introducción a la seguridad y protección en excel
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INTRODUCCION A LA SEGURIDAD Y PROTECCION DE EXCEL
INFORMATICA ESCUELA SUPERIOR POLITECCNICA DE CHIMBORAZO WILMER CUJILEMA
Contenido
SEGURIDAD DE DATOS ............................................................................................................... 1
Generalidades .......................................................................................................................... 1
Seguridad mediante contraseña............................................................................................. 1
Tipos de cifrado ................................................................................................................... 1
Recomendación de sólo lectura ......................................................................................... 1
Protección de elementos de la hoja de cálculo .................................................................. 2
Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo protegida............ 5
Tenga en cuenta lo siguiente: ............................................................................................. 5
Protección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y de libros .............. 5
Importante .......................................................................................................................... 5
Protección de la estructura y la ventana del libro .................................................................. 5
Bibliografía ............................................................................................................................. 6
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SEGURIDAD DE DATOS
Generalidades
Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección para controlar quién
puede tener acceso a los datos de Excel y modificarlos.
Para conseguir una seguridad óptima, debe proteger todo el archivo de libro mediante
una contraseña, lo cual permite que sólo los usuarios autorizados puedan ver o modificar
los datos.
Para lograr protección adicional de datos específicos, puede proteger ciertos elementos de
la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Use la protección de elementos para
evitar que alguien pueda modificar, mover o eliminar datos importantes accidental o
premeditadamente.
Proteger un archivo de libro
Puede ayudar a restringir quién puede abrir un archivo de libro y utilizar los datos exigiendo
una contraseña para ver el archivo y guardar los cambios que se realicen.
Seguridad mediante contraseña
La seguridad mediante contraseña en el nivel del archivo de libro usa cifrado avanzado (un
método estándar para proteger el contenido de un archivo) para proteger el libro frente a
accesos no autorizados. Se puede establecer una contraseña en la ficha Seguridad del
cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones).
Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y minúsculas, números y
símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un
ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27. Utilice una
contraseña segura que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.
Tipos de cifrado
Para conseguir una protección mediante contraseña más segura del archivo de libro y de
sus propiedades, puede elegir entre varios tipos de cifrado que puede usar con los archivos
de libro de Excel. El cifrado hace el texto ilegible para todos menos para los usuarios
autorizados que dispongan de una clave pública que coincida con el tipo de cifrado y que les
permita descifrar el texto.
Para obtener acceso a las opciones de cifrado, haga clic en el botón Avanzadas de la
ficha Seguridad del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones).
Recomendación de sólo lectura
Si no desea impedir que los usuarios abran un archivo de libro como lectura/escritura, pero
desea recordarles que los datos son importantes y no deben cambiarse, puede hacer que
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Excel recomiende abrir el libro como sólo lectura. Puede hacerlo sin solicitar una contraseña
para abrir el archivo.
Si activa la casilla de verificación Recomendado sólo lectura de la ficha Seguridad del cuadro
de diálogo Opciones (menú Herramientas, comando Opciones), los usuarios obtendrán una
recomendación de sólo lectura al abrir el archivo. Sin embargo, esto no impide que los
usuarios abran el archivo como lectura/escritura para poder cambiar el archivo y guardar
sus cambios.
Proteger elementos específicos de la hoja de cálculo o libro
Al compartir un archivo de Excel para que otros puedan colaborar en los datos, puede
evitar que los usuarios realicen cambios en elementos específicos del libro o la hoja de
cálculo protegiendo (o bloqueando) ciertas partes del archivo. También puede especificar
una contraseña para permitir que los usuarios individuales modifiquen elementos
específicos.
Los siguientes tipos de protección no deben confundirse con la seguridad de los archivos;
no están diseñados para hacer el libro más seguro ni pueden protegerlo frente a usuarios
malintencionados.
Protección de elementos de la hoja de cálculo
Al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean de forma predeterminada, y
los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden
insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin
embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la
hoja de cálculo.
Para proteger una hoja de cálculo, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a
continuación, haga clic en Proteger hoja. Puede controlar el acceso a elementos
individuales de la hoja de cálculo u hoja de gráfico si activa o desactiva las siguientes casillas
de verificación.
Opciones de hoja de cálculo
CASILLA DE
VERIFICACIÓN
SI ESTÁ DESACTIVADA, IMPIDE QUE LOS USUARIOS PUEDAN
Seleccionar celdas
bloqueadas
Mover el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueado en
la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma
predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas
desbloqueadas
Mover el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de
verificación Bloqueadoen la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de
celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas
desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas
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desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de
celdas oFormato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la
hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que
satisfaga una condición diferente.
Formato de
columnas
Usar cualquiera de los comandos del submenú Columna del menú Formato, incluido
cambiar el ancho de columna u ocultar columnas.
Formato de filas Usar cualquiera de los comandos del submenú Fila del menú Formato, incluido
cambiar el alto de fila u ocultar filas.
Insertar columnas Insertar columnas.
Insertar filas Insertar filas.
Insertar
hipervínculos
Insertar nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas Eliminar columnas. Observe que si Eliminar columnas está protegida e Insertar
columnas no está también protegida, un usuario podría insertar columnas que no
puede eliminar.
Eliminar filas Eliminar filas. Observe que si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está
también protegida, un usuario podría insertar filas que no puede eliminar.
Ordenar Usar cualquiera de los comandos Ordenar del menú Datos, o los botones Ordenarde
la barra de herramientas Estándar. Los usuarios no pueden ordenar rangos que
contienen celdas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta
configuración.
Usar Autofiltro Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro de un rango autofiltrado. Los
usuarios no pueden crear ni quitar rangos autofiltrados en una hoja de cálculo
protegida, independientemente de esta configuración.
Usar informes de
tabla dinámica
Aplicar formato, cambiar el diseño, actualizar, o modificar de algún otro
modo informes de tabla dinámica, o crear nuevos informes.
Modificar objetos Efectuar cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados,
formas, cuadros de texto y controles, que no se bloquearon antes de proteger la
hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una
macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar
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el botón.
Efectuar cambios, por ejemplo de formato, en un gráfico incrustado. El gráfico sigue
actualizándose cuando cambian sus datos de origen.
Agregar o editar comentarios.
Modificar
escenarios
Ver escenarios que ha ocultado, realizar cambios en escenarios protegidos frente a
modificaciones y eliminar dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los
valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas y agregar nuevos
escenarios.
NOTA Si ejecuta una macro que afecta a un elemento que está protegido en la hoja de
cálculo, aparece un mensaje y la macro deja de ejecutarse.
Opciones de hoja de gráfico
CASILLA DE
VERIFICACIÓN
SI ESTÁ ACTIVADA, IMPIDE QUE LOS USUARIOS PUEDAN
Contenido Efectuar cambios en elementos que forman parte del gráfico, por ejemplo series de
datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios que se efectúan
en sus datos de origen.
Objetos Efectuar cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y
controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de
gráfico.
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Permiso para tener acceso a áreas específicas de una hoja de cálculo protegida
Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que
los usuarios puedan cambiar o introducir datos. Puede:
Desbloquear celdas para todos los usuarios en la ficha Protección del cuadro de
diálogo Formato de celdas (menú Formato, comando Celdas).
Desbloquear celdas para usuarios específicos en el cuadro de diálogo Permitir que los
usuarios modifiquen rangos (menú Herramientas, submenú Protección, comando Permitir
que los usuarios modifiquen rangos).
Los usuarios que especifique en el cuadro de diálogo Permisos para rango (botón Permisos)
pueden modificar el rango automáticamente sin escribir la contraseña. A los demás
usuarios se les pedirá la contraseña cuando deseen modificar el rango.
Tenga en cuenta lo siguiente:
Si una celda pertenece a más de un rango, los usuarios que tengan autorización para
modificar cualquiera de los rangos podrán modificar la celda.
Si un usuario intenta modificar varias celdas y sólo tiene autorización para modificar algunas
de ellas, aparecerá un mensaje indicándole que debe seleccionar y modificar las celdas una
a una.
Si especifica rangos en el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos sin
asignar una contraseña, dichos rangos se desbloquearán para todos los usuarios.
Protección mediante contraseña de elementos de hojas de cálculo y de libros
Al proteger un libro u hoja de cálculo para bloquear sus elementos, agregar una contraseña
es opcional. En este contexto, la contraseña sólo sirve para permitir el acceso a ciertos
usuarios e impedir que realicen cambios otros. Este nivel de protección mediante
contraseña no asegura que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para
lograr una seguridad óptima, debería usar una contraseña para proteger el propio archivo
de libro frente a accesos no autorizados.
Importante
Use contraseñas seguras que combinan letras en mayúsculas y minúsculas, números y
símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no mezclan dichos elementos. Un
ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5, y de no segura, Casa27. Utilice una
contraseña segura que pueda recordar para no tener que anotarla en ningún sitio.
Protección de la estructura y la ventana del libro
Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen
hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los
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usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar
un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro se aplican a todo el libro.
Para proteger un libro, seleccione Protección en el menú Herramientas y, a continuación,
haga clic en Proteger libro.
Puede elegir qué elementos desea proteger (estructura, ventanas del libro, o ambos)
activando o desactivando las siguientes casillas de verificación.
Opciones de libro
Bibliografía
http://www.visaeurope.es/visa-para-comercios/seguridad/seguridad-de-los-datos
https://portal.uah.es/portal/page/portal/proteccion_datos/principios/principio_segu
ridad
CASILLA DE
VERIFICACIÓN
SI ESTÁ ACTIVADA, IMPIDE QUE LOS USUARIOS PUEDAN
Estructura Ver hojas de cálculo que haya ocultado.
Mover, eliminar, ocultar o cambiar los nombres de las hojas de cálculo.
Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico. (Sin embargo, los usuarios
pueden agregar gráficos incrustados a las hojas de cálculo existentes ejecutando el
Asistente para gráficos).
Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro.
En informes de tabla dinámica, mostrar los datos de origen de una celda en el área
de datos, o mostrar páginas Campo de página en hojas de cálculo independientes.
Para escenarios, crear un informe de resumen de escenario.
En el complemento Herramientas para análisis, usar las herramientas de análisis
que colocan los resultados en una nueva hoja de cálculo.
Grabar nuevas macros.
NOTA Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede realizar en
un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse.
Ventanas Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abre.
Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. (Sin embargo, los usuarios pueden
ocultar o mostrar ventanas).
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http://www.microsoft.com/business/es-es/content/paginas/article.aspx?cbcid=323