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Tandil – Buenos Aires
XXXXI Jornada Notarial Bonaerense
Octubre de 2019
Tema I
“Documentos electrónicos y con firma digital aplicada. Prospectiva de la intervención
notarial”.
Protocolo Notarial digital. Ventajas del mantenimiento del soporte papel en la
matricidad de las escrituras públicas. Agregación al protocolo de documentos
digitales.
Autor: Escribano Gastón ERRAMOUSPE
(02281) 433237 / 15-578456
Categoría: individual
Coordinadores:
Escribanos: Santiago Falbo ([email protected]) y
Andrés Martínez (h) ([email protected])
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Índice
1.-Ponencia………………………………………………..3
2.-Introducción. Desarrollo…………………………….4
3.- Conclusión…………………………………………...16
5.-Bibliografía consultada……………………………..18
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Ponencia
1) Hoy en día la tecnología avanza con nuevas herramientas y
paralelamente comienzan los cambios en el ejercicio notarial por
lo que es importante conectarlos, por ejemplo para implementar el
protocolo notarial digital y que permita su circulación e
inalterabilidad en el traspaso de información.
2) La aplicación del protocolo notarial digital es viable en nuestro
país, ya que el Código Civil y Comercial de la Nación, así como
también la ley 25.506 de Firma Digital y la ley 27.349 de Apoyo al
Capital Emprendedor, sientan las bases para ello.
Es necesario entender que el cambio está en el soporte, y no en la
esencia del ejercicio de la función notarial, ya que el notario hace
al instrumento y no el instrumento al notario.
3) Es esencial la incorporación de legislación y la inversión en
infraestructura para permitir la implementación del protocolo
notarial digital en forma integral.
4) Las normas vigentes son adecuadas para sustituir el soporte
papel de los protocolos en un nuevo soporte que introduce la
digitalización, que brinda igual valor probatorio, jurídico y eficacia,
perdurable en el tiempo, con mayores beneficios para la
conservación y funcionalidad para la actividad notarial.
5) Pueden co-existir perfectamente el protocolo notarial en formato
papel y el protocolo notarial digital, por lo menos hasta una
adecuada implementación y práctica de éste último.
6) La importancia, y función práctica en varios aspectos, que
conllevaría tener un sistema único de información por medio del
cual todos los notarios guarden y almacenen sus escrituras
públicas digitales.
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Introducción. Desarrollo
Estamos ante un gran cambio cultural y profesional que venimos absorbiendo
por distintos procesos, tareas o gestiones que hacen a nuestra vida notarial. Es por
ello que en el presente trabajo, quiero dejar plasmado mi idea y perspectiva a “lo que
se nos viene”, o de “lo que ya se vino”, al quehacer de nuestra actividad notarial
laboral. Con aciertos y errores, haciendo de ello más fácil o más difícil en todo
sentido, pero en fin, es a lo que nos obliga el estado actual de modernización,
desburocratización y despapelización como oficiales públicos y por el llamado plan
de modernización del Estado, impulsado por el decreto 434 de 2016, el decreto 27
de 2018, la ley 27.349 y especialmente la ley 27.446 de Simplificación y
Desburocratización de la Administración Pública, modificatoria de la ley 25.506 de
Firma Digital en la República Argentina.
El decreto 27/2018 de Desburocratización y Simplificación tiene como objetivo
prioritario tornar más eficiente la gestión pública para incentivar la inversión, la
productividad, el empleo, la inclusión social, convertir al Estado en el principal
garante de la transparencia y del bien común, constituir una Administración Pública
al servicio del ciudadano en un marco de eficiencia, eficacia y calidad en la
prestación de servicios, brindar una respuesta rápida y transparente a los
requerimientos del ciudadano y de las empresas, no solo derogando o dictando
nuevas regulaciones, sino también con la incorporación de las nuevas plataformas
tecnológicas que facilitan la vinculación y las transformaciones entre los distintos
organismos que componen la Administración, pero principalmente con los
ciudadanos: con la implementación del expediente electrónico y el proceso de
digitalización, que deben reflejarse en términos de menores costos y plazos y, en
consecuencia, en una mejor atención del ciudadano.
El Notariado es una parte esencial en la exteriorización de los documentos
que se otorgan digitalmente, mediante su control de legalidad que como fedatarios,
seguimos dándole a la sociedad, seguridad jurídica en la exteriorización de la
voluntad de los requirentes en dichos instrumentos.
La firma digital se logra mediante un sistema criptográfico basado en el
algoritmo asimétrico de una clave generada mediante una forma pública y accesible
o restringida mediante lo que se denomina "Token" (aparato electrónico que se le da
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a un usuario autorizado de un servicio computarizado para facilitar el proceso de
autenticación). La infraestructura de clave pública es el que otorga la licencia a los
certificantes por la Oficina Nacional de Tecnologías de Información (ONTI) y la
autoridad de registro, para nuestra actividad, es el Colegio de Escribanos, de cada
demarcación, que valida la documentación y la envía a la ONTI cuyo órgano de
aplicación es el Ministerio de Modernización de la Nación.
Muchas veces se la confunde con la firma electrónica, pero no es lo mismo,
ya que ésta deber ser probada por quien invoca su validez y uso, si es desconocida
por quien se pretende que la aplique. Para mayor claridad, en cuanto a su
comparación podemos afirmar que la firma electrónica es una firma digital a la que le
falta uno de los requisitos legales para ser tal. Ejemplos de la firma electrónica: el pin
personal, el nombre escrito debajo de un correo electrónico, las claves compartidas,
certificados que no fueron emitidos por certificador licenciado. No es firma digital la
digitalización de la firma ológrafa, la huella dactilar, la utilización de un password
para acceder, por ejemplo a nuestro correo electrónico, a la Afip, la clave de ingreso
al cajero con la tarjeta de débito, la estampada en el pasaporte a través de un
dispositivo electrónico.
La firma digital es una herramienta tecnológica que permite garantizar la
autoría y la integridad de los documentos digitales, logrando que éstos gocen de una
seguridad que hasta hace poco tiempo era propia de los documentos firmados en
papel y con forma ológrafa.
Por lo expuesto anteriormente podemos afirmar que la firma digital es la
especie y la electrónica es el género.
El análisis de la firma digital propiamente dicho surge cuando estamos frente
a un documento, ya que éste, como elemento cultural, resultará siempre por
producto de la creación humana, ergo se torna imprescindible la existencia de un
elemento que haga a la recognoscibilidad del autor del documento,
fundamentalmente desde el punto de vista jurídico. La firma digital se manifiesta a
través de un procedimiento de criptografía asimétrica por excelencia que ha logrado
alcanzar los mas altos niveles de seguridad informática.
La ley de Firma Digital crea un nuevo soporte documental. Este soporte está
legalmente autorizado y produce los mismos efectos jurídicos que los contenidos en
soporte papel, con firma digital en lugar que la ológrafa. Inmediatamente o
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simultáneamente con la creación, nace la obligación de conservar, y es lo que debe
reglamentar el Colegio de Escribanos, al igual que la consulta de los documentos.
Teniendo en cuenta la recepción de los documentos digitales y la firma digital,
debemos afirmar que existe una verdadera equiparación legislativa entre
documentos en soporte digital y documentos en soporte papel.
Desde ya, sostengo la importancia y seguridad jurídica que tiene el
otorgamiento de todas las escrituras públicas mediante la implementación del
protocolo notarial tradicional, en formato papel. Debido a la perdurabilidad del
mismo, a la idiosincrasia de nuestro país, al sistema jurídico continental europeo
(fundamentalmente a la presencia del notario en el lugar y todas las calificaciones
que realiza ya que no es mero certificador de firmas como el notario del sistema
anglosajón, que ante cualquier eventualidad que ocurra, está cubierto con un seguro
de caución contratado a tales efectos).
Los cambios son cada vez más vertiginosos y todo proceso de cambio lleva
su maduración. Hay que garantizar que los cambios no afecten los valores jurídicos
y que la adaptación no vulnere los derechos en sentido amplio.
Igualmente, pese a todo ello, también sostengo que pueden co-existir las dos
(2) formas de actuación notarial y otorgamiento de escrituras públicas: mediante el
protocolo notarial tradicional en formato papel, con la importancia histórica que tiene,
y mediante el protocolo notarial digital, con todas las ventajas que brinda la
utilización de esto último también.
Teniendo en práctica y estando en uso la Certificación de Reproducción
digital, la Certificación de Firma Digital, la Copia Simple Digital, el Testimonio por
Digitalización, y el Testimonio por Reproducción, a través de la plataforma digital
creada en la página web de nuestro Colegio, nos está faltando la utilización del
Protocolo Notarial Digital.
Me sumo a la idea de que avancemos, lento pero a paso firme, con la
implementación del protocolo notarial digital. ¿Cómo? Propongo la siguiente idea…
Todo habitante de la Nación Argentina, sea extranjero o ciudadano argentino,
debe realizar el trámite de solicitud de firma digital cuando obtiene su Documento
Nacional de Identidad, de manera conjunta y obligatoria. Para el hipotético caso de
que ya cuente con su documento, puede realizar el mencionado trámite sin ningún
inconveniente, de manera optativa, y será obligatoria cuando se cumpla la fecha de
vencimiento y lo deba renovar ya que todos expiran en algún momento (en el frente
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de cada uno generalmente dice la fecha de vencimiento o expiración). Con ello,
vendrán los correspondientes “Token”, la instalación de los certificados, certificados
raíces, controladores y todo lo necesario para poder utilizarlos correctamente. Hasta
éste preciso momento pueden co-existir perfectamente ambos sistemas, el protocolo
notarial tradicional con el protocolo notarial digital, fundamentalmente hasta que
todos los habitantes de la República Argentina tengan sus dispositivos electrónicos o
“Token” y los puedan utilizar de una manera correcta.
Para el hipotético caso de que requiera nuestros servicios profesionales un
extranjero en tránsito, “de paso” y que se encuentre por un tiempo determinado en la
República Argentina, o sea que no va a realizar ningún tipo de trámite con su
Documento Nacional de Identidad, y que acredite ésta con el Pasaporte emitido
legalmente por su país de origen, planteo que obtenga su firma digital a través del
siguiente procedimiento: la gestión de la misma, con la consiguiente entrega del
“Token”, la deben realizar cada vez que pisa suelo argentino, en Migraciones. Es
decir, no podrá circular sin ello y pasará a ser una parte inescindible del ciudadano
extranjero. Por supuesto que se requerirá de todos los medios y tecnología
necesaria y adecuada, personal administrativo de la Autoridad de Registro que se
encargue de ello constante y plenamente, y realizar todo lo que esté al alcance del
Estado para que no se transforme en algo lento, engorroso, burocrático y sin
sentido.
El sistema propuesto funcionaría con la comparecencia de los requirentes a la
sede de la notaría. Allí se individualizaría a efectos de justificar la identidad de la
persona que va a suscribir digitalmente el archivo. También se analizaría el
contenido del archivo para saber si se ajusta al derecho y a la voluntad del
compareciente, entre otros. Luego usando el ordenador del notario y el dispositivo
personal que contenga su clave, el requirente firmaría digitalmente el archivo. Eso
generaría un archivo digital firmado digitalmente, que acto seguido, el notario
firmaría también con su dispositivo electrónico. En éste caso habría un archivo digital
firmado dos veces, o la cantidad de veces que sea necesario según las partes que
intervengan en el acto jurídico.
De tal manera quien recibe ese archivo, podrá verificar: a) la identidad del
notario y la falta de alteración del archivo por él firmado; b) la identidad del/los
firmante/s, la falta de alteración del archivo y tendría la certeza de que quién firmó, si
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entendió lo que firmaba, quería lo que firmaba y era quién decía ser, a modo de
ejemplo.
El país tiene distintas realidades en su vasto territorio debido al tamaño y
distancias entre sus provincias. Como república federal, lo que deberíamos hacer es
avanzar con la modernización para que el resto del país que no cuente con buenas
comunicaciones o con falta de comunicación en cuanto a tecnología, pueda
apoyarse en la evolución del resto y no dejar pasar el tiempo. No podemos esperar
que estemos en igualdad de condiciones cuando la realidad nos indica que no es
así, por el momento. Sin embargo, lo que hacen algunos es en beneficio de otros, el
notariado en general.
Continuando con el sistema propuesto, a la inversa, cada vez que emigre de
la República Argentina, en el mismo lugar y bajo el mismo procedimiento, se dará de
baja inmediatamente el dispositivo electrónico con los certificados y firma digital que
se le había proporcionado. La ventaja de esto, sería que todos los “Token” se
podrían volver a usar siempre, serían reutilizables ya que cada vez que suceda lo
mencionado, se deberían formatear y borrar todo el contenido. Acá se estaría
reduciendo considerablemente los costos del material que le deberíamos
proporcionar a todo extranjero, sumando ello a todos los que se le irían entregando a
los ciudadanos nativos y extranjeros naturalizados cada vez que deban obtener su
Documento Nacional de Identidad.
Una de las grandes ventajas que tendría el otorgamiento de todas las
escrituras públicas mediante el protocolo notarial digital, dejando de la lado y sin
considerar la “despapelización” y el ahorro considerable de muchos recursos
(incluso hasta los naturales), se vería reflejado principalmente en la utilización
correcta del sistema único de información por medio del cual todos los notarios
tengan que cargar, almacenar o “volcar” todas sus escrituras públicas digitales,
como por ejemplo en el siguiente e hipotético caso: un apoderado realiza varias
escrituras de compraventa y en un corto periodo de tiempo. Si las otorgara mediante
el sistema tradicional, en el protocolo notarial formato papel y en escribanías
distintas, parecerían actos aislados, ningún notario sospecharía de ello y la Unidad
de Información Financiera (UIF) no se enteraría nunca ya que nadie las reportaría
como operaciones sospechosas por lavado de dinero, financiación de terrorismo o
por la causa que fuera. Pero si las mismas operaciones se hubiesen otorgado
mediante y a través del protocolo notarial digital, y con la instalación de un programa
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adecuado, automáticamente dicho organismo tendría la información de todas las
transacciones realizadas por el apoderado, gracias a aquél y por el sistema único de
información donde estarían almacenadas todas las escrituras públicas de todos los
notarios del país. Esto se podría llevar a cabo mediante un excelente servicio de
inter-relación entre todos los colegios de escribanos del país y la Unidad de
Información de Financiera (UIF), y/o con los organismos que sea necesario, como
podría también suceder con la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP),
Registros de la Propiedad Inmueble, entes recaudadores, etc.
Como funcionarios tenemos que trabajar a la par de los organismos y
poderes. En esta instancia podemos elegir el camino y no esperar que nos arrastren
a la salida.
El Código Civil y Comercial de la Nación incorporó las nuevas tecnologías. La
expresión escrita se puede hacer constar en cualquier soporte, siempre que su
contenido sea representado con texto inteligible, aunque su lectura exija medios
técnicos (art. 286). La firma prueba la autoría de la declaración de voluntad
expresada en el texto al cual corresponde y agrega que en los instrumentos
generados por medios electrónicos, el requisito de la firma de una persona queda
satisfecho si se utiliza una firma digital que asegure indubitablemente la autoría e
integridad del instrumento (art. 288). El protocolo se forma con los folios habilitados
para el uso de cada registro, numerados correlativamente en cada año calendario, y
con los documentos que se incorporan por exigencia legal o a requerimiento de las
partes del acto. Corresponde a la ley local reglamentar lo relativo a las
características de los folios, su expedición, así como los demás recaudos relativos al
protocolo, forma y modo de su colección en volúmenes o legajos, su conservación y
archivo (art. 300). El escribano debe dar copia o testimonio de la escritura a las
partes. Ese instrumento puede ser obtenido por cualquier medio de reproducción
que asegure su permanencia indeleble, conforme a las reglamentaciones locales
(art. 308).
La digitalización ofrece alternativas de conservación más perdurables en el
tiempo, más económicas y le agrega funcionalidad al servicio. Es el medio idóneo en
la actualidad, acompañado por la firma digital.
Analizando el derecho comparado, España utiliza un sistema único de
información donde se encuentran almacenadas todas las escrituras públicas
otorgadas mediante el uso de firma digital, y según comentarios de nuestros colegas
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y de la doctrina, funciona muy bien brindando un excelente servicio en varios
aspectos.
Una de las grandes desventajas que tiene el uso de la firma digital, es que
ésta brinda seguridad informática o electrónica pero no jurídica ya que cualquier
persona puede usar la firma digital de otra solamente con tener en su poder el
“Token” y el pin, y el afectado debe probar que no fue utilizado por él y/o que su
voluntad fue viciada por diversas causas, según la normativa vigente. Grave
problema de portabilidad, incluso hasta con el extravío o daño del mismo, y la
prohibición del uso inmediato que ello conllevaría. Obviamente que en el caso del
otorgamiento de escrituras públicas mediante el protocolo notarial digital, esto no
sucedería ya que el requirente comparecería igualmente ante el notario, provisto de
su documento nacional de identidad (en el hipotético caso del art. 306, inc. a) del
Código Civil y Comercial de la Nación), además de realizar todas las calificaciones
correspondientes por parte del oficial público.
La seguridad informática, en cambio, está dada por la posibilidad de asegurar
ciertos y determinados extremos, tales como la inalterabilidad de un documento
digital, o la participación necesaria del dispositivo criptográfico de un sujeto
determinado en un momento específico (con la consecuente presunción derivada de
la ley de firma digital en cabeza del titular del certificado de firma digital), mas en
ningún caso logra ingresar a la esfera de la formación del consentimiento, ni a
garantizar un cabal entendimiento de las consecuencias jurídicas deseadas por las
partes de un contrato, ni siquiera a garantizar la legalidad ni validez jurídica del
contenido del mismo.
La otra desventaja importante, indudablemente, sería la alteración, supresión,
sustracción, etc. de datos e información de todas las escrituras públicas que se
otorguen mediante la utilización del protocolo notarial digital ya que se deberían
transferir y/o almacenar en un sistema único de datos, provisto por el Consejo
Federal del Notariado Argentino, por ejemplo, donde los “hackers” no estarían
ajenos a dicha actividad. Ligado a todo esto estaría la protección de datos
personales, según la Ley de Hábeas Data, utilización de información para todo tipo
de delitos y lo que ello implica, y la violación del secreto profesional, entre otros.
La incorporación de la firma digital hará reflexionar al notariado sobre la
indelegabilidad del dispositivo, la clave privada, la necesidad de denunciar
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inmediatamente el extravío, hurto, robo, las previsiones normativas sobre el uso
fraudulento, la sustitución de persona, etc.
No obstante la vertiginosidad de los cambios, depende de nosotros las
acciones para poner límites y hacer respetar la seguridad de las formas, el secreto
profesional, como así también la reutilización de información contenida,
disminuyendo costos, ahorrando espacio de archivo, beneficiarnos con las bondades
de tales documentos que cubren otros aspectos de seguridad, conservación y
garantía de inalterabilidad.
Finalmente, “la era tecnológica” y el uso exclusivo de la tecnología lo que
puede llegar a provocar es romper la barrera de la jurisdicción, es decir, trascender
mucho mas de lo que uno se puede imaginar y realizar un correcto y adecuado uso
del Protocolo Notarial Digital a través del “Token”. Y esto sería un grave problema
para nuestro notariado. Por ejemplo, otorgar cualquier tipo de escritura pública a
distancia, sin la necesidad de la presencia del escribano ya que sería suficiente que
él la autorice con su firma digital a través de su dispositivo electrónico, y luego la
almacene y aloje en el sistema único de información de todas las escrituras públicas
creado a tales efectos por el Consejo Federal del Notariado Argentino. Igualmente,
hoy en día es muy fácil saber y averiguar desde qué computadora se generó y/o
envió determinado archivo a través de su IP (Internet Protocol).
Con el avance de la tecnología, a los notarios nos incumbe la tarea de la
agregación al protocolo de documentos digitales como documentación habilitante, y
lo mismo sucedería para el hipotético caso de otorgar las escrituras públicas
mediante el sistema del Protocolo Notarial Digital, por imperativo del actual artículo
307 del Código Civil y Comercial de la Nación, que reza de la siguiente manera:
“ARTICULO 307.- Documentos habilitantes. Si el otorgante de la escritura es un
representante, el escribano debe exigir la presentación del documento original que lo
acredite, el que ha de quedar agregado al protocolo, excepto que se trate de
poderes para más de un asunto o de otros documentos habilitantes que hagan
necesaria la devolución, supuesto en el cual se debe agregar copia certificada por el
escribano. En caso de que los documentos habilitantes ya estén protocolizados en el
registro del escribano interviniente, basta con que se mencione esta circunstancia,
indicando folio y año.” Se entiende doctrinariamente que no sólo abarca a los
poderes y la agregación al protocolo del mismo, o en su defecto una fotocopia, sino
a todo tipo de documentación respaldatoria que surja del cuerpo mismo de la
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escritura, como por ejemplo los documentos nacionales de identidad, fotos que se
toman al realizar un acta de constatación, partidas de nacimiento, defunción,
sentencias de divorcio, etc.
De lo que estamos hablando es de los documentos verdaderamente digitales,
no solo en su aspecto de creación sino también en su circulación y conservación.
Para el primer caso, es decir, la agregación al protocolo de documentos
digitales como documentación habilitante, propongo que se imprima el mismo y se
agregue en formato papel al instrumento público, haciendo mención al sitio web por
medio del cual se descargó u obtuvo el mismo y/o al código fuente (URL), la función
“hash” en caso de ser necesario, quedando así la matriz con la exigencia legal
provista en formato papel (como se realizó históricamente hasta la actualidad, desde
que dejó de ser obligatorio transcribir en el cuerpo de la escritura toda la
documentación habilitante). Sería aconsejable igualmente que ese documento digital
se “descargue” y grave/almacene en el disco rígido de la computadora personal del
notario, confeccionando carpetas a tales efectos y bien identificadas
cronológicamente, e incluso luego también gravarlas en un almacenamiento de
datos externo extraíble (puede ser en disco rígido externo extraíble debido a que
posee gran capacidad para guardar información, o en pendrives y cd´s pero ofrecen
menos capacidad para ello). Se ha dicho que el CD tiene una limitada capacidad de
tiempo de conservación y que los datos se pierden. Ya existen CD´s con baño de
zafiro que extiende la conservación a más de 50 años, pero esto es entrar en el
juego de los detractores. Existen otros medios de almacenamiento de gran
capacidad y duración.
Para el segundo caso, es decir, en caso de otorgar las escrituras públicas
mediante la utilización del Protocolo Notarial Digital, sostengo que la agregación al
mismo de documentos digitales se podría realizar en el mismo sistema único de
información provisto por el Consejo Federal del Notariado Argentino. Cuando se
transmitan, almacenen y declaren allí todas las escrituras públicas, debería existir
una opción por medio de la cual se cargue también el documento digital o
electrónico que serviría como documentación habilitante. Se aconseja que ese
documento digital se “descargue” y grave/almacene en el disco rígido de la
computadora personal del notario y realizar todas las tareas necesarias
desarrolladas en el final del párrafo anterior; como así mismo si existen hipervínculos
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agregarlos en el cuerpo de la escritura o hacer todo lo posible para que se pueda
abrir directamente el archivo alojado en algún sitio web.
En éste último caso, habría que tener muy en cuenta y no dejar de lado la
seguridad informática y todas las características que debe reunir el sistema único de
información, ya que además de almacenar todas las escrituras públicas que
otorguen todos los notarios del país, se guardarían todos los documentos digitales
y/o electrónicos. Tal como se desarrolló ut-supra, el mencionado sistema utilizado
como “data center” podría ser muy similar al provisto por la Administración Federal
de Ingresos Públicos, en cuanto a lo complejo que es y el blindaje informático y de
seguridad que tiene a tales efectos.
Hay que reconocer la cuantiosa valía de los documentos que produce un
notario y que además debe custodiar con todas las responsabilidades que ello
implica, por lo tanto, se ha de pensar y desarrollar una normalización adecuada a
todo el proceso archivístico, para garantizar cada una de las funciones del mismo en
todas sus etapas, utilizando las actuales tecnologías tales como documentos
electrónicos respaldatorios con firma digital, normalización de los archivos digitales y
aplicación de los mega avances de la tecnología informática.
El documento digital, o con soporte electrónico, no es virtual sino material, ya
que mediante el soporte de almacenamiento, se le da materialidad al documento y la
escritura del documento digital es la expresión de lo allí puesto, como ocurre en el
soporte papel, por lo cual en este nuevo tipo de documentos la diferencia está en el
soporte material de los mismos, unos con soporte digital y los otros con soporte
papel, no teniendo en cuenta cual es el medio técnico que se utilice para su lectura.
Siendo una de las funciones principales del protocolo notarial la conservación
de documentos matrices, y no ya la celeridad en la circulación, se puede concluir en
la bondad del mantenimiento del soporte papel en la matricidad de las escrituras
públicas, en éste sentido, o en su defecto, que co-existan ambos sistemas de
utilización del protocolo, al menos por un tiempo y hasta que todos los habitantes de
la Nación tengan su firma digital a través del procedimiento desarrollado mas arriba.
El art. 12 de la ley 25.506 dice: “Conservación. La exigencia legal de
conservar documentos, registros o datos, también queda satisfecha con la
conservación de los correspondientes documentos digitales firmados digitalmente,
según los procedimientos que determine la reglamentación, siempre que sean
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accesibles para su posterior consulta y permitan determinar fehacientemente el
origen, destino, fecha y hora de su generación, envío y/o recepción".
El art. 300 del Código Civil y Comercial de la Nación dice: “El protocolo se
forma con los folios habilitados para el uso de cada registro, numerados
correlativamente en cada año calendario, y con los documentos que se incorporan
por exigencia legal o a requerimiento de las partes de acto. Corresponde a la ley
local reglamentar lo relativo a las características de los folios, su expedición, así
como los demás recaudos relativos al protocolo, forma y modo de su colección en
volúmenes o legajos, su conservación y archivo”. Explícitamente, la conservación del
protocolo notarial es de orden normativo local. La digitalización es una alternativa de
conservación. No se está cambiando el soporte del protocolo para la creación de la
escritura sino solamente su conservación en otro soporte.
Tenemos que tener en cuenta que con la implementación del protocolo
notarial digital deberá garantizarse su determinación material, ya que seguirá siendo
una obligación del notario el conservar los documentos matrices originales, como así
también perdurabilidad, inalterabilidad y determinación material como hasta ahora
hemos hecho.
El principio de matricidad puede subsistir en otro soporte y nuestra actividad
jurídica-notarial se puede seguir desarrollando normalmente, sin inconveniente
alguno y sin temor a perder uno de los pilares del notariado latino.
El inconveniente que tenemos en la actualidad, es que de acuerdo con la
normativa vigente no sería posible la implementación de protocolo notarial en
soporte digital dado que éste no cumpliría con los requisitos establecidos Código
Civil y Comercial de la Nación, ya que en el mencionado artículo 300, donde nos
establece la forma de llevar el protocolo, y el artículo 301 del mismo cuerpo legal nos
dice: "...Las escrituras públicas, que deben extenderse en único acto, pueden ser
manuscritas o mecanografiadas, pudiendo utilizarse mecanismos electrónicos de
procesamiento de textos, siempre que en definitiva la redacción resulte estampada
en el soporte exigido por las reglamentaciones, con caracteres fácilmente legibles...".
Este último regula que las escrituras pueden ser manuscritas o tener formato
mecanográfico, o de procesadores de texto y munirse del auxilio de la tecnología
informática. Pero como requisito ineludible determina que la redacción resulte
estampada en el soporte exigido por las reglamentaciones y, sobre todo, que se
pueda leer fácilmente. En cambio sobre los testimonios en el artículo 308 establece,
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"...puede ser obtenido por cualquier medio de reproducción, siempre y cuando su
permanencia sea indeleble conforme a las reglamentaciones locales...". Los
testamentos tampoco se podrían firmar mediante el sistema de firma digital ya que el
artículo 2477 del Código Civil y Comercial de la Nación establece entre los requisitos
"...debe ser íntegramente escrito con los caracteres propios del idioma en que es
otorgado, fechado y firmado por la mano misma del testador...". La solución a todo
esto, sería lógicamente un cambio legislativo en lo resaltado anteriormente.
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Conclusión
Como conclusión, sostengo que no debemos estar ni ser ajenos a la etapa
moderna y de digitalización en que estamos inmersos actualmente, y principalmente
que todo el notariado argentino esté dispuesto a ello y que tenga todas las
herramientas necesarias y suficientes para poder implementar el otorgamiento de
escrituras públicas mediante el Protocolo Notarial Digital en beneficio de toda la
comunidad, pero sin dejar de lado el Protocolo Notarial actual y tradicional,
fundamentalmente por la gran ventaja que implica tener la matriz en soporte papel. Y
cuando ello suceda, tener muy en cuenta y seguir defendiendo la idea de que todos
los notarios van a seguir realizando su actividad normalmente y como fue siempre,
con la única salvedad que sería a través de un medio distinto, tecnológico en éste
caso, habría un cambio de soporte solamente y no cambiaría en nada lo legal o el
sistema jurídico notarial argentino en sí.
En cuanto a la celeridad de la información y de la sociedad, todas las
comunicaciones deberían ser electrónicas, pero no necesariamente el protocolo.
Estonia es el único país del mundo que tiene una digitalización absoluta en la
utilización del protocolo notarial. Hay otros países de Europa que van camino a ello
pero a otro ritmo, mas lento y analizando las ventajas y desventajas de su
implementación absoluta, tal es el caso de Francia, Italia y España por ejemplo. En
algunos casos, tienen un alto grado de avance en el uso de la firma digital pero
siguen otorgando las escrituras públicas en formato papel con trámites pre y post
escriturarios en formato electrónico, y se está discutiendo en la actualidad el uso e
implementación del Protocolo Notarial Digital (Italia); en otros casos están muy
avanzados con inscripciones digitales, utilizan aplicativo de sistema único de
información por medio del cual se almacenan todas las escrituras públicas y
plantean el uso de la firma electrónica (España); y otros países tienen un excelente
nivel de informática y de “digitalización”, realizan inscripciones electrónicas y otorgan
escrituras públicas mediante el sistema del Protocolo Notarial Digital (Francia).
En España La Agencia Notarial de Certificación "ANCERT" se dedica
únicamente al desarrollo de Software y actividades afines al notariado. Se utiliza un
sistema integrado de gestión Notarial "SIGNO", por el cual permite enviar escrituras,
emitir certificados de las distintas demarcaciones públicas. Las copias autorizadas,
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expedidas electrónicamente, se trasladan a papel, para que conserven la
autenticidad y garantía notarial.
En Francia ya tienen legislado el protocolo notarial digital con firma digital, se
firma en un dispositivo electrónico y el escribano con firma digital a través de su
“Token”. Este sistema muy similar al nuestro tiene clave de seguridad y con
almacenamiento en forma centralizada en el Colegio Notarial, donde se resguarda
toda la información.
Los Colegios de Escribanos deben asumir un rol protagónico en esta tarea. A
través de sus autoridades, deben generar políticas institucionales a corto, mediano y
largo plazo, involucrándose y participando activamente en la generación de ideas,
proyectos y aplicaciones concretas con el uso de las nuevas tecnologías,
procurando y promoviendo, en un contexto de prudencia e innovación, los cambios
necesarios tanto en los procesos como en el marco normativo. A la par de la labor
institucional, también los Escribanos, individualmente, debemos superar nuestros
prejuicios y dogmatismos, asumir el estudio de las nuevas tecnologías con una
actitud positiva y acompañar los cambios originados con el uso de las nuevas
tecnologías.
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Bibliografía consultada
- Alterini, Jorge H. (dir). Código Civil y comercial comentado. Tratado exegético. 2da
ed actualizada. Ciudad Autónoma de Buenos Aires: La Ley, 2016.
- Brancós Núñez, Enrique, “Blockchain, función notarial y registro”, en la revista
digital “El notario del siglo XXI”; cita online:
http://www.elnotario.es/index.php/hemeroteca/revista-71/7325-blockchain-funcion-
notarial-y-registro
- Clusellas, Eduardo Gabriel. Código Civil y Comercial comentado, anotado y
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- Diplomatura en Documentación electrónica con aplicación de firma
digital de la Universidad Notarial Argentina - Delegación Azul - 2019 - actualmente
en curso.