introduccion acces

INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN ACCESACCES

Conceptos previos: ¿Qué es una Conceptos previos: ¿Qué es una base de datos?base de datos?

Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para gestionar un determinado tipo de información. gestionar un determinado tipo de información.

Ejemplos:Ejemplos: la base de datos de la gestión académica de una la base de datos de la gestión académica de una universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la base de datos de Hacienda.base de datos de Hacienda.

Es frecuente denominar a Es frecuente denominar a AccessAccess como una base de datos. Para como una base de datos. Para ser exactos ser exactos AccessAccess es una aplicación de gestión de base de es una aplicación de gestión de base de datos. datos.

Una base de datos consta de distintos objetos: Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, índices, tablas, índices, consultas, relaciones, informes, formulariosconsultas, relaciones, informes, formularios, etc. , etc.

Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente en Todos los objetos de una base de datos se almacenan físicamente en un sólo fichero. Este fichero tiene la terminación un sólo fichero. Este fichero tiene la terminación .md.mdbb..

Diferencias entre Access y ExcelDiferencias entre Access y Excel

Access es multiusuario, Excel no.Access es multiusuario, Excel no. Access es un gestor de bases de datos Access es un gestor de bases de datos

relacionales, Excel no.relacionales, Excel no.

Access soporta más de 65.536 registros (filas), Access soporta más de 65.536 registros (filas), Excel no. Excel no.

Por el contrario, Excel es mucho más intuitivo, y Por el contrario, Excel es mucho más intuitivo, y para cálculos estadísticos o de carácter general para cálculos estadísticos o de carácter general es mucho mejor que Access. es mucho mejor que Access.

Además Excel genera gráficos con sencillez.Además Excel genera gráficos con sencillez.

El concepto de lo relacional en El concepto de lo relacional en las bases de datoslas bases de datos

Ejemplo:Ejemplo: Tenemos una base de datos de un hospital.Tenemos una base de datos de un hospital. Si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene Si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene

que abrir una ficha, en poco tiempo los datos que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. repetidos muchas veces.

Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz. menos eficaz.

Para hacer una base de datos como ésta se usarán Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas.por un campo común en ambas.


De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es

necesario volver a introducir sus datos personales. necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datosGestor de base de datos

sepa de que paciente se trata. sepa de que paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las

dos tablas contengan un dos tablas contengan un campo en comúncampo en común (en este caso el código (en este caso el código del médico).del médico).


A esta forma de organizar la base de datos mediante A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama llama base de datos relacionalbase de datos relacional. .

Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos de una base de datos planabase de datos plana. .

No todos los programas de gestión de base de datos No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos tienen esta capacidad de manejar bases de datos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos relacionales, por eso, antes de elegir uno deberemos considerar si necesitamos o no esta capacidad. considerar si necesitamos o no esta capacidad.

Generalmente todos los programas de base de datos Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación tienen de propósito múltiple de última generación tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son son Oracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, ButlerOracle, Fox, Access, FileMaker, 4D, Butler, etc., etc.


Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sólo información sobre los pacientes, los doctores y las sólo información sobre los pacientes, los doctores y las especialidades. especialidades.

Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que Asumiendo que cada médico tiene sólo una especialidad, y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura

de la base de datos sería ésta:de la base de datos sería ésta:


Se observa que existen Se observa que existen relacionesrelaciones entreentre distintos distintos objetosobjetos de la realidad. de la realidad.

Estas relaciones deben respetarse para luego Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar información de manera precisa poder recuperar información de manera precisa y rápida. y rápida.

Esta Esta base de datos relacionalbase de datos relacional estará formada estará formada por por tablastablas. . con la característica de que las con la característica de que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o mismas se relacionan entre sí mediante uno o más más camposcampos. .

Se puede decir que cada Se puede decir que cada objetoobjeto de la realidad de la realidad será una será una tablatabla en nuestra base de datos y que en nuestra base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las hay que buscar la manera de reflejar las relaciones relaciones antes mencionadas. antes mencionadas.

El concepto de lo relacional El concepto de lo relacional en las bases de datosen las bases de datos

Hemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajas Hemos visto como lo relacional proporciona muchas ventajas frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamos frente a lo simple: permite ahorrarnos el tiempo que perderíamos ingresando una y otra vez la misma información.ingresando una y otra vez la misma información.

Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la Y además nos ayuda a reducir el número de errores y facilita la tarea de actualización de datos.tarea de actualización de datos.

Aquí se puede ver un ejemplo de cómo Access maneja las Aquí se puede ver un ejemplo de cómo Access maneja las relaciones.relaciones.

Uso de las bases de datosUso de las bases de datos El uso de una base de datos de un listado telefónico personal es El uso de una base de datos de un listado telefónico personal es

muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. empresa o un banco.

El listado telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, El listado telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.

En la base de datos de un hospital muchas personas pueden En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. para elaborar el coste de su hospitalización.

Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos. nuevos datos.

Conceptos previos: Tablas, Conceptos previos: Tablas, campos y registros campos y registros

Una Una tablatabla es una colección de datos con la misma estructura. Si es una colección de datos con la misma estructura. Si se disponen los datos en una columna, esa columna siempre tiene se disponen los datos en una columna, esa columna siempre tiene el mismo tipo de datos, por ejemplo un número de carné, un el mismo tipo de datos, por ejemplo un número de carné, un nombre, etc. nombre, etc.

Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cada Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cada uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico, uno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numérico, alfanumérico, fecha, etc.alfanumérico, fecha, etc.

Un Un campocampo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombre del campo.la columna es el nombre del campo.

Un Un registroregistro es cada una de las filas de la tabla, y está formado por es cada una de las filas de la tabla, y está formado por el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma el dato de cada uno de los campos almacenados en una misma operación.operación.

Ejemplo:Ejemplo: una lista de clientes constituiría una tabla en Access. una lista de clientes constituiría una tabla en Access. Esta tabla consta de 4 campos: Esta tabla consta de 4 campos: Nombre_cliente, NIF_Cliente, CalleNombre_cliente, NIF_Cliente, Calle y y Número. Cada uno de los clientes es un registro.Número. Cada uno de los clientes es un registro.

Conceptos previos: Tablas, Conceptos previos: Tablas, campos y registros campos y registros

Conceptos previos: PantallaConceptos previos: Pantalla Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier Lo que Access muestra en pantalla, tiene una estructura similar a cualquier

ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir:ventana del entorno Windows. En ella podemos distinguir: Barra de Título:Barra de Título: Consta de los siguientes elementos: Consta de los siguientes elementos:

– Menú de control:Menú de control: contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar contiene los comandos que permiten mover, minimizar, ampliar o cerrar una ventana cualquiera en Windows.o cerrar una ventana cualquiera en Windows.

– Nombre de la aplicación:Nombre de la aplicación: en este caso Microsoft Access, y nombre de la base de en este caso Microsoft Access, y nombre de la base de datos si su ventana está maximizada.datos si su ventana está maximizada.

– Botón Minimizar:Botón Minimizar: minimiza la aplicación en la barra de tareas. minimiza la aplicación en la barra de tareas.– Botón Maximizar / Restaurar ventana:Botón Maximizar / Restaurar ventana: maximiza la pantalla mostrando la maximiza la pantalla mostrando la

ventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada restaura el ventana a pantalla completa. Cuando la ventana está maximizada restaura el tamaño de la ventana al tamaño estándar.tamaño de la ventana al tamaño estándar.

– Botón Cerrar:Botón Cerrar: cierra la aplicación. cierra la aplicación. Barra de Menús:Barra de Menús: Contiene la lista de menús propios de Access. Se accede Contiene la lista de menús propios de Access. Se accede

a ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentran a ellos haciendo clic con el ratón. Dentro de estos menús se encuentran disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. disponibles todos los comandos necesarios para realizar cualquier trabajo. Estos menús se adaptarán a la operación que se esté realizando, no Estos menús se adaptarán a la operación que se esté realizando, no mostrándose siempre los mismos. También son dinámicos y solo muestran mostrándose siempre los mismos. También son dinámicos y solo muestran las últimas operaciones realizadas. Si al abrir un menú nos encontramos las últimas operaciones realizadas. Si al abrir un menú nos encontramos que al final hay unas flechas indica que el menú contiene más elementos que al final hay unas flechas indica que el menú contiene más elementos que se mostrarán si pulsamos esta flecha.que se mostrarán si pulsamos esta flecha.

Conceptos previos: PantallaConceptos previos: Pantalla

Barras de Herramientas:Barras de Herramientas: Se encuentran debajo de la barra de Se encuentran debajo de la barra de menús, y muestran algunos botones para realizar diversas menús, y muestran algunos botones para realizar diversas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas funciones. Estas barras de herramientas pueden ser modificadas por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una por el usuario. Todo lo que se pueda hacer con un botón de una barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la barra de herramientas, puede hacerse desde alguna opción de la barra de menús. Al igual que los menús son dinámicas.barra de menús. Al igual que los menús son dinámicas.

Barra de Estado:Barra de Estado: Aparece en la parte inferior de la pantalla, en Aparece en la parte inferior de la pantalla, en ella se presenta una breve información acerca del elemento que ha ella se presenta una breve información acerca del elemento que ha sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access.sido seleccionado o del estado actual del entorno de Access.

Paneles:Paneles: Son unas barras de herramientas especiales que Son unas barras de herramientas especiales que permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de permiten realizar operaciones. Hay paneles para las tareas de inicio, portapapeles, etc.inicio, portapapeles, etc.

Área de Trabajo:Área de Trabajo: Es la zona que se utiliza para trabajar con la Es la zona que se utiliza para trabajar con la base de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto o base de datos. Contiene la base de datos que se ha abierto o creado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar creado en Microsoft Access. Se puede maximizar y minimizar como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta área de como cualquier ventana de Windows. Dentro de esta área de trabajo aparecerá la base de datos con sus respectivos elementos: trabajo aparecerá la base de datos con sus respectivos elementos: tablas, consultas, formularios, informes y macros.tablas, consultas, formularios, informes y macros.

Conceptos previos: PantallaConceptos previos: Pantalla

Conceptos previos: Objetos de Conceptos previos: Objetos de AccessAccess

Tablas:Tablas: La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El

concepto de tabla se ha explicado al ver la relación de concepto de tabla se ha explicado al ver la relación de Excel Excel con las con las bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos bases de datos. Como resumen, una tabla es un conjunto de datos estructurados en columnas (estructurados en columnas (los camposlos campos) y filas () y filas (los registroslos registros). En las ). En las tablas de la base de datos es donde se almacena toda la información tablas de la base de datos es donde se almacena toda la información de la base de datos.de la base de datos.

Consultas:Consultas: Una Una consulta de selecciónconsulta de selección es una operación realizada sobre la base es una operación realizada sobre la base

de datos mediante la cual se realiza una selección de datos según un de datos mediante la cual se realiza una selección de datos según un criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre criterio. Esta consulta puede realizarse sobre una sola tabla o sobre varias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras consultas varias. Las consultas también se pueden realizar sobre otras consultas previas o cualquier combinación de consultas y tablas.previas o cualquier combinación de consultas y tablas.

Además de las consultas de selección, existen también Además de las consultas de selección, existen también consultas de consultas de acciónacción, de tal forma que el resultado de la consulta no es una , de tal forma que el resultado de la consulta no es una respuesta con información de la base de datos, si no que es una respuesta con información de la base de datos, si no que es una acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: acción sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, insertar, borrar o modificar registros y crear nuevas tablasborrar o modificar registros y crear nuevas tablas..

Conceptos previos: Objetos de AccessConceptos previos: Objetos de Access

Conceptos previos: Objetos de Conceptos previos: Objetos de AccessAccess

Formularios:Formularios: Es una ventana diseñada para la introducción y edición de Es una ventana diseñada para la introducción y edición de

datos. datos. El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los

registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado. registros de la tabla o consulta para la que se ha diseñado. La ventaja frente a la presentación como hoja de datos es que La ventaja frente a la presentación como hoja de datos es que

los campos se presentan de manera más adecuada al usuario, los campos se presentan de manera más adecuada al usuario, con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando los con un diseño que ayuda a su comprensión, utilizando los controles más adecuados a cada tipo de información.controles más adecuados a cada tipo de información.

Informes:Informes: Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar los Si el formulario es la forma idónea de introducir y editar los

datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en datos, la mejor forma de mostrarlos es mediante un informe en una página impresa o mediante su representación en la una página impresa o mediante su representación en la pantalla del ordenador. pantalla del ordenador.

AccessAccess proporciona las herramientas para diseñar informesproporciona las herramientas para diseñar informes con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y con gran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales de los campos deseados.mostrar totales y subtotales de los campos deseados.

Conceptos previos: Objetos de AccessConceptos previos: Objetos de Access

Crear una base de datos Crear una base de datos nuevanueva

Al iniciar el programa se presentará el panel de Al iniciar el programa se presentará el panel de Nuevo archivoNuevo archivo, en el que podemos abrir y crear , en el que podemos abrir y crear una base de datos.una base de datos.

Crear una base de datos Crear una base de datos nuevanueva Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic. Si se selecciona Base de datos en blanco y se hace clic.

Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear. datos que se va a crear.

Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la Se debe utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.


Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón crear.crear.

Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.informes, macros y módulos.


Para volver a esta ventana desde cualquier otra se Para volver a esta ventana desde cualquier otra se pulsa el botón .pulsa el botón .

Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botón Seleccionado el objeto adecuado y pulsando el botón , se crea un objeto del , se crea un objeto del tipo seleccionado.tipo seleccionado.

El botón de la barra de herramientas cambia El botón de la barra de herramientas cambia dependiendo del último objeto creado. dependiendo del último objeto creado.

Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado.Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado. Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic

sobre la flecha de la derecha. sobre la flecha de la derecha. Se desplegará el menú de todos los elementos de Se desplegará el menú de todos los elementos de

Access.Access.


En este menú se encuentran todos los elementos que componen Access. En este menú se encuentran todos los elementos que componen Access. Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y hacer Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y hacer

clic.clic.


Otra forma de crear un elemento de Access sin Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la pestaña es a través del seleccionar la pestaña es a través del menú menú InsertarInsertar..

TablasTablas

Para empezar a trabajar con una base de datos Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las tablas. primero es necesario crear las tablas.

Dentro de cada una hay que definir los campos Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.que contendrán la información.

Igual que cualquier otro objeto de la base de Igual que cualquier otro objeto de la base de datos, hay varias formas de crear una tabla datos, hay varias formas de crear una tabla nueva: nueva: desde el menú.desde el menú. desde la barra de herramientas.desde la barra de herramientas. desde la ventana de la base de datos.desde la ventana de la base de datos.

Tablas: Creación desde el Tablas: Creación desde el menúmenú

Para crear una tabla desde los menús Para crear una tabla desde los menús hay que seleccionar el menú hay que seleccionar el menú InsertarInsertar y y dentro de este el comando dentro de este el comando TablaTabla..


Aparece el siguiente cuadro de diálogo:Aparece el siguiente cuadro de diálogo:


Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:una tabla:– Vista hoja de datos:Vista hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la crea una nueva tabla con formato de tabla. En la

primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc., primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2, etc., sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.

– Vista diseño:Vista diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la tabla.diseño de la tabla.

– Asistente para tablas:Asistente para tablas: el asistente pide las características de los el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.campos y de la tabla y la genera automáticamente.

– Importar tabla:Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.

– Vincular tabla:Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.aquéllas.

Tablas: Creación desde la barra Tablas: Creación desde la barra de herramientasde herramientas

Para crear una tabla desde la barra de herramientas Para crear una tabla desde la barra de herramientas hay que pulsar el botón , y elegir el comando hay que pulsar el botón , y elegir el comando TablaTabla. .

Muestra el mismo cuadro de diálogo que si se hubiera Muestra el mismo cuadro de diálogo que si se hubiera realizado desde el menú insertar.realizado desde el menú insertar.

Tablas: Creación desde la Tablas: Creación desde la ventana de la base de datosventana de la base de datos

Para poder crear una tabla desde esta ventana hay que Para poder crear una tabla desde esta ventana hay que tener seleccionado el botón de la barra de tener seleccionado el botón de la barra de objetos.objetos.

Tablas: Creación desde la Tablas: Creación desde la ventana de la base de datosventana de la base de datos

Ahora hay dos opciones:Ahora hay dos opciones: Pulsar el botón :Pulsar el botón : Nos volverá a presentar el mismo diálogo de Nos volverá a presentar el mismo diálogo de

creación que el de la transparencia 32.creación que el de la transparencia 32. Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista:Pulsar cualquiera de las tres ordenes que contiene la vista:

– Crear una tabla en vista diseñoCrear una tabla en vista diseño. Corresponde a Vista diseño de los puntos . Corresponde a Vista diseño de los puntos anteriores.anteriores.

– Crear una tabla utilizando el asistenteCrear una tabla utilizando el asistente. Corresponde al Asistente para tablas.. Corresponde al Asistente para tablas.– Crear una tabla introduciendo datosCrear una tabla introduciendo datos. Corresponde a Vista hoja de datos.. Corresponde a Vista hoja de datos.

Cualquiera de estas opciones es válida para crear una tabla. Pero las Cualquiera de estas opciones es válida para crear una tabla. Pero las opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son opciones a través de las cuales se crea personalmente una tabla son vista vista hoja de datoshoja de datos y y vista diseñovista diseño. .

Con la opción Con la opción vista diseñovista diseño se crea la estructura para luego rellenar los se crea la estructura para luego rellenar los datos en datos en vista hoja de datosvista hoja de datos. .

Pero también se puede empezar directamente en Pero también se puede empezar directamente en vista hoja de datosvista hoja de datos introduciendo información y Access crea la estructura automáticamente.introduciendo información y Access crea la estructura automáticamente.

Independientemente del método utilizado para crear una tabla, se puede Independientemente del método utilizado para crear una tabla, se puede emplear la emplear la vista diseñovista diseño en cualquier momento para personalizar más la en cualquier momento para personalizar más la tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos.tabla, por ejemplo para agregarle campos nuevos.

Tablas: El asistente de creación Tablas: El asistente de creación de tablasde tablas

El asistente consta de 3 fases:El asistente consta de 3 fases: Elegir los campos de las tablas: Se elegirá el tipo de tablas que Elegir los campos de las tablas: Se elegirá el tipo de tablas que

queremos que nos muestra y se seleccionarán las tablas para queremos que nos muestra y se seleccionarán las tablas para que muestre los campos que podemos elegir.que muestre los campos que podemos elegir.


Nombre de tabla y clave principal: Se introducirá el nombre de la tabla Nombre de tabla y clave principal: Se introducirá el nombre de la tabla y si queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no.y si queremos que Access elija la clave principal por nosotros o no.


Indicaremos si queremos modificar el diseño, introducir datos Indicaremos si queremos modificar el diseño, introducir datos directamente o que el asistente cree un formulario para directamente o que el asistente cree un formulario para introducir los datos.introducir los datos.

Tablas: Introduciendo datosTablas: Introduciendo datos

Hacemos doble clic en la opción que está en azul:Hacemos doble clic en la opción que está en azul:

Tablas: Introduciendo datosTablas: Introduciendo datos

Obtenemos lo siguiente:Obtenemos lo siguiente:

Tablas: Introduciendo datosTablas: Introduciendo datos En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los En esta tabla ya se puede empezar a introducir datos, aunque antes conviene dar nombre a los

campos. Para esto se hace doble clic sobre campos. Para esto se hace doble clic sobre Campo1Campo1 y se escribe el nombre que se le quiera y se escribe el nombre que se le quiera dar al campo. dar al campo.

Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas:Los nombres de los campos tienen que cumplir unas normas: Pueden tener hasta 64 caracteres.Pueden tener hasta 64 caracteres. Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres Pueden incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres

especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`) y especiales, excepto el punto (.), el signo de exclamación (!), el acento grave (`) y corchetes ([ ]).corchetes ([ ]).

No pueden comenzar por un espacio en blanco.No pueden comenzar por un espacio en blanco. No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31).No pueden contener caracteres de control (valores ASCII de 0 a 31). No pueden incluir comillas dobles (")No pueden incluir comillas dobles (") Nos se pueden repetir en la misma tabla.Nos se pueden repetir en la misma tabla.

Tablas: Introduciendo datosTablas: Introduciendo datos Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se Para escribir el primer registro se sitúa el ratón sobre el campo y se

escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el escribe el primer dato. Para pasar a la siguiente columna se puede usar el ratón o la tecla tabulador [ ].ratón o la tecla tabulador [ ].

Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se Siguiendo el mismo procedimiento, doble clic sobre la primera fila, se añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.añaden los campos: apellidos, fecha de nacimiento y dirección.

Access XP decidirá las características de los campos según los datos Access XP decidirá las características de los campos según los datos introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir más datos, introducidos, pero es conveniente revisarlas antes de introducir más datos, esto se hace en el modo de vista diseño.esto se hace en el modo de vista diseño.

Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño Parar pasar a la vista diseño, debemos seleccionar:Parar pasar a la vista diseño, debemos seleccionar:

Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseño para Aparece una ventana donde se puede o bien definir un diseño para nuestra tabla, si no se había hecho antes, o bien se puede modificar nuestra tabla, si no se había hecho antes, o bien se puede modificar o agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar el o agregar campos nuevos. En una palabra, se puede cambiar el Diseño de la tabla.Diseño de la tabla.

Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño• Este diálogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los Este diálogo se compone de tres partes. Arriba se nos muestran los campos, su tipo y la descripción. Abajo a la izquierda se nos muestra las campos, su tipo y la descripción. Abajo a la izquierda se nos muestra las propiedades del campo seleccionado y abajo a la derecha se nos muestra propiedades del campo seleccionado y abajo a la derecha se nos muestra una ayuda sensible a lo que estemos realizando.una ayuda sensible a lo que estemos realizando.• En la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven En la parte superior tenemos tres columnas. En la primera columna se ven los nombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha los nombres de los campos, en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automáticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos elegido automáticamente Access XP con los datos introducidos (si hemos creado la tabla en vista hoja de datos) y en la tercera una descripción que creado la tabla en vista hoja de datos) y en la tercera una descripción que podemos introducir al campo que Access podrá usar cuando se creen podemos introducir al campo que Access podrá usar cuando se creen formularios e informes .formularios e informes .

Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño• Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que Ahora veremos el significado de cada propiedad del campo que nos aparece en la Vista Diseño de nuestra tablanos aparece en la Vista Diseño de nuestra tabla::

Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño•Tamaño del Campo:Tamaño del Campo:

•Aquí determinamos el espacio que queremos Aquí determinamos el espacio que queremos asignar al campo, el número máximo de asignar al campo, el número máximo de caracteres que queremos almacenar. caracteres que queremos almacenar. •Para Texto este valor no puede ser mayor de Para Texto este valor no puede ser mayor de 255. 255. •Para numérico por ejemplo, puede ser Entero Para numérico por ejemplo, puede ser Entero LargoLargo (entre -2.000 millones y 2.000 millones) (entre -2.000 millones y 2.000 millones) o Doble (para valores decimales).o Doble (para valores decimales).

•Formato:Formato:•Determina cómo se muestran los datos (por Determina cómo se muestran los datos (por ejemplo moneda o fecha). ejemplo moneda o fecha). •Cuando un valor puede tener formato lo Cuando un valor puede tener formato lo seleccionamos desde la lista desplegable.seleccionamos desde la lista desplegable.

Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño• Valor predeterminado:Valor predeterminado:

• Nos puede ser útil si tenemos siempre el mismo valor en el campo Nos puede ser útil si tenemos siempre el mismo valor en el campo (o casi siempre). (o casi siempre). • Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que más se Si por ejemplo en nuestra tabla de autores el apellido que más se repita es "García" podemos definirlo como el valor predeterminado. repita es "García" podemos definirlo como el valor predeterminado. • Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la Para eso simplemente escribimos el valor predeterminado en la propiedad del campo o pulsamos el botón con "propiedad del campo o pulsamos el botón con "......" para generar " para generar expresiones complejas.expresiones complejas.

• Regla de ValidaciónRegla de Validación y y Texto de Validación:Texto de Validación:• Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que Son propiedades avanzadas que permiten limitar los valores que introducimos en un campo (Regla) y definir el mensaje de error introducimos en un campo (Regla) y definir el mensaje de error cuando introducimos un valor prohibido por la regla (Texto).cuando introducimos un valor prohibido por la regla (Texto).

• Requerido:Requerido:• Por defecto está puesto "No", pero si lo seleccionamos Access no Por defecto está puesto "No", pero si lo seleccionamos Access no nos permitiría dejar un campo en blanco.nos permitiría dejar un campo en blanco.

• Permitir longitud cero: Permitir longitud cero: • Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es "No".Permitir o No las cadenas de longitud cero. Por defecto es "No".

Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño

Ingrese los campos que quiera en la tabla, y Ingrese los campos que quiera en la tabla, y definir el tipo de datos que va introducir en definir el tipo de datos que va introducir en cada campocada campo..

Tablas: Vista DiseñoTablas: Vista Diseño Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseño, o al Si estamos introduciendo una tabla nueva en Vista diseño, o al

pasar de la vista de datos a vista diseño, Access pedirá que se le pasar de la vista de datos a vista diseño, Access pedirá que se le de un nombre a la tabla.de un nombre a la tabla.

A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se A continuación aparecerá otro mensaje comunicando que no se ha creado una clave principal. Por el momento se pulsa No, ya ha creado una clave principal. Por el momento se pulsa No, ya que no se va a crear ahora, se verá más adelante en este que no se va a crear ahora, se verá más adelante en este manual.manual.

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