Af,ALI8I8

r[tonüacroractrvoS Er;ro8

I DSSANNOÉLO DT T'f, SISIBTA DTPABA XT COIINOL I'E I;Y¡TIATIOS DIPANI I,A EüPNE8A üOT¡ITO DACI'A g.A.

'EBT8A BUSIATAf,Tf, COBNf,A

CALI

CONPONACIOT T'TIY¡N8I?ANIA AT'IOXOtrA I'E OCCIT'ETT¡DIYISIOT Df, ITCITITnIAS

PBOCBATA I'E ITCEIIEnIA IXDI'SINIAL

l8frss-2c.u.A.o

BIBLIOTECA

I rillllrüu|llrurulülulu llllffiQ

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¡l. . l-i-- .i'.srit

ANALISIS Y DESARROLLO DE UN SISTE]IA I}EI NFOR].IAC I ON PARA EL CONTROL DE I NVENTAR I OS DE

ACTIVOS FIJOS PARA LA E},IPRESA I,IOLINO DABUA S.A-

TERESA BUSTA}IANTE CORREA

Trabajo de 6rado prrsent¡doctrmo requisito percirl peraoptar el título de fnganieroI ndustria I

Director ¡ PO}IPILIO Al.lEDSALAZAR EUZ]IANCont. Públ, Eep. Gcia. Trib.

CAL I

CORPORACIBN UNIVERSITARIA AUTONO}IA T'E OCCIDENTE

DIVISION DE IN6ENIERIAS

PROERA].IA DE INEENIERIA INDUBTRIAL

t99?

Nota de Aceptación

Aprobado por eI Comité de Trabajode Grado en cumplimiento de losrequisitos exigidos por laCorporación Univers itaria Autónomade Occidente para optar aI tÍtulode Ingeniero .Industrial.

á.-a ^U^ /*'-/Presldente del ,Jurado

Jurado

ii

Cali Marzo 27 d,e lggz

AGRADECIUIENTOS

La autora expresa. stls agradeelmientos:

A DIOS, mi Señor, ffii Creador, a quien me acerqué en laangustia y descubri por medio de su Hiio Jesucristo que meesperabg para ayudarme, fortalegerme, Prosperarme y hacermefeliz.Doy y daré gracias a El en todo y Por todo'

A POMPILIO A. SATAZAE G., Jefe Flnanciero de la empresa vDirector del trabajo, Por su ayuda técnica, profesional ycolaboración material

A LA UNMRSIDAD AUTQNOHA DE OCCIDENTE, v todo su srupo decolabc,radores, asesores y coordinadores de los Proyectos.

A CTAUDIA P. SUAREZ, amiE;a en corto tiempo' Pero quien meimpulsó y colaboró.

A tuIS FERNANDQ HERRERA O., por su amistad, sü asesoria ensistemas y su gran sacriflcio por sacar adelante eIproyecto

A LUISA DEt S. LOZANO; en su compañla v Ia de los demásmiembros de Ia iglesia, tti€ brindaron su apoyo moralincorrdiciorial y rne ayudaron a encontrar el camino.

A mi tía, mj- madre, Jorge Alberto C., Güido T. ' doña Aura,y a todas las demás personas, 9llÉ de alguna formacolaboraron en Ia realizaeLín del presente trabaJo.

1i1

A MI HIJA KARENN, quien en estemomento de mi vida, significa,de'Spués de Dios y por sumisericordia, rni raaón de avanzar,de vivlr y de demostrar mi valorcomo ser humano y persona

tv

Jn

I

tc

I

I-'1

4.\tiqLa"a

TABLA DE COTITBT{IDO

INTRODUCCION

1.

1.1.

L.2.

1.3.

1.4.

1.5.

1.6.

GENERATIDADES

OBJETIVO GENERAT

OBJETIVOS ESPECIFICOS

FROBLEMA ESPECIFICO

DETIMITACION Y JUSTI¡'ICACION DEI, ESTUDIO

TIMITANTES

BATANCE GENERAT A DIC. 31 DE 1991

Pag

1

4

4

4

6

5

I11

*Jt-74-f4FJ't2é

4tAü,,q¿

uJ

F

zot4zo4

2. CONCEPTOS Y TERMINOS UTITIZADOS

?..I. BIENES QUE SE CONSIDERAN ACTIVOS FIJOS

2.L.L. Activos Fiios Tangibles

2. 1 .1 . 1 . Activos Fi.ios que se deprecian

2.L.L.2. Activos Fiios que no se depreeian

2.1.1.3. Activos Fiios Agotables

?,.L.2. Activos Fiios Intangibles

2.2 BIENES QUE NO SE CONSIDERAN ACTIVOS EIJOS

2.2.L. Bienes de Consumo Inmediato

2.2.2. Bienes de Consumo Mediato

2.3 VIDA UTIL DE UN ACTIVO

13

13

L4

L4

L4

15

15

16

16

L7

L7

VALOR DE SATVAMENTO

REQUISICiON

ORDEN DE CO},IPRA

MANTENIMIENTO Y REPARACION

Reparaciones Extraordinarias

Itlejoras y Adiciones

CAMBIOS

IIETODO DE DEPRECIACION

Depreeiaciones

Ajustes a las Tasas de Depreciación

AJUSTES POR INFLACION

Indice de Aiustes Por Inflación

Ejemplo

Decretos 29Lt y ZgL?, de Dic./91

AJUSTES POR PERITAZGO

AJIJSTES POR DIFERENCIA EN TIPO DE CAMBIO

TRASTADOS

RETIRO

VENTA

BASE DE DATOS

Maestros

Actualización o Movimientos

Archivos de Report,e o Informes

Archivos de Consulta

IMPTET,ÍENTACION DEt SISTEMA DE INFORMACION

vi

18

19

19

20

20

2L

2L

2Z

?,3

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2,4

7,6

28

2g

2,9

30

31

31

32

32

33

33

33

34

353.

3.1.

3.1.1.

3.2.

3.2.1.

3.?..?..

3.2.3.

3 .2.4.

3 .?..5 .

3.2.6.

3.2.6.1.

3.2.6.2.

3 .2,6 .3 .

3 .2.6 .4.

3 .2 .6. 5.

3.2.7 .

3.3.

3.3.1.

3 .4.

3.5.

3.6.a. .7

4.

4.1.

4.2 .

PTANEACION

Realización Inventario Inicial

ELABORACION DE FORMATOS

Requisición

Orden de Compra

Nota de Entrega Activo por Departamento

Orden de Plaqueta

Orden de Adiciones o Heioras

Retiro de Activos

Venta de Activos

Orden de retiro

Solieitud de cambio

Solicitud de traslado

Solicitud de reeonstrueción o reparación

Extraordinaria

Orden de Aiuste o Valorizaciones

CODIFICACION

Reg1as y Especificaciones

COTIZACION Y ELABORACION DE PLAQUETAS

INVENTARIO PERIODICO

GASTOS CONTROTADOS

OBRAS EN CURSO

ARQUITE.CTURA TECNOLOqICA

GENERATIDADES

HANUAT DE USUARIO

35

36

37

38

38

47.

44

44

46

46

49

51

51

53

55

57

59

61

63

63

64

66

66

67

vl_I

5.

5.

ri

1.

1.1.

ObjetÍvo 67

Aspectos Generales 67

Control de acceso 70

Menú PrinciPal 7L

Módrrlo de Actualiaaclanes ?3

Actuallzación tlaestro de Actlvos FlJos 74

Actualización Tabla Centros de Costo 78

Actualiuación Tabla por Departamentos 79

Módulo de Movimientos 80

Entradas de activos fiios 80

Salidas de actlvos ftJos 8?

Ajustes de activos fiios '97

Módulo de Procesos EsPeciales 102

Obras en eurso 10?

Gastos controlados 103

Menú de Consultas 104

Consulta activos fiias por códlgo 105

consulta activos fiios por centro de costo 106

Consulta activos fiios por departamento 1-07

Consulta activos fiios por fecha 108

llenú de Informes o Listados 109

Procesos Diarios 110

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONDICIONES GENERALES

Activos Fijos de la Empresa

t2L

t2r121

vrat

5 .L.2.

5.1.3.

5.1.4.

5.1.5.

5 .2.

5.2.1.

5 .2.2.

5 .2.3 .

5. 3.

5.4.

5.4.1.

5 .4.2.

5 . 4.3.

5.4.4.

5.5.

5.5.1

5.5.1.1.

5.5.1.2.

5.5.1.3.

5.5.1.4.

5.5.1.5.

5 .5.2.

5.5,U.1.

5.5.3.

5.5.3.1.

5. 5. 3. Z.

Vida UtiI

No son Aetivos Para la EmPresa

Codificación

Plaquetas

COSTOS DE COMPRA

De Terreno

De Edificaciones

Otros Activos Fiios

DEPRECIACIONEs

VALORIZACIONES Y AJUSTES

Valorización por Peritazgo

Ajuste por Difereancia en Tipo de Canbio

Ajuste por Indice de Inflación

Ajuste por tasas de depreciación

ALTA DE UN. ACTIVO

Procedimiento No. 1 - ComPra

Requisición

Orden de ComPra Para activos fiios

Nota de Entrega Por dePartamento

Codificación Activo ComPrado

Identificación FÍsica del actlvo

Procedimiento No. 2 - Traslado

.Solieitud de traslado

Procedimiento No. 3 - Cambio

Solicitud de cambio

Orden de Rettro

L2L

L22

L22

L23

L24

L24

L24

L25

t25

L29

L29

130

131

133

133

133

133

t34

136

L37

L37

138

140

L4L

L4L

L43

l-x

Procedimiento No.4 - Reconstrucción

Soticitud de Reconstrucción

148

148

149

149

151

L52

L52

152

154

154

154

154

154

1Rq

L6Z

L6?,

165

165

169

t7L

L73

BAJA DE {.]N ACTIVO

Proced.imiento No.

Factura de Venta

Procedimiento No.

0bsolescencia

De+.erisro total

Donación

Devolución

PROCEDIMIENTO No.

VALORIZACIONES

5 - Venta

6 - Retiro

7 _ AJUSTES Y

Adiciones o Meioras

0rden de Adición o Me.loras

Yalorización Por Peritaago

Ajuste por Diferencia en Tipo de Cambio

Ajuste por Indlce de Inflación

Ajuste por Reparación Extraordlnaria

PROCEDIT'IIENTO No. I - OBRAS EN CURSO

PROCEDIMIENT.O No. I DEPRECIACIONES

PROCEDIMIENTO No.10 - GASTOS CONTROLADOS

PROCEDIMIENTO No . 11-INVENTARIO PERIODICO

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.7.1.

5.7.1.1.

5.7.2.

5.7 .3 .

5 .7 .4.

5 .7 .5.

5 .8.

5 .9.

5.10.

5.11.

6.

BIBLIOGRAFIA

ANEXOS

175

L77

178

x

LISTA DE TABLAS

TABLA 1 - ESTIMATIVOS LEGALES DE VIDAUTII PARA ACTIVOS FIJOS

TABLA 2 - COMPORTAMIENTO DEt AJUSTE POR. INFLACION

Pag

z3

28

xL

FORMATO

FORT.IATO

FORMATO

FORMATO

FORMATCI

FORI'TATO

FORMATO

FORHATO

FORMATO

FORMATO

1

2

3

4

E:

6

7

B

I

10

LISTA DE EORüATOS

REQUISICION

ORDEN DE COMPRA

NOTA DE ENTREGA DE ACTIVOS

ORDEN DE PLAQUETA

ORDEN DE ADICION O HEJORAS

FACTURA DE VENTA DE ACTIVOS

ORDEN DE RETIRO

SOIIÜITUD DE CAMBIO

SOLICITIID DE TRASTADO

SOTICITUD DE RECONSTRUCCION

REPABACION EXTRAORDINARIA

ONDEN DE AJUSTE

Pag

39

4L

43

45

47

48

50

52

54

FORMATO 11

56

58

x11

PANTALLA

PANTALLA

FANTALTA

PANTALLA

PANTALLA

PANTALLA

PANTALLA

PANTATLA

PANTALLA

PANTAttA

PANTALTA

PANTAttA

PANTALTA

PANTALLA

PANTALLA

PANTALTA

PANTALLA

1

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4

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6

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10

11

1?

13

t4

15

16

1'7

LISTA DE PANTALLAS

CONTROL DE ACCESO

MENI] PRINCIPAL

MENU DE ACTI.]ALIZACION DE ARCHIVOS

ACTUALIZACION MAESTRO DE A. FIJOS

ACTUALIZACION DATOS A. FIJOS

ACTUALIZACION TABLA CENTROS DE COSTO

ACTUATIZACION TABLA DE DPTOS.

ENTRADA DE ACTIVOS FIJOS

ENTRADA A. FIJOS FOR TRASTADOENTRADA A. FIJOS POR CAMBIO

ENTRADA A. FIJOS POR ADICION

ENTRADA A. FIJOS POE COMPRAENTRADA A. F. POR RECONSTRUCCIC)NMEN{] SALIDA DE ACTIVOS FIJOS

SATIDA A.F. POR CAMBIO PARCIAT

SALIDA. A. F. POR ADICIC)N

SALIDA A.F. POR RECONSTRUCCION O

F'EPARACI']N EXTEAOEDI }.IAR IA

Pag

70

72

n2| .-¡

75

77

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81

82

83

84

85

86

87

88

89

UU

xLL1

PANTALLA 18 SALIDA DEFIN]TIVA ACTIVO FIJO POR

VENTA

SALIDA A.F. POR OBSOLESCENCIA

SALIDA A.F. PCIR DETERIORO TOTAT

SALIDA A.F. POR DONACION

SATIDA A. F. POR (:AMEIO TOTAT

SALIDA A.F" POR DEVOTUCION

SLIEHENU FARA AJL]5TES DE A. FIJOS

VALT)FIZACION

AJUSTE POR DIF.TIPO DE CAMBIO

A.TUSTE POR INDICE DE INFIJACIOT{

AJUSTE POR ADICIONES

OBRAS EN CURSO

GASTOS CONTROLADOS

SUBMENU DE CONSIILTAS

CONSULTA A. FIJOS POR CC)DIGOCONSULTA A.FIJOS POR C.DE COSTO

CON5ULTA A. FIJOS POR DPTO.CONST]LTA A. FIJOS POR FECHASUBMENU DE INFORMES IMPRESOS

CALCULO AIJTOMAT. DEPRECIACIONES

PANTALTA

PANTALTA

PANTALLA

FANTALLA

PANTAttA

FANTAttA

PANTALiJA

PANTALLA

FANTATLA

PANTALLA

PANTATLA

PANTALLA

PANTALLA

PANTALLA

PANTALTA

PANTALTA

PANTALLA

PANTALLA

PANTALLA

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20

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7.4

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34

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100

101

103

104

105

106

TÚ7

108

109

110

110

xav

REPORTE

REPORTE

REPORTE

REP(]RTE

REPORTE

EEP(]RTE

REPORTE

REPORTE

REFORTE

REPORTE

,fL-

2-

{-

4-q-

6-

7-

LISTA DE IT{FORüES O REPORTES

HOJA DE VIDA DEL ACTIVO

MOVII'lIENTO MENSIJAL

INVENTARIO FISICO POR DPTO.

ACTIVOS FIJOS DEPRECIADO.S

DEPRECIACION DEL MES

GASTÜ.q CONTRÜLADO,5

OBRAS EN CURSO

Pag

111

LL2

113

114

115

116

LL7

118

119

LZ0

ts- I,ISTA ARÜHIVO MAESTRO POR ÜODIGO

9- LISTADO POR CENTROS DE COSTO1O- TISTADO POR DEPAFTAMENTOS

FIGIJRA 1 -FIGUEA Z

FIGTIRA 3

FiGIJRA 4

FIGURA 5 _

FIGURA 6

FIGI.IFA 7 _

FIGURA 8 -FIGURA 9

FIGIJRA 1I]-

LISTA DE FIGURAS

DISEÑO PLAT]UETA IDENTIFICACION A. FIJOS

PR{)CEDII'Í IENTI) No, 1 - CCIMFRA

PROCEDIMIENTO No. Z - TRASLADO

PROCEDIMIENTü No. 3 - CAMBIO TOTAT

PROCEDIMIENTO No. 5 - VENTASPROCEDIMIENTO No. 6 - RETIROS

PHOCEDIMIENTO No. 6 - DEVOLUCIONES

PROCEDIMIENT0 No. 3 - CAMBIO PARCIAL L47

PR0üEDIMIENT0 No. 4 - RECONSTRUCCION 150

Pag

62

139

L42

146

153

155

156

PFOCEDIMIEN'[O Nc¡. 7 - AJ[J,9TE.S Y VAI,OfiIZACIONES

ADICIONES O MEJOFAS

F'IüURA 1i- PROCEDIMIENTO No. 7 - VALORIZACION PORPERITAZGO

FIGUFA L2,_

158

160

FIGURA 13-

PROCEI)It{IENTO No. 7

EN TIPO DE CAMBIO

PROCEDIMIEN'iCr }io. 7

DE INE'LACION

PROCEDIMIENTO Nc,. 7

EXTTIAORDINARIA

- AJUSTE POR DIF'ERENCIA' 163

- AJUSTE POR INDICE164

FIGURA 14_

xv l-

- REPARACION

166

FIGUT{A

FIGURA

FIGURA

FIGURA

15_ PROCEDIMIENTO

16- FROCEDI'MIENTO

17- PFOCEDIMIENTO

18- PROCEDIMIENTO

OBRAS EN CURSO 168DEPAECIACIONE5 170GA.qTOS CÜNTRC,LADOS LT?

INVENTARIO PERIODICO 17 4

No. I

N.r. g

ltl^ { frltL, . L L,

No.11

xv11

ANEXO

ANEXO

ANEXO

ANEXCI

ANEXO

1

q{¿

?

4

E

LISTA DE AI{EXOS

DECRETO 2912 DE DIC.30/91

DECRETO ?.gLL DE DIC.30/9L

COTIZACIONE.g PTAGIUETAS

PLASUETA MUESTRA

DISKETTE

Pag

L78

194

2L3

2L5

xviii

6¡

RESII!ÍEN

con eI presente trabaJo se pretende solucionar un

problerna neuráIglco para Ia empresa MOLINO DAGUA S. A. y

con el]a a muchas otras e¡opresas del sector comerclal,

como es el control de inventarios de activos fiios

mediante un software elaborado. Como complemento se

presenta tambtén eI respectivo manual de procedlmientos a

seguir por Ia empresa para edectuar dicho control.

En los capftulosgeneralidades deI

términos utlll-zados

tema en cuestión asi

sobre los aJustes

1 y 2 se lnfornan sobre lastrabajo y sobre los concePtos Y

comunes en el nedl-o que naneJa el

como tamblén una expllcaclón concisa

por lnflacfón,

En el capftulo 3 se habla sobre Ia implenentacl-ón del

sistema medl-ante formatos elaborados en el Proyecto'También se presenta el dlseño que llevará las plaguetas y

la forma de elaborar los l-nventarios y efectuar el

procedimiento de gastos controlados y obras en curso.

En eI capitulo 4 se presenta el manual de usuarioel cual consiste en conducir al mismo medianüe menús portoda 1a aplicación su maneJo y aprendiaaJe es de fáeilmemorizaclón.

En el capftulo 5 se hace la presentaclón y descripcLóndetallada de cada procedlmiento a segulr para efectuar eIcontrol de los activos fiJos ¡nediante diagrarnas.

En el tlltlmo cápltulo se resumen las concluslonesobtenidas durante el desarrollo del proyecto y lasrecomendaciones generales que se haeen a la empresa parael manejo óptlmo de Ia apllcaclón.

;::1;'

tI

8.'

TilTRODUCCION

La necesirlad de eficacia de ros tiempos modernos, laslstematiaación de los métodc¡s de control, y en fin, todo1o que signifieue hacer las cosas cada vez mejor, hacen quetodos, persorlas, empresas, grlrpos, se vean abocados aevolucionar, porqrre 1o que no evoluciona, tiende adesaparecer.

Es pcrr esto, qrfe cada vez surgen n*evos temas de estudio,de investigación o simpremente de adecuación a los nuevosmétodos; es así, eü€ ra empresa MoLrNo DAGUA s.a-, empresarepresentativa del sector morinero de trigo der occidentecolombiano, cuyas empresas, de l-as cuares tenemos noticias,se iniciarcln como peq*etias sociedades familiares, y gue surtreaniza.ciórr administrativa no ha incluÍdo un controlformal de sus activos fijos, o de hacerro ha sido a unnivel empírico, difícilmente útil para suplir lasnecesidades de información qrre tanto para efectoscontables, financieros, de procedimientos y tributarios,requieren tener ras compañías actualmente, en los últimos

2

años, ha estado modernizando sus sistemas de informaciónplaneados y controlados, al- observar un fenómeno deineficiencia en la información que procesa en varias áreas

tanto administrativas como de producción.

La necesidad de organizar eI control de los activos fijosen esta eompañía es inaplazable, si se tiene en cuenta que

además, representan un buen porcentaje (aproximadamente 26%

incluída Ia depreciación) de los actívos totales de Iaempresa. Siendo este un hecho significativo y como uno de

los principales objetivos establecer "valores reales", Iasdepreciaciones correctas aplicadas y }os ajustes por

inflación que orderra la ley y así obtener un correctornanejo de este rubro de los activos. Se dejará en 1oposible la par.rta para que este primer pasCI sirva para

implernentar también ¡rn Programa de Mantenimiento Preventivo

a Ia rnaquinaria y eqr:ipo, aspecto importantísimo faltantetambién en esta empresa. Podernos resumir, diciendo que

nuestro estuclio será básicamente: Inventario físico,

identifieación, valorizacL6n, cálcuIo de depreciaciones,ajustes por inflación, procedimientos para eI eontrolfuturo.

En la histc'ria colombiana de la MolinerÍa de trigo, se notaeI fenómeno del monopolio oficial de asignaciones del mismoa las ernpresas del gremio. Esto genera una calidad similaren la prodrrcción de trarirras, de este modo, la competencia

3

se dá básicamente en relación de precios y cada molinomantiene lo más bajo posibl.e su nivel, a fin de permanecer

en el mercacLo. Entonces, si un molino quiere mantenerse,rlebe vender a muy ba jos precios, para tracerlo debe producir

altos volúmene,s y para lograr este objetivo, debe tenerme-'iores asignaciones de materia prima y eontar eada srr veacon mayor capaeidad irrstalada. Aquí se visualiza lanecesirlad de controlar esta últirna, término que para

efectos prácticos debe entenderse como e1 conjunto deactivos dispuestos organizadamente en su procesc'productivo.

Este trabajo tiene por finalidad ayudar a organizar dichocontrol, elaborando una aplicación, diseñando formatos y

procedimientos necesario,s para srr inicializaclón, posterior

alimentación y desarrollo. 5e tratará de constituir rfnaguía flexible y eficiente para orientar el criterio de laempresa, €rl la toma de decisiones relacionadas eon eI

control de Activos Fijos. Se antepone que Ia secuencia, Iosprocesos y actividades no son inflexibles, sino que se rleja

Ia pauta para facilitar su aetualizaeión, cuando las

necesidades así Io indiquen. Cuando se presenten problernas

administrativos, demoras o ineficiencia en eI desarrollo de

lc's procedimientos, s€ inrlicará el momento preciso para

revisarlos, pues éstos regularmente se vuelven anacrónicospor eI incremento en el volumen de información o

transacciones que se realicen con el transcurso del tiempo.

1. GENERALIDADES

1.1 OBJETIVO GENERAL

EI objetivo general de este proyecto es la creación de un

sistema computarLzado, 9u€ permita la organización y

control de los activos fijos.

L.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

1. Efectuar la organización del sistema con la

codificación de cada elemento, sLl valoración, cáIcul-o de

depreciación y ajustes por inflación ordenados por la ley,mediante un software elaborado.

2- Permitir la emisión de report,es que suministren Ia

información neeesaria tanto a las entidades fiscales, como

a los diferentes niveles de dirección interna, de una

marrera ágil, oportuna y real para facilitar 1a toma de

decisiones.

3. Permitir eI control del

compras, bajas, traslados,por medio de formatos qtre

5

movimiento de los activos:

etc. , que afecten los elementos

alirnenten eI sistema central.

4. Desarrollar el manrral de procedimientos que

marrifieste las politicas de la empresa respecto a los

*-rár¡¡it*p paua xi ¿?r-Jritflr?i d* l*s ¡*tivc,s f i jos.

5. Desarrollar un control sistematiaado que permita

la activación de las obras en curso: montajes de maquinariay equipo, edificaciones, etc., construidos total opareialmerrte por la empresa.

6. Desarrollar un control sistematLzado de gastos

controlados, que permita eI seguimiento a los gastos

efectuados a los activos, tales como mantenimientopreventivo, correctivo, reparaciones, ete.

7 - Se espera comprobar Ia eficiencia del programa

elaborado según los requerimientos generales de Ia empresa

en el sentido de realiaar un adecuado control de las

entradas y salidas de activos, de su correcta valoraci6n y

depreciación para efectos contables y fiscales.

8. Para Ia Universidad, comprobar su servicio como

taller de práctica para estudiantes no solo de Ingeniería

sino de Economía y consulta para otro tipo de estudiantes.

6

1.3. PROBLEI{A ESPECIFICO

La empresa a pesar de contar con una aplicación

computarLzada bastante eficiente para maneiar varias de

srfs actividades, por eiemplo: contabilidad, cartera,

inventarios; no cuenta en sí con un adecuado sistema de

control de su inventario de activos fiios, Io que genera

irrcertidumbre acerca de su exlstencia f Ísica y de st-l

adecuada valoraciÉ:n p

7

gremio rnolinero.

La planta de producción está ubicada en el municipio de

Dagua en eI Departamento del Valle del Cauca, hasta donde

será eI desplazamiento para iniciar el proyecto. Cabe

anotar aqr.rí que su utricación e,5 estratégica; sus fundadores

tenían visión, por cuanto, su distancia aI puerto de

Buenaventura, gü€ es el lugar donde deseargan los buques,

con eI trigo, es relativamente corta, Por tanto eI valor de

Ios fletes disminuye y esto lógicamente influye en eI

preeio del producto final.

Err este sitio, Dagua, s€ hallan: la planta de producción

(Ia maquinaria y equipo de procesamiento), las oficinas de:

Admirristración de Ia planta, Producción, Mantenimiento'

Personal, Almacén General y de Repuestos; y los vehÍculos

dedicados aI tran.sporte de producto f inal . En }a ciudad de

Cati, funciorran las oficinas de Gereneia General,

Subgerencia o Gerencia Comercial, Compras o Servicios

Generales, Ventas, Contabilidad y Sistemas, Recepción V

Secretaría.

Se recurrirá a Iibros contables y Iistados anteriores para

extractar de la manera más exacta pc¡sible: Fecha de

adquisición, Proveedor, Descripción y costo de compra de

cada elemento inventariado.

I

Se efectuará eI inventario físico en ambas localidades, se

g,oi..izaren e impondrán plaquetas metálicas de identificación

para cada elemento constitr.rtivo del inventario. Al tieffiPo,

se procederá a Ia valorización de cada uno de los equiPOS,

cáIculo de depreci-ación y aiustes por inflación; labor que

será realizada mediante Ltrr programa que tiene como base

fundamental eI Dbase III plus, elaborado en eI presente

proyecto para el efecto. El programa además, controlará en

eI futuro todo el rnovimiento qrie preserrterr los activc¡s:

compras, ventas, bajas, traslados, etc., además de Ia"activación" de las obras en curso, y de los gastos

controlados de los misrnos. Una vez realizado, se elaboratá

el Marrual de Procedimientos que en adelante regirá eI

movirniento de los activos fijos de esta compañÍa.

Se presenta justificación del estudio en tres aspectos:

Interés, Novedad y tJtitidad.

Es de interés y utilidad para Ia persona que presenta eIproyecto, para Ia universidad, para eI estudiante, para Ia

empresa, por cuanto es un tema álgido y tratado con desdénpor rnuchas compañías; entonces, este sería un buen campo de

asesorÍa por parte de la universidad, representando un

costo no muy significativo para las entidades o personas

naturales interesadas, además de ser un campo de desarrollopersonal, pues se pondrárr al servicio todos los

I

conocimientos, experiencias Y consultas a Io largo del

proceso. Los estudiantes también obtienen práetica en eI

conocj-miento y aplicación a un problema especÍfico de Ia

empresa y para ésta Ia solución al mismo, situación que

pueden vivir muchas de ellas por no tener rrna organización

adecuada para efectuar eI control de sus activos. El

estudic, se limitará a los aspectos expuestos anteriormente

y se dejará Ia expectativa aI surgimiento de algún otro

interrogante.

Es Novedad, por cuanto permitirá eI meioramiento de átea

docente referente a costos por un lado, Gerencia de

producci6n y Finanzas por otro y otros aspectos referentes

a Ia áplicación de lengua-'ies de eompr.rtador en rlrr "problÉma"

especifico de la empresa. Además del congcimiento de

aspectos tributarios aplicables aI área de Ingeniería,

irnportantes en eI campo de Ia administración'

1.5. LI}ÍITANTES

Para Ia real izacLÓn efLcaz de este trabaio, s€ no.s

preserrtan cuatro limitantes, entre otras, a saber:

t. La irrdrrstria molinera en análisis funciona con

fi¡aqpinaria espe*ialiaada qlle requiere de c*noci-mlentgf,

especificos err Ia materia para tomar adecuadamente un

10

inventario. Para eI efecto, contamos con Ia colaboración

det ingeniero de ProdrrccÍón, quien además de conocer los

equipos y eI proceso, posee amplia experiencia en el

montaje de molinos de trigo.

2- Como se expuso anteriorrnente, Ia empresa tiene 75

años de existerrcia, por Io tanto un buen número de su

equipo de produccié.¡n, sln terrer la misma edad de Ia

empresa, si tiene más de Ia requerida contablemente para

sr.rf rir depreciación, por tanto ya estará depreciado

tr.¡talrnente, aunqrte funelone blerr. Estcis elementos

aparecerán en et sistema depreciados, y lo más probable,

valoriaados.

3. A1 no existir un sistema de archivo adecuado a 1o

Iargo de Ia existencia de Ia empresa, se nos dificultará un

poco la localización de listados y fechas de adquisición,

debiendo tal vez, en algún momento "estimar" datos para

algrrnos de los elementos.

4. La otra limitante irnportante es eI tiempo, PoF

cuant¡r 1a empresa desearía poder presentar su próxima

declaración de Renta (Mayo L992), entre otros aspectos, con

eI prog:rama funcionando eficazmente y habiendo tomado los

cr¡rrectivos del caso.

11

1.6. BALANCE GENERAL DE T'TOLINO DAGUA S.A,

A DIÜIE}TBRE 31 DE 1991

A continuación presentarnos eI Balance General de Ia

compañÍa a manera rle información, para visualiaar, l6s

valores que presentan los activos fiios hasta Ia fecha

indicada. Los valores se estipulan en miles de pesos:

ACTIVO CORRIENTE

Caja y krancosCorporacionesClientesPréstamos a Emplead,:sReterrciones, anticipos, devoluc ' enAvances a contratistasDerrdores variosInverrtario materias PrimasInventario empaques y tnateriale'sInventario Productos terminadosi'laterias Primas en tránsito

Cargos diferidosInversiones perrnanentes

Activos fiios

TerrerrosMaqu.inarLa y Eqr:ipr¡Erlif icacionesVehÍcrrlosMuebles y EnseresEquipo de CótnputoDepreciación acumuladaConstrueciones en cursoValoriaación de Activos Fiios

TOTAT ACTIVO

949'97 4

1l:13'7SS105

457'22LL2'448

curso L6'4447'L291'901

91 ' 181L7'28254'668

L87'946

19'786?-'337

349'ALt

LL'L28240'97 040'46349'26819'42611'400

LLF¿'48737'01855'225

L'321'508

L2

PASIVO CORRIENTE

0bligaciorres barrcarias0bligaciones hipotecariasProveedoresPoreión Corriente Prestac. SocialesDividendos por pagarProvisión para impuesto de rentaOtras cuentas pcr PagarReterrciones en Ia fuente por pagar

PASIVO TARGO PLAZO

0bligaciones hipotecariasPrestaciones Sociale,sCáIculos actuarial de Pensiones

suscribirpagado

658',695

563'819L4'37547'7937'8695'7764'968

10'80fJ3'295

37'253

9'3758'028

19'850

L29'984

250'000190'00fJ

60'00069'984

PATRIMONIOCAPITAI, Y BESEBVAS

Capital autorizadoMenos; capital por

Capital strscrito yRe,servas

Sr:perávit por valorizacionesSuperávit utilidades años anteriorestltilidades periodo no grav. a socios

TOTAL PATRIMONIO

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

55'225428'760tL'592

625',56f)

L'321 ',508

Observamos corÍro di jimos al comierrao, que los activos fiios'

conforman el 26.44y, del total de los activos de la empresa;

cifra significativa, qrte merece atención especial en su

control.

tJn

a)

2. CONCEPTOS Y TERUINOS UTILIZADOS

El control de Activos Fiios fundamentalmente se apliea en

forma diferente a dos grupos principales:

2.L- BIENES QUE SE CONSIDERAN ACTIVOS FIJOS

activo fiio es aquel que:

Es cle rratrrraleza relativamente permanente ( por

ejetnplo, un edificio, un camión, un molino de trigo).

No está destinado a Ia venta, o sea no pertenece al

objetivo deI negocicr.

Se usa en eI negocio. Es decir, forma parte integral

de Ia empresa, tanto en los objetivos de producción

(rnolinos, elevadores, camiones de despacho) como en

Ios administrativos (equipos de computaeión, de

oficina).

Ahora, habiendo hecho esta primera consideración y

concluyendo que los elementos que estamos estudiando sÍ 5e

consideran activos fiios, entonces, procedemos a decir

ahora que estos activos fijos, sé díviden en dos:

b)

c)

L4

ACTIVO FIJOS TANGIBLES ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES.

Z.L.t. Activos E'iios Tangibles. Conro su palabra

1o indica, pueden ver,se y tocarse . Pueden ser grandes,

medianos, pequeños, y en cualquier caso, son obietos

materiales que ocupan un espac j-o, tienen urr sitio

deterrninadg clentro del esquema de una oficina o una planta

de producción y tienerr un valor de acuerdo con sus

propiedades f Ísicas c atribptos. A este tipo de actlve,5 n0.5

Iimitaremos en nuestro estrrdio, sirr deiar de deflnir los

otros.

Estos activos fijos tangibl.es, se subdividen en tres

clases:

2.L-1.1. Activos fiios que se deprecian. Son aquellos que

clasificándose en eI Activo Fiio de Ia Empresa, slf costo de

aclqrrisición se absorbe a través del proceso de

depreciacignes, incrementando el costo de producción o

gastos del periodo en eI crral se utilizan.

En otras palabras, son aquellos que por su naturaleua,

sufren deterior.r natrtral o deterioro ocasionado por el tfso,

u obsolesencia y pierderr su valor con el tiernpo '

2-L-I-2- Activos fiios que no se deprecian. son los que

repre.sentánrlose en el rubro de Activos Fiios de la

15

Institución, no están sujetos a depreciaciones, como son

los terrenos. Este es eI único tipo de activo fiio que no

está sujeto a depreciación. Comúnmente, €I terreno sólo

tiene un valor como .srrperf icie, o sea algo sobre lo cual

puede constrlrírse un edificio.

2.L-1.3. Activos fiios agotables. Este tipo de activos

tiene relación con eI terreno en donde Se hallen, tales

corno petróleo, madera, carbón, cpalquier tipo de minerales

explotables, etc., y que va disminuyendo su valor a medida

que estos elementos se extraen de é1 y forman una cuenta

aparte del terreno. Este tipo de activos no forman parte

del balance de la sociedad en estudio y por tanto no nos

referiremos a eIlos en adelante.

2.L-2- Activos Fiios Intangibles. Sorr activos

fijos que no ti.enen forma física, 9üe rto ocupan espacio y

qrre sil embargo, tierten valor a cau.sa de los derechos a

privilegios que confieren a quien los posee. Por eiemplo,

una patente (derecho exclusivo para manufacturar cierto

tipo de elemento), É1 Good Witl (en pocas palabras, És Ia" imagen" qrfe una empresa posee, sü buen servicio,

reputación, etc . ) ; (3 los derechos de autor, son los

e jemplos más cor¡unes de este tipo de aetivo.

Como se dijo anteriormenter para fines de este proyecto,

16

Ios Activos Fiios r son los bienes considerados como los

tangibles, depreciables y los no depreciables en un momento

dado debido a su calidad de no estar en uso, pero que un

futuro próximo pasarán a constituír parte de ellos como se

observa a continuación y Se clasifican en las cuentas que

Se rüenciOnan segr.ridamente, para Ser presentados en Ios

Estados Financieros de Ia Empresa. Estas cuentas son:

L7

L7

L7

L7

L7

L7

1

1

1

1

1

1

NO DEPRECIABLES

1 Terrerros

2 Construcciones en Curso

2, - 1 Edificaciorres

2 - 2 Montajes

3 Importaciones en curso

L7 _ 2 DEPRECIABLES

L7-Z -1 Edificaciorres

L7 - 2 - 2 Hrrebles y Equipo de Oficina

LT - 2 - 3 Maquinaria Y EquiPo

LT - Z, - 4 Equipo de cotnputacfón

L7-2-.5 Vehiculo's

La utilizaeiírrr de los demás código,s y slrbcuentas se hacen

de acuerdo a Io previstg en el prograrna de contabilidad.

2.2. BIENES QITE NO SE CONSIDERAN ACTIVOS FIJOS

2-2,-1. Eienes De Consumo Inmediato' Este tipCI de bienes aI

L7

Ser Suministrados, deben afectar los resultados del

ejercicio de ese Perioclo, originando un incremento en los

eostos o en los gastos (por ejemplo, compra de papeleras'

perforadoras, grapadoras, implementos de aseo, etc.)'

2.2 -Z - Bienes De Consumo t{ediato. Son regularmen-

te Ios elementos que se utilizan para la realización de

algún proceso rie reparación o mantenimiento, Qll€ por 5u

valor son poco signif icativos, o los qr-1e por srr naturaleaa

poco duradera (robo, daño, pérdida, etc) como Herramientas

(de todo tipo), algunos repuestos, elementos perecedero.s a

corto pLazo (calculadoras electrónicas de pilas, papeleras

de mesa o de piso, etc.) no se deben considerar en el rubro

de activos fijos y pasan a afectar los resultados del

ejercicio del periorfr: en que Son cargados colrio gastos de

Ios diferentes centros de costo. Estos desembolsos

eventualmente de acuerdo a su destinación, Serán cargados

en los gastos controlados de los activos fiios mencionados

mas adelante.

2.3. VIDA TITIL DE UN ACTIVO

Es un estimativo que la empresa debe ha.cer cCIn respect-o a

SrfS activos fijos y se refiere básicamente a escoger entre

estos dos alterrrativas:

18

dea) EI periodo de tiempo que durará eI activo antes

qlle el deterioro naturat 1o deie sin valor,

b) El número de aitcss antes de qrre el activo quede s irr

valor debido al desuso (obsolescencia) '

En la práctica, la legislación fiscal colombiana, tiene un

estimativo de ¿iios de vida útil para cada tipo de activo '

No obstante el aspecto fiscal, si bien en la aetualidad,

sirve como único parámetro para la determinación de la vida

útil de srts activos en muchas empresas, rro es eI único

criteri.o para determinarla.

De acuerdo con principios contables, el concepto "VIDA

tlTIL" está Íntimamente ligado aI tiempo real de

furrcionamiento de un activo, á1 número de unidades que

puede prodrrcir o al grado de obsolescencia del mismo.

Para efectos det presente trabajo, aplicaremos los

estimados fiscales de vida útit, sin embargo, €I programa

sisternatLzado de control de activos fiios que

flesarrollaremos, considerará la Posibilidad de cambiarlos

en Lrn momento dadr-,,.

2.4. VALOR DE SALVA}ÍENTO

Por razones de los términos qtfe utilizamos aquí,

def irrirernos este concepto: La mayorÍa de los aetivos, aún

19

después de estar completamente deteriorados por el uso'

toclavia tendrán un valor residual, Él cual podrá ser

percibido por eI propietario una vez decida venderlo c)

flisponer de éI. La legislación fiscal colombiana no

considera actualmente este concepto; no obstante y para

efectos de rruestro trabaio, hemos considerado Ia

posibilidad de tomarlc¡ para la determinación del valor a

depreciar de cada elemento.

2.5. REQTIISICION

Es Ia solicitud realizada en forma escrita, de acuerdo a

una proforma establecida en la empresa, por un departamento

cualquj-era de Ia misma, d€ un elemento considerado como

activo fijo y necesario para Su funcionamiento, Él cual

será remitido aI departamento de Compras o de Servicios

Generales para su correspondiente trámite. Véase formato

No. 1, Manual de procedimientos.

2.6. ORDEN DE CO}TPRA

Fc¡rrna É,scrita etnitirla por

Servicios Generales de 1a

determinadc, luego r-le haber

el departamento

compañía, tracia

sido aprobada Ia

de Compras o

l-rn proveedor

requisición y

,,i

r . .' '..'....-:

.) r-t

errseguida traber recibido, estudiado y seleccionado lascotiaacj-one.s para eI elemento en cuestión. Véase FormatoNo. 2, t{anual de prr.rcedimientc-¡s.

t

2.'I . }IANTENII{IENTO Y REPARACION

$e rlefinerr para efectos de-' este trabajo, como todos losdesembolsos de renta, És decir los que impliqr-ren un gastopara Ia empresa y cuyo ob.jetivo sea mantener en estado debrren r.lso eI activo f i jo. En eI caso de edif icios, serefiere a pirrturas, reposieión de vidrios rbtos r reparaciónde tuberias, vigas, etc.; en el caso de maquinaria, mueble.sy vehÍculos, se habla de contratos de mantenimiento,reparaciones ordinarias (reparaciórr de una máquina deescrit¡ir; f reno,s, Ilantas, y otros elementos para losvehícrrlo.":; reposic j.ón de un piñón u otro elemento gastado

en una maquirraria de producción, etc. ) .

Estc:s de,sembolsr:s deben ser controlados para determinar Ia

cuarrtia en que se ha incurrido por cada activo, para elefecto, clesarrc-¡llaremosr un módulo adicional de CONTROL DEGASTOS PARA l.,OS ACTIVOS FIJOS. Véase Manual deprocedimientos.

2-T .L - Reparaciones Extraordinarias. Son aquellasqu.e se realiaan .a ¡rn activo fijo, sü valor es altamente

2L

sigrrificativo en comparación con eI costo histórico delactivo. Esta reparación produce efectos en Ia vida útil delelernento, la cual debe ser reconsiderada a fin de amortLaatapropíadamente, eI eosto de dicha reparación. Véase formatoNo. 10. Manual de procedimientos.

2 -T -2. llejoras y Adiciones. Cuando se hace un cambiopermanente; se añade físicamente algo a un activo fijo o sereaLLza algún tipo de modificación, que signifique que eIcosto rlel activo se altere, (aumente), porqrfe queda mejorque c¡rando estaba nuevo o aumente su ef icierrcia. Por

ejemplo, para un terreno: instalaciones de líneas de

servicios público.s; para edif icios: adición de Lln nuevosalórr, un nuevo piso, reemplazo del material de las paredespor otros de mejor calidad; para máquinas y vehÍculos:cambio de nrotor de un vehiculo por otro de año más reeienteo actual, adÍción de determinado elemento a una máquina,que hace qrfe .sr-r eficiencia se incrernente a r.rn porcentaje

más alto que eI que tenía sin el mismo, etc. Véase formatoNo. 5, Manual de procedirnientos.

2 -8. CAllBrOS

Como su nombre Io indica, consiste en canjear un activo porc¡tro. La transacclón prrede lrnplicar la recepción o det

22

desernbolso de dinerr:, como complemento de la misma. Es muyusual este tipo de transacciones con los vehículos. Otambién cuando se retira parte de un activo fijo y sereemplaza por otra parte nueva. Véase formato No. 8, Manualde procedimientos.

2.9 . I{ETODO DE DEPRECIACION

Existen varios métodos aceptables para efectuar Iadepreciación de un actívo fijo. En Colombia, la ley fiscalestablece como procedirniento a seguir eI IÍETODO DE LA LINEARECTA, pero no descarta la utilización de otros, por

ejemplo, eI de "Reducción de saldos", o cualqrrier otrosistema de recorrocido valor técnico autorizado previamentepor las entídades fiscales.

EI método de la línea recta consiste en dividir el costototal de adquisición del activo entre eI número de períodos(años) de vida útil estimada. Este valor resultante va aser eI misnro para todos los años, a excepción cuando eIelernento suf ra l-lna me jora, urla adiciórr, una reparaciónextraordirraria que genere una extensión de la vida útil,ete., €1 cual se irá ajustando paulatinamente. Se divideluegc' entre LZ para determinar el varor mensuar a cargar enIas cuentas de depreciación, quedando el activo, áI finalde su vida útir, con un saldo que es su valor de sarvamento

23

si éste se ha establecido y que sirve de base para disponerdel elemento.

2-g-1 Depreeiaciones. La depreciación es eI reconocimientocontable y/ct fiscal qlte se registra por Ia pérdida delvalor del activo et raz6n de sr.t uso, de su vida útil y desu grado cle c¡bsolescencia.

A continr,ración se mue.stra el estimado d,e vida úti1aplicable para calcular Ia depreciaciórr fiscal:

TABüI 1. Estimtiros legales de vida útil para los activos fijos

TIPO DE ACTIVO FIJO VIDA UTIL

EDIFICIOS

MAQUINARIA Y E'AUIPOS

MUEBTES Y ENSERES

EQiIIPO DE COMPUTO

VEHICULOS

20 (AñOs)

10

10

3

5

Tal como se dijo en la descripción de1 concepto de VIDAUTIL, Ias normas fiscales difieren de las contables en eseaspecto, Io que tiene relación directa con el concepto deDEPRECTACT0NES! ya que éstas pueden ser calcuradas en formadistinta para efectos contables y para efectos fiscales.

Z-9.2,. Ajustes A tas Tasas De Depreciación. Ocurrencuando un activo ya ha empezado a depreciarse, y Ia

24

cCIilrpañia decide por cualquier eircunstancia, aumentar odisminuir la vida útil de dicho elemento. En tal caso,deben hacerse los a.ir:stes necesarios F.ara hacer unrecálculo de la nueva depreci-ación. (Ver manual deprocedimíentos ) .

2. 10. AJTISTES POR INFLACION

En el aspecto tribr:terio, la Ínflación causa una serie derlistorsirrnes en Ia cantabilidad de una empresa. Entre é,stase.st'á la subvaloración o sobrevaloración de ros erementosobjetos de rruestro estr:dio: EI valor de los aetivos fijosse desactr"raliza, Io qrte deterrnirra que aI medir.se su valorde acuerdo con su costo histórico, se produzcasirnultáneamerrte urra desactualizaeión cle las reservas para

depreciación y arnortizacL6n. Así mismo, s€ sobreestima }autilidad err su venta posterior, ar compararse este preci-ocontra el valor de adqui.sición! pues están subestimados porefectos de la infraciórr. Esto redunda, Érr una tributaciórrexcesiva, =oirre una utilidad a veces ficticia. Por e.jemplo,rrrr activo se compra err Lg77 por $1 . 000.000 y se vende err1986 por $ 8.f100.00fJ. Err el perÍodo 1977-1986, Ia inflaciónaeumul-aria err Colombia fue del 7 00%, observamos que Iatrarrsacción nr¡ reporta ninguna utilidad. En nuestro sisremacorrtable sin aju.steFj, .se obtiene una "utilidad" en Ia ventade $7. fJ00. ü00; sobre este varor se debe tributar er s0%

25

($2.100.000) adicionalmente, genera un reparto deutiridades por un varor de $4.900.000; cuando en rearidad,no se generó ninguna utilidad que deba ser sometida atributación ni a distribución.

con el fin de corregl-r estas anomalías, er GobiernoNacionar , opt6 en el último año por regramentar ros a.iustesa Ic's activos f i jo-s, para controlar ra tributación y rasutilidarles reares . E.s asi que se tiene 1o siguiente:

Todos ros activos no monetarios (para nuest,ro caso;terrerros, edif ici-os, construcciones en curso, maquinaria enmontaje, maquirraria, equipos, muebles, vehículos,cornputadores, adiciones y mejoras a los activos fijos. yaqr;e el resto considerados por eI gobiernor rro competen anuestro estudio) poseidos al úrtimo día del año, debenajustarse con base err er tiempo de posesión del aetivo a rolargo der periodo, registrando tar ajuste como un mayorvalor del bien y como contrapartida, registrando comoingreso fiscar der ejercicio. en la cuenta de correcciónMonetaria, una suma por igr:al valor. Se busca con estor 9u€aquel.ros activos qu.e por su. naturaleza no monetaria sorrsusceptibles de experi-mentar una valorización comoresr¡ltado de Ia infración, sean reexpresados en su va1or,registrarrdo ese mayor valor como un ingreso. para efeetos_

26

Consumidor. " Si los acti-vos aparecen poseÍdos eI 31 deDiciembre de año anterior, (1991), el ajuste se calcularáapli-cando aI valor del bien a tal fecha, el índice pleno deinflación que se haya registrado durante dicho año. Si losbienes fueron adquiridos durante el año, el ajuste deberácalcularse aplicando al valor del bien, la proporción delíndice que corresponda a los meses de posesión.

Las depreciaciones y amortizaciones de los acti-vosajustados, se ealculan cada año aplicando Ia tasa dedepreciación al valor bruto del bien (sin descontar ladepreciación o amortización acumulada) ajustado a 31 deDiciembre del ejercicio.

Para lograr que Ia totalidad del costo ajustado del bien seencr.:.entre plenamente depreciado aI términcl de su vida útil,se hace necesario simultáneamente, año tras arto, ajrrstar ladepreciaci(¡n acumulada a 31 de Dj-ciembre del año anterior.Este ajuste de la depreciacié-rn acumulada tierre naturalezainversa a Ia que se hace sobre e} valor bruto de1 activo,es rlecir, s€ registra como mayor valor de Ia depreciación.:cumulada y ccrüo u.n egreso en la cuenta de CorrecciónMonetaria. En otras palabras, eI activo se ajusta eon baseerr su valor neto pero Ia depreciación se calcula con baseen su valor brrrto ajustado.

2.10.1. Indiee de Ajuste por Inflación. EI Gobierno

27

irrflaeión, ra variaciórr porcerrtuar der índice de precios arconsrrmidor para ingresos medios eraborados por er DANE,para el perÍodo comprendido entre er lc¡. de Diciembre delaño inmediatarnente anterior y el 30 de Noviembre derrespectivo año. Este índice de ajuste, Ilamado PAAG(PORCENTAJE DE AJUSTE DEt Año GRAVABLE) y se utiriza enforma mensual o anual.

.5e recomienda er ,si,sten¡a de ajuste ba jo er método mensrral,ya qrle ,se hace segrrimiento mes a mes de lr:s activos y seactuarizan los registros oportunamente. Desde el punto devista de ra faeilidad en su apricación, es más simpleaunque repetitivo, además que se cuenta con informaciónconfiable y d,e mejor calidad, 9üB aumenta Ia eficiencia de1a información financiera y Ia capacidad de toma dedecisiones económicas de la empresa.

El PAAG mensuar, corresponde a la variación en el índice deprecios al corr,sumidor para ingresos medios eraborado por elDANE, para er mes inmediatamente anterior ar que es objetode ajuste.

Corr los decretos 2,9LL y Z9LZ d,e 1991, se ad.optó f inalmenterrn único indice de ajuste, que se basa en la variaciórr rlelindice de precios. El único caso donde no se adopta esteindicador, es er de ros acti-vos err moneda extranjera, endcsnrfe se toma para er ajuste la variación en la tasa de

28

cambio.

A rnanera de irrfr-rrmaer¡-rn, ge reqr_rlert ra ,;¡,1ggt+rr rie p#r rÉmenos estas dos cuerrtas para rearizar er registro contablede rr-¡s ajustes por inf ración de ros activos f i jos:- cuenta de Ajuste por rnflación en el rubro de activos

fijos. (cuerrta del activo).- cuenta de corrección Monetaria (cuenta de Resurtado). se

registra el ajuste de Ia crepreciación acumulada.

2-Lo-2- Ejenplo. supóngase que una compañia, 9trÉ adquiereen $100, una máqr:ina el 31 de Diciembre de 1991. Además, elPAAG para cada uno de los rneses de Lggz, será del 1. bB L% yeI sistema de depreciación es del B.33Bz. mensual. El cuadroqrfe corrtempra todos ros a justes que debe efectuar 1acompañía err todo eI año es como sigue:ftB[A 2. tolportaliento del Ajuste por Inflación

ptüG tJ[tT[ tcTlv0 D[pn[ctácloil ti[5T[ Dlpnlctact0tü[5[$ üTT$[JAI, D[I, AJO$TÁDO DII Itffi I}[P[[C. ICUüUI,ADT

IffIYO tc0üut aDt

tt[n0 1.531¡rÍBn[n0 1.5311ilau0 1.531rlBilt 1.531¡tllo 1.531¡J[r{t0 t.531tJULi0 t.$t11aG05?0 1.5311$[PTllt 1.531¡0tIUBn[ t.5t1rlt0TI[tB 1.531¡DICITilE t.53lt

100.00

t.$3 101.53 0.8{6 0.000 0.8{t1.55 t0¡.09 0.859 0.013 t. ?181.58 104.t6 0.8?2 0.026 2.61?I .00 106. 2? 0 .8s6 0 . 0{0 3 . 5{21.63 10?.89 0.899 0.05{ {. {96r.65 109.5{ 0.913 0.069 5.{??1.68 rrL.22 0.9¿? 0,08{ fi.{88t.?0 112.92 0.9{1 0.099 ?.528t.?3 1t{.65 0.955 0.115 8.599r.?6 116,{t 0,9?0 0.132 9,?01t.?8 il8.19 0.98[ 0,1{9 10.83{l.01 120.00 L000 0.166 12.000

?0?it E$ ?0,00 il,0[3 0,${r r?.000

29

observése que er sard. d.e la cuenta de depreciaciónacurnulada aI finalizar 1gg2, será cle $12.00, es decir, €IL0% del var'r ajustado det activo, eu€ corresponde a lasurnatoria de las depreciaciones mensuales ($11.0b8), más Iasumatoria de los ajustes mensuares a la depreciaciónacumulada ($0.947) .

2.10.3. Decretos zg11 y zgLz de Diciembre de 1gg1. paramayor información y detalre de lo estabrecido por elgobierno nacional respecto de los ajustes por infl_ación alc¡s activos f i jos, recomendamos rernitirse a la seceión rleanexos, érl donde se harlan ras eopias de 10s decretos queregrrlarr estas especifieaciones.

z.LL. AJTISTES POR PERITAZGO

Esta labor rearizada normarrnente por tercerosespecializados, tiene por finalidad, reflejar eI mayorvalor que tierren los activr:s en una fecha determinada, alcomparar srr valor de reposiciórr eon srr val0r en libros. sibien este mayor valor rro produce efeetos err ra depreciaciórrder activo, sí debe ser registrado en eI baranee de racompañía como una varorización, tanto en el activo como eneL patrirnoriio. Para efectc;.s rfe nuetro trai:ajo, el prograrna

3t)

sistematizado considera la alimentación de Ios datosprovenientes del peritaago a fin de cc'rrsolidar al final suvalor y servi-r de base para su registro en er balance.Véase forrnato No. 11, Manual de procedimientos.

2.L2. AJTISTES POR DIFERENCIA EN EL TIPO DE CAMBIO

Pata efectos de nuestro trabajo, ros ajustes por díferenciaen carnbitr, s€ originan cuando ra compra de un activo sereariza en rnoneda extranjera y a crédito. consiste en ladiferencia entre er tipo de cambio de ra fecha en la cuarse adqr:irió eI activo y eL de la fecha en que su valor fuepagad.cs a la entidad f irranciera.

Norrnalmente los co.stos y gastos en que ,se incurren para iacornpra de un activo, s€ van acurnulando en er proceso deOBRAS EN CURSO, como fiiayor valor de éste, hasta eI momentoen que es puesto en furrcionami-errto. para er caso de losactivos cornprados a crédito en moneda extranjera, ladiferencia err cambio que se origina en su compra v/otrasl-ado y puesta en frrncionamiento, s€ sigue acumulandocomo r0ayor costo de dicho activo, aún después de puesto enfrrncionamiento, hasta euando sea cancelada totalmente rader:da en morreda extranjera contratada para su. eompra. véaseFc¡rmato No . 1l .

31

2,.L3. TRASLADOS

lln traslado se refiere aI movimiento físico de un elemento

corrsiderado activo fijo, de un departamento a otro, de un

centro de eosto a otro. Lo cual implica llenar un formatcr

:,;ara errvío aI departamento de sistemas, [[ movimiento

contable, ürr movimiento en eI programa de activos , ttn

reajuste de valt:res para cada centro de costo. Aunque aI

finalizar el proceso, Él valor global no se altere, si 1o

hará para los centros de costos afeetados. (Ver formato No.

I y Marrual de procedimíentos ) .

2-14. RETIRO

Para efectos de nuestro trabajo, hemos considerado dos

tipos de retiros: Los definitivos y los ternporales.

[.lrr retiro definitivo consiste en cancelar Ias cuenta.s de1

va.lor del activo y rle depreciación acumulada

corresponrfi-errtes a un activo err particular por una de las

siguientes causas: VENTA, CAMBIO TOTAL, OBSOLESCENCIA,

DETERIOFO TOTAL, DONACION Y DEVOLUCION.

tln retiro temporal, consiste en eI desplazamiento de un

activo fr.rera de servicio para ser recorrstruf d.r.r, para

32

efectuarle una reparación extraordinaria o efectuarle un

cambio parcial, es decir de una parte del elemento por otra

nueva. La reparaciones menores y/o eI mantenimientopreventivo o correctivo, no dan lugar a retiros temporales.

EI efecto de los retiros temporales, en Ia contabilidad y

eI programa, És la suspensión de Ia depreciación y de sus

correspondierrtes ajustes por inflación, hasta tanto sea

dado en frrncionamiento nuevamente. Véase formato No. 7 .

2-L5. VEHTA

5e considera Ia salida física y contable del elemento

cuestiórr, por rrn valor en dinero qrre representará oganancia para la empresa.

La venta de activos es una decisión admínistrativa y genera

Ios registros eontables y de programa, indicados en Ia

descripción de retiros. Véase formato No. 6, Manual deprocedimientos.

2.L6. BASE DE DATOS

en

no

Es Ilalnada también Archivos.

almacenar la información euede Ia siguiente manera:

principal funci-ón es la de

Ie suministre clasificada

su

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33

2.16.1. Maestros. üontienen Ia información básica

o histórica de cada elemento. En nuestro caso de los

activos fijos, departamentos, centros de costo, etc. Tiene

el carácter de permanecer. Fueden sufrir nrodificaciones de

campos, por eI rnovimiento de actualización aI maestro, a

excepción de los denominados "Códigos, Valores (cantidades,

costos, porcerrtajes), cuyas modificaciones deberán hacerse

a través deI movimiento. Sobre éstos se realizan

oFeraciorres, rnovirniento.s, procedírnientos, etc. para obtener

resultados, que le dan funciorralidad y se cumplen los

requerimientos del proyecto.

2.L6.2. Actualización o t{ovi-mientos. Procedimientosque toman datos de los archivos maestros, generando

transacciones o movimientos. En estos, sÉ guarda la

irrforrnación que varia mes a mes corno ,sorr a justes, me joras,

adiciones, entrarlas, salidas, cálculos, etc. Este término

tiene diferencia del de archivos, dado qrre la filosofiaprincipal radica en el aprovechamiento de la información y

Ia rnáxima relaci.onalidad que ,se pueda lograr entre ellospara afectos de consr:lta , repotI,e, procesos especiales,

como cierres: Ias bases de datos (archivos) son eI elementoprimario de cualquier acciórr antes mencionada puesto que siyo quiero consultar irrformación, ésta ,se halla en ellas.

2.t6-3. Archivos de Reporte o Informes. Los resultados que

34

se obtienen en los archivos de movirniento o actualización,

son pasados a arctrivos que generan listados impresos por

diferentes opciorres, según las necesidades del usuario, ya

sea 1ara producir eomprobantes contables, listados de

informaciórr o reportes a los diferentes niveles de la

empresa. Utiliza " Ilaves" de acceso a los archivos y extrae

los corrceptos solicitados.

2.16.4. Archivos de Consulta. Utili¿a el mismo método de

los informes escritos, con Ia diferencia que presenta los

resultado.s deseados por pantalla y no permite

modificaciones.

3. I}IPLE}ÍENTACION DEL SISTEIIA DE INFORI,TACION

A partir de este capítulo y habiendo descritopormerrorizadamente los conceptos y términos que normalmente

sie utilizan err este n¡edio y en nuestro sistemas deinformación, pasamos a desarrollar eI mismo quet:tilizaremos.

3.1- PLANEACION

Para eIIo establecemos cuáles son los elernentos o entidadesque necesitamos para empezar a desarrollar eI si-stema.Tenemos entonces:

- Formatos

- Realización de inverrtario inicial de activos fijos

- Realización de inventario periódico rle activos fijos- Reglas y especificaciones de codificación

- Elaboración de las plaquetas

- CotiaaeLán y fabrieación de las plaquetas

- Colocación fisica de las plaquetas a cada activo.

36

En eI siguiente capítulo se estudiatá y realizará la

arquitectura tecrrológica del sistema de informaeión que

planteamos, elryas generalidades cornprenden:

- Tipo de programa

- Tipo de lenguaie

- Justificación para usar este lenguaje

- Sistema operacional

- Utilidades

- Introducción de datos (códigos y deseripciones generales)

- ValorizacLín de cada activo (introduecián de fechas y

valores de costo y depreciación a Ia fecha)

- Cálculo de depreciaciones para eI período corriente

- Aplicación de ajustes por inflación

- Realizaciórr de pruebas para:

Verrtas

Retiros por los diferentes concepto.s

Compras

A jr.rstes

3.1.1- Realización del Inventario Inicial. Este proceso se

realizó a finales del año 1991, €rr el mes de Diciembre,

tanto en las oficinas de Cali, como en Ia planta en la

ciudad de Dagua.

Cabe anotar aqui que por efectos de seguridad para Ia

\'7

empresa, y por cuanto este proyecto estará aI servicio de

tereeros, no serán vaciados en Ia base de datos todos los

elementos constitutivos del inventario, sino los mássignificativos o elementales, para Ia realización depruebas.

El tiempo utiliaado fue una semana; se realiz6 de Ia manerarnás discriminada posible: Descripción minrrciosa deIelemerrto, ( con srf s números de serie,s en 1o posible ) , Iacantidad exaeta y su estado de servicio (bueno, malo,regular). En eI momento de su realización, se codificóparcialrnente cada elementr:. con eI f in de ir llevandotarubién un control parcial. En el momento de colocar laplaqueta, si existe alguna variaeión, será solamente en eInúffiero de consecutivo, de acuerdo aI orden que queramosdarle después.

Una vez terminado eI inventario físieo, s€ procedió abuscar en listados, anteriores, Ios valores de compra,fecha de adquisición y comprobantes que originaron lastransacciones. Esto con er fin de digitar estos datos en erarchivo rnaestro.

3-2 ELABORACION DE FORMATOS

A continuación se presentan los formatos que regirán el

38

sisterna tarrto para su control físico, contable como para slL

digitación en el departamento de sistemas. Cada formato

será elaborado con original y tres copias, distribuyéndose

así: original para eI departamento de Servicios Generales,

copia para Sistemas, €I cual es eI que procesa Ia

irrforrnación, copia para contabilidad y copia para eI

departamerrto involucrado err eI proceso.

3.2.1 . Requisición

Objetivo: Controlar Ia necesidad de adquisición de activos

nuevos para los diferentes departamentos de Ia empresa.

Consta de los siguientes datos:

- Nrimero de consecutivo (Re)

- Fecha de solicitud

- Departamento solicitante

- Código Oerrtro de Costo

- Cantidad

- Descripción deI activo solicitado (marcas, referencias,

caracteristicas )

- Justificación del pedido

- Firma Jefe de1 Departamento solicitante

- Vo. Bo. de Gerencia

- 0bservaciones.

Ver formato No. 1

3 -2 -2. Orden de Compra Para Activos Fi- jos

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Objetivo: Una vez aprobada la requisición, adquirir eI

activo solicitado mediante ese documento, y así efectuar

control de Ios pedidos para activos fijos. Contiene }os

siguientes datos:

- Número de consecutivo (OC)

- Fectra

- Nombre Proveedor

- Dirección, teléfono, Nit

- Cir:dad

- Tiernpo de entrega

- Condiciones de pago (contado, crédito - Número de dÍas)

- Itenr

- €entro de Costc.¡

- Requisición No.

- Carrtidad

- Descripción del elemento

- Valor unitario

- Valor total

- Descuentos

- Impuestos

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- Observaciorres

- Localizacj-án

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3.2.3. Nota de Entrega de Activo por Departamento.

Objetivo: Controlar y tener constancia escrita de Ia

errtrega fÍsica de los elementos a los diferentes

departamerrtos y los responsables de su mane jo. Cont,iene los

siguientes datos:

- Número de Crtrrsecutivc.' (NE)

- Fecha de Fecibo

- Número de Requisición

- Núrnero de Orden de Compra

Departarnerrto que recibe

Recibe pcrr: Compra

Traslado

üambio

Ad.ición o Mejora

Recorrstrucción

- Código clel Centro de Costo

- Cantidarl

- Descripcif;n del elemento que se entrega

- üódieo del Elemento (tramitado pc:r Sistemas)

Firrna riepartamento que entrega

- Firrna Jefe del Departamento que recibe

- Firma del responsable del elemento.

Ver f orn¡ato No. 3

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3-2-4- Orden de Pl-aqueta (Pt)

Objetivo: Controlar utilLzacLón y colgcación fisica de la

identif icaciórr a los activos . Contierre:

- Número de consecutivo (PL)

- Fecha

- Código a elaborar

- Ubicación (Dpto. )

- Responsable

- Descripción del elemento

- Firn¡a Departarnerrto de Sistemas

- Firma Servicios Generales "Orden Cumplida"

Ver Formato No. 4

3.2.5- Orden de Adición o l{ejoras (AD)

Objetlvo: Controlar ejecrrclón de adiclones o meJoras pfl.ra

los activos de Ia empresa que merezcan tales

modificaciones. Contiene:

- Número de consecutivo (An¡

- Fecha

- Departamento Solicitante

- Cerrtro de Costo

- Códieo del elernerrto

- Descripción de la adición o Meiora

- Justificacióri

- Aumerrtará vida ritil del elemento? SI- NO-

- Valoriaará eL elemento? SI- NO-

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- übservaciones

- Firma Dpto. Solicitante

- Firma liervicios Generales

- Vo,Bo. Gerencia

Ver Formato No. 5

3-2.6. Retiro de Activos

3 -2.6.1. Venta de activos

Objetivo: Llevar control fÍsico de las salidas de activos

por venta. Consta de los siguientes datos:

- Factura de Venta No. (FV)

- Fecha

- NomLrre comprador

- Dirección, teléfono, Nit

- Ciudad

- Centro de Costo que vende

- Código de elemento

- Cantidad

- Descripción del artículo

- Valor de venta

- 0bservaci-ones

- Firrna Vendedor

- Firma CornpradorVer forrnato No. 6

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3 -2 -6 .2 - Orden de Retiro.

Objetivo: Control de salida de elementos por retiros por

diferentes causas, ternporales y definitivas. Contiene:

- Núrnero de corrseeutivo (RE)

- Fecha

- Retiros Definitivos:

- Venta

- Osolescencia

- Deterioro total

- Donación

- Devoluciórr

- Carnbio total* Retiros Temporales:

- Cambic.¡ parcial

- Reconstrucción o Reparación Extraordinaria

Adiciones o Mejoras.

- Departamento

- Centro de Costo

- Córtigo del elemento

- Carrtidad

- De.scripción

- Destino

- Observaciones

- Firma Departamento del que sale eI elemento

- Firma Departamerrto que recibe (Servicios Generales).Ver formato No. 7

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3.2.6 .3. Solicitud de Cambio.

Objetivo: Llevar control histórico de todo tipo de cambios

solicitados y efectuados en los activos, Yd sea rje una

parte específica del mismo o su canie por otro nuevo. 5e

llenarán los sigr:ientes datos:

- Número de Consecutivo (C)

- Fecha

- Cambio parcial

- Cambio total

- Departamento Solicitante

- Centro de Costo

Código del elementr:

- Parte a calnbiar (si es parcial)

- Descripción del elemento a eambiar (si es total)

- Descripción del elemento solicitado en cambio

- Firma Departamento solicitante

- Firma Gerencia

- Firrna Servicios Gerrerales

Ver Formato No. I

3-2-6.4. Solicitud de Traslado.

Objetivo: (lorrtrolar físicamente fos traslados de elementos

entre departarnerrtos, para efectuar su cambio de código y

poder reaLLzat r.lrr inventario correcto a f in de cadaperir:do. Contiene los siguientes datos:

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- Número de C,rrrsecutivo (T)

Fecha

Departamento qrre solicita el traslado

- Cerrtro de Costo

- Departarnento donde se encuentra el elemerrto

- Centrc¡ de Costo

- Código del elemento

- Descripción

Nuevo código (tramitado por Sistemas)

- Observaciones

- Firma Departanrento Solicitante

- Firma Servicios Gerrerales

Firma Gerencia

Ver forrnato No. I

3.2 - 6 - 5. Solicitud de Reconstrucciórr o Reparaci-ón

Extraordinaria

Objetivo: Controlar y maneiar Ia reconstrucción o

reparación extraordinaria de rJ.n activo ya sea por

deterioro, o daño, y se determina qLre es más favorable

reconstruÍrlo que comprarlo nuevo. Contiene:

- Nrimero de consecutivr: (RX)

- Fecha

- Departamento SoIícitante

Cerrtro de Costo

- Código elemento

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- Descripción

- Justificación de Ia reconstrucción

- Observaciones

- Firma Departamerr.to Solicitante

- Firrna Servicios Generales

- Firma Gerencia

Ver formato No. 10

3.2.7. Orden de Aiuste o Valorizaciones.

Objetivo: Dejar constarrcia de la irrstruccién que imparte

eI Departamento de Contabilidad al Departamento de

Sisternas, srrbre los ajustes a registrar a cada activo por

coneeptos como ajustes por inflación, valorizaciones con

base en avalúos, ajustes por diferencia en cambio,

adiciones o mejorar, reparaci'ones extraordinarias y cambios

en Ia vida útil. Contiene:

- Número de consecutivo (AV¡

- Fecha

- Centro rle Costo

- Valorizaej.án pc¡r peritazgo

- Ajuste por diferencia tipo de cambit:

- Ajuste por Indice de Inflación

Ajuste por Adicié¡n o Mejora

- Reparaciórr extraordinaria

- Tasa de depreciación

- Cf.¡digo del elernerrtr¡ {o todos para el i.de inflaclón)

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57

- Descripción

- Valores a aiustar

. Valorizací6lr^ (1) (2)

. Valor de la diferencia en cambio (3)

. Inrlice de inflación a apli-car (4)

. Valor de Ia Adición o Meiora

. Valor de la Beparación extraordinaria

. Nueva Tasa de depreciación

- Observaciones

Firma Departamento de Contabilidad

- Firrna de Sistemas( 1) Arrexar doeurnento de avalúo(2) Anexar docr:mento de peritazgo

(3) Indicar tipo de cambio(4) Indicar 7o cfe Índice de irrflaciónVer formato No. 11

3.3. CODIFICACION

Luego de evaluar varias alternativas para efectuar Iacodj-ficación de Ios elementos, que cumpliera con las

necesidades prioritarias tanto para Io eontable, finaneiero

eomo para producción, se procedió a reglamentar estacodifieaciórr, 9ü€ será Ia principal "1lave" de los archivosmaestros y es como sigue:

scInl.IHo

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59

3.3.1. Reglas y Especificaciones. El código se someterá a

Ias siguientes condiciones:

a. Será alf anutnérico

b. üonstará de I dígitos, divididos en grupos así:

Los dos primeros dígi.tos (2), identificarán eI Centro de

üosto, los cuales son:

5O _ PRODIICCION

60 - VENTAS

70 - ADMINISTRACION

90 - DIVERSIFICACION

Los dos siguientes dígitos (2), serán letras que

identificarán Ia ubicación o departamente donde se hallan

Ios elementos . Estc's son:

PT - PLANTA DE PRODUCCION

AD - OFIÜINA DE ADMINISTRACION PLANTA

PS _ OFICINA DEPERSONAL

PR - OFICINA DE PRODUCCION

Pt _ PRETIMPIAAt - ALMACENAMIENTOTP _ TRASPASO

tI - TIMPIA

Lt - SEGUNDA LIMPIA

MO - MOLIENDA

EP - EMPAQUEMM - MANTENII{IENTO

60

SE - SUBESTACI()N ETECTRICAAM * ALMACEN DE MATERIALES DE EMPAQUE

AR ALMACEN DE BEPUESTOSBG - BODEGA GRANELERAsr - srto.gLB _ LABORATORIO

CS - CASA DE SOCIOS

CV - OASETA DE VIGILANCIA

BT _ BODEGA PRODUCTOS TERMINADOS

DI _ DIVERSIFICACION

GR - GERENCIA

SB - SUBGERENCIA

SG _ SERVICIOS GENERALES O COMPRAS

CN - CONTABITIDAD

VT VENTAS

RC - RECEPCION

SÜ - SECRETARIA

EI siguiente dígito ( 1 ) , identificará e} tipo de activo,

los cuales son:

1-MAQUINARIAYEQUIPO

2_MUEBLESYENSERES

3 - EDIFIC]OS

4 - VEHICUTOS

5 - EQUIPO DE COMPUTO

6 _ TERRENOS

61

CILos últimos cuatro ( 4) digitos, constituirán

consecutivo, eI cual está dividido en rangos así:

OOüO - 2999 MAQUINARIA Y EQUIPO

SOOO - 5999 MUEBLES Y ENSERES

6OI]TJ _ 6999 EDIFICACIONES

7000 - 7999 VEHICULOS

EOOO - 8999 ESUIPO DE COMPUTO

90r)ü - 9999 TERRENOS

Ejemplo: Camioneta llazda breck, modelo 1990, 4 puertas,

color beige, mc¡tor No. T534567456, placas CAE 816.

Utilizada por eI Superintendente de producción...

El código qrreda corno sigue:

50PR47 002

3.5. COTIZACION Y ELABORACION DE PLAQUETAS

Cantidad. ta cantidad se determinó de acuerdo con Ia

división que se hizo en eI consecutivo por tipos de

activos, €s decir, 10.000 plaquetas. Pero no existe Ia

necesidad de errviar a fabricar tr.,¡da esta cantidad, Por

tanto se determinó Ia fabricación de 5.000 unidades,

previendo un stock para eI departamento de Servieios

Gerrerales, que será el qrte Io maneie.

t"taterial . .5e fabricarán err alrlminio arrodizado. 5e corrcluyó

62

qpe este material es más económico y además da buena

pre.serrtación. Segúrr eI elemento flonde vaya a ser colocada,

se adherirá con tornillos, pistola de remaches o ser

sir¡plemerrte pegada con u.n adhesivo de buena calidad.

Nurneración. Se determinó que las plaquetas obieto del

primer inventaric¡, serán nurneradas directamente por el

proveedor de las mismas, de acuerdo a listado que 5e Ie

errvíe junto corr la orden de cornpra. En adelante, Servicios

Generales, se encargará de efectuar la numeración a activos

nuevos rr cambiados, mediante un numerador de golpe. Esto

con eI fin de evitar inconvenientes en Ia entrega o errores

en eI código, ya que será menos frecuente la eiecución de

esta acción.

Forma. Co1or. Diseño. La plaqueta será de forma

cle 4.5 x 2 cm, eI color de Ia

Yer figura.

identificación activos fijos

MOLINO DAG{IA S. A.50PR47002

i I

rectangular, con dimensiones

irnpresión, será aaul oscuro.

IIGIIAA t - Diseüo pl¡queta identificación activt

Cr¡tización.

r'romedio de

II

2 crnfII

:_

EI costo cle f abricación, por placa tiene

$81. oo c/u, incluída Ia pantografiada, o sea

un

Ia

63

r:odifica{a col pantógrafo. En la sección de anexos se

encontrarán las cotizaciones recibidas y una muestra de}

tipo de plaqueta a utilizar.

3.5. INVENTARIO PERIODICO

EI sistema emitirá varios Iistados, con el obieto de

reaLizat eI irrventario en forrna anual, o cada que por

requerimientos internos o exterrros se amerite, coll todos

Ios datos que residarr en el maestro y con los cuales se

verificará Ia existencia, Ia carrtidad, la descripción y eL

estado del elemento.

Para facilitar Ia eiecución del inventario, eI listado a

usar será por departamento re,sponsable, con 1o cual se

redrrcirá el volur¡en de información a mane jar. Contablemente

se podrá verificar por centro de costo o por ti-po de

activo

3. 6. GASTOS CONTROtAD0S

Consiste err un procedimiento, Qü€ aunque está dentro de la

aplicación, no operará ningún movimiento ni afecLará las

trarrsacciones objeto de la misma. Es decir, servirá de

64

soporte al flepartamerrto financiero y eontabilidad, ya que

como St.t nombre Io irrdica , s€ pretende " controlar" Ios

rlesembolsos que Se hagan por diferente.s conceptos para cada

activo, como por eiemplo, para los vehículos, equipos de

c:f icirra, etc . Así se tiene que la ernpresa compra

serúanalmerrte u.na valera para abastecer de gasolina a los

vehicultrs de despacho de productos. Estos vetrÍculos también

consurnen gasolina cuando viaian fuera de }a ciudad. También

corrsumen repuestos, se les hace mantenimiento , etc. Para

lr¡s equipos de oficina y algunas máquinas, s€ tienen

contratos de iliantenirniento preventivo, y se tienen también

desembolsos por reparaciones ordinarias.

AI llevar eI registro de estos gastos por código de aetivo,y presentarse a los niveles directivos de Ia compañía, se

puederr tornar decisic¡nes, acerca de reducción de gastos 'control cle los mismos, o determinarse si eI equipo está

generando más gastos que Ia función que cumple y proceder

a dar c¡rden de baja o modificación, etc.

3.7. OBRAS EN CURSO

Se refiere aquí a todo el proce,so de fabricación, montaie,

irnpc'rtación o construcción de aIgún activo o grupo de

activos fijos, dentro o fuera de Ia compañía.

65

'je clebe llevar eI contrc'l de todos los desembol.sos en qr.le

incurra Ia empresa en estas operaciones' para no "cargar"

errónearnente valores a otras cuentas (por eiemplo, gastos)

y no c'btener así el costo real de adquisición de

determi4ado obra o elementg iniciado y terminado. At final

de la obra, €1 si,stema debe acumular Ia totalidad de los

desembolsos por cada código., para proceder a digitar el

costo total de la obra, en el proceso de depreciaciones,

para qr.le empiece a sufrir la amortLzaclán respectiva'

Estas obras en curso incurren en rfesembolsos por:

. Pago a contratistas

. Compra de herramientas, ruateriales, repuestos.

. Pago de impuestos de aduana, Iiquidaciones, aforos,

fletes, etc. cuando se trata de una importación.

. Diferencia en cambio del dóIar, diaria o mensual.

. Gastos bancarios por importaciones.

Los códigos serán:

L7 - MONTAJE MAQUINAFIA Y ESUIPO

27 - MONTAJE EQUIPOS DE OFICINA

37 - CONSTRI}CCIONES EN CURSO

87 - IMPORTACIONES EN CURSO DE MAQUINARIA

4- ARQUITECTURA TECNOLOGICA

4.L. GENERATIDADES

Este software llamarlo "SUBSISTEMA DE ACTMS FIJOS"' está

diseñado para trabajar err Sistema Operativo D.0.S., desde

la versión 3. tJ en adelante.

Et lenguaje utilizado es eI CLIPPER (eI cual involucra en

su mayc¡r parte eI DBase III Pltrs) y 1o relaclorra fácilmente

con Pasr:al y Basic. Se considera un lengua je de alto nivel,

eI cual se estima como puente entre los lenguajes de 3a. y

4a. gerreración.

La configrrraeLín minima que soporta este sistema, €s un

equipo XT, PC, ylo AT cornpatibles. Un Drive o floppy de

5-L/4" de baja derrsidad y una impresora de mínimo 80

columnas, para los reportes. Para su desarrollo óptimo, sepuede aplicar en un AT o cornpatible preferiblemente conprocesador 80386, disco duro y drive de alta densidad.

Para preveer fallas por posibles cortes de energía, s€

67

25recomienda, conectar el equipo a una UPS de mínimo

minutos de dr:ración.

Se trató de estructurar de una manera sencilla y clara. El

sistema es nranejado por pantallas de menú, gü€ guian aIusuario de una manera versátil y por medio de mensajes.

Los subsistemas están elaborados por la conformación demódulos rlonde cada uno es un programa que ejecuta unaacción especifica. Estos a su vez están conectados a unprograrüa lnadre err el cual 5e encuentrar¡ tr-¡dos rosprocedimientos o rutinas estándar como ro son diseños deparrtallas y procesos especiales. Por ejemplo: Ajustes deActivos Fijos, presentación y despedida de rutinas, etc.

La principal utilidad de estos módulos es que facilita eImantenimiento de los programas, ya que un programa de 2000Iíneas, sÉ reduce fácilmente a unas 700 aproximadamente.

4.2. }IANUAL DEL USTIARIO

4-2.L. Objetivo: Con el presente rnanual se busca ilustrary guiar al usuario err el manejo del Subsistema de ActivosFijos, de una forma práctiea y clara.

4.2.2. Aspectos Generales: La aplicación se maneja por

68

medio de selección de mer