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GESTIÓN MULTI- ALMACÉN

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INSTRUCCIONES MULTI- ALMACÉN

11.. IINNTTRROODDUUCCCCIIÓÓNN

Multi-Almacén es un nuevo módulo dentro de Unycop Win. Gestionará los

distintos almacenes que tengamos dentro y/o fuera de nuestra oficina de

farmacia, facilitándonos el control de las existencias en cada ubicación.

22.. CCOONNFFIIGGUURRAACCIIÓÓNN MMUULLTTII-- AALLMMAACCÉÉNN

Para poder trabajar con este nuevo módulo tenemos que configurar nuestra

aplicación de la siguiente manera:

1. Hacemos “clic” sobre la opción 4 Mantenimiento de la “barra menú” o

pulsamos <Alt+4>.

2. Seleccionamos Configuración , se desplegará un menú con varias

opciones.

3. Seleccionaremos Configuración y Punto de Venta .

4. Aparecerá la siguiente pantalla:

5. Marcamos la opción “Gestión de Multi-Almacén” para poder trabajar

con el nuevo módulo.


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33.. GGEESSTTIIÓÓNN MMUULLTTII-- AALLMMAACCÉÉNN

Para acceder al módulo “Gestión de Multi-Almacén” tenemos que pulsar 2

Pedidos en la “barra menú” y seleccionar la última opción “Gestión de Multi-

Almacén” o el icono situado en la “barra superior de iconos”.

Accederemos a la siguiente pantalla:


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Esta pantalla pertenece a la pestaña:

5. Hoja de Reposición: Desde la que podremos buscar, insertar artículos o

exportar un listado a Excel, o realizar traspasos de artículos entre nuestros

almacenes.

El módulo cuenta también con las siguientes pestañas:

1. Multi-Almacén: Pulsando esta pestaña accederemos a la pantalla

“Resumen de Almacenes Disponibles” desde la que podremos consultar,

editar, borrar y dar de alta almacenes.

2. Ficha Almacenes: Pulsando esta pestaña accederemos a la pantalla “Ficha

Almacén” desde la que podremos consultar los artículos disponibles, editar,

borrar y dar de alta almacenes.

3. Prioridades: Pulsando esta pestaña accederemos a la pantalla “Prioridad en

la Dispensación” desde la que podremos asignar la prioridad de los

almacenes a tener en cuenta a la hora de dispensar.

4. Artículos por Almacén: Pulsando esta pestaña accederemos a la pantalla

“Artículos por Almacén” desde la que podremos buscar, insertar artículos o

exportar un listado a Excel de nuestros almacenes.


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3.1. MULTIALMACÉN Al pulsar esta pestaña aparecerá la siguiente pantalla:

Aquí podemos consultar los almacenes que tenemos disponibles y los

siguientes datos de cada uno:

• Almacén: Nombre del almacén.

• Prioridad: Indica la prioridad a la hora de dispensar. Así el almacén con

prioridad 1 será del primero del que se resten existencias al dispensar en

el Punto de Venta, cuando se haya agotado las existencias de éste se

restará del almacén de dispensación con prioridad 2, y así sucesivamente

hasta agotar existencias en todos los almacenes de dispensación.

• T (Tipo): Nos indica el tipo de almacén. Puede ser de Dispensación (D) ,

que es el almacén que se puede abastecer de otro almacén de

aprovisionamiento o proveedores externos. Los almacenes de

Aprovisionamiento (A) se abastecen únicamente de proveedores

externos.


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• R (Robot): Esta columna aparecerá marcada si los artículos se encuentran

en el robot.

• Unid. (Unidades): Número de unidades disponibles en el almacén.

• Items: Número de referencias de los artículos de cada almacén.

• P.V.P.: Valoración de los artículos del almacén a Precio de Venta al

Público.

• P.V.F.: Valoración de los artículos del almacén a Precio Venta Farmacia.

• P.V.: Valoración de los artículos del almacén a Precio Venta.

• P.C.M.: Valoración del Precio Coste Medio de los artículos del almacén.

A través de los iconos situados en la parte izquierda de la pantalla podemos:

Ver Almacén: Pulsando este icono o <Ctrl+1> accederemos a la

pantalla “Artículos por Almacén” donde podremos consultar los artículos del

almacén.

Editar Almacén: Pulsando este icono o <Ctrl+2> accederemos a la

pantalla “Ficha Almacén” donde podremos modificar las características de éste.

Alta Almacén: Pulsando este icono o <Ctrl+3> accederemos a la

pantalla “Ficha Almacén” donde podremos dar de alta un nuevo almacén.

Borrar Todo: Pulsando este icono o <Ctrl+5> podremos eliminar el

almacén que previamente hayamos seleccionado, excepto el almacén principal

que no se puede eliminar.


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3.2. FICHA DE ALMACÉN

Al pulsar esta pestaña aparecerá la siguiente pantalla:

Accederemos a la Ficha del Almacén que tengamos seleccionado en la

pestaña “Multialmacén”. Aquí podremos consultar su denominación, el tipo de

almacén y en la parte inferior de la pantalla un resumen de las características.

Como hemos visto en el apartado anterior, cuando queramos dar de alta un

nuevo almacén accederemos a esta pantalla en la que tendremos que

completar los siguientes datos:

• Descripción: Nombre del almacén.

• Tipo: Señalaremos si es almacén es de dispensación o de

aprovisionamiento y si corresponde a Robot dispensador o no.

• Sí el almacén se abastece de otros almacenes también debemos

marcarlo en la ficha.

• Resumen Almacén: En la parte inferior de la pantalla aparece un

cuadro resumen con los datos del almacén (descritos en el apartado

anterior).


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3.3. PRIORIDADES

Al entrar en esta pestaña aparecerá la siguiente pantalla:

Aquí tenemos que asignar la prioridad a la hora de dispensar a nuestros

almacenes. Así el almacén de prioridad 1 será el primero del que se resten

existencias, cuando se hayan agotado las existencias, restará del almacén de

dispensación con prioridad 2, y así sucesivamente hasta agotar existencias en

todos los almacenes de dispensación.

Para asignar la prioridad podemos pulsar el botón “Asignar Prioridad en la

dispensación” o el icono “Editar Almacén” .Accederemos a la siguiente

pantalla en la que debemos asignar la prioridad a través de las flechas “Subir” y

“Bajar”:

NOTA: Al almacén de aprovisionamiento debemos asignarle la última prioridad,

puesto que las existencias de este almacén no son dispensables.


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3.4. ARTÍCULOS POR ALMACÉN

Al entrar en esta pestaña aparecerá la siguiente pantalla:

Utilizando el desplegable situado en la parte superior de la pantalla debemos

seleccionar el almacén y la empresa que deseamos consultar y pulsar el botón

“Buscar”.


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Aquí podremos consultar, buscar, añadir, eliminar los artículos de cada

almacén y añadir artículos a través del scaner inalambrico utilizando los iconos

situados en parte izquierda de la pantalla. También podremos exportar a Excel

un listado con la información de cada almacén.

De cada artículo podemos consultar los siguientes datos:

• Almacén

• Código

• Denominación

• Cant.(Cantidad)

• Mín. (Mínimo)

• Lote

• PVP

• PVF

• Ubicación

• Caducidad

• S. Total (Stock total)

Los datos de las columnas Cantidad, Mínimo y Lote se pueden modificar

situandonos en estos campos. Pulsando sobre la denominación de cada

columna (barra verde), podemos clasificar los datos por orden ascendente o

descendente.

En la parte inferior izquierda de la pantalla podremos consultar las estadísticas

de venta y compra del artículo sobre el que estemos situados. En la parte

inferior derecha podremos cosultar el Mínimo, Lote y Stock de los artículo en

cada uno de los almacenes que tengamos dados de alta.


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3.5. HOJA DE REPOSICIÓN

Al entrar en esta opción aparecerá la siguiente pantalla:

Los artículos que aparecen en esta hoja entran desde el Punto de Venta una

vez han llegado al mínimo en el almacén de dispensación (aparecerán sólo los

artículos que se encuentren en un almacén de dispensación que se abastezca

de otro almacén).

Para que se pidan al almacén de aprovisionamiento, los artículos con

existencias en almacén de dispensación tendrán un mínimo y un lote

establecido. Cuando se llegue al mínimo establecido se pedirá por lote al

almacén de aprovisionamiento, si así se tiene configurado en la Ficha del

Almacén de Dispensación. Una vez que lleguemos al mínimo en la Ficha del

Artículo (pestaña general), pedirá por lote o máximo (según tengamos

configurado) a Pendiente de Lanzar.


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NOTA: Los artículos entran en la hoja de reposición según stockaje en

farmacia: si el mín. de un artículo es 8 y el stock disminuye a 7 y tenemos

existencia en almacén de aprovisionamiento, saltará a la carpeta Multialmacén

y me pedirá por lote.

Desde esta pantalla utilizando los iconos situados en la parte izquierda

podremos buscar artículo, insertar artículos, eliminar un artículos, eliminar

todos los artículos, exportar un listado a Excel o pasar los artículos a otro

almacén.

Nueva Hoja: Pulsando este icono o <Ctrl+7> accederemos a una hoja

en blanco cuya finalidad es insertar de forma idependiente artículos que no se

encuentran en la hoja de reposición y por cualquier motivo queramos traspasar

a otro almacén. Al pulsar este icono o el icono “Insertar Artículo” se activará el

icono “Entrada desde Scanér” , que al pulsarlo nos permitiá escanera los

artículos que queramos añadir.

Exportar a Excel: Pulsando este icono o <Ctrl+8> podremos exportar

a excel un listado con todos los artículos a reponer. Nos sería de gran utilidad

para recoger los artículos necesarios del almacén correspondiente.

Pasar a otro Almacén: Pulsando este icono o <Ctrl+9> podremos

cambiar el almacén destino de todos los artículos incluídos en la hoja de

reposición.

Los datos que podemos consultar de cada artículo son:

• Fecha: En la que ha entrado el artículo en la hoja de reposición.

• R (Robot): Esta columna aparecerá marcada si el artículo se encuentra en

el Robot.

• Cant (Cantidad): Número de unidades a pedir del almacén origen.

• Ret (Retener): Si pulsamos la r se retendrán el número de unidades a

pedir, si escribimos en el campo “R”, retendrá el número de unidades que

indiquemos.


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• Código: Código artículo.

• Denominación: Denominación del artículo.

• S.Total (stock total): total de existencias del artículo en todos los

almacenes.

• Almacén Origen: Almacén al que se piden los artículos.

• Stock Origen: Existencias en el almacén origen.

• Almacén Destino: Almacén que recibe los artículos.

• Stock Destino: Existencias en el almacén destino.

NOTA: El almacén de origen y el de destino son seleccionables. Sale un

desplegable con todos los almacenes disponibles. El traspaso se hará siempre

desde el almacén de origen al de destino.

Además en la parte superior de la pantalla nos encontramos con los botones

“Filtrar” y “Traspasar”. Pulsando el botón “Filtrar” podremos acotar por

categoría, familia, artículos retenidos, revisados, los que han entrado en la

hoja desde el Punto de Venta, manualmente, desde pedidos Pendiente de

Recibir o directamente desde el Punto de Venta. También podemos acotar la

búsqueda por Fecha o Código del artículo.

Pulsando el botón “Traspasar” pasaremos el número de artículos indicados

en la columna “cantidad” de la hoja de reposición, del almacén origen al de

destino. Por tanto, las existencias del almacén origen disminuirán, aumentando

las del almacén destino.


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3.6. TRASPASO DE MERCANCIAS ENTRE ALMACENES

Para realizar correctamente un traspaso entre almacenes debemos:

1. Revisar los artículos de la Hoja de Reposición.

2. Exportar a Excel el listado que nos vamos a llevar al almacén.

3. Recoger la mercancía en el almacén origen.

4. Llevar la mercancía al almacén destino.

5. Entramos de nuevo en la Hoja de Reposición y pulsamos el botón “Filtrar”.

6. En la pantalla “Filtros de Selección en la Hoja de Reposición”, tenemos que

marcar la opción “Sí” del apartado Revisados. Al aceptar la pantalla

aparecerá de nuevo el mismo listado que nos llevamos.

7. Cotejar el listado: Comprobar que las unidades propuestas inicialmente en

nuestra “Hoja de Reposición” son iguales a las unidades que realmente

queremos traspasar.

8. Pulsar el botón “Traspasar”. Se pasarán todos los artículos mostrados en la

“Hoja de Reposición” del almacén origen al almacén destino.

NOTA: Es posible que la cantidad de algún artículo no coincida con el listado

exportado a Excel que nos llevamos. Esto, es debido a que mientras

estábamos recogiendo nuestro pedido en el almacén se ha vendido de nuevo

un artículo de los de nuestro listado. En este caso, para realizar el traspaso

correctamente en el campo cantidad de la Hoja de Reposición pondremos la

cantidad que hemos traído y en la columna “Ret”, el nº de unidades que

queremos traer en la siguiente reposición.


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3.7. RECEPCIÓN PEDIDOS

Al recepcionar un pedido tenemos tres posibilidades:

1. Enviar Artículos a la “Hoja de Reposición”

Para ello, una vez tengamos escaneados los artículos en cualquier pantalla de

recepción, tenemos que pulsar el icono “Pasar a Multialmacén”, aparecerá la

pantalla “Seleccionar Almacén,” en la que debemos seleccionar el almacén

destino.

Al aceptar, estos artículos pasarán a la “Hoja de Reposición” con el almacén

destino seleccionado en esta pantalla. Debemos continuar con la recepción

hasta finalizarla. Por defecto, los artículos recepcionados, suman existencias

en el almacén principal, Farmacia. Sólo en el caso de que queramos traspasar

artículos a otro almacén tendremos que pulsar el icono “Pasar a Multialmacén”

durante la recepción.

NOTA: Es importante traspasar los artículos despues de haber finalizado la

recepción del pedido. Ya que hasta entonces no se visualizarán las existencias

totales, y por tanto, no habrá cantidad suficiente para hacer el traspaso.


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Una vez recepcionado el pedido, iremos a la pantalla “Hoja de Reposición” del

módulo Multi-almacén.

Para traspasar unicamente los artículos que provienen de “Pendiente de

Recibir” tenemos que pulsar el botón “Filtrar” y marcar solo la opción

“Pendiente de Recibir” en el apartado “Generados”.

Una vez filtrado, visualizaremos sólo los artículos que acabamos de

recepcionar. Sobre esta pantalla podremos: Añadir, Eliminar artículos y

Modificar cantidades, que queramos traspasar al almacén destino.


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Para traspasar de un almacén a otro unicamente tenemos que pulsar el botón

“Traspasar”. En el recuadro inferior izquierdo, podremos modificar Existencias,

Mínimo y Lote de cada almacén. Para ello, tenemos que pulsar el icono y

hacer doble “clic” sobre el campo que queramos modificar. Una vez realizados

los cambios, tenemos pulsar el icono para guardalos.

NOTA: Es importante que se compruebe si los artículos que estamos

recepcionando tienen Mínimo y Lote en el almacén o almacenes de

dispensación, ya que si no es así no se pedirán a la Hoja de Reposición al

venderlos en el Punto de Venta.

2. Traspasar Todo el Pedido Recepcionado por Famili as

Otra forma de traspasar un pedido una vez recepcionado es a través de la

pantalla que aparecerá al terminar una recepción o una entrada directa de

artículos.

A través de los desplegables de la pantalla podemos seleccionar la familia que

queremos traspasar y el almacén de destino. En la opción “Traspasar los

artículos de la familia” aparecerá todas las familias que hayamos recepcionado

en el pedido y en la opción “Almacén” todos los almacenes que tengamos de

alta en el módulo multialmacén.


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A medida que vayamos traspasando familias, éstas irán desapareciendo del

desplegable hasta que todas estén recepcionadas. Por ejemplo sí queremos

que los artículos de la Familia Dermofarmacia vayan al Robot , marcaremos en

la pantalla:

Al aceptarla todos los artículos pertenecientes a la Familia Dermofarmacia irán

al Robot y otra vez de nuevo en la misma pantalla debemos seguir indicando

Familia y Almacén destino hasta terminar con la recepción del pedido.

Sí pulsamos el icono “Impresora” visualizaremos el listado de artículos

recepcionados y su distribución por familias.


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3. Distribución Manual del Pedido Recepcionado

Una vez recepcionado el Pedido en la pantalla que aparecerá al terminar una

recepción o una entrada directa de artículos, tenemos que pulsar el icono

“Distribución por Almacén”.

En esta pantalla podremos visualizar los artículos que hemos recepcionado en

el pedido y distribuirlos entre los distintos almacenes.

En la parte inferior de la pantalla debemos distribuir las unidades del artículo

entre los distintos almacenes. Al distribuirla se marcará de forma automática la

columna “Mod” (Modificación). Una vez hayamos finalizado la distribución

debemos aceptar la pantalla y el pedido se traspasará como hemos indicado.


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44.. PPUUNNTTOO DDEE VVEENNTTAA

Al dispensar un artículo en el Punto de Venta, si trabajamos con Robot

debemos tener en cuenta si el artículo a dispensar queremos que lo reste de

las existencias de la farmacia o del robot. Cuando en la columna “C” aparece la

letra “A” nos indica que el artículo se dispensará a través del robot.

Si no queremos dispensar el artículo por el robot tenemos que situarnos sobre

la línea y pulsar la tecla “barra oblicua” ( ⁄ ) de nuestro teclado.

Cuando el artículo que vamos a dispensar se encuentra en Hoja de Reposición,

en el cuadro “Pedido” donde se controla si está pendiente de lanzar o recibir

aparecerá la letra “M”.

En la parte inferior izquierda de la pantalla aparecerá información del módulo

multialmacén: Nombre de los Almacenes, existencias, mínimo, lote, ubicación,

cantidad y prioridad del artículo.


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Si queremos enviar un artículo directamente a la Hoja de Reposición desde el

Punto de Venta, solo tenemos que marcarlo y posteriormente pulsar el Icono

“Multialmacén” situado en la barra superior de iconos, <Ctrl+H> o seleccionar

en el menú contextual la opción “ Enviar a Hoja de Reposición Multi-almacén”.


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55.. FFIICCHHAA DDEELL AARRTTÍÍCCUULLOO

Al activar la opción “Gestión de Multi-Almacén” cuando consultemos la “Ficha

de un Artículo” , aparecerá la nueva pestaña “Multialmacén”.

En esta pestaña de manera automática se dará de alta el Almacén Principal

con las existencias que tenemos en nuestra farmacia, y el robot con sus

existencias si trabajamos con él. Aquí podremos modificar el mínimo y lote del

artículo, además de consultar el stock.


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66.. CCOOTTEEJJOO DDEE EEXXIISSTTEENNCCIIAASS

En la lista de Cotejos a los que podemos acceder a través de la opción de la

“barra menú” 4 Mantenimiento , Operaciones y Cotejo se han añadido dos

nuevas opciones para cotejar las existencias de multialmacén. Estas son el

Cotejo de Existencia Multi-almacén y Listado de Artículos Cotejados por

Almacén.

A través del cotejo de existencias podremos comparar las existencias de cada uno de los almacenes, actualizar existencias, mínimo, lote, ubicación y fecha de caducidad. Podemos cargar los artículos escaneados por escáner serie.

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