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TEMA 5

HOJA DE CÁLCULOEXCEL 97 PARA WINDOWS 95

Excel 97 para Windows 95 Pág.: 1

INDICE

Introducción 5¿Qué es EXCEL? 5Introducción de datos 6

Gestión de archivos 7Crear libros de trabajo nuevos 7Abrir y cerrar libros de trabajo 8Guardar libros de trabajo y Areas de trabajo 8

Edición en la hoja de cálculo 8Datos admitidos en Excel 8Selección de celdas 9Desplazamientos 9Copiar / Cortar / Pegar 10Copia incrementada 10Definición de series 11Deshacer y Repetir 11Arrastrar y colocar 12Borrar y Eliminar 12Buscar, Reemplazar e Ir a 12Mover o copiar hoja 13

Trabajo con la hoja de cálculo 13Funciones y fórmulas 13Formato de hoja de cálculo 17

Dibujos y Gráficos 19¿Qué son y para qué sirven? ¿Cuál es la diferencia? 19Dibujos de Excel 20Gráficos en Excel 21

Bases de datos 22Ordenación de la BDD 22BDD mediante Formulario 23Filtros de BDD en Excel 97 23

OTRAS OPERACIONES 24Preparar el libro de trabajo para imprimir 24Inmovilizar secciones 25Proteger archivos 25


Introducción

¿Qué es EXCEL?

Se puede considerar como un conjunto homogéneo con cuatro entornos de trabajo: Hoja de cálculo, Base de datos, Gráficos y Macros.

Hoja de Cálculo: Permiten introducir modelos numéricos, una vez introducidos se pueden utilizar tantas veces como se desee para realizar cálculos y análisis.

Base de datos: Hojas de cálculo cuya información es procesada basándose en una estructura lógica definida. Permite realizar operaciones globales sobre ciertos conjuntos de datos y extraer aquellos que cumplan determinadas condiciones.

Gráficos: Generación de gráficos procedentes de los datos numéricos de una hoja de cálculo. Excel tiene una gran capacidad gráfica.

Macros: Son hojas que incluyen programas diseñados por el usuario. Permiten automatizar un conjunto de tareas rutinarias.

Aplicaciones de EXCEL: las Finanzas, la Estadística, la Gestión, el control de Fabricación, la Bolsa, etc.

Al arrancar, Excel muestra un libro de trabajo, Libro1, compuesto inicialmente por un número de hojas determinado. Cada hoja consta de 16.384 filas X 256 columnas.

Vamos a describir el entorno de trabajo de Excel 97, comentando algunos de los elementos más relevantes, para ello, lo mejor es ver la ventana que aparece al arrancar la aplicación, que se puede apreciar en la figura 1.

El entorno Microsoft Windows: puesto que esta es una aplicación bajo Windows, tiene un manejo mediante ratón idéntico al resto de aplicaciones con esta característica: activar ventanas, cambiar de aplicaciones sin cerrar otras, maximizar, minimizar y restaurar ventanas, etc.

Hay que destacar los cambios de aspecto del puntero del ratón a su paso por las distintas zonas de la pantalla, que nos permite cambiar el tamaño de las ventanas, seleccionar filas y columnas, acceder a la barra de fórmulas, etc.

La ventana de aplicación de EXCEL: hay que distinguir (al igual que en Word) entre la ventana de la aplicación Excel y las ventanas de documentos, que pueden ser hojas de cálculo, hojas de gráficos y hojas de macros.

Elementos de la ventana de la aplicación: barra de título, menú de control, botón maximizar, botón minimizar, botón restaurar, barra de estado, área de trabajo. (Comunes Windows); barras de herramientas, celda activa, barra de fórmulas. (Solo EXCEL).

Elementos de la ventana de documentos: Hojas de cálculo: Barra de título, Menú de control, botón Minimizar, botón Maximizar, Barras, Flechas y botones desplazamiento, Etiquetas columna, Etiquetas fila, celda activa, celdas, líneas divisorias de celdas, botones primera, última, anterior y siguiente hoja.


Figura 1. Pantalla general de Microsoft Excel 97.

Los menús, cuadros de diálogo y mensajes de alerta: los menús son desplegables y están agrupados por funciones, similares al resto de entorno Windows.

Los ficheros: pueden ser de programas o de datos, los documentos generados por Excel se guardan en forma de ficheros de datos, se pueden distinguir los distintos tipos de ficheros de Excel por la extensión:

XLS: ficheros de hojas de cálculo y XLT: ficheros de plantillas

Introducción de datos

En todo momento, la celda activa está remarcada por un borde más grueso llamado cursor de celda (figura 2), es en la única que podemos escribir en un momento dado. Además, la columna y la fila de la celda activa también vienen resaltadas con un borde un poco más oscuro. Los datos se introducen por teclado, conforme se introduce datos se visualiza en la barra de fórmulas (figura 3) y en la celda activa a la vez:

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Figura 2. Cursor de celda. Celda activa A1.

Figura 3. Barra de fórmulas.

Figura 4. Introducción de datos, se visualiza en la barra de fórmulas y la celda activa.

Cuando estamos introduciendo los datos, la cruz roja que aparece en la barra de fórmulas sirve para descartar los datos introducidos, es como si pulsásemos la tecla de Escape para cancelar todo lo que hemos escrito. Si por el contrario, lo que queremos es confirmar los datos introducidos, podemos pulsar la tecla de Intro o bien la marca de verificación verde que aparece en la barra de fórmulas.

Para modificar una entrada de datos:

- Si la entrada de datos se está realizando en ese momento basta con moverse con las flechas de desplazamiento de cursor y situarse sobre el carácter a cambiar.

- Si la entrada de datos ya ha sido efectuada:

1. seleccionar la celda que contiene el dato

2. pulsar F2 o hacer clic en la barra de fórmulas, aparecerá el cursor

3. corregir el texto de igual forma que en el apartado anterior

Gestión de archivos

La gestión de archivos en Microsoft Excel es totalmente análoga a otras aplicaciones Microsoft como pueda ser Microsoft Word.

Crear libros de trabajo nuevos

El comando “Archivo”+”Nuevo...” abre un nuevo libro vacío, con el número de hojas determinado por las opciones de configuración almacenadas en Excel. El botón de archivo nuevo situado en la barra de

herramientas, , también permite crear un libro de trabajo nuevo y vacío. Como ya dijimos en su momento, Excel abre directamente un libro de trabajo con un número determinado de hojas, dichas hojas y libro tienen nombre estándar: Hoja1, Hoja2,... y Libro1.


Abrir y cerrar libros de trabajo

Estas operaciones son idénticas a cualquier aplicación Windows por lo que no vamos a extendernos demasiado en ellas. Los cuadros de diálogo desplegados en estas opciones son iguales, lo cual es una ventaja, pues cuando uno se acostumbra a manejar dichos comandos en una aplicación Microsoft, en el resto se hace de la misma forma.

Se pueden abrir varios libros de trabajo sin tener que cerrar otros. A la hora de cerrar un libro, si ha sufrido cambios y no se han guardado, se pedirá la confirmación de guardar los cambios o no. El menú por el cual se acceden es, al igual que en Microsoft Word 97, el de “Archivo”.

Guardar libros de trabajo y Areas de trabajo

Aquí también tenemos la opción de “Guardar” y “Guardar como” similares a toda aplicación Windows. Con la primera, guardamos el libro con el nombre que tiene asignado y en la ruta en la que se encuentra. Mediante la segunda opción, podemos cambiar el nombre y/o la ruta de almacenamiento del libro.

El botón existente en la barra de herramientas que nos permite guardar libros de trabajo, , nos lleva al comando guardar del menú de “Archivo”. Obviamente, cuando guardamos por primera vez un libro y pulsamos guardar, Excel lo detecta y activa el comando guardar como... de forma automática.

Un área de trabajo es un grupo de libros que guardan relación entre sí (pueden referirse a un mismo trabajo), de forma que en vez de tener que acordarnos de una vez para otra cuáles son los libros relacionados, se guardan todos juntos, bajo un mismo nombre aparte del que tienen individualmente y al abrir un área de trabajo, automáticamente se abren dichos libros, tienen extensión XLW por defecto:

1. Abrir todos los libros que queremos guardar juntos en un área de trabajo.

2. Activar “Archivo” + “Guardar área de trabajo”

Figura 5. En el cuadro de diálogo aparece el tipo de Áreas de trabajo.

3. Dar nombre y “Aceptar”

Edición en la hoja de cálculo

Vamos a ver a continuación qué tipos de datos admite Microsoft Excel y cómo se realiza la introducción de dichos datos.

Datos admitidos en Excel

Números: 0 a 9, el signo $, caracteres ‘.’ y ‘,’, signo menos (-), letra E (exponente). Ejemplos: 5.000,23; -45,30; 2,34E30; 2,34E-30; etc.

Texto: máximo de 255 caracteres.


Fechas y horas: nº entre 0 y 65380. 0 = 1 enero 1900, 65380 = 31 diciembre 2078.

Valores lógicos: VERDADERO y FALSO.

Fórmulas: secuencia de operaciones matemáticas que se efectúan con los datos para obtener un resultado. Una fórmula empieza siempre por el signo igual (=). Ejemplo: =(A1+B1)*C1.

Posible información de error en la celda:

#### : el nº sobrepasa la celdilla, el resultado no cabe

#¡DIV0! : intenta división por cero

#N/A : no encuentra el valor

#¿NOMBRE? : hay un nombre que no reconoce

#¡NUM! : nº que no entiende

#¡VALOR! : operador que no entiende

Selección de celdas

Trabajando con Excel, de manera similar a Word, para aplicar la mayoría de los comandos tenemos que realizar una operación previa: seleccionar las celdas sobre las que actuará el comando.

Posibles selecciones: (alternativas de ratón y teclado)

- celda: hacer clic en la celda.

- rango o área de celdas: hacer clic en la esquina y arrastrar el ratón hasta la otra esquina. O con la tecla de MAY pulsada recorrer con las flechas de teclado.

- columna: hacer clic en la etiqueta de la columna. O colocar la celda activa en la columna deseada y pulsar CTRL + BARRA ESP

- fila: hacer clic en la fila de la columna. O colocar la celda activa en la fila deseada y pulsar MAY + BARRA ESP

- hoja entera: hacer clic debajo del Menú de control. O MAY + CTRL + BARRA ESP

- diversas hojas: si son contiguas, seleccionamos la primera y con la tecla MAY pulsada, seleccionamos la última, todas las de enmedio también se seleccionarán. Si no son contiguas, utilizaremos la tecla CTRL y seleccionaremos hoja a hoja.

- múltiples rangos: seleccionar el primero según el mecanismo normal y los siguientes con CTRL + CLIC y arrastrar. O seleccionar el 1er rango de forma normal, pulsar MAY+F8 (aparece el rótulo AGR) y seleccionar el siguiente; si estamos trabajando solo con el teclado, cada nuevo rango múltiple debemos pulsar MAY+F8, pero si seleccionamos con el ratón, se pulsará MAY+F8 para quitar la selección de múltiples rangos.

Desplazamientos

Posibles desplazamientos del cursor de celda:

-INTRO: de arriba a abajo -INTRO + MAYS: de abajo a arriba

-TAB: de izquierda a derecha -TAB + MAYS: de derecha a izquierda


-Teclas de Flechas del cursor: dirección indicada por las mismas

-Av Pag / Re Pag : desplaza una página abajo / arriba, será variable según sea la altura de la ventana.

-Ctrl + Av Pag / Re Pag : desplaza una hoja de cálculo a la derecha / izquierda.

-Ctrl + Inicio / Fin : va al comienzo / final de la hoja (esquina sup. iz. / inf. der.)

-Ctrl + Flechas de desplazamiento : desplaza hasta el comienzo / final de la hoja saltando de bloque en bloque.

Copiar / Cortar / Pegar

Estos mecanismos, que funcionan igual en todas las aplicaciones de Windows, nos permiten mover, insertar y sustituir texto de una forma rápida.

Windows realiza el intercambio de esta información en una zona especial, todo lo que nosotros copiemos, se enviará al portapapeles y permanecerá allí hasta lo próximo que copiemos y enviemos. Cada vez que activemos el comando de pegar, se copiará lo que hay en el portapapeles en la actual posición del cursor.

Copia incrementada

La copia incrementada: una posibilidad de Excel 97 es la de reconocer los datos contenidos en una celda y copiarlos incrementándolos a lo largo del rango seleccionado ahorrándonos este trabajo. Por ejemplo: Lunes, Martes, ...; 1991, 1992, 1993, ....; trimestre 1, trimestre 2, ....

Para la utilización de copia incrementada:

1. seleccionar la celda o celdas a copiar en caso de tener que incluir el incremento (para el caso de años, debemos escribir dos celdas - 1991 y 1992 - para que Excel sepa qué incremento debe añadir, estas dos celdas deben seleccionarse juntas)

2. colocar el puntero del ratón en el ángulo inferior derecho de la/s celda/s (cambiará su aspecto)

3. arrastrar en la dirección indicada

A medida que vamos arrastrando en la dirección que queremos rellenar con la copia incrementada, Excel nos indica con una etiqueta amarilla el valor de la última celda que estamos seleccionando, para que sepamos por qué valor va la copia.

Veamos algunos ejemplos de acciones correctas e incorrectas para la utilización se copia incrementada:


Accionescorrectas(texto)

Si lo que queremos es copiar el contenido de una celda en otra y no utilizar la copia incrementada, mientras realicemos el paso de arrastre, mantendremos pulsada la tecla de control. De esta forma, lo que hace es copiar el contenido de la celda en todas las demás.

Definición de series

Esta herramienta no sería tan potente si no pudiésemos definir nuestras propias listas o series para aplicarlas:

1. activar “Herramientas” + “Opciones”2. activar la ficha “Listas personalizadas”3. seleccionar “Nueva Lista” o colocar el cursor directamente en el cuadro entradas de lista.4. teclear los elementos, podemos separar los elementos con comas o con la tecla Intro.5. pulsar el botón “Agregar” para añadir la nueva lista a la colección de la parte izquierda y pulsar el

botón “Aceptar”

Esta nueva lista la podemos utilizar como el resto sin ningún problema. De igual forma, tenemos la posibilidad de eliminar listas, permanecerán siempre hasta que las eliminemos. Para eliminarlas, se seleccionan de la colección de la izquierda y se pulsa el botón “Eliminar”, en esta operación, nos pedirá confirmación de la acción.

Deshacer y Repetir

Otras opciones que nos proporciona Microsoft Excel es la posibilidad de deshacer alguna operación que hayamos realizado o repetir otra. Para ello, también tenemos dos opciones de hacerlo, la primera mediante el menú de “Edición” donde los dos primeros comandos nos permiten realizar estas acciones.

Cabe destacar que mediante la opción del menú “Edición”, solamente se puede deshacer o repetir la última acción realizada (vemos como también tiene su combinación de teclas abreviadas). Sin embargo, en la

barra de herramientas tenemos dos botones que también nos realizan estas acciones: para deshacer y


Accionesincorrectas(números)

Accionescorrectas(números)

para repetir, en ambos casos, la parte de la izquierda (la que lleva dibujada la flecha azul), nos sirve para deshacer o repetir la última acción realizada, pero el botón de la derecha (el que lleva el triángulo negro) nos despliega una lista de las acciones realizadas últimamente y podemos seleccionar un grupo de acciones a deshacer.

Arrastrar y colocar

Arrastrar y colocar consiste en mover el contenido y el formato de celdas de un sitio a otro. Hay que llevar mucho cuidado al llevar a cabo esta operación, ya que podemos borrar el contenido de ciertas celdas al escribir encima de ellas.

Para arrastrar y colocar:

1. seleccionar las celdas a trasladar.

2. colocar el puntero en la cualquiera de los bordes de la selección, el puntero toma forma de flecha blanca.

3. con el botón izquierdo del ratón pulsado, arrastramos la selección al nuevo lugar que deseemos y soltamos el botón del ratón.

Si intentásemos arrastrar las celdas a otro lugar, cuyas celdas contienen datos, Excel nos pide la confirmación de si queremos reemplazar las celdas existentes con las nuevas que estamos arrastrando.

Por otro lado, si cuando vamos a realizar la operación de arrastre, pulsamos la tecla MAY, lo que hacemos es mover las celdas en su totalidad, no solamente su contenido y formato. Es decir, se eliminarían del lugar origen y se insertarían en el lugar elegido, por lo tanto, no sería una operación de reemplazo, sino de inserción.

Borrar y Eliminar

Desde el menú de “Edición” tenemos las opciones de borrar y eliminar. No es lo mismo borrar que eliminar en Excel. Mediante el comando de borrado, podemos borrar de un rango seleccionado: todo, solo los formatos, los contenidos o los comentarios (ya se verán más adelante). Cuando borramos, la celda o celdas que borramos siguen existiendo, no se eliminan físicamente.

Mediante el comando de eliminación, podemos eliminar celdas físicamente, de forma independiente, desplazando el resto de celdas de su misma fila hacia la izquierda o el resto de celdas de su misma columna hacia arriba, o bien eliminar la fila o la columna completa en la que está incluida la celda a eliminar.

Buscar, Reemplazar e Ir a

El comando de búsqueda de un texto se utiliza de forma análoga al procesador de textos. Especificaremos el texto a buscar, tenemos la posibilidad de buscarlo por filas o columnas, entre otras opciones avanzadas.

1. activar “Edición” + “Buscar”.2. en el cuadro de buscar, teclear el texto que se desea buscar.3. establecer distintas opciones, por ejemplo, el coincidir mayúsculas y minúsculas, etc.4. pulsar “Buscar siguiente”.


Para la búsqueda de un texto y reemplazo por otro debemos realizar los siguientes pasos:

1. activar “Edición” + “Reemplazar” o bien “Edición” + “Buscar” + Botón “Reemplazar”.

2. en el cuadro de diálogo buscar, teclear el texto que se reemplaza y en el de reemplazar con, el texto por el que se desea reemplazar.

3. establecer las propiedades de reemplazo adecuadas.4. pulsar “Buscar siguiente” para localizar el texto.5. pulsar “Reemplazar” o “Reemplazar todos” para cambiar el texto.

Ya hemos visto cómo podemos desplazarnos por el libro de trabajo, pero, sin duda, para ir directamente a una celda es más cómodo utilizar el comando “Edición” + “Ir a”, donde podemos colocar la referencia de la celda que estamos buscando y pulsar el botón “Aceptar”, desplazando entonces el cursor de celda hasta la celda mencionada.

Mover o copiar hoja

En Excel, tenemos la posibilidad de mover hojas de sitio dentro de un mismo libro o a otro libro distinto y también tenemos la posibilidad de copiar hojas a otros libros o al mismo libro. Solamente hay que tener algo en cuenta: si vamos a copiar o mover una hoja a un libro que ya existe, éste deberá estar abierto antes de activar el comando. Si se va a copiar o mover a un libro nuevo, no hace falta crearlo antes.

1. activar “Edición” + “Mover o copiar hoja”.

2. activar la casilla de Crear una copia en el caso de que sea la operación que deseamos hacer (por defecto es mover hoja).

3. seleccionar el libro al que irá la hoja (o su copia) en Al libro.

4. seleccionar la hoja que irá detrás de la que estamos moviendo (para el caso de llevarla al final, elegir esta opción) en Antes de la hoja.

5. Pulsar el botón “Aceptar”.

Trabajo con la hoja de cálculo

Funciones y fórmulas

Fórmulas

Una fórmula es una serie de valores, referencias de celdas, nombres de rango, funciones y operadores escritos en una secuencia lógica que nos produce un resultado. Las fórmulas empiezan siempre por = y van seguidas de la secuencia lógica de datos permitidos en las fórmulas. Diremos que una fórmula tiene dos partes: Datos y Operadores

Datos: Números, Referencias de celdas, Nombres de rango (ya definidos), y las funciones de Excel o del usuario.


Operadores: Aritméticos (+,-,/,*,%,^), Comparación (<,>,>=,<=,<>), Texto (&); cuya prioridad es (%:2 , ^:3 ,* y /:4 ,+ y -:5) (Afectan los paréntesis).

Inserción de fórmulas

Para insertar una fórmula tenemos dos opciones:

1. Escribirla

2. Usar los comandos “Insertar” + “Función” e “Insertar” + “Nombre” (para insertar nombres de rango)

Cuando tenemos el caso de que queremos hallar TOTALES de varias filas y/o columnas, para no tener que escribir la suma de todas las celdas en la celda Total, podemos aligerar el trabajo realizando:

1. Seleccionamos todas las celdas a sumar más la última donde irá la suma

2. Pulsamos el botón AUTOSUMA :

Rangos

Un rango puede ser definido como una porción de hoja delimitada por la celda superior izquierda y la celda inferior derecha. Ejemplos: A1:A20 (en la misma fila, incluyendo las celdas A1 y A20). A1:D7 (rango rectangular que agrupa las celdas comprendidas entre la A1 y la D7, ambas incluidas). Etc.

Un nombre de rango es un identificador de una celda o grupo de celdas que nos facilita su uso. Los nombres siempre deberán estar en relación con el contenido específico de las celdas o rangos nominados, con el fin de poderlas identificar sin demasiado esfuerzo.

Nominar Celdas o Rangos, Valores y Fórmulas: en ciertos casos, es más cómodo sustituir el rango de celdas sobre el que actúa una fórmula o función por el nombre de este rango. Evita modificar varias celdas y es útil para datos que son susceptibles de ser cambiados a lo largo del tiempo, por ejemplo, si el valor de una celda es VENTAS*IVA, podemos asignar el nombre de IVA a una fórmula, en este caso =12%, para que cuando cambie de valor solo necesitar corregirlo una vez y no en cada celda que apareciese el cálculo.

Por otro lado, si en una celda realizamos la suma de todas las VENTAS, podemos definir VENTAS como un conjunto de celdas, de ese modo, la suma será SUMA(VENTAS) y cuando cambie el número de celdas de las ventas, solamente tendremos que cambiarlo en el nombre definido y no en cada fórmula que utilice estas ventas. Por ejemplo:

Nominar Celda o Rango: - seleccionar celda/s del rango- “insertar” + “nombre”- en lista desplegada activar “definir”- en nombres en el libro teclear el nombre del rango “VENTAS”- “agregar” + “cerrar”

Nominar fórmula: - “insertar” + “nombre”- en la lista desplegada activar “definir”- en nombres en el libro teclear el nombre “IVA”- en “se refiere a” tecleamos =12%

Uso de nombres de rango: Para hacer uso de todos estos nombres podemos escribirlos en la fórmula o, colocando el cursor en la zona de la barra de fórmulas donde queremos que vaya el nombre.

Activar “Insertar” + “Nombre” + “Pegar”, seleccionar el nombre deseado y “Aceptar”. La modificación de celdas, se actualiza automáticamente donde se esté utilizando.


Copiado de fórmulas

Supongamos que deseamos formular una hoja que calcule la suma por filas de cinco columnas, para insertar la primera fórmula, realizaríamos el procedimiento anteriormente explicado. Ahora supongamos que ese mismo cálculo se debe realizar en varias filas pero que cada una realice la suma sobre las celdas que le afectan, es decir, si la primera fórmula estaba en la fila 1 y sumaba las columnas de la A a la D, tendríamos la fórmula “=A1+B1+C1+D1”, ahora bien, en la fila 2, la fórmula debería ser “=A2+B2+C2+D2”, y así sucesivamente.

Tenemos un procedimiento de copia que nos facilita este tipo de operaciones: el copiado de fórmulas.

- escribir la primera fórmula en la celda inicial.

- “Edición” + “Copiar”.

- colocar el cursor en la/s celda/s destino (seleccionando el rango en caso de ser necesario).

- “Edición” + “Pegar”.

O bien :

- escribir la primera fórmula.

- colocando el puntero del ratón sobre el cuadrado negro de la esquina inferior derecha (forma de cruz negra pequeña), pinchar y sin soltar, arrastrar hasta la celda que queremos copiar la fórmula (copiado de series).

Ahora, Excel, ha copiado la fórmula pero actualizando los valores de las celdas involucradas en dicha fórmula.

Direccionamiento absoluto y relativo

Supongamos que queremos calcular los totales de ventas de una empresa por producto, las fórmulas insertadas serían las siguientes:

A B C D

1 Producto Enero Febrero Total

2 Ordenadores 1.500 2.100 =B2+C2

3 Pizarras 407 324 =B3+C3

4 Impresoras 23 12 =B4+C4

5 Mesas 4320 5221 =B5+C5

Tabla 1. Ejemplo de direccionamiento relativo.

Vemos como las fórmulas contenidas en la columna D guardan una relación muy clara, son las mismas fórmulas pero aumentadas en una fila. Cuando utilizamos el procedimiento de copia de fórmulas, nos permite obtener este tipo de fórmulas que guardan esta relación entre sí. El direccionamiento usado hasta ahora ha sido el relativo, es decir, si D2=B2+C2 y lo copiamos a D3, entonces obtenemos D3=B3+C3 (ocurre cuando utilizamos el comando de copia).

Esto es útil en algunos casos, pero en otros no. Por ejemplo: supongamos ahora que queremos calcular el porcentaje que supone sobre el total de ventas general, las ventas de cada uno de los productos:


A D E

1 Producto Total Porcentaje

2 Ordenadores 3.600 =D2/D6

3 Pizarras 731

4 Impresoras 35

5 Mesas 9.541

6 Total 13.907

Tabla 2. Ejemplo de direccionamiento relativo.

Cuando copiamos la celda E2=D2/D6 a la celda E3, el resultado será E3=D3/D7, pero esa no es la fórmula que queremos, sino que es E3=D3/D6, es decir, nos interesa que la celda D2 original sí aumente, pero la celda D6 se mantenga fija. Para ello utilizamos el direccionamiento absoluto, anteponiendo el símbolo “$” a aquella etiqueta de fila y/o columna que queramos fijar, en este caso, como solamente nos interesa fijar la fila 6, cambiaremos la fórmula original a E2=D2/D$6.

Funciones

Concepto similar al matemático, y=F(x), donde x es la variable independiente e y la dependiente, F indica las operaciones matemáticas a las que está ligada la variable x.

En Excel, el concepto de función cambia de forma pero no en el fondo: la variable dependiente será la coordenada de la hoja donde deseamos insertar el valor obtenido o resultado. La función F viene dada por nombres de funciones Excel y los parámetros serán los argumentos de dichas funciones. Por ejemplo, la función =SUMA(D7:D31;C34:C48;78), realizaría la suma de los rangos D7 a D31, C34 a C48 y por último suma el valor 78.

La forma de escribir las funciones en Excel es la siguiente:

= NOMBRE DE FUNCIÓN (argumento1;argumento2;...)

El nombre de función está predefinido en Excel, lo podemos teclear en mayúsculas o minúsculas. No se deja espacio en blanco entre argumentos. En una función distinguimos tres partes: Nombre de la función, argumentos y datos.

Datos: Excel admite 6 tipos de datos: Números (precisión de 15 dígitos exactos), Texto (tienen que ir entre comillas y pueden tener de 0 a 255 caracteres), Valores Lógicos (Verdadero y Falso), Matrices (variable subindizada, un ejemplo podría ser {2;3;7\4;6;23} que sería una matriz de 2 filas por 3 columnas), Valores de error (ya vistos: ¡NUM!, ¡DIV/0, ...), Referencias a celdas (direccionamiento absoluto o relativo, rangos).

Argumentos: Una función puede tener un máximo de 14 argumentos (los rangos se consideran como un solo argumento), un argumento también puede ser otra función cuyo resultado sea un valor del tipo del argumento requerido (funciones anidadas), en Excel se permite una profundidad de anidamiento de 7 niveles. Si una función no requiere ningún argumento se colocará ( ) tras el nombre de la función.

Inserción de funciones

Para escribir una función haremos uso del Asistente de Funciones activando el comando “Insertar” +

“Función” (o el botón de la barra de herramientas ), seleccionamos la categoría de la función y la función en sí . Pulsamos el botón “Aceptar” e introduciremos los argumentos adecuados a la función que queremos insertar en la celda. Para acabar pulsaremos el botón “Aceptar”.

El resultado de esta operación es la inserción en la celda activa de la función elegida con todos sus argumentos detallados:


Figura 6. Ejemplo de la función suma insertada.

CONVERSIÓN DE DATOS

¿Qué ocurre cuando introducimos un argumento que no corresponde con el tipo de argumento que se espera para esa función?

Argumento de tipo texto y:

- se introduce un número: Excel lo convierte en texto poniéndolo entre comillas

- se introduce un valor lógico: lo convierte a texto poniéndolo entre comillas: “falso”

Argumento de tipo número y:

- se introduce un texto: si el texto tiene formato de número, fecha u hora, no hace caso a las comillas, en otro caso, no se convierte

- se introduce un valor lógico: Verdadero = 1, Falso = 0

Argumento de tipo valor lógico y:

- se introduce un número: si es 0, se coloca Falso y si es 1 se coloca Verdadero

- se introduce un texto: si es “verdadero” se coloca Verdadero y si es “Falso” se coloca Falso.

Formato de hoja de cálculo

Formato de celdas. Menú “Formato”

Celdas

Se activa a través del comando “Formato” + “Celdas”. Consta de 6 fichas de opciones de formato, puede accederse a él mediante el menú de contexto (se activa con el botón derecho del ratón) o por la barra de menús (barra de herramientas formato).

Números

Establecemos el formato del número según a la categoría que pertenece y las opciones que tenemos. Podemos añadir nuevos formatos.

Hay algunos botones de la barra de herramientas que nos permiten hacer algunas de estas operaciones :

Estilo porcentual

Estilo millares

Aumentar decimales

Disminuir decimales

Estilo moneda


Alineación

Nos permite establecer la orientación del dato en la celda, tanto vertical como horizontalmente.

En la barra de herramientas tenemos los botones de alineación .

Fuentes

Nos permite cambiar el tipo de letra, tamaño, color, etc. de la celda. En la barra de herramientas tenemos, al igual que en Word, los botones que nos permiten cambiar de tipo de letra y de tamaño de la misma, aparte de otros aspectos.

Bordes

Establece líneas de contorno de la celda. Mediante el botón de la barra de herramientas , podemos realizar algunas, pero no todas de las combinaciones de bordes (por ejemplo, no se puede variar el color de la línea del borde).

Para establecer diferentes bordes, estilos de línea y colores se elegirá primero el color, a continuación el estilo de línea y por último, el borde que queremos: izquierdo, derecho, superior, inferior, diagonal.

Tramas

Establece el sombreado y entramado de las celdas. En el diseño de la celda tenemos dos partes, por un lado, tenemos el entramado o diseño realmente en sí, por ejemplo, lunares, rayas verticales, rayas horizontales, etc. Esto lo podemos elegir en el campo trama pinchando en el triángulo negro una primera vez. Una vez elegido el entramado, debemos elegir el color de primer plano y el color de fondo. El color de fondo se elige en color y el color de primer plano del entramado se elige también en trama, teniendo que volver a pinchar en el triángulo y eligiendo esta vez el color en vez del entramado.

Tenemos un botón en la barra de herramientas que nos permite alguna de las combinaciones aquí vistas

pero no todas: .

Fila

Activado desde el menú “Formato” + “fila”, nos permite especificar el alto de la fila y autoajustarla a su contenido. Puede accederse a su menú contextual cuando el puntero del ratón está sobre la etiqueta de columna y pulsamos el botón derecho.

Columna

Activado desde el menú “Formato” + “columna”, nos permite especificar también el ancho de columna, el ancho estándar y autoajustarla a contenido. De igual forma podemos acceder a su menú contextual cuando señalamos la etiqueta de columna.


Hoja

Activado desde el menú “Formato” + “hoja”, nos permite cambiar el nombre a la etiqueta de la hoja activa, esta opción también podemos obtenerla por el menú contextual. Otra opción que permite es establecer un fondo en la hoja.

Autoformato

Activado desde el menú “Formato” + “automático”, da a elegir entre varios formatos predeterminados para las celdas seleccionadas. Se aplica a un conjunto de celdas que forman una tabla de datos, pudiendo llevar rótulos de encabezamiento o no.

Insertar elementos. Menú “Insertar”

Celdas, filas, columnas, hojas de cálculo, gráficos

Celda: añade una celda nueva, dando la opción de especificar hacia dónde se desplazan el resto de celdas: abajo, derecha, insertar fila, insertar columna.

Fila: añade una fila nueva encima de la fila en la que está colocado el cursor.

Columna: añade una columna nueva a la izquierda de la columna en la que está colocado el cursor.

Hoja de cálculo: añade una hoja nueva delante de la hoja actual.

Gráfico: permite insertar un gráfico en esta hoja o en una hoja nueva. Para ello, debemos tener seleccionado (para mayor comodidad) previamente el rango de celdas que serán los datos con los que realicemos el gráfico.

Imágenes y objetos

Las imágenes hace referencia a archivos ya existentes de cualquier formato de imagen que soporte Excel. A los objetos, se refiere a cualquier objeto compatible con Windows en ese momento, por lo que en distintos ordenadores, podemos encontrar distintas opciones, sólo depende de las aplicaciones instaladas bajo Windows en ese ordenador.

Dibujos y Gráficos

¿Qué son y para qué sirven? ¿Cuál es la diferencia?

Los gráficos sirven para la representación de la información contenida en una hoja de cálculo de forma gráfica, la podemos presentar de varias maneras: barras, líneas, áreas, etc... Están altamente vinculados con las hojas de cálculo, es decir, cualquier modificación en los datos de la hoja se realizará automáticamente en el gráfico.


En cambio, los dibujos son meramente artísticos, es decir, nos servirán para crear ilustraciones que no tienen utilidad en sí: rectángulos, arcos, círculos, cuadros de anotaciones, etc... En este apartado se incluyen los dibujos que se puedan realizar desde otras aplicaciones y que importaremos e incluiremos en nuestro trabajo.

Dibujos de Excel

No es lo mismo insertar un objeto de dibujo que una imagen o que un dibujo de Excel. Los dos primeros casos ya los hemos visto, a continuación veremos que Excel permite dibujar objetos en nuestro documento sin necesidad de llamar a ninguna otra aplicación o insertar imágenes. Esta opción se utiliza

cuando los dibujos a realizar son muy sencillos. En la barra de herramientas tenemos el botón que nos activa la barra de herramientas de dibujo de Word:

Figura 7. Barra de herramientas Dibujo.

Mediante esta barra podemos dibujar casi todos los tipos de objetos que deseemos. Para dibujar estos objetos, basta con pinchar el botón deseado y entonces lo dibujemos en el documento, pinchando con el botón izquierdo del ratón y sin soltar, arrastrar hasta la posición deseada. Vemos como tenemos grandes posibilidades de dibujo, estableciendo colores de línea, relleno, etc. Desde las opciones del dibujo podemos realizar numerosas operaciones con los dibujos: ordenar, mover, alinear, girar o voltear. De esta forma, dibujar en Excel 97 es muy sencillo y con los diversos efectos, se consiguen resultados sorprendentes.


Gráficos en Excel

Partes de un gráfico

Vamos a centrarnos ahora en el uso de los gráficos, que como ya hemos dicho, se realizan sobre los datos de la hoja de cálculo. Es una herramienta visual muy potente en cuanto a presentaciones de trabajos. Debemos distinguir, antes de todo, ciertos elementos básicos de los gráficos de Excel 97:

0

50.000

100.000

150.000

200.000

1T 2T 3T 4T

ViviendaAlimentaciónVestuarioEnergiaTransportes

Principalmente destacamos:

Series de datos: grupo de datos relacionados entre sí, pueden ser valores numéricos dentro de una categoría. Un gráfico puede contener una o más series de datos

Categorías: reflejan el número de elementos de una serie.

El gráfico paso a paso

Tenemos dos opciones de insertar un gráfico, la primera, dentro de una misma hoja y la segunda como hoja nueva. Pasos para insertar un gráfico:

es conveniente seleccionar primero el rango de celdas sobre el que queremos hacer el gráfico.

activamos el botón “Asistente para gráficos” : , automáticamente se activa el asistente para gráficos. Veamos los pasos del asistente:

Paso 1: Elegir el tipo de gráfico que queremos y su subtipo. Pulsar “Siguiente”.

Paso 2: Comprobar el rango de datos y la serie. Pulsar “Siguiente”.

Paso 3: Establecer las diferentes opciones del gráfico para las fichas títulos, leyenda y rótulos de datos, de forma que la muestra quede a nuestra entera satisfacción. Pulsar el botón “Siguiente”.

Paso 4: Decidir la ubicación del gráfico, en la hoja actual o en una nueva hoja. Pulsar “Terminar”.

Una vez que ha finalizado el asistente para gráficos, aparece el gráfico creado como un objeto en la hoja de cálculo y la barra de herramientas para gráficos:


leyenda

categorías

eje de categorías

eje de valores

series de datos

Figura 8. Barra de herramientas para gráficos.

NOTA: Cuando los datos originales del gráfico tienen una estructura tradicional (fila y columna de rótulos) Excel detecta el gráfico de forma automática y correcta. Es posible que si a la tabla origen de los datos le falta la primera columna de datos o bien esta columna que debe ser de datos no contiene texto sino números, que Excel no detecte el gráfico de forma automática, para lo cual, debemos revisar bien el paso 2 del asistente y corregir lo que sea necesario.

Edición de gráficos

Una vez que se ha insertado un gráfico podemos modificar su posición moviéndolo a cualquier lugar, de igual forma, podemos copiarlo, eliminarlo, etc.

En la barra de herramientas de gráficos tenemos un botón que nos permite colocar o eliminar la

leyenda en el momento que deseemos . Si no tenemos visible esta barra, haremos “Ver” + “Barras de herramientas” y seleccionaremos Gráfico.

Una vez que tenemos un gráfico creado podemos darle un formato personalizado, modificando ejes, textos, leyenda, barras, etc. Para ello debemos seleccionar aquel elemento del gráfico que queramos modificar. De igual forma, podemos realizarles cambios a través del menú contextual que nos aparece al pulsar el botón derecho del ratón.

Para cambiar el tipo de gráfico elegiremos “Tipo de gráfico” . Si el gráfico es de tipo tarta, podemos seleccionar una porción y moverla hacia fuera. Si seleccionamos todo el gráfico y tomamos formato área gráfico se modificará fuentes y diseño sobre todo el gráfico, para que pueda haber distintos textos con diferentes formatos debemos seleccionar dicho texto solamente y diseñarlo. Si seleccionamos una barra, se seleccionarán el resto de barras de su serie y podemos modificarle el relleno, borde, etc. Por otro lado podemos modificar únicamente la leyenda, o bien los sectores individuales de un gráfico tipo tarta (tanto 2D como 3D), etc.

Otra opción especial con gráficos es insertar nuevas series una vez que el gráfico ya está creado: Seleccionar el rango de celdas que compondrá la serie y arrastrarlo dentro del gráfico.

Bases de datos

Una BDD es simplemente una tabla de datos, donde en las columnas tenemos los campos y en las filas los registros. La primera fila contiene las cabeceras de los nombres de los campos para cada columna.

Ordenación de la BDD

Se realiza a través del comando “Datos” + “Ordenar...” y aparece un cuadro de diálogo que nos permite ordenar la BDD según unos criterios, el primero es el principal y los dos restantes secundarios, en cada criterio seleccionamos el campo de la BDD por el que ordenar y podemos especificar si en orden ascendente o descendente. Para ordenar la base de datos debemos tener el cursor de celda en alguna de las celdas de la base de datos.


BDD mediante Formulario

Excel crea automáticamente una ficha en la que tenemos todos los campos que componen un registro de nuestra BDD. Para activarla, pulsar el comando o menú “Datos” + “Formulario...”, aparece el cuadro de diálogo del formulario. Para movernos de un registro a otro, pulsaremos las flechas de la barra de desplazamiento vertical.

Si queremos crear nuevos registros, pulsaremos el botón “Nuevo”, y se nos colocará una ficha vacía para que rellenemos los datos de forma adecuada. Para eliminar un registro, nos colocaremos en dicho registro y pulsaremos el botón “Eliminar”.

El formulario tiene un botón llamado “Criterios” que nos permite crear los criterios de búsqueda de datos y dichos datos nos aparecerán en la ficha pasando de un registro a otro con el botón “buscar siguiente” y “buscar anterior”.

Criterios de búsqueda: =, >, <, >=, <=, <>; utilizar ? para representar un solo carácter y * para representar una cadena de caracteres.

Filtros de BDD en Excel 97

Filtro Automático o Autofiltro

El uso es muy sencillo:

1. Abrir la hoja que contiene la BDD (tabla de datos). Colocar el cursor de celda en cualquier celda de la tabla que será base de datos.

2. Activar “Datos” + “Filtro”

3. Activar “Autofiltro”: vemos como a todos los campos cabecera se les adosan botones de despliegue

4. Una vez que tenemos esto, podemos pulsar el botón de despliegue de cualquier campo y vemos como a parte de estar todos los posibles valores de dicho campo en la BDD tenemos 3 opciones más: Todas, las 10 más... y personalizar...

5. A partir de ahora tenemos dos opciones de actuación:

- Activar en el campo objeto de la búsqueda la información deseada. Podemos activar un campo detrás de otro, y para anularlo debemos seleccionar “Todas” en dicho campo.

- Activar “Personalizar...” y teclear o activar la información que deseemos obtener de la base de datos (tenemos opciones de usar Y y O en la combinación de criterios). Esta opción sólo permite combinar dos veces un mismo campo.

El resultado en ambos casos es una selección de los registros que cumplen las propiedades establecidas en los criterios de selección:

Figura 9. Ejemplo de filtrado por el campo Estado civil con valor soltero.


Filtros Avanzados

En la anterior forma de establecer filtros, el resultado de dicha selección se sobreescribe en la zona de la BDD. En la forma de Filtros Avanzados podemos dar la opción de que el resultado de la búsqueda no lo sobreescriba sobre la BDD sino desplazarlo a una zona de la hoja que nosotros deseemos. Activar “Datos” + “Filtros” + “Filtro avanzado ...”.

1. Desactivar “Filtrar lista sin moverla” y activar “Copiar en otro lugar”.

2. En el Rango de la lista debe aparecer el rango de la BDD, incluyendo cabeceras de columnas, si no es así, situar el cursor dentro de este recuadro blanco y pulsar con el botón izquierdo del ratón, fuera del cuadro de diálogo. Vemos como podemos seleccionar un rango de celdas en la hoja de cálculo.

3. Rango de criterios: teclearemos un rango de la hoja donde están definidos los criterios de búsqueda, dicho rango ha de ser como mínimo de 1 columna por dos filas (la primera es la cabecera y la segunda donde irán los datos por los que Excel buscará), hay que llevar cuidado en dicho rango, puede contener columnas en las que no hayamos metido información por la que buscar pero no puede contener filas vacías, esto es muy importante. De igual forma al anterior punto, podemos colocar el cursor en este recuadro y seleccionar el rango activando la hoja de cálculo. Esto nos evita posibles errores al teclear ‘a mano’ el rango de celdas. Criterios en la misma fila equivale a la unión Y y criterios en distintas filas equivale a la disyunción O.

Figura 10. Ejemplo de rango de criterios.

4. Copiar en: se activará si hemos decidido copiar el resultado en otro lugar. El mecanismo de selección de este rango es similar a los anteriores. Un punto a destacar es que aquí no hace falta seleccionar un rango de resultado, basta con seleccionar la primera celda a partir de la cual se escribirá la tabla resultado.El resultado aparecerá a partir de la celda seleccionada.

OTRAS OPERACIONES

Preparar el libro de trabajo para imprimir

Vista preliminar

Nos permite ver cómo quedan las páginas impresas del libro de trabajo para saber si tenemos que modificarlo para que, a la hora de imprimirlo, salga todo correctamente. En la barra de herramientas tenemos

un botón que nos enlaza con la vista preliminar:

Configurar página. Encabezado y pie de página

Al igual que en Microsoft Word, podemos establecer un encabezado y pie de página para las hojas que saldrán impresas. Podemos escoger uno de los ofrecidos por defecto por Excel en la lista “Encabezado” y la lista “Pie de página” o bien personalizar los nuestros propios. La ventana para la personalización se divide en tres secciones y a cada una de ellas le podemos añadir bien texto, o bien los comandos especiales que nos


ofrecen los botones (de izquierda a derecha): Tipo de fuente, Nº página, Nº total de páginas, fecha, hora, nombre del archivo, nombre de etiqueta

Imprimir libros de trabajo

Activaremos el comando “Archivo” + “Imprimir...”, pudiendo establecer el número de copias a imprimir, el intervalo de páginas (por si no queremos imprimirlas todas) y por otro lado, nos permite indicar si queremos que se imprima todo el libro, un rango de celdas seleccionado o bien un conjunto de hojas seleccionado.

Una vez establecidas las opciones de configuración de página, las opciones de impresión y comprobado mediante la vista preliminar que todo va a salir como nosotros queremos, pulsaremos el botón “Aceptar” y se enviará el trabajo a la impresora.

Inmovilizar secciones

Es útil para facilitar el uso de grandes hojas. Cuando estamos introduciendo grandes cantidades de datos, quizás sería mejor tener la referencia de los titulares de los datos que estamos introduciendo, de esta manera los errores pueden ser menos, esta inmovilización de los titulares se realizará de la siguiente manera:

- situar el cursor de celda en el ángulo inferior derecho de la sección que deseamos inmovilizar, es decir, se inmoviliza todo lo que haya por encima y a la izquierda de la celda de cursor.

- activar el comando “Ventana” + “Inmovilizar paneles”

Las dos zonas de la parte superior (fila) e izquierda (columna) permanecerán inmovilizadas, de manera que si al introducir datos nos movemos horizontalmente, se verá inmovilizada la columna (parte izquierda) y si nos movemos verticalmente, se verá inmovilizada la fila (parte superior).

Para eliminar dicha inmovilización, volveremos a colocarnos en cualquier celda y activaremos el comando “Ventana” + “Movilizar paneles”. Solamente se puede realizar una operación de este tipo en una determinada hoja.

Proteger archivos

Con el fin de salvaguardar la confidencialidad de nuestros documentos o evitar que la información ubicada en ciertas celdas sea alterada, Excel nos proporciona varios tipos de protección:

1. Protección del libro completo contra apertura del mismo.

2. Protección del libro contra escritura. Se puede abrir el libro.

3. Evitar cambios en la manera de presentar y organizar un libro de trabajo. Se puede abrir el libro.

4. Protección de hojas. Se puede abrir el libro.

5. Protección de celdas. Se puede abrir el libro.

Si asignamos una contraseña de protección y se nos olvida, NO existe forma de recuperar la acción restringida con esa contraseña.

Protección del libro completo: limitaremos la apertura de un documento a personas autorizadas. Es la mayor protección que podemos hacer a nuestro trabajo. La protección se efectúa asignando al documento una contraseña de la forma:

1. Activar el documento


2. Activar “Archivo” + “Guardar como...”, pulsar el botón “Opciones...”, en el cuadro de diálogo que aparece, escribir una contraseña en “Contraseña de protección”. Pulsar el botón “Aceptar”

3. Excel pedirá confirmación de la contraseña escrita. Volver a teclear la contraseña y pulsar el botón “Aceptar”, volverá a la pantalla de guardar como

4. Pulsar el botón “Aceptar” para guardar el libro con la contraseña

Protección contra escritura: anteriormente limitamos el acceso completo al documento, pero podemos permitir su lectura pero no escritura, para ello, en el paso 2, escribiremos en “Contraseña contra escritura” la contraseña adecuada. El resto de pasos son iguales. No permite modificar el libro en cuestión, pero, al poder abrirlo, podemos cambiar cosas y guardarlo con otro nombre.

Eliminación de contraseñas: Procedimiento:

1. Activar el documento

2. Activar “Archivo guardar como”. En el cuadro de diálogo presentado pulsar el botón “Opciones...”. Seleccionar la contraseña en el campo adecuado (de protección o contra escritura), pulsar SUPR para borrar la contraseña. Pulsar el botón “Aceptar”

3. Pulsar el botón “Aceptar”

Evitar cambios en la manera de presentar y organizar un libro de trabajo. Se permite abrir el libro pero no permite modificar con la opción Ventanas, el cambiarles de tamaño y con la opción Estructura, el cambiar de nombre, eliminar, insertar, mover, ocultar o mostrar ventanas. La contraseña es opcional, pero, obviamente, si no la ponemos, cualquiera puede desproteger el libro. Sí permite el cambio de formato de las celdas.

Para proteger un libro:

1. Activar “Herramientas” + “Proteger”

2. Activar “Proteger libro...”

3. Si ponemos contraseña, la pedirá para confirmación


Para desproteger un libro:

1. Activar “Herramientas” + “Proteger”

2. Activar “Desproteger libro...”

3. Si tenía contraseña, la pedirá para la eliminación de la protección


Protección de hojas. De forma similar a la anterior opción pero únicamente a una sola hoja, no se permite realizarlo a un grupo de hojas a la vez. Se evita modificar contenidos, objetos y/o escenarios de las hojas. Para proteger o desproteger una hoja, se realizan los mismos pasos que en la anterior opción, salvo el 2º que sería “Proteger hoja...” o “Desproteger hoja...” en cada caso.

Protección de celdas: si no queremos proteger la hoja completa, también podemos proteger alguna de las celdas de la hoja, previniendo que su contenido sea variado por error, este tipo de protección es muy útil en celdas que contienen fórmulas. Aquí sí se pueden proteger un rango de celdas a la vez.

1. Seleccionar la celda o celdas que deseamos proteger

2. Activar “Formato” + “Celdas...” + Ficha “Proteger”

3. Activar la opción bloqueada y/o la opción oculta según nos interese


Para que esta protección de celdas tenga efecto, la hoja debe estar protegida.


En el paso 2 tenemos dos opciones, una es protección bloqueando el contenido de la celda y otra es protección ocultando la celda. La diferencia que presentan es la siguiente: al proteger la hoja, como ya hemos comentado antes, no se permite modificar el formato de las celdas, pero si una celda no está bloqueada ni oculta, se podrá borrar su contenido. Si la celda está bloqueada pero no oculta, en la barra de fórmulas se verá su contenido pero no se podrá borrar. Si la celda está bloqueada y oculta, ni se verá el contenido en la barra de fórmulas, ni se podrá borrar.

La utilidad de ocultar el contenido de las celdas en la barra de fórmulas es bastante importante, podemos permitir que otros usuarios vean el resultado de operaciones de una determinada celda sin que puedan ver, por ejemplo, la fórmula que calcula dichos resultados.


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