introduccion de proceso administrativo
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Introducción al Proceso Administrativo: planeación y toma de decisiones
Por Lic. Gabriel Leandro, MBA
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Contenido: • Administración: Definición, naturaleza y propósito de
la administración – Algunos planteamientos del pensamiento
administrativo – Funciones de los administradores
• Planeación: Tipos de planes – Pasos y objetivos de la planeación – Estrategias, políticas y proceso de la planeación
estratégica • Toma de decisiones:
– Importancia y limitaciones del proceso de toma de decisiones
– Evaluación de alternativas de decisión www.auladeeconomia.com
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Administración: Definición
• Es el proceso de:
–planear,
–organizar,
–dirigir y
– controlar
• los esfuerzos de los miembros de la organización, y de aplicar los demás recursos de ella para alcanzar las metas establecidas
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El proceso administrativo
• El proceso administrativo consiste básicamente en una serie de actividades relacionadas conducentes a alcanzar los objetivos organizacionales
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El proceso administrativo
• El proceso administrativo tiene cuatro elementos básicos:
1. Alcance de objetivos
2. Por medio de personas
3. Mediante técnicas
4. En una organización
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Funciones de la administración
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Planeación
Organización
Integración de personal
Dirección
Control
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Funciones de la administración
• Planeación:
• Implica determinar misiones y objetivos
• Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos
• Requiere la toma de decisiones
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Funciones de la administración
• Organización:
• Supone el establecimiento de una estructura de los papeles que cada persona debe desempeñar
• Se asignan las tareas necesarias a las personas idóneas para el cumplimiento de los objetivos y metas
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Funciones de la administración
• Integración de personal:
• Implica identificar los requerimientos de los puestos de trabajo
• Reclutar y seleccionar las personas idóneas
• Evaluar, compensar y capacitar al personal
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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
• Taylor: padre de la administración científica
• Aplica el método científico para mejorar los métodos de producción
• Se basaba en el concepto del hombre económico
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Funciones de la administración
• Dirección:
• Se refiere a ejercer influencia sobre los individuos para que colaboren en el logro de las metas organizacionales
• Implica liderazgo, autoridad, poder, motivación, comunicación
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Funciones de la administración
• Control:
• Consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar que se alcance lo planeado
• Implica evaluar el desempeño de los individuos y de la empresa
• Requiere medir productividad, desperdicio, variaciones presupuestarias, etc.
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Funciones de la administración
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Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Co
ntr
ol
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Habilidades administrativas
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Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Hab
ilid
ad
es t
écn
icas
Habilidades
humanas
Habilidades de
conceptuali-
zación
y diseño
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Habilidades administrativas
• Habilidad técnica
• Habilidad humana
• Habilidad de conceptualización
• Habilidad de diseño
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Administración:
Definición, naturaleza y propósito de la administración
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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
• Fayol: padre de la teoría administrativa moderna
• Determina funciones administrativas: técnicas, financieras, comerciales, etc.
• Propone 14 principios de la administración: división del trabajo, autoridad-responsabilidad, disciplina, unidad de mando, orden, equidad, etc.
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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
• McGregor: teoría X y teoría Y
• Teoría X: al empleado ordinario le desagrada el trabajo, es perezoso, tiene poca ambición y debe ser dirigido, obligado o amenazado con castigos para que dé un buen rendimiento
• Teoría Y: la persona puede disfrutar del trabajo, adherirse a los objetivos organizacionales y buscar la responsabilidad
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Teoría X Teoría Y
Las personas no gustan del
trabajo y lo evitan
El trabajo puede ser fuente
de satisfacción
Las personas deben ser
controladas y amenazadas
Las personas pueden ejercer
autocontrol y autodirección
El ser humano trata de evitar
las responsabilidades
Las personas aceptan y
asumen responsabilidades.
El ser humano medio tiene
poca ambición.
El ser humano tiene
imaginación, creatividad e
ingenio
Las personas se preocupan
principalmente de su propia
seguridad.
Se puede conseguir una
mayor utilización del
potencial humano www.auladeeconomia.com
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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
• Likert: Sistemas de dirección
• Sistema 1: Sistema autoritario y fuerte: La cima de la organización centraliza la toma de decisiones
• Sistema 2: Sistema autoritario benévolo: Existe más de confianza y comunicación, pero aun la interacción humana es poca y las decisiones centralizadas
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Algunos planteamientos del pensamiento administrativo
• Likert: Sistemas de dirección
• Sistema 3: Sistema participativo consultivo: mayor interacción a nivel personal y mayor apertura en la toma de decisiones,
• Sistema 4: Sistema participativo de grupo: confianza completa, las personas sienten responsabilidades en todos los niveles de la organizaciones
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Enfoque sistémico de proceso administrativo
• Un sistema es:
–un conjunto de elementos dinámicamente relacionados
–que desarrollan una actividad para alcanzar un objetivo
–operando sobre insumos tomados del medio externo
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Enfoque sistémico de proceso administrativo
• La empresa se ve como un sistema:
• Un sistema abierto
• Un sistema complejo (implica subsistemas)
• Un sistema dinámico
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Planeación, estrategias y políticas
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Planeación
• Implica determinar misiones y objetivos
• Determinar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos
• Requiere la toma de decisiones
• Tiende el puente entre el punto donde se está y el punto hacia donde se desea ir
• Planeación y control son inseparables
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Planeación Implementación
de los planes Control
Desviación
con respecto
a lo planeado Acciones correctivas
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Tipos de planes
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Misión
Objetivos y metas
Estrategia
Políticas
Procedimientos y reglas
Programas
Presupuestos
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Misión
• En la misión se identifica la función o tarea básica de una empresa o una parte de ella
• En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea esencial que la sociedad les asigna
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Misión
• Algunas veces la misión se sustenta en valores corporativos
• Los valores constituyen la forma en que la empresa se percibe a sí misma y a quienes la integran y rodean
• Los valores dan forma a su filosofía
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Objetivos y metas
• Los objetivos son los fines que se persiguen por medio de una u otra actividad
• Representan el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control
• Las metas se diferencian porque son medibles o verificables objetivamente: responden a preguntas como: qué, cuánto, cuándo.
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Estrategias
• Se relacionan con la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de los recursos necesarios para su cumplimiento
• Es un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión
• Es el patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a través del tiempo
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Políticas
• Consisten en enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones
• Ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas
• Vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta
• Permiten delegar autoridad sin perder control
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Procedimientos
• Permiten establecer un método para el manejo de actividades futuras
• Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas
• Son guías de acción, no de pensamiento, en las que se detalla la manera exacta en que debe realizarse algo
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Reglas
• Exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de las personas
• Implican una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización u omisión de una acción
• La diferencia entre las políticas y las reglas es que las políticas orientan decisiones en las que se puede actuar a discreción, pero en las reglas no se permite la discrecionalidad
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Programas
• Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesario para llevar a cabo un curso de acción dado
• Generalmente se apoyan en presupuestos
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Presupuestos
• Es una formulación de resultados expresados en términos numéricos
• Puede expresarse en términos monetarios o de unidades físicas (tiempo, unidades de producto, etc.)
• Es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas
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Metas
Planes estratégicos
Planes operacionales Para actividades
no recurrentes
Planes de un solo uso
Programas
y
Proyectos
Presu-
pues-
tos
Planes permanentes
Políticas
Procedimientos
Reglas
Para actividades
recurrentes
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Pasos de la planeación
• 1. Análisis situacional:
–Ambiente interno:
• Fortalezas
• Debilidades
–Ambiente externo:
• Oportunidades
• Amenazas
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Pasos de la planeación
• 2. Establecimiento de objetivos y metas:
–Responder a preguntas como:
• Dónde se quiere estar?
• Qué se desea hacer y cuándo?
• Etc.
• Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave
• Objetivos por jerarquía organizacional: estratégicos, operacionales, generales, individuales, etc.
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Pasos de la planeación
• 3. Desarrollo de premisas:
• Pronosticar condiciones internas y externas en que se operará:
• Volumen de ventas? Precios? Productos? Adelantos técnicos? Costos? Salarios? Políticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.
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Pasos de la planeación
• 4. Identificación de cursos de acción alternativos:
• Es necesario identificar las mejores alternativas de acción
• Examinar sus ventajas y desventajas
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Pasos de la planeación
• 5. Evaluación de las alternativas:
• Evaluar los distintos cursos alternativos de acción a la luz de las premisas establecidas (paso 3) y las metas que se desea alcanzar (paso 2) de acuerdo con el entorno que enfrenta la empresa (paso 1)
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Pasos de la planeación
• 6. Selección de un curso de acción:
• Se toma una decisión
• Se elige el que se pueda considerar como el mejor curso de acción
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Pasos de la planeación
• 7. Formulación de planes de apoyo:
• Se elaboran planes derivados en apoyo al plan básico
• Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan de compra de materiales, plan de capacitación, etc.
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Pasos de la planeación
• 8. Presupuestación:
• Los planes se trasladan a cifras a través de los presupuestos:
• Presupuestos de ventas, de gastos de operación, de efectivo, estados financieros, inversiones de capital, entre otros
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Administración por objetivos
• Es un sistema administrativo integral
• Se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas
• Persigue el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e individuales
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Administración por objetivos
• Hace énfasis en la evaluación del desempeño
• Da mucha importancia a los objetivos individuales, la motivación, los incentivos, la participación y la autonomía
• Se concentra mucho en el corto plazo
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Estrategias y políticas
• Las estrategias se relacionan con los objetivos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción
• Constituyen un programa general para definir y alcanzar los objetivos y poner en práctica la misión
• Forman un patrón de las respuestas de la organización a su ambiente a lo largo del tiempo
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Características de las estrategias
• Horizonte temporal amplio
• Impacto final relevante
• Concentración del esfuerzo en un número reducido de fines
• Patrón de decisiones uniforme
• Engloban a toda la organización: desde la asignación de recursos hasta las operaciones diarias en todos los niveles de la organización
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Principio de la estructura de estrategias y políticas
• Cuanto más claras sean la comprensión de las estrategias y políticas y su implementación en la práctica,
• Tanto más consistente y efectiva será la estructura de los planes de la empresa
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Planeación estratégica
• Es el proceso formal de planeación a largo plazo
• Se utiliza para definir y alcanzar las metas de la organización
• Facilita mejoras en el funcionamiento de la empresa
• Sensibiliza a la empresa ante un ambiente cambiante
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Características de la planeación estratégica
• 1. Se ocupa de cuestiones fundamentales:
• Responde a preguntas como:
• ¿En qué negocio estamos?
• ¿En qué negocio deberíamos estar?
• ¿Quiénes son nuestros clientes?
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Características de la planeación estratégica
• 2. Ofrece un marco de referencia para una planeación más detallada y para las decisiones ordinarias:
• ¿Cuáles opciones serán las más adecuadas de acuerdo con nuestra estrategia?
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Características de la planeación estratégica
• 3. Supone un marco temporal más largo que otros tipos de planeación:
• Se diferencia de la planeación operativa porque se enfoca en el largo plazo
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Características de la planeación estratégica
• 4. Ayuda a orientar las energías y recursos de la organización hacia las actividades de alta prioridad:
• Consigue mayor eficiencia al concentrarse en un número reducido de fines clave
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Características de la planeación estratégica
• 5. Es una actividad de alto nivel:
• La alta gerencia debe participar activamente
• Sólo la alta gerencia tiene la visión necesaria para considerar todos los aspectos de la organización
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Proceso de planeación estratégica
• Aunque no existe un proceso universal de planeación estratégica, si pueden plantearse una serie de pasos básicos en los que el proceso puede fundamentarse
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Insumos:
Personas
Capital
Habilidades
etc.
Metas de
grupos
interesados:
Empleados
Clientes
Proveedores
Accionistas
etc.
Análisis
de la
industria
Perfil
empresarial
Propósito
Objetivos
Intención
estratégica
Orientación
ejecutiva
Valores
Visión
Desarrollo
de
estrategias
alternativas
Debilidades
y
fortalezas
Amenazas
y
Oportu-
nidades
Evaluación
y decisión
estratégica
Implemen-
tación
Dirección
y control
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Algunas estrategias: La matriz TOWS
Factores internos
Fortalezas Debilidades
Factores
externos
Oportuni-
dades
Estrategias FO:
usar F para
aprovechar O
Estrategias DO:
superar D para
aprovechar O
Amenazas
Estrategias FA:
usar F para
enfrentar A
Estrategias DA:
minimizar D y A
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Algunas estrategias: Estrategias genéricas de Porter
• Tres estrategias genéricas:
– Liderazgo de costos
–Diferenciación
– Enfoque
• Se pueden combinar
• Se relacionan con ventajas competitivas
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Instrumentación exitosa de estrategias
• 1. Comunicar las estrategias a todos los responsables de tomar decisiones
• 2. Desarrollar y comunicar premisas de planeación
• 3. Comprobar que los planes de acción contribuyan a lograr los objetivos y que las estrategias sean reflejo de los objetivos
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Instrumentación exitosa de estrategias
• 4. Revisar regularmente las estrategias
• 5. Desarrollar estrategias y programas de contingencia
• 6. Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación
• 7. Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias
• 8. Crear un clima que induzca a la planeación
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Toma de decisiones
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Importancia de la toma racional de decisiones
• La toma de decisiones es la parte más importante del proceso de planeación
• El proceso dirigido a la toma de una decisión puede concebirse como:
1. Establecimiento de premisas
2. Identificación de alternativas
3. Evaluación de las alternativas
4. Elección de una alternativa
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Limitaciones del proceso de toma racional de decisiones
• Alto grado de incertidumbre sobre las condiciones futuras
• No se pueden considerar todas las posibles alternativas ni sus efectos
• Es necesario aplicar una racionalidad “limitada” por la información, el tiempo y la incertidumbre
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Evaluación de alternativas de decisión
• Es necesario considerar factores cuantitativos y cualitativos
• Cuantitativos: tiempo, costos, ganancias, etc.
• Cualitativos: relaciones laborales, cambio tecnológico, condiciones políticas y sociales, etc.
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Técnicas cuantitativas
• Análisis marginal
• Análisis costo – beneficio
• Análisis de riesgo
• Árboles de decisión
• Otras técnicas de investigación de operaciones
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Selección de una alternativa
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Experiencia
Experimentación
Investigación
y análisis
¿Cuál
alternativa
seleccionar?
Decisión
tomada
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Certidumbre, incertidumbre y riesgo
• Certeza: Cuando se conocen los efectos que generará cierta acción
• Riesgo: El efecto de la decisión se conoce solo en términos de probabilidades
• Incertidumbre: Se desconocen los efectos futuros de las decisiones presentes
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Fin Muchas gracias!