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ESTRATEGIAS PARA SEGUIMIENTO AL PLAN ANTI CORRUPCIÓN 2019 - SEGUIMIENTO ENERO A ABRIL DE 2019

Actividad Responsable Fecha de im c 10 "* ' B Actividades % de avance

•j ^^H1.- ESTRATEGIA RIESGOS DE CORRUPCIÓN

OBJETIVO Continuar con las acciones de rnonitoreo, control y evaluación a cumplimiento de as acciones establecidas en el mapa de riesgos integral

Las actividades propuestas para la vigencia 3019, son

Hacer seguimienlo al Mapa de Riesgos de Corrupción en el lempoprudente establecido (Trimestral, enero - marzo: abnt - |umo; julio -septiembre, octubre - diciembre )

Publicar en su sitio web oficial el mapa de riesgos de corrupción y lasmedidas para mitigarlos (A comienzos y finales de la vigencial

Adelantar un proceso participativo invitando a los ciudadanos, usuarioso grupos de ínteres y responsables de los procesos de la entidad juntocon sus equipos

Realizar socialización a los i, de res de proceso» <to¡ PlanAnticorrupaón. del Mapa da Riesgos

TODOS LOS LÍDERES DE PROCESOS

LÍDER DEL PROCESO DIRECCO.AVFNTGESTRATÉGICO (COMUNICACIÓN YDIVULGACIÓN PUBLICA

LÍDER DEL PROCESO DtRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO

LÍDER DIRECOONAMIENTO ESTRATÉGICO

Feb 01-2019

Feb 01 -201 9

Feb 01 -2019

Feb 01-2019

Dic-2019

Dic-2019

Dic-2019

Dic-2019

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100%

En mes de marzo de 2019, se realizó el pnmerseguimiento por parte del Jefe de Control Interno de aEntidad

A enero 31 de 2019 se publicó en página weo el mapa deriesgos de la entidad, que incluye los nesgos decorrupción y las medidas para mitigarlos

En el mes de enero previo a la formulación y adopción dePlan Anticomjpción y de Atención al Ciudadano sesocial izón el proyecto tí el Piar y mapa de riesgos tanto ala ciudadanía como a los servidores públicos de laentidad, para bnndar participación en la construcción dePlan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano

En enero 31 de 2019, se remitió vía correo electrónico atodos los servidores públicos de la Entidad el PlanAnliconupción y de Atención al Ciudadano con larespectiva resolución (No .400. 1-022- 2019 de enero 30 de2019) de adopción del Plan Anticorrupcion y de Atenciónal Ciudadano

nfornie de seguimienio

Mapa de nesgos

Constancia de publicación enpágina web y de envío aservidores públicos a travésde correos electrónicos

Constancia de remisión víacorreo electrónico del PlanAnti corrupción y Oe Atenciónal Ciudadano 2019 a losservidores públicos de laentidad

Archivo de gestión del Áreade Control Interno

Página web de la Entidad yherramienta Dropbox

Página web de la Entidad yequipo de computo de laTécnico Operativo deDespacho del Personero

Correo electrónicopersonenayumbo@hotrnail com de lecha 31 de enero de2019

2.- ESTRATEGIA RACIÓN ALIZACI Ó N DE TRÁMITES

OBJETIVO Racionali2ar los tramites y procesos, de tal forma que se logre un mejoramiento en la gestión institucional, que a su ve; facilite a los ciudadanos el acceso a los servicios que presta la entidad.

Las actividades propuestas para la vigencia 2019, son:

Construir el inventario de trámites y otros procedimientosadministrativos

Registrar y actualizar trámites y otros procedimientos administrativosen el SUIT

Difundir míormación de otorta institucional de «imites y otro»

Identificar trámites de alto impacto y priorizat

LÍDERES DE DIRECC1OKAMIENTOESTRATETICO 1 LÍDERES DE PROCESOSMISIONALES

LÍDER DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

LÍDERES DE DI R ECCIONAM 1 ENTOESTRATETICO / LÍDER DE PROCESOGESTIÓN COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓNPÚBLICA

LIDERE DE DIRECCIONAMIENTOESTRATETICO / LÍDERES DE PROCESOSMISIONALES

Feb 01 -201 9

Feb 01-2019

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Dic-2019

Dic-2019

Dic-2019

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En marzo 11 de 2019, conjuntamente con los lideres deprocesos se listo trámites y servicios de la entidad

El día 14 de marzo de 2019 se cargo (con la ayuda de laCoordinadora del SUIT en Bogotá, Miriam Ramírez), en laPlataforma del SUIT, 4 trámites (1 - Asistencia Jurídica, 2Declaración de Victimas del Conflicto Armado. 3 -nscnpción y Registro de Veedurías Ciudadanas y Red deVeedurías Ciudadanas, y 4 - Orientación y seguimiento aderecho de petición). Se hace la claridad que losorganismos de Control aún no están obligados a gestionaros trámites y servicios a través del SUIT

La Entidad publica en su pagina Web Imk Tramites yServicios el listado de tramites y servicios que presta a losusuaros y ciudadanía en general.

Se han identificado los trámites mas importantes que>resla la Entidad,

Acta de reunión del Comiténstitucional de Gestión yDesempeño del 11 de marzode 2019

Lista de los tramitesregistrados en el SUIT 1 -Asistencia Jurídica, 2 -Declaración de Victimas deConflicto Armado 3.-nscripción y Registro deVeedurías Ciudadanas y Redde Veedurías Ciudadanas, y4.- Orientación y seguimientoa derecho de petición

httDS://Dersoneriavum

bo.ROv.co/listado-de-tram¡tcs-v-servidos/

Archivo Excel. TRAMITES YSERVICIOS PMY

Carpeta Comité Institución ade Gestión y Desempeño2019

Carpeta SUIT, archivo degestión despacho dePersoneroPlataforma del SUIT

Pagina Web Institucional

Dropbox/CARPETA SIGPERSONERÍA/ TRAMITES

V SERVICIOS

Pendiente completar el procesode los trámites en la plataformadel SUIT

.a respectiva validación.

<!L>*¿:. r:-«

^^^^^^^^^^^^^^^^^^BFormular la estrategia de racionalización de trámites

Implementar acciones de racionalización nomiativas

Implementar acciones de racionalización administrativas

mplemenfar acciones de racionalización que incorporen el uso deecnologias de la información y las comunicaciones

Cuantificar el impacto de las acciones de racionalización parad vulgartos a la ciudadanía

Realizar campañas de apropiación de las mejoras internas y externas

ESTRATEGIAS PARA SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION 2019 - SEGUIMIENTO ENERO A ABRIL DE 2019

•

Responsable Fecha tí* mido J***"? No. Actividades ^^^ ftdsavJIFinalización programadas _^.. _ ¡U

LIDtR DE DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO

LÍDER DE DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO

LÍDER DE DÍRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO

LÍDER DE DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO / LÍDER DE BIENES VTECNOLOGÍAS

LÍDER DÉ DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO

LÍDER DE DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO

Feb 01-201 9

Feb 01 -2019

Feb 01 -201 9

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•B • •Diligenciamiento del A ut odia gnóstico de Racionalizaciónde Tramites en el con ponente de Autodi agnóstico, comoreferente para formular la Estrategia de Racionalizaciónde Tramites, cuyos resultados fueron consignados en ecomponente Racionalización de Trámites de PAAC -2019

Mediante Resolución No 400.1 480-2018 de octubre 25 de2018 se adopta el Plan de Racionalización de Trámites

^ rilSeguimierrfo i ^ BBf 9

JM^ I--¡£&&ái ^ ^H ,-

Archivo Política 9 3-5Racionalización de Tramitt-Resolución No. 400 1.480-

2018 de octubre 25 de 2010

3ropbox/CARPETA SIGPERSONERÍA/ MIPG/

TEMAS DE CONSULTA /AUTO DIAGNOSTICO

POLÍTICASARCHIVO DE GESTIÓN

DESPACHO DELPER SONÉ RO FÍSICO Y

VIRTUAL

I ^^•'•• B'* ^^^^ iy

Del componente Plan de Accióndel autod i agnóstico, pendiente eldiseño alternativas de mejora lasmejoras a im píeme ni ar (mclunplazo de la implementación). y laevaluación de la eficacia de lasacciones im pimentadas

3.- ESTRATEGIA RENDICIÓN DE CUENTAS

OBJETIVO nformar, explicar y dar a conocer los resultados de la gestión de la Personería Municipal de Yumbo a los ciudadanos, la sociedad civil, otras entidades públicas y a tos organismos de control.

Las actividades propuestas para la vigencia 2019, son:

Analizar las debilidades y fortalezas para la rendición de cuentas

Identificar espacios de articulación y cooperación para la rendición decuentas

Construir la estrategia de rendición de cuentas Paso 1:Identificación de los espacios de diátógo en los que la entidad rendirácuentas


COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN PUBLICA


Feb 01-2019

Feb 01-2019

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Con la participación de un equipo de servidores públicos,se realizo Evaluación del Sistema de Gestión que incluyodiagnostico de factores internos y extemos (MATRIZDOFA); marzo 21de 2019

Se nnde cuentas a través de medios corno; 1) Convenionlennstitucional con emisora Yumbo Estéreo 107.0 paraemitir el programa "Su Defensor"; ademas 2) Pagina Webnstilucional; 3) Carteleras Institucionales

Se definió estrategia comunicativa para la rendición decuentas a la ciudadanía en general, mediante apoyo en lapágina web de la entidad y del programa radial.

Listado de asistencia, registrofotog rafeo y formatosdiligenciados

Audio s emisiones radiales,material publicado, boletines,formatos, oficios, lotos, etc.

Documentos del resultado dea gestión desarrolladavigencia 2018-2019Cronograrna rendición decuentas en el programa radiacon tos liberes de procesos

Archivo de gestión AsesorMECÍ

Archivo de gestióncontratista Comunicaciones

Página Web, carpeta deComunicaciones ubicada enel archivo de gestiónDespacho del Personero

Socializar resultados definitivosdel ejercicio

Documentar la estrategia porparte del equipo decomunicaciones

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ESTRATEGIAS PARA SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCION 2019 - SEGUIMIENTO ENERO A ABRIL DE 2019

Actividad Responsable Fecha de Inicio , Actividades % de avanceFinalización programadas

Construir la estrategia de rendición de cuentas Paso 2.2 1. Definir la estrategia para implementar el ejercicio de rendición decuentas

2 2 Generar y analizar la informaron para el diálogo en la renliciónde cuentas en lenguaje claro

2 3 Publicar la información a través de los diterertes canaie; decomunicación disponibles

2 4 Preparar ios espacios de diálogo

2 5 Socializar con los ciudadanos y grupos de inleréi identificado* laestrategia de rendición de cuernas

26 Realizar e spaaos de diálogo de rendición de cuentas

2 7 Cuantificar el impacto de las acciones de rendición de cuentaspara divulgarlos a la ciudadanía

2 8 Recopilar recomendaciones y sugerencias de los servidorespúblicos y ciudadanía a las actividades de capacitación, garantizandola cualificaoon de Muras actividades.


COMUNICACIÓN V DIVULGACIÓN PUBLICA



COMUNICACIÓN V DIVULGACIÓN PÚBLICA

COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN PÚBLICA

COMUNICACIÓN y DIVULGACIÓN PÚBLICA


Feb 01-2019

Feb 01 -201 9

Feb 01 -201 9

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F«b 01-2019

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Dic-2019

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Se definió estrategia comunicativa para la rendición decuentas a la ciudadanía en general, mediante apoyo en lapágina web de la entidad y del programa radial

La información relacionada con la rendición de cuentas, laanaína el equipo de comunica dores y la publica enlenguaje claro en tendí ble para cualquier personainteresada en la gestión de la entidad.

La información institucional se publica través de diferentescanales de comunicación disponibles Boletines,carteleras internas, pagina Web, Programa Radial, redessociales, correspondencia descachada, reuniones encomités institucionales; Capacitaciones e inducciones apersonal, circulares

El equipo de comunicadores una vez recepcionada lainformación a publicar y coordinando agendas, prepara losespacios de dialogo adecuados Rara mantener informadaa la comunidad.

La información institucional se socializa a los ciudadanosy grupos de interés identificados a través de diferentescanales de comunicación con que cuenta la entidad

El equipo de comunicadores realiza los espacios dedialogo con los medios disponibles tales como portalWeO. Redes Sociales (Facebook; Twetter) y EmisoraLocal.

Documentos del resultado dela ge slió n desarrolladavigencia 20 18-201 9Cronograma rendición decuentas en el programa radiacon los líderes de procesos

Documentos del resultado dela gestión desarrolladavigencia 20 18- 20 19

Documentos del resultado dela gestión desarrolladavigencia 20 18- 20 19

Documentos del resultado dela geslion desarrolladavigencia 2013-2019

Documentos del resultado dela gestión desarrolladavigencia 2018-2019

Documentos bel resultado dela gestión desarrolladavigencia 2018-2019

Página Web. cárpela a eComunicaciones ubicada enel archivo de gestiónDespacho del Persone ro

Página Web. cárpela deComunicaciones ubicada enel archivo de gestiónDespacho del Personero

Pagina Web; carpeta deComunicaciones ubicada enel archivo de gestiónDespacho del Personero

Cárpela de Comunicacionesubicada en el archivo degestión Despacho dePersonero

Pagina Web. cárpela deComunicaciones ubicada enel archivo de gestiónDespacho del Personero

Cárpela de Comunicacionesubicada en el archivo deg eslíen Despacho delPersonero

Documentar la estrategia porparte del equipo decomunicaciones

Pendiente rendición de cuenta porparte de tos líderes de proceso através de la emisora local, en eprograma "Su Defensor"

4.- ESTRATEGIA ATENCIÓN AL CIUDADANO

OBJETIVO Brindar diligente y eficientemente la atención a a ciudadanía en la búsqueda de su satisfacción

Las actividades propuestas para ¡a vigencia 2019. son;

Caracterizar los usuanos y medir su percepción LÍDERES DE PROCESO MISIONAL Feb 01-Z019 Dic-2019 2 1 50% En febrero de 2019 se inició el proceso de caracterizaciónde usuanos. implementando un formato donde se regislraen cada área misional los usuarios atendidos por día

Formato de caracterizaciónde usuanos

Equipos de cómputo de lasáreas misionales

Wü J ^ I F ESTRATEGIAS PARA SEGUIMIENTO AL PLAN AfJTTCORRUPCIÓN 2019 - SEGUIMIENTO ENERO A ABRtL DE 2019

I I I I I I I I I I ^ I I I I I I HJ^ ^ Hi ^HHHiRevisar, actualizar el procedimienlo y definir responsabilidades para laatención del ciudadano (no existe formato de notificación o control enrecepción |

incluir los temas relacionados con el Servicio de atención al Ciudadanoen el Comité Institucional de Gestión y Desempeño

Implementar acciones para garantizar una alención accesiblecontemplando las necesidades de la población con discapacidadescomo-Visual-Auditiva-Cognitiva-Menlal-Sordo ceguera-MúltipleFisiva o Motora

incorporar en el presupuesto recursos destinados para garantizar elacceso real y efectivo de las personas con discapacidad a los serviciosque ofrece

Incorporar en el sistema PQRS. los siguientes cnlenos- Un responsable de administración del Sistema- Que permita adjuntar archivos yío documentos• Que bnnde opciones para que el ciudadano pueda elegir el medio porel cual quiere recibir la respuesta• Que proteja los datos personales de los usuanos- Que centralice los PQRS que ingresan por los diversos medios ocanales- Que detalle con enlace las características, requisitos y plazos derespuesta de cada tipo de solicitud- Que emita mensaje de confirmación del recibido por pane de laentidad

Que emita mensaje de falla, propio del aplicad™, indicando el motivode la misma y la opción con la que cuenta el peticionano- Que permita el seguimiento del ciudadano al estado de su petición.queja, reclamo y denuncia- Que moniloree la recepción y respuesta oportuna de peticiones.quejas, redarnos y denuncias

Que asigne un número único y consecutivo de radicado de PQRS yotras comunicaciones oficiales, independiente del canal de ingreso(presencial, telefónico, correo electrónico, web, ele )

bvaluar la pertinencia de organizar la información, trámites y serviciosa través de ventanilla única virtual

Disponer de utl mecanismo de evaluación periódica del desempeño desus servidores en tomo al servicio al ciudadano

Ajustar. aprobar y adoptar las TRD de la Personería Municipal deYumbo

Convalidar anta el Consejo Departamental de Archivo el ajusle hechoa las TRD

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ASESOR DE CALIDAD

COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN YDESEMPEÑO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE

GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVOI


ASESOR DE CALIDAD

COMITÉ INSTITUCIONAL DE GESTIÓN YDESEMPEÑO 1 DIRECCIONAMIENTOESTRATÉGICO


F_. , . . Fecha de No. Actividadesde Inicio _

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""••-"!-" •• 'wmsmFeb 01-2019

Feb 01 -2019

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ESTRATEGIAS PARA SEGUIMIENTO AL PLAN AMT1CORRUPCIÓM 2019 - SEGUIMIENTO ENERO A ABRIL DE 2019

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5.- ESTRATEGIA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN

OBJETIVO Garantizar a los ciudadanos el derecho fundamenlal de acceso a la información pública

La» actividades propuestas para la vigencia 2019, son:

Caracterizar la población usuana de sus servicios

Evaluar en el seno del Comité Institucional de Gestión y Desempeñola posibilidad de generar alianzas con ciudadanos y organizaciones dela sociedad civil

Publicar en el sitio web de Transparencia y acceso a la información lasrespuestas de la entidad da a las solicitudes de información

Divulgar la política de segundad de la información y de protección dedatos personales

Cumplir con los requenmienlo establecidos por la Ley de transparenciay acceso a la información en la implementación de Instrumentosgestión de la información

Evaluar la pertinencia de contar con recursos en su pagina web parapermitir el acceso a la información a la población con discapacidad (ejvideos con lenguaje de señas o con subtítulos)

LÍDERES DE PROCESOS

LÍDERES DE PROCESOS


BIENES V TECNOLOGÍAS / COMUNICACIÓNV DIVULGACIÓN PÚBLICA

BIENES Y TECNOLOGÍAS / COMUNICACIÓNV DIVULGACIÓN PUBLICA


Feb 01-201 9

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OBJETIVO Fomentarla integridad y brindar transparencia y eficiencia en el uso de los recursos

Las actividades propuestas para ia vigencia 2019. son:

Realizar el diagnóstico del estado actual de la entidad en temas deintegridad

Generar espacios de ret roa I ¡mentación que permitan recolectar ideasque ayuden a mejorar la implemenlación Oel Código de Integndad

Fomentar los mecanismos de sensibilización, inducción, reinducción yafianzamiento de los contenidos del Código de Integridad

Adoptar el Código de Inlegndad y socializarlo al interior de la entidad

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO




EVALUADO POR:

Feb 01-2019

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HAROLD SATIZABAL MUÑOZ

AMANDA DE JESÚS BARONA NARVÁEZ

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Se cuenta con un código de etica y de valores adoptadodesde la vigencia 2006. sujeto a evaluación ymodificaciones

Desde el mes de febrero de 2019, se vienen adelantandoactividades para recolectar ideas para construir el códigode integral i dad

En los procesos de inducción y reinduccion se ha venidosensibilizando a ios servidores públicos de los valores

'"• ÍPff B^ ^PíP^ ^ ^ WIHfiPw

Código de etica y de valoresvigencia 2006

Documentos que evidencianas actividades realizadas'Código de la Integridad"

Registro de a si siena a

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CARGO

JEFE DE CONTROL INTERNO

TÉCNICO OPERATIVO DESPACHO DEL PERSONERO

Archivo de gestión virtualDropbox

Archivo ds gestión delproceso de Talento Humano- Código de la Integridad

Archivo de gestión de)proceso de Talento Humano(PICi

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