INSTRUMENTOS PARA EL LEVANTANTAMIENTO DE LA INFORMACION DE UN SISTEMA DE NOMINA

REVISION BIBLIOGRAFICA:

NÓMINA

(Rosenberg, 1.996, pag. 341.) Defina la nómina como estructuras fundamentales para llevar un control

de la actuación del personal que labora en una empresa, con procesos que van desde el cálculo de la

asignación de sueldo y/o salarios y deducciones, hasta determinar el neto a pagar a cada trabajador.

También se puede definir como: Lista de los trabajadores de una empresa y las retribuciones y otras

prestaciones que recibe cada uno de ellos,

FINALIDAD DE LA NÓMINA

• Hacer efectivo el pago de las obligaciones contraídas por el patrono.

• Funcionar como instrumento de control financiero para la contabilidad de la empresa.

• Suministrar información confiable al empleado, al patrono y a la empresa acerca de la situación real

de sus compromisos de pagos.

• Servir como medio de previsión legal entre las partes involucradas en la relación de trabajo.

• Determinar con exactitud, los sueldos y salarios que deben cancelarse en el cierre de un período de

pago establecido.

• Establecer los documentos que presentan su liquidación y contabilizarlas, para determinar los cargos

correspondientes a cada departamento y efectuar los pagos oportunamente.

CLASES DE NÓMINA

• Según su elaboración:

- Nómina computarizada: Sistematización de la nómina.

- Nómina manual: La que ejecutan manualmente los analistas de nómina.

• Según su forma de pago:

- Nómina diaria: Cancelación semanal.

LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓNINGENIERIA DEL SOFTWARE

V-INV-4N

CIS JIMENEZ C.I.:18.961.206

CIUDAD BOLIVAR 8 DE OCTUBRE 2014

- Nómina mensual: Cancelación quincenal.

• Según la información contenida:

- Nómina de obreros: Personal que ejerce esfuerzo físico.

- Nómina de empleados: Recurso humano que efectúa esfuerzo mental.

• Según la presentación:

- Nómina horizontal: Nómina presentada de izquierda a derecha manualmente.

- Nómina vertical: Presentada de arriba hacia abajo, computarizada.

NORMAS DE CONTROL INTERNO QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE ELABORAR LA

NÓMINA.

1. Deben ser aprobadas por personas autorizadas:

• Contratación de personal.

• Deducciones que se realizan.

• Salario a pagar.

• Horas extras y otros pagos.

2. El expediente de cada trabajador, debe permanecer inaccesible para las personas que:

• Preparan, aprueban y pagan la nómina.

3. Los cálculos hechos en la nómina, deben ser revisados antes de pagar a los empleados.

4. El pago de la nómina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

5. Cuando la nómina se paga en efectivo:

• Debe hacerse un retiro del banco por el neto a pagar.

• Se deben tomar medidas para evitar el robo por parte de empleados o extraños.

6. Cuando la nómina se paga con cheque:

• Debe existir una cuenta bancaria que se utilice solo ese objetivo.

7. Cada trabajador al recibir su remuneración debe firmar un recibo en donde aparezca detallado los

diferentes conceptos que han intervenido en el cálculo.

8. Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco después de un tiempo prudencial,

registrando el correspondiente pasivo por ese concepto.

9. Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificadas al departamento de nómina.

10. El tiempo a pagar a cada empleado, debe ser aprobado por el jefe del departamento.

OBSERVACION DIRECTA:

Es realizada para recabar información obtenida resultada de la interacción y contacto directo

con el medio que rodea los procesos que realiza el departamento de nómina actual y los elementos

que lo componen identificando sus características en función de la descripción y representación mental

de los procedimientos. Para ello se buscara responder a las siguientes preguntas mediante la

observación:

¿Qué se está haciendo?

¿Cuándo se hace?

¿Quién lo está haciendo?

¿Dónde se está haciendo?

¿Cuánto tiempo requiere?

¿Cómo se está haciendo?

¿Por qué……………?

ENTREVISTA (GERENTE):

1. ¿Cuál es el problema a resolver?

2. ¿A quiénes beneficiaran el sistema?

3. ¿Quiénes nos brindaran la información detallada para la realización del sistema?

4. ¿Cuáles serán los límites de ingreso al sistema de información según el cargo de los empleados?

5. ¿Se ha implementado anteriormente un sistema parecido?

6. ¿Qué dependencias de la empresa necesitaran utilizar el sistema?

7. ¿Qué reportes o informes desea que genere el sistema?

8. ¿Existe un manual de procedimientos de nómina en la empresa?

CUESTIONARIO (PERSONAL RESPONSABLE DEL DEPARTAMENTO DE NOMINA):

1. ¿Cuáles son los procesos existentes, incluyendo cualquier diagrama o procedimientos que

hayan creado?

2. ¿Cómo comienza el procedimiento que realiza en el departamento?

3. ¿Cuánto tiempo requiere realizar el procedimiento?

4. ¿Recibe información de otros departamentos?

5. ¿Cómo se comunican con los otros departamentos?

6. ¿Cómo se comunican con los otros sistemas, servicios o empleados?

7. Enumere las actividades específicas que realiza nómina.

8. ¿Qué datos son necesarios para la realización de las actividades?

9. ¿Cuáles son los lapsos de tiempo entre las actividades?

10. ¿A quién le envía los resultados del proceso cuando termina su parte?

11. ¿Cuál es el software que usan para realizar su trabajo?

12. ¿Existe otro software que usan durante el día?

13. ¿Reescriben información de un sistema a otro? ¿Cuál es esta información?

14. ¿Qué modalidades utilizan para archivar la información?

15. ¿Qué normas rigen los procedimientos que se llevan a cabo en el departamento?

ENCUESTA (TRABAJADORES):

1. ¿Cómo califica los procedimientos relacionados con la nómina que se efectúan en la empresa?

( ) Eficientes ( ) Poco Eficientes ( ) Malos

2. ¿Qué dificultades ha presentado en relación los procesos de nómina en la empresa?

3. ¿Cuáles son la cosas que encuentran más difíciles en el proceso actual y que cosa piensan que

puede ser cambiada para mejor?

4. ¿Cómo considera los lapsos de tiempo en los procedimientos de nómina?

( ) Muy Largos ( ) Largos ( ) Aceptables ( ) Cortos

5. ¿Existe algún requerimiento que se necesita implementar (Cual)?

6. ¿Cuáles son las restricciones o limitaciones del actual proceso de nómina?

7. ¿Considera que los procedimientos de nómina se agilizarían con la implementación de un

sistema de información que responda a las necesidades?