INSTRUCTIVO USO DE LA HERRAMIENTA PARA LA IDENTIFICACIN DE PELIGROS

Y VALORACIN DE LOS RIESGOS OPERACIONALES EN LA PLANEACIN PARA LA IMPLEMENTACIN Y MANTENIMIENTO DE

UN SISTEMA DE GESTIN

ESTADO: ORIGINAL

VERSIN: 2

FECHA: Julio de 2010

INSTRUCTIVO

USO DE LA HERRAMIENTA PARA LA IDENTIFICACIN DE PELIGROS Y VALORACIN DE LOS RIESGOS OPERACIONALES EN LA PLANEACION PARA

LA IMPLEMENTACIN Y MANTENIMIENTO DE UN SISTEMA DE GESTIN

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1. OBJETIVO Identificar y valorar los riesgos operacionales que la organizacin tendra en la planeacin para la implementacin y mantenimiento de un Sistema de Gestin.

2. ALCANCE Organizaciones que tienen como objetivo la implementacin y mantenimiento de un Sistema de Gestin.

3. DEFINICIONES Consecuencia: resultado de un evento expresado cualitativa o

cuantitativamente, como por ejemplo una prdida, lesin, desventaja o ganancia. Puede haber una serie de resultados posibles asociados con un evento1.

Clase de Peligro: Clasificacin del peligro segn el aspecto que puede afectar su materializacin.

Identificacin de Peligro: proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus caractersticas2.

Peligro: fuente, situacin o acto con potencial de dao.

Peligro Comercial: referente a los peligros que involucran implicaciones con consecuencias que pueden impactar la relacin directa con los clientes, proveedores.

Peligro Cultural: referente a los peligros que involucran implicaciones de la cultura organizacional y competencia de personal que pueden afectar el proyecto.

Peligro Financiero: referente a los peligros que involucran implicaciones con

consecuencias que puede impactar la economa de la empresa. Peligro Gestin: referente a los peligros que involucran implicaciones con

consecuencias que puedan impactar los resultados esperados. Peligro Imagen: implicaciones con consecuencias que puedan impactar el

prestigio, reconocimiento y posicionamiento de la empresa.

1 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS. NTC 5254-Gestin del Riesgo. 2004. Pgina 2. 2 INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS. NTC-OHSAS 18001-Sistema de Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional. 2007. Pgina 3.

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Probabilidad: medida estadstica (expresada como un numero entre 0 y 1, en donde 0 indica un evento o resultado imposible y 1 un evento o resultado seguro), de la posibilidad de ocurrencia de un riesgo.

Riesgo: posibilidad de que suceda algo que tendr impacto en los objetivos. Se mide en trminos de consecuencias y probabilidad de ocurrencia.

Riesgo Aceptable: riesgo se encuentra en un nivel que la organizacin puede tolerar.

Sistema de Gestin: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan para establecer la poltica y objetivos enfocados a un inters organizacional especfico y para lograr dichos objetivos. Un Sistema de Gestin de una organizacin puede incluir diferentes Sistemas de Gestin.

Valoracin de riesgos: proceso de evaluar el(los) riesgo(s) que surgen de un(os) peligro(s), y de decidir si el (los) riesgo(s) es (son) aceptable(s) o no.

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4. DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO

1. IDENTIFICACIN DEL PELIGRO 1. Ingrese al archivo Herramienta Identificacin de peligros y valoracin de

riesgos.

2. En la pestaa 3. Herramienta de calificacin, realice lo siguiente: a. Lea cuidadosamente todas las actividades asociadas a los procesos.

Diagnstico de la lnea basal

Conocer la percepcin y expectativas de directivos y la estructura organizacional

b. Lea cuidadosamente los peligros asociados a cada actividad y defina

marcando con una X, si se podra presentar o no en la empresa.

Un peligro puede repetirse en la misma actividad debido a que se puede estar presente en diferentes clases de peligro (tema que se tratar a partir del numeral 3), pero en esta etapa eso no es importante, por tanto enfquese solamente en la existencia o no del peligro en su empresa. Es decir, si en una actividad se repite un peligro y la primera vez que lo calific registro que no se presentara, esa sera la respuesta general para ese peligro en esa actividad independiente de la clase de peligro con el que est relacionado el peligro.

SI NO

No contar con un plan de comunicacin definidoApatia a temas de GestinNo contar con un plan de comunicacin definidoDisponibilidad de tiempo de los Directivos

PUEDE PRESENTARSECLASE DE PELIGRO

Diagnstico de la lnea basal

Conocer la percepcin y expectativas de directivos y la estructura organizacional

Gestin

PROCESOS ASOCIADOS A LA PLANEACIN PARA LA IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN

PELIGROS ASOCIADOS

Cultural

Proceso

Actividad

Peligros asociados Definicin de la existencia del peligro

Actividad Clase de peligro

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2. ANALIZAR LOS PELIGROS

1. En la pestaa 1. Escalas de calificacin, lea atenta y cuidadosamente las clases de peligro y sus definiciones.

No CLASE DE PELIGRO DEFINICIN

1 Comercial Implicaciones con consecuencias que

pueden impactar la relacin directa con los clientes, proveedores

2 Culturales Implicaciones de la cultura organizacional

y competencia de personal que pueden afectar el proyecto

3 Gestin Implicaciones con consecuencias que puedan impactar los resultados esperados

4 Imagen

Implicaciones con consecuencias que puedan impactar el prestigio,

reconocimiento y posicionamiento de la empresa

5 Financiero Implicaciones con consecuencias que puede impactar la economa de la empresa

2. Observe los niveles de calificacin establecidos para el elemento del riesgo

probabilidad. A continuacin, se realiza una descripcin para cada nivel que sirve de gua y si lo desea la empresa los puede utilizar, pero en caso contrario la empresa podra proponer su propia descripcin para los tres niveles de probabilidad de la herramienta.

PROBABILIDAD

VALOR NIVEL DESCRIPCIN 5 ALTO Es muy probable que el peligro se presente 3 MEDIO Es probable que el peligro se presente 1 BAJO Es muy poco probable que el peligro se presente

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3. Defina la descripcin de la consecuencia de la materializacin del peligro para cada clase de peligro en los niveles propuestos en la herramienta.

CONSECUENCIA

VALOR NIVEL DESCRIPCIN 5 ALTO 3 MEDIO 1 BAJO

La descripcin puede ser realizada en trminos cuantitativos o cualitativos, la empresa define el tipo de descripcin que desea utilizar.

El contexto en que deben ser definidos las consecuencias de cada clase de peligro se explica a continuacin y se da un ejemplo para cada uno.

Peligro Comercial: Sus consecuencias siempre se dan en trminos de afectacin en la relacin con los clientes y proveedores.

Alto: perdida no recuperable de cliente o proveedor Medio: perdida recuperable de cliente o proveedor Bajo: no se perdi el cliente o proveedor

Peligro Cultural: Sus consecuencias siempre se dan en trminos de afectacin en los tiempos del proyecto.

Alto: Retraso de 1 ao en la finalizacin del proyecto. Medio: Retraso de 6 meses en la finalizacin del proyecto. Bajo: Retraso de 3 meses en la finalizacin del proyecto.

Peligro Gestin: Sus consecuencias siempre se dan en trminos de afectacin

al alcance de los resultados esperados. Alto: no poder generar el resultado esperado de la actividad. Medio: poder generar el resultado esperado de la actividad pero de

manera incompleta. Bajo: poder generar el resultado esperado de la actividad.

Peligro Imagen: Sus consecuencias siempre se dan en trminos del alcance a nivel interno o externo que pueda tener la materializacin del peligro

Alto: materializacin de peligro de conocimiento de los clientes o mercado Medio: materializacin de peligro de conocimiento de inversionistas Bajo: materializacin de peligro de conocimiento solo interno

Peligro Financiero: Sus consecuencias siempre se dan en trminos de la

afectacin en la economa de la empresa. Alto: Afectacin en el 30% de la rentabilidad de la empresa Medio: Afectacin en el 20% de la rentabilidad de la empresa Bajo: Afectacin en el 10% de la rentabilidad de la empresa

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3. EVALUAR LOS RIESGOS 1. En la pestaa 2. Matriz de riesgos, analizando los valores de la matriz de

riesgos (resultado de multiplicar la probabilidad por la consecuencia para cada clase de peligro), en la casilla Valor de riesgo no aceptable, registre el dato para cada clase de peligro a partir del cual el riesgo se considera como no tolerable para la empresa.

MATRIZ DE RIESGOS PELIGRO COMERCIAL

Probabilidad de Ocurrencia

Valor

ALTA 5 5 15 25 MEDIO 3 3 9 15 BAJO 1 1 3 5

Valor 1 3 5

Consecuencia BAJO MEDIO ALTO

VALOR DE RIESGO NO ACEPTABLE

Teniendo claro que este valor se define entre otras variables teniendo en cuenta: directrices estratgicas, criterios establecidos por la direccin, la naturaleza de la organizacin, etc.

4. VALORAR EL RIESGO 1. En la pestaa 3. Herramienta de calificacin, valore el riesgo de cada peligro

mediante la siguiente metodologa: a. En caso de haber marcado que el peligro SI puede presentarse en la

empresa, califique la probabilidad y consecuencia que la materializacin del mismo puede traer a la empresa. Esta calificacin se debe realizarse con base en los valores, niveles y descripcin establecidos en el archivo Escala de calificacin.

VALORACIN DEL RIESGO Probabilidad Consecuencia Resultado

0

Valor: 1, 3 o 5

Valor: 1, 3 o 5. Segn el tipo de

peligro

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- Para valorar la probabilidad se debe preguntar: Con los controles existentes, cul es la probabilidad de que el peligro XXX se presente en la empresa?. El valor asignado debe ser consecuente con la escala de probabilidad definida.

- La consecuencia se debe valorar segn el enfoque de la clase de peligro.

Ejemplo para calificar consecuencia:

CLASE DE PELIGRO PELIGROS ASOCIADOS

Cultural No contar con un plan de comunicacin definido

En este caso para valorar la consecuencia se debe dar el contexto de la clase de peligro cultural, para esto se analiza la siguiente pregunta:

Qu impacto en los tiempos del proyecto me podra causar no tener un plan de comunicacin definido?.

2. En caso que la casilla Resultado quede en color rojo, se deben registrar las medidas en la casilla Tratamiento para minimizar el impacto de ese peligro. Si la casilla se coloca color verde significa que el peligro est bajo control en la empresa.