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5/7/2018 INVENTARIOS HOTELEROS - slidepdf.com

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INVENTARIOS HOTELEROS

La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa:obtener utilidades.La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que éste es el motor

de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas notendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad detener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la micro y pequeñaempresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable,políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

Escuela de Administración Gastronómica y Turística del Caribe

EN TODOS LOS GIROS resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su

descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendocausar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos elcontrol de inventarios de una empresa restaurantera, dado que éste tipo de negocios combinanlas funciones comercial, de producción y servicios.Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las fortalezaspropias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en debilidades.El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas básicas ysimplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta función rutinaria pero sencilla,que permita llevar a cabo la planeación y la maximización de Problemas frecuentes en el control de inventarios

. Escuela de Administración Gastronómica y Turística del Caribe

a. Falta de registros El microempresario, también conocido como "hombre orquesta", difícilmente encuentratiempo para llevar a cabo todas las funciones que en él han sido encomendadas: las compras,las ventas, la producción, el manejo de personal, manejo del efectivo... El empresario ocupa sutiempo más en cuestiones operativas o tácticas que en labores de orden estratégico.En cuanto a la falta de registros (no sólo de inventarios, sino de cualquier tipo de operación) se

oyen los siguientes comentarios:- Los registros son complicados y "sólo los contadores los entienden".- Se necesita un programa de cómputo "carísimo" y complicado de entender.- "Necesito un encargado de almacén para llevar los registros bien y al día"- "No tengo tiempo suficiente para contar mi inventario"Efectivamente, muchos de estos comentarios son ciertos en su momento, es por eso que noshemos avocado a la tarea de ir disminuyendo los inconvenientes.



El objetivo de contar con registros de inventario no es simplemente hacerlo porque lasempresas grandes lo hacen, o porque el contador lo pide (cuando lo pide) o porque losnecesitamos para armar nuestro balance general. El objetivo principal es contar coninformación suficiente y útil para: minimizar costos de producción, aumentar la liquidez,mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar a utilizar la tecnología con la consecuente

disminución de gastos operativos.Los programas de cómputo son excelentes, sin embargo, el que estén bien estructurados nonos garantiza que vayan a cubrir nuestras necesidades de información, si no los alimentamoscon información real y constante. Otro inconveniente que presentan es su alto costo y, enMÚLTIPLES ocasiones, la falta de soporte técnico de parte del proveedor. En otras palabras, escomo si nos vendieran un avión y el piloto nos lo prestaran o alquilaran no cuando lonecesitamos, sino el día que pueden, si es que pueden o quieren. Claro, esto no en todos loscasos, pero sí en la mayoría.Recomendamos ampliamente la utilización de una de las herramientas más sencillas pero máspoderosas que la tecnología actual nos ha brindado: la hoja de cálculo.El uso de la hoja de cálculo para los registros de la empresa tiene los siguientes beneficios:- Podemos hacer el formato que necesitemos con la información que necesitemos a un costomínimo.- La mayoría de las computadoras nuevas cuentan ya con el programa de hoja de cálculo máspopular en el mundo (Excel de Microsoft)- La operación de una hoja de cálculo se vuelve repetitiva, por lo que es fácil de aprender y fácilde enseñar.- El uso de hoja de cálculo elimina tiempos muertos de personal de caja y administrativo, mismodel que nos podemos apoyar para el control del inventario.El problema en cuanto a la cuantificación de los inventarios puede ser tan grande o tanpequeño como nuestra gama de productos. No necesariamente una gama de productos

extensa implica problemas grandes, lo que sí complica la operación de nuestro negocio es unagran gama de productos dentro de la materia prima, es decir, si vendemos pizzas, pero tambiénvendemos sushi, tortas, tacos, arracheras, helados, tostadas y comida internacional, entoncesnos enfrentamos con una diversificación excesiva que nos obliga a tener un inventariodemasiado alto.Pasos para establecer el control de inventariosEl sistema sugerido para el control de inventario es el llamado ABC. El sistema ABC del controlde inventarios se basa en el supuesto de que tenemos productos "A", que componen al menosel 70% del valor total en dinero de la materia prima, productos "B" que componenaproximadamente 20% del valor de nuestro inventario y "C" que son el 10% restante,

aproximadamente.1. Anterior a cualquier clasificación, es recomendable llevar a cabo un inventario físico total, junto con la lista de precios de los productos que componen el inventario.2. Posteriormente, resultará de mucha utilidad el "unitizar" todos los productos de nuestroalmacén, es decir, si por ejemplo utilizamos frijol, no sería recomendable surtirlo a cocinaproporcionándole el costal completo, sino previamente debería ser porcionado y embolsado enpaquetes. Digamos que cada carga de la olla express puede recibir y hacer dos kilos de frijol, de



modo que cada unidad sería igual a cada bolsa de dos kilos, en lugar de cuantificarla por saco osimplemente por kilo.3. Se llevaría entonces a cabo la clasificación ABC. Como ejemplo podemos tener el caso de unacoctelería, que tendría la siguiente composición[1]:

Los productos que más valor tienen asignado en su inventario son prácticamente mariscos ybebidas, los cuales son también su producto principal.La clasificación ABC sería entonces la siguiente

Atendiendo a lo anterior podemos decir que son los productos A (mariscos y bebidas) los quemayor utilidad le dan a la empresa y por lo tanto, deben ser los que tenemos que cuidar y

controlar más.No sólo para el ramo restaurantero, sino también para cualquier empresa comercial se aplicanestos principios. Entonces, necesitamos un registro que cubra AL MENOS todos los productosque identificamos como tipo A y tipo B, que son los que merecen de mayor resguardo, perotambién mayor cuidado y atención en cuanto a la calidad que presentan.Los productos C pueden controlarse empíricamente o si se desea mediante hoja de cálculo, sinembargo, no es obligatorio un control estricto sobre ellos, pues esto aporta poco valor a laempresa y a sus utilidades y sí puede aumentar sus gastos operativos ya que aumenta el tiempoque el personal encargado tarde en realizar dicha labor.4. Después de clasificar los productos en ABC, se debe proceder a clasificarlos por origen, es

decir, ¿los compramos en el mercado?, ¿el proveedor nos los trae?, ¿nos los mandan porpaquetería?.La clasificación entonces quedaría como sigue:



5. Una vez que hemos clasificado nuestro inventario por tipo y por origen podremos llevar acabo una lista de control cuyo ejemplo mostramos a continuación:



6. Una vez con el inventario inicial, podremos registrar -también en hoja de cálculo- losconsumos diarios de nuestras unidades de productos, como "Entradas" y "Salidas", en el día enque sucedan.

Dicha lista de control nos servirá en primera instancia para controlar los consumos diarios ysemanales, así como para elaborar una lista de compras que puede incluir el monto de dineroque vamos a gastar.Mediante el control de inventarios se eliminan los tiempos muertos ya que cualquier cajera

capacitada puede llevar a cabo el registro, con el apoyo de la persona encargada de recibir elmaterial.Para el conteo físico siempre se puede utilizar al personal operativo, de modo que sea más rápido. Elobjetivo es que el empresario siempre cuente con información valiosa para un mejor control de suscostos y su flujo de efectivo.

Exceso de inventario

El HOTELl se centra en tener altos niveles de inventario para asegurar su venta, muchas veces seincurre en exceso de materiales para la venta, lo que tiene como consecuencia principal el aumento dela merma y la disminución de la calidad en perecederos, lo que lleva como consecuencia una menorcalidad de los productos que se ofrecen.En empresas meramente comerciales, el tener exceso de inventarios lleva a mayor descontrol losmismos y una disminución paulatina de la liquidez, es decir, para mantener un alto nivel de mercancía laempresa debe contratar créditos con proveedores y la recuperación del efectivo va sirviendo para pagardichos créditos y gastos fijos de la empresa con dificultad, provocando que se viva "al día". Esta



situación es más acentuada cuando la empresa maneja créditos para sus clientes, ya que entra en juegotambién la recuperación de cartera que en nuestro país siempre es problemática.

Insuficiencia de inventario

c. Insuficiencia de inventario Su propio nombre lo indica: sin el inventario suficiente para vender, no sólo perdemos la ventasino que también podemos perder al cliente. El negar productos demerita sobremanera laconcepción que el cliente tiene del negocio. El no contar con cierto producto provoca que elconsumidor asista a otro negocio, ya que la competencia es cada vez más agresiva.d. Baja calidad de la materia prima dada su caducidad Tomando de nuevo como ejemplo un restaurante, en numerosas ocasiones el cliente no puede

darse cuenta del tiempo de refrigeración o tiempo de anaquel del producto que estáconsumiendo: la receta y el sazón de nuestro cocinero es excelente. Sin embargo, el clientesiempre se dará cuenta cuando un producto excede sus expectativas por ser un producto deldía y por lo tanto fresco.Existen opiniones encontradas al respecto de comprar por volumen o comprar la materia primaconforme se vaya necesitando. La experiencia nos ha mostrado que dadas las circunstancias de

cercanía y conveniencia, es mejor no comprar material perecedero por volumen sino hacer queel proveedor nos entregue sus productos en pequeñas remesas o comprarlo y escogerlonosotros mismos, esto permitirá contar siempre con materia prima de óptima calidad y lapreferencia del cliente. La calidad de los alimentos (así como del servicio ofrecido) justificaránuestros precios.Por otro lado, la compra por volumen nos abre la posibilidad de obtener mejores precios pornuestros productos. En sí, lo recomendable es comprar por volumen los productos concaducidad mayor a 5 días. Los más frescos como la carne, el pollo, cerdo, pescados, mariscos ylas verduras de poca duración en refrigerador se deberían comprar diariamente, dependiendode la necesidad de la empresa y de la motivación del empresario para llevar a cabo todas lasacciones tendientes a ofrecer productos de la máxima calidad.e. Robo Desafortunadamente es usual que sean los mismos empleados (o aún los clientes) quieneslleven a cabo el robo hormiga, otro factor que lleva al aumento de costos por falta de controldel inventario.

f. Mermas La merma de materiales constituye otro factor que aumenta considerablemente los costos deventas. Existen autores que consideran que una merma aceptable sería desde el 2% hasta el30% del valor del inventario. La realidad es que la única merma aceptable es del 0%: aunque setrate de una utopía el conseguirlo, nuestro objetivo siempre debe estar orientado hacia elestándar más alto y no ser indulgentes con la obtención de nuestras utilidades.g. Desorden



Es un hecho que el desorden en bodega o en el área de trabajo provoca graves pérdidas a laempresa. Podemos desconocer que tenemos existencias en almacén y comprar demás o bien,simplemente no encontrar material que necesitamos y este pierda su vida útil.

Políticas de controla. Seguridad en bodega

Debe destinarse un área específica para guardar las mercancías y materia prima que vamos avender.El acceso a bodega debe ser restringido a una o dos personas como máximo y solo debe entrarmás personal cuando sea necesario llevar a cabo inventarios físicos.Mariscos, carnes, aves, refrescos, cervezas y cualquier material de alto costo deben guardarsebajo llave si no se van a utilizar en el día, así como también si se encuentran en congelación.Existen negocios en los que se han implementado el uso de cámaras, vigilantes, costosossistemas de cómputo, etc. El mejor control sin lugar a duda es aquel que le llamaremos

"democrático": el costo del material faltante se reparte entre las personas que tengan acceso alárea de bodega y/o preparaciones, resultando ser prácticamente todo el personal. Pero esto nopuede llevarse a cabo sino tenemos conocimiento de si en realidad nos falta o no material, esdecir, sin registros de control.

Control de la calidad en expendios de comidapreparada

Debe existir una persona encargada de supervisar que la materia prima se encuentre en las

condiciones óptimas para poder ofrecerla al público. Dicha persona verificaría la nota o facturade ventas contra el pedido hecho, revisaría la calidad de los perecederos de acuerdo con latabla de control de la calidad de materia prima que se incluye como anexo 1.El responsable puede ser el jefe de cocina o bien el empresario mismo. No es recomendabledejar que esta labor sea desempeñada por personal administrativo ya que no tendría el mismonivel de compromiso.Como un factor de control del platillo una vez terminado, es necesario que tanto el jefe decocina como sus auxiliares prueben la preparación en porciones mínimas, para asegurarse deque cumple con el estándar de calidad que buscamos ofrecer al cliente. Esta práctica, si bienaumenta marginalmente el costo de producción, es un gran apoyo en la capacitación de los

ayudantes de cocina y elimina las devoluciones de platillos casi en un 100%.

Acomodo de las mercancías y Método PEPS

La ubicación de las mercancías nos dará la pauta para un mejor control de las mercancías,facilitando su conteo y localización inmediata.



El método PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) facilita el control, disminuye los costos alminimizar mermas y coadyuva a mantener la calidad.Acomodo sugerido por tipo de producto:En la gráfica ejemplo se muestran varias consideraciones:- No se indica una entrada y una salida de mercancía de la bodega. Por supuesto que todo

depende de la configuración física del negocio, sin embargo, la opción de tener un sólo accesofacilita el control.- En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser posible, deben serrefrigerados para alargar su vida útil.- Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido fraccionado yempaquetado previamente en el área de preparación al recibir la mercancía, en unidadesfáciles de contar (marquetas, contenedores, "carteras", etc.)- Los artículos de uso más común, se presentan cercanos a la entrada, así como aquellos demenor duración en almacenamiento.- Los productos químicos (artículos de limpieza) se almacenan en un extremo, sólo junto aproductos que no se contaminen con facilidad (productos enlatados, en frasco o con empaquesellado)- No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teoría, estas se encontrarían junto al área deservicio.Visto de frente, un anaquel tendría más o menos la siguiente disposición física:

En la gráfica ejemplo se muestran varias consideraciones:



- No se indica una entrada y una salida de mercancía de la bodega. Por supuesto que tododepende de la configuración física del negocio, sin embargo, la opción de tener un sólo accesofacilita el control.- En primer lugar se muestran frutas, verduras y huevo que, de ser posible, deben serrefrigerados para alargar su vida útil.

- Posteriormente se encuentra el congelador, cuyo contenido ha sido fraccionado yempaquetado previamente en el área de preparación al recibir la mercancía, en unidadesfáciles de contar (marquetas, contenedores, "carteras", etc.)- Los artículos de uso más común, se presentan cercanos a la entrada, así como aquellos demenor duración en almacenamiento.- Los productos químicos (artículos de limpieza) se almacenan en un extremo, sólo junto aproductos que no se contaminen con facilidad (productos enlatados, en frasco o con empaquesellado)- No se incluyen bebidas refrigeradas ya que en teoría, estas se encontrarían junto al área deservicio.Visto de frente, un anaquel tendría más o menos la siguiente disposición física:

En el gráfico anterior podemos apreciar que se establecen "coordenadas" para localizar másfácilmente los productos almacenados, para mayor claridad se ilustra con el siguiente ejemplo:



Así, vemos que en el anaquel "C", espacio "1" (o "C1" de manera abreviada) encontramos unproducto desechable voluminoso pero de muy poco peso, que en caso de caer no dañará altrabajador ni se dañará el producto en sí.También se denota que en los espacios A5 y B5 no encontramos productos ya que sonanaqueles de alimentos. Esto no significa que no puedan utilizarse estos espacios paraalmacenamiento, aunque por higiene, estos no deberán ser perecederos que puedan serconsumidos por animales rastreros.Con las coordenadas establecidas se pueden localizar y contar los productos mediante listas demanera extremadamente sencilla. Dichas listas pueden servir al supervisor o gerente para

verificar que lo que existe en papel, se encuentra efectivamente dentro de la bodega.La laboriosidad que conlleva este método de control resulta más un beneficio que una tareainútil, ya que ayuda de manera natural a terminar con tiempos muertos del personal.El acomodo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas) es bastante simple: aquellos productosque entran en bodega en primer lugar, serán también los primeros en salir de la misma,recorriéndose los productos más viejos hacia el frente del anaquel y los más nuevos sequedarán en la parte posterior. Con esto aseguramos aún más la frescura de los productos quevendemos

:

Control de caducidades1.Las caducidades deben revisarse desde el momento que se reciba la mercancía.2. Consultar con el proveedor el modo de leer su fecha de fabricación y caducidad, esto es encasos específicos como la cerveza, refresco, y de algunos otros productos si es el caso.3. Se llevara un control de caducidades mediante un formato el cual será revisadosemanalmente por el encargado de almacén y verificado por la gerencia.



4. La mercancía con caducidad más próxima es la primera a la que se le dará salida y será dadade baja en el control de caducidades una vez se haya transferido a algún departamento.5. No se recibirá por ningún motivo mercancía de baja fecha de caducidad se levantara unreporte de incidencia al proveedor y se avisará a la gerencia, chef ó jefe de piso.6. Revisar el control de caducidades de las demás áreas, presionando en que se lleve

semanalmente y haciéndoles selectivos para verificar que todo este en orden.7. El acomodo de la mercancía perecedera y con fecha de caducidad debe ser con forme a esta,los productos mas a la mano serán los que tengan la caducidad más próxima, para el momentode hacer transferencias dar la mercancía con la menor fecha de caducidad.

Control de mermas1. Se llevará un control de todas las mermas que haya por departamento en el formatocorrespondiente, anotando el motivo de la merma.2. Semanalmente se llevara a cabo la revisión de las mermas con el jefe de departamento,firmando la revisión (formato) y siendo verificada por la gerencia.3. Las mermas generadas por el mal manejo de mercancía o por mal uso de productos deberán

ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las decisiones pertinentes en cada caso.4. Las mermas producidas por circunstancias propias del producto ajenas a la operación seregistrarán en un reporte de incidencias y se notificará al proveedor, tratando de llegar a unacuerdo para el cambio físico de dicha mercancía.5. Se llevará un listado de mermas con el costo de cada producto mermado el cual será revisadosemanalmente con la gerencia para tomar las decisiones pertinentes.6. Se atacarán inmediatamente las mermas producidas por errores del personal, teniendo comoprioridad las de mercancías caras y las que se tengan como reincidencias en variosdepartamentos según el formato de control

Procedimientos de almacén1. Una vez recibida la mercancía se procederá a ponerla en el lugar asignado para ella en elalmacén.2. Se ingresará en el sistema toda la mercancía recibida en el almacén.3. Se revisará constantemente el acomodo de la mercancía para prevenir accidentes y deteriorodel producto.4. Semanalmente se hará un conteo selectivo de mercancía para verificar que todo esté enorden (checar la mercancía que más se utiliza).5. Se hará un inventario físico semanal del almacén cotejándolo con el que tenemos en sistema.6. Se revisarán semanalmente las caducidades de los productos dándole prioridad y salida a losde más cercana caducidad.

7. Se harán conteos diarios de la mercancía más cara para llevar un control de esta (items oproductos hijos).8. Las salidas de almacén a los diferentes departamentos se deberán realizar mediante elformato correspondiente y ser firmado por el encargado de almacén y por la persona querealiza el pedido de mercancías.9. Toda salida de mercancía hacia los demás departamentos deberá ser registrada en elsistema, esto es darle salida de almacén y entrada en el departamento al que se haya hecho latransferencia.



Procedimientos de recibo de Mercancias

1. El recibo de mercancía se hará por la parte posterior del negocio de ser posible.2. Se le recibirá a los proveedores conforme vayan llegando uno por uno, no habrá favoritismossalvo en el caso de necesidad extrema de cierta mercancía.3. El recibo de la mercancía debe ser minucioso, es decir revisar cajas cerradas, checar que lamercancía venga en óptimas condiciones, verificar peso de mercancía que lo requiera, checarcaducidades, etc.4. En dado caso de que el proveedor traiga mercancía de menos o en condiciones no óptimaspara el negocio se avisara a la gerencia y se devolverán esos productos, además que selevantara un acta de incidencia si así se requiere.5. Revisar facturas de mercancía recibida para cotejar que lo que se recibe físicamente es lo quedice la factura y, en dado caso de haber un error, tachar y corregir en el documento la cantidaderrónea.6. La revisión de facturas se hará en el momento de recibir la mercancía (o de acuerdo con la

política interna de la empresa), circulando las cantidades de producto correcto y tachando ycorrigiendo las que no.7. Llevar un control en el formato de recibo de las mercancías que se reciben por proveedor, alfinal del recibo solicitar firma de la persona representante del proveedor o del mismo en dadocaso que sea el que surta el producto.8. Toda la mercancía recibida debe ser colocada en su lugar correcto en el almacén y sercapturada en sistema.

Principios generales de recibo de mercancías

Para ejercer las funciones de recibo es necesario considerar los siguientes principios: Conocimiento de la llegada de mercancías, es decir, conocer cuandoel proveedor debe despachar los pedidos.

y Conocimiento en el manejo de balanzas y de medidas de capacidad ypeso.Conocimiento de la calidad, cantidad exigible y presentación paraaprobar el recibo de la mercancía.Conocimiento del tratamiento de la mercancía una vez apruebe surecibo.Conocimiento del tratamiento de información y su adecuadadistribución.Estos principios son básicos para desarrollar adecuadamente la actividad de recibo demercancías, además de los conocimientos de la estandarización de productos, para evaluar la

calidad de los mismos.Por lo tanto debe conocer todos los productos requeridos para la operación de las diferentesáreas, relacionando en forma adecuada la información respecto a los documentos (facturas)emitidas por los proveedores, comprobantes de recibo de mercancía, solicitudes, listas uórdenes de compra, para el control de contabilidad y de contraloría de alimentos y bebidas ocostos. De acuerdo con estos principios, esesencial que para esta actividad, se disponga de:Una persona competente, conocedora de como evaluar la calidad y el



tratamiento de la mercancía.Un área que facilite el descargue de mercancía y equipos adecuados para pesar y despachar lamercancía al almacén o área respectiva.Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía.Conocimiento de los máximos y mínimos para guiarse en cuanto a las cantidades recibidas.Implantación de procesos para generar la información básica para el control de alimentos,bebidas y suministros.Consideraciones específicas para el recibo de materia prima Para el desarrollo eficaz de laactividad de recibo de mercancía, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:Realizar el conteo físico y la respectiva constatación del peso decada artículo despachado por el proveedor.Verificar que las cantidades enviadas por el proveedor sean las mismastramitadas por compras a través de la:Lista de frutas y verduras ( formato I CC 2 01)Lista de carnes (formato I CC 2 02),Lista de lácteos (formato I CC 2 03),Solicitud de compras de almacén (formato I CC 2 04)

Orden de compra (formato I CC 301)Que las características de la mercancía que está entregando el proveedor, se ajusten a lasespecificaciones exigidas por compras.Que el precio de las mercancías facturadas por el proveedor corresponda a los relacionados enlas 4 listas, solicitudes y órdenesde compra.Que se realice el despacho de mercancías recibidas al almacén, una vez cumplido el proceso deinformación.El considerar los anteriores aspectos, limita el fraude por parte de los proveedores, que semanifiesta cuando el establecimiento no ejerce en forma apropiada las anterioresrecomendaciones. Las prácticas de

fraude más comunes son:.......................Facturar productos de mayor calidad, enviando otros de calidad más baja.Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior de empaque, generalmentevisible y el resto oculto con calidad más baja.Es común esta práctica en el caso de bultos.Despachar por parte del proveedor artículos con el peso rebajadoal exigido, en el caso de las carnes y otras mercancías selladas.Utilizar rellenos en cajas para aumentar el peso y lograr el exigido.Colocar la mercancía directamente en almacén y tramitar facturas que no corresponden a loentregado y en ocasiones con precios alterados.Además de estas situaciones, se presenta en ocasiones fraude por parte del propio almacenistarecibidor de mercancía, quien es cómplice con el conductor o despachador de la mercancía; tales el caso típico en que el proveedor manda el pedido completo pero el despachador soloentrega parte de la mercancía y el recibidor acepta la factura totaldel pedido.Todas estas prácticas se presentan al no existir un sistema deinformación que controle dichas situaciones.Proceso general para el reciboEste proceso se inicia disponiendo de la siguiente informaciónproveniente de compras:



De la lista de frutas y verduras (formato I CC 2 01)De la lista de carnes (formato I CC 2 02)De la lista de lácteos (formato I CC 2 03)De la solicitud de compras de almacén (formato I CC 2 04)De la orden de compra (formato I CC 3 01)

Estos documentos mantendrán informado al almacenista/recibidor sobre el momento de entrega de losrespectivos pedidos por parte del proveedor.El proceso general para el recibo, se desarrolla a través de los siguientes pasos:1. Preparación de recibo.2. Recibo de Mercancía.3. Tratamiento post-entrega proveedor.Una de las gestiones más importantes para el recibo, es la misma preparación ya que garantiza el éxito de actividad y el ordenamiento de la información. Esto hace referencia a que elencargado clasifica las listas, solicitudes u órdenes de compra remitidas por compras según µ¶fecha deentrega´.De esta forma el recibidor conocerá el día en que el proveedor deberá colocar la mercancía en el restauranestando pendiente para realizar el respectivo recibo e informar a compras si el proveedor demora la entrega.

En el caso de frutas y verduras, lácteos (1), carnes y salsamentaria,pescados y mariscos y aves y caza, grupos de inventario cuya compra que se tramita por medio de las listael recibidor, al disponer de esta información (día siguiente a la elaboración de la lista),preparará el área de recibo y las 1balanzas respectivas para que estén en condiciones adecuadas en elmomento de revisar la mercancía.Es importante exigir a los proveedores un horario determinado para la entrega de pedidos, ya que así, elalmacenista/recibidor puede organizar su actividad de recibo y entrada al almacén, y además,llevar al día los reportes diarios de recibo de mercancía, incluso en restaurantes pequeños, ejercer otro tipofunciones.En caso de encontrar alguna discrepancia en cuanto a precio, cantidad, calidad o especificacióndiferente a la registrada en la solicitud u orden de compra, se debe avisar de inmediato al contralor dealimentos y bebidas, para dar pronta solución, hablando directamente con el proveedor y se decida sise acepta o no.

En cuanto a las cantidades se puede presentar el recibo parcial del producto, notificando al contralor dealimentos y bebidas, con el fin de acordar con el proveedor si se compromete a completar la cantidadsolicitada inicialmente o si se requiere hacer nuevamente la gestión de compras. En caso de que haya lugauna devolución total o parcial de la mercancía por no cumplir con las especificaciones establecidas,se devuelve con una nota explicando el motivo de la devolución y exigiendo la correspondiente nota créditola reposición de losproductos.El recibo de todas las mercancías se debe hacer bajo la colaboración de alguno de los empleados del áreacorrespondiente. En el caso del recibo de alimentos, debe procurarse que siempre se haga el recibo enpresencia de cualquier persona con cierto grado de responsabilidad del área de alimentos y bebidas, que edonde se presenta mayor discrepancia. Tener presente esta regla para el recibo de los demásproductos.Si se aplican las anteriores consideraciones, el recibo de mercancía se reduce a cumplir los siguientes

aspectos;1. Ordenamiento de la mercancía en la plataforma.2. Revisar y escoger los artículos que se ajusten a las especificaciones exigidas.

3. Efectuar el conteo total de la mercancía escogida y revisada.4. Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en las listas, solicitudes de compra dealimentos y bebidas, de suministros o de las órdenes de compra.5. Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor son las mismas y los precioscoinciden con los pactados.6. Si no coinciden las cantidades, elaborar el memorando de corrección de facturas, dirigido alproveedor con copia al contralor de alimentos y bebidas, relacionando los productos ceptados



con el precio pactado.7. Despachar la mercancía al almacén o área correspondiente.8. Aceptada la factura del proveedor, sellar y firmar en señal de aceptación.9. Elaborar los reportes de recibo correspondientes.

Al firmar y sellar la factura del proveedor, entregando las copias y reservando el original para el restauranteinicia la fase de post- entrega proveedor, que consiste en definir el tratamiento tanto deinformación como de las mercancías propiamente dichas. En cuanto a información, el encargado elabora elµ¶comprobante de recibo de mercancías´ (formato I RM 2 01), documento básico para el registrocontable y control de las existencias para alimentos, bebidas y suministros.

Al final del movimiento, el encargado recopila los µ¶comprobantes de recibo de mercancías´(formato I RM 2 01) en el µ¶reporte diario recibo de alimentos´ (formato I RM 2 02), en el ³reporte diario recibde bebidas y cigarrillos´ (formato I RM 2 03) o en el ³ reporte diario recibo de suministros´ (formato I RM 3 0de acuerdo con el grupo de inventario que se esté recibiendo. Tratamiento de la informaciónEl tratamiento de información hace referencia a la elaboración del µ¶comprobante de recibo demercancías´ (formato I RM 2 01) en post-entrega proveedor. Para elaborar este comprobante se debe conocon propiedad como se efectúa el control de la existencia en cuanto a µ¶directos einventario´. Directos: Son aquellos productos de naturaleza extremadamenteperecedera y prácticamente son de consumo inmediato, es decir, se usarán o pasarán a producción en untiempo muy corto una vez sean recibidos, y se caracterizan por tener una rotación muy alta.Este tratamiento se aplica básicamente a los siguientes grupos de inventario:

� Frutas y verduras� LácteosEl tratamiento de directos implica cargar al costo al ser recibidos,es decir, al ser relacionados en el µ¶comprobante de recibo demercancías´ (formato I RM 2 01), como tal, se consideran como costobruto alimentos.Inventario: Son aquellos productos que no se usarán inmediatamente yson almacenados, ejerciendo sobre ellos el control de inventario através de la tarjeta de existencia o µbin-card´ (formato I CA 3 01)o sea, se adquieren para un determinado tiempo. Se consideran comotales, los siguientes grupos de inventario:Lácteos (2).� Envasados, enlatados y empacados.

� Granos.� Licores.� Vinos.� Cervezas.� Gaseosas.� Cigarrillos.� Suministro clientes.� Suministro aseo.� Suministro impresos.� Suministro papelería.Es decir, para que estos afecten el costo de alimentos y bebidas y desuministros necesitan ser despachados del almacén a producción o al área correspondiente por

medio de la µ¶requisición de 10 mercancías´ (formato I CA 2 01) o(formato I CA 2 02).Los grupos de inventario de µ¶carnes y salsamentaria´, µ¶pescados y mariscos´, µ¶aves y caza´ se tratan comoµ¶directos´ o µ¶inventario´ de acuerdo a las condiciones de conservación y consumo. En operacionesmuy pequeñas y muy limitadas donde la compra de estos productos es diaria para su consumo inmediato, etratamiento es de µ¶directos´, pero, en la generalización de los casos, donde se requieren cantidadesconsiderables para el consumo de varios días es necesario el controlde inventario de estos productos por medio del µ¶meat tag´, es decir que el tratamiento es de µ¶inventario´.En muchas ocasiones se presentan problemas de criterio para el tratamiento de µ¶directos´ e µ¶inventarios´debida a la confusión de perecederos y no perecederos y a la vez con los respectivos grupos de



inventario. Esto se debe a que no todos los perecederos se consideran como directos para efectos de contrtal es el caso de las carnes.Lo mismo en determinado grupo de inventario, pueden tratarse algunos productos como µ¶directos´ y otroscomo µ¶inventario´, como es el caso de los µ¶lácteos´ya que todos ellos son prácticamente perecederos. La diferencia entre lácteos (1) y lácteos (2) esprecisamente su tratamiento de control. Los Lácteos (1) son los típicamente perecederos, de consumoinmediato que se tratan como µ¶directos´, mientras que los lácteos (2) deben ser tratados através de control de inventario y se han considerado como no perecederos, siendo que el grupo de lácteos general es perecedero. Recordemos que Lácteos (2) son mantequillas, margarinas y quesos que tienen lafacilidad de ejercer sobre ellos control de inventario. Los artículos que pertenecen a suministro y que soncomprados como directos, se llevan al grupo de inventario que se llama µ¶suministros varios´. Estas soncompras esporádicas o de emergencia, que van a ser utilizadas casi que de inmediato.Para aclarar conceptos se establece que cada grupo de inventario de acuerdo a su tipo µ¶perecedero´ y µ¶noperecedero´ se trata como directo e inventario respectivamente, de acuerdo al control que se lesejerza, esto es: Los grupos de inventario de:� Carnes y salsamentaria� Pescados y mariscos� Aves y cazaDeben ser tratados como µ¶inventario´ a través del µ¶meat-tag´ según

los criterios de conservación y consumo.El grupo de inventario de µ¶lácteos´ que son tratados como µ¶directos´, se considera de tipo-perecedero lácte(1); mientras los que tienen la facilidad de tratarse como µ¶inventario´, se considerande tipo µ¶no-perecedero´ lácteos (2). En el siguiente cuadro se define el tratamiento de control para cadagrupo de inventario.TIPO GRUPO DE INVENTARIO CÓDIGO TRATAMIENTO� Perecederos Carnes y salsamentaria CS InventarioPescados y mariscos PM Inventario

Aves y caza AC InventarioLácteos (1) L (1) DirectoFrutas y verduras FV Directo� No Lácteos ( 2) L (2) Inventarioperecederos Enlatados, envasados y EE Inventario

empacadosLicores LIC InventarioVinos V InventarioCigarrillos CIG InventarioGaseosas GS InventarioSuministros clientes SC InventarioSuministro aseo SA InventarioSuministro papelería SP Inventario

Procedimiento de toma física (Conteo de mercancías)


1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacíaadelante.



2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea locorrecto.3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección deerrores.4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en

el primer anaquel y el auditor por el último.5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en elanaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto parafacilitar más el conteo.6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vezcontada.7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas deproducto dentro de ellas.8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número desecuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, esdecir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite segúnla cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número10 y continuando de 10 en 10.10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar queno haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checadoy sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía,en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos loslugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante

Beneficios del control de inventarios.El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta deproductos en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización de la calidad... todoen aras de tener mayores utilidades.También en la operación propia de la empresa, los beneficios son tangibles:a. Planeación de compras de la empresa. Al controlar el inventario vamos creando información precisa, que nos será útil paraaprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que conoceremos a ciencia cierta lasfluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año en que estemos.De acuerdo con el historial de ventas de la empresa podremos determinar la cantidad necesariapara la compra semanal, también mediante hoja de cálculo:



La hoja de cálculo, una vez alimentada con información generada diariamente, nos sugerirá demanera aproximada qué tanto debemos comprar de cada producto del inventario, una vezanalizada la rotación de cada producto durante un periodo de al menos 3 meses.b. Planeación del flujo de efectivo.Como fue citado en el apartado anterior, conoceremos elmonto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que nos permitirá saber cuántohabremos de invertir en pesos. Así eliminaremos o postergaremos gastos no propios a laoperación de la empresa, para no minar su liquidez.

Formatos de control de inventarios Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el control de nuestro inventario.Dependiendo qué tantos aspectos queremos controlar, serán los formatos que necesitemos.

inventarios hoteleros

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