instructivo ficha tecnica

FUNDACION PARA LA EDUCACION SUPERIOR SAN MATEO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y AFINES

PROYECTO INTEGRADOR

INSTRUCTIVO FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

CODIGO:

El estudiante deberá digitar el código del documento (este se puede basar con algunas iniciales de la materia y un número que indique la actividad)

Ejemplo: Micro-TAL-01, esto indica microeconomía, talleres primer corte. Marcar documento en archivo físico y digital y como debe aparecer en la ficha.

NOMBRE DEL DOCUMENTO:

El estudiante deberá asignar un nombre al documento (estos se archivan de acuerdo al nombre en un mismo lugar dentro de la carpeta física y digital)

Ejemplo: Taller, Quiz, Parcial, Consulta WEB, Consulta Bibliográfica, Recorte periódico, etc.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.

FORMATO FICHA TECNICAFORMATO FICHA TECNICA



PROYECTO INTEGRADOR

FICHA TECNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Nombre Estudiante:

Programa:

IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO ESTADO RECUPERACIÓN DISPOSICIÓN

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO LUGARTIEMPO DE RETENCIÓN MEDIO ORIGINAL COPIA DIGITAL CR NUM ALFA GEO ASU C.T SL EL



PROYECTO INTEGRADOR


ALMACENAMIENTO:

El estudiante deberá indicar el lugar físico de archivo de los documentos.

Ejemplo:

Para archivo físico: archivador horizontal (H), vertical (V), lateral (L).

Para archivo digital: 1. Nombre de la carpeta principal, 2. nombre subcarpeta, 3. ubicación del documento (1. Archivo FUS 2011-1, 2. Microeconomía, 3. Quiz u otro)El estudiante deberá indicar el tiempo de retención que debe mantener archivado el documento (tiempo que debe conservar su documento en el archivo)Ejemplo: 5 años (5A), 2 años (2A), 6 meses (6m) u otro.

El estudiante deberá indicar el medio en que ha archivado el documento.

Ejemplo: si el documento está impreso (I), Digital (D), Digital en CD, Digital en USB, Digital en PC. (DCD, DUSB, DPC)

ESTADO:

El estudiante deberá indicar el estado en que conservará el archivo.

Marcar con una X si es: Original, Copia, Digital.

CADA CARPETA FISICA DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.




PROYECTO INTEGRADOR


Nombre Estudiante:

Programa:





PROYECTO INTEGRADOR


RECUPERACIÓN:

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X el tipo de conservación o clasificación de los documentos del archivo físico y / o digital.

Ejemplo: Cronológicamente (CR), Numéricamente (NUM), Alfabéticamente (ALFA), Geográficamente (GEO), Asunto (ASU).

DISPOSICIÓN:

El estudiante deberá seleccionar marcando con una X la Tipología de Disposición de los documentos archivados.

Ejemplo: Conservación Total (CT), Selección (SL), Eliminación (EL)

CADA CARPETA FISICA Y DIGITAL DEBE CONTENER SU CORRESPONDIENTE FICHA TÉCNICA.




PROYECTO INTEGRADOR


Nombre Estudiante:

Programa:



3. ORGANIZACIÓN FISICA3. ORGANIZACIÓN FISICA

1

2

3

A

INFORME DE GESTIÓNPLAN DE DESARROLLORESOLUCIONES DE DECANATURADE ESTUDIANTESDE MANEJO PRESUPUESTALDE PESONAL DOCENTE

20092010

20112012

ORGANIZACIÓN FISICA

ORGANIZACIÓN FISICARelación de Series y Subseries por Gaveta

ACTASCOMITÉ DE ARCHIVO U.N.

COMITÉ DE ARCHIVO I.E.S.

ASESORÍAS

INTERNAS

EXTERNAS

INFORMESDE GESTIÓN

INTERNOS

PROYECTOS DE ARCHIVO

CORRESPONDENCIAINTERNA: Recibida, Enviada

EXTERNA: Recibida, Enviada

INVENTARIO DOCUMENTAL

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Es el registro de la documentación producida. En las unidades de gestión se utiliza para la transferencia al archivo central y eliminación de series o tipos documentales según formatos de aplicación

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES (Ley General de Archivos 594/00)(Ley General de Archivos 594/00)

En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestión al central y, finalmente, al histórico. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los cronogramas establecidos por el archivo.

RECOMENDACIONESRECOMENDACIONES

•Una carpeta debe contener de 80 – 120 folios.•Utilizar para la organización de los archivos los insumos autorizados (ganchos plásticos, carpetas no perforadas)•Evitar el uso de máquinas perforadoras•Se debe evitar subrayar, aplicar resaltador o cualquier otro tipo de marca sobre el documento original•Cuando el contenido de un oficio debe ser conocido por varios destinatarios se recomienda elaborar un listado de estos destinos anexándolo al documento que se conserva en la oficina

(Ley General de Archivos 594/00 )(Ley General de Archivos 594/00 )

•No humedecer las yemas de los dedos•No comer, beber, ni fumar en lugares donde se consulten o exhiben documentos•No colocar los documentos en el piso•Evitar el uso de cauchos para agrupar documentos •No manipular los documentos más de lo necesario•No se debe empastar ni legajar la documentación.


• No guardar documentación que llegue por fax si es importante se debe sacar copia.

• No exponer los documentos a la luz.• No usar cintas adhesivas, si el documento está rasgado.• Evitar el contacto con todo tipo de material metálico

directamente sobre el papel, si es absolutamente necesario hacerlo así:


instructivo ficha tecnica

Business