YSoft SafeQ Categoría Características

– Gestión centralizada de usuarios y funciones– Asignación e imputación de costes– Gestión de presupuestos y cupos– Informes detallados de impresiones y costes

Gestión de Usuarios y Costes

Con el fin de ajustarse a los presupuestos y mantener los costes de impresión bajos, los entornos corporativos complejos suelen requerir resúmenes completos de todas sus operaciones y costes relativos a impresiones. Aparte, los entornos docentes y públicos, así como los que trabajan en proyectos en general, necesitan aplicar cargos de impresiones a los usuarios individuales. En todos estos casos, YSoft SafeQ es la respuesta a sus necesidades y puede proporcionar la máxima transparencia que busca.

ACTIVIDAD Y COSTES DE IMPRESIÓN BAJO CONTROL

YSoft SafeQ archiva y contabiliza de forma centralizada todas las operaciones de impresión, copiado y escaneado, incluyendo las de documentos impresos en equipos locales pequeños. A la misma vez, esta aplicación proporciona al administrador amplia información, como nombre del trabajo, vista previa de la primera página, fecha, número de páginas y uso de tóner.

Para entornos que trabajan por proyectos, tal como un bufete de abogados, esta herramienta permite asignar un código de facturación a cada proyecto e imputar todos sus costes de impresión al mismo, incluso en proyectos a varios niveles. Esto facilita la labor de imputar costes de impresión a un proyecto o cliente. En entornos docentes en los que los costes de impresión o copiado se asignan e imputan a los creadores del trabajo, se pueden definir distintas listas de precios basadas en niveles de usuarios.

El administrador también podrá asignar permisos de acceso concretos para cada usuario, grupo o proyecto.

Una gran variedad de análisis detallados y gráficos de estadísticas así como informes de gestión hacen que YSoft SafeQ sea ideal para elaborar informes y proporciona resúmenes completos de forma rápida. Aparte de todo esto, los usuarios de YSoft SafeQ así como los administradores podrán crear sus propios informes personalizados casi inmediatamente.

Como una herramienta fiable e integral de gestión de usuarios y costes, YSoft SafeQ proporciona una gestión centralizada de ambos, facilita la asignación e imputación de costes, incluye funciones de gestión de presupuesto y cuotas, y apoya la producción y el coste de informes detallados.

DATASHEET YSoft SafeQ

CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES Gestión centralizada de usuarios y funciones

– Gestión centralizada de usuarios: fácil gestión de los

dispositivos MFP y sus funciones de copia, impresión, escaneado y fax.

– Plantillas de permisos: los usuarios pueden elegir entre varios niveles de acceso a las impresoras y sus funciones. Se pueden crear plantillas para gestionar dichos niveles.

– Gestión centralizada de autenticaciones: El administrador podrá definir de manera centralizada qué tipo de autenticación de usuario activar. Incluye autenticación mediante tarjeta, identificación de usuarios y PIN.

Asignación e imputación de costes – Contabilidad y monitorización de impresoras: se

puede realizar un seguimiento en tiempo real de todas las actividades de impresión en red, facilita la creación de historiales de impresión. La contabilización de copias, escaneos y faxes se lleva a cabo a través del terminal integrado de YSoft SafeQ o de terminales externos.

– Seguimiento automático: toda la actividad de copiado, impresión, escaneo y fax se pueden monitorizar automáticamente para usuarios individuales, grupos, centros de costes o proyectos.

– Seguimiento de equipos de terceros: para cubrir toda la infraestructura de impresión de una empresa, también está disponible la función de seguimiento de trabajos para equipos que no sean de Konica Minolta.

– Cálculo individualizado de precios: se pueden asignar distintas listas de precios a dispositivos, centros de costes o usuarios. Esto permite calcular de forma precisa los costes de impresión dentro de una infraestructura heterogénea.

– Asignación flexible de costes: se pueden asignar usuarios a centros de costes específicos o seleccionar un centro de coste concreto antes de imprimir.

– Monitorización de impresoras locales: la actividad de impresión de equipos que no estén conectados directamente a YSoft SafeQ también se puede rastrear, lo que permite lcontabilizar los trabajos de impresión enviados a través de impresión directa.

Gestión de presupuestos y cuotas – Asignación sencilla de presupuestos: para limitar las

actividades de impresión de usuarios, se puede asignar un presupuesto individual, siendo más fácil mantener los costes de impresión, copia, escaneado y fax bajo control.

– Asignación periódica de presupuestos: los presupuestos asignados a usuarios individuales o grupos se pueden restablecer o limitar automáticamente cada cierto tiempo. También es posible cambiar los parámetros para presupuestos o cupos, a fin de dejar espacio para la impresión de trabajos excepcionales.

– YSoft payment system: existen diversas opciones de recarga de cuentas de usuarios:

– Recarga en efectivo: los usuarios podrán pagar en efectivo al operador, quien depositará esta cantidad en la cuenta del usuario mediante la aplicación YSoft SafeQ Cash Desk Management.

– Recarga autoservicio: los usuarios podrán recargar su cuenta directamente mediante pago en efectivo en la YSoft SafeQ Pago Machine.

– Recarga con tarjeta de crédito: mediante PayPal.

Informes detallados de impresiones y costes – Informes web: se podrán generar informes web y

resúmenes detallados, de las actividades individuales o de grupos, examinando los costes diaria, semanal o mensualmente, e incluso para períodos más largos.

– Informes de gestión: dichos informes se pueden generar de forma automática o bajo petición, y proporcionan, una visión global de la gestión de todo el entorno de impresión - bien estructurado y fácil de entender.

– Exportación de resultados: para que compartir e intercambiar informes sea sencillo, se pueden exportar a varios formatos (informes web: CSV, XML, HTML, PDF, XLS, XLSX, informes de gestión: HTML, DOCX, PDF).

– Informes automatizados: una útil función de programación permite generar informes de forma automática a intervalos regulares (mensual, trimestral o anual).

DATASHEET YSoft SafeQ

09/2

014

Konica Minolta Business Solutions Spain, S. A. Albasanz, 12 28037 Madrid Spain www.konicaminolta.es

FLUJO DE TRABAJO

HARDWARE RECOMENDADO

Memoria 2 GB disponibles RAM; 4 GB recomendado Disco duro 20 GB Conexión apropiada para almacenaje, por ejemplo, con un rendimiento de al menos 120 MB / s y 100 IOPS para 50 dispositivos; por favor, póngase en contacto con su representante para requisitos específicosCPU Procesador dual Core 2 GHz o superiorRed 1 Gbit/sInformación adicional Instalación alternativa en un VM con al menos 2 cores y reserva de memoria al máximo de asignación RAM

SISTEMAS OPERATIVOS

Sistemas operativos Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 SP1 (32/64) Windows Server 2012 (64)

IDIOMAS

Interfaz usuario Cliente YSoft SafeQ: Inglés, francés, alemán, español, chino (simplificado), checo, húngaro, japonés, polaco ruso, eslovaco

Terminales externas e integradas: Inglés, francés, italiano, alemán, español, búlgaro, chino (simplificado/tradicional), croata, checo, danés, holandés, estonio, finés, georgiano, griego, húngaro, japonés, kazajo, coreano, letón, lituano, noruego, polaco, portugués, (Brasil/Portugal), rumano, ruso, serbio (cirílico/latino), eslovaco, esloveno, tailandés, turco, ucraniano Interfaz admin. Inglés, francés, alemán, español, chino (simplifi cado), checo, húngaro, japonés, polaco, portugués (Brasil/Portu gal), ruso, eslovaco

La compatibilidad y la disponibilidad de las especificaciones y funcionalidades listadas varían dependi-endo de los sistemas operativos, aplicaciones y protocolos de red así como de las configuraciones de la red y del sistema.

ESPECIFICACONES TÉCNICAS

Informes centralizados

Job roaming a distintas ubicaciones

MAILAND

NEW YORK

TOKYO

Carga en web

Puesto de trabajo

E-Mail

Servidor YSoft SafeQ

Equipo en redTarjeta ID

Usuario/ Contraseña

User name

Equipo en red

Equipo en red

Sistema de pago YSoft

Código PIN