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INSTRUCTIVO

TRÁMITES EN EL APLICATIVO ORFEO

Código: INS003GDO Versión: 02

Fecha de Aprobación: 25-04-2016 Página 1 de 14

Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional

OBJETIVO

Orientar al usuario interno del aplicativo ORFEO, sobre las actividades que debe realizar

para la reasignación, visto bueno, devolución, archivo y consulta de documentos.

NORMATIVIDAD

Ley N° 527 de 1999, Ley de Mensaje de datos, comercio electrónico y firmas digitales.

Ley N° 594 de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.

Decreto N° 1080 de 2015, Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura.

Acuerdo N°027 de 2006. Archivo General de la Nación “Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994.

Directiva Presidencial Nº 04 de 2012, Por la cual se establecen los criterios generales de eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

RESPONSABLE

Subdirección de Servicios Generales – Grupo de Archivo y Correspondencia

APLICACIONES

ORFEO

DEFINICIONES

REASIGNAR: Actividad en la que se vuelve a asignar un registro de un usuario a otro,

indicando como proceder.

VISTO BUENO: Aprobación que da una autoridad o un superior a algún documento que se le

ha presentado, después de revisarlo.

ARCHIVAR: Acción de guardar o enviar sistemáticamente documentos de archivo a espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas. TRAMITE: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento

de su función administrativa.

TRAZABILIDAD: Conjunto de procedimientos que permiten conocer el histórico, la ubicación

y la trayectoria de un documento o registro a través de sus trámites.

INFORMAR: Comunicar o copiar a, un documento o trámite a un usuario diferente al

destinatario.

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USUARIO: Funcionario con autorización para ingresar, modificar y tramitar documentos o

registros en un aplicativo o software, mediante un identificación y una clave de acceso.

PERFIL: Conjunto de características y/o permisos asignados a un usuario para la operación

de un aplicativo o software.

DESCRIPCIÓN:

CONTENIDO

A. REASIGNACIÓN DE DOCUMENTOS ................................................................................................ 3

B. VISTO BUENO PARA DOCUMENTOS ............................................................................................... 7

C. DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS .................................................................................................. 10

D. ARCHIVO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS ................................................................................ 12

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A. REASIGNACIÓN DE DOCUMENTOS

Esta tarea se realiza para enviar los registros al usuario que continuará con el trámite.

Nota: A excepción de los usuarios con el perfil de jefe, los demás deben realizar esta

actividad posterior a la aplicación de la TRD y creación o asignación de expediente, de lo

contrario el aplicativo no le permitirá continuar.

1. Ingrese al módulo de carpetas, opción entrada.

2. Digite el número de radicado o búsquelo en el listado que se despliega y verifique

datos.

3. Ingrese al registro dando click en del registro.

4. Seleccione la pestaña y de click en

, en el campo

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5. Elija la opción Abrir con, o Guardar archivo, de la ventana emergente según el caso

6. Lea el documento y determine cual usuario debe continuar con el trámite y oprima

,. Seleccione la dependencia y de click en

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7. Seleccione el usuario, si es el caso, a quien reasignara la actividad.

8. Describa las acciones a seguir de acuerdo con el registro.

9. Si requiere Informar a: (copiar a) seleccione la dependencia y funcionario

correspondiente; si desea agendar oprima y elija la fecha en la que

realizara seguimiento a la acción solicitada.

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10. Oprima para validar la acción, se evidenciará así:

Nota: Tenga en cuenta que el sistema, a través de un correo electrónico, enviará un

recordatorio al usuario destino.

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B. VISTO BUENO PARA DOCUMENTOS

La actividad se realiza para enviar los documentos al líder o jefe de la dependencia, que

requieren de su revisión y/o aprobación. Aplica únicamente para documentos de salida o

memorandos.

Nota: Este trámite es posterior a la aplicación de la TRD y creación o asignación de

expediente, de lo contrario el aplicativo no le permitirá continuar.

1. Ingrese al módulo de carpetas y elija la requerida.

2. Verifique que haya anexado el documento del cual requiere obtener visto bueno, en

la pestaña documentos

3. Seleccione la opción

Nota: recuerde que esta opción envía el registro al jefe o líder de la dependencia, a

la cual usted está adscrito.

4. Solicite revisión, aprobación y/o visto bueno.

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5. Si requiere Informar a: (copiar a) seleccione la dependencia y funcionario

correspondiente; si desea agendar oprima y elija la fecha en la que

realizara seguimiento a la acción solicitada.

6. Oprima para validar la acción la cual se evidenciara así:

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7. Los documentos que el usuario tiene para conceder visto bueno, se visualizan en

esta carpeta

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C. DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTOS

Esta actividad se realiza para devolver los registros al usuario remitente

Nota: La devolución de documentos aplica para radicaciones erradas, vistos buenos o

trámites de la comunicación.

1. Ingrese al módulo de carpetas y elija o

2. Seleccione el registro que desea devolver e ingrese por fecha de radicado


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4. Describa el motivo por el cual devuelve el documento.


6. Los documentos que el usuario tiene devueltos, se visualizan en esta carpeta

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D. ARCHIVO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS

Esta acción se ejecuta para archivar los registros de forma permanente, una vez se han

finalizado todos los trámites sobre el mismo

Nota: El permiso para archivar expedientes, solamente lo tiene el funcionario de la dependencia que

administre el archivo.

Nota: Los registros archivados irán a un repositorio llamado Archivo Virtual y allí podrán ser

consultados pero no modificados (mover, reasignar, TRD, crear o asignar expediente, etc.).

1. Ingrese al módulo de carpetas y elija entrada.

2. Seleccione el registro que desea archivar e ingrese por fecha de radicado


4. Describa la ubicación del documento físico en su dependencia (AZ, carpeta, caja,

estante, depósito, etc.).

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6. Para consultar los documentos archivados oprima la opción consultas

7. Digite el criterio de búsqueda y oprima

8. Elija el registro e ingrese por fecha de radicado

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9. La aplicación visualizará el registro consultado

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

03-10-2014 01 Creación del documento

25-04-2016 02 Actualización de íconos, imágenes, cambio

en redacción de algunas actividades

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Equipo de Trabajo

Proceso de Gestión

Documental

Fernando Méndez Díaz

Líder Proceso Gestión

Documental

Adolfo León Atehortúa Cruz

Rector

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