (good standing) Resolución corporativa Certificación póliza FSE Registro de comerciantes Hoja recibo políticas institucionales Relevo de hacienda (si aplica) De ser extranjera la compañía, requiere autorización Depto. Estado
para hacer negocios en PR
Si no ha rendido planilla en los últimos 5 años:
Declaración jurada del Departamento de Hacienda
Certificación de Deuda
Certificación de radicación de planilla
MAYORES DE $16,000.00
Certificación deuda (modelo SC 6096)
Radicación planillas (modelo SC 6088)
CRIM
ASUME
Seguro social para choferes
Desempleo e incapacidad
CLÁUSULA CONTRIBUCIONES
En los casos en que se indica que no ha rendido planilla
de contribución sobre ingresos en los últimos cinco (5)
años o en una fracción de ellos, deberá someter una
declaración jurada indicando los años y las razones para
no haber rendido.
AMERICANOS NO RESIDENTES
Contrato
Anejo
Certificación de otorgamiento
Forma I-9 con justificantes
Hoja de recibo políticas institucionales
Certificación disponibilidad de fondos (fondos institucionales o
externos)
Planilla
EXTRANJERO NO RESIDENTE
Extranjero no residente es para efectos nuestros aquella persona
que tiene permiso de residencia en Estados Unidos
Contrato
Anejo
Certificación de otorgamiento
Forma I-9 con justificantes
Copia tarjeta residencia
Hoja recibo políticas institucionales
Planilla
EXTRANJEROS CON B-1, WB
En adición al contrato, anejo, Certificación de
Otorgamiento, I-9 con justificantes, hoja de recibo de las
políticas, planilla, evidencia de los gastos a reembolsar:
Visa
I-94
Carta de invitación
Certificación de servicios recibidos
Deben ser llevados al programa de visitantes
extranjeros
CONTRATACIÓN JUBILADOS
En adición a: contrato, certificación de otorgamiento, anejo,
etc.
Carta justificación al Rector
Modelo OCP-38 (debe ser completado en la agencia donde
trabajaba la persona y en recursos humanos del Recinto)
Certificado de salud
Certificación sistema retiro
Certificación del jubilado indicando si tiene o no otros
compromisos de trabajo en otras agencias
CONTRATOS ARRENDAMIENTO
1- División Post Award
2- Asesor Legal
3- Decano Administración
4- Registro de Contratos
Normas Uniformes de Contratación Gubernamental
Listado de Participantes
Agenda de la Actividad
Tres (3) Cotizaciones
Orden de Viaje (si participan empleados)
Carta al Decano de Administración explicando propósito
de la actividad, costo y cuenta
Registro de Comerciante del local u hotel
ENMIENDA A CONTRATO
-------------------COMPARECEN---------------------------
DE UNA PARTE: El Recinto de Río Piedras de la Universidad
de Puerto Rico, seguro social patronal 66-043-3760,
representado en este acto por su Rector Dr. Carlos E. Severino
Valdez, mayor de edad, casado y vecino de San Juan, Puerto
Rico en virtud de la autoridad que le confiere la Ley Número 1
del 20 de enero de 1966, según enmendada, en adelante
denominada “RECINTO”.------------
DE LA SEGUNDA PARTE: Fulano de Tal, con número de
seguro social XXX-XX-XXXX, mayor de edad, (soltero o
casado) y vecino de (pueblo), Puerto Rico, SEGUNDA PARTE
de aquí en adelante.----------
CONTINUACIÓN ENMIENDA
-----------------------EXPONEN----------------------------
Que las partes formalizaron un contrato el (fecha), el cual
quieren enmendar y así lo hacen sujeto a las siguientes cláusulas
y condiciones:
CLAUSULAS A ENMENDAR
Cláusula 1: Se añade cuenta 09-20-xxxxxx-3220 $ ------
Cláusula 2: “Facultad de ---------------”
Cláusula 4: En adición realizará las siguientes funciones
(descripción del trabajo a realizar)
Cláusula 5: esta enmienda es efectiva al (fecha)
Cláusula 5A: cantidad de horas
Cláusula 6: $xxxxx.xx por hora, mensual, período
CONTINUACIÓN ENMIENDA
Cláusula 7: Mensual o al Finalizar la enmienda
Las demás cláusulas y condiciones del contrato permanecen
inalteradas.
De conformidad con todo lo expuesto, AMBAS PARTES
firman esta enmienda en (pueblo) Puerto Rico, hoy
________________________.
“Fulano de Tal” Carlos E. Severino Valdez
Decano Facultad
Ordenes de Viajes en y fuera de PR
Liquidaciones de Viajes
Comprobantes de Desembolsos
relacionado a trámites de Viajes
Autorizaciones de Vehículo Privado
SECCIÓN DE VIAJES
Completada con datos del solicitante:
Nombre
Dirección Postal y Residencial
Correo Electrónico
Indicar si es docente, no docente, estudiante,
investigador o visitante.
Si es visitante debe incluir:
Ciudadano Americano - Pasaporte
Extranjero
Pasaporte
I-94 – Ponchada con visa WB o B1
Carta de Invitación
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE VIAJE
Propósito del Viaje:
Explicar todas las actividades oficiales que se van a realizar.
Fechas:
Itinerario tentativo del viaje
Gastos que cubren desde un día antes de comenzar las actividades oficiales y un día después de finalizadas.
Debe viajar en la clase más económica que esté disponible
Debe hospedarse en el hotel más económico posible, en una habitación estándar.
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE VIAJE (CONTINUACIÓN)
Los fondos deben estar asignados a las cuentas correspondientes.
Costo estimado del viaje:
Gastos relacionados al viaje, tanto los que se van a otorgar al
solicitante como lo que se va a pagar mediante comprobantes
con los justificantes necesarios.
Firmas y Fechas Requeridas:
Solicitante
Director
Decano
TODA SOLICITUD DE VIAJE FUERA DE LOS ESTADOS UNIDOS
DEBERÁ SER AUTORIZADO POR LA DIVISIÓN DE POST AWARD.
CARGOS DE GASTOS DE VIAJES A LA AMEX PREVIO A QUE LA
SOLICITUD ESTÉ AUTORIZADA, NO ESTAN PERMITIDOS
SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN DE VIAJE (CONTINUACIÓN)
Fecha del Viaje
Descripción del Viaje:
Lugar y Actividad a la que asistió
Hora de salida y de regreso, según
“boarding pass”
Dietas:
Se toman en consideración, de acuerdo a
la actividad oficial, hora de salida y regreso
y se descuenta comidas incluidas en
registro o inscripción y hotel.
LIQUIDACIONES DE VIAJES
Transportación:
Aérea, según evidencia incluida. Debe viajar en la
clase más económica que esté disponible.
Terrestre, según evidencia incluida o desglose
incluido.
Alojamiento:
Se tomará en consideración, según evidencia,
solamente costos de alojamiento y “taxes”
establecidos por el hotel. Solamente se considera a la
persona autorizada a viajar. Las evidencias deben
tener el balance en cero. Debe hospedarse en el hotel
más económico posible, en una habitación estándar.
LIQUIDACIONES DE VIAJES (CONTINUACIÓN)
Otros gastos:
Describir los gastos adicionales individualmente con las
evidencias necesarias.
Debe indicar lo que se le anticipó versus los gastos incurridos para
saber si corresponde reembolso, o debe incluir remesa.
Firmas y Fechas:
Solicitante
Director
Decano (si hay gastos en exceso o gastos no autorizados en
Orden de Viaje)
En países extranjeros debe imprimir el cambio de moneda utilizando
la página de internet www.oanda.com
Las liquidaciones fuera de Puerto Rico tienen un término de 30 días
calendario después de la fecha de regreso y en Puerto Rico 10 días
para ser entregadas.
Informe de Viaje (Labor Realizada)
LIQUIDACIONES DE VIAJES (CONTINUACIÓN)
Nombre del solicitante
Dirección postal
Nombre del administrativo, extensión y correo
electrónico.
Número de Seguro Social (Si tiene número de
suplidor creado en sistema, puede incluirlo)
Número de cuenta con fondos disponibles
Descripción del Viaje
Evidencias
COMPROBANTES DE DESEMBOLSOS
Firmas y Fechas:
Solicitante
Director
Decano
Si el pago es a un suplidor, la factura debe tener certificación de
ética firmada y registro de comerciante.
En los pagos de millaje cada milla equivale a .50 centavos, debe
incluir desglose de fechas y peajes. Las millas de pueblo a
pueblo se calculan a través de la página de internet
www.dtop.gov.pr
Cuando se utilizan vehículos oficiales debe indicar número de
vehículo.
Cuando una persona solicita reembolso por un pago que realizó
para alguna actividad en Puerto Rico deberá enviar el
comprobante de desembolsos pasada la actividad.
Los reembolsos no pueden exceder 90 días calendario.
COMPROBANTES DE DESEMBOLSOS (C0NTINUACIÓN)
Nombre del Solicitante
Puesto que ocupa
Oficina donde presta servicios
Núm. de Licencia de Conducir
Núm. de Tablilla del Vehículo
Modelo, Marca y Año del Vehículo
Periodo por el cual se solicita autorización (Debe ser
un año, ya sea natural o año fiscal)
Explicar las razones para la necesidad del uso
Firmas y Fechas: Solicitante, Director y Decano
Copia de licencia del vehículo y licencia de conducir
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN PARA USO DE
VEHÍCULO PRIVADO
Recinto de Río Piedras
1. Unidad Institucional
2. Dependencia
3. Dirección
4. Autorización Núm.
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN PARA USO DEL VEHÍCULO PRIVADO
PARA USO DEL FUNCIONARIO O EMPLEADO SOLICITANTE
5. Nombre del solicitante 9. Número de Licencia del Vehículo
6. Puesto que ocupa 10. Marca
7. Oficina donde presta servicios 11. Modelo
8. Núm. Licencia de Conducir 12. Período por el Cual Solicita Esta Autorización
13. Explique la conveniencia o necesidad de utilizar el vehículo privado
14. 15.
Firma del Solicitante Firma del Funcionario que recomienda
Fecha Fecha
PARA USO DEL FUNCIONARIO QUE APRUEBA
16. Aprobada 18. Denegada por las siguientes razones 19.
17. Período de Vigencia
Firma Autorizada
Fecha
SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN PARA USO DE VEHÍCULO
Preguntas???
GRACIAS POR SU AMABLE ATENCIÓN