instructivo cierre financiero 2014

1

Versin: 14.08.00

INSTRUCTIVO

CIERRE CONTABLE FINANCIERO 2014

Para uso de: Gobierno Nacional, Gobierno Regional, Gobierno Local y

Mancomunidades

2

NDICE 1. INDICE .............................................................................................................................................. 2

2. INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3

3. GENERALIDADES ............................................................................................................................ 4

3.1 REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER AL APLICATIVO ..................................................... 4

3.2 ACCESO AL APLICATIVO .......................................................................................................... 4

4. GUIA FUNCIONAL ............................................................................................................................ 5

4.1 ROL EJECUTORA ....................................................................................................................... 5

4.2 ROL PLIEGO ............................................................................................................................ 13

5. ANEXOS ......................................................................................................................................... 17

3

INTRODUCCION

El presente documento tiene por finalidad describir las funcionalidades del aplicativo web SIAF - Mdulo Contable Informacin Financiera, el cual permite realizar el proceso de cierre de la informacin financiera para la presentacin de los Estados y Anexos Financieros del Anual 2014, para las Entidades del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y Mancomunidades del Ejercicio 2014.

4

CIERRE CONTABLE FINANCIERO ANUAL - 2014

GENERALIDADES

3.1 REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER AL APLICATIVO

Para acceder al aplicativo se debe ejecutar cualquiera de los siguientes

navegadores:

Chrome.

Mozilla Firefox versin 16 y superiores (considerar procedimiento

establecido- Anexo 1)

3.2 ACCESO AL APLICATIVO

Al ingresar con el usuario y la clave correcta (usuarios y contraseas establecidas

para el acceso a las aplicaciones WEB) se presenta la ventana donde se ha incorporado la opcin Informacin Financiera en donde el Sistema presenta dos ambientes: Unidad Ejecutora y Pliego.

Figura. N 001

5

GUIA FUNCIONAL

4.1 ROL EJECUTORA (UE)

La Unidad Ejecutora deber realizar el Pre Cierre en el Mdulo Contable del SIAF Cliente

y enviar la informacin de la Mayorizacin (Balance de Comprobacin), esta informacin

viaja tanto a la BD-MEF como al Pliego.

El Pre Cierre solo se puede cancelar desde la Web.

4.1.1 REGISTRO

En esta opcin se procede a distribuir las cuentas y al registro de informacin en las Hojas

de Trabajo.

Estados Financieros, se presentan las siguientes hojas de trabajo:

EF-1 Distribucin / Reclasificacin de Saldos Histricos

EF-3 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

EF-4 Estado de Flujo de efectivo

Figura N 002

Anexos Financieros, en esta opcin se presentan las siguientes hojas de trabajo:

(AF- 1) Inversiones

(AF- 2) Propiedades, Planta y Equipo

6

(AF- 2 Anexo 1): Propiedades, Planta y Equipo por Administracin Funcional

(AF- 2 Anexo 2): Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)

(AF- 2 A) Propiedades de Inversin

(AF- 3) Depreciacin, Amortizacin, Agotamiento y Deterioro

(AF- 4) Otras Cuentas del Activo

(AF- 5) Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales

(AF- 6) Ingresos Diferidos

(AF -7) Hacienda Nacional Adicional.

(AF -8) Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades.

(AF - 9) Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de

Endeudamiento y Tesoro Pblico.

(AF 9A) Gastos - Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico.

(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de Endeudamiento y Tesoro Pblico.

(AF - 9C) Otras operaciones con Tesoro Pblico.

(AF - 10) Declaracin Jurada.

(AF-11) Declaracin Jurada Funcionarios responsables de la elaboracin y suscripcin de la informacin contable y complementaria

Figura N 003

Nota:

Luego de grabar, la informacin registrada en los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2, ser copiada al formato AF2, en las filas que correspondan:

- Bienes en Administracin Funcional

7

- Construccin de Edificios y Estructuras

En los Anexos: AF1, AF2, AF2 Anexo 2, AF3, AF4, AF5, AF6, AF7 y OA2A, existen campos que se han bloqueado debido a que sern cargados automticamente con la informacin de las sub cuentas del HT1 en el momento que se recibe el

pre-Cierre financiero desde el Modulo Contable -Cliente.

Registro de Otros Anexos en esta opcin se presentan las siguientes hojas de

trabajo:

(OA-1)Control de obligaciones previsionales

(OA-2) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros

(OA-2A) Deudas por impuestos, contribuciones y AFP

(OA-3) Operaciones Recprocas de las Cuentas del Activo

(OA-3A) Operaciones Recprocas de las Cuentas del Pasivo

(OA-3B) Operaciones Recprocas de las Cuentas de Gestin

(OA-4)Gastos de personal en las entidades del sector pblico

(OA-5)Estadstica del personal en las entidades del sector pblico

(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en los Ds. Ls. N 20530 y N 19990

(OA-7)Registro de contadores del sector pblico

Figura N 004

8

Nota:

Para el registro de la informacin de los Formatos OA3, OA3A y OA3B, necesariamente se debe haber realizado la transmisin del IOR (Informacin

de Operaciones Reciprocas) desde el Modulo Contable Cliente, luego la informacin se visualizar en las Hojas de Trabajo respectivas del Mdulo Contable WEB, estos datos podrn ser modificados o eliminados, tambin se

podr insertar nuevas entidades y nuevas Sub cuentas Contables por cada Entidad recproca.

Luego, es necesario que se registre la distribucin y Naturaleza de la operacin

por cada sub Cuenta contable, solo as esta informacin se visualizar en los reportes respectivos.

4.1.2 PROCESOS

CIERRE FINANCIERO

En esta opcin, el Sistema permite la Cancelacin del Pre Cierre, as como el

Cierre de los formatos correspondientes al Cierre Anual 2014 Cancelar el Pre Cierre

Considerar que al dar clic en el botn se eliminar la informacin de la Reclasificacin, Distribucin de las cuentas y Mayorizacin enviada por la

Entidad, para el mes seleccionado. Procedimiento para el Cierre Financiero

Para realizar este procedimiento, se requiere que la UE haya realizado la conciliacin de operaciones SIAF, el Pre Cierre en el Mdulo del Cliente SIAF y que haya generado el EF-1, EF-2. (Ver Anexo 2)

En el proceso de Cierre se ejecutaran las validaciones de tipo Restrictiva y no permitir concluir con el proceso.

Nota:

Al cerrar el Formato AF2, automticamente se cierran los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2.

9

Figura N 005

CIERRE DE OPERACIONES RECIPROCAS

En esta opcin, el Sistema permite la Cancelacin del Pre Cierre de operaciones reciprocas, as como el Cierre de los formatos OA3, OA3A y OA3B Cancelar el Pre Cierre.

Considerar que al dar clic en el botn, se eliminar la informacin realizada en las opciones de registros para las operaciones reciprocas Procedimiento para el Cierre Financiero

Para realizar este procedimiento, se requiere que la UE haya realizado la

transmisin del IOR (Informacin de Operaciones Reciprocas) en el Mdulo Contable -Cliente SIAF y que haya registrado la informacin respectiva en los formularios OA3, OA3A, OA3B

En el proceso de Cierre se ejecutaran las validaciones de tipo Restrictiva y no permitir concluir con el proceso.

10

Figura N 006

4.1.3 REPORTES

Se visualizan 4 pestaas con sus respectivos reportes, cada reporte se puede

visualizar en formato PDF y en archivo en Excel. Estados Financieros (EF-1) Estado de Situacin Financiera.

Saldo Histrico. (Formato Automtico)

Detalle del EF -1. (Formato Automtico)

(EF-2) Estado de Gestin. (Formato Automtico)


(EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.

(EF-4) Estado de Flujos de Efectivo.

Anexos Financieros

AF-1 Inversiones

AF-2 Propiedades, Planta y Equipo

AF-2 Anexo 1: Propiedades, Planta y Equipo por Administracin Funcional

AF-2 Anexo 2: Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)

AF-2A Propiedades de Inversin

11

AF-3 Depreciacin, Amortizacin, Agotamiento y Deterioro

AF-4 Otras Cuentas del Activo

AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales

AF-6 Ingresos Diferidos



(AF-8B) Fondos Administrados y Financiados con Recursos Autorizados




(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Direccin General de




(AF-11)Declaracin Jurada Funcionarios responsables de la elaboracin y

suscripcin de la informacin contable y complementaria

(AF -12) Donaciones y Transferencias Recibidas. ( Se genera de forma

automtica)

(AF -13) Donaciones y Transferencias Otorgadas. (Se genera de forma

automtica)

Otros Anexos (OA-1)Control de obligaciones previsionales

(OA-2 ) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros







(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en los

Ds. Ls. N 20530 y N 19990


Informacin Adicional Financiera (BC) Balance de Comprobacin. (Formato Automtico).

(HT-1) Balance de Constructivo (Formato Automtico).

Si todava no se ha realizado el proceso de Cierre, los reportes mostrarn un sello

de agua con el mensaje: NO OFICIAL y sin firmas.

12

Figura N 007

4.1.4 CONSULTAS

Validaciones Financieras

Conciliacin de Operaciones SIAF

Figura N 008

13

4.2 ROL: PLIEGO

En este ambiente, se puede realizar el proceso de Cierre Financiero a nivel de pliego

y verificar el estado del proceso en las Unidades Ejecutoras que componen el Pliego.

4.2.1 REGISTRO

Se activa la opcin Anual y se visualiza lo siguiente:

Estados Financieros

EF1 Consolidado (Solo para los Pliegos que Integran la informacin de varias UEs)

EF2 Consolidado (Solo para los Pliegos que Integran la informacin de varias UEs)

Anexos Financieros

AF-8B Fondos Administrados y financiados con Recursos Autorizados

AF-10 Declaracin Jurada

AF-11 Declaracin Jurada Funcionarios responsables de la elaboracin y

suscripcin de la informacin contable y complementaria

Figura N 009

14

4.2.2 PROCESOS

CIERRE FINANCIERO

Procedimiento de Apertura de Cierre de los Formatos a las Unidades Ejecutoras

que conforman el Pliego. Seleccionar el formato y la Unidad ejecutora que requiere la apertura y luego hacer clic en el botn Apertura.

Nota: Al aperturar el cierre del Formato AF2, automticamente se apertura el cierre de los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2

Procedimiento de Integracin Una vez que todas las Unidades Ejecutoras, realizaron el proceso de Cierre, el

Pliego podr realizar el proceso de Integracin de la informacin de los Estados y Anexos Financieros por cada formato.

Procedimiento de Cierre Una vez que el Pliego haya realizado el proceso de Integracin, se proceder a

realizar el proceso de Cierre seleccionando cada formato.

Figura N 010

CIERRE DE OPERACIONES RECIPROCAS

El procedimiento de Apertura de Cierre, Integracin y Cierre como Pliego es similar

al que se realiza en el Cierre Financiero.

15

Figura N 011

4.2.3 REPORTES

Se visualizan 4 pestaas con sus respectivos reportes, cada reporte se

puede visualizar en formato PDF y en archivo en Excel. Estados Financieros

(EF-1) Estado de Situacin Financiera.

Saldo Histrico. (Formato Automtico)


(EF-2) Estado de Gestin. (Formato Automtico)


(EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.

(EF-4) Estado de Flujos de Efectivo.

Anexos Financieros

AF-1 Inversiones

AF-2 Propiedades, Planta y Equipo

AF-2 Anexo 1: Propiedades, Planta y Equipo por Administracin Funcional

AF-2 Anexo 2: Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)

AF-2A Propiedades de Inversin

AF-3 Depreciacin, Amortizacin, Agotamiento y Deterioro

AF-4 Otras Cuentas del Activo

AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales

AF-6 Ingresos Diferidos



(AF - 8A) Concesiones, Usufructo y Otros.




16

(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Direccin General

de Endeudamiento y Tesoro Pblico.



(AF -12) Donaciones y Transferencias Recibidas. ( Se genera de forma

automtica)

(AF -13) Donaciones y Transferencias Otorgadas. (Se genera de forma

automtica)

Otros Anexos (OA-1)Control de obligaciones previsionales

(OA-2 ) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros







(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en

los Ds. Ls. N 20530 y N 19990


Informacin Adicional Financiera (HT-1) Balance de Constructivo (Formato Automtico).

Figura N 012

17

4.2.4 CONSULTAS

Validaciones Financieras

Figura N 013

18

ANEXO 1

CONFIGURACIN DEL PLUGIN DE ADOBE READER CON EL NAVEGADOR MOZILLA FIREFOX PARA COMPATIBILIDAD CON EL SISTEMA

SIAFWEBCONTAPP

Figura N 014

1. SELECCIONAR OPCIONES

Figura N 015

19

2. HACER CLIC EN EL CUARTO BOTN APLICACIONES

Figura N 016

3. EN EL TIPO DE CONTENIDO PORTABLE DOCUMENT FORMAT(PDF) SELECCIONAR USAR ADOBE

READER (PREDETERMINADO)

Figura N 017

20

4. UNA VEZ SELECIONADA LA OPCION HACER CLIC EN ACEPTAR.

Figura N 018

21

ANEXO 2

CONSIDERACIONES PARA EL CIERRE ANUAL 2014

Si, al generar el EF1, el Sistema presenta el Siguiente mensaje de error:

Figura N018

Verificar los siguientes puntos:

1.- En la pestaa Distribucin, verificar si el monto de la Cuenta 2101.010501 IGV Cuenta Propia Vigente, se ha

distribuido correctamente.

Figura N019

22

2.- Las sub cuentas del Mayor: 1601 Traspasos y Remesas no deben tener saldo, verificar que se haya realizado los

asientos de cierre correctamente.

3.- No se debe tener validaciones en el Reporte del Botn: Otras Validaciones del EF1

Figura N020

Estas Validaciones pueden ser:

La Cuentas 2105 Obligaciones del Tesoro Pblico (2105.01 y 2105.02) no debe tener saldo.

Todas las Cuentas Contables deben estar distribuidas a nivel detalle, ejemplo: El Saldos de la cuenta 2103.99 debe

ser distribuidas a las sub cuentas 2103.990301 o 2103.990901 con una Nota Contable.

Los saldos de las Cuentas contables no deben estar contra su naturaleza, ejemplo: La cuenta 1101.120101 debe

tener saldo deudor.

4.- En la pestaa: Reclasificacin, verificar que los saldos de las sub cuentas que se reclasifican sean correctos.

Figura N021

instructivo cierre financiero 2014

Documents