Ejercicio de Excel: listas y tablas dinmicas

TABLAS DINMICAS

Las tablas dinmicas son una herramienta relacionada con las listas o bases de datos creadas en hojas de clculo. Sirven para organizar de manera sencilla y rpida grandes cantidades de datos procedentes de dichas listas. Permiten agrupar y filtrar la informacin por cualquiera de los campos de la lista, creando una tabla-resumen.

Veremos el procedimiento de creacin de una tabla dinmica a partir de un:

Ejemplo:

Disponemos de una hoja de clculo con las horas trabajadas durante una semana por los programadores de una empresa en unos determinados proyectos, tal como aparece en la siguiente tabla:

EmpleadoProyectoFechaHoras

RodrguezContaplus Elite22/06/20139,5

PrezContaplus Elite22/06/20133,6

RoigNmina Plus23/06/20135,5

PrezFactplus24/06/20138

RodrguezNmina Plus23/06/20134

RodrguezFactplus26/06/201310

RoigContaplus Elite25/06/20134

PrezFactplus26/06/20137

RoigContaplus Elite25/06/2013 6,5

Queremos crear una tabla dinmica que muestre, para cada programador empleado de la empresa, en pginas individuales, el total de horas trabajadas en cada uno de los proyectos durante la ltima semana.

Procedimiento:

1st. Sitate en una de las celdas que contienen los datos (rango A1:D10) y ve a Datos (men principal), Asistente para tablas dinmicas. Se iniciar el Asistente, que consta de cuatro cuadros de dilogo consecutivos.

2nd. En el primer cuadro de dilogo (paso 1 de 4) se solicita el origen de los datos a organizar en forma de tabla dinmica. En este caso, dejamos la opcin preseleccionada (Lista o base de datos de Microsoft Excel) y pulsamos Siguiente.

3rd. El siguiente cuadro de dilogo (paso 2 de 4) permite seleccionar el rango de celdas en el que estn situados los datos a organizar. Si el propio asistente indica el rango correcto ($A$1:$D$10), pulsa Siguiente.Nota: tambin es posible realizar tablas dinmicas con datos existentes en otros libros de Excel. En tales casos, pulsaramos el botn Examinar... y buscaramos el libro en el disco y la carpeta correspondiente.

4th. 4.- En el tercer cuadro de dilogo (paso 3 de 4) se disear la distribucin de los campos en la tabla a crear.

En la parte derecha de la ventana se muestra un botn para cada campo de la lista y en la parte izquierda aparece el rea en donde se disear la tabla, que est dividida en cuatro secciones (PGINA, FILA, COLUMNA y DATOS), en las que se pueden colocar los distintos campos, pulsando sobre el botn del campo y arrastrndolo a una seccin.

A la hora de organizar los datos en nuestro ejemplo deber tenerse en cuenta lo siguiente:

El campo que se coloque en la seccin PGINA aparecer en forma de una lista desplegable desde la que se podr seleccionar aquel elemento del que se desee mostrar el resumen. Existir adems la posibilidad de mostrar el resumen correspondiente a cada empleado en una hoja diferente.

El campo que se coloque en la seccin FILA mostrar sus elementos como encabezados o ttulos de las filas en la tabla

El campo que se coloque en la seccin COLUMNA, mostrar sus elementos como encabezados de las columnas de la tabla

En cuanto al campo que se coloque en la seccin DATOS, sus datos se sometern a una determinada operacin de clculo: Suma (es la que se ofrece por defecto cuando los datos de este campo son todos numricos), Contar (la que se ofrece por defecto en los dems casos), Promedio, Mnimo, Mximo, Producto, etc.

En nuestro ejemplo, por tanto, colocaremos los campos del siguiente modo:

El campo Empleado en la seccin PGINA El campo Proyecto en la seccin FILA El campo Fecha en la seccin COLUMNA El campo Horas (que contiene los valores que queremos sumar) en la seccin DATOS, aceptando la funcin de SUMA que Excel propone por defecto.

Una vez diseada la tabla, pulsa Siguiente.

5th. El ltimo cuadro de dilogo (paso 4 de 4) te ofrece situar la tabla dinmica en una hoja nueva o en la misma hoja de clculo donde estn los datos. Selecciona la segunda opcin e indica la posicin de destino de la tabla dinmica tecleando (o seleccionando con el ratn) la direccin de la celda superior izquierda a partir de la cual se colocar la tabla.

Para acabar pulsa el botn Terminar y Excel crear la tabla dinmica.

Notas:

a) La forma elegida aqu para organizar los datos slo es una de entre todas las posibles. Cabe organizar los datos de otra manera; no obstante, hemos de procurar que la forma elegida sea la ms clara y fcil de interpretar.

b) Aunque los datos de una tabla dinmica tienen el mismo aspecto que cualquier hoja de clculo, no se pueden introducir ni editar los datos directamente en ella. Para modificar sus resultados debern modificarse forzosamente los datos a partir de los cuales se ha creado.

c) No obstante, las tablas dinmicas no se actualizan automticamente cuando los datos de origen cambian, sino que, cambiados los datos fuente es necesario seleccionar con el botn derecho del ratn una celda cualquiera de la tabla y elegir la opcin Actualizar datos del men contextual correspondiente.

d) Una vez creada la tabla dinmica, se puede cambiar fcilmente su diseo arrastrando los botones sombreados con los nombres de los campos a otras posiciones de la tabla (por esta razn se llaman dinmicas, precisamente)3

1Profesor: Carlos Toribio ValenzuelaCurso: Office

EJERCICIO 3 - TABLAS DINMICAS.

Ejercicio pas a paso.

1.- Abrir Excel 20102.- Crear los siguientes datos

3.- Guarda el libro con el nombre Ventas por mes en Mis documentos.

Vamos a crear una tabla dinmica para interpretar mejor estos datos.

4.- Selecciona el rango A1:F15.

5.- Haz clic en el botn Tabla dinmica de la pestaa Insertar.

6.- La opcin Seleccione una tabla o rango debera estar marcada y con el rango A1:F15 en la caja de texto.

7.- Marca Nueva hoja de clculo.

8 Pulsa en Aceptar.

9.- Se abrir el panel lateral de tablas dinmicas.

10.- Arrastra el campo MES a .

11.- Arrastra el campo CLIENTE a .

12.- Arrastra el campo TOTAL a .

13.- Arrastra el campo ARTICULO a .

El campo ARTCULO se aadir a los rtulos de Valores, vamos a cambiar esto porque lo queremos en los rtulos de fila.

14.- En el rea de Rtulos de fila despliega el campo Valores y selecciona la opcin Mover a rtulos de fila.

15.- Haz clic en el botn Encabezados de campo de la pestaa Opciones para quitar o dejar los encabezados de campo en la tabla dinmica.

Formateando los datos puede quedar algo como se muestra en la imagen.:

En estos momentos tenemos una tabla en la que se nos muestra por cada mes qu ha comprado cada cliente.

La fila Suma de Total General nos da lo que se ha comprado cada cliente en cada mes.Ahora vamos a filtrar los resultados.

Queremos ver solamente los datos del cliente Pedro Perez.

18.- Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral.

19.- Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos.

20.- Deselecciona todos los clientes menos Pedro Perez

21.- Pulsa Aceptar.

22.- Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados. 23.- Presenta tu tabla dinmica al Profesor: Carlos ToribioProfesor: Carlos Toribio Valenzuela

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