ISO 14001:2004. UNA NUEVA GESTIN MEDIOAMBIENTAL?

Olga Rivas Responsable de Medioambiente LRQA, LTD. Operaciones Espaa

RESUMEN Ha habido muchos comentarios y debates sobre la prxima revisin de la norma ISO 14001. El mensaje que llega a travs de la prensa ha sido, de forma predominante, ningn cambio negocios, como siempre. Pero, cul es la realidad? En esta ponencia se examina de forma somera los cambios ms importantes y las implicaciones de estos para con las empresas certificadas de acuerdo con la norma de Sistemas de Gestin Medioambiental. Hay entonces algn cambio en la norma? La respuesta ms corta es si. Existen aclaraciones relacionadas con las prcticas europeas existentes, la cuales supuestamente no son necesariamente la interpretacin ms comn de la norma en vigor. Es probable que algunos cambios requieran a las empresas revisar y quizs enmendar su sistema, para asegurar el cumplimiento con la versin final de la norma. ISO 14001:2004. UNA NUEVA GESTIN MEDIOAMBIENTAL? Ha habido muchos comentarios y debates sobre la prxima revisin de la norma ISO 14001. El mensaje que llega a travs de la prensa ha sido, de forma predominante, ningn cambio negocios, como siempre. Pero, cul es la realidad? En esta ponencia se examina de forma somera los cambios ms importantes y las implicaciones de estos para con las empresas certificadas de acuerdo con la norma de Sistemas de Gestin Medioambiental. Los redactores internacionales, el Comit Tcnico TC207 de la norma se estn reuniendo en Marzo 2004 para revisar y concluir el estado del Borrador Final de la Norma Internacional. Habr una votacin sobre el Borrador Final. La publicacin final se llevar a cabo hacia finales del ao 2004. Hay entonces algn cambio en la norma? La respuesta ms corta es si. Existen aclaraciones relacionadas con las prcticas europeas existentes, la cuales supuestamente no son necesariamente la interpretacin ms comn de la norma en vigor. Es probable que algunos cambios requieran a las empresas revisar y quizs enmendar su sistema, para asegurar el cumplimiento con la versin final de la norma. VISIN DE CONJUNTO En lneas generales, al haber realizado un esfuerzo en ser ms compatible con ISO 9001 y haberse clarificado algunos conceptos hacen que la norma sea ms inteligible para el usuario. Sin embargo, es probable que algunos de los cambios exijan a las organizaciones revisar y

quizs corregir su sistema, para asegurar la conformidad con la versin final de la nueva norma. El cambio ms notorio ha sido que los procedimientos documentados no son ya un requisito, excepto para los procedimientos relacionados con el control operacional. Sin embargo, las organizaciones an necesitan establecer y mantener procedimientos para implantar y gestionar su sistema de gestin medioambiental. Los cambios detallados de la norma se incluyen a continuacin. Estos cubren: Alcance Poltica Identificacin de los Aspectos Medioambientales Requisitos Legales y Otros Recursos, tareas, responsabilidad y autoridad Formacin, concienciacin y competencia profesional Comunicacin Documentacin del Sistema de Gestin Medioambiental Control de la Documentacin Preparacin y Respuesta de Emergencia Evaluacin del Cumplimiento Legal No Conformidades, Accin Correctiva y Preventiva Otros cambios menores

Para aclarar cualquier cambio, nos hemos referido al prrafo correspondiente en ISO 14001:2004 y se incluyen las recomendaciones para actuar en consecuencia. El examen se estructura siempre de la misma forma: se incluyen los cambios del borrador de ISO 14001:2004 respecto a la visin de 1996. (El texto en cursiva es el texto de ISO 14001 literalmente incluido) y en acciones requeridas se incluyen las recomendaciones y/o acciones requeridas. Un cambio notorio ha sido que los procedimientos documentados no son ya un requisito, excepto para los procedimientos relacionados con el control operacional. Sin embargo, las organizaciones an necesitan establecer y mantener procedimientos para implantar y gestionar su sistema de gestin medioambiental. Pasaremos a detallar los cambios ms importantes: Alcance: clusula 4.1 Nuevo requisito: La organizacin debe definir el alcance de su sistema de gestin medioambiental. Acciones requeridas: Su organizacin necesita hacer dos cosas: Por una parte, definir el alcance de su sistema de gestin medioambiental, incluyendo qu actividades, operaciones, servicios y productos se incluyen en el mismo. El alcance debe estar documentado, podra ser en la poltica medioambiental.

Por la otra, necesita evaluar y documentar cmo su sistema de gestin medioambiental cumple con los nuevos requisitos de ISO 14001. Esto podra hacerse como parte de la auditora interna o como parte de la revisin por la direccin.

Definiciones Clusula 3 Hay cambios para varias de las definiciones que tienen relacin con el sistema de la organizacin. Estos se enumeran a continuacin: Auditor Esta definicin es nueva y ha sido tomada de ISO 9001:2000 y se relaciona con el concepto de la competencia de los auditores. Necesitar demostrar que sus auditores son competentes. La mayora de las organizaciones certificadas as lo exigen pero se recomienda comprobar que la competencia del auditor est definida en su sistema. Mejora Continua Cambios de menor importancia que recuerdan a los usuarios que el proceso de la mejora es recurrente. Para la mayora de las organizaciones est claro pero se les recomienda que se aseguren de que el proceso de la mejora continua sigue siendo continuo Auditora del Sistema de Gestin Medioambiental Cambios en la redaccin subrayan el hecho de que las auditoras deben ser independientes y realiza nfasis en que se debe determinar la conformidad del sistema de gestin medioambiental respecto a los criterios de auditora. Funcionamiento Medioambiental El enfoque ha cambiado desde el sistema de gestin a la gestin de los aspectos medioambientales de la organizacin. El efecto de este cambio depender de lo que su organizacin use para demostrar la mejora en su funcionamiento medioambiental. Se le recomienda comprobar los procesos que usa para asegurarse de que estn de acuerdo con la definicin modificada. Prevencin de la Contaminacin El texto ha sido aclarado con objeto de mostrar los mtodos y opciones para la prevencin de la contaminacin. Se listan ahora ms opciones y la definicin de la contaminacin incluye generacin, emisiones y descarga de cualquier tipo de contaminante. Vd. necesita comprobar cul es su definicin de prevencin de contaminacin al alcance del sistema para asegurarse de que cubre los nuevos conceptos. Esto le aplica de forma especfica si ha parafraseado la prevencin de la contaminacin ms que si ha usado el trmino en s mismo, en su poltica y otra documentacin. Poltica clusula 4.2 Requisitos adicionales: La Alta Direccin debe definir la poltica de la organizacin que sea coherente con el alcance de su sistema de gestin medioambiental. Se comunica a todas aquellas personas que trabajan en nombre de la organizacin. Acciones a tomar: La poltica medioambiental tiene que ser coherente con el mbito del Sistema de Gestin Medioambiental y su mbito no puede ser ms amplio que el mbito del Sistema de Gestin Medioambiental en vigor. Esto permite a las partes interesadas, cuando soliciten la poltica medioambiental, obtener informacin sobre el mbito del Sistema de Gestin Medioambiental y, qu es lo que est y qu es lo que no est incluido en el sistema de gestin de la empresa.

Ahora bien, algunos cambios requieren que la organizacin revise su poltica medioambiental. Vd. necesita verificar este punto para asegurarse de que su poltica: est dentro del alcance de su sistema de gestin medioambiental y no sobrepasa este alcance alcanza a todas las actividades, productos y servicios dentro del alcance de su sistema de gestin medioambiental. se ha comunicado a todas las personas que trabajan para o en nombre de la organizacin, tal como el personal subcontratado, personal contratado, personal temporal y personal a distancia.

Identificacin de los Aspectos Medioambientales clusula 4.3.1 Requisitos adicionales: Identificar los aspectos medioambientales de actividades, productos o servicios frente a Identificar los aspectos medioambientales de actividades, productos y servicios que estn incluidos en el alcance de gestin medioambiental Sustituye aspectos medioambientales sobre los que se pueda esperar tener influencia por aspectos medioambientales en los que se pueda influir Incluye desarrollos nuevos o planificados o nuevas o modificadas actividades, productos y servicios. Acciones a tomar: El famoso o no-famoso actividades, productos o servicios ha sido eliminado y convertido en actividades, productos y servicios respecto al mbito del Sistema de Gestin Medioambiental de la empresa. Los aspectos significativos sern considerados ahora en el desarrollo, implantacin y mantenimiento del sistema de gestin medioambiental. Hay tambin un recordatorio para documentar esta informacin. Necesita revisar su procedimiento para identificar y asegurar que los aspectos medioambientales cubren todas las actividades, productos y servicios dentro del alcance definido de su sistema de gestin medioambiental. Adems, que tambin cubre aspectos que Vd. puede controlar e influir y que cubre cambios, desarrollos nuevos y planificados, actividades nuevas y modificadas, productos y servicios. La redaccin en relacin con la influencia ha cambiado de aspectos sobre los que se puede esperar que tenga influencia a aspectos sobre los que se puede influir. Vd. necesita ahora identificar cules son los aspectos en los que su organizacin puede influir ms que en aquellos que se puede esperar tengan una influencia.

Requisitos Legales y Otros clusula 4.3.2 Requisitos adicionales:

Identificar y tener acceso a los requisitos legales medioambientales de la organizacin Acciones a tomar:

aplicables a

los aspectos

El primer punto a tener en cuenta es el cambio general de la interpretacin de la identificacin de requisitos reglamentarios y legales. Esto no significa que, si alguna parte de la legislacin no est en la Legislacin emitida por alguna administracin ambiental competente, esta no sea aplicable al Sistema de Gestin Medioambiental, i.e. la legislacin sobre accidentes mayores es parte de los requisitos legales a los aspectos medioambientales, cuando sean necesarios que se apliquen a una sede. Adems, las empresas necesitan tener la certeza de asegurarse que han resuelto cmo les aplican los requisitos legales medioambientales y otros requisitos medioambientales, relacionados con los aspectos medioambientales. Las organizaciones necesitan tener procedimientos que definan cmo los requisitos legales medioambientales que aplican a los aspectos medioambientales de la organizacin se identifican. Se debe considerar tales requisitos en el desarrollo, implantacin y mantenimiento del sistema de gestin medioambiental. Por lo tanto, se debe reconsiderar su sistema de gestin medioambiental de forma global para asegurarse de que se incluyen los requisitos legales medioambientales y otros requisitos medioambientales. Recursos, tareas, responsabilidad y autoridad clusula 4.4.1 Requisitos adicionales: La Direccin debe asegurar la disponibilidad de recursos para la implantacin y control del sistema de gestin medioambiental. Acciones a tomar: El nuevo ttulo enfatiza la importancia de los recursos, las tareas y la autoridad adems de las responsabilidades. Los prrafos han sido reorganizados y la sustitucin de la palabra proporciona por asegura la disponibilidad puede tener importancia para las organizaciones que experimentan un alto cambio de rotacin. Formacin, Concienciacin y competencia profesional clusula 4.4.2 Requisitos adicionales: La organizacin debe asegurar que cualquier persona que realice tareas en nombre de la organizacin y que potencialmente pueda generar un impacto medioambiental es competente en base a una educacin, formacin o competencia apropiada. Acciones a tomar: Un nuevo trmino se ha empezado a usar las personas que trabajen para o en nombre de la organizacin. Este trmino es mucho ms amplio que slo empleados o el antiguo trmino

miembros y la organizacin debera de asegurar que la competencia de todas las personas que pueden generar potenciales impactos ambientales es suficiente y adecuada. La competencia se extiende ahora en dos direcciones; la primera hacia impactos potenciales significativos y la segunda a cubrir a todas las personas que trabajan para, o por cuenta de la organizacin. La organizacin necesita asegurar de que su evaluacin de competencia cubre a todas las personas que trabajan para, o por cuenta de, la organizacin, tales como sub-contratistas, contratistas, personal temporal y trabajadores a distancia y que el impacto significativo cubre tambin los impactos potenciales. Comunicacin clusula 4.4.3 Requisitos adicionales: La organizacin debe decidir si comunica al exterior los aspectos medioambientales significativos y documentar su decisin. Si la decisin es comunicar los aspectos medioambientales al exterior, la organizacin debe establecer un mtodo para realizar la comunicacin externa. Acciones a tomar: Los cambios se han introducido para detallar lo que una organizacin necesita hacer si decide comunicar externamente sus aspectos medioambientales. Esto afectar a su sistema de gestin solamente si decide comunicar los aspectos medioambientales al exterior, en cuyo caso se deben establecer y registrar los mtodos de comunicacin. Documentacin del Sistema de Gestin Medioambiental clusula 4.4.4 Aunque su sistema de gestin probablemente cumple con este punto de la norma, aqu tenemos una oportunidad para confirmar que ha identificado todos los documentos y registros necesarios para asegurar la planificacin efectiva, operacin y control de procesos relacionados con sus aspectos medioambientales significativos. Control de la Documentacin clusula 4.4.5 La redaccin ha sido modificada para ser compatible con ISO 9001:2000. Sin embargo, los cambios son mnimos. Los puntos clave estn relacionados con el control de los documentos externos y con la necesidad de identificar los cambios de documentos emitidos por la organizacin. Esto significa que debera revisar su procedimiento de control de documentacin y poner al da su redaccin para cumplir con el borrador de la norma (DIS). No es probable que la implantacin y actividades del sistema de gestin se vean afectadas. Sin embargo, s que requiere de forma adicional identificar la distribucin del control de la documentacin de origen externo tal como los requisitos legales, licencias de actividad y otros requisitos medioambientales a los que la organizacin est suscrita. Igualmente, debera asegurarse de que puede identificar los cambios en las versiones de los documentos emitidos por la organizacin, teniendo en cuenta los cambios, ndice de revisin, etc. Preparacin y Respuesta de Emergencia clusula 4.4.7

Requisitos adicionales: Adems de incluir las emergencias incluye aquellos accidentes que pueden generar impactos medioambientales Acciones a tomar: Se debera comprobar que el procedimiento existente de emergencia y accidentes cubre la identificacin tanto de situaciones potenciales de emergencia como de potenciales accidentes que pueden tener un impacto sobre el medioambiente y cmo responder hacia ellas; y decidir cmo desea responder a las situaciones de emergencia actuales y accidentes y prevenir o mitigar impactos medioambientales asociados. Evaluacin del Cumplimiento Legal nueva clusula 4.5.2 La organizacin debe establecer y mantener procedimientos para evaluar el cumplimiento de la legislacin y otros requisitos que la organizacin suscriba. Acciones a tomar: El cambio que ms llama la atencin es el haber separado el ltimo prrafo del punto 4.5.1 en una clusula aislada para resaltar la importancia de la evaluacin peridica del cumplimiento legal. Adems, el texto ha sido cambiado para cumplir con la evaluacin de los requisitos legales de medio ambiente u otros requisitos medioambientales que la organizacin suscriba. Se necesitar corregir el procedimiento para la evaluacin del cumplimiento legal medioambiental para incluir otros requisitos medioambientales a los cuales su organizacin est suscrita. No Conformidades, Accin Correctiva y Preventiva ahora clusula 4.5.3 Tratamiento de la No Conformidad Mitigar el impacto ambiental Accin Correctiva Investigar y eliminar las causas Accin Preventiva No conformidades potenciales

Esta seccin ha sido clarificada de forma beneficiosa. Hay dos casos claros de accin preventiva: uno, evitar la re-incidencia y otro, evitar potenciales no-conformidades. Se necesita revisar el procedimiento actual y comprobar esta clusula para asegurarse de que cumple con estos requisitos. El concepto de no conformidades potenciales ha sido trasladado a primer plano. Ya exista en la edicin de 1996, pero su enfoque es mucho ms claro en esta versin borrador. OTROS CAMBIOS Auditora del Sistema de Gestin Medioambiental ahora clusula 4.5.5

Los cambios significan la recomendacin de comprobar que sus procedimientos de auditora cumplen con los nuevos requisitos y que su auditora y auditores son imparciales y objetivos. Debe tambin cerciorarse de que su programa de auditora se mantiene asegurndose de que el mismo es puesto al da si las auditoras son desplazadas o re-programadas. Revisin por la Direccin clusula 4.6 Igual que en las clusulas anteriores, la redaccin se ha compatibilizado con la norma ISO 9001:2000 y proporciona una lista de comprobacin ms detallada que destaca las entradas y salidas de la revisin por la direccin. Las nuevas materias para la revisin por la direccin incluyen oportunidades para la mejora y objetivos no solamente objetivos. Por lo tanto, debe asegurarse de que su actual proceso para la revisin por la direccin cubre las entradas y resultados establecidos en los requisitos de la norma. Igualmente, deber tener conocimiento de la necesidad de documentar de forma ms explcita las decisiones y acciones que surjan de la revisin por la direccin. CONCLUSIN Ha habido muchos comentarios y debates sobre la prxima revisin de ISO 14001 y a pesar de los comentarios de la prensa que predicen ningn cambio - negocios como siempre, las organizaciones deben tener conocimiento de que los cambios afectarn a su sistema de gestin con objeto de asegurar la conformidad con la nueva norma. Esta ponencia ha pretendido resaltar esos cambios y cmo es probable que los mismos afecten a las empresas certificadas y a sus Sistemas de Gestin Medioambiental. Para cualquier consulta que desee realizar puede dirigirse a www.lrqaspain.com