instructivo de adquisiciones de bienes y/0 servicios …

INSTRUCTIVO DE ADQUISICIONES DE BIENES Y/0 SERVICIOS DE LA

UNIVERSIDAD POLITECNICA SALESIANA~

CAPITULO I

DE LAS ADQUISICIONES

Art. 1 Las solicitudes de bienes y/o servicios deberán ser dirigidas al Vicerrector respectivo. Las

solicitudes se hacen por correo electrónico. El Vicerrector autoriza directamente si tiene

conocimiento de causa para tomar la decisión, o solicita información sobre el asunto que se le pide. La autorización se realiza sobre el mismo correo de la solicitud y se dirige al solicitante y a la Dirección Técnica de Administración e Inventario quien deberá proceder a entregar lo

solicitado de la bodega o hacer la adquisición si no hay stock del producto solicitado. La

negación se hace directamente al solicitante exponiendo el motivo de la negativa. El trámite de

una solicitud se hará sobre el mismo correo electrónico original y se remitirá a las partes para

mantener la información del proceso hasta el final del trámite. La Dirección Técnica de

Administración e Inventario imprimirá todo el proceso si lo considera necesario para mantener

un archivo físico del trámite.

Art. 2 Pueden solicitar adquisiciones a los Vicerrectores de Sede: las Direcciones de Carrera, las

Direcciones Técnicas, las Direcciones de los Centros de Investigación, los Centros de Apoyo

Académico. Los Docentes, Administrativos ypersonal de servicio deberán realizar las

solicitudes a través de la instancia orgánica responsable de la actividad que requiere la

adquisición. En el Rectorado, el responsable de las adquisiciones es el Vicerrector General. Pueden

solicitar adquisiciones el Rector, la Secretaría General, los Directores de Área, las Secretarías

Técnicas de la Universidad.

Las solicitudes que provengan de gestiones no contempladas en el párrafo anterior, deberán

solicitar al Rector, quien asignará la instancia administrativa con quien tramitará la solicitud.

Art. 3 La Dirección Técnica de Administración e Inventario de Sede recibirá el requerimiento del

Vicerrector de Sede para hacer el trámite respectivo.

En el caso del Rectorado, se tramitará a través de la Contaduría General.

RESOLUCIÓN N° 039-03-2010-03-10 Página 1

Art. 4 La cotización y adquisición de bienes y servicios será efectuada por la Dirección Técnica de Administración e Inventario, cuando sea necesario se solicitará el respectivo apoyo técnico. Ninguna factura será cancelada sino cuenta con la respectiva autorización.

Art. 5 Los montos de autorización para las compras serán los siguientes:

Vicerrectores de Sede según delegación (poder especial, actualmente $ 50.000). Rector: Hasta $300.000 Consejo Superior montos superiores a USD 300.000.

Art. 6 La Dirección Técnica de Administración e Inventario coordinará con el técnico responsable la recepción del bien adquirido, garantizando que el producto o bien recibido haya cumplido con las características requeridas. Una vez recibido el bien o servicio, la Dirección Técnica de Administración e Inventario remitirá en un plazo no mayor a un día hábil, la factura a la Dirección Técnica de Presupuesto y Finanzas para el trámite correspondiente.

Art. 7 Para el registro de activos fijos, se procederá conforme a lo dictado en el respectivo instructivo.

Art. 8 En el caso de entrega de anticipos deberá recibirse una garantía equivalente al valor entregado en calidad de anticipo de acuerdo a los siguientes montos: letra de cambio para anticipos iguales o inferiores a USD 10.000,00; de USD 10.001,00 a USD 50.000 letra de cambio firmado por el contratado y garante; y para valores mayores de USD 50.000,00, garantía bancaria y/o póliza de seguros.

Art. 9 Para la ejecución de obras o proyectos especiales, se podrá crear un fondo de característica rotativo que será establecido por el Vicerrector de la Sede con el respectivo asesoramiento técnico de la instancia pertinente. El fondo rotativo deberá estar controlado por la Dirección Técnica de Administración e Inventario de Sede y por la Contaduría General en el caso del Rectorado.


Art. 10 La Dirección Técnica de Presupuesto y Finanzas, la Dirección Técnica de Administración e Inventario elaborarán anualmente la programación y calendarización de adquisiciones, mantenimiento y construcciones, las mismas que serán revisadas periódicamente por la comisión mencionada en el artículo 6.

CAPITULO II

DE LA CALIFICACION DE PROVEEDORES

Art. 11 La calificación de proveedores se realizará dos veces en el año, ulterior a la aprobación del presupuesto nacional, esto es en los meses de enero y agosto. La comisión estará integrada por: Vicerrector de Sede, Director Técnico de Presupuesto y Finanzas, Director Técnico de Administración e Inventario, a la misma que podrán añadirse las personas que consideren pertinente para el estudio. Dentro de esta calificación de proveedores deberá adjuntarse el respectivo informe técnico, aplicando la siguiente tabla de selección de proveedores:

Criterio Ponderación

1Características del proveedor 25% Precios 15%

Facilidades de Pago 15%

Tiempo de entrega 14%

Garantía 18%

Servicio Postventa 8%

Otras 5%

TOTAL 100%

Art. 12 En casos excepcionales de no estar calificado el proveedor las cotizaciones (mínimo tres-en

caso de existir varios proveedores) se recibirán a nombre de la Universidad Politécnica Salesiana. El Vicerrector, convocará a la comisión establecida en el artículo 6. Se emitirá un acta de responsabilidad en la cual se dictamine la respectiva calificación ponderada del proveedor, según el numeral anterior y en función del siguiente formato:

1 Características de la empresa contempla: Seriedad, antigüedad, responsabilidad, otros.


CRITERIOS % ALTERNATIVAS

A A*% B B*% C C*% Características del proveedor 25% Precios 15% Facilidades de Pago 15% Tiempo de entrega 14% Garantía 18% Servicio Postventa 8% Otras 5% TOTAL 100%

Firmas de los responsables: Vicerrector, Dirección Técnica de Administración e Inventario, Dirección Técnica de Presupuesto y Finanzas, y responsable del área solicitante.

Art. 13 La calificación tendrá una valoración máxima de 3 puntos y una mínima de 1, ponderando de la siguiente manera: 3 puntos Ninguna falla en el servicio y/o producto. 2 puntos Anomalías en el servicio y/o producto. 1 punto Servicio y/o producto deficiente.

En el caso de que la empresa presente más del 90% será calificado como proveedor A, si es igual o mayor a 70% será calificado como B, y si no llega a este rango será valorado como C y ailtomáticamente eliminado de la base de datos de proveedores registrados de la Universidad Politécnica Salesiana.

Art. 14 En el mes de agosto, la Dirección Técnica de Administración e Inventario, presentará obligatoriamente un informe de gestión y servicio de los proveedores, de acuerdo a la tipología explicada en el pie de página.2

'Proveedores Tipo A: No ha tenido ningún inconveniente, ha cumplido con todos los requerimientos solicitados por la Universidad. Proveedor tipo B: Ha cumplido parcialmente con los requerimientos de la Universidad. Proveedor tipo C: No ha cumplido con los requerimientos de la Universidad.

RESOLUCIbN N° 039-03-2010-03-10 Página 4

ANEXO # 1

CARTA DE SOLICITUD

(Cuenca/ Guayaquil/Quito), .... de de 2010.

Señor Vicerrector de Sede

No. de Sol icitud

Su Despacho. Por medio de la presente me permito solicitar se digne en registrar a la persona(Señor/a) o empresa de nombre comercial en los Registros de Proveedores de su institución, una vez que se ha llenado los datos solicitados y enviados por correo electrónico. Por la atención Prestada, anticipo mi agradecimiento. Atentamente,

(Nombre de Persona o Representante Lebal) Numero de RUC o cédula.


ANEXO # 2 Nombre Comercial, Nombres y Apellidos. Contactos: Dirección, Teléfono, fax, correo electrónico, celular, etc. (Se puede incluir un formato de Solicitud de Datos previamente establecido) . PLANTILLA

Listado de los bienes y/o servicios Marque con una (X) en el casillero correspondiente.

código Producto o Servicio

Servicio ofertado

LUGAR DE SERVICIO

CUE UIO GYE

1 Herramientas, repuestos, llantas, baterías, combustibles, lubricantes y accesorios para vehículos y maquinaria pesada.

2 Máquinas herramientas, accesorios y herramientas.

3 Materiales férricos, no férricos, (acero, aceros inoxidables, bronces, grifón, etc.), plásticos y polímeros.

4 Equipos, materiales, reactivos y otros para laboratorios de química y análisis ambiental (agua, aire y suelo).

5 Materiales, repuestos y equipo eléctrico. 6 Materiales, repuestos y equipo electrónico. 7 Materiales de ferretería y construcción. 8 Materiales, equipos y accesorios de computación. 9 Servicios de Internet

10 Equipos y suministros para limpieza y aseo. 11 Ropa de trabajo y deportiva, uniformes y accesorios.

12 Equipos, accesorios, herramientas y materiales para seguridad industrial.

13 Materiales y equipo para identificación y control de personal. 14 Equipos'y suministros de oficina. 15 Muebles para oficina. 16 Implementos y equipos para consultorio médico y odontológico. 17 Productos farmacéuticos. 18 Mantenimiento de áreas verdes. 19 Estación de servicios de combustible. 20 Servicio de transporte para personal: Buses, busetas y taxis. 21 Servicio de correspondencia local, nacional e internacional. 22 Servicio de Seguridad Privada. 23 Servicio de imprenta offset. 24 Servicio de fotocopiado.

25 Servicio de Publicidad (afiches, trípticos, banner, gigantografías, multimedia, etc.)

26 Aseguradoras. 27 Servicio de Bocaditos, Buffet, Catherine y menaje. 28 Otros: Especifique.


ANEXO # 3

Referencia de principales clientes a los que la empresa oferente ha brindado sus servicios en el año 2009. NOMBRE O INSTITUCION CONTACTOS

PERSONA TELEFONOS

RESOLUCIÓN N° 039-03-2010-03-10 Página %

PROCEDIMIENTO PARA REGISTRO, CALIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE PROVEEDORES DE BIENES Y PRESTACION DE SERVICIOS PARA EL AÑO 2010.

I. La UPS hará la convocatoria pública a través de un medio físico con cobertura nacional y a través de su portal WEB.

2. Toda Persona Natural o Jurídica, local o nacional, deberá llenar el formulario publicado en la página web: www.ups.edu.ec/proveedores siguiendo las instrucciones correspondientes.

3. Información a presentar:

• Carta de Solicitud dirigida al Vicerrector de Sede (Cuenca, Quito, Guayaquil) de la Universidad Politécnica Salesiana. (Anexo #I). Se generará automáticamente el número de Solicitud que identifica el proceso.

• Llenar el formato del Anexo # 2.

• Listado de los bienes y/o servicios que ofrece, Nombres y Apellidos. Contactos: Dirección, Teléfono, casilla postal, fax, correo electrónico, celular, etc. En formato pre establecido (Anexo #2).

• Llenar formato Listado de empresas en las que ha prestado servicios en los últimos tres años. (Anexo #4 Diseño para web)

4. La entrega de documentos físicos en la Dirección Técnica de Administración e Inventarios (CUE, UIO, GYE), copia debidamente notariada de:

• Cédula de Ciudadanía,

• Certificado de Votación

• Nombramiento de Representante Legal,

• Registro Único de Contribuyente (RUC).

• Certificado no estar en el Registro de Contratistas Incumplidos y Adjudicatarios Fallidos otorgado por la Contraloría General del Estado, vigente a la fecha de presentación de la documentación.

5. Los documentos físicos deberán ser presentados en los 10 días laborables posteriores al registro electrónico en la Dirección Técnica de Administración e Inventarios en la Sede respectiva (Cuenca, Quito, Guayaquil). Mayor información solicitarla a: proveedores2010 cJups.edu.ec o alos teléfonos.


6. Información General

• Con el número de solicitud podrá consultar los datos de registro y calificación.

• Los postulantes garantizan la veracidad y exactitud de la información entregada y de todos los datos proporcionados. La Universidad Politécnica Salesiana verificará la información y documentación.

• El proceso de registro no obliga a la Universidad, la adjudicación de contrato

alguno a los postulantes, ni relación contractual alguna entre las partes.

• El procedimiento y los resultados de la Calificación de Proveedores se los publicará de manera semestral en el portal web de la Universidad.

Javier Herráis-Gómez sdb Dr i Jeffrey Z —RECTOR SECRETARIO O~I>IERA~~PROCURADOR

' Aprobado —Consejo Superior RESOLUCIÓN N° 022-03-2010-03-10

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