LA ESTRUCTURA DE LAS FUTURAS NORMAS DE SISTEMAS DE GESTIÓN Y SU IMPACTO EN LA NORMA ISO 9001:2015 E ISO 14001:2015Escrito por  Carlos A. De Gracia Núñez

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En un mundo cada vez más globalizado, la normalización se ha convertido

en un instrumento de transferencia de tecnologías e intercambio de

experiencia de las mejores prácticas organizacionales.

Conocedoras de dichos beneficios, las empresas recurren cada vez más a

las normas de sistemas de gestión con el propósito de aprovecharse de sus

bondades. En muchos casos, mas que una certificación, el propósito es

mejorar las operaciones y alinearlas con su estrategia de negocio.

Muchas empresas cuentan con sistemas que incluyen más de una norma de

sistemas de gestión, que van desde la gestión de la calidad hasta la gestión

de la eficiencia energética. Por ello, es claro que se requiere de modelos de

gestión que faciliten el tratamiento de los elementos comunes de un sistema,

pero al mismo tiempo permitan mantener un enfoque puntual hacia aquellos

temas específicos.

En el año 2012, la ISO creo una guía como base para establecer las futuras

normas de sistemas de gestión. Eso significa que la estructura que hoy

conocemos de normas como ISO 9001 e ISO 14001, va a ser diferente para la

próxima versión de ambas normas en el año 2015. La estructura permite que

los temas comunes puedan ser más fácilmente integrados. 

 La nueva estructura se basa en un documento de 10 secciones (o capítulos),

donde al igual que las normas anteriores habrán algunos que contienen

información general del documento y otros con requisitos. En la figura 1. Se

muestra la estructura propuesta por la guía.

 

Figura 1 Nueva estructura de las normas de sistemas de gestión

 

A partir de la sección 4 se encontrarían los requisitos que la norma requeriría para

establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión.

La sección 4 se llamaría 4.0 Contexto de la organización y en ella se requería la

determinación de los requerimientos del sistema o salidas esperadas. Este es un

elemento fundamental en el diseño del sistema. El resto de los componentes de la

sección 4 se muestran en la figura No. 2.

 

Figura 2 Elementos de la sección CONTEXTO DE LA ORGANIZACIÓN

Las sucesivas secciones desde la 5 hasta la 10 son muy similares a la estructura

anterior establecida en la norma ISO 9001:2008, con la diferencia que se han

hecho mejoras para facilitar la comprensión de su aplicación en un sistema de

gestión. Tal vez el aspecto más relevante es la inclusión del tema de RIESGOS

como un elemento fundamental a considerar en la planificación. Cabe destacar

que hoy en día tenemos normas de sistemas de gestión que han cambiado

recientemente que incluyen el tema de gestión de riesgos, tal es el caso de la

norma ISO 15189 para la gestión de la calidad en laboratorios de análisis clínicos.

Las sucesivas secciones operan bajo la siguiente lógica:

a. Compromiso de la dirección (PLANEAR)

b. Planificación (PLANEAR)

c. Elementos de soporte (HACER)

d. Controles operacionales (HACER)

e. Medición (VERIFICAR)

f. Mejoramiento continuo (VERIFICAR)

Es claro que se mantiene el modelo de gestión del sistema y de los procesos del

sistema, tomando como referencia el ciclo de mejora continua PLANEAR-HACER-

VERIFICAR-ACTUAR. Este modelo dio gran resultado en la versión de las normas

vigentes y tal vez lo que queda pendiente por hacer, es aplicarlo más

diligentemente y de manera más amplia de parte de las empresas.

En la figura 3. se puede apreciar los elementos que aplican en la sección 6.0

Planificación. Cabe destacar que los objetivos del sistema de gestión deben seguir

siendo el motor que oriente los esfuerzos de la organización en mejorar su

desempeño.

Figura 3 Elementos de la sección de PLANIFICACIÓN

Finalmente, en la sección 10 se puede apreciar el enfoque hacia el mejoramiento

continuo del desempeño de la organización. Este debe ser una parte integral de la

organización y debe aplicarse de manera disciplinada y sistemática. La guía no

descarta ningún tipo de iniciativa de mejora, más bien es totalmente compatible

con cualquiera de las iniciativas y enfoques modernos de gestión INNOVACIÓN,

LEAN MANUFACTURING, SIX SIGMA, entre otras.

 

Figura 4 Elementos de la sección 10.0 MEJORA

 

Conclusiones

Las normas se encuentran en un proceso continuo de ajuste para mejorar su

aplicación y el valor agregado que brindan las mismas. Sin embargo, deben seguir

siendo vistas como una "compilación de buenas prácticas", la norma es buena en

la medida que la empresa descubra como aplicarla para producir mejores

resultados organizacionales. Y estos dependen mayormente de planificar un

proyecto enfocado en la empresa y en sus resultados. Usted debe ver esta guía

de la siguiente forma.

1. Una referencia que va a ser utilizada para definir la estructura de las futuras

normas de sistemas de gestión. Usted no debe cambiar su estructura documental

por un cambio en la norma. Recuerde que es su sistema, defina una estructura

que se ajuste a sus necesidades.

2. Este atento de los procesos de revisión. No es solo un tema de estructura. Hay

cosas nuevas en las normas de gestión. Por ejemplo, debe comenzar a aprender

del tema de gestión de riesgos para incluirlo en su sistema.

3. Siga trabajando el tema de enfoque a procesos. Hay organizaciones que no

terminan de entenderlo. La base para planificar el sistema de gestión seguirá

siendo la gestión de los procesos. El tema de riesgos no es algo aparte al tema de

proceso, estos son complementos.

4. Sí, ajustar las normas es un proceso continuo. Usted debe aplicar lo mismo en su

organización. No se pueden alcanzar resultados diferentes haciendo lo mismo.

Hay que atreverse a retar al sistema y a los procesos y buscar nuevas

oportunidades de mejora. Cuando dejamos de retar, dejamos de mejorar.