instructivo de la aplicacion validacion de firmas …
TRANSCRIPT
1
INSTRUCTIVO DE LA APLICACION
VALIDACION DE FIRMAS ELECTRONICAS Versión 3 y 4
Actualizado 17/11/2015
CONTENTS
Generalidades ................................................................................................................................................ 2
Funcionamiento ............................................................................................................................................. 3
Servicio de valor agregado de subida y consulta de documentos ................................................................ 6
Envio de documentos ............................................................................................................................. 7
Consultas ................................................................................................................................................ 7
Borrado de items .................................................................................................................................. 10
Categorizacion y reporte de gastos ....................................................................................................... 10
Preferencias, resumen y recomendaciones ........................................................................................... 16
Soluciones a posibles problemas conocidos. ......................................................................................... 17
Actualizaciones ......................................................................................................................................... 17
2
GENERALIDADES
El objetivo principal de la aplicación es validar documentos que contengan firma electrónica Xades-BES contenidas en un archivo con formato XML.
Se puede validar cualquier documento con éstas características, pero está mas enfocado a validar los 5 documentos electrónicos que emite el SRI, factura, comprobante de retención, nota de crédito, nota de débito y guía de remisión,.
Posee un valor agregado (SOLO PARA COMPROBANTES AUTORIZADOS POR EL SRI DE ECUADOR QUE TENGAN LA ESTRUCTURA ORIGINAL DE XML QUE SE EMITE) de subir los documentos a un servidor de internet para consultarlos posteriormente, éstas subidas excluyen la firma electrónica ya que no tiene ningún interés en la consulta de los mismos.
Este servicio NO ofrece garantías legales ya que el titular del documento debe guardar el XML original para fines tributarios.
Este servicio NO ofrece mecanismos contables, su objetivo principal es consultar de forma rápida los detalles y valores de los documentos.
Este servicio NO es de uso comercial, es particular al titular de la identificación, si se desea usar con fines empresariales, solo podrá consultar los documentos emitidos a la misma y NO a sus clientes , tampoco debe usarse para fines tributarios, es solo un mecanismo previo de CONSULTA, se debe tener en cuenta que la capacidad de los dispositivos móviles no permiten un trabajo estresante y pesado, por lo que la cantidad de documentos a consultar está limitada.
Este servicio NO ES OBLIGATORIO para el funcionamiento de validación de firmas, y es gratuita en su objetivo principal.
El uso de éste servicio está sujeto a las condiciones locales de conectividad y es recomendable usar la red de datos wifi.
LA APLICACIÓN NO MANEJA DOCUMENTOS A CONSUMIDOR FINAL
Este servicio será usado por el usuario que lo desee (posee un costo de valor agregado), bajo su propio riesgo y no se aceptan reclamaciones por daños o mal uso del mismo. La fragmentación del sistema operativo Android, trae como consecuencia que las aplicaciones no tengan un comportamiento similar en todos los dispositivos, por lo que puede haber lentitudes y/o errores en celulares antiguos, con bajo rendimiento y/o condiciones de conectividad bajas..
3
FUNCIONAMIENTO
Cuando se baja la aplicación de Google Play se presenta como la figura mostrada.
Los proveedores de facturación electrónica tienen la obligación de enviar a sus clientes el documento electrónico firmado y autorizado por el SRI vía email, así como también opcionalmente el RIDE en formato PDF, éste es solo una representación impresa del XML, que aunque legalmente tenga valor tributario, no contiene ningún mecanismo para comprobar su autenticidad.
El XML contiene la firma electrónica y el certificado del emisor con los datos registrados legalmente.
Para realizar el proceso de validación de la firma electrónica, es necesario descargar el XML en el directorio de Download (Descargas) del celular, que es el directorio por defecto que usan, en su mayoría, todos las aplicaciones que hacen descargas de internet, incluyendo los manejadores de email de Google, Outlook y Yahoo.
Ejemplo:
Para mayor comodidad se debe crear una carpeta dentro de su manejador de email para tener todos los documentos electrónicos recibidos, y se baja el XML contenido en el adjunto, por defecto se guardará en la carpeta de Descargas:
Ilustración 2: Mensaje que contiene el documento Ilustración 1: Carpeta en Google
4
Ilustración 3: Directorio de descarga con el documento almacenado
Para realizar la búsqueda del documento usamos el icono de lupa de la
aplicación, teclearemos en la parte superior los dígitos que recordemos del
nombre del archivo, para que comience la búsqueda sugestiva y muestre
todos los archivos XML que coincidan, si se desean mostrar todos los documentos, se da dos espacios
seguidos.
Al dar click e el mismo se realiza la validación del documento, mostrando todos los datos del emisor.
5
Ilustración 5: Resultado con los datos del emisor
Si hubiera algún error en la validación aparecerá en la ventana de visualización, ejemplo:
Los iconos :
Permiten visualizar el XML (según aplicación que elija el usuario)
Enviar el XML (según aplicación que elija el usuario)
Ilustración 4: Resultado validación
6
SERVICIO DE VALOR AGREGADO DE SUBIDA Y CONSULTA DE DOCUMENTOS
Este servicio solo es a pedido del cliente, entendiendo los descargos mencionados anteriormente en la
sección de generalidades, su valor es mediante la modalidad de subscripción anual.
Para comenzar a usar el mismo, se deberá solicitar la activación, e ingresar los
datos correspondientes usando el icono de herramientas de la parte inferior, y
mostrará la sección de configuraciones / opciones:
La identificación es la cédula del cliente y ésta debe coincidir con las
facturas que les envían, ya que la aplicación sólo manejará los
documentos que pertenecen al cliente y no otros.
La registración se hará con esa identificación y se le enviará al cliente
una clave de activación única que asociada a su identificación permitirá
que el manejo de los documentos sea privadamente.
Es absoluta responsabilidad del usuario conservar la clave en un lugar
seguro y no revelarla a terceros.
Para seguridad, una vez activado el servicio, la aplicación no permitirá
ver la clave mientras la identificación no sea modificada, pero al
modificarla, la clave de activación se hará visible.
Debe verificar que el Webservice para consulta y envío sea
el que se le envió en el email junto a la clave de activación y
el mismo deberá ser colocado en la configuración
correspondiente:
Cuando se retrocede la pantalla, si a clave de activación y la
identificación están llenas se chequeará la licencia y
aparecerá el icono que permite hacer las consultas de documentos.
Ilustración 6: Configuraciones
Ilustración 7: Icono consulta
7
Es posible manejar los 5 documentos oficiales del SRI, de igual forma validarlos,
subirlos y consultarlos
ENVIO DE DOCUMENTOS
Después que se ha realizado el proceso de validación y teniendo una clave de activación valida, en la parte
inferior de la aplicación aparecerá el icono de envío.
Las preferencias permiten, actualizar el documento si existe o mostrar un
mensaje, también tener la posibilidad de subir aquellos documentos cuya
firma ha sido alterada o es inválida.
Otros formatos de XML o formatos que no sean del SRI generarán error y la
aplicación puede detenerse
CONSULTAS
Para las consultas de documentos:
Primero seleccionamos el tipo de documento a
consultar, debe tenerse en cuenta que si hay filtros
activados, explicados más adelante, éstos influirán en
el resultado.
Ilustración 8: Documentos a consultar
8
Los botones mostrados, permiten
refrescar las búsquedas e indicar
si hay filtros activos con la opción
de que los mismos puedan
reiniciarse.
El reinicio consiste en eliminar
todos los datos de los campos de
búsqueda, excepto el de fecha
inicial, poner la fecha final como
el día corriente y establecer 50
documentos como límite máximo
de bajada.
Ejemplo de búsquedas, para todos los documentos, la información común es la tributaria, donde están los
datos del emisor del documento.
Todas las listas en común, poseen tres partes:
El encabezado que totaliza valores de los documentos
según su tipo, entre () es la cantidad de documento, TOT es
el valor total de todos los documentos sumados.
Un combo que contiene un listado único de los
proveedores mostrados en la lista.
9
Y el mismo entonces filtrará y mostrará la selección
El ítem del documento que contiene en forma breve, la razón social, el ruc, la fecha de emisión y el
secuencial del documento.
Previamente a la búsqueda, existe la opción de filtrar en las propiedades.
Estos parámetros se conservarán hasta que sean
reseteados o modificados, cumplen las siguientes reglas:
La Razón Social hace la búsqueda por sub cadena.
La identificación del proveedor se realiza buscando la
ocurrencia de los primeros dígitos entrados.
Fecha inicial y final en formato DD/MM/YYYY
El secuencial sin el establecimiento y el punto de
emisión.
El límite de documentos a recuperar son 100, si se supera este valor solo mostrará 100.
10
BORRADO DE ITEMS
Las preferencias permiten borrar documentos 1 o más, tenga en cuenta que ésta es una operación crítica de
cualquier base de datos, más si es vía WEBSERVICE, por lo que se recomienda, si se usa ésta opción, de no
seleccionar muchos documentos.
Para realizar la operación, deberá, primeramente, en las preferencias, habilitar la opción.
Posteriormente dar un click largo inicial sobre el ítem a eliminar, hasta que aparezca el fondo azul y después
seleccionar otros si es deseado.
En el encabezado se ve un conteo de los
seleccionados y la opción para eliminarlos, no
hay advertencia, por lo que si se da al icono de
borrar estos se eliminarán.
Si se desea abortar la operación se dará click en
CATEGORIZACION Y REPORTE DE GASTOS
11
Como necesidad imperiosa de poder controlar los gastos en las categorías recomendadas del SRI, se realizó
una actualización que permite en la visualización de las facturas, categorizar cada ítem de la misma,
ejemplo:
Cada uno de los ítem de la factura posee un combo que permite asignar al mismo, la categoría que le
corresponde Alimentacion, Salud, Vivienda, Vestimenta y Educación.
Una vez seleccionado éste se guarda automáticamente en una base de datos local en la sección privada del
celular.
El listado de las facturas, tambíen se ha modificado para mostrar cuales estan categorizadas y cuales no:
Ejemplo de listado de facturas donde
se muestra la indicación si están o no
categorizadas:
La leyenda es la siguiente:
AL – Alimentación
ED - Educación
VE – Vestimenta.
VI – Vivienda.
SA – Salud.
Existe un nuevo icon en la barra que permite mostrar el reporte de gasto
12
Existe la posibilidad de crear categorías diferentes a las establecidas por el SRI, y de seleccionar las que se
desean tanto para el reporte como para el gráfico mensual:
Selección de categorias permite escoger las deseadas
Categorías
Listado de categorias
permite adicionar o
modificar categorias
personalizadas, estas se
presentarán en letras
mayúsculas para
diferenciarlas de las
tradicionales.
Nuevas opciones en la barra de herramienta permiten el reporte de categorias anual y el grafico mensual de
gastos.
13
Puede expandir horizontalmente y desplazar el grafico a ambos lados para un mejor detalle
14
Notas sobre categorización y reporte anual y mensual:
1. La base de datos guarda las categorías definidas y las categorizaciones de facturas.
2. Es independiente de la consulta a internet o el guardado local de la última consulta.
3. Si se necesita hacer una reinstalación de la aplicación en otro dispositivo, puede copiar el respaldo
de la base de datos al directorio de DOWNLOAD y hacer una restaura, DEBE HACERSE LA MISMA
INMEDIATAMENTE INSTALADA LA APLICACIÓN.
4. Se pueden hacer los reportes sin necesidad de tener el listado de documentos consultados.
5. Los códigos de las categorías personalizadas deben ser lo mas pequeños posibles, 2 o tres letras o
números.
Ejemplo de otros reportes:
Ilustración 9: Detalle de retención
15
Ilustración 10: Detalle de nota de crédito
Todos los reportes se pueden enviar por email en forma de adjunto en formato HTML usando el
ícono de la parte superior derecha, debe completar los datos en el manejador de email.
Puede darse un click largo en el reporte y en la parte superior aparecerá un menú de acción:
En el ejemplo anterior se ha dado un click largo en la clave de acceso que permite realizar las operaciones en
la barra superior.
16
PREFERENCIAS, RESUMEN Y RECOMENDACIONES
El icono de herramienta que aparece en la parte inferior derecha permite mostrar una
pantalla con opciones que brinda la opción de realizar configuraciones generales y establecer
los filtros de búquedas para todos los documentos, éstos pueden resetearse con el icono de
filtros activos mencionado anteriormente, si no es visible, es porque hay muchas opciones en
la barra y debe ser buscado como se muestra en la ilustración
Los parámetros de búsquedas (incluyentes) mostrados son los que se usan en forma común para todos los
documentos en la sección de información tributaria.
Los rangos de fechas poseen pre validación para evitar formatos erróneos.
Formatos o valores de fechas inválidos toman por defecto el día actual como fecha final y 30 días atrás como
fecha inicial.
Si la fecha inicial no tiene errores y posee un valor de más de 30 días de antigüedad, esto se respeta.
Categorías y/o preferencias estarán desactivadas según la pantalla de donde se lanzan.
Cuando se retrocede en la pantalla, si se ha detectado cambios, se refrescará automáticamente la búsqueda
con los nuevos valores establecidos, y éstos se conservarán para todas las nuevas consultas hasta que se
cambien o se reseteen.
La opción de ordenamientos posee varios criterios excluyentes y no implica volver a refrescar consultas, ya
que actúan sobre los datos ya receptados, pero si se da refrescar se conserva el criterio de ordenamiento
para realizar la traída de los datos del servidor.
Los tiempos límites deben estar en un valor razonable en dependencia de las condiciones de su ancho de
banda y de la carga de su red, no es recomendable ponerlos en 0.
Si se desea, se pueden almacenar los XML en uno o varios subdirectorios debajo del directorio DOWNLOADS
(Descargas) y se puede dar su nombre con ésta opción, para que la aplicación
busque en el mismo los XML, ésta
opción se actualizó para escoger
los directorios de una lista.
Ejemplo de organización:
Se han hecho varios directorios que corresponden a varios proveedores y en la
opción anterior se especifica el nombre de alguno de ellos para que cuando la
aplicación busque documentos para validar, lo haga específicamente dentro del
que se haya escogido.
Puede almacenar la última consulta por documento, si se activa la opción
correspondiente:
17
Por cada tipo de documento se creará un archivo binario
privado, que se leerá cuando se realice la selección del
documento correspondiente.
Cada vez que se haga refrescar, con una nueva búsqueda en el intermet, se sobre escribirá el archivo.
La categorización se guarda localmente en el teléfono, entonces es recomendable hacer un respaldo de la
misma, la aplicación tiene dos preferencias para realizar ésta operación.
Es importante aclarar algunas cosas, la base
de datos se llama base_datos_gastos.db y su
nombre no se le debe cambiar cuando se
vaya a realizar una restaura.
El directorio DOWNLOADS es el directorio en el que debe ponerse la misma para hacer una restaura y/o en
el que se guardará la base cuando se hace un respaldo.
SOLUCIONES A POSIBLES PROBLEMAS CONOCIDOS.
- Si la conectividad falla, revise los tiempos límites en las preferencias.
- Si deja activado los avisos y pone en suspensión al dispositivo móvil, es muy probable que la conectividad
no funcione por ahorro de batería (esto es configurable por el usuario en las preferencias del dispositivo).
- Si hay error en el guardado de las consultas, revise el espacio disponible de la memoria interna del
dispositivo.
- Si la notificación no se ve completa, pruebe deslizar con el dedo en la misma para que se despliegue.
ACTUALIZACIONES
- Control de licencia y documentos a enviar.
- Creación de lista de directorios (subdirectorios en DOWNLOADS) para selección rápida desde las
preferencias.
- Mostrar filtros activos, webservice en uso, limites de tiempo y opciones de ordenamiento.
- Información de fecha de expiración y documentos disponibles a enviar.
- Arreglo de totales en retenciones para separar IVA y Renta.
- Información de condiciones de uso.
- Combos de selección de proveedores y mes para filtrado rápido en listas de documentos.
- Optimización del borrado de documentos.
- Configuración de recepción de avisos.
- Chequeo interno de versión para avisar actualización.
- Categorización de facturas.
- Creación del reporte de gastos.
- Respaldo y restaura de la base de datos.
- Creación de categorías personalizadas.
- Selección de categorías a mostrar en reportes y gráficos.
- Reporte gráfico mensual por período de las categorías seleccionadas.
18