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Instructivo
Corrección de Archivos por Pantalla
CONTENIDO
Descripción de la Funcionalidad ............................................................................................................ 2
Procedimiento para Corregir Archivos Planos por Pantalla ................................................................ 3
Información Importante ......................................................................................................................... 9
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Instructivo
Corrección de Archivos por Pantalla
Descripción de la Funcionalidad
Esta funcionalidad le permite realizar la corrección por pantalla de todos los Tipos de Error* generados a partir
del cargue de un archivo plano de liquidación de aportes, sin que sea necesario modificar o actualizar los datos
o valores contenidos en el archivo cargado.
Tipos de Error
En el proceso de validación de un archivo plano el sistema puede generar en el reporte de validación los
siguientes tipos de error:
Error: Inconsistencia que NO es auto- corregible por el sistema de Aportes en Línea, por esta razón debe ser
corregido por pantalla o en el archivo plano. El sistema NO permite el cargue exitoso del archivo con este tipo
de error hasta tanto no sea corregido.
Alerta: Mensaje informativo que indica al aportante que pueden existir diferencias en el cálculo de IBC
respecto al salario, entre los IBC de cada subsistema o que existe información que no debe ser reportada en el
archivo plano de acuerdo a la normatividad. Sin embargo el sistema permite el cargue del archivo plano con
este tipo de alertas o su modificación por pantalla.
Posible Corrección: Errores de cálculo o de estructura que pueden ser autocorregidos por el sistema de
acuerdo con la información reportada en el archivo. Con este tipo de error el sistema permite modificar los
datos o cargar y autocorregir los valores por los mostrados como Valores Esperados.
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Instructivo
Corrección de Archivos por Pantalla
Procedimiento para Corregir Archivos Planos por Pantalla
1. Con el Usuario de perfil Nómina, en el menú Liquidaciones seleccione la opción Cargar Archivo.
2. Busque el archivo que desea cargar.
3. Seleccione el Archivo que desea Cargar.
4. Seleccione el botón Aceptar para realizar el cargue del archivo.
5. Seleccione el botón Validar para iniciar el proceso de verificación del archivo.
El sistema le mostrará la pantalla a través de la cual podrá:
Visualizar y filtrar los tipos de errores.
Generar y exportar el reporte de errores en 7 diferentes formatos.
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Instructivo
Corrección de Archivos por Pantalla
Corregir por pantalla los errores de tipo: Error, Posible Corrección y Alerta. Los datos susceptibles a
corregir por pantalla son los relacionados con el aportante, el pago, el cotizante, las novedades, la
liquidación y los saldos y descuentos por incapacidad o licencia.
A través de los siguientes botones podrá:
Volver: regresar a la opción Cargar Archivo y se omitirán los cambios realizados por pantalla.
Validar: realizar la validación del archivo ante los cambios que ha generado y las posibles correcciones
reportadas.
Autocorregir: realizar el cargue completo del archivo para generar la planilla de liquidación de aportes.
NOTA:
El botón de Autocorregir únicamente será visible cuando el archivo cargado no presente errores de tipo
Error.
Verifique y corrija por pantalla todos los tipos de error antes de hacer uso del botón Validar.
6. Para corregir haga clic en el botón , de acuerdo al origen del error visualizará las siguientes pantallas,
todos los datos pueden ser modificados con excepción de los campos deshabilitados:
Pantalla de corrección para errores de Información del Aportante, la Planilla y/o el Pago
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Corrección de Archivos por Pantalla
Pantalla de Corrección para errores de Información del Cotizante, Novedades y Liquidación
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Corrección de Archivos por Pantalla
7. Corrija la información del registro que reporta el error y seleccione el botón Corregir para almacenar los
cambios, de lo contrario seleccione el botón Cancelar. El sistema mostrará la pantalla de reporte de
validación.
Como indicador, el color de fondo de la línea de error a la que ha accedido a través de la opción corregir,
cambiara de color.
8. Para hacer efectivos los cambios deberá seleccionar el botón Validar. Al hacer uso de esta opción el sistema
aplicará los cambios realizados y autocorregirá los errores tipo Posible Corrección. Si el sistema detecta
nuevos errores de cualquier tipo (Error, Posible Corrección, Alertas) estos serán mostrados en el reporte de
validación nuevamente. Si selecciona el botón Volver, el sistema lo direccionará a la opción de Cargar
Archivo y el sistema no tendrá en cuenta los cambios efectuados por pantalla.
Si el archivo presenta errores que le impiden al sistema continuar con la validación, serán llamados Errores
Críticos y se visualizará el siguiente mensaje de error en pantalla:
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Corrección de Archivos por Pantalla
9. Si el archivo no presenta más errores el sistema le indicará la existencia de errores tipo Posible Corrección o
Alertas. Si está de acuerdo con la información que el sistema le muestra como Valor esperado en la columna
descripción, seleccione el botón Autocorregir. De lo contrario haga uso del botón Corregir
10. Si el archivo no presenta más errores el sistema le mostrará la opción de cargue. Seleccione el botón Cargar
para continuar con el proceso, de lo contrario seleccione el botón Cancelar. Recuerde que el botón
Cancelar lo direccionará a la página cargar archivo y perderá los cambios efectuados por pantalla.
11. Para finalizar el proceso y generar la liquidación haga clic en el botón Terminar
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Corrección de Archivos por Pantalla
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Corrección de Archivos por Pantalla
Información Importante
El botón cancelar o volver direcciona a la opción Cargar Archivo y se omitirán todos los cambios
realizados por pantalla.
Al cerrar sesión, cerrar la ventana del explorador o dejar inactiva la sesión por más de 20 minutos el
sistema omitirá los cambios realizados por pantalla.
Verifique todos los tipos de error (Error, Posible Corrección, Alerta) antes de hacer uso de la opción
Validar, de lo contrario el sistema tomará como aceptadas las Posibles Correcciones y no se mostrarán
en el siguiente reporte.
El total de errores mostrados en pantalla corresponden a los seleccionados en el filtro de tipo de error.
Para que el cambio sea aplicado es necesario utilizar la opción validar.
Todos los datos del registro susceptible a corregir pueden ser modificados, sin importar si estos hacen
referencia el error.
Si las correcciones no concuerdan con lo establecido en la ley o los parámetros de validación del
sistema, se mostrará el reporte con los nuevos errores.
Todos los tipos de error (Error, Posible Corrección, Alerta) son susceptibles a corrección, exceptuando
los denominados como errores críticos.
Si el archivo no presenta información de saldos o descuentos por incapacidades y licencias el sistema
mostrará error de tipo alerta, este no tendrá la opción de corrección por pantalla ya que el sistema por
defecto lo cargará con valor en ceros.
Si desea ver el reporte consolidado de errores correspondiente al primer cargue, seleccione ver reporte
antes de hacer uso del botón Validar.
La funcionalidad de corrección por pantalla sólo aplica para las planillas tipo E (Empleados Empresas),
H (Madres comunitarias), Y (Independientes Empresas) y/o A (Empleados Adicionales con ingreso en
los últimos 7 días hábiles).
La funcionalidad de corrección por pantalla no aplica para las planillas tipo M (Mora) y N
(Corrección).
La funcionalidad no aplica para modificar registros o información que no presenten ningún tipo de
error.
La funcionalidad no aplica para adicionar o eliminar registros contenidos en el archivo plano.