introducciÓn - minjusticia.gov.co · desarrollar para el periodo 2015 al 2019 un plan...

1

INTRODUCCIÓN

El Ministerio de Justicia y del Derecho es un entidad escindida del Ministerio del Interior

mediante la Ley 1444 de 2011, que con el objeto de dar cumplimiento al Decreto 2609 de

2012 sobre Gestión Documental expedido por el gobierno nacional y en la búsqueda de

ejecutar la Política de Gestión Documental aprobada por el Ministerio, ha previsto

desarrollar para el periodo 2015 al 2019 un Plan Institucional de Archivos –PINAR,

teniendo en cuenta el análisis de necesidades efectuado con la metodología DOFA y el

Diagnóstico Integral de Archivos elaborado en el 2013, así como los diferentes planes de

mejoramiento generados para dar respuesta las observaciones sobre el tema, de

entidades como la Contraloría General de la República, la Procuraduría General de la

Nación y el Archivo General de la Nación, y de las dependencias Oficina de Control

Interno y Oficina de Planeación en las visitas realizadas para el Sistema de Gestión de

Calidad de la entidad.

A partir de allí se identifican los aspectos críticos de la gestión documental del Ministerio y

teniendo como referente cuatro ejes articuladores, se priorizan las necesidades a

satisfacer y se establecen objetivos a desarrollar que les den respuesta y se establecen

los planes y proyectos que estarían involucrados en su solución.

Posteriormente se estructuran los planes o se identifica la participación en planes que no

pertenecen exclusivamente a gestión documental, estableciendo metas, fechas de

realización e indicadores para cada uno de ellos, asimismo, se elaboran una propuesta de

necesidad de recursos, en especial de talento humano, para proyectar las necesidades

financieras de los mismos.

Finalmente, se presenta esa priorización de necesidades y las herramientas de medición

para el seguimiento y control de su ejecución.

De esta forma se considera que al llevar a cabo este Plan Institucional de Archivo se

logrará mejorar la gestión documental de la entidad y responder a las exigencias que al

respecto se generan día a día.

2

1 CONTEXTUALIZACIÓN

La gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho está enmarcada en el

enfoque estratégico y de prestación de servicio de calidad expresado en:

1.1 MISIÓN

Formular, gestionar e implementar las políticas, planes, programas y proyectos de orden

nacional, en materia de justicia y amparo efectivo de los derechos, con el fin de contribuir

al fortalecimiento del Estado Social y Democrático de Derecho.

1.2 VISIÓN

El Ministerio de Justicia y del Derecho se proyecta para el 2018 como la institución líder

en la construcción de un sistema de justicia accesible, que juega un papel fundamental en

la creación de una sociedad con igualdad, equidad y seguridad y en la cual se garantiza el

goce efectivo de derechos y libertades.

1.3 PRINCIPIOS

Transparencia: Hacer de conocimiento público la información y el actuar personal.

Genera ambiente de confianza y seguridad.

Perseverancia: Es la actitud de ser constante en alcanzar un objetivo, en momentos que

uno se propone llegar a un final definido.

Cooperación: Consiste en el trabajo armónico llevado a cabo por parte de un grupo

para cumplir un objetivo compartido.

Efectividad: Medida del impacto la gestión.

Participación: Es el actuar cuando podemos ser fichas clave en un conjunto. Es aportar

lo que podemos dar, cuando es necesario para llegar a un fin en

conjunto.

1.4 VALORES

Responsabilidad: Cumplimiento de los deberes en forma oportuna y efectiva para

beneficio público, aceptando y asumiendo libremente las consecuencias

de nuestros actos y omisiones.

Respeto: Reconocimiento y valoración de la dignidad, los derechos y las creencias

de los demás, como base de la convivencia.

Vocación de Servicio: Dar para facilitar el cumplimiento de un proceso, resolver una

necesidad, demanda o solicitud, o satisfacer una expectativa de alguien,

de modo que tanto quien da como quien recibe puedan sentirse

agradados.

Solidaridad: Actuar desinteresadamente a favor de otra, mediante el apoyo

incondicional, para el logro de los objetivos y el bienestar de todos y

cada uno en particular.

3

Tolerancia: Aceptación y comprensión de la diversidad étnica, cultural, social,

religiosa y de opinión, reconociendo su individualidad y diferencias.

Aceptar a los demás como son.

1.5 POLITÍCA DE CALIDAD

El Ministerio de Justicia y del Derecho busca la satisfacción de las necesidades de la

sociedad en materia de justicia y amparo efectivo de los derechos, con una gerencia

pública eficaz y transparente, un talento humano comprometido y competente, y una

cultura de la calidad.

1.6 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y DE CALIDAD

Propiciar una Justicia eficaz y eficiente en el marco de una atención integral.

Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y proyectos de justicia

transicional propiciando la participación de los distintos sectores sociales y con

enfoque diferencial.

Diseñar, coordinar e implementar políticas, planes, programas y proyectos para la

prevención, persecución del delito y resocialización del delincuente.

Diseñar y coordinar las políticas e iniciativas del Estado colombiano para prevenir y

controlar la problemáticas de las drogas y actividades relacionadas.

Garantizar la debida inscripción del derecho a la propiedad y la información

inmobiliaria en Colombia.

Gerencia efectiva y desarrollo institucional.

4

2 ANALISIS DE SITUACION ACTUAL

2.1 MATRIZ DOFA (DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS, AMENAZAS)

A partir del diagnóstico contratado en el 2013 con la empresa Servicios Postales

Nacionales, del reporte en el Formulario Único de Reporte y Avance de la Gestión -

FURAG, los planes de mejoramiento presentados a la Procuraduría General de la Nación,

Contraloría General de la Republica, Archivo General de la Nación y a la Oficina de

Control Interno del Ministerio de Justicia y del Derecho, se obtiene el siguiente análisis

DOFA frente a la gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho.

2.1.1 Debilidades

2.1.1.1 Administrativas

Dentro de la estructura organizacional no existe la oficina, división o grupo de

gestión documental, la ubicación de las funciones de gestión documental están

inmersos en el Grupo de Gestión Administrativa a cargo de la Secretaría General,

siendo estas muy generales y no contemplan todos los aspectos que deben ser

plasmados en el Programa de Gestión Documental – PGD. Por lo anterior, la

gestión documental no se encuentra delegada a perfiles o cargos específicos y las

responsabilidades archivísticas se encuentran asignadas al Grupo de Gestión

Administrativa.

A pesar que la gestión documental corresponde a un único proceso en el Sistema

de Gestión de Calidad, el manejo de las responsabilidades de la administración de

correspondencia y del archivo (central y de gestión) se encuentran separados en

la práctica.

Los procesos administrativos presentan vacios en cuanto a la identificación del

flujo de documentos en especial para el manejo de las copias.

Dada las características que tiene en su conformación, el Comité Institucional de

Desarrollo Administrativo dispone de poco tiempo para el análisis y toma de

decisiones frente a la gestión documental.

Los funcionarios del Ministerio de Justicia y del Derecho, no cuentan con la cultura de gestionar la correspondencia de manera electrónica.

A pesar de contar con la herramienta tecnológica SIGOB, para la administración de la correspondencia, no se usa en todo su potencial por desconocimiento.

Debido a la falta de una política establecida institucionalmente, y dadas las

necesidades de la entidad, no toda la correspondencia de entrada y salida se

encuentra centralizada por la mesa de entrada y la de salida, respectivamente.

Existen vacios funcionales y de responsabilidades frente a la administración y

parametrización del SIGOB.

5

2.1.1.2 Personal

Hay insuficiente personal de planta para desarrollar las funciones y obligaciones

que implica la gestión documental, tanto en el área de archivo como en cada una

de las dependencias.

En los archivos de gestión no se cuenta con la suficiente capacitación para realizar

las labores de archivo técnicamente, presentando retraso en su conformación.

2.1.1.3 Espacio

Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión y central para el

almacenamiento de los archivos.

Insuficiente espacio para archivo de documentación de transferencias de entes

suprimidos o liquidados como: Fondo de Seguridad de la Rama de Justicia

liquidado, Dirección Nacional de Estupefacientes, Fondo del Antiguo Ministerio y

Fundación Social.

Tanto el archivo central como algunos archivos de gestión no cuentan con la

dotación, materiales e infraestructura suficiente para el almacenamiento de la

documentación.

2.1.1.4 Presupuesto

La asignación presupuestal para el proceso de gestión documental, se determina a

partir del presupuesto de la Secretaría General, quien a su vez establece un

porcentaje al Grupo de Gestión Administrativa, que como ordenador del gasto

genera proyectos de inversión y gastos de funcionamiento con ese centro de costo

fijando de esta manera presupuesto para la gestión documental, por lo cual, el

presupuesto está incluido en el del Grupo de Gestión Administrativa y no de forma

independiente.

Existe por inversión un proyecto para este grupo y no hay uno independiente para

las labores archivísticas. Para el 2015 no cuenta con recursos este proyecto.

2.1.1.5 Archivísticas

El proceso de gestión documental no se está llevando a cabo en las dependencias

y se requiere que en la administración de los archivos de gestión se incluyan

actividades de: Clasificación, ordenación, actualización, descripción, inventarios,

transferencias, transporte, recepción, conservación y consulta de documentos.

Los expedientes se encuentran desactualizados en su conformación en algunos

archivos de gestión.

Falta de descripción archivística en documentos del archivo central.

No se han realizado transferencias primarias al archivo central ni a Archivo

General de la Nación en el periodo de la Tabla de Retención Documental -TRD.

No existe un Plan de Transferencias.

Los funcionarios de las diferentes áreas imprimen o reproducen las

comunicaciones que requieren, desde el aplicativo de gestión de correspondencia,

lo que evidencia que no existe racionalización del recurso y duplicidad de

documentación.

6

2.1.1.6 Normalización

La entidad no cuenta con un Programa de Gestión Documental – PGD ni un

Sistema Integrado de Conservación - SIC

La Tabla de Retención Documental - TRD está pendiente de corregir y pasarla

para convalidación por el Archivo General de la Nación.

Falta mayor capacitación para la aplicación de Tabla de Retención Documental –

TRD.

Falta de elaboración de inventarios documentales para la totalidad los archivos de

gestión.

No existen las Tablas de Valoración Documental - TVD elaboradas para la

organización de los archivos del Fondo Acumulado.

Existe en el Sistema de Gestión de Calidad un proceso de gestión documental

pero hace falta su documentación integral, dado que en su mayoría fue apropiado

de la documentación de la entidad de la cual se escindió el Ministerio.

Por lo anterior, los procedimientos del Sistema de Calidad, en el proceso de

gestión documental presentan inconsistencias que deben corregirse.

Falta mayor especificación y definición en procedimientos, instructivos y guías

para correspondencia, archivo central y archivos de gestión.

2.1.2 Oportunidades

El Ministerio de Justicia y del Derecho es una entidad de reciente creación

(escindida del Ministerio del Interior) por lo que cuenta con un volumen documental

acumulado propio pequeño.

Del actual desarrollo de las funciones no hay un alto volumen documental

producido.

Es posible contar con espacios asignados de las entidades que pertenecen al

sector y que son liquidadas.

Dado la reciente creación de la entidad, es el momento oportuno para direccionar

la gestión documental acorde con la visión que tenga la administración.

2.1.3 Fortalezas

El Ministerio cuenta con el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo creado

mediante acto administrativo.

El Fondo Documental propio de la entidad es pequeño, lo que implica una facilidad

para la administración de las solicitudes al archivo central sobre esta

documentación.

La documentación del archivo central se encuentra inventariada.

Se cuenta con Cuadro de Clasificación Documental para los archivos de gestión.

Existe el Cuadro de Evolución Orgánica para el análisis de la documentación del

Fondo Documental.

Existe un instructivo para la organización de los archivos que se incluye en el

Sistema de Gestión de Calidad en el proceso de Gestión Documental.

7

El responsable de gestión documental realiza capacitaciones a las dependencias

sobre los temas relacionados con archivo.

El Ministerio cuenta con la herramienta tecnológica SIGOB para la administración

de la correspondencia que se encuentra en proceso de actualización.

Existe un espacio asignado para documentación recepcionada de entidades

suprimidas.

En general, la documentación de archivo se encuentra en buen estado sin

afectaciones de humedad, biológica o química.

2.1.4 Amenazas

Alto nivel de consulta de documentos del fondo de entidades suprimidas o

liquidadas.

Continúo seguimiento por parte de Archivo General de la Nación a la gestión

documental de la entidad.

Desgaste administrativo por elaboración de múltiples informes de seguimiento a

los planes de mejoramiento presentados.

Posibles transferencias de documentación de otras entidades liquidadas.

Traslado de sede.

Variedad de planes de mejoramiento elaborados para diferentes objetivos y metas

no cumplidos.

Alta rotación de personal en el área de gestión documental, en especial de los

contratistas.

Incertidumbre por los espacios asignados para el almacenamiento de los archivos.

Falta de presupuesto frente a infraestructura, dotación y personal necesario para

asumir la responsabilidades de la gestión documental.

Posible reestructuración administrativa.

2.2 EJES ARTICULADORES

Se establecen los siguientes ejes articuladores de la gestión documental en la entidad,

sobre los cuales sirven para análisis y par la valoración del impacto de las necesidades.

Administración de archivos: que incluye temas como Infraestructura, personal,

presupuesto, normatividad, políticas, procesos y

procedimientos.

Acceso a la información: incluye transparencia, servicio al ciudadano, participación y

acceso.

Preservación de la información: incluye conservación y almacenamiento.

Aspectos tecnológicos y de seguridad de la información: incluye infraestructura

tecnológica e seguridad informática.

Fortalecimiento y seguridad: Relación con otros modelos de gestión.

8

2.3 ASPECTOS CRITICOS

No. CRITICO

POR TEMA ASPECTO CRITICO

COMPONENTES RIESGO ASOCIADO

1 Política

Débil presencia institucional del tema gestión documental

El proceso de gestión documental no se encuentra consolidado en el Ministerio de Justicia y del Derecho, lo que se expresa en falta de personal asignado y débil presencia en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Bajo presupuesto asignado

Frenar la operatividad del proceso por falta de aprobación de acciones

Dispersión de responsabilidad del proceso de gestión documental de forma integral

2

Tecnología Subutilización de herramientas tecnológicas

Desaprovechamiento del uso del documento electrónico

Desperdicio de papel e incumplimiento meta política cero papel

Dificultad para la recuperación de información

2

Desconocimiento del uso herramienta tecnológica para el manejo de correspondencia

Pérdida de información

Obsolescencia de la herramienta por uso

Respuesta a solicitudes por fuera de términos

Pérdida de demandas

2

Existencia de documentos producidos y almacenados en medio electrónico sin control ni políticas de administración


Dificultad para la consolidación de resultados


2 Altos volúmenes de uso de soporte papel en comunicaciones


Duplicidad de información

2 No se aplica ningún medio alternativo para la consulta de documentos



3

Normalización

Deficiencia en la normalización y documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad

Deficiente normalización del proceso de gestión documental

Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios

Incumplimiento de exigencias legales



3 No se aplica un plan de transferencias documentales

Acumulación de documentación


Pérdida de la memoria institucional

3 No se han aprobado las Tablas de Retención Documental - TRD

Desorganización de los archivos de gestión




9

3 No se ha elaborado Tablas de Valoración Documental - TVD

Fondo acumulado desorganizado




3 No se ha elaborado Programa de Gestión Documental -PGD

Diferentes tipos de gestión de la documentación según criterios propios de los funcionarios




3 No se elaboran inventarios documentales en los archivos de gestión



3

Calidad

Flujos documentales incompletos

Pérdida de soporte e información

Cruce de información entre expedientes no conexos

No elaborar documentos que son requeridos

3

Deficiente documentación del proceso de gestión documental en el sistema de calidad

Duplicidad de actividades

Dificultad para la consolidación de resultados

Incumplimiento de exigencias del sistema de calidad

4

Archivo de gestión

Desorganización de archivos

Desorganización de los archivos de gestión

Falta de seguridad frente a la pérdida de los documentos

Acceso no autorizado a información

Fraccionamiento de expedientes y trámites


Expedientes incompletos

4 Dificultad para seguimiento a la trazabilidad de las comunicaciones


4 Falta de descripción archivística


5 Capacitaci

ón

Falta de capacitación archivística

Conocimiento deficiente por los funcionarios sobre las responsabilidades en gestión documental


Aplicación de criterios personales en la organización de archivos

6 Espacio Espacio inadecuado para los archivos

Insuficiente espacio para las áreas de archivo de gestión y archivo central o deficiente distribución

Deterioro de la documentación


Pérdida de la información

7 Organizaci

ón Fondo Acumulado

Fondo documental acumulado




10

2.4 VALORACION Y PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS*

Al evaluar los aspectos críticos con su impacto en los ejes articuladores de análisis, se obtiene el siguiente cuadro.

No. ASPECTO CRITICO

EJES ARTICULADORES

Prioridad Administración de archivos

Acceso a la información

Preservación de la

información

Aspectos tecnológicos y de seguridad

Fortalecimiento y articulación

Total

1

Débil presencia institucional del tema gestión documental

8 2 5 8 10 35 4

2 Subutilización de herramientas tecnológicas

5 10 4 10 5 34 3

3


10 10 10 10 8 48 1

4 Desorganización de archivos

10 10 6 5 7 38 2

5 Falta de capacitación archivística

10 10 5 5 2 32 5

6 Espacio inadecuado para los archivos

10 8 10 4 2 34 3

7 Fondo Acumulado 8 5 10 2 2 27 6

* Calificación de 1 a 10 63 55 50 44 36

En la columna de prioridad se observa que la normalización del proceso de gestión documental es el aspecto más relevante a

solucionar seguido de la desorganización de archivos.

11

3 VISION ESTRATÉGICA

Tomando como punto de partida el enfoque estratégico en calidad del Ministerio de Justicia y del Derecho se establece la siguiente Política de Gestión Documental para el mismo: El Ministerio de Justicia y del Derecho está comprometido con una gestión documental efectiva mediante actividades enfocadas a la correcta administración física y electrónica de los documentos durante su creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación, de manera que sirva como base para la toma de decisiones en el desarrollo de una justicia eficaz y eficiente, el diseño de políticas del sector justicia y como mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos misionales y del derecho de propiedad. Para ello cuenta con un talento humano comprometido y competente que aporta las mejores prácticas en la administración de documentos, priorizando la transparencia de sus actos.

12

4 OBJETIVOS

A partir de la política de gestión documental y los aspectos críticos priorizados, se

establece para el Plan Institucional de Archivos los siguientes objetivos:

4.1 OBJETIVO GENERAL

Nombre: Fortalecimiento de la Gestión Documental para una gerencia efectiva

Fortalecer el proceso de gestión documental del Ministerio de Justicia y del Derecho de

manera que los documentos de archivo respeten los principios archivísticos de orden

original y procedencia en la aplicación de la gestión documental, garanticen la

perdurabilidad y seguridad de la información, su inalterabilidad, autenticidad e integridad

en el sistema de gestión documental y se contribuya al uso racional de los recursos para

favorecer el medio ambiente.

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

El objetivo general se desglosa en los siguientes objetivos específicos:

Actualizar la normalización del proceso de gestión documental.

Centralizar funcionalmente la supervisión de la organización de los archivos de gestión.

Creación de un archivo intermedio (de la fase de archivo gestión a la fase de archivo central) para optimizar el uso de espacios en las dependencias.

Divulgar y capacitar en gestión documental a los usuarios internos.

Integrar los sistemas de información de la entidad en especial para los documentos catalogados de archivo.

Preservar la memoria de la entidad organizando el fondo documental acumulado.

Proyectar el proceso de gestión documental para la implementación de tecnologías para la gestión del documento físico y electrónico.

Custodiar los archivos de la entidad.

Prestar el servicio de correspondencia.

13

5 REFERENTE ESTRATÉGICO

Para dar solución a los aspectos críticos ya priorizados, se establece la siguiente relación

con los objetivos específicos y los planes proyectados:

PRIORIZACION

ASPECTOS CRITICOS OBJETIVOS PLANES

1


Elaborar instrumentos archivísticos

Plan de elaboración de instrumentos archivísticos y normalización del proceso (Ver 5.1)

Capacitar a los funcionarios sobre uso de instrumentos

Plan de Capacitación (Participación) (Ver 5.2)

Revisar y ajustar la formulación del proceso de Gestión Documental

Plan de elaboración de instrumentos archivísticos y normalización del proceso (Ver 5.1)

Formular procedimientos, instructivos y guías para las actividades del proceso de Gestión Documental

2 Desorganización de archivos

Centralizar funcionalmente los archivos de gestión

Plan de centralización archivos de gestión (Ver 5.3)

Crear de archivo intermedio Plan de centralización archivos de gestión (Ver 5.3)

Adquirir herramienta tecnológica para la gestión documental

Plan estratégico informático (Ver 5.8)

Capacitar a servidores sobre organización de archivos de gestión


3 Subutilización de herramientas tecnológicas

Capacitación a servidores sobre uso de software


4 Espacio inadecuado para los archivos

Remodelar y adecuar la infraestructura del archivo central

Plan para remodelar y adecuar la infraestructura (Ver 5.9)

5 Débil presencia institucional del tema gestión documental

Consolidar la presencia de la gestión documental en la planeación y dirección de la entidad

Plan consolidar presencia de gestión documental (Comité Institucional de Desarrollo Administrativo) (Ver 5.6)

6 Falta de capacitación archivística

Capacitar a servidores sobre la gestión documental en la entidad


7 Fondo documental acumulado

Organizar el fondo documental acumulado

Plan Organización fondo acumulado (Ver 5.4)

8 Administrar el servicio de correspondencia

Administración de correspondencia

Plan administración correspondencia (Ver 5.7)

9 Administrar archivo central incluye tema de transferencias

Administrar archivo central incluye tema de transferencias

Plan administración archivo central (Ver 5.5)

14

5.1 PLAN PARA ELABORACION DE INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS Y NORMALIZACION

DEL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

Objetivo: Elaborar los instrumentos archivísticos: Programa de Gestión Documental - PGD, Tabla

de Retención Documental - TRD y Sistema Integrado de Conservación – SIC, revisar y actualizar

los procedimientos, guías, instructivos existentes del proceso de gestión documental y realizar

asistencia técnica para su implementación.

Alcance del plan: Este plan involucra:

1. Elaborar los instrumentos archivísticos: Programa de Gestión Documental - PGD, Tabla de

Retención Documental - TRD y Sistema Integrado de Conservación – SIC a partir del diseño

con que ya cuenta la entidad y realizar asistencia para su implementación.

2. Realizar asistencia técnica para la implementación de las TRD a partir de las correcciones

efectuadas atendiendo las observaciones del Archivo General de la Nación.

3. Revisar los procedimientos, guías, instructivos existentes del proceso de gestión documental,

ajustarlos, actualizarlos y elaborar los faltantes.

Responsable: Coordinador Grupo Gestión Administrativa, profesional encargado gestión

documental.

Actividades y tiempos

No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA INICIO

FECHA FINAL

ENTREGABLE OBSERVACIONES

Programa de Gestión Documental - PGD

1 Levantamiento de información

Profesional Gestión Documental

Febrero 02 de 2015

Abril 30 de 2015

Documento de apoyo para la redacción del PGD

2 Elaboración de PGD


Febrero 16 de 2015

Junio 30 de 2015

PGD

3 Aprobación de PGD

Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Julio 1 de 2015

Julio 31 de 2015

Acta de comité Depende de la reuniones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

4 Asistencia Técnica para la Implementación de PGD


Marzo 2 de 2015

Diciembre 31 de 2015

Asistencias a capacitación

Inicia de forma paralela a la elaboración.

Sistema Integrado de Conservación - SIC

5 Levantamiento de información


Febrero 02 de 2015

Abril 30 de 2015

Se expresa en la elaboración del SIC

6 Elaboración de SIC


Febrero 16 de 2015

Junio 30 de 2015

SIC Documento paralelo al PGD

7 Aprobación de SIC

Comité Desarrollo

Julio 1 de 2015

Julio 31 de 2015

Acta de comité Se aprueba con el PGD

8 Asistencia Técnica para la

Profesional Gestión

Marzo 2 de 2015

Diciembre 31 de

Informes de Seguimiento de

Es parte de la gestión con la documentación

15

Implementación de SIC

Documental 2015 implementación inicia paralelo a su definición

Tabla de Retención Documental - TRD

9 Corrección de TRD


Febrero 2 de 2015

Marzo 31 de 2015

TRD Corregida

10 Aprobación de correcciones a TRD


Abril 6 de 2015

Mayo 15 de 2015

Acta de aprobación TRD aprobadas

Depende de aclaración del AGN sobre procedimiento a seguir y de la programación de reuniones del Comité

11 Entrega para aprobación por AGN

Secretario General

Mayo 19 de 2015

Junio 5 de 2015

Carta remisoria Depende de la aprobación por Comité

12 Asistencia Técnica para la Implementación de TRD


Enero 2 de 2015


Dependencia con TRD aplicada

Incluido en el Plan de Capacitación

Normalización del proceso de Gestión Documental en el sistema de calidad

13 Revisar y ajustar la formulación del proceso de Gestión Documental


Enero 2 de 2015

Marzo 31 de 2015

Proceso revisado

Actividad en coordinación con la oficina de planeación.

14 Formular procedimientos, guías e instructivos del proceso


Febrero 5 de 2015

Noviembre 30 de 2015

Proceso, guía o instructivo elaborado

Actividad en coordinación con la oficina de planeación.

Indicadores

INDICADORES

Indicador índice sentido meta Procesos archivísticos especificados en el PGD

Cantidad de procesos especificado/8 procesos * 100 Creciente 8

Asistencia para la implementación de PGD

Dependencia asistida/30 *100 Creciente 30

Avance en elaboración de SIC Cantidad de programas del SIC especificados/6 *100 Creciente 6

Asistencia para la implementación de SIC

Dependencia asistida/30 *100 Creciente 30

Tablas de Retención Documental corregida

TRD de corregida

Único 1

Proceso ajustado Proceso revisado/Proceso revisado Único 1

Procedimiento, guía o instructivo elaborado

Procedimiento, guía o instructivo elaborado/ 6 procedimiento, guía o instructivo requerido

Creciente 6

Recursos (Ver ítem 5.12)

16

5.2 PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Objetivo: Realizar inducción, reinducción y capacitación en gestión documental a funcionarios y

contratistas del Ministerio de Justicia y del Derecho.


4. Inducción, reinducción y capacitación a funcionarios y contratistas en Instrumentos

archivísticos aprobados para el Ministerio.

5. Inducción, reinducción, capacitación y asistencia técnica a funcionarios y contratistas sobre

organización de archivos de gestión y en gestión documental en general

6. Inducción, reinducción y capacitación a funcionarios y contratistas sobre uso del software de

correspondencia existente.


documental.



FECHA FINAL


Capacitación en instrumentos archivísticos

1 Capacitación en instrumentos


Julio 31 de 2015


Control de asistencia a capacitación

Inicia una vez sean aprobados los instrumentos, año a año esta actividad es continua

2 Capacitación y asistencia técnica en gestión documental con énfasis en archivos de gestión


Febrero 2 de 2015


Control de asistencia a capacitación / Acta de asistencia técnica

La actividad se desarrolla en dos frentes, capacitación y asistencia técnica a cada dependencia, año a año esta actividad es continua

3 Capacitación en uso de software


Enero15 de 2015


Control de asistencia a capacitación

Indicadores

INDICADORES

Indicador índice sentido meta Actividad de capacitación realizada en instrumentos archivísticos

Actividad de capacitación realizada/ Actividad de capacitación programada * 100

Creciente 100%

Actividad de capacitación realizada en archivos de gestión


Creciente 100%

Asistencia técnica realizada a dependencia

Actividad de asistencia técnica realizada/ Asistencia técnica programada * 100

Creciente 100%

Actividad de capacitación realizada en uso software


Creciente 100%


17

5.3 PLAN PARA CENTRALIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTION

Objetivo: Centralizar funcionalmente la organización de los archivos de gestión del Ministerio de

Justicia y del Derecho.


1. Ejecutar un plan piloto con tres (3) dependencias para la organización centralizada

funcionalmente de sus archivos de gestión.

2. Evaluación de plan piloto y definición de nuevas dependencias.

3. Organización de archivos de gestión no transferidos inicialmente (fondo acumulado en

dependencias).

4. Organizar centralizadamente los archivos de gestión de dependencias seleccionadas después

del piloto.

5. Crear y poner en funcionamiento el archivo intermedio.


documental, jefe de dependencia propietaria del archivo de gestión



FECHA FINAL


Plan Piloto

1 Evaluación de archivos de gestión a organizar


Enero 20 de 2015

Febrero 6 de 2015

Identificación de archivos a organizar

2 Organización de archivos de gestión


Febrero 2 de 2015


Expedientes actualizados y organizados

3 Evaluación del plan piloto




Definición de nuevos archivos de gestión a organizar

Organización de archivos de gestión no transferidos

4 Evaluación del estado de la organización de archivos de gestión por dependencia

Jefe dependencia propietaria de Archivo de gestión

Enero 2 de 2015

Enero 30 de 2015


Actividad responsable directamente por las dependencias bajo la asistencia técnica del gestión documental

5 Organización de rezago y archivos de gestión

Jefe dependencia propietaria de Archivo de gestión

Febrero 2 de 2015



Actividad responsable directamente por las dependencias bajo la asistencia técnica del gestión documental

Organización de nuevos archivos de gestión

6 Evaluación de archivos de gestión a organizar


Enero 20 de 2016

Febrero 5 de 2016


Cada año se realiza esta actividad

18

7 Organización de archivos de gestión


Febrero 02 de 2016


Continuo

Archivo intermedio

8 Asignación y preparación de espacio de archivo

Coordinador Grupo Gestión Administrativa



Espacio habilitado para archivo

9 Recepción de archivos de gestión para administrar


Febrero 5 de 2016


Archivos dispuestos en espacio asignado

Actividad continua año a año

10 Atención de consultas


Febrero 5 de 2016


Consulta atendida


Indicadores

INDICADORES

Indicador índice sentido meta Expedientes organizados plan piloto

Total de expedientes actualizados y organizados por dependencia/Total de expedientes con documentación para incorporar en la dependencia * 100

Creciente 90%

Expedientes organizados de rezago por la dependencia (actividad de la dependencia)

Total de expedientes del rezago actualizados y organizados por dependencia/Total de expedientes de rezago con documentación para incorporar en la dependencia * 100

Creciente 100%

Expedientes organizados de centralización de archivos de gestión

Total de expedientes actualizados y organizados por dependencia/Total de expedientes con documentación para incorporar en la dependencia * 100

Creciente 90%

Cajas administradas en archivo intermedio de archivos de gestión

Total de cajas de archivo de gestión recibidas para administrar por dependencia/ Total de cajas en archivo de gestión en las dependencias con posibilidad de entrega * 100

Este indicador se obtiene por dependencia.

Creciente 50%


19

5.4 PLAN PARA ORGANIZAR EL FONDO ACUMULADO

Objetivo: Organizar técnicamente el fondo documental acumulado del Ministerio de Justicia y del

Derecho.

Alcance del plan: Este plan involucra los fondos de entidades liquidadas y el propio del Ministerio

así:

Fondos:

AMJ - Antiguo Ministerio de Justicia, propio desde la creación.

FSR – Fondo de Seguridad de la Rama Judicial, entidad liquidada.

FUN – Fundación Social, entidad de existencia temporal liquidada.

MIJ – Ministerio del Interior y Justicia, Sección Viceministerio de Justicia.

DNE – Dirección Nacional de Estupefacientes, entidad liquidada.


documental


ACTIVIDAD RESPONSABLE

FECHA INICIO

FECHA FINAL

ENTREGABLE

OBSERVACIONES

1 Elaboración de Tablas de Valoración Documental por entidad


Julio 3 de 2015


Tabla de Valoración Documental

La aprobación de las tablas de valoración elaboradas la realiza el Archivo General de la Nación

2 Organización de archivos de cada fondo


Febrero 02 de 2015


Fondo Documental organizado

Cada uno de los fondos se organiza a partir de la elaboración de la Tabla de Valoración Documental

Indicadores

INDICADORES

Indicador índice sentido meta Tabla de Valoración Documental elaborada

Tabla de Valoración elaborada/5 *100 Creciente 100%

Cajas organizadas por fondo o metro lineal organizado por fondo

Caja intervenida por fondo /Cajas totales del fondo o Metro lineal intervenido por fondo con todo el proceso /Metro lineal Cajas totales del fondo

Creciente 100%


20

5.5 PLAN PARA ADMINISTRAR EL ARCHIVO CENTRAL

Objetivo: Disponer de la documentación del archivo central organizada y prestar el servicio de

consulta a la misma.


Recepción de transferencias primarias.

Realizar transferencias secundarias de documentación al Archivo General de la Nación.

Clasificación y organización de la documentación recibida.

Atención de consultas de información y préstamo, incluye proyección de respuestas

derechos de petición relacionados.


documental.



FECHA FINAL


1 Programar las transferencias primarias a recibir por el archivo central


Febrero 02 de 2015

Marzo 28 de 2015

Cronograma de Transferencia

Actividad que se realiza anualmente

2 Recepción de transferencias primarias


Febrero 02 de 2015


Acta de recepción de transferencia


3 Clasificar y organizar documentación recibida


Febrero 02 de 2015


Inventarios Documentales

Actividad continua dependiendo de transferencias realizadas

4 Atender consultas y prestar documentación del archivo central


Enero 02 de 2015


Respuesta a derechos de petición y consultas atendidas


5 Preparación de transferencia secundarias


Febrero 02 de 2016


Transferencia preparada

Depende de la aprobación de la TRD y las TVD por el Archivo General de la Nación

6 Entrega de transferencias al AGN


Febrero 15 de 2017


Transferencia realizada

Depende de la aprobación de la TRD y las TVD por el AGN

Indicadores

INDICADORES

Indicador índice sentido meta Transferencias primarias gestionadas

Transferencias recepcionadas/ Transferencia programadas * 100

Creciente 100%

Solicitudes de consultas atenidas Derechos de petición atendidos en tiempo/ Derechos de petición solicitados

Creciente 100%

Transferencias secundarias realizadas

Transferencias secundarias entregadas/ Transferencia programadas * 100

Creciente 100%


21

5.6 PLAN PARA CONSOLIDAR PRESENCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL

Objetivo: Fortalecer la presencia de la gestión documental a nivel directivo y en el Ministerio de

Justicia y del Derecho


Inclusión del tema de gestión documental en el Comité Institucional de Desarrollo

Administrativo.

Instruir al personal del nivel directivo sobre la importancia y responsabilidades sobre la

gestión documental.

Unificar las actividades de archivo y correspondencia bajo una misma dependencia.

Responsable: Secretario General, Coordinador Grupo Gestión Administrativa, profesional

encargado gestión documental.



FECHA FINAL


1 Participar en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo


Enero 02 de 2015


Se participa para incluir los temas de archivo pendientes de aprobación

2 Capacitar al personal directivo


Enero 02 de 2015


Evento de capacitación

3 Unificar actividades de archivo y correspondencia

Secretario General

Enero 02 de 2015


Depende de la reestructuración

Indicadores

INDICADORES

Indicador índice sentido meta Asistencia a Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Cantidad de comités en que se participó /Comité programado * 100

Creciente 70%

Evento de instrucción o capacitación realizado individual

Evento de instrucción ejecutado /10 * 100 Creciente 100%


22

5.7 PLAN PARA ADMINISTRAR CORRESPONDENCIA

Objetivo: Recepcionar y enviar la documentación oficial del Ministerio de Justicia y del Derecho


Recepcionar y registrar la documentación a través de la ventanilla única de entrada y que

va dirigida a las diferentes dependencias de Ministerio

Enviar y registrar la documentación a través de la mesa de salida y que va dirigida de las

diferentes dependencias del Ministerio hacia el exterior (entidades y personas diferentes

del mismo Ministerio).

Responsable: Secretario General, Coordinador Grupo Gestión Administrativa, Profesional

encargada correspondencia.



FECHA FINAL ENTREGABLE OBSERVACIONES

1 Recibir y registrar la correspondencia recibida Incluye: Recepción, clasificación, distribución, digitalización y registro

Profesional Correspondencia

Enero 02 de 2015


Correspondencia registrada

2 Enviar y registrar la correspondencia de salida Incluye: Recepción para envío, registro, clasificación por medio de envío, elaboración de planillas, control, devoluciones.

Profesional Correspondencia

Enero 02 de 2015


Registro correspondencia enviada

Indicadores

INDICADORES

Indicador índice sentido meta Registro de correspondencia recibida

Cantidad de documentos registrados / Cantidad de documentos recibidos

Creciente 100%

Registro correspondencia despachada

Cantidad de documentos despachados al exterior del MJD / Cantidad de documentos preparados por las dependencias del MJD y entregados para enviar al exterior de la entidad

Creciente 100%


23

5.8 PLAN ADQUISICIÒN TECNOLOGÍA PARA GESTIÓN DOCUMENTAL

(Adición al Plan estratégico Informático)

Objetivo: Adquirir una solución tecnológica para la gestión documental integral del Ministerio de

Justicia y del Derecho


Levantamiento de requerimiento y necesidades en los procesos de gestión documental

Elaborar estudio de mercado y análisis de casos

Plan piloto de adquisición y desarrollo para un proceso de la gestión documental

Evaluación y ajustes de sistema.

Adquisición integral de la herramienta tecnológica

Implementación del sistema.


encargada correspondencia, Subdirector de Sistemas.

Actividades y tiempos No ACTIVIDAD RESPONSABLE FECHA

INICIO FECHA FINAL


1 Levantar los requerimientos y necesidades de desarrollo tecnológico para la gestión documental


Marzo 1 de 2016

Junio 30 de 2016

Requisitos del sistema de gestión documental automatizado

Requerimientos desde el punto de vista del usuario final, no tecnológicos

2 Elaborar estudio de mercado y analizar casos de éxito


Julio 5 de 2016


Estudio de mercado

3 Adquisición de herramienta tecnológica para plan piloto

Subdirector Sistemas Jefe Grupo Administrativo

Enero 11 de 2017

Julio 28 de 2017

Contrato de desarrollo o adquisición

4 Implementar herramienta tecnológica

Subdirector Sistemas Profesional Gestión Documental

Julio 28 de 2017


5 Evaluar plan piloto y realizar ajustes


Julio 28 de 2017


6 Adquisición de módulos adicionales del sistema

Subdirector Sistemas Jefe Grupo Administrativo

Enero 11 de 2018

Julio 27 de 2018

Contrato de desarrollo o adquisición

7 Implementar nuevos módulos


Julio 30 de 2018


Indicadores

INDICADORES

Indicador índice sentido meta Software adquirido por módulos Módulos adquiridos Creciente 8


24

5.9 PLAN PARA REMODELAR Y ADECUAR ARCHIVO CENTRAL

(Adición al Plan de Compras y Adquisiciones)

Objetivo: Remodelar el espacio asignado al archivo central del Ministerio y adecuar la

infraestructura con que se cuenta para administrar y conservar la documentación acorde con la

normatividad vigente.


Estudio y evaluación de necesidades de adecuaciones a infraestructura (estantería).

Ejecución de estudio de mercado (solicitud de cotizaciones)

Elaboración de estudios previos

Contratar ejecución de remodelación y adecuaciones

Seguimiento a contrato


encargada correspondencia.



FECHA FINAL


1 Estudio y evaluación de necesidades de adecuaciones a infraestructura.


Enero 5 de 2015

Marzo 13 de 2015

2 Elaborar estudio de mercado


Marzo 16 de 2015

Abril 30 de 2015

Estudio de mercado

3 Elaborar estudios previos

Coordinador Grupo Gestión Administrativa, Profesional Gestión Documental

Mayo 1 de 2015

Junio 12 de 2015

Estudios previos

4 Contratar remodelación y adecuaciones

Secretario General Coordinador Grupo Gestión Administrativa, Profesional Gestión Documental

Junio 13 de 2015

Septiembre 30 de 2015

Contrato

5 Seguimiento a ejecución

Coordinador Grupo Gestión Administrativa, Profesional Gestión Documental

Octubre 1 de 2015


Acta de finalización

Indicadores

INDICADORES

Indicador índice sentido meta Avance en inmueble remodelado y adecuado

Avance en ejecución de contrato/ actividades contratadas * 100

Fijo 100%


25

5.10 MAPA DE RUTA

La ejecución de los planes en el tiempo se puede observar en el siguiente cuadro:

PLAN

EJECUCION

CORTO PLAZO

MEDIANO PLAZO LARGO PLAZO

2015 2016 2017 2018 2019

Plan Elaboración instrumentos archivísticos

Plan de Capacitación

Plan de centralización archivos de gestión

Plan organización Fondo Acumulado

Plan administración archivo central

Plan consolidación presencia institucional

Plan Administración correspondencia

Plan adquisición tecnológica

Plan remodelación y adecuación espacios

26

5.11 CONTROL Y SEGUIMIENTO

Con el objeto de controlar el avance de cada uno de los planes propuestos se colocan los indicadores y metas para el periodo

planeado, así:

PLAN INDICADOR formula de medición

UNIDAD DE MEDIDAD

META ANUAL

PERIODO DE MEDICION 2015

Meta Trimestral METAS POR AÑOS

OBSERVACION

1 2 3 4 TOTAL 2016 2017 2018 2019

PLAN ELABORACION DE INSTRUMENTOS

Procesos archivísticos especificados en el PGD

Proceso 8 4 4 8

Aunque son paralelos algunos su medición se realiza por proceso

Asistencia para la implementación de PGD Dependencia 30 0 6 12 12 30 30 30 30 30

Inicia paralela con algunas actividades que ya están especificadas y que pueden desarrollarse en conjunto con el plan de capacitación

Avance en elaboración de SIC

Programa 6 3 3 6 El SIC cuenta con 6 programas que se deben elaborar

Asistencia para la implementación de SIC Dependencia 30 0 6 12 12 30 30 30 30 30

Algunas actividades inician paralelamente como reforzamiento de las que ya se realizan, las demás hasta la aprobación del instrumento

Tablas de Retención Documental corregida

Tabla 1 1 1

Las observaciones del AGN son de carácter general y afectan a la totalidad de las dependencias.

Proceso ajustado Proceso 1 1 1

Según directrices de la administración

Procedimiento, guía o instructivo elaborado

Documento 6 1 1 2 2 6 Ajustes a los existentes y elaboración de nuevos

27


UNIDAD DE MEDIDAD

META ANUAL



OBSERVACION

1 2 3 4 TOTAL 2016 2017 2018 2019

PLAN DE CAPACITACION

Actividad de capacitación realizada en instrumentos archivísticos

Evento 6 3 3 6

Se cuenta por evento realizado

Actividad de capacitación realizada en archivos de gestión

Evento 20 5 5 5 5 20 20 20 20 20

Total de dependencias afectadas directamente 20

Asistencia técnica realizada a dependencia

Evento 72 18 18 18 18 72 72 72 72 72 72 eventos a razón de 2 eventos por mes por 3 personas

Actividad de capacitación realizada en uso software

Evento 24 3 3 3 3 12 24 24 24 24

Ejecutado por personal de planta

28


UNIDAD DE MEDIDAD

META ANUAL



OBSERVACION

1 2 3 4 TOTAL 2016 2017 2018 2019

PLAN CENTRALIZACION

ARCHIVOS DE GESTION

Expedientes organizados plan piloto

Expediente 90% 20 20 25 25 90

Medición en porcentaje sobre el total de documentación producida para los expedientes

Expedientes organizados de rezago por la dependencia

Porcentaje Expediente

100% 25 25 25 25 100

Medición en porcentaje sobre el total de documentación producida para los expedientes, responsable la dependencia propietaria del archivo

Expedientes organizados de centralización de archivos de gestión metas para los años 2016,2017,2018, 2019

Porcentaje Expedientes

90% 90% 90% 90% 90%

Medición en porcentaje sobre el total de documentación producida para los expedientes

Cajas administradas en archivo intermedio de archivos de gestión

Cajas 90% 50% 75% 90% 90%

La medición se realiza frente a las cajas de archivo de gestión con posibilidad de entrega por parte de la dependencia responsable.

29


UNIDAD DE MEDIDAD

META ANUAL



OBSERVACION

1 2 3 4 TOTAL 2016 2017 2018 2019

PLAN ORGANIZACIÓN

FONDOS ACUMULADOS

Tabla de Valoración Documental elaborada

Tabla por fondo

1 1 1 4

Cajas organizadas por fondo o metro lineal organizado por fondo

Caja 27600 300 500 500 300 1600 2000 8000 8000 8000

En 2015 se realiza una organización previa a la elaboración de TVD en series que lo permiten

PLAN ADMINISTRACION

ARCHIVO CENTRAL

Transferencias primarias gestionadas

Transferencia 15 2 4 4 5 15 15 15 15 15 Depende de aplicación de TRD y gestión de las propias oficinas

Solicitudes de consultas atenidas

Porcentaje Consulta

100% 100% 100% 100% 100% 100% Depende de las solicitudes realizadas

Transferencias secundarias realizadas

Transferencia 1 1 1 1

Depende de la aprobación de la TRD y las TVD por el Archivo General de la Nación

PLAN CONSOLIDACION

PRESENCIA

Asistencia a Comité Institucional de Desarrollo Administrativo

Porcentaje Evento

70% 70% 70% 70% 70% 70%

Depende de los Comités Institucionales de Desarrollo administrativo programados

Evento de instrucción o capacitación realizado

Evento 10 2 2 3 3 10 10 10 10 10

Individualmente, solo a directivos participantes en Comité Institucional de Desarrollo Administrativo que deciden sobre la gestión documental.

30


UNIDAD DE MEDIDAD

META ANUAL

PERIODO DE MEDICION 2015 Meta Trimestral

METAS POR AÑOS OBSERVACION

1 2 3 4 TOTAL 2016 2017 2018 2019

PLAN ADMINISTRACION

CORRESPONDENCIA

Registro de correspondencia recibida

Porcentaje Documentos

100% 100% 100% 100% 100% 100%

Depende de la cantidad de documentos recibidos

Registro correspondencia despachada

Porcentaje Documentos

100% 100% 100% 100% 100% 100%

Depende de la cantidad de documentos enviados

PLAN ADQUISICION TECNOLOGICA

Software adquirido

Módulo 8 1 7

Al adquirir el piloto se adquiere el modulo central de administración del software que después no debe adquirirse

PLAN REMODELAR Y ADECUAR ARCHIVO

CENTRAL

Avance en inmueble remodelado y adecuado

Actividad 100% 100% 100%

Inclusión en el plan de adquisiciones y contratación del ministerio.

31

5.12 RECURSOS

En el siguiente cuadro se presenta una proyección de costos en que se puede incurrir para la ejecución de cada uno de los planes propuestos.

Tipo Activ. Características

EJECUCION PRESUPUESTO COSTOS CONTRATACION (miles)

2015 2016 2017 2018 2019 Planta Contrato Funcio/

Contrato Inversión

Costo base 2014

2015 2016 2017 2018 2019 Total Vr.

Absoluto

Q Costo Q Costo Q Costo Q Costo Q Costo

PLAN ELABORACION INSTRUMENTOS

H 1,2,4,5,6,8, 14

Profesional X 6.000

1

66.000

66.000

H 9,13 Profesional X NA -

M NA -

PLAN DE CAPACITACION -

H 1,3 Profesional X NA

1

-

H 2 Profesional X

1.892

1

20.812

1

21.436

1

22.079

1

22.742

1

23.424

110.494

H 2 Técnico X

2.470

1

27.170

1

27.985

1

28.825

1

29.689

1

30.580

144.249

H 2 Asistencial 3 X

2.876

1

31.636

1

32.585

1

33.563

1

34.570

1

35.607

167.960

M NA

PLAN CENTRALIZACION ARCHIVOS DE GESTION -

H 1,3, 6 Profesional X NA

1

-

H 2, 7, 9 Técnico X X

2.470

2

54.340

4

111.940

4

115.299

4

118.758

4

122.320

522.657

H 2, 7, 10 Asistencial 1 X X

1.980

7

152.460

14

314.068

14

323.490

14

333.194

14

343.190

1.466.402

H 2, 7, 10 Asistencia 2 X X

1.693

1

18.623

2

38.363

2

39.514

2

40.700

2

41.921

179.121

M NA

32




Contrato Inversión

Costo base 2014

2015 2016 2017 2018 2019 Total Vr.

Absoluto

PLAN ORGANIZACION FONDO ACUMULADO -

H 1 Profesional X NA

1

-

H 1 Profesional X X 30.000 -

4

30.000

30.000

H 2 Técnico X X

2.470

1

27.170

2

55.970

2

57.649

2

59.379

2

61.160

261.328

H 2 Asistencial 1 X X

1.980

4

87.120 10

224.334 10

231.064 10

237.996 10

245.136 1.025.650

M

PLAN ADMINISTRACION ARCHIVO CENTRAL -

H 1,2,,3,4,

5, 6 Profesional

X NA 1

-

H 2,3,4, 6 Técnico X

2.470

1

27.170

1

27.985

1

28.825

1

29.689

1

30.580

144.249

H 2,3,4, 6 Asistencial 1 X

1.980

1

21.780

1

22.433

1

23.106

1

23.800

1

24.514

115.633

PLAN CONSOLIDACION PRESENCIA INSTITUCIONAL -

H 1,2,3, Profesional X NA

1

-

PLAN ADMINISTRACION CORRESPONDENCIA -

H 1,2 Profesional X NA

1

-


1

-

H 2 Técnico X NA

1

-

H 1 Auxiliar Adtivo X NA

2

-

H 2 Asistencial 1 X

1.980

6

21.780

6

22.433

6

23.106

6

23.800

6

24.514

115.633

33




Contrato Inversión

Costo base 2014

2015 2016 2017 2018 2019 Total Vr.

Absoluto

PLAN ADQUISICION TECNOLOGICA - ESTRATEGICO INFORMATICA -


1

1

-

T 1 Modulo softw X

1

1.000.000

8

2.000.000

3.000.000

PLAN REMODELACION INFRAESTRUCTURA -


1

1

-

I 1 Contrato de

remodelación y adecuación*

X

500.000

1

500.000

500.000

H Humano

* El valor de las obras se definirá en el análisis de necesidades y estudio de mercado.

I Inmuebles T Tecnología

34

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR

2015-2019

Grupo de Gestión Administrativa

Gestión Documental

2014

35

MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR 2015-2019


Yesid Reyes Alvarado, Ministro

Alvaro Gómez Trujillo, Secretario General

Isaías Sánchez Rivera, Jefe Oficina de Planeación

Pedro Ricardo Torres Báez, Jefe Oficina Jurídica

Licette Moros León, Coordinadora Grupo Gestión Administrativa

Ana María Ramos Serrano, Viceministra de Promoción de Justicia

Miguel Samper Strauss, Viceministro de Política Criminal y Justicia Restaurativa

Elaborado: Juan Manuel Morales Daza, Contratista

Revisado: Iana Kalioujnaia, Profesional Gestión Documental

Bogotá D.C., Diciembre de 2014

36

Tabla de contenido 1 CONTEXTUALIZACIÓN ................................................................................................................. 2

1.1 MISIÓN ................................................................................................................................ 2

1.2 VISIÓN ................................................................................................................................. 2

1.3 PRINCIPIOS .......................................................................................................................... 2

1.4 VALORES .............................................................................................................................. 2

1.5 POLITÍCA DE CALIDAD ......................................................................................................... 3

1.6 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y DE CALIDAD ........................................................................... 3

2 ANALISIS DE SITUACION ACTUAL ................................................................................................ 4

2.1 MATRIZ DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas, Amenazas) ................................. 4

2.1.1 Debilidades .................................................................................................................. 4

2.1.2 Oportunidades ............................................................................................................ 6

2.1.3 Fortalezas .................................................................................................................... 6

2.1.4 Amenazas .................................................................................................................... 7

2.2 EJES ARTICULADORES .......................................................................................................... 7

2.3 ASPECTOS CRITICOS ............................................................................................................ 8

2.4 VALORACION Y PRIORIZACION DE ASPECTOS CRITICOS* ................................................. 10

3 VISION ESTRATÉGICA ................................................................................................................ 11

4 OBJETIVOS ................................................................................................................................. 12

4.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 12

4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS .................................................................................................... 12

5 REFERENTE ESTRATÉGICO ......................................................................................................... 13

5.1 PLAN PARA ELABORACION DE INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS Y NORMALIZACION DEL

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL .......................................................................................... 14

5.2 PLAN DE CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL ...................................................... 16

5.3 PLAN PARA CENTRALIZAR LOS ARCHIVOS DE GESTION .................................................... 17

5.4 PLAN PARA ORGANIZAR EL FONDO ACUMULADO ........................................................... 19

5.5 PLAN PARA ADMINISTRAR EL ARCHIVO CENTRAL ............................................................ 20

5.6 PLAN PARA CONSOLIDAR PRESENCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL ............................. 21

5.7 PLAN PARA ADMINISTRAR CORRESPONDENCIA ............................................................... 22

5.8 PLAN ADQUISICIÒN TECNOLOGÍA PARA GESTIÓN DOCUMENTAL ................................... 23

5.9 PLAN PARA REMODELAR Y ADECUAR ARCHIVO CENTRAL ................................................ 24

37

5.10 MAPA DE RUTA ................................................................................................................. 25

5.11 CONTROL Y SEGUIMIENTO ................................................................................................ 26

5.12 RECURSOS ......................................................................................................................... 31

38

PPOOLLÍÍTTIICCAA DDEE GGEESSTTIIÓÓNN DDOOCCUUMMEENNTTAALL

El Ministerio de Justicia y del Derecho está comprometido con una gestión documental efectiva mediante actividades enfocadas a la correcta administración física y electrónica de los documentos durante su creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación, de manera que sirva como base para la toma de decisiones en el desarrollo de una justicia eficaz y eficiente, el diseño de políticas del sector justicia y como mecanismo de prueba del desarrollo de los objetivos misionales y del derecho de propiedad. Para ello cuenta con un talento humano comprometido y competente que aporta las mejores prácticas en la administración de documentos, priorizando la transparencia de sus actos.

introducciÓn - minjusticia.gov.co · desarrollar para el periodo 2015 al 2019 un plan...

Documents