INFORME TECNICO PREVIO DE EVALUACION DE SOFTWARE No 006-2017-JUS/OGTI Solución de Gestión de Contenidos

l . NOMBRE DE LA OFICINA Oficina General de Tecnologías de Info rmación

11. RESPONSABLE DE LA EVALUACIÓN • lng. M iguel Angel Granados Llocl la

• lng. Carlos Enrique Quispe Aldana

III. CARGOS • Especia lista de Soporte de centro de datos y comunicac iones de voz

• Jefe de la Oficina de Infraestructura y Soporte Tecnológico

IV. FECt-IA: 18 de abril de 2.017

V. JUSll FICACION La Oficina General de Tecnologías de Información ha desarrollado el Sistema de Gest ión Documental, el cual viene operando desde abril de 2016 en producción para los usuarios del

M inisterio de Justicia y Derechos Humanos (MINJ US).

El Sistema de Gestión Documental permite administrar la documentación interna y externa del MINJUS, actua lmente no cuenta con una plataforma dedicada de gest ión de conten idos que permita adjuntar, versiona r, enumerar, f irmar digitalmente y pub licar documentos electrónicos livianos el cual permita mejorar en la gestión de ·documentos digitales para garantizar la confidencialidad, dispon ibi lidad e integridad de la información que se genera a partir de la genera ción de documentos por parte de los usuarios del MINJUS a nivel naciona l, permitiendo

prest ar un mejor servicio al ciudadano con soluciones tecnológicas modernas.

Por lo que la Oficina General de Tecnologías de Información requiere la adquisición de un gestor

~-=~~~ de contenidos para la institución, por lo que es necesario rea lizar una eva luación de software de gestión de contenidos en el mercado peruano a fin de eva luar la alternativa adecuada para el

......_ __ ;.;.;.._--....~ M 1 NJ U S.

M. Granados L.

Por lo expuesto y en marco de la Ley 28612 " Ley que norma el uso, adquisición y adecuación del software en la Administración Públ ica" se procede evaluar el software de gestión de conten idos.

VI. ALTERNATIVAS Considerando los requerimientos se ha buscado al ternativas de softwa re en el mercado local que cumplan la necesidad, tomando en consideración la disponibilidad en el servicio de atención y de soporte loca l.

En este sentido, la búsqueda in icial ha dado como resultado los productos que se detalla a

cont inuación:

./ Software gestor de contenidos marca Alfresco

./ Software gestor de contenidos marca Microsoft SharePoint Server

./ Software gestor de contenidos marca OnBase

VII. ANALl SIS COMPARATIVO TECNICO El análisis técnico ha sioo real izado en confo rmidad con la metodología establecida en la "Guía Técnica sobre evaluación de software en la administración pública " (R.M . W 139-2004-PCM) tal

como en el reglamento de la Ley W 28612.

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M. Granados L

a. Propósito de evaluación Determinar los atributos o características mínimas del softwa re d isponibles en el me rcado

nacional, seleccionando aqu illos que satisfagan las necesidades del M INJUS.

b. Identificar el t ipo de product o Software Gestor de Contenidos.

c. Identificación del Modelo de Calidad Se aplicará el Modelo de Calidad de Software descrito en la parte 1 de la Guía de eva luación

de softwa re aprobado por Resolución Ministerial W 139-2004-PCM.

d. Selección de métricas Las métricas fueron identificadas de acuerdo a los criterios t écnicos del personal de la Oficina

General de Tecnologías de Información del Ministerio de Justicia y derechos Humanos. Cada característica es ca lificada considerando un puntaje máximo para cada una. La sumatoria del

puntaje máximo de la t otalidad de ca racterísticas es de 120 puntos.

Para ca da alternativa evaluada, su puntaje total es la suma de las punt uaciones obtenidas al

valorar sus características. El puntaje mínimo de aceptación de una alternativa será de 100

puntos.

e. Evaluación técnica Del análisis rea lizado, se han determinado las siguientes característ icas técnicas mínimas y

sus respectivos puntajes.

Tabla W 01: Características técnicas mínimas y puntaje. No Características Descripción Puntaje

Atributos Interno

1 Soporte de sistema Operativo Linux Factibi lidad de instalación en Red Hat 8

Enterprise Linux

2 Soporte de base de datos ASE Factibi idad de trabajo con base de datos ASE 15.7

9

3 Seguridad e integración con LDAP Facilidad de integración con LDAP 6 4 Búsquedas por metadata y contenido Factibi lidad de buscar documentos por

propiedades y/ o contenidos 7

S Instalación Facil idad en la instalación del software. 4 6 Soporte de workflows Capacidad para diseñar e implementar

flujo de procesos 6

Atributos Externos 7 Escalabil idad Escalabilidad a diversas arquitecturas 8 8 Funcionalidad Provee las funciones que satisfacen las

necesidades 10

9 Entendimiento y aprendizaje Capacidad del producto de ser entendido, aprendido y usado

8

10 Acceso vía web Acceso vía web a los usuarios 10 11 Madurez Estabil'dad del software 8 12 Herramientas administrativas Faci lidad de contar con herramientas de

administración del contenido S ·-

13 Integración con herramientas de MS Capacidad de edición de documentos con Office MS Office

S

Atributos de uso 14 Facilidad Facilidad de uso, facilidad de pruebas y

m ante 1imiento 6

15 Conocimiento Conocimiento del software en el mercado y por los usua rios del MINJUS

S 1---

16 Productividad Aumenta la productividad de los usuarios. 9 17 Disponibilidad de soporte directo del Capacidad de acceder en forma inmediata

fabricante al soporte online o vía telefónica con los 6 fabricantes

lag., 21 4

Lu ego de determinar las cara ct erísticas técn icas mrn1mas y las métricas ap licables, se

procedió al análisis comparativo técnico, para lo cual se aplicó el Modelo de Calidad de

Softwa re descri to en la Parte 1 de la Guía Evaluación de Software por Resolución Ministerial

No 139-2004-PCM .

Tabla W 02: Anál isis comparativo técnico

1 Alf resco Microsoft

N• Características SharePoint On Base Puntaje

Server

Atribut os Interno

1 Soporte de sist ema Operativo Linux 1 8 o S 8 2 Soporte de base de datos ASE 9 o 8 9 3 Seguridad e integración con Act ive

S 6 6 6 Directory

4 Búsquedas por metadata y contenido 6 7 7 7

S Instalación 4 4 4 4

6 Soporte de workflows 6 6 6 6 At ribut os Externos

7 Escalabilidad

tl 4 8 8

8 Funcionalidad 10 10 10 9 Entendimien to y aprendizaje 8 8 8 10 Acceso vía web 10 10 10 10 11 Madurez 8 8 8 8 12 Herram ientas administrativas S S S S

13 Integración con herramientas de MS 4 S S S

Office

At ribut os de uso

14 Faci lidad 6 6 6 6 1S Conocimiento 4 3 2 S

16 Productividad 9 9 9 9 -17 Disponibilidad de soporte directo del

6 6 6

6 fabricante

TOTAL 116 97 113 120

Alternativas técnica~; aceptables M.GranadosL De est e análisis comparat ivo técnico se deduce que só lo los softwares Alf resco y OnBase

cumplen al haber igualado o superado el puntaje de aceptación en la evaluación técnica.

Alfresco obtuvo 116 puntos y OnBase obtuvo 113 puntos.

VIII. ANALISIS COMPARATIVO DE COSTO ·- BENEFICIO a. Licenciamiento, instalación y soporte

El Software Gestor de Contenidos marca Microsoft Share Point SeNer, en el análisis

comparativo técnico no supera el puntaje de aceptación, por lo cua l, se descarta para este

análisis. A continuación se ha realizado un aná l isis de costos referencial (en soles) de los

productos y complementos necesarios para cumplir con la eva luación técnica rea lizada. El

anál isis se ha realizado para el periodo de 01 año de soporte, insta lación del producto y licenciamiento o suscripción.

El presente análisis t iene por objetivo seleccionar la mejor alternativa. Para lo cual se ha

optado por dar un peso a la eva luación técnica de 0 .8 y a la eva luación económica de 0 .2

con el fin de garantiza r que el software a adquir ir cumpla con las necesidades solicitadas.

Para cada alternativa evaluada, su puntaje t ot al es la suma de las puntuaciones técnica y

económica . El puntaje mínimo de aceptación de una alternativa será de 100 puntos.

La implementación de esta alte rnativa incluye el costo del licenciamiento o suscripción, el

soporte loca l por 01 afio, la instalación y capacit ación. El producto ofrecido debe

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corresponder a la última versión liberada en el mercado. Los costos indicados en la Tabla W 03 corresponde a cotizaciones de los partner en Perú.

Tabla W 03: Análisis económico

Software Costo(*) Puntaje Puntaje Puntaje

Económico Técnico TOTAL

Alf resco 295,000.00 120 116 117

OnBase 685,190.52 52 113 101

(* )Se adjuntan en el anexo 01 y anexo 02 los precios ofrecidos por los fabricantes.

b. Hardware necesario para su funcionamiento El software gestor de contenidos marca Alfresco y el software gestor de conten idos marca OnBase requieren hardware para su funcionamiento, lo cua l ya cuenta la institución.

c. Soporte y Personal Externo Se debe contar con el soporte y actualizaciones durante el primer año; posteriormente se renovará el servicio de soporte y actual izaciones cada año.

d. Personal y Mantenimiento Interno El personal de OGTI-MINJUS debe ser capacitado en el software adquirido, para el apoyo

en sostenimiento del sistema ante cualquier inconveniente. e. Capacitaciones

Los representantes de los productos eva luados cuentan con el personal calificado para

brindar las capacitaciones. f . Otros puntos

Debido a que los productos evaluados no afectan a la plataforma act ual, no es necesaria la evaluación del impacto en el cambio de plataforma ni en el t iempo de recuperación .

IX. CONCLUSIONES • En el aná lisis comparativo técnico, las herramientas gestor de contenidos marca Alfresco y

el gestor de contenidos marca OnBase obtienen los mayores puntajes.

• La herramienta gestor de contenidos marca W icrosoft SharePoint Server en el análisis comparativo técnico obtiene el menor puntaje, por lo cua l, se aescarta para el análisis comparativo de Costo Beneficio.

• En el aná lisis comparativo de Costo Beneficio, el costo del softwa re gestor de contenidos marca Alfresco beneficia su adquisición, sin embargo am bos obtienen puntajes superiores a 100 puntos.

• Finalmente, se concluye que tanto la marca Alfresco y la marca OnBase cumplen con las

necesidades solicitadas del MINJUS.

X. FIRMAS Responsables de la evaluación

Responsables

Jng. Miguel Ángel Granados Lloclla

Especialista de Soporte de centro de datos y comunicaciones de voz

lng. Carlos Enrique Quispe Aldana

Jefe de la Oficina de Infraestructura y Soporte Tecnológico