INTRODUCCION

Tener un plan u objetivos, es algo muy importante, en el negocio propio de una empresa. En Una empresa, como bien saben hay muchas personas que desarrollan planes de negocio, tienen, entre sus objetivos, definir a qué se va a dedicar la empresa, sus clientes potenciales (o reales si ya los tiene), sus proveedores, su marco social, cultural y otros.E plan operativo Se da en los empleados, en el nivel más bajo de la organización. Realiza un micro planeamiento de las organizaciones de carácter inmediato, que detalla cómo deberán alcanzarse las metas. En realidad, todos los puntos de la base de la planeación se dan en el nivel operativo, lo que en gran medida influye y determina, en conjunto con la parte táctica, la obtención de resultados.La parte operacional incluye esquemas de tareas y operaciones debidamente racionalizados y sometidos a un proceso reduccionista típico del enfoque de sistema cerrado. Se organiza con base en los procesos programables y las técnicas computacionales. Se trata de convertir una idea en realidad, o ejecutar el propósito de una acción a través de varias vías, se trabaja a corto plazo generalmente a menos de 1 año.

Índice

PlanOperativo

Definición Documento oficial en el que los responsables de una organización (empresarial,

institucional, no gubernamental...) o un fragmento de la misma (departamento,

sección, delegación, oficina...) enumeran los objetivos y las directrices que deben

marcar el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente con

una duración efectiva de un año, lo que hace que también sea conocido como plan operativo anual o POA.

Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación

Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades

más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la

empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una

de las unidades en que se divide un área de actividad

El plan operativo es la minimización del detalle de un plan estratégico y de

un plan director. Debido a esta circunstancia, el POA debe adaptar los

objetivos generales de la compañía a cada departamento, y traducir la

estrategia global de la misma en el día a día de sus trabajadores.

Representa la forma de desarrollo de una organización respecto a las

diferentes líneas de negocios que sean pertinentes a su naturaleza.

Programa organizado de actuaciones a realizar a corto plazo,

seleccionadas de un Plan Estratégico a largo plazo, previamente

establecido, y que están orientadas a conseguir objetivos relevantes para la

organización y avanzar hacia su Visión de futuro durante el periodo de un

año.

Plan operativo anual (POA)El plan operativo anual es un documento formal en el que se enumeran, por parte de los responsables de una entidad facturadora (compañía, departamento, sucursal u oficina) los objetivos a conseguir durante el presente ejercicio.

El plan operativo anual debe estar perfectamente alineado con el plan estratégico de la empresa, y su especificación sirve para concretar, además de los objetivos a conseguir cada año, la manera de alcanzarlos que debe seguir cada entidad (departamento, sucursal, oficina...).

Objetivos:

establecer coeficientes de rendimiento de los recursos para medir la eficiencia con que se utilizan y determinar la consistencia entre las metas y los medios empleados para lograrlas.

Identificar y medir los costes de los resultados finales, tanto unitariamente como a nivel general, facilitando la integración del presupuesto anual.

Desarrollar una herramienta que facilite la contabilización de los gastos y la generación de estados financieros que permitan la evaluación económica y global de la organización.

IMPORTANCIA DE LOS PLANES OPERATIVOS EN LA EMPRESA

o Tener un plan u objetivos, es algo muy importante, de cara al negocio

propio de una empresa. Una empresa, como bien saben muchas personas que

desarrollan planes de negocio, tiene, entre sus objetivos, definir a qué se va a

dedicar la empresa, sus clientes potenciales (o reales si ya los tiene), sus

proveedores, su marco social, cultural y otros.

Esta información, no solo constituye un modelo formal que define a la empresa,

sino la mentalidad propia de la empresa a la hora de tomar decisiones, que la

hagan acercarse aún más a sus objetivos. Por ello, un plan es importante, nos

hace centrarnos en un objetivo concreto, conocido y alcanzable mediante una serie

de pasos. Esos pasos se pueden complicar generando otros menores que

necesiten ser abarcados antes de proseguir, pero el objetivo, en ese momento

sigue siendo el mismo.

o El Plan Operativo es un instrumento de gestión muy útil para cumplir

objetivos y desarrollar la organización. Permite indicar las acciones que se

realizarán, establecer plazos de ejecución para cada acción, definir el presupuesto

necesario, y nombrar responsables de cada acción. Permite además, realizar el

seguimiento necesario a todas las acciones y evaluara la gestión anual, semestral,

mensual, según se planifique

o En términos generales pretende orientar la dinámica de los procesos y el uso

de los recursos disponibles, convirtiendo los propósitos institucionales en objetivos

claros y evaluables a corto plazo. Esto se traduce en:

• Dirigir “el cambio anual” hacia la Visión que tiene el equipo directivo

• Comunicar los objetivos prioritarios, conectando la gestión diaria con la Estrategia

• Asignar recursos en función del coste-beneficio y aportación de valor

• Implicar y coordinar esfuerzos de los líderes y sus equipos

• Reducir la improvisación y prevenir riesgos

• Medir y transmitir credibilidad y confianza en la gestión de la organización

• Optimizar los resultados con recursos limitados.

Utilidad fundamental:• es posible, mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas,

realizar un seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones

en los objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que

ayudan a monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de Mando

Integral, los Sistemas de información ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la

Decisión.

CARACTERISTICASEn la formulación de las actividades resultan válidas las recomendaciones enunciadas para las actividades principales.

El plan operativo permite:

Tener claridad en las acciones necesarias para lograr cada resultado esperado.

Establecer un cronograma de trabajo.

Determinar la prioridad de cada actividad planificada.

Asignar responsabilidades, tomar en cuenta la idoneidad del personal y definir concretamente sus actividades.

Determinar posteriormente las necesidades materiales y de equipamiento, así como de recursos financieros.

Determinar la cantidad de personas que necesitará el plan para su ejecución.

Establecer parámetros para medir los adelantos y resultados logrados por la implementación del cronograma. Medidas de control de gestión durante el seguimiento y evaluación

Ventajas y desventajas del planeamiento operativo.

El hecho de planificar implica una serie de ventajas para la empresa, las cuales se señalan a continuación:

1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito. Todos los esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza.

2. Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una posible participación en ellos. Lo anterior permite evitar la entropía, es decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destrucción.

3. Proporciona una base para el control. La planificación y el control son inseparables, ya que son como los gemelos de la administración. Cualquier intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma que las personas sepan si van en la dirección correcta, a no ser que primero tengan en claro a donde ir. Así, los planes proporcionan los estándares de control.

4. Obliga a la visualización de un todo. Se obtiene una identificación constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de la organización en general. Esta forma de abarcar todo es valiosa, pues capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una comprensión mas plena de cada actividad y a apreciar las bases sobre las cuales están apoyadas sus acciones administrativas.

5. Dirige la atención hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente, por parte de todos los componentes de la organización, los objetivos de esta y la adecuación de ellos al medio, cuando es necesario.

Si bien la planificación es una función fundamental de la  administración, presenta desventajas o limitaciones en su uso, entre las cuales se pueden destacar las siguientes:

1. Esta limitada por la poca precisión de la información y por la incertidumbre de los hecho futuros. Es imposible predecir con exactitud lo que va a ocurrir en el futuro, de ahí que sea fundamental que el administrador trabaje con escenarios alternativos y con márgenes de 

tolerancia.

2. La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas hombre.

3.La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a realizar una planificación excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la actuación de los administradores y del personal de la organización general.

4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas pertinentes.

Lo importante es que el administrador, aparte de tener muy claras sus ventajas y sus limitaciones, debe considerar dos principios que sirven para indicar la mejor manera de elaborar una planificación.

Factores:

Factores humanos

Un factor importante a considerar es el factor humano. Las personas profundamente

influirán en el éxito de tu plan y debes tenerlos en cuenta tempranamente en tu

proceso de planificación. Asegúrate de que tienes suficiente gente y que sea

entrenada adecuadamente. También debes investigar el nivel de experiencia de tu

personal y si han operado con éxito en este entorno antes. Analiza los costos de las

personas que participan en el plan y el momento apropiado para contratar y capacitar

a los empleados en caso necesario. Una estrategia de desarrollo de recursos

humanos es un importante primer paso.

Factores financieros

Tu plan operativo también debe considerar todos los factores financieros con el fin de

tener éxito. Las consideraciones presupuestarias y los gastos son uno de los primeros

factores que debes considerar y crear. Las estimaciones de ingresos para tu plan son

de vital importancia y necesitas predecirlas con exactitud en la medida de lo posible.

Los márgenes de beneficio previstos y los costos para hacer tu plan de operaciones

son también factores clave y pueden requerir la investigación de predecir con

fiabilidad. Los gastos iniciales también deben ser analizados y puestos en tu

presupuesto y en el plan operativo.

Factores de riesgo

Anticipar posibles riesgos para el plan operativo es un elemento importante y con

frecuencia pasado por alto que debe tenerse en cuenta. Aunque siempre hay riesgos

en cualquier plan, la creación de una estrategia de mitigación de estos riesgos es vital.

Los riesgos potenciales deben ser analizados y los planes para superarlos necesitan

ser creados. También debes clasificar los riesgos según la probabilidad de que

ocurran y luego comenzar a planear cómo superarlos. Haz tu evaluación de estos

riesgos de manera exhaustiva y procesable.

Factores operacionales

Los factores operacionales se centran en la implementación de tu plan. Crea líneas de

tiempo y define el equipo que se encargará de hacer tu plan de trabajo. Establece

directrices y puntos de control y decide quién será responsable de cada tarea e hito.

Considera quién necesita ser entrenado y la duración que tomará la formación.

Permite un tiempo para el desarrollo de todos los materiales y las actividades de

apoyo necesarias para la aplicación con éxito de tu plan. Selecciona líderes operativos

y luego discute tu estrategia con ellos para conseguir el apoyo y la aceptación

FACTORES CRÍTICOS:

Su diseño contempla factores propios de toda buena planificación

1. COHERENCIA: Asegurar la coherencia entre el Plan Operativo (corto plazo), con el Plan Estratégico de la Organización (largo plazo).a través de las estrategias comunes. También es importante revisar la sinergia existente ente los diferentes objetivos del POA con el fin de aportar valor a la Organización.2. COMPRENSIÓN: La uniformidad en la presentación, facilita la comunicación, el entendimiento y la comparación entre diferentes líneas estratégicas y/o diversas áreas de la Organización.Es conveniente incluir un número no excesivo de objetivos y actuaciones con el fin de facilitar su comprensión y concentrar los esfuerzos y recursos.

3. VIABILIDAD: Asegurar la viabilidad de las actuaciones en la medida que están respaldadas por personal, con dedicación suficiente y recursos disponibles, todo ello integrado en el presupuesto aprobado. Los proyectos de inversión deben quedar claramente determinados.Los balances previsionales se elaboran a partir de los presupuestos de explotación y tesorería. Los costes acumulados de cada actuación darán como resultado el coste de desarrollo de la estrategia.

4. RENTABILIDAD: Visualizar la relación coste – beneficio en cada actuación, facilita su priorización. Los objetivos deben aportar valor a la Organización.

5. EFICIENCIA: Valorar el rendimiento de los recursos para medir la eficiencia con que se utilizan y determinar la consistencia entre objetivos y medios

6. RESPONSABILIDAD: La asignación de responsables del POA y de cada actuación, acordes con el organigrama funcional de la organización, facilita la implicación, dinamización, coordinación e interlocución. El POA debe ser aprobado por la Dirección de la Organización.

“En las organizaciones de cierto tamaño resulta conveniente que su proceso de elaboración sea participativo para de que todo el equipo conozca y asuma los objetivos y acciones para lograrlos” (navactiva).

7. CONTROL: Contrastar el grado de consistencia interna de cada actuación, a través de la relación de los objetivos con el resultado final alcanzado, así como del cumplimiento de las actuaciones previstas, en plazo y forma. El seguimiento permitirá llevar a cabo ajustes de objetivos o actuaciones, si fuera necesario.

Los indicadores deben ser fáciles de calcular y representativos de los objetivos a conseguir.

8. COMUNICACIÓN: Se comunica en dirección vertical y horizontal.

-vertical: incluye la transmisión del POA desde el equipo directivo a las áreas operativas,. La Dirección fija las grandes líneas del POA en cuanto a Estrategia y principales objetivos. A partir de allí los responsables de las distintas Áreas concretan los objetivos

específicos, definen las actuaciones concretas que les darán soporte y realizan la estimación de gastos previstos y recursos necesarios (inversión, de personal, etc.). (Navactiva).

Suele ser conveniente que exista una persona que coordine estas aportaciones y el flujo de información con el fin de asegurar su coherencia y el cumplimiento de los plazos de elaboración y comunicación.

-horizontal: los responsables de las áreas operativas lo transmiten a su equipo y recogen sus aportaciones y datos.

REQUISITOS:

La planificación operativa conlleva decisiones importantes, selectivas y delicadas, determinando las principales actuaciones de la Organización. Debe contemplar, al menos, los siguientes requisitos para que sea eficaz:

1.- Implicación de la Dirección, que debe liderar el proceso de planificación y aprobar el POA.

2.- Conocimiento previo de la Misión, Visión y Valores

3.- Conocimiento previo de la Estrategia de la Organización y sus principales retos

4.- Conocimiento previo de los niveles de decisión de la Organización y sus roles respectivos

5.- Conocimiento previo de los procesos de la Organización y asignación de responsabilidades

6.- Conocimiento previo de la metodología de planificación.

7.- Tiempo de dedicación al proceso de planificación por parte de las personas responsables de gestión.

Tipos de planes operativos

Los planes operativos son sensibles a una división. Según sirvan para planificar

actividades rutinarias o no rutinarias, se dividen en permanentes y de uso único

respectivamente.

1. Planes permanentes

Cuando las actividades de una organización se repiten varias veces, una sola decisión

o un conjunto de decisiones pueden guiarlas adecuadamente. Una vez establecidos,

los planes permanentes permiten a los administradores ahorrarse el tiempo empleado

en la planificación y toma de decisiones, porque las situaciones semejantes se

manejan de modo uniforme y según se estableció previamente. Sin embargo, puede

darse el caso de que los planes permanentes resulten desventajosos, ya que

comprometen al administrador con decisiones anteriores que posiblemente ya no sean

adecuadas. Por tanto, es importante que se evalúen periódicamente con el fin de

garantizar su eficiencia. Los tipos principales de planes permanentes son las políticas,

procedimientos y reglas.

Las políticas son declaraciones explícitas (o no) que guían y orientan el

pensamiento y la acción en la toma de decisiones. Son orientaciones genéricas

que definen en líneas generales el curso de acción a seguir cuando se presenta

determinado tipo de problema, y establecen los límites de las decisiones,

especificando aquellas que pueden tomarse y excluyendo aquellas que no se

permiten.

De este modo se encauza el pensamiento de los miembros de la organización para

que sea compatible con los objetivos de ésta. Generalmente son establecidas de

manera formal y deliberada por los administradores de la alta dirección, aunque

también pueden surgir informalmente en niveles inferiores de la organización a partir

de un conjunto de decisiones que en relación al mismo tema se han venido tomando

durante un período. En cierto modo, las políticas expresan la filosofía directiva, el

sistema de valores y la cultura organizacional asegurando de este modo la

consistencia del comportamiento directivo, su cohesión y su uniformidad. En definitiva

las políticas ayudan a decidir antes de que una cuestión se concierta en un problema

(resuelven conflictos); evitan tener que analizar la misma cuestión cada vez que se

repite la situación que la origina; contribuyen a la unificación de otros planes, y

permiten la posibilidad de delegar la autoridad y a la vez mantener el control.

Un procedimiento es una descripción detallada para realizar una secuencia de

acciones que ocurren a menudo. Los procedimientos tratan de reducir a su mínima

expresión las posibilidades de error y, para ello, definen con precisión el

comportamiento a seguir. Se caracterizan por la no concesión de autonomía a la

persona que toma las decisiones.

Las reglas se consideran mandatos precisos que determinan la disposición, la

actitud o el comportamiento que deben observarse en situaciones específicas. Es

característico de este tipo de plan permanente la rigidez, y la sanción en caso de

que no se cumpla.

2. Planes de uso único

Son planes realizados con el objeto de ser usados una sola vez, de acuerdo con las

necesidades de una determinada situación que se presenta como única y excepcional.

Los principales tipos de planes de uso único son los programas y los presupuestos.

Un programa es un plan de acción encaminado a la consecución de un objetivo

específico en el que se detallan la secuencia de actividades, el tiempo requerido

para efectuarlas, así como la asignación de los responsables de su ejecución y de

los recursos a emplear. Suelen tener cierto grado de autonomía e independencia a

la hora de su realización.

Un presupuesto es un documento expresado en términos económicos,

financieros o no financieros, que muestra la asignación de recursos para llevar a

cabo los planes y las actividades de la organización.

Partes del plan operativo

1. Objetivo General

2. Objetivos Específicos

3. Actividades y Metas

4. Estrategia de Trabajo

5. Plazo de Ejecución

6. Responsabilidades

1. Objetivo General: Se define el objetivo mayor que se busca alcanzar durante el año y que contribuirá sustancialmente al desarrollo de la organización. Ejemplo: lograr plena autonomía económica de nuestra organización.2. Objetivos Específicos: Son los resultados que se desean alcanzar en el año respectivo. Pueden ser dos o más objetivos. Ejemplos:

Recuperar el 90% de las tarifas morosas de la Junta de Usuarios.

Implementar la organización con unidades móviles ligeras.

3. Actividades y Metas: Se determinan las actividades que se realizarán para lograr los objetivos propuestos, señalando la meta a cumplirse en cada caso. Ejemplos:

1. Actividad, Campaña de regularización de pagos morosos; Meta, 300 usuarios se ponen al día en sus pagos.

2. Actividad, Adquisición de unidades móviles. Meta, 3 motocicletas adquiridas.

4. Estrategia de Trabajo: Describe la forma cómo se realizarán las actividades y se lograrán las metas y objetivos propuestos. Ejemplo: "Para que los miembros regularicen sus pagos se harán campañas de persuasión a los miembros morosos, de darán amnistías y se impondrán sanciones tales como publicación de una lista negra de socios morosos, corte de agua, multas y otros".

5. Plazo de Ejecución: Señala los plazos en que se cumplirán cada una de las acciones programadas. Ejemplo: Adquisición de motocicletas = 120 días hábiles.

6. Responsabilidades: Se designan los responsables de las acciones. Ejemplo: Adquisición de motocicletas = tesorero y dos socios nombrados en asamblea.

DIFERENCIA ENTRE EL PLAN ESTRATÉGICO Y EL PLAN OPERATIVO

En general la diferencia entre estos dos planes es que el plan operativo es

la culminación en detalle del plan estratégico y el plan director planteado. debido a

esta circunstancia el POA debe adaptar los objetivos generales de la compañía a cada

departamento y traducir la estrategia global de la misma en el día a día de los

trabajadores 

Interrogantes para el diseño de Planes Estratégicos y Planes Operativos

Elaboración del Plan Estratégico:

ß ¿Donde estamos hoy?

ß ¿Dónde queremos ir?

ß ¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir?

Elaboración del Plan Operativo - Presupuesto:

ß ¿Que quiero hacer este período?

ß ¿Cuantos recursos necesito?

ß ¿Cómo lo financio?

PLAN OPERATIVO PASO A PASO

PASO 1La construcción un plan operativo se basa en identificar primeramente dos componentes:

a) aquello que debemos alcanzar como resultadob) las actividades que harán falta realizar para lograr ese resultado

Las actividades son las cosas que se necesitan hacer para obtener los resultados que contribuirán al logro de los objetivos de la comunidad.

Por lo tanto, el punto de inicio es lo que queremos lograr (el resultado deseado) y esto se descompone en acciones necesarias y sucesivas para conseguir el resultado.

El propósito será alcanzar el objetivo, para ello se implementan actividades, las actividades dan lugar al presupuesto y a la lista de recursos necesarios.

PASO 2Disponer las actividades en una secuencia lógica en el tiempo (cronograma)

PASO 3Asignar (nos) las responsabilidades de implementar las actividades (personas responsables)

PASO 4

Identificar los recursos de todo tipo que se necesita para implementar las actividades.

PASO 5En el ejercicio práctico más adelante también incorporaremos al plan operativo indicadores y medios de verificación.

CONCLUSIONES Con un plan elaborado en el que se sitúen hitos coherentes a lo que es la

misión de la empresa, y sus objetivos plantean, es normal ver cómo las empresas se afianzan, dan sensación de calidad y buen hacer y lo mejor de todo, es que al no haber tenido tanto desajuste en el camino, también se consigue que esta percepción se ajuste a una estructura de costes asequible para conseguir dar al cliente un precio competitivo.

Los Planes Operativos son los primeros pasos del cumplimiento del Plan

Estratégico por lo tanto es necesario monitorearlo de manera constante por la

autoridad competente.

El Plan operativo deberá de ser implementado y expuesto a todo el personal de

la institución, lo recomendable es que dicha exposición sea realizado por los

gerentes y el directorio.

LINKOGRAFÍA

Gibson Iván, Cevich Donnelly, Editorial McGraw Hill Octava Edición

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De Welsch, Hilton & Gordón (1990). El proceso administrativo.