Bio. Fair. RAPUNZEL

Instrucciones para lasinspecciones HAND IN HAND (HIH)

RAPUNZEL NATURKOST

Abril 2012

Bio. Fair. RAPUNZEL

• Programa HAND IN HAND de RAPUNZEL (diapositiva 2)• Criterios HAND IN HAND (diapositiva 5 y ss.)• Inspección (diapositiva 9 y ss.)

– Procedimiento (diapositiva 10 ss.)– Términos de Referencia (diapositiva 17, 18)– Listas de control HIH (diapositiva 19)– Apectos específicos (diapositiva 20, 21)– Informe de inspección (diapositiva 22, 23)

• Contactos en RAPUNZEL (diapositiva 24)

CONTENIDO

Bio. Fair. RAPUNZEL

• Programa de comercio justo de RAPUNZEL desde 1992: cultivo orgánico & comercio justo con logo propio a la empresa

• 100 % productos orgánicos – desde el incio• Criterios HIH basándose en SA 8000, estandares laborales de la OIT y las

Directrices para la justicia social de IFOAM• Socios: cooperativas y grupos de agricultores, empresas familiares,

procesadores y exportadores• Criterios según la estructura organizacional (no para cada producto)

• Contacto directo con los productores / importación directa

• RAPUNZEL paga los costos por la inspección y certificación HIH

• Fondo HAND IN HAND (apoyo financiero para proyectos eco-sociales)

RAPUNZEL programa HAND IN HAND

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RAPUNZEL programa HAND IN HAND

Toda la información relevante sobre HAND IN HAND (criterios, listas de control y documentos) se puede descargar del HIH internet login:

www.rapunzel.de/hih/

Nombre usuario: hih1992Clave: 020811rapu

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Criterios HAND IN HAND

Revisados en julio/septiembre2011

Aplicados para inspecciones HIH (incluyendo la versión revisada de las listas de control) a partir de noviembre 2011

Se encuentran en el internet loginen la página web de RAPUNZEL (en versión española)

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1. Requisitos generales: para ambos socios (por ejemplo respetar derechoshumanos, requisitos legales)

2. Vigencia y terminación de la sociedad HIH3. Obligaciones por parte de RAPUNZEL (p.ej. relaciones comerciales a largo

plazo, pago de un precio justo, contratos escritos de compra)4. Obligaciones por parte de los proveedores HIH: (véase el próximo

diapositivo)5. Empresas subcontratadas

Criterios HAND IN HAND - Estructura

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4.1 Criterios generales: todos los proveedores HIH los tienen que cumplir (porejemplo certificación orgánica, transparencia y trazabilidad, labelling)

4.2 Criterios específicos para cooperativas y asociaciones (por ejemploestructura democratica, información sobre HIH, distribución justa de ganancias); si la cooperativa emplea personas, también los criterios paraempresas con personal asalariado se aplican

4.3 Criterios específicos para grupos de agricultores contratados (por ejemplolistado de productores examinado etc.)

4.4 Criterios específicos para empresas con personal asalariado (por ejemplocontratos de trabajo, registro de empleados, libertad de reunión, sueldos, condiciones de pago, horas de trabajo, seguridad social, salud y seguridaden el trabajo)

Obligaciones de parte de los proveedores HIH

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Criterios D-MIN / D criteria devienen criterios MIN: los plazos están definidos por cadaproveedor HIH individualmente y están administrados por RAPUNZEL

Criterios HAND IN HAND – Tipo de criterio

Símbolo Explicación - Criterio Ejemplo Vale para

D

Criterio de desarrollo: aspecto menos grave que debe ser cumplido a largo plazo (-7 años)

Cooperativas apoyan activamente a las mujeres para ser miembros

Proveedores HIH

D→MIN

Criterio de desarrollo: debe ser cumplido a mediano plazo (1-3 años), después se convierte en MIN

Sistema de gestión de sostenibilidad

Proveedores HIH

MIN

Criterio mínimo: aspecto de cumplimiento obligatorio e incondicional para la sociedad HIH

Certificación orgánica, ninguna tala y quema, ningún trabajo forzado

Rapunzel Naturkost y los proveedores HIH

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Se realiza cada 2 años

Rapunzel trata de combinar la inspección HIH donde posible con la orgánica /FFL (Fair For Life) de IMO o la de FLO Fairtrade (auditoríascombinadas con inspectores de IMO / FLO-CERT).

Si el proveedor HIH de RAPUNZEL no estácertificado orgánico o FFL por IMO o Fairtradepor FLO-CERT, RAPUNZEL organiza la inspecciónHIH individualmente con inspectoresindependientes.

Normalmente, la inspección HIH se realizadurante el periodo de cosecha y procesamientopara poder visitar todo el proceso de produccióny para realizar entrevistas con ambos empleadospermanentes y casuales.

Inspección HAND IN HAND

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Procedimiento de inspección – Flow Chart

• Plan anual de las auditorías HIH (Rapunzel; véase 1)

• Contacto con el inspector (IMO, FLO-CERT; véase 2,3)

• Rapunzel contacta al inspector; perfil de calificación (véase 4)

• ToR para la auditoría HIH mandada al inspector

• Contrato de inspección entre Rapunzel e el inspector

• Coordinación de la inspección con los proveedores HIH (inspector; véase 8)

• Entrenamiento de los inspectores cada año (Rapunzel; véase 9)

• Réalizacion de la inspección HIH (inspector)

• Informe de inspección HIH mandada a Rapunzel (inspector, véase 10)

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Los aspectos relevantes solo para inspecciones combinadas con IMO / FLO-CERT están marcadas con (IC):

1. RAPUNZEL prepara un plan anual de auditorías en el incio de cada año paralas inspecciones HIH pendientes. Este plan incluye las inspecciones quepueden ser combinadas con inspecciones orgánicos / FFL de IMO o inspecciones Fairtrade. (IC) RAPUNZEL manda el plan de auditorías a IMO o FLO-CERT respectivamente

2. (IC) IMO / FLO-CERT contacta a los auditores programados para la auditoríaIMO / Fairtrade por su interés de realizar también la auditoría HIH

3. (IC) IMO / FLO-CERT pasa los contactos de los inspectores a RAPUNZEL

Procedimiento de inspección

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4. RAPUNZEL contacta a los respectivos auditores. Si el auditor previsto nuncaha realizado una inspección HIH, RAPUNZEL manda el formato „perfil de calificación“ al auditor. El lo rellena y lo devuelve a RAPUNZEL

5. Después de la aprobación del inspector, RAPUNZEL manda los Términos de Referencia (ToR) para la respectiva inspección HIH al auditor (y en fotocopia a IMO en caso de inspección de IMO). Los ToR contieneninformaciones sobre las entidades de producción y procesamiento/exportación a visitar, número de entrevistas conagricultores / empleados, listas de control a rellenar y una estimación de los días necesarios para la auditoría

Procedimiento de inspección

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6. (IC) RAPUNZEL coordina con IMO y FLO las provisiones referente a remuneración del auditor, días de viaje, importe diario.

7. El inspector y RAPUNZEL concluyen un contrato de inspección para la inspección HIH basándose en los ToR (modificaciones concerniente a tiempo de auditoría son posibles con la autorización de RAPUNZEL) o(IC con IMO) IMO manda su oferta para la inspección combinada a RAPUNZEL basándose en los ToR, y un contrato de inspección se concluyeentre el inspector, IMO y RAPUNZEL.

8. RAPUNZEL pasa los datos de contacto del proveedor HIH al inspector paraque pueda coordinar la inspección

Procedimiento de inspección

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9. Entrenamientode los auditores: RAPUNZEL organiza un entrenamientopara los auditores HIH cada año (al inicio del año, por skype)

10. Después de la inspección, el inspector manda el informe de inspección(listas de control rellenadas y documentos adicionales correspondiente a los ToR) directamente a RAPUNZEL. Esto se efectua dentro de 6 semanasdespués de la auditoría.

Procedimiento de inspección

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11. RAPUNZEL controla la integridad del informe de inspección12. RAPUNZEL transfiere el informe de inspección a la certificadora externa

(Bernd Jauch) para la evaluación. Bio.inspecta hace preguntas de clarificación (si hay) directamente al inspector.

Procedimiento de inspección

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14. FacturaciónInspecciones individuales: El inspector manda la factura inclusivefotocopias de todos los comprobantes (hotel, transporte etc.) a RAPUNZEL. Si los documentos están completos, RAPUNZEL realiza el pago enseguida.(IC): El inspector (o IMO en caso de inspecciones de IMO) manda la facturainclusive fotocopias de todos los comprobantes (hotel, transporte etc.) a RAPUNZEL. Todos los costos son facturados a RAPUNZEL que correspondendirectamente a la inspección HIH. La mitad de los costos de viaje y de los días de viaje de la auditoría combinada (en caso de inspecciones IMO elparte acordado) son facturadas a RAPUNZEL y la otra mitad a IMO / FLO-CERT respectivamente.

Procedimiento de inspección

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Los Términos de Referencia definan los contenidos de la auditoría HIH y los documents que tienen que ser entregados a Rapunzel.

Rapunzel defina TOR inidviduales para cada proveedor HIH y los manda al inspector antes de la inspección HIH.

Términos de Referencia (ToR)

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Generalmente, la auditoría debe incluir:

ü Visita de las unidades de producción, almacenes, procesamiento, exportación del proveedor HIH (inclusive proveedores de materia prima o empresas subcontratadas), véase ToR individuales porproveedor HIH mandados

ü Verificación del cumplimiento de los criterios HIH durante la inspección:

ü Revisión de documentos (listas del personal, pago, documentos de contabilidad, etc.)ü Entrevistas con:

§ Gerencia§ Empleados (permanentes, casuales); N° de entrevistas: √n de todo el personal y por lo menos

10; entrevistas singulares y grupales§ Miembros/proveedores; N° de entrevistas: √n de todos los miembros certificados orgánicos

que proveen productos orgánicos a RAPUNZEL, y por lo menos 10; entrevistas singulares y grupales

§ Si aplicable: Trabajadores de campo empleados por el proveedor de materia prima al proveedor HIH

ü Enfoque especial en cumplimiento de las condiciones determinadas en la ultima inspección HIH

Términos de Referencia (ToR)

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• Lista de control para empresas con personal asalariado

→ Aplicable para procesadores, exportadores, plantaciones, empresasfamiliares con empleados como proveedor HIH con materia prima propia o ajena, empresas subcontratadas

• Lista de control para proveedores de materia prima / agricultores de contratopara proveedores HIH

• Lista de control para cooperativas/asociaciones

→ Aplicable para proveedores HIH, proveedores de materia prima al proveedor HIH

• Lista de control para miembros de cooperativas/asociaciones

Listas de control HAND IN HAND

Todas las listas de control se encuentran en el internet login!

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Por favor, tomen en cuenta:• El sistema de gerenciamiento de sostenibilidad (criterio 4.1.3.2. D-MIN):

Posiblemente, habrán preguntas de comprensión por el proveedor HIH referente a este criterio. Por favor, manejen este criterio de manera flexible – para nosotros es importante discutir aspectos de sostenibilidad en la organización del sociopor primera vez. El objetivo es poner en plazo un sistema simple. En caso de preguntas de clarificación, no duden de contactarnos.

Aspectos específicos

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Reunión final Por favor, discutan las no-conformidades identificadas durante la inspecciónHIH con el proveedor HIH o proveedor de materia prima respectivamente(persona de contacto HIH, gerencia). El proveedor HIH debe proponermedidas de corrección para cada no-conformidad identificada. Por favor, impriman las listas de control rellenadas inclusive las medidas de corrección propuestas y dejen firmarlas por el proveedor HIH / proveedorde materia prima. Por favor, entreguen una fotocopia de la lista de control al proveedor HIH / proveedor de materia prima.

Aspectos específicos

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ü Lista(s) de control HIH – tipo de lista depende de tipo de organización; véaseToR individuales mandados de Rapunzel por cada auditoría HIH:

ü versión digital de las listas de control principales (cooperativas / empresascon personal asalariado)

ü original escaneado con signatura del proveedor HIH en la última página(no es necesario enviar los documentos originales a Rapunzel)

ü versiones digitales o escaneados de las listas de control singulares(miembro de cooperativa / proveedor materia prima / agricultor de contrato)

Informe de inspección HIH

Documentos a rellenar y entregar a RAPUNZEL por el inspector (informe de inspección):

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ü Control e actualización del Sinopsis precios/costos (cuadro de precios) rellenado por el proveedor HIH (versión digital)

ü Control e evaluación del formato Utilización del premio rellenado por elproveedor HIH (versión digital o escaneada)

ü Informe cualitativo (confidencial ) de la impresión general del inspector(versión digital)

ü Fotos (cultivo, procesamiento etc.) en jpeg

Informe de inspección HIH

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Por cualquier consulta, por favor, no duden de contactarnos:

Stefanie Colombo: stefanie.colombo@rapunzel.de, 0049–(0)8330-529-1259Barbara Altmann: barbara.altmann@rapunzel.de, 0049–(0)8330-529-1255

Preguntas?