Introducción a la gestión de Proyectos

PGD Pedro Pablo PukyRotary Altamira-Metropolitano, Distrito 4370

2010

Pedro Pablo Puky

• Un proyecto es un esfuerzo temporal, que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.

PMBOK 2004 - PMI

¿Que es un proyecto?

Pedro Pablo Puky

Características de un proyecto …Una serie de Actividades o tareas con las

siguientes características:• Tienen un Objetivo específico que debe

ser logrado, dentro de ciertas especificaciones.

• Tienen una Fecha de inicio y una fecha de finalización.

• Tienen Presupuesto específico o limitaciones en el gasto e inversión.

• Consumen Recursos (dinero, materiales, equipos, recursos humanos).

Pedro Pablo Puky

Proyecto vs. Programas

Los Proyectos y Programas se parecen porque:

• Realizados por personas.• Restringidos por la limitación de los

recursos.• Planificados, ejecutados y controlados.

Los proyectos y los Programas difieren primordialmente en que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y únicos.

Pedro Pablo Puky

La Triple Restricción

Proyecto

Tiempo

Alcance

Cos

to

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Ciclo de vida del proyecto

IIniciación

PPlanificación

EEjecución

CCierre

Control y Seguimiento

INICIATIVA

Indio Primitivo Estuvo Comiendo Carne

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Interrelación entre los procesos

Procesos deIniciación

Procesos deCierre

Procesos dePlanificación

Procesos deEjecución

Procesos de Seguimiento

y Control

PROYECTO

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Iniciación

• Desarrollar el Acta de Constitutiva del Proyecto• Objetivo y Justificativo• Análisis del Entorno• Alcance del Proyecto

Pedro Pablo Puky

Iniciación - Objetivo• Defina el Objetivo amplio y

claro.

• El Objetivo del Proyecto debe ser comprendido por todos los interesados.

• Debe redactarse de tal forma que incluya las actividades que deban ser realizadas para el logro final.

Pedro Pablo Puky

Iniciación - Alcance• Defina un Alcance realístico.

• No trate de llegar a la luna en dos pasos.

• Defina el Alcance del proyecto paso a paso.

• El Alcance debe definir las cosas que sí se harán en el proyecto y las que se excluyen de él.

• Defina la calidad del trabajo a ser efectuado.

Siempre tomando en consideración el Objetivo del proyecto.

Pedro Pablo Puky

Proceso de Planificación

• EDT – Estructura de Tareas

• Metas• Tiempos, Horarios y

Calendario• Comunicaciones,

Reuniones• Herramientas• Aspectos Financieros

• Recursos• Beneficios• Riesgos• Tamaño• Divulgación

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Planificación - Actividades

• ¿Qué son?• Las Actividades son

acciones mayores que se deben realizar para el logro del Objetivo dentro del Alcance definido.

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Planificación - Tareas

• ¿Qué son?• Las tareas constituyen acciones

menores para el logro de las Actividades

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Planificación - Tareas

• Nombre: ¿Qué se hace?

• Duración: días u horas

• Recursos 4M

• Secuencia

• Inicio - Terminación

La mayoría de los proyectos fracasan, no por malas estimaciones sino porque

surgen tareas que nunca fueron planificadas.

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Planifique el Cierre

• Evaluación

• Informes

• Presentaciones

• Reconocimientos

• Seguimiento

Siempre planifique tiempo al finalizar el proyecto, para:

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Planificación - Metas

• Fije metas a lo largo del proyecto.

• Las metas deben ser medibles, en términos de trabajo, producto elaborado o en términos relativos porcentuales.

• Las metas deben ser razonables y se debe tomar en consideración el factor de ineficiencia del personal.

Pedro Pablo Puky

Planifique las Comunicaciones

• Comunicación entre los integrantes del equipo de proyecto

• Reportes periódicos a los interesados

Pedro Pablo Puky

Planifique los Recursos

¿Qué son?• Los recursos son los elementos

necesarios para la ejecución de un proyecto.

• Típicamente son personas con conocimientos especializados, máquinas, materiales y dinero.

• Asegúrese de identificar TODOS los recursos necesarios.

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Cuantifique los Recursos

• USO • El uso de los recursos es limitado.• Hay un factor de eficiencia que

debe tomarse en cuenta en la etapa de planificación.

• Las personas dedican típicamente de 65% a 85% del tiempo a la actividad principal. El resto del tiempo asisten a reuniones, están de permiso o vacaciones, participan en cursos de desarrollo profesional, se enferman, etc.

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Planifique las Finanzas

Prepare un PresupuestoPrepare un Flujo de Caja

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Planifique los Riesgos

• Identifique los riesgos• Describa el impacto• Cuantifique el impacto• Haga una reserva monetaria

para mitigar posibles riesgos

Pedro Pablo Puky

¡Recuerde!

• Cada 5 minutos invertidos en Planificación ahorrarán 15 minutos en ejecución.

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Ejecución

• Dirección

• Equipo de trabajo

• Forma de trabajo

• Control

• Cambios

• ¡Adhiérase a su plan!

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Ejecución – Manejo de Cambios

• Prepárese para ver cambios durante la ejecución de un proyecto. Hay amenazas y oportunidades externas o debilidades y fortalezas internas que suelen generar ajustes y cambios.

Pedro Pablo Puky

Ejecución – Manejo de Cambios

• Los cambios pueden ser:• de menor impacto: cuando el

tiempo y el costo del proyecto no se ven mayormente afectados.

• de mayor impacto: cuando el tiempo y el costo del proyecto se ven afectados.

• de total impacto: cuando el proyecto es cancelado en la mitad de su ejecución.

Pedro Pablo Puky

Ejecución – Manejo de Cambios

• ¡Adhiérase a su plan!• Muchos proyectos fracasan porque

a lo largo del camino sufren innumerables cambios que no habían sido previstos.

• Asegúrese el éxito ejecutando el proyecto igual a su planificación.

Pedro Pablo Puky

Control y Seguimiento

• Seguimiento del progreso

• Comparación del resultado vs. Planificado

• Reuniones de Control

• Análisis de impacto

• Manejo de cambios

Pedro Pablo Puky

Control y Seguimiento• Control de Tiempo

• Control de Costo

• Control de Calidad

• Acciones Correctivas

• Responsables

• Fechas

Pedro Pablo Puky

Cierre y Evaluación

• ¡Recuerde!

• ¡Ningún trabajo está finalizado hasta no haber concluido el “papeleo”!

Pedro Pablo Puky

Cierre y Evaluación

• El beneficio de la experiencia adquirida• La Sesión de Evaluación (->)• Recomendaciones y Mejoras• La entrega de Reconocimientos.

Pedro Pablo Puky

Cierre - Informe Final

• Prepare un reporte final que contenga toda la historia del proyecto, desde su Justificación, Planificación, Ejecución, Cierre y Evaluación.

Pedro Pablo Puky

Distribuya el reporte

Envíe una copia a:• los rotarios de su club• cada donante o contribuyente• Gobernador del distrito• Rotary International• La Revista Rotaria

Pedro Pablo Puky

Ahora es su Oportunidad!

Para realizar Proyectos Eficaces

Pedro Pablo Puky

Bibliografía

• Parte del material fue tomado del PMBOK - Project Management Body Of Knowledge (Guía para la Gestión de Proyectos), del PMI - Project Management Institute.

Pedro Pablo Puky

Cierre y Evaluación

• Pregúntese...1. ¿Se logró el Objetivo del Proyecto, en

tiempo, costo y calidad?2. ¿Se logró satisfacer la necesidad

como fue previsto?3. ¿Se obtuvieron todos los recursos

materiales, en tiempo, costo y calidad?

4. ¿Hubo una adecuada asistencia financiera?

Pedro Pablo Puky

Cierre y Evaluación

• Pregúntese...5. ¿Cómo se manejaron los cambios?

6. ¿Cómo afectaron los cambios a la ejecución del proyecto?

7. ¿Hubo problemas de personal, en disponibilidad, cantidad y calidad?

8. ¿Hubo problemas de comunicaciones?

Pedro Pablo Puky

Cierre y Evaluación

• Pregúntese...9. ¿Se afectó de alguna forma el flujo

principal del trabajo de la organización?

10.¿Hubo algún impacto en la cultura organizacional?

11.¿Cuál fue la reacción o aceptación de la Gerencia o la Dirección de la empresa?

12.¿Hubo buena cobertura por parte de los medios?