instructivo cambios sistemas informaticos

NORMATIVAINTERNA

DESARROI.LOCORPORAllVO

INSTRUCTIVO

REVISION

INSTRUCTIVO PARA LA DEFINICiÓN Y SOLICITUD DECAMBIOS EN SISTEMAS INFORMÁTICOS

FECHA

CODIGO: GPD- l. 06

HOJA

RESOLUCiÓN N° 3 4 2Othón Zevallos Moreno

GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA PÚBLICA METROPOLITANADE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO

CONSIDERANDO:

N.- 01

2011-10-17

1 de 6

Que, en el Suplemento del Registro Oficial W 48, de 16 de octubre de 2009, fue expedida la Ley Orgánicade Empresas Públicas, cuyas disposiciones regulan la constitución, organización, funcionamiento,fusión, escisión y liquidación de las empresas públicas que no pertenezcan al sector financiero y queactúen en el ámbito internacional, nacional, regional, provincial o local, y establecen los mecanismosde control, económico, administrativo, financiero y de gestión que se ejercerán sobre ellas de acuerdoa lo dispuesto por la Constitución de la República del Ecuador;

Que, el 16 de abril de 2010, el Concejo Metropolitano de Quito, aprobó la Ordenanza Metropolitana No.0309, publicada en el Registro Oficial No. 186, de 5 de mayo de 2010, a través de la cual se crean lasempresas públicas metropolitanas, entre ellas, la "Empresa Pública Metropolitana de Agua Potable ySaneamiento"; y,

Que, el artículo 3, numerales 3 y 6, de la Ley Orgánica de Empresas Públicas, dispone que éstasse rigen, entre otros, por los principios de eficiencia, rentabilidad, preservación y control dela propiedad estatal y empresarial pública.

En ejercicio de las atribuciones conferidas por los artículos 11, numeral 8, de la Ley Orgánica deEmpresas Públicas; 16 inciso segundo y 20 literales b) y 1), de la Ordenanza Metropolitana N° 301,sancionada el 4 de septiembre de 2009; y, 12, literal h, del Reglamento Orgánico Funcional de laEmpresa

R E S U E L V E:

Expedir el siguiente Instructivo para la "DEFINICiÓN Y SOLICITUD DE CAMBIOS EN SISTEMASINFORMÁTICOS"

Cargo:

ELABORADO

JEFE DE TECNOLOGíAINFORMÁTICA

REVISADO

Cargo: GERENTE DE PLANIFICACiÓN YDESARROLLO

APROBADO

Cargo: G~RENTE GENERAL

Nombre: Ing. Leonardo Vivar Nombre: Ing. Fernando Peñaherrera Navas Nombre: Ing. Othón Zevallos Moreno

Flnn~Firma:

FECHA:

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NORMATIVA REVISION N.- 01INTERNAINSTRUCTIVO PARA LA DEFINICiÓN Y SOLICITUD DE

DESARROU.O CAMBIOS EN SISTEMAS INFORMÁTICOSFECHA 2011-10-17CORPORATIVO

CODIGO: GPD- 1.06INSTRUCTIVO

HOJA 2 de 6

Artículo 1.- OBJETO:

Este instructivo establece el procedimiento para realizar los cambios a los sistemasinformáticos de la Empresa mediante un proceso metódico que asegure su eficacia yprevenga riesgos e impactos negativos.

Artículo 2.- ALCANCE:

Se aplica a los cambios que se soliciten a los sistemas desarrollados y administradospor el Departamento de Tecnología Informática, de la Gerencia de Planificación yDesarrollo.

Artículo 3.- LEYES Y NORMATIVA

Legislación específica aplicada a cada uno de los procesos:• Plan Estratégico Informático• Norma GTAG-8. (Guía de auditoría de tecnología global)

Artículo 4.- DEFINICIONES:

Nombre Descripción !i!

Proceso Conjunto de actividades interrelacionadas que transforman elementos de entrada enelementos de salida, tienen un propósito específico, tienen controles y consumenrecursos.

Sub - Proceso Son partes bien definidas en un proceso. Su identificación puede resultar útil paraaislar los problemas que pueden presentarse y posibilitar diferentes tratamientosdentro de un mismo proceso.

Procedimiento Forma específica de llevar a cabo una actividad. Los procedimientos formalizan lasresponsabilidades internas de un proceso.

Actividad Es la suma de tareas, normalmente se agrupan en una instrucción de trabajo parafacilitar su gestión. La secuencia ordenada de actividades da como resultado unsubproceso o un proceso. Normalmente se desarrolla en un departamento o función.

Instrucciones de Conjunto de todos los documentos de diferente formato que establecen la maneratrabajo como debe ejecutarse una actividad o tarea.

Modelo deModelar un proceso, es plasmar una representación gráfica (diagrama de proceso),procesos ode las áreas involucradas, identificar los subprocesos, las interrelaciones existentesFlujogramaentre distintas actividades, analizar cada actividad y definir los puntos de contactocon otros procesos a través de sus salidas.

FuncionalidadConjunto de características o atributos que se obtienen a través del proceso.

Evaluar riesgosEs la identificación y cuantificación de los riesgos y sus medidas control a los cualesse exponen las actividades de los procesos. Aplica a las actividades actuales ya loscambios que se han propuesto.

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K

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Nombre


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Descripción

REVISION

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Impactos delcambio

ProcesosAutomatizados

Reglas denegocio

Normativa legal

Es analizar los escenarios posibles que pueden producir un cambio o procesonuevo, con relación a otros procesos, actividades, en el ámbito legal, atención,reclamos, carga de trabajo, infraestructura entre otros.

Es implementar la realización de las actividades o tareas de los procesos con eldesarrollo de software y herramientas de aplicación

Son las políticas y reglas aplicadas a las actividades y/o tareas de los procesostales, como: criterios, legislación, excepciones, aplicaciones metodológicas, etc.

Marco jurídico aplicado a la operatividad de la Empresa

Artículo 5.- RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD:

El presente instructivo es elaborado por el Jefe de Tecnología Informática, revisado porel Gerente de Planificación y Desarrollo; y, aprobado por el Gerente General.

El seguimiento de su aplicación les corresponde a las Jefaturas de los Departamentos deTecnología Informática y Gestión de Procesos y Calidad; y, la aplicación en sí, esresponsabilidad de la Unidad de Sistemas y Aplicaciones.

Art. 6.- NORMAS ESPECíFICAS:

1. Todo requerimiento de cambio en el diseño de procesos para la modificación eimplementación de aplicaciones o nuevos desarrollos, debe cumplir con los requisitosestablecidos en el presente instructivo.

2. Las solicitudes de cambio en el proceso establecido, deben estar acompañadas dela aprobación del Gerente de Área y ser remitidas mediante memorando al Gerentede Planificación y Desarrollo, quien autorizará su ejecución.

3. El área solicitante, deberá realizar una propuesta de rediseño del proceso con elapoyo del Departamento de Gestión de Procesos y Calidad, aplicando criterios defuncionabilidad, para lo cual el documento del cambio deberá venir firmado enconjunto con el personal del Departamento de Gestión del Procesos y Calidad.

4. El área requirente deberá efectuar un análisis de la normativa legal, políticas, reglasde negocio, impacto y riesgos, mediante el uso de escenarios e implicacionesposibles sobre la aplicación e implementación de los cambios solicitados. st

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5. El Jefe de Sistemas y Aplicaciones implementará un sistema de calendarización de laejecución de solicitudes, de acuerdo a las prioridades del ámbito de operación ypresupuesto de la Empresa

6. Es deber y responsabilidad del personal involucrado, cumplir con las disposiciones deeste instructivo con respecto a la autorización, manejo, registro, control, desarrollo eimplementación del cambio a los procesos establecidos

Artículo 7.- EJECUCiÓN:

La descripción de las actividades del instructivo para la definición y solicitud de cambios {]-en sistemas informáticos se detalla en la siguiente página.

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INSTRUCTIVOHOJA 5 de 6

DEFINICiÓN Y SOLICITUD DE CAMBIOS EN SISTEMAS INFORMÁTICOSNOMBRE DEL PROCESO-SUBPROCESO:OBJETIVO:ALCANCE:

A: SEPTIEMBRE /2011

FLUJO RESPONSABLE DESCRIPCiÓN DOCUMENTO IREGISTRO

Flujograma derediseño

Formato de solicitudcon flujograma de

rediseño

Flujograma derediseño con fichasde caracterización

Formato de solicitudcon soportes

Solicitud de cambio aprocesos establecidosFormato de solicitud

Definir reglas de negocioy aplicación en relacióncon la normativa legalvigente y reglamentosintemos de aplicación

La Gerencia,Departamento o Unidaddebe definir el marcoreferencial de cambio alos procesos en formato

establecido

Verificar la afectación ointegración que seproducira con otrosprocesos en el area

sollcitante

Modelación del proceso decambio propuesto, incluyendo

instrucciones de tareas,información de sistemas ycontroles establecidos con lacoordinación del Opto. de

Gestión de Proceso y Calidad

Definir las principalescaracterísticas para que elrediseño cumpla con las

funciones establecidas con elapoyo de la Unidad deSistemas y Aplicaciones

Gerencias,Departamentos y

Unidades Solicitantes

Gerencias,Departamentos,

Unidades solicitantes







3

4

2

5

6

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7EVALUAR RIESGOS EIMPACTOS DE CAMBIO



Evaluar el impacto y riegosque puede producirse al

aplicar el modelo,afectación e interrelación

con otros procesos

Formato de solicitudcon soportes

, o ••• , •••• o •• , • , • o , •• -:. o ••• , •••• o , •• , o • , • ~ •••••••• , •••• o o o ••••• o ••• o ••• , ••••• ,

8

9

Gerencia de área

Gerencia dePlanificación yDesarroUo-

Departamento deTecnología deInformación

Aprobar el rediseñodel proceso solicitado

Evaluar viabilidad yadecuación del cambio

solicitado

Formato aprobadocon Memorando de

solicitud


aceptación


aceptación

Aprobar cambio aprocedimiento establecido deacuerdo a estudio previo

En caso de ser> 45 días paraimplementación necesitaráaprobación del Comité deTecnología lnformatica

Comité de TecnologíaInformática

Gerencia de Planificacióny Desarrollo -

Departamento deTecnología de Información

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10

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CODIGO: GPD- 1.06

HOJA

DEFINICiÓN Y SOLICITUD DE CAMBIOS EN SISTEMAS INFORMÁTICOS

N.- 01

2011-10-17

6 de 6

11

NOIAIlRC DEL "ROCES(}-$llOI'ROCUO,00,J[1I\10:At.CMJCe:

FLUJO

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A: SEI'Tlf.!lllRf. "~J 1

RESPONSABLE DeSCRIPCIÓN DOCUMENTO IREGISTRO

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12f4PROEACIÓN C-"\"'~B!O yCReNeGAA~'~DELPR::YECTOA

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8.- ANEXOS:

Formulario para definición y solicitud de cambios en sistemas informáticos.

329

ANEXO

1. Propósito del cambio

2. Cambios al flujograma de tareas

si Adjuntar cambios al flujograma

no Pasar a la siguiente etapa

3. Reglas de negocio

Tarea Reglas y Políticas Legislación

3.1 Integración

Tareas Áreas involucradas Interrelación de procesos

FORMULARIO PARA DEFINICIÓN DE CAMBIOS EN SISTEMAS

INFORMÁTICOS

Nombre del Proceso:

Nombre del subproceso: Fecha de presentación: dd/mm/aaaa

Responsable del proceso: Fecha última revisión:

Prioridad:

Ninguna Propuesta:

En curso

4. Funcionalidades requeridas

5. Evaluación de riesgos e Impactos Efectos directos del cambio Efectos secundarios Implicaciones

6. Análisis de la situación actual Frecuencia:

N° transacciones /día:

Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Fecha aprobación de cambio:

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