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INSTRUCTIVO PARA LA ACTUALIZACIÓN DE PROYECTOS

PROGRAMACION 2014

COMPONENTE CADENA DE VALOR

Este instructivo contiene los pasos a seguir para el registro de la información en el componente de

Cadena de Valor. Tener en cuenta que existen más componentes que hacen parte de la ficha del

proyecto y que deberán ser revisados y/o actualizados.

A. INGRESO AL SISTEMA:

1. Se ingresa al sistema con el Rol de Formulador y selecciona el módulo BPIN, componente

información básica, opción Datos Básicos

2. Seleccionar el sector y la entidad

3. Seleccionar el proyecto

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4. Al hacer clic en Guardar de la pantalla de datos básicos, se podrá crear la solicitud de

actualización de la ficha

5. Seleccionar el tipo Actualización con cadena de valor (2014 en adelante) y la opción “Para

la programación del Presupuesto”. Se hace clic en aceptar y confirmar transacción.

6. El sistema informa que fue creada la solicitud y se empieza a actualizar los diferentes

componentes del proyecto.

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B. COMPONENTE CADENA DE VALOR:

Tener en cuenta los siguientes iconos en la navegación de los diferentes componentes:

Lápiz (editar), botón verde (adicionar) y botón rojo (eliminar).

NOTA IMPORTANTE: Si se posee la información de cadena de valor definida, se podrá utilizar

previamente la opción de Cargue Masivo Cadena de Valor (ver literal 8), la cual permitirá a

través de una plantilla de Excel descargada, registrar la información e importarla al sistema

para ser complementada posteriormente en algunas de las opciones requeridas.

A continuación se detalla la forma de registrar la información directamente en cada una de estas

opciones:

1. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Al hacer clic en el botón Agregar Objetivo, el sistema incluye un

nuevo registro para digitar el texto del objetivo (texto no mayor a 250 caracteres). Después

de registrar los objetivos específicos no olvidar hacer clic en Guardar.

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2. PRODUCTOS POR OBJETIVO ESPECIFICO: En esta Opción se adiciona el producto o productos

por cada objetivo específico que posea el proyecto.

Al hacer clic en el botón verde (adicionar Producto), se despliega una nueva pantalla para

ingresar el producto asociado a dicho objetivo.

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En la parte superior de la pantalla se registra el nombre del producto, se selecciona la unidad

de medida y se registra la meta total para el proyecto.

Posteriormente selecciona del campo ACCIÓN o Condición deseada un verbo para crear un

Indicador apropiado para dicho producto manteniendo una estructura coherente, la cual

comprende tres elementos:

Objeto a cuantificar descrito por un sujeto (que corresponde al Producto que fue digitado) +

La condición deseada del Objeto descrita por un verbo en participio (selección de la Acción) +

Elementos descriptivos (que no es indispensable y que depende de la necesidad de tener una

descripción más precisa)

Ejemplo:

Servicios de nutrición, cuidado y educación de niñas menores de 5 años + suministrados + en el

territorio nacional

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Finalmente en la parte inferior de la pantalla se selecciona el clasificador más apropiado para el producto

del catálogo del CPC, llegando hasta el último nivel de la clasificación. Otra forma de seleccionar del

catálogo del CPC es utilizar el botón “Buscar catálogo”,

Al hacer clic en el botón “Buscar en el catálogo” se ingresa el código CPC, o se digita la descripción o

parte de ella, permitiendo visualizar los niveles de clasificación. Al hacer clic sobre el icono del lápiz,

permite agregarlo como clasificador del producto.

Hacer clic en el botón “INCLUIR”, para quedar registrado el producto y el indicador asociado al producto.

Cuando ya se han agregado todos los productos a los objetivos específicos, no olvidar hacer clic en

Guardar y confirmar transacción.

3. ACTIVIDADES POR PRODUCTO: Esta opción permite agregar la actividad o actividades a ser

asociadas a cada objetivo específico y producto

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De la misma manera como se agregan los productos, también se agregan las actividades. Se

despliega la siguiente pantalla donde se debe registrar el nombre de la actividad, seleccionar la

clasificación de la actividad del catálogo CIIU hasta el último nivel, la fecha inicial, la fecha final,

si es ruta crítica (si o no), seleccionar la etapa, digitar el nombre del responsable de la actividad

(campo no obligatorio) y por ultimo hacer clic en Incluir.

Incluidas las actividades asociadas a cada objetivo y producto, se hace clic en Guardar y se

confirma la transacción.

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4. COSTO DE LAS ACTIVIDADES: Contando con las actividades registradas se podrá proceder a la

distribución de los recursos solicitados en la columna de Solicitados PGN, a partir de la

vigencia 2014 en adelante.

NOTA: Tener presente que para registrar los costos de las actividades, previamente deberá

existir en las fuentes del proyecto (componente esquema financiero) recursos solicitados para

la vigencia seleccionada, de tal manera que permita el registro de los costos de cada una de

las actividades.

Se procede al registro del costo de las actividades en la columna de Solicitados PGN, donde la

sumatoria de las actividades deberá coincidir con el total de los recursos solicitados para la

vigencia que fue seleccionada.

Posteriormente deberá hacer clic en el botón Guardar.

5. INDICADORES DE PRODUCTO: Al ingresar a la opción de indicadores de producto, se

encontrará un indicador creado automáticamente por cada producto que se haya

registrado, el cual tendrá la misma meta y unidad de medida del producto asociado.

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Al seleccionar el Icono de color verde que permite adicionar un indicador, el sistema

despliega una pantalla para seleccionar un indicador del catalogo BIS (banco de indicadores

sectoriales) al proyecto. Seleccionando del listado de sector económico y del listado del indicador,

se ubica el cursor en el botón verde correspondiente a la línea del objetivo y producto donde se

requiere agregar.

Luego debe registrar la meta del indicador para el proyecto.

NOTA: Si el proyecto es regionalizable deberá marcar el campo de la casilla Regionalizable de al

menos (1) indicador de los que fueron creados automáticamente. Si el proyecto no es

regionalizable esta casilla estará bloqueada.

No olvidar en esta pantalla hacer clic en Guardar, para que queden los registros o modificaciones

realizadas.

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6. METAS Y REGIONALIZACION DE INDICADORES: Al ingresar a Metas y Regionalización de

Indicadores, se encuentra por cada objetivo, producto e indicador las vigencias del horizonte

del proyecto a partir del 2014, para ser registrada la Meta Vigente en cada una de ellas.

Después de registrar las metas y Guardar en pantalla, aparecerá un icono al frente de cada

vigencia para realizar la regionalización, siempre y cuando haya sido marcado en la opción de

Indicadores de Producto.

Al seleccionar el Icono de Regionalización, se visualiza en la pantalla la vigencia seleccionada con

la meta vigente del indicador.

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NOTA: En esta opción podrá utilizar la plantilla en excel si requiere registrar la información de

todos los departamentos y subirla nuevamente con importar datos.

7. PONDERACION DE INDICADORES:

Se selecciona la vigencia del 2014 en adelante para registrar el peso de los indicadores de gestión

y peso del componente tanto de producto como de gestión del proyecto, y se hace clic en

Guardar.

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NOTA ACLARATORIA:

Las metas de los indicadores de producto para la vigencia 2013 se ingresan por el esquema

anterior (BPIN – Indicadores - opción Indicadores de Producto). A partir de la vigencia 2014 se

ingresan en el nuevo esquema de BPIN – Cadena de valor – Metas y Regionalización de

Indicadores de Producto.

Las metas de los indicadores de gestión para todas las vigencias del horizonte del proyecto, se

ingresan por el esquema anterior (BPIN- Indicadores - Opción Indicadores de Gestión)

La ponderación de indicadores de gestión se registra hasta el 2013 en el esquema anterior (BPIN-

Indicadores – Opción Ponderación de Indicadores) y a partir del 2014 se registran en el nuevo

esquema de BPIN – Cadena de Valor - Ponderación de Indicadores.

La ponderación de indicadores de producto se registra hasta el 2013 en el esquema anterior

(BPIN- Indicadores – Opción Ponderación de Indicadores).

8. CARGUE MASIVO CADENA DE VALOR:

Esta funcionalidad permitirá cargar masivamente los objetivos, los productos y las actividades, a

través de un archivo de Excel.

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a) Reglas a tener en cuenta:

No se cargan costos de actividades, ni clasificación de catálogos CPC ni CIIU.

Si el proyecto ya posee algún producto o actividad del componente de cadena de valor, no

se podrá cargar el archivo.

Si el proyecto posee solamente objetivos específicos en el sistema podrá realizar la carga

del archivo con la información de productos y actividades, teniendo en cuenta que puede

poseer los mismos objetivos u otros, de tal manera que al subirlos serán adicionados.

b) Pasos a seguir en esta opción:

1) Descargar la plantilla de Excel haciendo clic en el botón Generar Plantilla en Excel

2) Diligenciar la plantilla con los objetivos, productos y actividades

Hoja Objetivo: (máximo 250 caracteres)

Hoja Producto: (máximo 150 caracteres)

El campo objetivo es la lista de los objetivos que fueron previamente capturados para su selección

e ingreso del producto a ser asociado.

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Hoja Actividades: (máximo 200 caracteres)

El campo Producto es la lista de los objetivos y productos que fueron previamente capturados y

asociados para su selección e ingreso de cada uno de las actividades.

3) Importar los datos (que permite subir la plantilla diligenciada y guardada previamente en

su equipo)

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Hacer clic en el botón Examinar y buscar la plantilla que fue diligenciada previamente con la

información, la selecciona y hace clic en Abrir.

Posteriormente hace clic en el botón Cargar, donde el sistema le informa, que el archivo cumple

con la estructura.

Finalmente hace clic en el botón Procesar, donde el sistema le informará si la operación se realizo

con éxito.

De lo contrario le informará si se encuentra alguna inconsistencia o si el proyecto ya posee

productos y/o actividades en la cadena de valor.

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Recuerde que al Validar y enviar la Ficha el sistema verifica todos los componentes y opciones de

la ficha informándole que le hace falta registrar o indicándole que debe corregir.

Hasta tanto se encuentren todos los componentes de la ficha con verificación exitosa, se podrá

enviar al primer filtro de calidad Control de Formulación y continuar su proceso en el flujo.

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C. TIPS PARA PROYECTOS NUEVOS QUE SE CARGAN DE LA MGA AL SUIFP

No se puden realizar retrasmisiones de proyectos desde la MGA, es decir se carga una sola vez.

Una vez se carga un proyecto de MGA, se podrán crear tanto objetivos, productos y actividades, a las cuales se les asignarán los recursos

Se aclara que el nombre del producto y objetivo se pueden ajustar en su redacción, verbo o condición deseada, así como el complemento de ser necesario.

Lo que no se puede es eliminar actividades, deben dejarlas sin recursos de acuerdo a la indicación dada.

En el instructivo se ajustara que los objetivos que se transmiten de la MGA al SUIFP son los asociados a las causas directas.

En la MGA se visualiza Año de Ejecución, el cual se interpreta como el año de inicio del proyecto donde se va a ejecutar sus recursos. En este caso puede ser 2013 dado que le van a llegar recursos y los ejecuta en el 2013, como puede ser 2014 porque va a solicitar recursos para la programación y pretende ejecutarlos en el 2014.

En la MGA solamente se incluye el total de los beneficiarios, en el Bpin se complementa la información por vigencia.

Al cargar el proyecto de la MGA al Bpin, únicamente subirán los objetivos que estén asociados a las causas directas.

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Tener presente que el año de inicio del proyecto y año de finalización, se debe visualizar en el costo de la alternativa de la MGA (Recuerde que este horizonte involucra los años de preinversión, inversión y operación) y son los que se trasfieren al SUIFP

En el momento de la transferencia del proyecto de la MGA al SUIFP, el año de Ejecución

corresponde al año de inicio del proyecto donde se va a ejecutar sus recursos. En este caso puede ser 2013 dado que le van a llegar recursos y los ejecuta en el 2013, como puede ser 2014 porque va a solicitar recursos para la programación y pretende ejecutarlos en el 2014.

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En los productos de la cadena de valor deberá agregar la medición del mismo seleccionando la condición deseada (Campo Acción) y si requiere el complemento.

Para cada una de las actividades, la fecha de inicio que aparecen el formulario corresponde al día en que se está subiendo el proyecto al sistema y no carga las fechas finales, por lo tanto el usuario deberá ingresar las respectivas fechas de inicio y finalización de cada actividad.

Al subir de la MGA los costos de las actividades, la información se carga en la columna de “Cargue MGA”. Por lo tanto, el usuario deberá registrar los costos de cada actividad en la columna “Solicitados PGN” (tener en cuenta que previamente, para la visualización de los costos de las actividades, deberán contar con las fechas de inicio y finalización registradas en el capítulo de Actividades por Producto).

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D. TIPS PARA MODIFICAR O ELIMINAR OBJETIVOS, PRODUCTOS, ACTIVIDADES O

INDICADORES:

a) MODIFICACION DE OBJETIVOS:

Hacer clic sobre el objetivo deseado para modificar, ajustar el texto y luego Guardar el cambio.

En la pantalla no olvidar hacer clic en Guardar, para que los cambios queden guardados.

b) ELIMINACION DE OBJETIVOS:

Al hacer clic en el icono de eliminar, el sistema le solicitará una confirmación para eliminar el

objetivo con todos los productos, las actividades y los indicadores que tenga asociados

Mensaje informando

El usuario tiene la opción de eliminar o no el objetivo y todos los elementos asociados a él.

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Se muestra un icono en forma de X, en el objetivo a eliminar. Permitiendo su eliminación.


Tener presente que si los objetivos están asociados a costos mayores a cero y/o metas de

indicadores mayores a cero para otras vigencias a partir de la vigencia 2014, no se puede realizar

la eliminación del objetivo, para lo cual el sistema mostrará un mensaje informativo:

c) MODIFICACION DE PRODUCTOS:

Para modificar o ajustar el texto de un producto, se podrá seleccionar el icono del lápiz, para

editarlo y ajustarlo.

Se edita, se ajusta o modifica el texto y se hace clic en Incluir.

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d) ELIMINACION DE PRODUCTOS: Para la eliminación de un producto, se hace clic en el icono señalado de color rojo, el sistema le

solicitará una confirmación para eliminar actividades e indicadores que tengan asociados.

Mensaje informando

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El usuario tiene la opción de eliminar o no el producto y todos los elementos asociados a él.

Se ilumina en color vinotinto, el indicador a eliminar. Permitiendo su eliminación.


Tener presente que si las actividades asociadas al producto están respaldando una vigencia futura

no se puede realizar la eliminación del producto, para lo cual el sistema mostrará un mensaje

informativo:

e) MODIFICACION DE ACTIVIDADES:

Para modificar una actividad, debe seleccionar el icono del lápiz, para su respectiva edición.

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Se edita, se ajusta o modifica el texto y se hace clic en Incluir.

Tener presente que si la actividad está respaldando una vigencia futura no se puede realizar

cambio en el nombre de la actividad.

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f) ELIMINACION DE ACTIVIDADES:

Para la eliminación de una actividad, se hace clic en el icono señalado de color rojo, el sistema le

solicitará una confirmación para eliminar costos que tengan asociados.

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Mensaje informando


El usuario tiene la opción de eliminar o no la actividad y todos los elementos asociados a él.


g) MODIFICACIÓN DE INDICADORES DE PRODUCTO:

Los indicadores de Producto automáticos, pueden ser modificados en su texto, al editar el

producto y ajustar el texto, su condición deseada (verbo) y el complemento, como se ilustra en el

Literal c) Modificaciones de Productos.

Los indicadores de Producto del BIS, no se pueden modificar en su texto.

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h) ELIMINACIÓN DE INDICADORES DE PRODUCTO:

Los indicadores de producto automáticos, no se pueden eliminar, a menos que elimine el producto

asociado en la cadena y decida construir otro indicador con otro nombre. Pero todo producto

debe poseer un indicador automático (se identifican por el registro que queda en color verde).

Los indicadores de producto del BIS, podrán ser eliminados, para la eliminación de un indicador se

hace clic en el icono señalado de color rojo, el sistema le solicitará una confirmación para eliminar

metas que tengan asociados.

Mensaje informando


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El usuario tiene la opción de eliminar o no la actividad y todos los elementos asociados a él.


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