inventario activos de informaciÓn digital fecha de

No.

NOMBRE

ACTIVO DE

INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN

ACTIVO DE INFORMACIÓN

CATEGORÍA

ACTIVO DE INFORMACIÓN

IDIOMA MEDIO DE

CONSERVACIÓN

FORMATO INFORMACIÓN

PUBLICADA O

DISPONBLE

1 ResoluciónDocumento que autoriza cualquier situación de la entidad.

Ya sea un pago o situaciones laborales.Administrativo Español Fisico y digital PDF Disponible

2 Certificados Laborales

Certificado informativo, en el que se describen las funciones,

cargo, salario y tiempo laborado de algun funcionario o sobre

cualquier contrato. (Experiencia Laboral)

Administrativo Español Fisico y digital PDF Disponible

3 Planilla detallada NóminaDocumento por el cual se hace control y seguimiento a la

nómina de la ContraloríaAdministrativo Español Digital Excel No Disponible

4Planilla detallada Seguridad

Social

Documento por el cual se hace control y seguimiento a la

Seguridad Social de los funcionarios de la entidadAdministrativo Español Digital Excel No Disponible

5 Solicitud InsumosDocumento en el que se hace pedido de insumos, ya sea de

oficina, aseo y/o cafetería a la Alcaldia Municipal Administrativo Español Fisico y Digital PDF Disponible

6 Solicitud de baja

Documento dirigido al Comité de Dirección solicitando la

baja de algunos elementos, con sus respectivos reportes de

un técnico.

Administrativo Español Fisico Word No Disponible

7Certificado de insuficiencia

y/o inexistencia de Personal

Documento por el cual, la Directora administrativa certifica la

falta de personal para el desarrollo de la Entidad, creando la

necesidad de contratación

Administrativo Español Fisico y digital PDF Disponible

8 Informes de supervisión

Informe que evalua el cumplimiento de los contratistas en

cuantos a sus obligaciones contractuales, identificando

actividades y entregables realizados.

Administrativo Español Fisico y digital PDF Publicada

9 Verificación de requisitosDocumento en el que se verifica que un nuevo funcionario

cumpla con los requisitos al cargo que postula.Administrativo Español Fisico Word Disponible

INVENTARIO ACTIVOS DE INFORMACIÓN DIGITAL

ENTIDAD: Contraloria Municipal de Envigado

FECHA DE CONSOLIDADO: 22 DE JULIO DE 2019

10Control de documentos

cuenta por pagar

Se verifican los documentos soportes y necesarios antes de

enviar a tesoreria para realizar el pago correspondienteAdministrativo Español Fisico Word Disponible

11Registro elementos de

consumo

Documento en el que se registra el consumo de elementos

para llevar control de los mismosAdministrativo Español Digital Excel No Disponible

12 Liquidacion VacacionesDocumento de control en el calculo de la liquidacion de

vacaciones de los funcionarios de la entidadAdministrativo Español Digital Excel No Disponible

13Carta de notificación

auditoria

Oficio donde se informa al auditado, la fecha de notificación

del inicio y alcance de la auditoria interna a realizar por parte

de la Oficina de Control Interno.

Control interno Español Digital y físico Word Disponible

14 Carta de compromiso

Oficio de donde el líder del proceso manifiesta que toda la

información suministrada al auditor refleja de manera

razonable la Disponibletuación del proceso y los

procedimientos que están bajo su responsabilidad.


15 Lista de chequeo

Herramienta efectiva que sirve para medir los procesos y las

características cualitativas o cuantitativas que afectan la

calidad de los resultados finales.


16 Oficio informe de auditoriaOficializar al respresentante legal y al líder de proceso los

resultado de la auditoria realizada.Control interno Español Digital y fisico Word Disponible

17 Informe de auditoria

El informe de auditoría es una actividad independiente y

objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para

agregar valor y mejorar las operaciones de una

organización.

Control interno Español Digital y fisico Word Disponible

18Plan de mejoramiento

Interno

Se constituye en una herrramienta para mejorar la gestión y

lograr una mejora continua en el rendimiento de los sistemas

con los cuenta la Entidad.


19

Seguimiento al Plan

Estrategico institucional

(Cuatrianual).

Informe de seguimiento detallado, sobre los avance de cada

vigencia del cuatrienio de los objetivos y metas establecidos

para alcanzar la misión y la visión de la Entidad.


20

Seguimiento al Plan de

Acción Institucional de la

vigencia de cada una de las

área de la Entidad.

Informe detallado de cada una de las áreas que conforman

la Entidas, donde se revisa los planes, programas y/o

proyectos que se tenagan planeados para dar cumplimiento

a los estratégicos del Ente de Control.


21

Plan de Acción de la Oficina

de Control Internor de la

vigencia.

Plan que elabora la Oficina de Control Interno en cada

vigencia, donde se prioriza las iniciativas más importantes

para cumplir con los objetivos y metas propuestas en el Plan

Estratégico Institucional y los exigidos por el Departamento

Administrativo de la Fución de Pública - DAFP.


22Informe MECI Evaluación

Idenpendiente FURAG

El informe tiene como fin medir anualmente el desempeño

institucional y del Disponiblestema de Control Interno a

través del Formulario Único de Reporte y Avance de Gestión

- FURAG.


23Certificado de cumplimiento

FURAG

Documento donde el Departamento de la Función Pública -

DAFP certifica que la institución en este caso la Contraloría

Municipal de Envigado, diligenció el Formulario de Avance

de la Gestión - FURAG del año anterior.


24Oficio resultados del

informe del FURAG

Oficio resultados del informe del FURAG, donde se le

informa al representante legal los resultados obtenidos del

Índice Desempeño del Control Interno, los resultados del

ranking quintil que permite al Ente de control que tan lejos

está del puntos máximo obtenido dentro del grupo par y los

puntajes obtenidos en cada uno de los componentes del

MECI.


25

Informe Cuatrimestral

Pormenorizado de Control

Interno.

El informe tiene como fin plasmar los avances de

implementación por parte del Ente de Contro, en lo referente

a los cinco componentes que hacen parte del Modelo

Estándar de Control Interno - MECI


26 Oficio remisorio

Mediante oficio interno, se envía a la Alta Dirección los

resultados obtenidos de la evaluación de avance del MECI,

para que se tomen las medidas necesarias que contribuyan

a la mejora continua de la Entidad.


27

Informe semestral

peticiones, quejas,

denuncias y consultas -

PQDC

La Oficina de Contro Interno en cumplimiento de la Ley 1474

de 2011 (Art 76) establece que se debe rendir a la Alta

Dirección y a los públicos con los que interactúa un informe

semestral sobre el comportamiento de las Peticiones,

Quejas, Denuncias y Consultas - PQDC


28

Seguimiento al Plan

Anticorrupción y atencion al

ciudadano.

la Ley 1474 de 2011 en su artículo (art 73) establece que

las Oficinas de Control Interno, debén realizar durante el

años tres (3) informes de seguimiento durante el año, sobre

el avance y cumplimiento de lo planeado por el Ente de

Control.


29Informe de Control Interno

Contable

La Oficina de Control Interno en desarrollo de su rol

evaluación y seguimiento, verifica la existencia y efectividad

del procedimiento de control y verificación de las actividades

del proceso contable que el Ente de control debe establecer

para gestionar la información financiera y garantizar

razonablemente la producción de la información con las

características fundamentales de relevancia que se

requieren para demostrar los resultados de las gestiones

que se realizan al interior de ella.


30Informe de austeridad del

gasto

El informe de austeridad en el gasto, tiene como fin verificar

el cumplimiento de las politicas de eficiencia y austeridad,

normas internas, indicadores, controles y demás

mecanismos que posibilitan la austeridad en el gasto público

en la Entidad cada cuatrimestre del año.


31

Informe de legalidad de

usos del software (Informe

al Consejo Nacional de

Derechos de Autor)

El informe tiene como fin remitir información relacionada con

la verificación, recomendaciones y resultados sobre el

cumplimiento de las normas en materia de Derechos de

Autor sobre software, acorde a lo ordenado en la Directiva

Presidencial No 002 de 2002 y conforme con el

procedimiento determinado en la Circular 17 de 2011 de la

Dirección Nacional de Derecho de Autor.


32

Plan de Mejoramiento

Externo (Organismos de

control)

De acuerdo a los hallazgos encontrados en el ejercicio

auditor por parte de la Auditoria General de la República

(Externa), el Ente de control debe de elaborar un plan a

corto, mediano y largo plazo Disponible del caso, para

subsanar aquellas debilidades que se deben de mejorar en

los procesos y procedmientos internos.

Control interno Español Digital y fisico Word - Excel Disponible

33 Oficio remisorio

Mediante oficio interno, se envía al Ente de control externo,

el plan de mejoramiento sobre las acciones a realizar y los

tiempos establecidos.


34

Auto de apertura e

Imputación de

responsabilidad fiscal

(Verbal)

Acto administrativo que inicia el proceso fiscal y se dicta

simultaneamente la imputación de los hechos investigados

Procesos/ procesos

administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF Disponible

35 CitaciónDocumento para que las partes interesadas comparezcan al

proceso

Procesos/ procesos


36 Notificación

Documento que suscriben los involucrados en el proceso

donde manifiestan conocer la investigación y/o proceso, o se

le notifica la decisión defintiva

Procesos/ procesos


37 Comunicación

Oficio donde se da a conocer el linicio del proceso al

Representante Legal de la Entidad y a la Compañía de

Seguros

Procesos/ procesos


38 Auto TrámiteActo administrativo que comunica a las partes un trámite a

realizar dentro del proceso.

Procesos/ procesos


39 Acta

Documento que se suscribe por los asistentes a las

audiencias en el proceso donde se resume la actuación

procesal

Procesos/ procesos

administrativos y sancionatoriosespañol Digital y fisico PDF- AUDIO Y VIDEO Disponible

40 Auto de DecisiónActo administrativo que toma decisión de fondo en el

proceso que se adelanta

Procesos/ procesos


41 Oficio RemisorioDocumento que remite el expediente a revisión por parte del

superior

Procesos/ procesos


42 Auto de RevisiónActo administrativo expedido por el superior que revisa la

decisión definitiva

Procesos/ procesos


43 Estado Notificación publica de una actuación Procesos/ procesos


44 FalloActo administrativo que toma decisión de fondo en el

proceso que se adelanta

Procesos/ procesos


45 RecursoActo administrativo que resuelve una solicitud particular de

alguno de los intervinientes en el proceso

Procesos/ procesos


46 Auto revocaActo administrativo que revoca los efectos o consecuencias

de la decisión definitiva

Procesos/ procesos


47 Auto de acatamientoActo administrativo que da cumplimiento a la decisión del

superior

Procesos/ procesos


48 Auto medida CautelarActo adminstrativo que ordena el embargo de bienes

muebles y/o inmuebles, salarios

Procesos/ procesos


49 Oficios informaciónOficio donde se solicita información de bienes a las

diferentes entidades para la investigación de bienes

Procesos/ procesos


50Auto de Apertura

(Escritural)

Acto administrativo que inicia el proceso fiscal, bajo el

sistema ordinario o escritural

Procesos/ procesos


51 Auto de Imputación

Acto administrativo que determina el daño al patrimonio

económico del Estado y serios motivos de credibilidad,

indicios graves, documentos, peritación o cualquier medio

probatorio que comprometa la responsabilidad fiscal de los

implicados.

Procesos/ procesos


52Auto que Avoca

conocimiento

Acto administrativo que pone en conocimiento el inicio de un

tramite (Juridicción coactiva)

Procesos/ procesos


53Auto que libra mandamiento

de pago

Acto administrativo que contiene el titulo ejecutivo (Fallo) del

cobro fiscal

Procesos/ procesos


54 Liquidación créditoActo administrativo que actualiza el valor de la obligación

contenida en el titulo ejecutivo

Procesos/ procesos


55Auto de Investigaciones

preliminares

Acto administrativo previo al inicio del proceso de

Responsabilidad Fiscal o Admnistrativo sancionatorio

Procesos/ procesos


56

Auto de Inicio y

Formulación de pliego de

cargos

Acto administrativo que da inicio al proceso sancionatorio y

simultaneamente se dicta la formulación de cargos.

Procesos/ procesos


57 Auto que sancionaActo administrativo que da inicio al proceso sancionatorio y

simultaneamente se dicta la formulación de cargos.

Procesos/ procesos


58 Estudios previosDocumento precontractual que hace un estudio de la

necesidad a contratar, valor y objetoAdministrativo Español Fisico y digital PDF Publicada

59 Analisis del Sector

Documento precontractual que hace un estudio del mismo

tipo de contrato en otras entidades de similares al

contratante, temiendo en cuenta precios, calidad,

experiencia

Administrativo Español Fisico y digital PDF Publicada

60 Actas comité direccionActas donde se plasman las decisiones tomdas por la alta

direccion frente a las areas misional y de apoyoAdministrativo Español Digital Word Disponibles

61 Actas comite Distribucion de actividades y seguimiento en las diferentes

areas de la EntidadAdministrativo Español Digital Word Disponibles

62 Cuenta de CobroDocumento por el cual se le cobra al Municipio de Envigado

según lo aprobado por el consejo Administrativo Español Fisico y digital Word Disponibles

63 Comprobante de Egreso comprobante de egreso Administrativo Español Digital Digital Disponibles

64 ManualesDocumento en el cual se da una serie de instrucciones para

realizar una actividadAdministrativo Español Digital Word Disponibles

65 Procedimientos

Documento donde se describan la manera específica de

llevar a cabo los procesos del Sistema de Gestión de la

Contraloria, deben tener la estructura que se presenta en

este numeral.

Administrativo Español Digital Word Disponibles

66 Listados de Asistencia

Documento en el cual se registra la asistencia a

losdiferentes eventos, capacitaciones, reunionres realizadas

por la Contraloria Municipal de Envigado.

Administrativo Fisico Disponibles

67Encuaesta de Satisfaccion

de las capacitaciones

Documento en el que se evaluala satisfaccion de las

diferentes capacitaciones que se realizan en la Entidad. Administrativo Fisico Disponibles

68 Instructivos

Es un documento que describe las actividades técnicas u

operativas como métodos de control, muestreos,

estadísticas y normas de trabajo y todo tipo de instrucción

que se requiera para el desarrollo de una actividad

específica dentro de un proceso o procedimiento

Administrativo Fisico y digital Disponibles

69 formatos

Es un documento preestablecido donde se registra

información como evidencia de actividades desempeñadas

en el Sistema de Gestión de la Contraloria. El contenido de

los formatos depende de la información que se vaya a

registrar en ellos

Administrativo Fisico y digital Disponibles

70 GuiasDocumentos que contiene lista de la forma de realizar una

tareaAdministrativo Español Digital Word Disponibles

71 Control de documentos CxPDocumento en el cual se tiene una lista de chequeo para

realizar las cuentas por pagarAdministrativo Español Digital Word Disponibles

72Plan Anual de

Adquisiciones

Documento en el que se plasman las necesidades de

adquisicion de la entidadAdministrativo Español Digital Word Disponibles

73 Preseleccion AspirantesDocumento en el que se realiza la preselecccion de

aspirantes a un cargoAdministrativo Español Digital Word Disponibles

74Documento contable CMDC

(ajustes contables)

Se hacen los registros contables de la entidad, que no son

generados directamente por el sistema financiero Finanzas

Plus.

Contabilidad Español Fisico y digital

Papel y en el software

finanicero Finanzas

Plus

Disponible

75Documento cuenta por

pagar PMDC

Documento del sistema financiero Finanzas Plus, donde se

causan las cuentas por pagar adquiridas por la Contraloría Contabilidad Español Digital y fisico

software finanicero

Finanzas Plus, Disponible

76 Balance Gereal CBGC Se genera el balace general comparado Contabilidad Español Fisico y digital papel, excel y digital Disponible

77

Estado de Actividad

Financiera Economica y

social CEAF

Se genera el Estado de Actividad Financiera Economica y

social Contabilidad Español Fisico y digital papel, excel y digital Disponible

78Estado de cambios en el

patrimonio CRECSe genera el Estado de cambios en el patrimonio Contabilidad Español Fisico y digital papel, excel y digital Disponible

79Saldos de operaciones

reciprocas CSORSe genera el reporte de saldos de operaciones reciprocas Contabilidad Español Fisico y digital papel, excel y digital Disponible

80Impresión libro Mayor y

Balance CILMSe genera el libro mayor y balance Contabilidad Español Digital digital Disponible

81 Impresión libro Diario CILD Se genera el libro Diario Contabilidad Español Digital digital Disponible

82 Medio magnetico CGCO Se genera el informe de medios mágneticos Contabilidad Español Digital papel y excel Disponible

83Certificados de ingresos y

retenciones

Certificados de ingresos y retenciones laborales CICE de los

funcionarios de la Contraloria Muncipal De EnvigadoContabilidad Español Digital papel y pdf Disponible

84 Conciliaciones Bancarias Conciliación mensual de los bancos Contabilidad- tesoreria Español Fisico y digital papel, excel y PDF Disponible

85 Conciliaciones Mensualesconciliaciones de las cuentas contables del cuerpo del

balance con reportes generados por otra reasContabilidad Español Digital Excel, pdf y digital Disponible

86 DIAN Retención en la fuente mensual Contabilidad Español Digital papel, Excel, pdf y

digitalDisponible

87 Estados contables Estados finaniceros mensuales Contabilidad Español Digital papel, Excel, pdf y

digitalDisponible

88 Nomina Revision quincenal de la noomina y la retencion en la fuente Contabilidad Español Digital Excel y digital No disponible

89 Plan de Comunicaciones

Documento por medio del cual se planea por un periodo

determinado (cuatro años) el desarrollo de la estrategia de

comunicaicón mediante diferentes actividades internas y

externas de la Entidad.

Procedimiento de comunicación

organizacional e informativaEspañol Digital PDF Disponible

90 Manual de Comunicaciones

Documento que indica a los servidores públicos de la

Contraloría el uso del logo, la publicación de documentos o

revistas, periódicos y demás formatos en físico. También

señala los tipos de comunicación que existen en la

organización.



91 Manual de Imagen

Es un documento que da las pautas para el uso correcto de

la imagen institucional en medios digitales, impresos y

piezas publicitarias que se usen para la difusión y

divulgación de la imagen de la Entidad.



92Boletines de prensa

externos

Son documentos por medio de los cuales se informa sobre

las actuaciones de la Contraloría Municipal de Envigado a la

ciudadanía.


organizacional e informativaEspañol Físico y digital Papel y PDF Disponible

93 Boletines virtules internos

Son documentos que se usan para informar al interior de la

Entidad acerca de las actividades programadas por la

Dirección Administrativa, grupos o comités que requieren

socializar e informar acerca de sus actuaciones y decisiones

que contribuyen al bienestar y clima organizacional.



94 Piezas gráficas

Son materiales gráficos (tarjetas, mensajes, banners,

volantes, entre otros) que se elaboran para destacar un

hecho importante de la Entidad, para remembrar fechas

especiales y clásicos que hacen alusión a las profesiones y

días conmemorativos.



95Informe de Promoción y

Divulgación

Es un documento que se elabora para informar de manera

semestral, sobre las acciones adelantadas desde el proceso

de comunicación organizacional e informativa, de cara al

posicionamiento de la imagen institucional, la promoción de

la participación ciudadana y la divulgación de las actividades

desarrolladas por la Contraloría Municipal de Envigado



96 Oficios

Comunicaciones Internas y Externas: Documento por medio

del cual se informa tanto a los públicos interno y externo las

actuaciones administrativas y misionales de la Entidad

Comunicaciones organizacional Español Digital Pdf Disponible

97 Radicación Entrante: Documentos de público interno y externo Comunicaciones Español Digital Pdf Disponible

98 Radicación Saliente Comunicaciones español Digital pdf Disponible

99 Respuestas de PQRS

Son las respuestas que se le otorgan a los ciudadanos que

interponen ante la Contraloría, peticiones, quejas,

denuncias, consultas y reclamos.

Procedimiento de atención al

ciudadano Español Físico y digital Papel y PDF Disponible

100Informes pormenorizados

de PQRS

Es un documento por medio del cual se informa a la

ciudadanía y a la Alta Dirección de la Contraloría, el estado,

respuesta y tiempo de respuesta de las peticiones, quejas,

denuncias, consultas y reclamos de los usuarios.


ciudadano Español Digital PDF Disponible

101

Notificación de Avisos

PQRS Anónimas sin datos

de contacto

Son comunicaciones que son publicadas en la página web y

en lugar visible de la Contraloría (Primer piso)



102Capacitación en Control

Social

Son documentos por medios de los cuales se lleva a cabo el

trámite de convocatoria, gestión de apoyo y desarrollo de las

capacitaciones dirigidas a las organizaciones sociales civiles

del territorio

Procedimiento capacitación

ciudadana en el control social Español Físico y digital Papel y PDF Disponible

103

Asistencia Técnica y

Acompañamiento a la

Veedurías Ciudadanas

Son documentos que la Contraloría soporta las actuaciones

de las veedurías ciudadanas y el apoyo técnico que se les

brinda a fin de garantizar su ejercicio de control social

participativo.



104

Red de Apoyo al Control

Social y Veedurías

Ciudadanas

Es una carpeta que evidencia el apoyo a las actividades

programadas por esta Red en la que participan varias

instancias de promoción a la participación ciudadana del

orden nacional, regional y municipal.

Red institucional de apoyo al

control socialEspañol Físico y digital Papel y PDF Disponible

105 Listados de Asistencia Es un documento que soporta la asistencia de las personas

que se inscriben a la oferta institucional (Capacitaciones)



106Evaluaciones de las

capacitaciones

Es un documento por medio del cual los ciudadanos y los

representantes de las organizaciones sociales, evaluan cada

capacitación en la que participan y es organizada por la

Contraloría.



107Ecuesta de satisfacción-

comunidad

Es un procedimiento por medio del cual, la Contraloría

conoce la percepción y satisfacción de las organizaciones

sociales civiles y la ciudadanía en general, de cara a las

capacitaciones que reciben, la atención a sus inquietudes y

requeremientos radicados en la Entidad.

Medición, análisis y mejora Español Físico y digital Papel y PDF Disponible

108Seguimiento al artículo 79

de la Ley 1474 de 2011

Son documentos en los que se evidencia el seguimiento al

cumplimiento del artículo 79 de la Ley 1474 de 2011,

relacionado con la pedagogía de las competencias

ciudadanas que se adelanta en las Instituciones Educativas

Oficiales del Municipio. Este trabajo se desarrolla de manera

articulada con la Secretaría de Educación y Cultura y es

entregado a la Comisión Regional de Moralización como

material de estudio y análasis.

Promoción a la participación

ciudadanaEspañol Físico y digital Papel y PDF Disponible

109Audiencia Pública

Ambiental

Es una carpeta donde reposan documentos relacionados

con el paso a paso para la realización de la audiencia

pública ambiental, espacio por medio del cual se presenta el

informe del Estado de los Recursos Naturales y el Ambiente

del Municipio de Envigado, correspondiente a cada vigencia.



110Audiencia Pública de

Rendición de Cuentas

Son documentos que evidencian la realización de estrategia

de rendición de cuentas y los resultdos de dicho ejercicio, el

cual debe presentarse mediante informe a la Alta Dirección.



111Registro del Memorando

asignación de auditoria

Documento en el que se asigna la entidad a evaluar y el

alcance de la auditoria, al igual que el equipo auditorAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible

112

Declaración de

impedimentos y conflicto de

intereses

Documento (oficio) que se diligencia sólo cuando un auditor

presente un conflicto, impedimento, inhabilidades o

incompatibilidad en la realización de un proceso auditor

asignado.

Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible

113Oficio de notificación de

inicio de auditoría

Oficio dirigido al representante legal del sujeto de control, en

el cual se comunica el inicio de la auditoría, el alcance de la

revisión, el personal que la adelantará y los tiempos de cada

fase de auditoría


114 Plan y programa de trabajo

Documento elaborado por el equipo auditor designado

donde especifica el procedimiento a efectuar la auditoría por

componentes y fases.

Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible

115Acta de reunión de apertura

de auditoría

Registro con el cual se da apertura al proceso de auditoría.

En el se detallan las condiciones del ejercicio de auditoría y

se presenta al equipo auditor ante el sujeto de control


116Acta de reunión de cierre

de auditoría

Registro con el cual se realiza el cierre del proceso de

auditoría. En el se relacionan a grandes rasgos, el resultado

de la auditoria practicada.


117Acta de socialización de

auditoria

Resultado de la auditoría efectuada únicamente al

componente financiero y presupuestal, cuyo resultado debe

presentarse en el mes de mayo de cada vigencia


118

Memoria de mesa de

trabajo (informe preliminar y

Definitivo)

Documento que reune el análisis del resultado de auditorías,

sus mejoras y recomendaciones para la presentación de los

informes preliminares de auditoría.


119Informe preliminar de

auditoría

Resultado de la auditoría efectuada al sujeto de control en

sus diferentes modalidades.Auditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible

120

Oficio de comunicación de

informe preliminar de

auditoría


el cual se presentan los resultados del ejercicio auditor.

Este oficio presenta los resultados en forma preliminar con

el fin de que el sujeto de control ejerza el derecho a la

defensa ante las Observaciones presentadas por la

Contraloría


121Oficio con respuestas de

contradicción

Documento mediante el cual el sujeto de control envía los

argumentos de controversia ante las Observaciones

presentadas por la Contraloría Municipal


122

Oficio de comunicación de

informe definitivo de

auditoría


el cual se presentan los resultados del ejercicio auditor.

Este oficio presenta los resultados en forma definitiva y la

relación de hallazgos.


123 Beneficios del control fiscal

Documento que relaciona los beneficios logrados por la

Contraloría Municipal en el ejercicio del proceso de

auditoría. Los beneficios pueden ser cuantitativos o

cualitativos


124

Registro del Formato de

traslado de hallazgos

fiscales

Formato con el cual se detallan los Hallazgos fiscales de los

procesos de auditoríaAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible

125

Registro del Formato de


presuntamente

disciplinarios

Formato con el cual se detallan los Hallazgos presuntamente

disciplinarios de los ejercicios de auditoríaAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible

126

Registro del formato de


presuntamente penales

Formato con el cual se detallan los Hallazgos presuntamente

penales de los ejercicios de auditoríaAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible

127

Oficio de traslado de

hallazgos fiscales,

disciplinarios,

sancionatorios y/o penales

Oficio dirigido a la Personería Municipal o Procuraduría

(Hallazgos disciplinarios), a la Fiscalía (Hallazgos

presuntamente penales), detallando el resultado de lo

evidenciado en los ejercicios de auditoría


128Oficio de recibo del plan de

mejoramiento

Oficio con el cual el sujeto de control remite a la Contraloría

Municipal, el plan de mejoramiento producto del ejercicio

auditor adelantado


129

Registro del formato de

Evaluación de satisfacción

del cliente sujeto de control

Documento con el cual se evalúa el ejercicio auditor y el

desempeño del Equipo AuditorAuditorías Español Físico Papel Disponible

130 conceptos jurídicos

recopilación documental donde se analiza jurídicamente un

aspecto específico de auditoría. Dicho documento sustenta

las Observaciones y los hallazgos de auditoría

Auditorías Español Físico Papel Disponible

131Oficios de solicitud y

aprobación de prórroga

Documento con el cual se solicita prórroga por parte de los

sujetos de control, así mismo el Subcontralor tiene la

potestad d eaprobar o no dicha solicitud


132Solicitud de información al

sujeto de control

De manera formal para el inicio de la fase de ejecución de la

Auditoría, se solicita la información requerida según el

alcance de auditoría y los temas a evaluar

Auditorías Español Físico Papel No disponible

133Oficio de no traslado de

hallazgo

Documento mediante el cual de manera posterior al informe

definitivo, el Sujeto de Control envía soportes que desvirtúan

el hallazgo.


134 Informe fiscal y financieroInforme que resume la evaluación de las finanzas del

Municipio de Envigado en cada vigenciaAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible

135Informe al Balance General

Consolidado

Informe que consolida la información financiera y contable

del Ente Territorial y las Entidades Descentralizadas en cada

vigencia


136

Informe sobre el estado de

los recursos naturales y del

ambiente

Informe que resume la evaluación ambiental del Municipio

de Envigado en cada vigenciaAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF Disponible

137Certificado de registro de

deuda pública

Documento que certifica el registro de deuda pública del

Ente Territorial y las entidades descentralizadasAuditorías Español Físico - Digital Papel - PDF No disponible

138

Historias médicas

ocupacionales de los

trabajadores

Documento el cual se encuentra la infomación clínica

personal de los trabajadores sea laboral o de origen comúnSeguridad y salud en el trabajo Español Físico y digital Papel y PDF No disponible

139

Documentación del sistema

de seguridad y salud en el

trabajo

Conjunto de documentos de la politica de seguridad y salud

en el trabajo tal como son matrices, oficios, planes de

trabajo, politicas, designaciones, responsabilidades, roles,

objetivos, marco legal e indicadores

Seguridad y salud en el trabajo fisico y digital No disponible

140Registro Asignación de los

recursos SG-SST

Formato mediante el cual se realiza la asignación de los

recursos financieros, humanos, técnicos y tecnológicos,

requeridos para la implementación, mantenimiento y

continuidad del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en

el Trabajo.

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel y PDF No disponible

141Seguridad Social de los

trabajadores

Documento de la afiliación al Sistema General de Riesgos

Laborales y el pago de los aportes mes por mesSeguridad y salud en el trabajo Español Físico y Digital PDF No disponible

142

Actas comité paritario de

Seguridad y Salud en el

Trabajo

Acta de la elección del Comité Paritario de Seguridad y

Salud en el Trabajo. Seguridad y salud en el trabajo Español Físico y digital Excel y PDF No disponible

143Capacitación de inducción y

reeducción

Documento con la evaluación de inducción sobre

identifación de peligros, control de los riesgos en su trabajo,

prevención de accidentes y enfermedades laborales y el uso

de escaleras

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF y PowerPoint No disponible

144 Evaluación inicial

Documento con la evaluación inicial matriz legal, matriz de

peligros, identificación de amenazas, verificación de

controles, reporte de peligros, lista de asistencia a

capacitaciones, análisis de puestos de trabajo, exámenes

médicos iniciales y periódicos y seguimiento de indicadores,

entre otros.

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel No disponible

145 Rendición de cuentas

Documentos con los registros documentales de rendición de

cuentas anuales sobre el desempeño de las personas con

responsabilidades sobre el Sistema de Gestión de seguridad

y Salud en el Trabajo

Seguridad y salud en el trabajo Español DigitalPDF ,elemento

outlook, Word y ExcelNo disponible

146Comunicaciones internas y

externas

Documento con evidencia de mecanismos de comunicación

interna y externa en materia de Seguridad y Salud en el

Trabajo, reporte de actos y condiciones inseguras y matriz

de comunicaciones donde explica que se hace despues de

recibir un mensaje, el amisor, receptor, como se comunica y

cuando se comunica

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word y Excel Disponible

147 Compras y adquisiciones

Documento donde esta el procedimiento para la evaluación

e identificación de las especificaciones en Seguridad y Salud

en el Trabajo de las compras y adquisiones de productos y

servicios. Manual de contratación, matriz de compras y

adquisiciones

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word y PDF No disponible

148 Gestión del cambio

Documento para evaluar impacto sobre Seguridad y Salud

en el Trabajo que pueden generar cambios internos

(introduccion de nuevos procesos, cambio en los métodos

de trabajo, cambios en instalaciones, entre otros) y externos

(cambios en la legislación, evolución del conocimiento en

seguridad y salud en el trabajo)

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word y Excel No disponible

149Perfil Sociodemográfico de

los trabajadores

Documento de la descripción sociodemográfica de los

trabajadores ( edad,sexo, estado civil, caracterización de las

condiciones de salud y análisis de las estadísticas de

enfermedades tanto de origen común o como laboral

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF, Word y Excel No disponible

150

Remisiones médico

ocupacional y evaluaciones

médicas

Documento o registro de la frecuencia de las evaluaciones

médicas periódicas. Realizadas a los trabajadoresSeguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF y Word No disponible

151Custodia historias médica

de los trabajadores

Documento donde se encuentran los soportes que

demuestran la custodia de las historias clínicas a cargo de

una institución prestadora de servicios en Seguridad y Salud

en el Trabajo o del médico que práctica las evaluaciones

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible

152 Accidentes de trabajo

Documento de reportes de accidentes, incidentes y

enfermedades de origen laboral e investigación de

accidentes laborales en la Entidad

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word, PDF, Excel y

PowerpointNo disponible

153Matriz de ausentismo en los

trabajadores

Documentos donde se lleva la estadística del ausentismo

mensual y finalmente informe anual de los trabajadores para

tomar medidas preventivas frente a ello si es necesario


154 Matriz de peligro y riesgos

Documento con la identificación peligros y riesgos de la

entidad priorizados con el fin de tomar controles para

prevenir la ocurrencia de accidentes y enfermedades

laborales en el desarrollo propios de la Entidad

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word y Excel No disponible

155Mortalidad y enfermedad

laboral en la Entidad

Documento de certificación de cero accidentes mortales en

Entidad Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible

156

Mantenimiento periódico de

las instalaciones de la

Entidad

Documento con los registros de mantenimiento general:

iluminación, pisos, archivadores, escaner, computadores,

impresoras, aire acondicionado, telefono entre otras de la

Entidad

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF No disponible

157

Inspección sistemática y

mantenimiento a las

instalaciones

Documento de registro y procedimiento de las inspecciones

de botiquines, locativas, puestos de trabajo, extintores,

áreas comunes , módulos , cafetín, archivos y cuartos útiles

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF, Excel y Word No disponible

158Plan de emergencia de la la

Entidad

Documento donde encuentran las actas del Comité de

Emergencias, rutas de evacuación,zona de impacto,matriz

de vulnerabilidades y amenazas. Punto de encuentro, ruta

de evacuación y zona de impacto. Control de asistencia de

capacitaciones sobre primeros auxilios y boletines

informativos a el comité

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF,Excel y Word No disponible

159

Auditoria anual del Sistema

de Gestion del Seguridad y

Salud en el Trabajo

Documento con el informe del ciclo de las auditorias interna

del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y

lista de chequeo para auditorias

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel y Word No disponible

160

Revisión por la alta

dirección del Sistema de

Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo

Documento con formato de informe de revisión de la alta

dirección Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible

161Acciones preventivas

correctivas y correctivas

Documentos con información por medio de Control In (

correo interno y boletines) sobre temas como: higiene

postural,semana de la salud, roles y responsabilidades en el

Sistema de Gestión, objetivos y metas, politica de Seguridad

y Salud en el Trabajo, Copasst y Comité de convivencia,

ejercicio bienestar laboral, estandares de seguridad,

escaleras y semana de la salud

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital PDF No disponible

162 Informe Riesgo Psicosocial

Documento con el resultado del estudio del Riesgo

Psicosocial a los trabajadores de la entidad para medir el

clima laboral, el desempeño y el reconocimiento, asi mismo

el riesgo y los efectos de la salud de los trabajadores a nivel

emocional


163

Informe 1 del contrato del

año en curso de la

resolución 0312 del 2019

Documentos con los avances del Sistema de Gestion de

Seguridad y Salud en el Trabajo Resolución 0312 de 2019,

comprende: Matriz legal de la norma vigente, autoevaluación

del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y

plan de trabajo anual 2019


164


año en curso de la


Documentos de la actualización del Plan de Emergencia,

tabla de indicadores midiendo ausentismo laboral,

accidentes, incidentes laborales, actualización del perfil

sociodemografico (edad, sexo, Rh, dirección entre otras) y

cronograma de inspecciones generales entre ellas de

botiquines, extintores en la Entidad

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel y Word No disponible

165


año en curso de la


Documentos de infome de inspección locativa de la entidad,

Autoevaluación de los Estandares mínimos 0312, matriz

capacitación anual para los trabajadores , programa

prevención y promoción fomentado hábitos saludables , plan

de mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad y

salud en el Trabajo,matriz amenazas y vulnerabilidad del

plan de Emergencia, convenio con el Inder para los

trabajadores y boletín Inspección de seguridad

retroalimentación de capacitación

Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Excel, Word y PDF No disponible

166

Carta custodia y

responsabilidad de los

examenes médicos

ocupacionales

Documento en el cual esta la licencia del médico que realiza

los exámenes médicos ocupacionales a los trabajadores de

la Entidad


167

Check list programa de

auditoría del Sistema de

Gestión de Seguridad y

Salud en el Trabajo

Documento de los pasos para el ciclo de auditorías del

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el TrabajoSeguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible

168Conservación de

documentos

Documentos de Conservación de los registros y documentos

que soportan el Sistema de Gestion de Seguridad y Salud en

el Trabajo de manera controlada, garantizando que sean

legibles, fácilmente identificables y axequibles, protegidos

contra daño, deterioro o pérdida. El responsable del SG-SST

tiene acceso a todos los documentos y registros

exceptuando el acceso a las historias clínicas ocupacionales

de los trabajadores cuando no tenga perfil de médico

especialista en Seguridad Salud en el Trabajo


169

Informe de rendición de

cuentas al interior de la

Entidad

Documento sobre la rendición de cuentas al interior de la

Contraloría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en

el Trabajo 2017 dando cumplimiento a los Estandares

Minímos de la Resolución 1111 de 2017


170

Procedimiento para

mantenimiento preventivo

de infraestructura fisíca de

la Entidad

Documento para realizar el mantenimiento preventivo a toda

la infraestructura de la entidad, con el fin de disminuir el

deterioro de las instalaciones y disminuir el índice de daños

en la misma.Seguridad y salud en el trabajo Español Digital Word No disponible

171

Procedimiento para realizar

inducción y reinducción al

personal

Documento para preparar al nuevo empleado para su

integración a la cultura organizacional y reorientar a los

empleados sobre los cambios producidos al interior de ésta.


172Recomendación

mediciones ambientales

Documento con las recomedaciones para la Entidad de

mediciones ambientales y recomendaciones de mediciones

de luminosidad para la ARL


173

Relación a las auditorias y a

la revisión por la alta

dirección

Documento con formato para la revisión de la alta dirección

para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo de la Entidad, ejecutando un ciclo completo de

auditorías donde el alcance este directamente relacionado

con el cumplimiento del SG-SST. Esta debe realizarse por

ente ajeno a la entidad y que tenga la competencia de

realizar este ejercicio.


174Control Prestamo de

elementos de TICs

Formato en el que se registra el prestamo de un equipo

tecnologico a un funcionario o contratista.TICs Español Físico Papel -Word Si disponible

175Soporte de atencion a

sujetos de Control

Formato de registro de soporte de atencion a Sujeto de

Control.TICs Español Físico Papel -Word Si disponible

176Ficha tecnica de equipos

Tecnológicos.

Formato en el cual se registran los datos del funcionario y el

equipo asigando, con su serial, teclado, mouse, pantalla,

factura de compra, office y sistema operativo.

TICs Español Físico - Digital Papel - XLSX No disponible

177

Plan Estrategico de

Tecnologia de la

Información y la

Comunicación.

Documento que registra los planes estratégicos de corto.

Mediano y largo plazo de las tecnologías para el Ente de

Control.

TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible

178 Catalogo de ServiciosDocumento que detalla cada uno de los servicios TICs que

Presta el Ente de Control internamente.TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible

179Componentes de

Información

Documento que detalla cada uno de los Componentes de

TICs que tiene establecidos el Ente de Control internamente.TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible

180 Plan de Accion Documento que Registra el plan de desarrollo tecnológico en

cada vigencia anual.TICs Español Físico - Digital Papel - XLSX Si disponible

181 Plan de Mejoramiento TICsDocumento que registra las acciones correctivas y/o de

mejora de las TICs.TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible

182

Politicas de Seguridad y

Privacidad de la

Información

Documento que registra los lineamientos definidios por el

Ente de Control para la informacion que se gestiona interna

y externamente.


183Políticas de uso y

apropiacion de las TICs.

Documento que registra los lineamientos definidios por el

Ente de Control para el uso y apropiacion de las Tecnológias

de la información y la comunicación (interna y externa)


184Plan de Continuidad del

Negocio

Documento que registra el procedimiento para recurperar la

informacion, ante eventos imprevistos de contingencias que

paralicen parcial o total los procesos.


185

Planes de desarrollo

tecnológico indicando su

ejecución

Reporte anual rendicion de cuentas ante la Auditoria

General de la Republica.TICs Español Físico - Digital Papel-PDF Si disponible

inventario activos de informaciÓn digital fecha de

Documents