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INTRODUCCION GENERAL Si no ha trabajado nunca con Excel o con una hoja de cálculo, es recomendable antes de ingresar con este manejo de funciones, ver con más detalle qué es y para qué sirve una hoja de cálculo. El presente recorrido teórico contiene el desarrollo técnico práctico de alguna de las Funciones de Fecha y Hora, que se encuentran en Excel o una hoja de cálculo normal. Podrá practicar con los Ejercicios versados de Fechas y Horas, combinados con el paso a paso de cómo realizar su adecuado uso.

Introducción teórica Objetivos de Aprendizaje Introducción teórica y desarrollo teórico práctico de las funciones de Fecha y Hora. 1-. La teoria con Fechas y Horas en Excel Con Excel se pueden introducir valores de Fecha y Hora en una hoja de cálculo. La unidad de tiempo en Excel es el día. Cada día esta representado por un número de serie, que comienza en 1, y corresponde al domingo 1 de enero de 1900, y termina en 2.958.465, correspondiente al viernes 31 de diciembre del 9999 Cuando se coloca una fecha en una hoja de calculo, Excel la toma como un numero que representa la cantidad de días entre la fecha inicial, 1 de enero de 1900 y la fecha introducida.

Hagamos unas comprobaciones escribiendo algunas fechas:

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Lo primero que observamos es que las cuatro primeras están justificadas a la derecha (así se alinean las fechas por defecto) mientras que las tres últimas lo están a la izquierda (por defecto, los textos se alinean a la izquierda). Excel ha considerado válidas las fechas que están en el rango 01/01/1900 - 31/12/9999; las que están fuera, las ha tratado como textos. Si sumamos 1 a cada celda, obtendremos la fecha del día siguiente. En B1: =A1+1 Copiando la fórmula hacia abajo se obtiene:

El resultado es correcto en B1, B2, B3, pero en B4 no puede obtener el día siguiente; a Excel se le ha acabado el calendario. Los tres últimos resultados son errores lógicos ya que estamos sumando textos con números. Poniendo formato general, comprobaremos el número asociado a cada fecha válida. Para ello, seleccionamos el rango A1:B7, pulsamos Ctrl + 1 y, en la ficha Número, elegimos General. El resultado es:

Las fechas verdaderas se han convertido en números; las que Excel no considera válidas y los errores, no han sufrido variación. La celda B4, ahora que no está en formato fecha, ha sumado correctamente una unidad al valor de A4. Por ejemplo él número de serie 40832, representa el 16 de octubre del 2013, ese día corresponde a la cantidad de días entre la fecha indicada 16/10/2013 y el 1/1/1900.

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Si restamos dos fechas válidas, Excel restará los números asociados a dichas fechas y, en consecuencia, devolverá el número de días que hay entre ellas. En una celda se puede colcar directamente la formula: ="07/10/2013"-"05/06/2013" [Resultado: 124] De otra forma: En A1: 07/08/2011 En A2: 06/07/2011 En A3: = A1 – A2 [Resultado: 124] En caso de restar dos fechas y la primera es la mas reciente el valor se mostrará negativo.

La Hora representa la porción del día desde su inicio, 12 de la noche, hasta la hora indicada. La mitad de un día, corresponde a las 12 del mediodía, con un valor de 0,5. Las

8:00 de la mañana el 0,33 de un día. Al asignarles números de serie a los días, horas minutos y segundos, permite realizar cálculos de Fecha y Hora como se ejecutan cálculos con otros valores. Veamos, con unos ejemplos, cómo se almacenan las horas.

En una hoja nueva escribimos: Poniendo formato general obtenemos:

Todas las horas se almacenan como números decimales comprendidos entre 0 y 1. Así, las 6:00 (1/4 de día) se almacena como 0,25; las 12:00 (medio día) como 0,5; las 18:00 (3/4 de día) como 0,75.

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Entre las 0:00 y las 24:00 hay una diferencia de 1. Para calcular manualmente el número que le corresponde a 4 horas, 50 minutos y 15 segundos, recurriremos a la regla de tres simple que aprendimos en nuestros años juveniles.

Probemos otro ejemplo. En A1 ponemos una fecha; en B1, una hora; en C1, la misma fecha y hora combinadas.

¿Cómo se almacena la combinación de una fecha y una hora? Como siempre, lo sabremos poniendo un formato general.

Ocurre lo que era de prever. En C1 se ha almacenado la suma de A1 y B1. Por el momento es lo básico para saber del manejo de las Fechas y las horas en las hojas de cálculo, los ejemplos mostrados arriba han sido realizados con versiones de Excel de la Office-Microsoft. PROXIMO CAPITULO FORMATOS DE FECHAS Y HORAS