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Tipo Instrucción General
Asunto Actuaciones de gestión y control sobre el
suministro de alimentos, en el marco del
Programa Operativo sobre ayuda alimentaria
para la solicitud de ayuda del Fondo de Ayuda
Europea para las Personas Más
Desfavorecidas en España (2014-2020).
Unidad Subdirección General de Regulación de
Mercados
Número 7/2018
Vigencia Programa 2018 y siguientes
Sustituye
o modifica Sustituye a la IG 2/2017
Código documento 571106262049887811Validación en www.sede.fega.gob.esVisado por: Maldonado Vallejo, Marta Fecha: 01/06/18Firmado por: RIESGO PABLO MIGUEL ANGEL Fecha: 01/06/2018 14:01:46 Emitido por: AC Administración Pública
Págs.
1. EXPOSICION DE MOTIVOS ......................................................................... 1
2. NORMATIVA DE APLICACIÓN .................................................................... 2
3. GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS
PERSONA MÁS DESFAVORECIDAS .......................................................... 2
3.1. Programa de ayuda alimentaria a las personas más
desfavorecidas ................................................................................ 2
3.2. Organizaciones asociadas de distribución .................................... 3
3.3. Organizaciones asociadas de reparto ............................................ 3
3.4. Medidas de acompañamiento .......................................................... 3
3.5. Destinatarios finales de los alimentos ............................................ 5
3.6. Unidades de control ......................................................................... 5
3.7. Comisión de seguimiento ................................................................ 5
3.8. Comisiones provinciales .................................................................. 6
3.9. REDABAL .......................................................................................... 6
4. PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS
DESFAVORECIDAS - PO FEAD (2014-2020) .............................................. 7
4.1. Adquisición de alimentos del programa de ayuda alimentaria y su
suministro a los CAD de las organizaciones asociadas de
distribución ...................................................................................... 7
4.2. Organizaciones asociadas de distribución .................................... 9
4.2.1. Obligaciones de carácter general de las OAD .......................... 9
4.2.2. Obligaciones de las OAD en relación al suministro y
distribución de los alimentos. ............................................................ 10
4.2.3. Obligaciones de las OAD, en relación a las OAR a las que se
distribuyen los alimentos. ................................................................... 12
4.3. Organizaciones Asociadas de Reparto ......................................... 14
4.3.1. Solicitud de cambio de OAD por parte de una OAR ............... 15
5. TIPOS DE CONTROLES DEL PROGRAMA DE AYUDA REALIZADOS POR
LAS UNIDADES DE CONTROL .................................................................. 15
INDICE
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6. DIRECTRICES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS
CONTROLES ............................................................................................... 16
7. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA POR LAS UNIDADES DE
CONTROL A LA HORA DE REALIZAR EL CONTROL Y DE ENVIAR LAS
ACTAS AL FEGA ........................................................................................ 18
8. CONTROLES PROGRAMADOS (PLAN DE CONTROL) ........................... 19
8.1. Controles a las empresas suministradoras ............................... 19
8.1.1. Controles sobre el alimento suministrado por las empresas
suministradoras ................................................................................... 20
8.1.2. Control analítico de los alimentos en los CAD ........................ 20
8.2. Controles a las OAD ...................................................................... 21
8.3. Controles a las OAR ...................................................................... 22
9. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAD ......................... 22
10. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAR ....................... 23
11. CONTROL DE DUPLICIDADES DE BENEFICIARIOS ............................. 23
12.POSIBLES FRAUDES: DENUNCIAS SOBRE VENTA DE ALIMENTOS DEL
PROGRAMA EN ESTABLECIMIENTOS Y OTROS ................................... 24
ANEXO Nº 1. LOGO IDENTIFICATIVO DE LOS ENVASES DEL PROGRAMA
..................................................................................................................... 25
ANEXO Nº 2. ACTA DE DISTRIBUCIÓN ........................................................ 26
ANEXO Nº 3. ACTA DE CONTROL DEL ALIMENTO SUMINISTRADO POR LA
EMPRESA SUMINISTRADORA ...................................................................... 29
ANEXO Nº 4. ACTA DE RETIRADA DE ALIMENTOS DETERIORADOS ...... 33
ANEXO Nº 5. ACTA DE TOMA DE MUESTRAS ............................................ 34
ANEXO Nº 6. ACTA DE CONTROL A ORGANIZACIONES ASOCIADAS DE
DISTRIBUCIÓN DEL SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS ...... 35
ANEXO 6 BIS - PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN DEL
ANEXO 6.......................................................................................................... 41
ANEXO Nº 7- ACTA DE CONTROL A ORGANIZACIONES ASOCIADAS DE
REPARTO (OAR) ............................................................................................ 44
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ANEXO 7 BIS - PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN DEL
ANEXO 7.......................................................................................................... 53
ANEXO Nº 8 – ACTA DE VERIFICACIÓN CENTROS ALMACENAMIENTO Y
DISTRIBUCIÓN (CAD) OAD VACÍOS. ............................................................ 56
ANEXO Nº 9 - PAUTAS CUMPLIMIENTO FICHERO DUPLICIDADES
BENEFICIARIOS ............................................................................................. 57
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1. EXPOSICION DE MOTIVOS
La Unión Europea aprobó, a través del Reglamento (UE) nº 223/2014 del
Parlamento Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, el Fondo de Ayuda
Europea para las personas más desfavorecidas para el periodo 2014-2020.
El artículo 4 del citado Reglamento establece que el Fondo financiará los
programas nacionales que distribuyen a las personas más desfavorecidas
alimentos y/o asistencia material básica a través de organizaciones asociadas
seleccionadas por los Estados miembros y, en el artículo 20 de este Reglamento,
se establece que la tasa de cofinanciación comunitaria será del 85 %, corriendo
el 15 % restante a cargo del Estado miembro.
La Comisión Europea, mediante decisión de fecha 17 de diciembre de 2014,
aprobó el Programa Operativo español sobre ayuda alimentaria para la solicitud
de ayuda del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas
(FEAD) para el periodo 2014-2020.
La Autoridad de Gestión del Programa Operativo es la Subdirección General
Adjunta de Gestión de la Subdirección General de la Unidad Administradora del
Fondo Social Europeo (UAFSE), adscrita a la Dirección General del Trabajo
Autónomo, de la Economía Social y de la Responsabilidad Social de las
Empresas del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
Por otro lado, se ha designado como Organismo Intermedio al Ministerio de
Agricultura y Pesca Alimentación y Medio Ambiente (MAPAMA), a través del
Fondo Español de Garantía Agraria O.A. (FEGA), que tiene asignadas, entre sus
funciones, la compra de alimentos mediante un procedimiento de licitación
pública, para su distribución entre las personas más desfavorecidas.
Las Áreas funcionales de Agricultura de las Delegaciones y Subdelegaciones de
Gobierno, en adelante unidades de control, son las unidades que, en nombre del
FEGA, verificarán el correcto desarrollo del Programa de ayuda alimentaria, en
el ámbito territorial de su competencia.
La presente Instrucción General establece las normas generales que regulan las
actuaciones de gestión y control del Programa de ayuda alimentaria a las
personas más desfavorecidas 2018 y sucesivos.
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2. NORMATIVA DE APLICACIÓN
- Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo.
- Reglamento Delegado (UE) nº 1255/2014 de la Comisión, de 17 de julio de
2014, que complementa el Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento
Europeo y del Consejo, de 11 de marzo de 2014, relativo al Fondo de Ayuda
Europea para las personas más desfavorecidas mediante el establecimiento
del contenido de los informes de ejecución anuales y del informe de ejecución
final, incluida la lista de indicadores comunes.
- Programa Operativo sobre ayuda alimentaria para la solicitud de ayuda del
Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en España,
aprobado mediante Decisión de Ejecución de la Comisión, de fecha 17 de
diciembre de 2014 (CCI 2014ES05FMOP001).
- Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público, en adelante
LCSP, por la que se trasponen al ordenamiento jurídico español las Directivas
del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de
febrero de 2014.
- Orden AAA/2205/2015, de 15 de octubre, del Ministerio de Agricultura,
Alimentación y Medio Ambiente, por la que se establecen las bases
reguladoras de las subvenciones a las organizaciones asociadas de
distribución, para sufragar los gastos administrativos, de transporte y
almacenamiento de los alimentos en el marco del Programa Operativo sobre
ayuda alimentaria del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más
Desfavorecidas en España.
- Resolución anual del Fondo Español de Garantía Agraria O.A. por la que se
convocan las subvenciones a las organizaciones asociadas de distribución,
para sufragar los gastos administrativos, de transporte y almacenamiento de
los alimentos, en el marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria
del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en
España.
- Real Decreto 1801/2008, por el que se establecen las normas relativas a las
cantidades nominales para productos envasados y al control de su contenido
efectivo.
3. GENERALIDADES DEL PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS
PERSONA MÁS DESFAVORECIDAS
3.1. Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas
En el marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria para la solicitud de
ayuda del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en
España (PO FEAD 2014-2020), para el Programa anual correspondiente de
ayuda alimentaria se prevé la compra en el mercado, mediante licitación, de
alimentos para su suministro a las organizaciones asociadas de distribución (en
adelante OAD) de dimensión nacional, quienes las distribuirán a las
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organizaciones asociadas de reparto (en adelante OAR) autorizadas para que,
a su vez, los pongan gratuitamente a disposición de las personas más
desfavorecidas.
3.2. Organizaciones asociadas de distribución
Son organizaciones de dimensión nacional, sin ánimo de lucro, que reciben en
sus centros de almacenamiento y distribución (en adelante CAD) los alimentos,
adquiridos por el FEGA, de las empresas suministradoras que hayan resultado
adjudicatarias de las licitaciones y los distribuyen a las OAR.
Las OAD son designadas para tal fin mediante Resolución anual del FEGA, una
vez resuelto el procedimiento que se establece en la convocatoria de las
subvenciones a las OAD, para sufragar los gastos administrativos, de transporte
y almacenamiento de los alimentos, en el marco del Programa Operativo sobre
ayuda alimentaria del FEAD.
En el desempeño de su labor, informan y asesoran al FEGA para garantizar la
correcta ejecución del programa, a través de la Comisión de Seguimiento.
3.3. Organizaciones asociadas de reparto
Son organizaciones sin ánimo de lucro autorizadas por el FEGA que reciben los
alimentos de las OAD y los entregan directamente a las personas más
desfavorecidas, junto con medidas de acompañamiento. La entrega de dicho
alimento puede ser:
- Mediante entrega directa de lotes de comida.
- Mediante la elaboración de comidas preparadas, para ser consumidas en sus
instalaciones (entidad de consumo).
3.4. Medidas de acompañamiento
Son un conjunto de actuaciones dirigidas a favorecer la inclusión social de las
personas más desfavorecidas destinatarias de la ayuda alimentaria.
Todas la OAR deben ofrecer medidas de acompañamiento, excepto en aquellos
casos en los que los alimentos se proporcionen exclusivamente a los niños más
desfavorecidos en centros de cuidado de niños o entidades similares.
Todas la OAR ofrecerán, como medida de acompañamiento básica, información
sobre los recursos sociales más cercanos. La aplicación de estas medidas
corresponde al Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad (MSSSI).
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La medida de acompañamiento básica se pondrá a disposición de todas las
personas beneficiarias de la ayuda alimentaria, las cuales deberán firmar una
hoja de registro indicando la recepción de la información. Están exentas de firmar
esta hoja de registro las personas beneficiarias de las entidades de consumo y
las personas sin hogar.
En el caso de las entidades de consumo, la medida de acompañamiento básica
se podrá poner a disposición de los beneficiarios de la ayuda alimentaria de
varias formas, por ejemplo, mediante, la exposición en sus instalaciones de
carteles informativos con la información de los recursos sociales más cercanos,
o poniendo a disposición de las personas atendidas los folletos que contengan
dicha información, entre otras. El MSSSI ha elaborado unas instrucciones para
la distribución de los mismos por parte de las OAR. Las OAD entregarán estas
instrucciones junto con los folletos a las OAR.
Esta medida de carácter básico está contemplada particularmente para que
aquellas OAR que, disponiendo de menor capacidad administrativa y de gestión,
puedan cumplir con la obligación reglamentaria habida cuenta de que se trata de
entidades con recursos humanos (personas voluntarias en su mayoría) y
financieros muy escasos y que, sin embargo, han resultado y resultan
fundamentales para la entrega de alimentos, pues su localización y las
características de su actividad les permite estar más cerca de las personas más
necesitadas.
En relación a las medidas de acompañamiento, el FEGA y en su nombre, las
unidades de control, únicamente deberá verificar que todas la OAR ofrecen como
medida de acompañamiento obligatoria información sobre los recursos sociales
más cercanos y que disponen de hojas de registro firmadas que indiquen la
recepción de la información. Los demás aspectos relacionados con las medidas
de acompañamiento serán competencia del MSSSI.
En el caso de las entidades de consumo (organizaciones que están exentas de
disponer de las hojas de registro firmadas), el inspector deberá verificar que la
medida de acompañamiento obligatoria está efectivamente puesta a disposición
de las personas a las que distribuye la ayuda alimentaria, mediante, por ejemplo,
la exposición en sus instalaciones de carteles informativos con la información de
los recursos sociales más cercanos, o la puesta a disposición de las personas
atendidas de los folletos que contengan dicha información, entre otras.
Aquellas OAR que realicen, además de la medida básica, otras medidas de
acompañamiento dirigidas a favorecer la inclusión social de las personas más
desfavorecidas destinatarias de la ayuda alimentaria y deseen solicitar la
subvención que, por realizar las mismas, convoca el MSSSI deberán reunir los
requisitos recogidos en el Real Decreto que, para cada Programa de ayuda
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alimentaria a las personas más desfavorecidas publicará en el BOE dicho
Ministerio.
3.5. Destinatarios finales de los alimentos
Son las personas más desfavorecidas que, a su vez, se definen como aquellos
individuos, familias, hogares o grupos que se encuentren en situación de pobreza
económica, así como las personas sin hogar y otras personas en situación de
especial vulnerabilidad social.
Estas circunstancias se determinarán mediante informe de los servicios sociales
públicos o de las entidades participantes en el programa, siempre que éstas
últimas cuenten con trabajadores sociales o profesionales que realicen funciones
asimiladas, de acuerdo a las instrucciones proporcionadas por el MSSSI.
No será necesaria la presentación del informe social, en aquellos casos en que
el reparto de alimentos se realice en comedores sociales o a personas sin hogar.
En aquellos casos en los que el inspector no pueda verificar la existencia de
dicho informe, por considerarse éste confidencial, las OAR deben poner a su
disposición un documento alternativo que permita al inspector verificar que las
personas a las que las OAR proporcionan los alimentos del Programa disponen
de dicho informe. El MSSSI ha elaborado unas orientaciones para el acceso a la
ayuda alimentaria del FEAD.
3.6. Unidades de control
Las unidades de control son las áreas funcionales de agricultura de las
Delegaciones y Subdelegaciones de Gobierno que, en nombre del FEGA,
verifican el correcto desarrollo del Programa de ayuda alimentaria en el ámbito
territorial de su competencia mediante la realización de controles.
Deberán realizar controles a empresas y organizaciones asociadas, tanto de
distribución como de reparto.
3.7. Comisión de seguimiento
Comisión formada por el FEGA y las OAD, cuyas funciones serán las de revisar
las solicitudes de participación de las OAR en el Programa de ayuda alimentaria,
proponiendo su alta, baja o modificación, informar sobre el funcionamiento del
Programa correspondiente y proponer las medidas necesarias para la correcta
ejecución de dicho Programa.
A las reuniones de la Comisión de Seguimiento se podrá invitar a expertos en
los asuntos que se vayan a tratar. En particular, podrán participar representantes
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de la Dirección General de la Industria Alimentaria, como asesores expertos en
aspectos de alimentación.
También se invitará a participar a representantes de la Unidad Administradora
del Fondo Social Europeo (UAFSE) del Ministerio de Empleo y Seguridad Social
y de la Dirección General de Servicios para la Familia y la Infancia del Ministerio
de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad, como Autoridad de Gestión y
Organismo Intermedio de Gestión del Programa, respectivamente.
La Comisión de Seguimiento se reunirá por primera vez antes del comienzo del
suministro de alimentos de cada Programa y, una vez iniciado éste, al menos
una vez antes del inicio de cada una de las fases en las que esté prevista la
entrega de alimentos a las OAD.
3.8. Comisiones provinciales
Son comisiones que, de cara a mejorar la gestión del Programa de ayuda
alimentaria, se pueden crear, de manera voluntaria, con el propósito de analizar
y evaluar la ejecución del Programa a nivel provincial y promover iniciativas que
se consideren necesarias para mejorar su funcionamiento.
El FEGA recomienda la creación de comisiones provinciales en todo el territorio
nacional, dado que son consideradas una herramienta que contribuye
significativamente a la buena gestión del programa.
Las comisiones estarán constituidas, al menos, por un representante de cada
una de las OAD en la provincia y un representante de las Áreas Funcionales de
Agricultura de las Delegaciones o Subdelegaciones del Gobierno.
Serán presididas por el representante de las áreas funcionales de agricultura.
Existe una Guía para el establecimiento de comisiones provinciales del
Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas, en la que
se detalla la composición y el funcionamiento de dichas comisiones.
3.9. REDABAL
Es una herramienta informática de gestión del Programa de ayuda alimentaria,
puesta a disposición de las OAD y de las unidades de control.
Las unidades de control podrán utilizar dicha aplicación como soporte en las
labores de control sobre empresas, OAD, OAR y duplicidades de beneficiarios
Deberán grabar en dicha aplicación las actas de control correspondientes a los
controles realizados.
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Si una unidad de control no dispone de acceso a REDABAL deberá solicitar el
mismo a través de correo electrónico dirigido a la dirección [email protected]
indicando el número del documento nacional de identidad (letra incluida), el
nombre y apellidos, provincia y correo electrónico.
Para facilitar el manejo de la aplicación existe un manual de usuario y una guía
del módulo de control, dentro del apartado “documentos” de REDABAL.
4. PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS
DESFAVORECIDAS - PO FEAD (2014-2020)
4.1. Adquisición de alimentos del programa de ayuda alimentaria y su
suministro a los CAD de las organizaciones asociadas de distribución
El FEGA, a través de un proceso de licitación pública, obtiene mediante la
compra directa a las empresas del sector agroalimentario que hayan resultado
adjudicatarias, los tipos de alimentos que se hayan considerado necesarios y
adecuados.
Estas empresas suministran los alimentos en los CAD de las OAD, distribuidos
en todas las provincias del territorio español y en las ciudades autónomas de
Ceuta y Melilla.
El FEGA establece la distribución territorial de los alimentos, que se realiza de
forma equitativa en base a indicadores objetivos de la situación socioeconómica
de cada comunidad autónoma, que son: la tasa de riesgo de pobreza o exclusión
social (AROPE), tasa de desempleo y número de personas destinatarias del
reparto anterior, ponderados en un 40, 10 y 50 %, respectivamente.
El establecimiento de los coeficientes a nivel provincial, parte del número de
destinatarios del reparto anterior, puesto que no existen datos oficiales sobre
indicadores objetivos de la situación socioeconómica a este nivel.
El FEGA establecerá las fechas de inicio y fin de cada una de las fases o periodos
de suministro de alimentos, que tendrán una duración de quince días naturales,
salvo que, por motivos justificados, autorice un plazo mayor. Las empresas
suministradoras deben entregar los alimentos dentro del periodo establecido. Si
vencido dicho período, una empresa no ha entregado el alimento en los CAD
previstos, sin que exista una autorización previa del FEGA, este adoptará las
medidas oportunas, de acuerdo con el Pliego de Cláusulas Administrativas
correspondiente.
Los alimentos serán entregados, descargados y apilados por las empresas en
los almacenes autorizados por el FEGA. No obstante, las OAD podrán acordar
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con las empresas que las operaciones de descarga y apilamiento se lleven a
cabo por sus propios medios.
Los alimentos suministrados deben cumplir con las características técnicas
establecidas en los pliegos de licitación.
En relación a la presentación y etiquetado de los envases, embalajes y palés, las
empresas deberán cumplir con lo especificado en el Pliego de especificaciones
técnicas correspondiente, a menos que, por motivos justificados, el FEGA
indique o autorice alguna excepción.
Los alimentos suministrados a las OAD por el FEGA se encontrarán identificados
en su envase con el logotipo establecido en el Anexo 1 de esta Instrucción
General.
Las empresas suministradoras deberán acompañar la mercancía con un albarán
y copia legible, que deberá ser firmado, sellado y fechado por los responsables
de los CAD receptores como prueba de la formalización de la entrega del
alimento. Al final de cada fase de suministro, las empresas remitirán al FEGA
una copia de los albaranes, firmados, sellados y fechados, a efectos de que éste
verifique la conformidad del suministro
Los albaranes deberán incluir, al menos, los siguientes datos:
- Identificación de la empresa
- Número/código de identificación del albarán
- Identificación del destinatario
- Alimento suministrado
- Cantidad suministrada: número de embalajes y peso neto o volumen neto
- Lote/-s de fabricación de las cantidades suministradas
- Fecha del suministro
El FEGA comunicará a las unidades de control el periodo de consumo preferente
de cada uno de los alimentos que se vayan a suministrar así como la relación de
empresas que hayan resultado adjudicatarias y el valor de los alimentos.
Con anterioridad al comienzo de cada fase, el FEGA comunicará a las unidades
de control el periodo de suministro de los alimentos para esa fase, así como las
cantidades de alimento y los lugares en los que se vayan a ser suministrados.
La Intervención General de la Administración del Estado, en aplicación del
artículo 28 del Real Decreto 2188/1995, de 28 de diciembre, por el que se
desarrolla el régimen de control interno ejercido por la Intervención General de
la Administración del Estado, modificado por el Real Decreto 109/2015 de 20 de
febrero, designa Interventores para la “comprobación material de la inversión” de
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todos los contratos de las empresas adjudicatarias del suministro de alimentos,
en todas las provincias de España, Ceuta y Melilla.
Debido a ello, la Unidad de Control, como representante del FEGA, deberá
participar en el acto de recepción de los alimentos, en todos y cada uno de los
almacenes provinciales que reciban alimentos, acompañada del interventor
territorial, para comprobar las cantidades suministradas. El FEGA proporcionará
a las unidades de control las instrucciones necesarias para cumplir con este
requerimiento.
4.2. Organizaciones asociadas de distribución
Las OAD deberán cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 11 de
la Orden AAA/2205/2015, de 15 de octubre, del Ministerio de Agricultura,
Alimentación y Medio Ambiente, en la Resolución anual del Fondo Español de
Garantía Agraria por la que se convocan las subvenciones a las organizaciones
asociadas de distribución, para sufragar los gastos administrativos, de transporte
y almacenamiento de los alimentos, en el marco del Programa Operativo sobre
ayuda alimentaria del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más
Desfavorecidas en España y en la Guía sobre orientaciones para la verificación
por parte de las Organizaciones Asociadas de Distribución (OAD) a las
Organizaciones Asociadas de Reparto (OAR) y para el procedimiento de pago a
las OAD de los gastos administrativos, de almacenamiento y de transporte, en el
marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria del Fondo de Ayuda
Europea para las Personas más Desfavorecidas en España (PO FEAD2014-
2020).
4.2.1. Obligaciones de carácter general de las OAD
Ofrecer en sus sitios web una breve descripción del programa, que incluya
sus objetivos y resultados y destaque la ayuda financiera recibida de la
Unión Europea.
Utilizar, en la gestión de la distribución de los alimentos que tengan
asignados la aplicación informática REDABAL.
Estar en disposición de facilitar información sobre los indicadores de
resultados, relativos a la ayuda alimentaria distribuida, establecidos en los
epígrafes 12), 13), 14) del anexo del Reglamento Delegado (UE) nº
1255/2014 de la Comisión, así como otros datos solicitados por las
autoridades competentes. Los valores relativos a estos indicadores se
establecerán mediante una estimación con conocimiento de causa de las
organizaciones asociadas. Ni se espera ni se requiere que esté basados
en información proporcionada por los beneficiarios finales. En cualquier
caso, estos datos se proporcionarán de manera agregada.
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Fomentar la igualdad entre hombres y mujeres y la no discriminación por
motivos de sexo, raza y origen étnico, religión o creencia, discapacidad y
orientación sexual en el acceso a la ayuda, así como velar por que se
respete la dignidad de las personas más desfavorecidas de conformidad
con lo dispuesto en el Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento
Europeo y del Consejo.
Respecto al tratamiento de los datos de carácter personal, las OAD,
deberán cumplir con lo establecido en la normativa de Protección de datos
de carácter personal.
Llevar un sistema de contabilidad a parte de los gastos subvencionables
realimente contraídos, en virtud del artículo 32.4.b) del Reglamento (UE)
nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo.
Archivar toda la documentación relacionada con el programa anual
durante los cinco años siguientes a la finalización de dicho programa.
Notificar de forma inmediata al FEGA, cualquier incidencia que se
produzca en el desarrollo del programa y colaborar en su resolución.
Colaborar con las autoridades competentes, debidamente acreditadas, en
la realización de actuaciones de control, a fin de supervisar la distribución
a las OAR autorizadas, en particular facilitándoles el acceso a los locales
donde se almacenen los alimentos y a la información que justifique el
destino de los mismos.
4.2.2. Obligaciones de las OAD en relación al suministro y distribución de
los alimentos.
Recepcionar los alimentos asignados en el programa en las cantidades y
en los plazos aprobados por el FEGA, manteniéndolos en adecuadas
condiciones de almacenamiento. En cualquier caso, las OAD facilitarán la
entrega de los alimentos en los plazos acordados, asegurando un horario
suficientemente amplio y flexible de los centros de recepción. Los
alimentos, se encontrarán identificados en su envase con el logotipo
establecido por el FEGA. (anexo 1 de esta Instrucción)
Los alimentos serán entregados, descargados y apilados por las
empresas contratadas por el FEGA al efecto, en los almacenes indicados
por las OAD en su propuesta de participación en el Programa. Cualquier
modificación en la relación de dichos almacenes deberá ser puesta en
conocimiento del FEGA. No obstante, las organizaciones podrán acordar
con las empresas que las operaciones de descarga y apilamiento se
lleven a cabo por sus propios medios. Los responsables de los almacenes
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deberán fechar, sellar y firmar los albaranes y copia legible emitidos por
las empresas suministradoras que acompañan a la mercancía como
prueba de la formalización de la entrega del alimento.
Las cantidades de alimentos recepcionadas deberán registrarse, a la
mayor brevedad posible, por el responsable del CAD o de la OAD, como
movimientos de entrada en REDABAL.
Entregar a las OAR autorizadas en el Programa, los alimentos de forma
gratuita, en las cantidades y plazos aprobados por el FEGA. Las OAD no
podrán distribuir alimentos a OAR que no se encuentren autorizadas por
el FEGA o que no estén asociadas a ellas. Las OAD no repercutirán
cantidad económica alguna sobre las OAR a las que distribuyen los
alimentos con destino a las personas desfavorecidas.
Las OAD entregarán a las OAR las cantidades de alimentos que tengan
asignadas, en su caso, a más tardar, el día anterior al comienzo del
siguiente suministro. Para el último suministro, la entrega se deberá
finalizar, a más tardar, en la fecha que establezca el FEGA de finalización
del Programa.
Notificar de forma inmediata al FEGA cualquier modificación en relación
a los datos de los CAD.
Los CAD de las OAD deberán exponer, claramente, en sus instalaciones
y en un lugar fácilmente visible por el público, un cartel informativo, que
les será facilitado al efecto por el FEGA, en el que figure la mención
“Programa de ayuda a las personas más desfavorecidas” y el emblema
del FEAD.
El inicio de la distribución de alimentos a las OAR deberá realizarse de forma
inmediata o cuando el FEGA determine, una vez recepcionados todos los
alimentos que vayan a ser distribuidos en esa fase por el CAD.
La distribución se debe realizar de forma directamente proporcional al número
de beneficiarios por cada tipo de alimento. No obstante, en casos puntuales,
debidamente justificados y previa autorización del FEGA, las OAD podrán
distribuir los alimentos en base a otros criterios. En estos casos, se deberá
aplicar en REDABAL los coeficientes correctores correspondientes.
Los CAD acreditarán la retirada de los alimentos por la OAR mediante la
cumplimentación, por duplicado, de un acta de distribución según el modelo del
Anexo 2. Una vez cumplimentada y firmada, tanto por el representante del centro
de almacenamiento como de la OAR, se entregará un ejemplar a cada uno.
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Las OAD determinarán las fechas y plazos en las que las OAR deberán retirar
los alimentos que les correspondan. En caso de que la cantidad retirada por la
OAR difiera de la que teóricamente le hubiera correspondido, se dejará
constancia de la diferencia en el acta de distribución.
Las cantidades de alimentos retiradas por las OAR deberán registrarse, a la
mayor brevedad posible, por el responsable del CAD o de la OAD, como
movimientos de salida en REDABAL. Se considerará que un alimento se ha
distribuido cuando ha sido entregado a las OAR y dicha entrega ha quedado
correctamente registrada en la aplicación informática que el FEGA pondrá a su
disposición.
Al finalizar el Programa de ayuda alimentaria correspondiente, las unidades de
control deberán verificar que los almacenes están vacíos, para lo cual levantarán
del acta correspondiente, según el modelo de anexo 8, que grabarán en
REDABAL una vez sea debidamente cumplimentada.
4.2.3. Obligaciones de las OAD, en relación a las OAR a las que se
distribuyen los alimentos.
En el marco del programa anual, y antes de cada fase de distribución, las
OAD deben presentar al FEGA una relación de OAR para las que hayan
comprobado el cumplimiento de los requisitos establecidos en el artículo
12 de la Orden AAA/2205/2015, de 15 de octubre y en la correspondiente
Resolución anual del FEGA, por la que se convocan las subvenciones a
las OAD, para que éste proceda a su autorización.
Las OAD a lo largo del desarrollo del programa serán responsables de la
verificación del cumplimiento por parte de las OAR a las que entreguen
los alimentos, de los requisitos y obligaciones que éstas deben cumplir y
que se establecen en los artículos 12 y 13 de la Orden AAA/22052015/,
de 15 de octubre, de bases reguladoras y en la correspondiente
Resolución anual del FEGA por la que se convocan las subvenciones a
las OAD.
El FEGA ha elaborado la Guía sobre orientaciones para la verificación por parte
de las Organizaciones Asociadas de Distribución (OAD) a las Organizaciones
Asociadas de Reparto (OAR) y para el procedimiento de pago a las OAD de los
gastos administrativos, de almacenamiento y de transporte, en el marco del
Programa Operativo sobre ayuda alimentaria del Fondo de Ayuda Europea para
las Personas más Desfavorecidas en España (FEAD) (2014-2020), donde se
facilitan a las OAD las orientaciones para realizar el seguimiento de las OAR a
las que entregan los alimentos y las instrucciones para la presentación de las
solicitudes de pago, correspondientes al Programa de ayuda alimentaria en
curso.
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En dicha guía se dan orientaciones sobre cómo las OAD deben verificar el
cumplimiento de los requisitos y de las obligaciones por parte de las OAR, entre
ellas:
o Las OAD deberán verificar estos requisitos en el 100 % de las
solicitudes de participación de las OAR. Este control documental
incluye la comprobación de toda la documentación que,
obligatoriamente, debe presentar la OAR junto con la solicitud de
participación, recogida en la Resolución del FEGA.
o Las OAD no presentarán al FEGA para su autorización, ninguna
OAR para la que no haya comprobado el cumplimiento de todos
los requisitos y que no haya presentado toda la documentación
obligatoria para poder participar en el programa en curso.
o Para la verificación del cumplimiento de estas obligaciones, las
OAD establecerán un plan de control que remitirán al FEGA para
su conocimiento. Es deseable que se verifiquen mediante controles
“in situ” el 100% de las OAR asignadas a cada CAD. No obstante,
se podrá establecer una muestra representativa de OAR a
controlar de, al menos, el 40 % de las OAR en cada CAD a las que
entreguen los alimentos, con un mínimo de 40 OAR, a lo largo del
programa anual. En cualquier caso, cuando de un CAD dependa
un número de OAR menor de 40, se controlarán el 100% de las
OAR. No obstante, en casos excepcionales, debidamente
justificados, el FEGA podrá autorizar que la muestra representativa
de OAR a controlar sea de al menos el 33% de las OAR asignadas
a un CAD con un mínimo de 40 OAR, en lugar del 40% indicado en
este apartado.
En el plan de control, constará la metodología y el análisis de
riesgos utilizado para la selección de la muestra representativa, en
su caso.
Salvo en casos debidamente justificados, los controles deberán
realizarse antes del comienzo de la 3ª fase del programa en curso.
o En la realización de estos controles se deberá cumplimentar un
informe que contendrá, al menos, la información que se recoge en
el Anexo 1 de la Guía.
o La OAD deberá describir en un documento los procedimientos de
actuación a llevar a cabo en función de las irregularidades o
incidencias detectadas en los controles efectuados.
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o Al final del programa de ayuda alimentaria anual, la OAD deberá
emitir un informe del resultado del plan de control, identificando y
clasificando (cuantitativamente y cualitativamente) las principales
incidencias detectadas y las medidas adoptadas para su
subsanación. El objetivo es incorporar estos resultados al análisis
de riesgos para establecer el plan de control del año siguiente,
además de proporcionar mejores orientaciones a las OAR que
vayan a participar en el Programa y realizar una mejor selección de
las mismas. La OAD remitirá este informe al FEGA para su
conocimiento.
4.3. Organizaciones Asociadas de Reparto
Para que una organización sea autorizada como OAR para participar en el
Programa de ayuda alimentaria debe cumplir con los requisitos y obligaciones
establecidos en los artículos 12 y 13, respectivamente, de la Orden
AAA/2205/2015, de 15 de octubre, de bases reguladoras, así como con lo
establecido en la Resolución anual del FEGA por la que se convocan las
subvenciones a las OAD. En particular, colaborar con las autoridades
competentes en sus actuaciones de control y con la OAD en sus labores de
verificación del cumplimiento, por parte de la OAR, de los citados requisitos y
obligaciones.
En el documento “Guía para las organizaciones asociadas de reparto
participantes en el programa de ayuda alimentaria 2018 del Fondo de Ayuda
Europea para las personas más desfavorecidas (PO FEAD 2014-2020) en
España” se detallan los requisitos y obligaciones que deben cumplir las OAR, así
como una serie de aclaraciones que pueden resultar de utilidad al inspector a la
hora de realizar los controles sobre dichas OAR.
El FEGA es el organismo encargado de autorizar o interrumpir la participación
de las OAR en los Programas de ayuda alimentaria.
Con anterioridad al inicio del primer suministro de los alimentos de cada
Programa, el FEGA autorizará la participación en el mismo de todas las OAR
propuestas y verificadas por las OAD y aceptadas por el FEGA.
Con anterioridad a cada uno de los suministros que se vayan a realizar en el
Programa, las OAD podrán solicitar al FEGA que autorice la participación de
nuevas OAR.
Los plazos de presentación de solicitudes de alta y la relación de OAR
autorizadas que deriven de estos procedimientos se publicarán en la página web
del FEGA (www.fega.es) en el apartado “Ayuda alimentaria”. No obstante, las
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OAD comunicarán a las OAR su participación en la distribución de alimentos
del Programa de ayuda alimentaria.
El FEGA interrumpirá la participación en el Programa de distribución de
alimentos a las OAR que así lo soliciten a través de su OAD.
Las unidades de control informarán al FEGA sobre los resultados del control
realizado, quien, a la vista de los incumplimientos detectados por la unidad de
control, podrá interrumpir la participación de una OAR si se comprueba que la
misma ha dejado de cumplir los requisitos y obligaciones establecidos en la
Orden AAA/2205/2015, de 15 de octubre, de bases reguladoras y de la
correspondiente Resolución del FEGA por la que se convocan las subvenciones
a las OAD.
El FEGA informará de las interrupciones de participación de las OAR en el
Programa de ayuda alimentaria en la correspondiente Comisión de Seguimiento.
4.3.1. Solicitud de cambio de OAD por parte de una OAR
Las OAR podrán solicitar el cambio de asignación a otra OAD, mediante una
solicitud motivada dirigida a la organización de la que dependan. Las OAD
solicitarán al FEGA, a través de REDABAL, el cambio de asignación deseado.
Los cambios de OAD se llevarán a efecto previo consenso entre las
organizaciones afectadas. De no alcanzarse un acuerdo, el FEGA dirimirá la
cuestión en el marco de la Comisión de Seguimiento.
Los cambios de asignación, y por tanto del número de beneficiarios finales
atendidos, que se efectúen con anterioridad al comienzo del Programa podrán
tenerse en cuenta en el reparto de alimentos entre las OAD. Sin embargo, una
vez iniciado el Programa, dicho reparto permanecerá estable, al estar ya
pactadas con las empresas suministradoras de los alimentos las cantidades y
los puntos de entrega.
5. TIPOS DE CONTROLES DEL PROGRAMA DE AYUDA REALIZADOS
POR LAS UNIDADES DE CONTROL
Los controles a realizar por las unidades de control podrán ser de tres tipos:
Controles programados: controles recogidos en el Plan de control del
FEGA cuya realización es obligatoria salvo casos debidamente
justificados.
Controles dirigidos: controles a realizar por indicación de la Subdirección
General de Mercados, en adelante SGRM, como consecuencia de una
denuncia, de algún posible fraude o irregularidad. La SGRM comunicará
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la necesidad de su realización directamente a la Unidad de control
responsable.
Controles no programados: controles que se realizan a iniciativa del
inspector cuando tenga indicios de que se está cometiendo algún fraude
o irregularidad y cuando así lo considere necesario.
En el caso de que una unidad de control no pueda realizar un control programado
deberá notificarlo, a la mayor brevedad, a la SGRM para que se tomen las
medidas que se consideren necesarias.
Para la realización de sus comprobaciones, las unidades de control se apoyarán,
siembre que sea posible, en la información registrada en REDABAL.
6. DIRECTRICES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE LOS
CONTROLES
a. Preparación
Las actuaciones de control se deben recoger en los modelos de actas que estén
vigentes en el momento de su realización.
Los modelos de actas de control se podrán descargar del menú “Documentos”
de REDABAL. Se debe poner especial cuidado en no utilizar modelos de actas
de control obsoletos.
En la aplicación REDABAL se pueden consultar y obtener los diferentes datos e
informes necesarios para la correcta realización del control.
b. Programación
Los controles deben programarse de tal manera que en el momento de la
inspección se estén llevando a cabo las operaciones objeto de control. Por tanto,
los controles se deben realizar en fechas en las que el inspector tenga la
seguridad de que en las instalaciones a controlar dispongan de alimentos del
Programa de ayuda alimentaria.
c. Comunicación
La realización del control se deberá comunicar dejando constancia
documental de dicha comunicación y con una antelación de, cómo máximo,
10 días. No obstante, en casos excepcionales debidamente justificados se
podrá autorizar la ampliación de este plazo.
En dicha notificación se informará de la naturaleza del control, la fecha y hora
de personación de los controladores y la información que debe ser facilitada
al inspector, (entre otros, para los CAD, albaranes y actas de distribución; y
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para las OAR estatutos, inscripción registral, justificación de la condición de
beneficiarios, listado actualizado de beneficiarios, actas de distribución, notas
de entrega, etc.).
No obstante, podrán efectuarse controles sin previo aviso cuando el propósito
del control así lo aconseje.
d. Identificación
Al inicio del control, los controladores se identificarán y solicitarán la identificación
y acreditación de la representatividad de la persona que vaya a firmar el acta y
le informarán sobre las comprobaciones que van a realizar.
e. Envío
Las actas de control se deben remitir a la SGRM a través de la aplicación
REDABAL. Las instrucciones de carga de actas se encuentran en la Guía del
módulo de controles dentro del menú “Documentos” de REDABAL.
En el caso de que en las actas de control reflejen irregularidades que
contravengan lo establecido en la normativa, es deseable que la unidad de
control correspondiente elabore un informe complementario a las actas de
control, donde se detalle, con la mayor claridad posible, qué puntos de la
normativa han sido contravenidos, así como, las conclusiones obtenidas de
dicho control.
Las actas de control deben cargarse en REDABAL, a la mayor brevedad tras
la finalización del control, con el fin de que en caso necesario se actúe
rápidamente sobre la organización en cuestión.
Las actas de control únicamente se grabarán en REDABAL una vez finalizado
el control en su totalidad, es decir, si el inspector ha detectado alguna
incidencia que requiera la aportación de alguna aclaración o documentación
posterior por parte de la organización que ha sido objeto del control, no
deberá grabar el acta en REDABAL hasta que el inspector haya recibido y
valorado las mismas, debiendo informar en todo caso a la SGRM del
resultado final del mismo.
Dado que la aplicación únicamente permite la carga de un único fichero,
deben incluirse en el mismo todos los documentos que el inspector quiera
hacer llegar a la SGRM (actas, informes, etc.).
Si con posterioridad a la carga de un acta de control se pusieran de manifiesto
nuevas actuaciones, con informes o nuevas actas, no se deberá eliminar el
registro ya grabado sino únicamente se deberá sustituir el archivo antiguo por
el nuevo.
Hay que tener en cuenta que en la realización de los controles la unidad de
control manejará ficheros de datos de carácter personal relativos a los datos
de beneficiarios que atienden las OAR controladas. En este sentido se deberá
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tener presente en todo momento las disposiciones establecidas en la
normativa vigente de Protección de datos de carácter personal.
En caso de sufrir algún problema en la carga de las actas en REDABAL se
podrá contactar con el Servicio de atención a Usuarios (SAUS) en el teléfono:
91 322 50 61.
f. Otros
Los inspectores podrán emplear en el control los métodos y equipos de medición,
pesaje o contabilización necesarios para obtener un resultado de la precisión
adecuada, dejando constancia de los mismos en el acta de control.
7. ASPECTOS GENERALES A TENER EN CUENTA POR LAS UNIDADES
DE CONTROL A LA HORA DE REALIZAR EL CONTROL Y DE ENVIAR
LAS ACTAS AL FEGA
El FEGA se encargará de facilitar a las unidades de control toda la
información necesaria para el correcto desempeño de sus funciones de
control.
El FEGA mantendrá reuniones periódicas con las unidades de control para la
coordinación y el seguimiento de la ejecución del programa de ayuda
alimentaria.
El resultado de los controles debe reflejarse en las actas de control
proporcionadas en esta Instrucción que podrán ir acompañadas de un
informe en caso necesario. En casos debidamente justificados, se podrá
remitir al FEGA el resultado del control en un informe firmado por el inspector
en lugar de hacerlo en el acta de control correspondiente.
La información incluida en el acta debe ser el resultado de las
comprobaciones llevadas a cabo por el inspector y, en ningún caso, deben
tratarse de manifestaciones del representante de la organización objeto del
control.
La información reflejada en el acta de control debe ser coherente y no debe
ser contradictoria en los diferentes puntos de la misma.
El inspector debe tener presente en todo momento que las no conformidades
reflejadas en un acta de control conllevan, en todo caso, a una actuación por
parte del FEGA que puede derivar en la interrupción de participación de un
CAD o de una OAR en el programa de ayuda alimentaria o en la imposición
de una penalización a una empresa, entre otros.
El inspector debe comprobar y cumplimentar todos y cada uno de los puntos
de las actas de control, marcando una sola casilla de las establecidas. La
SGRM no considerará válidas actas de control con apartados sin valorar, es
decir, en blanco.
El control se formalizará en una única acta de control, aunque el mismo se
realice en varias visitas.
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Si tras realizar un control se pusiera de manifiesto la existencia de
incidencias y/o irregularidades consideradas de gravedad por parte del
inspector que pudieran afectar al buen desarrollo del programa de ayuda, se
informará de manera inmediata a la SGRM, quien podrá establecer que se
efectúen nuevos controles, en caso necesario.
En caso de que en el acta se solicite incluir la manera en la que se justifica
un determinado punto, el inspector, debe cumplimentar dicha justificación y,
en ningún caso, dejar este apartado en blanco.
Si en el acta se marca el punto controlado como conforme, el inspector, en la
medida de lo posible, no debe incluir información adicional en el apartado
observaciones a menos que sea estrictamente necesario y, en ningún caso,
debe reflejar observaciones que contradigan la respuesta marcada por el
inspector.
En todo control se deberá reflejar el tiempo total de duración del mismo (tanto
el control sobre el terreno, como en control documental).
Las actas que no se ajusten a los puntos anteriores darán lugar a que la SGRM
pueda solicitar al inspector las aclaraciones oportunas e incluso la repetición del
control.
8. CONTROLES PROGRAMADOS (PLAN DE CONTROL)
Con el fin de verificar el cumplimiento de las condiciones exigidas para participar
en el Programa, tanto por parte de empresas, OAD y OAR, el FEGA establece
anualmente un plan de control en base a los criterios de riesgo que se reflejan
en el mismo.
Los controles programados se efectuarán dentro del período de ejecución del
programa de ayuda y afectarán a empresas, OAD y OAR.
8.1. Controles a las empresas suministradoras
Este control tiene como finalidad verificar la calidad de los alimentos destinados
al programa, así como que éstos cumplen los requisitos exigidos en los
correspondientes pliegos.
Esta verificación incluirá:
Controles sobre los alimentos suministrados por las empresas en el CAD.
Controles analíticos de los alimentos mediante la toma de muestras en los
CAD.
Las unidades de control realizarán estos controles sobre los alimentos y en los
CAD que el FEGA determine en el plan de control.
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8.1.1. Controles sobre el alimento suministrado por las empresas
suministradoras
Este control será realizado por las unidades de control en los CAD y en él se
verificará:
La identidad del alimento, es decir, que los alimentos depositados en el CAD,
cumplen con la descripción del alimento establecida en el Anexo 1 del pliego
de especificaciones técnicas correspondiente, pertenece a la marca
comercial y cumple con los periodos de consumo preferentes establecidos y
comunicados por el FEGA.
Presentación y etiquetado del envase, embalaje y paletización, es decir que
los envases, embalajes y palets de los alimentos cumplen con lo establecido
en el punto 2 del pliego de especificaciones técnicas a menos que, por
motivos justificados, el FEGA indique o autorice alguna excepción.
Condiciones en las que se han suministrado los alimentos.
El resultado de dicho control debe reflejarse en el anexo 3.
El FEGA proporcionará a las unidades de control la información necesaria y los
pliegos de especificaciones técnicas correspondientes para que los inspectores
puedan proceder adecuadamente a este control.
8.1.2. Control analítico de los alimentos en los CAD
La toma de muestras deberá programarse con el fin de que se pueda realizar en
el momento en que se realicen los controles en los CAD.
Las muestras se tomarán en los CAD, en la fase y sobre el tipo de alimento y
empresa establecidos en el plan de control.
Las muestras se tomarán por triplicado y deberán ser custodiadas por la unidad
de control hasta su envío al laboratorio designado para el control analítico.
Los envases que se vayan a enviar a analizar se deben seleccionar de manera
aleatoria y en las cantidades indicadas en la tabla que, según el tipo de alimento
de que se trate, el FEGA pondrá a disposición de las unidades de control.
Todos los envases de la muestra deben pertenecer al mismo lote de fabricación.
El inspector levantará un acta de control (anexo 5) por triplicado, del que se
dejará una copia al CAD objeto del muestreo. Otra copia deberá acompañar a
la muestra y una tercera copia se remitirá a la dirección que establezca el FEGA.
El inspector indicará al responsable del CAD que grabe en la aplicación
REDABAL las cantidades tomadas en el muestreo.
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Si el inspector ha realizado una toma de muestras debe marcar la casilla “se
realiza toma de muestras” del anexo 3.
Las muestras deberán ser custodiadas por la unidad de control hasta su recogida
por parte del FEGA quien las enviará al laboratorio designado para el control
analítico.
Tanto la toma de muestras en el CAD como la custodia de la misma serán
realizadas por la unidad de control, mientras que su recogida y remisión al
laboratorio corresponderá al FEGA.
Una vez que se hayan preparado la/s muestra/s para su recogida, las unidades
de control, se pondrán en contacto con las direcciones que le facilitará el FEGA,
con el fin de proporcionar la siguiente información:
Dirección donde se localizan las muestras.
Persona de contacto de la unidad de control.
Número de envases/bultos.
Una vez que el FEGA haya recibido el resultado analítico y este sea conforme,
lo pondrá en conocimiento de la unidad de control quien podrá liberar las
muestras custodiadas.
8.2. Controles a las OAD
Estos controles se llevarán a cabo en los CAD y, en caso necesario, en las
dependencias de la OAD.
El objetivo de estos controles será comprobar el cumplimiento, por parte de la
OAD, de las obligaciones recogidas en el artículo 11 de la Orden
AAA/2205/2015, de 15 de octubre, de bases reguladoras, así como comprobar
las operaciones de entrada y salida de los alimentos, sus condiciones de
almacenamiento y la comparación entre las existencias contables y las
existencias físicas.
Las actuaciones derivadas de los controles a los CAD se reflejarán en el anexo
6.
Toda la documentación relativa al control realizado (acta, informes adicionales
de la unidad de control, documentación justificativa, etc.), deberá grabarse en
REDABAL dentro del apartado “controles”, en el punto “Gestión de actas de
CAD”, lo antes posible tras la finalización de dicho control.
En caso de detectarse alimentos deteriorados se deberá actuar conforme a lo
establecido en la Guía para el procedimiento de retirada y destrucción de
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alimentos deteriorados. En caso necesario, el inspector levantará acta de
retirada de alimentos deteriorados conforme al modelo establecido en el anexo
4.
En caso de no poder examinar la totalidad de los alimentos disponibles en el
almacén en el momento de realizar el control, el inspector seleccionará una
muestra representativa.
El inspector deberá describir en el acta de control (punto 4 del anexo 6) el método
de muestreo utilizado y el porcentaje controlado sobre el total de la población.
8.3. Controles a las OAR
El objetivo de estos controles será comprobar el cumplimiento, por parte de la
OAR, de los requisitos y obligaciones recogidos en los artículos 12 y 13,
respectivamente, de la Orden AAA/2205/2015, de 15 de octubre, de bases
reguladoras.
Las actuaciones derivadas de los controles a las OAR se reflejarán en el anexo
7.
Las unidades de control deberán planificar los controles de manera homogénea
a lo largo del programa evitando que se realicen la totalidad de los controles en
una única fase. Igualmente debe evitarse concentrar las actuaciones de control
en la última fase con el fin de que las actuaciones que se tomen a consecuencia
de dichos controles resulten eficaces
Toda la documentación relativa al control realizado (acta, informes adicionales
de la unidad de control, documentación justificativa, etc.), deberá grabarse en
REDABAL dentro del apartado “controles”, en el punto “Gestión de actas de
OAR”, y de manera inmediata tras la finalización de dicho control. Las actas de
control únicamente se cargarán en REDABAL una vez que el control esté
totalmente finalizado, es decir cuando la unidad de control haya cumplimentado
todos y cada uno de los puntos del acta y disponga de toda la documentación
solicitada a la OAR.
En caso de detectarse alimentos deteriorados se deberá actuar conforme a lo
establecido en la Guía para el procedimiento de retirada y destrucción de
alimentos deteriorados. En caso necesario, el inspector levantará acta de
retirada de alimentos deteriorados conforme al modelo establecido en el anexo
4.
9. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAD
De acuerdo a lo establecido en la Resolución anual del FEGA de convocatoria
de las subvenciones, el incumplimiento por parte de la OAD de los
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requerimientos establecidos en la ejecución del programa anual, podrá ser
motivo de exclusión de dicha organización en el proceso de designación de
futuros programas, en función de la gravedad de dicho incumplimiento.
Además, el artículo 20 de la Orden AAA/2205/2015, de 15 de octubre, de bases
reguladoras, también dispone que el FEGA adoptará todas las disposiciones
necesarias para realizar el seguimiento y correcto desarrollo del programa. A tal
fin, podrá suspender la participación total o parcial de las organizaciones
asociadas de distribución en función de la naturaleza y gravedad de los
incumplimientos o de las irregularidades detectadas.
10. CONSECUENCIAS DE LOS CONTROLES EN LAS OAR
Cuando, como consecuencia de un control, se determine que una OAR incumple
con los requisitos y obligaciones del programa, el FEGA realizará las actuaciones
oportunas para interrumpir la participación de esta OAR en el Programa de
distribución de alimentos.
En concreto, el FEGA comunicará a la OAR las incidencias comprobadas y le
otorgará un plazo de diez días hábiles para el ejercicio del trámite de audiencia,
de conformidad con el artículo 82 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del
Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Transcurrido dicho plazo, el FEGA podrá interrumpir la participación de dicha
OAR y procederá a comunicárselo al interesado. El FEGA informará de estas
interrupciones de participación en la correspondiente Comisión de Seguimiento.
Cuando, como consecuencia de un control, se detecte que los datos
correspondientes a la OAR (datos de contacto, número de beneficiarios, etc.)
son incorrectos, el FEGA modificará los datos comunicados por la Unidad de
control en REDABAL y comunicará los mismos a la OAD correspondiente.
11. CONTROL DE DUPLICIDADES DE BENEFICIARIOS
La aplicación REDABAL, dispone de una herramienta de control para detectar
duplicidades de beneficiarios en distintas OAR.
Por ello, en el ámbito de sus competencias, las unidades de control, podrán
realizar el control de duplicidades de beneficiarios.
En el anexo 9 se establecen las instrucciones, para la cumplimentación de los
ficheros de beneficiarios. Las instrucciones para la carga del fichero en
REDABAL se pueden consultar en el manual de usuario de la aplicación.
Se ha creado un módulo público de OAR que es un módulo de acceso al público
en general incluido en la página web del FEGA (www.fega.es) dentro del
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apartado “Ayuda alimentaria” que además de contener información de interés
para las OAR así como los modelos de documentos que deben cumplimentar las
OAR para participar en este Programa (entre los que se incluye también el
fichero de beneficiarios), incluye una herramienta que permite verificar que los
datos incluidos en este fichero han sido grabados y registrados correctamente.
Con esta herramienta se pretende minimizar los posibles errores de grabación
en las plantillas de beneficiarios, simplificando el proceso de cruce de datos para
la detección de duplicidades por parte de las unidades de control en REDABAL.
12. POSIBLES FRAUDES: DENUNCIAS SOBRE VENTA DE ALIMENTOS
DEL PROGRAMA EN ESTABLECIMIENTOS Y OTROS
En aquellos casos en los que una unidad de control reciba una denuncia por
parte de un tercero, ya sea verbal o por escrito, sobre la venta de alimentos del
programa en un establecimiento o cualquier otro tipo de fraude o conducta
tipificada en la normativa vigente, deberá instarle a que interponga la denuncia
correspondiente ante las fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado o
autoridades que en cada caso corresponda.
Además, en tales supuestos de venta de alimentos o detección de cualesquiera
otras irregularidades tipificadas, la unidad de control solicitará, si lo considera
oportuno el apoyo de fuerzas y cuerpos de seguridad del Estado o autoridades
que en cada caso corresponda para la realización del control.
EL PRESIDENTE,
Firmado electrónicamente por
Miguel Ángel Riesgo Pablo
DESTINO:
Secretaría General y Subdirecciones Generales del FEGA, Abogacía del Estado
e Intervención Delegada en el Organismo.
Áreas Funcionales de Agricultura o Agricultura y Pesca de las Delegaciones y
Subdelegaciones del Gobierno
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ANEXO Nº 1. LOGO IDENTIFICATIVO DE LOS ENVASES DEL
PROGRAMA
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ANEXO Nº 2. ACTA DE DISTRIBUCIÓN (Anverso)
ACTA DE DISTRIBUCIÓN Nº _____________________
OAD ___________________
CAD___________________________
PROVINCIA: _________________________
FASE: ______________________________
En __________________, a _____de _____________________ de ______, en ejecución del Programa de
ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas 20____PO FEAD 2014-2020, se hace entrega de los
alimentos que se relacionan a continuación a la organización asociada de reparto (OAR):
Código: Denominación:
Domicilio:
Población
Provincia:
NIF: Teléfono:
En el dorso de este documento se establecen los requisitos y compromisos a cumplir por esta OAR. El incumplimiento de
los mismos dará lugar a que se interrumpa la participación de esta OAR en el Programa de ayuda alimentaria, sin perjuicio
de las demás responsabilidades que se deriven del incumplimiento.
Alimento
Nº Benef. Cantidades asignadas Cantidades retiradas(*) Diferencia(*)
Alim. OAR Nº Embal. Nº Envas. (Total) kg/l
Tot.
Nº
Embal.
Nº
Envas.
kg/l
Tot. kg/l
Totales:
(*) A cumplimentar únicamente en caso de que las cantidades retiradas por la OAR no coincidan
con la cantidades asignadas.
POR LA ORGANIZACIÓN ASOCIADA POR LA ORGANIZACIÓN ASOCIADA
DE REPARTO (OAR) DE DISTRIBUCIÓN (OAD)
Recibido y conforme: Entregué:
Fdo._________________________ Fdo.:___________________________
DNI________________________ DNI. __________________________
Sello de la Organización Asociada de Distribución.
Organización asociada de distribución (1 ejemplar). Organización asociada de reparto (1 ejemplar)
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ANEXO Nº 2
(Reverso)
Requisitos y obligaciones a cumplir por la OAR con su participación en el Programa de ayuda
alimentaria a las personas más desfavorecidas 20___-PO FEAD 2014-2020:
a) Estar legalmente constituida y, cuando proceda, debidamente inscrita en el correspondiente
registro administrativo en el momento de la presentación de la solicitud de participación.
b) Carecer de ánimo de lucro.
c) Tener estatutos afines a la prestación de asistencia social de personas desfavorecidas con
perfiles similares a los del FEAD.
d) Disponer de capacidad administrativa, operativa y financiera para realizar la distribución
gratuita de alimentos entre las personas desfavorecidas.
e) Atender a un mínimo de 20 personas desfavorecidas. La OAR que atienda a un mínimo de
10 personas y un máximo de 19, deberá justificar que en su término municipal es la única
OAR existente.
f) Poner los alimentos a disposición de las personas más desfavorecidas de forma gratuita, ya
sea mediante la elaboración de comidas preparadas para ser consumidas en las
instalaciones de la organización o mediante la entrega directa de lotes de comida.
g) Desarrollar las medidas de acompañamiento aplicadas por el Ministerio de Sanidad,
Servicios Sociales e Igualdad. Todas las OAR ofrecerán como medida de acompañamiento
básica información sobre los recursos sociales más cercanos.
h) No obstante, estas medidas de acompañamiento no serán obligatorias en los casos en los
que los alimentos se proporcionen exclusivamente a los niños más desfavorecidos en
centros de cuidado de niños o entidades similares.
i) Proporcionar información sobre los indicadores de resultados, relativos a la ayuda
alimentaria distribuida, establecidos en los epígrafes 12), 13), 14) del anexo del Reglamento
Delegado (UE) Nº 1255/2014 de la Comisión. Los valores relativos al punto 14) “Número total
de personas que reciben ayuda” se establecerán mediante una estimación con conocimiento
de causa de las organizaciones asociadas. Ni se espera ni se requiere que estén basados
en información proporcionada por los beneficiarios finales.
j) Cumplir la normativa de protección de datos de carácter personal.
k) Colaborar con las autoridades competentes, debidamente acreditadas, en la realización de
actuaciones de control, a fin de supervisar la correcta distribución de alimentos del Programa
de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas y el desarrollo de la medida de
acompañamiento básica de información sobre los recursos sociales más cercanos, en
particular, facilitándoles el acceso a los locales donde se almacenen y se consuman o
repartan los alimentos y a la información que justifique el destino final de los alimentos y la
entrega de la información sobre los recursos sociales más cercanos.
l) Conservar los documentos y justificantes relacionados con el Programa de ayuda alimentaria
durante un periodo mínimo de cinco años, permitiendo a las autoridades competentes y a las
OAD, el acceso a los mismos para efectuar los controles necesarios.
m) Retirar los alimentos en la fecha, hora y lugar que le comunique la OAD que le corresponda.
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n) Devolver a la OAD que le corresponda los alimentos que no vayan a utilizar, con una
antelación suficiente a su caducidad para que puedan ser redistribuidos a otras
organizaciones.
o) No ceder alimentos del programa a ninguna otra organización, aunque también esté
autorizada a repartir alimentos del Programa, a menos que dicha cesión esté debidamente
justificada y autorizada por la OAD.
p) Comunicar a la OAD correspondiente, a la mayor brevedad posible, cualquier tipo de
incidencia en la distribución, sin tomar ninguna decisión sin el consentimiento de dicha
organización.
q) Justificar el número de personas desfavorecidas que declara atender, mediante informe de
los servicios sociales públicos o de las organizaciones participantes en el programa, siempre
que estas últimas cuenten con trabajadores sociales o profesionales que realicen funciones
asimiladas. No será necesaria la presentación del informe social, en aquellos casos en que
el reparto de alimentos se realice en comedores sociales o a personas sin hogar.
r) En el caso de las OAR que entreguen lotes de comida a las personas desfavorecidas,
disponer de una relación actualizada de las personas destinatarias de los alimentos del
programa; así como de los documentos justificativos de entrega de los mismos debidamente
cumplimentados, cuyos modelos se establecerán en la convocatoria.
s) Exponer claramente en sus instalaciones, en un lugar fácilmente visible por el público, un
cartel informativo, en el que figure la mención “Programa de ayuda a las personas más
desfavorecidas” y el emblema del FEAD, que le será facilitado, al efecto, por la OAD.
t) Fomentar la igualdad entre hombres y mujeres y la no discriminación por motivos de sexo,
raza y origen étnico, religión o creencia, discapacidad, edad u orientación sexual en el acceso
a la ayuda, así como, velar por que se respete la dignidad de las personas más
desfavorecidas, de conformidad con lo establecido en los artículos 5.11 y 5.14 del
Reglamento (UE) nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo.
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ANEXO Nº 3. ACTA DE CONTROL DEL ALIMENTO SUMINISTRADO
POR LA EMPRESA SUMINISTRADORA
PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS
DESFAVORECIDAS 20___ PO FEAD 2014-2020
UNIDAD DE CONTROL:
PROVINCIA:
SE REALIZA TOMA DE MUESTRAS SÍ NO
NOTIFICACIÓN PREVIA CONTROL: SÍ FECHA …/…/……. NO
EMPRESA
Nombre:
Alimento/s a inspecionar:
DATOS DEL CAD
CAD:
Dirección:
Provincia
En ___________________, a ________ de ______________________ de ____________, se
persona el funcionario D. __________________________________________en las instalaciones
del centro de almacenamiento y distribución de la OAD arriba indicada y en presencia del
representante de la citada OAD, D. ___________________________________________, con DNI
___________________, se procede, de acuerdo con las directrices del FEGA vigentes para este
Programa de ayuda alimentaria, a efectuar el control, necesitando para su realización un tiempo
de______________________________________ (horas, días, meses).
El presente control se realiza con el objeto de comprobar el cumplimiento por parte de las empresas
suministradoras de lo establecido en los Pliegos de Cláusulas administrativas y técnicas para el
suministro de alimentos en el marco del Programa de ayuda alimentaria a las personas más
desfavorecidas 20 __ .
1. El alimento a inspeccionar, tras una inspección visual, está en buen estado, libre de alteraciones o daños:
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
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__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
2. La identidad del alimento depositado en el CAD se corresponde con las especificaciones del FEGA establecidas en el Pliego de Especificaciones Técnicas correspondiente
SI NO
Descripción del producto establecida en el Anexo 1 del Pliego correspondiente
Pertenece a la marca comercial de la empresa adjudicataria comunicada por el
FEGA, no tratándose de marca blanca
Periodo de consumo preferente de acuerdo con lo establecido en el Anexo 1 del
Pliego correspondiente
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
3. Que la presentación del envase se corresponde con las especificaciones del FEGA establecidas en el punto 2.1 del Pliego de Especificaciones Técnicas correspondiente
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4. Que el etiquetado del envase se corresponde con las especificaciones del FEGA establecidas en el punto 2.2 del Pliego de Especificaciones Técnicas correspondiente
SI NO
Se suprime el código de barras comercial (Código EAN 13)
Contiene en posición visible, el logotipo identificativo establecido en el Anexo 1
en cada envase y en su cara o caras más visibles.
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
5. Que la presentación del embalaje cumple con lo establecido en el punto 2.3 del Pliego de Especificaciones Técnicas correspondiente.
SI NO
Cada embalaje contiene el número de envases establecido en el pliego de
especificaciones técnicas
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SI NO
Los embalajes cumplen con lo establecido en el punto 2.3 del pliego de
especificaciones técnicas.
Los embalajes garantizan unas condiciones de resistencia suficientes para evitar
roturas y desperfectos en su manipulación
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
6. Que el etiquetado de los embalajes cumple con los requisitos de etiquetado establecidos en
el apartado 2.4 del Pliego de especificaciones técnicas en relación a los siguientes puntos:1
SI NO
El nombre de la empresa
La denominación del alimento
La fase de entrega
La mención al Programa de ayuda alimentaria a las personas más desfavorecidas
20__
La mención a que está “prohibida su venta”
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
7. La paletización de los alimentos cumple con los requisitos establecidos en el apartado 2.5 del Pliego de especificaciones técnicas en relación a los siguientes puntos
SI NO
Los embalajes ocupan la máxima superficie posible del palet.
El conjunto va protegido bajo una funda de plástico transparente o similar
suficientemente resistente que evite durante su manipulación y/o transporte el
desplazamiento o caída de los embalajes.
En cada palet, consta de forma claramente visible, el lote o lotes a que
pertenecen, los embalajes que o integran y las instrucciones de apilamiento.
Cada palet contiene una cantidad máxima que garantice que no se producirán
aplastamientos y deterioros de la mercancía
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
1 Se debe tener en cuenta a la hora de cumplimentar este apartado si el FEGA ha autorizado
alguna excepción de etiquetado para este alimento.
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8. Que los envases/embalajes suministrados por la empresa se encuentran en buenas condiciones. En caso contrario se relacionará el lote afectado, describiéndose la anomalía detectada y la cantidad de alimento afectado por la misma.
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
9. En el caso de que el control no se haya realizado sobre el 100 % del alimento, deberá indicarse el método de muestreo utilizado y el porcentaje controlado sobre el total de la población. __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
10. Manifestaciones. __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
En testimonio de lo actuado, se levanta la presente acta de control, por duplicado, firmada por el
funcionario actuante y representante de la organización, al cual se le hace entrega de un ejemplar.
EL FUNCIONARIO EL REPRESENTANTE DE LA
ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE
DISTRIBUCIÓN
SÍ NO
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ANEXO Nº 4. ACTA DE RETIRADA DE ALIMENTOS DETERIORADOS
PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS
DESFAVORECIDAS 20__-PO FEAD (2014-2020)
UNIDAD DE CONTROL:
PROVINCIA:
Nº ACTA:
En ___________________________________ a, ________ de ______________________ de
____________ en presencia el funcionario D. _________________________________________
y, en su caso, del representante de la
OAD/OAR____________________________________________________________________,
D. ___________________________________________, con DNI ___________________, se
procede a la retirada de los tipos y cantidades de alimentos que se relacionan a continuación, al
haberse producido su deterioro, por D (indicar persona que procede a la retirada de los productos
deteriorados).______________________________________________________________-, con
DNI___________________________, en representación de (indicar en representación de quien
actúa la persona que procede a la retirada de los productos
deteriorados)___________________________________________________________________
ALIMENTO NÚMERO DE
LOTE
CANTIDAD
kg/l
LUGAR DE DESTINO
DE ALIMENTOS
Observaciones (se debe detallar la causa del deterioro y el plan o programa al que
pertenece el alimento):
__________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
EL FUNCIONARIO (firma) EL REPRESENTANTE DE LA OAD/OAR
(en su caso) (firma)
EL REPRESENTANTE QUE PROCEDE A LA RETIRADA (FIRMA)
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ANEXO Nº 5. ACTA DE TOMA DE MUESTRAS
FASE DEL
PROGRAMA OAD del
CAD Fecha de
inspección
Centro de
Almacenamiento
(CAD)
Domicilio
CAD
Realizada por el
inspector D/Dª
En la
localidad
de
En presencia de:
D/Dª DNI.
En calidad
de:
D/Dª DNI.
D/Dª DNI.
Ensayos solicitados Muestras Observaciones
Identificación
de la Muestra Marca Lote
Parámetros
a analizar Peso/volumen
Unidades
(EMBALAJES)
Matriz
paramétrica
definida en el
Programa
Matriz
paramétrica
definida en el
Programa
Matriz
paramétrica
definida en el
Programa
Matriz
paramétrica
definida en el
Programa
Matriz
paramétrica
definida en el
Programa
Matriz
paramétrica
definida en el
Programa
Matriz
paramétrica
definida en el
Programa
El interesado manifiesta El inspector El interesado
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ANEXO Nº 6. ACTA DE CONTROL A ORGANIZACIONES ASOCIADAS
DE DISTRIBUCIÓN DEL SUMINISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE
ALIMENTOS
PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS
DESFAVORECIDAS 20___PO FEAD (2014-2020)
UNIDAD DE CONTROL:
PROVINCIA:
NOTIFICACIÓN PREVIA CONTROL: SÍ FECHA …/…/……. NO
Nº ACTA: FASE:
En ___________________________________ a, ________ de ______________________ de
____________, se persona el funcionario D. __________________________________________
en el centro de almacenamiento y distribución ________________________________________
sito en la c/ _____________________________________________________, y en presencia del
representante de la organización asociada de distribución
______________________________________,D._____________________________________
____, con DNI ___________________, se ha procedido al control de los alimentos suministrados
de acuerdo con las directrices del FEGA vigentes para este Programa, necesitando para su
realización un tiempo
de__________________________________________________________(horas, días, meses).
El presente control se realiza con el objeto de comprobar el cumplimiento por parte de las OAD de lo establecido en el artículo 11 de la Orden AAA/2205/2015, de 15 de octubre, del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, por la que se establecen las bases reguladoras de las subvenciones a las organizaciones asociadas de distribución, para sufragar los gastos administrativos, de transporte y almacenamiento de los alimentos en el marco de programa operativo sobre ayuda alimentaria del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en España y en el apartado……………… de la Resolución de….de …..de……, del Fondo Español de Garantía Agraria por la que se convocan las subvenciones a las organizaciones asociadas de distribución, para sufragar los gastos administrativos, de transporte y almacenamiento de los alimentos, en el marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en España 20…..
En el desarrollo del control se ha comprobado lo siguiente:
1.- La OAD ha verificado que las OAR asociadas a su CAD, han presentado la documentación requerida para participar en el Programa, establecida en el punto……………de la Resolución del FEGA, de ___ de 20___ :
Solicitud de participación2 SÍ NO
Tarjeta de identificación fiscal SÍ NO
2 En relación al desglose de personas que reciben la ayuda que aparecen en el modelo de solicitud de participación de
OAR, los valores relativos a estos indicadores se establecerán mediante una estimación con conocimiento de causa de
las organizaciones asociadas. Ni se espera ni se requiere que esté basados en información proporcionada por los
beneficiarios finales. En cualquier caso estos datos se proporcionarán de manera agregada.
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Documentación acreditativa de la constitución de la
organización y de sus fines SÍ NO
Memoria/Informe sobre capacidad administrativa,
operativa y financiera para asegurar la entrega gratuita a
las personas más desfavorecidas.
SÍ NO
Certificado del representante de la OAR de que las
personas incluidas en su solicitud tienen informe social o
similar
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
2.- La OAD ha verificado que las OAR asociadas a este CAD, cumplen con los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Orden AAA/2205/2015, de 15 de octubre, de bases reguladoras.
Estar legalmente constituida, y si procede, debidamente
inscrita en el correspondiente registro administrativo SÍ NO
Carecer de ánimo de lucro SÍ NO
Tener estatutos afines a la prestación de asistencia social
de personas desfavorecidas con perfiles similares a los del
FEAD
SÍ NO
Disponer de capacidad administrativa, operativa y
financiera para realizar la distribución gratuita de alimentos
entre las personas desfavorecidas.
SÍ NO
Atender a 20 o más personas desfavorecidas. (Se
admitirán OAR de entre 10 y 19 personas si no existe, en
su término municipal otra OAR de ese mismo tipo)
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
3.- La OAD dispone de un plan de control, al objeto de verificar que las OAR asociadas a este CAD cumplen con las obligaciones establecidas en los artículos 12 y 13 de la Orden AAA/2205/2015, de 15 de octubre, de bases reguladoras.
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
4.- Indicar el porcentaje sobre el que se ha establecido la muestra representativa en caso de que la OAD no vaya a verificar el cumplimiento de las obligaciones en el 100 % de las OAR asociadas a ese CAD. __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
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5.- La OAD cumplimenta como consecuencia de realizar los controles, los correspondientes informes de verificación que contendrán al menos la información recogida en el Anexo 1 de la Guía sobre orientaciones para la verificación por parte de la OAD a las OAR
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
6.- La OAD describe en un documento los procedimientos de actuación a llevar a cabo en función de las irregularidades o incidencias detectadas en los controles efectuados.
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
7.- Las condiciones de almacenamiento de los alimentos son adecuadas. En caso negativo, describir las incidencias observadas
Incidencias observadas:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
8.- Las posibles incidencias ocurridas durante el suministro/ distribución han sido puestas en conocimiento del FEGA por parte del CAD. En caso de no haber habido incidencias, se reflejará en el apartado de observaciones “Sin incidencias”, no debiéndose marcar ninguna de las casillas de este apartado
SUMINISTRO SÍ NO
DISTRIBUCIÓN SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
9.- La OAD utiliza REDABAL como herramienta para la gestión de la distribución de los alimentos que le han sido asignados
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
SÍ NO
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10.- Las OAR a las que se han distribuido los alimentos coinciden con las asignadas a la OAD designada según consta en REDABAL.
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
11.- Las entregas de los alimentos a las OAR se acreditan mediante el acta de distribución correspondiente (anexo nº 2 de la Instrucción General), debidamente cumplimentada. En caso negativo, describir las incidencias observadas.
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
12.- Los alimentos que están siendo entregados en el momento de la inspección a las OAR, que se relacionan a continuación, coinciden con las cantidades que figuran en el acta de distribución correspondiente. En caso negativo, describir las incidencias observadas.
SÍ NO
Relación de OAR a las que les están siendo entregadas los alimentos:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
13.- En el momento de la inspección se observa que la OAD entrega a las OAR los alimentos de forma gratuita.
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
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14.- La OAD entrega a las OAR los alimentos en los plazos aprobados por el FEGA.
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
15.- La OAD colabora con las autoridades competentes facilitándoles el acceso a los almacenes y a la información que justifique el destino de los mismos
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
16.- Las existencias en el almacén para los alimentos marcados en la tabla son los indicados a continuación y que los mismos coinciden con las existencias contables:
ALIMENTOS*
EXISTENCIAS
EN ALMACÉN
(kg/l)
ENTRADAS SALIDAS
EXISTENCIAS
CONTABLES
(kg/l)
(ENTRADAS-
SALIDAS)
Deficiencias observadas:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
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17.- En el caso de que el control no se haya realizado sobre el 100 % de los alimentos, deberá indicarse el método de muestreo utilizado y el porcentaje controlado sobre el total de la población.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
18.- En las instalaciones del CAD aparece, en un lugar fácilmente visible para el público, el cartel proporcionado por el FEGA
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
19.- La entrega de los alimentos se realiza de conformidad con lo establecido en los artículos 5.11 y 5.14 del Reglamento (UE) Nº 223/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, fomentando la igualdad entre hombres y mujeres y la no discriminación por motivos de sexo, raza y origen étnico, religión o creencia, discapacidad y orientación sexual, y que la organización vela por que se respete la dignidad de las personas más desfavorecidas. En caso negativo, describir las incidencias observadas
SÍ NO
Observaciones:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
20.- Manifestaciones del representante de la OAD: __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
21.- Observaciones: __________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
En testimonio de lo actuado se levanta la presente acta de control, por duplicado, firmada por el
funcionario actuante y representante de la OAD, al cual se le hace entrega de un ejemplar.
EL FUNCIONARIO EL REPRESENTANTE DE LA
ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE
DISTRIBUCIÓN
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ANEXO 6 BIS - PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN
DEL ANEXO 6.
Punto 1: Se debe comprobar si las OAR asociadas a ese CAD, han presentado la
documentación exigida en el apartado decimotercero de la Resolución. En caso de no
ser posible realizar la comprobación sobre la totalidad de la población, el inspector
realizará el control sobre una muestra representativa e indicará el porcentaje de la
muestra seleccionada en el apartado “observaciones”.
Punto 2: Se debe comprobar si la documentación presentada cumple con los requisitos
establecidos para las OAR en el artículo 12 de la Orden AAA/2205/2015, de 15 de
octubre, de bases reguladoras. En caso de no ser posible realizar la comprobación sobre
la totalidad de la población, el inspector realizará el control sobre una muestra
representativa e indicará el porcentaje de la muestra seleccionada en el apartado
“observaciones”.
Punto 3: Se debe comprobar si la OAD dispone de un plan de control para la verificación
de las obligaciones de las OAR establecidas en el artículo 12 y 13 de la Orden
AAA/2205/2015, de 15 de octubre, de bases reguladoras. Las OAD, según se establece
en la guía de orientaciones a OAD, deben establecer un plan de control para seleccionar
a las OAR a controlar dentro del Programa.
Punto 4: La guía de orientaciones a OAD establece que es deseable que se verifique
mediante controles “in situ” el 100 % de las OAR asignadas a cada CAD. No obstante se
indica que podrá establecer una muestra representativa de al menos el 40 % de las OAR
en cada CAD, con un mínimo de 40 OAR. En cualquier caso cuando de un CAD dependa
un número de OAR menor de 40, se controlará el 100 % de las OAR. El inspector deberá
indicar el porcentaje sobre el que la OAD ha establecido la muestra representativa en
caso de que no haya verificado el 100 % de las OAR asociadas a ese CAD.
Punto 5: Se debe comprobar si como consecuencia de los controles realizados las OAD
cumplimentan los correspondientes informes de verificación que contendrá al menos la
información del Anexo 1 de la guía de orientaciones.
Punto 6: Se debe comprobar si la OAD dispone un documento donde se describan los
procedimientos de actuación que lleva a cabo la OAD una vez detectadas una
irregularidad o incidencia como consecuencia de los controles realizados a las OAR.
Punto 7: Se debe comprobar si las condiciones de almacenamiento de los alimentos son
adecuadas, es decir, que no ponen en peligro las propiedades de los alimentos. En caso
de encontrar deficiencias en las condiciones de almacenamiento, se describirá de la
manera más concisa posible las incidencias observadas.
Punto 8: Se debe comprobar si, las incidencias ocurridas durante el suministro/
distribución en el CAD han sido puestas en conocimiento del FEGA. En caso de no
observarse incidencias, se indicará en el apartado observaciones “Sin incidencias”. no
debiéndose marcar ninguna de las casillas de este apartado, es decir que , en este caso
las casillas se dejarán en blanco
Punto 9: Se debe comprobar si la OAD utiliza REDABAL para la gestión de la
distribución de los alimentos que le han sido asignados (graba movimientos de entrada,
salida, actas de distribución, etc.).
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Punto 10: Se debe comprobar si las OAR a las que se han distribuido los alimentos
coinciden con las asignadas a la OAD designada según consta en REDABAL
Punto 11: Se debe comprobar si las entregas de los alimentos a las OAR se acreditan
mediante el acta de distribución correspondiente, debidamente cumplimentada, es decir,
si todos los campos están cumplimentados e incluyen toda la información solicitada.
Cuando las actas de distribución reflejen alguna incidencia el inspector deberá
describirlas de la manera más concisa posible, en el apartado observaciones de este
punto.
Punto 12: Se debe comprobar que los alimentos están siendo entregados en el momento
de la inspección a OAR.
El inspector debe relacionar las OAR a la que el CAD esté haciendo entrega de los
alimentos en el momento de la inspección.
De igual manera, en este punto, el inspector debe comprobar que las cantidades
realmente entregadas a estas OAR coinciden con las cantidades que figuran en el acta
de distribución correspondiente y en caso de no ser así debe reflejar en el apartado
observaciones los motivos por los que no coinciden.
Punto 13: Se debe comprobar que los alimentos se entregan a las OAR gratuitamente.
Punto 14: Se debe comprobar si las OAD han distribuido los alimentos en los plazos
aprobados por el FEGA, es decir, antes del comienzo de la siguiente fase de distribución.
El inspector comprobará si se han cumplido estos plazos hasta el momento de la
inspección (pe: si se visita el CAD durante el periodo de suministro de alimentos de la 2ª
fase, el inspector comprobará si se han distribuido los alimentos de la 1ª fase antes del
comienzo del suministro de la 2ª fase. Si se visitase durante el suministro de la 3ª fase,
el inspector comprobará si se han distribuido en plazo los alimentos de la 1ª y 2ª fase del
programa. Para realizar esta comprobación revisarán las actas de distribución.
Punto 15: En caso de que el inspector detecte falta de colaboración de la OAD durante
el control se marcará la casilla “NO” y se detallará en qué consiste la falta de colaboración
en el apartado “observaciones”
Punto 16: Se debe comprobar que las existencias en el almacén coinciden con las
existencias contables. La comprobación de este punto resulta fundamental para llevar
un adecuado control de las existencias en los almacenes. En este apartado se deben
reflejar los siguientes puntos:
Existencias en almacén. Son las cantidades totales de alimento que se encuentran
en el almacén en el momento de la inspección.
Entradas: Son las cantidades totales de alimentos reflejadas en REDABAL en la fase
en la que se realiza el control.
Salidas son las cantidades totales de alimentos distribuidas a las OAR hasta la fecha
de realización del control, según reflejan las actas de distribución y conforme los
movimientos de salida grabados en REDABAL.
Existencias contables. Es la diferencia entre las entradas las salidas.
Si el CAD ha realizado la distribución adecuadamente, las existencias en almacén deben
coincidir con las existencias contables. En caso contrario se deberá indicar en el
apartado observaciones los motivos de dicha diferencia.
Punto 17: En caso de que el control no se haya realizado sobre el 100% de los alimentos
localizados en el almacén en el momento de la inspección, la unidad de control deberá
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seleccionar una muestra representativa e indicar en este punto cual ha sido el método
de selección de dicha muestra.
Punto 18: Se debe comprobar que el CAD dispone del cartel proporcionado por el FEGA
y que lo tienen en un lugar fácilmente visible para el público. Si no es así el inspector
debe instar a la OAD a que tome las medidas oportunas para cumplir con este requisito
y debe reflejar en el apartado “observaciones” de este punto del acta que así lo ha hecho.
Punto 19: Se debe comprobar que la OAD pone los alimentos del programa a
disposición de las OAR sin discriminación alguna, además de velar por la dignidad de
las personas a las que atiende. En caso de que se verifique que esto no es así se deberá
reflejar en el acta
Punto 20: Destinado a incluir las manifestaciones que realice el representante de la OAR
en caso de que lo desee.
Punto 21: Destinado a incluir las observaciones que el inspector considere necesario
reflejar en el acta de control.
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ANEXO Nº 7- ACTA DE CONTROL A ORGANIZACIONES ASOCIADAS
DE REPARTO (OAR)
PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS
DESFAVORECIDAS 20___-PO FEAD (2014-2020)
UNIDAD DE CONTROL:
PROVINCIA:
NOTIFICACIÓN PREVIA: SÍ FECHA…/…/……. NO
Nº ACTA: FECHA DE LA ÚLTIMA
RECEPCIÓN DE ALIMENTOS:
En ___________________ a, ____ de ___________________ de ______, se persona el
funcionario D. __________________________________________ en la OAR denominada
_______________________________________________________ , con NIF ___________, sita
en _____________________________________________________, y en presencia del
representante de la citada OAR, D. ___________________________________________, con DNI
___________________, se procede, de acuerdo con las directrices del FEGA vigentes para este
Programa, a efectuar el control, necesitando para su realización un tiempo
de___________________ (horas, días, meses).
El presente control se realiza con el objeto de comprobar el cumplimiento por parte de las OAR de lo establecido en los artículos 12 y 13 de la Orden AAA/2205/2015, de 15 de octubre, del Ministerio de Agricultura, Alimentación y Medio Ambiente, por la que se establecen las bases reguladoras de las subvenciones a las organizaciones asociadas de distribución, para sufragar los gastos administrativos, de transporte y almacenamiento de los alimentos en el marco de programa operativo sobre ayuda alimentaria del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en España y en el apartado ………………….de la Resolución de de ….. de 20….., del Fondo Español de Garantía Agraria por la que se convocan las subvenciones a las organizaciones asociadas de distribución, para sufragar los gastos administrativos, de transporte y almacenamiento de los alimentos, en el marco del Programa Operativo sobre ayuda alimentaria del Fondo de Ayuda Europea para las Personas Más Desfavorecidas en España 20... En el desarrollo del control se ha procedido a comprobar lo siguiente, recordando que, cualquier
dato de los beneficiarios comunicado, necesario para verificar el correcto desarrollo del
Programa, será tratado según lo establecido en la normativa de Protección de Datos de Carácter
Personal:
1.- La OAR realiza la distribución: (señalar con una X lo que proceda)
Mediante entrega de lotes de comida
Mediante la elaboración de comidas preparadas para ser consumidas en sus instalaciones
(entidad de consumo)
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2.- Los datos de la OAR coinciden con los registrados en REDABAL.
SÍ NO
En caso negativo, se deberán reflejar los datos correctos en el apartado “observaciones
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.- Se trata de una OAR sin ánimo de lucro
SÍ NO
4.- La OAR está legalmente constituida y, cuando proceda, debidamente inscrita en el
correspondiente registro administrativo
SÍ NO
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5.- La OAR tiene estatutos afines a la prestación de asistencia social de personas desfavorecidas
con perfiles afines similares a los del FEAD
SÍ NO
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
6.- La OAR dispone de la capacidad administrativa, operativa y financiera para realizar la
distribución gratuita de alimentos entre las personas más desfavorecidas
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46
SÍ NO
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
7.- La OAR pone los alimentos a disposición de las personas desfavorecidas de forma gratuita,
no repercutiendo por ello cantidad económica alguna sobre las personas a las que entregan los
alimentos
SÍ NO
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
8.- La OAR dispone de hojas de registro firmadas por las personas beneficiarias de la ayuda
alimentaria, como justificante de que han recibido información sobre los recursos sociales más
cercanos.
SÍ NO NO APLICABLE3
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
9.- La OAR justifica el número de personas desfavorecidas que declara atender, mediante
informe (o documento correspondiente que permita su comprobación) de los servicios sociales
3 Se debe marcar esta casilla en los casos en que los alimentos se proporcionen exclusivamente
a los niños más desfavorecidos en centros de cuidado de niños o entidades similares, que se
encuentran exentos de cumplir con este requisito. Las personas atendidas por entidades de
consumo (por ejemplo, comedores y residencias) y las personas sin hogar están exentas de
firmar esta hoja de registro. En el caso de las entidades de consumo (organizaciones que están
exentas de disponer de las hojas de registro firmadas), el inspector deberá verificar que la medida
de acompañamiento obligatoria está efectivamente puesta a disposición de las personas a las
que distribuye la ayuda alimentaria, mediante, por ejemplo, la exposición en sus instalaciones de
carteles informativos con la información de los recursos sociales más cercanos, o la puesta a
disposición de las personas atendidas de hojas que contengan dicha información, entre otras.
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47
públicos o por trabajadores sociales o profesionales de las organizaciones participantes en el
programa que realicen funciones asimiladas
SÍ NO NO APLICABLE 4
En caso afirmativo, indicar si dicho informe o documento está firmado por:
Trabajador Social
Profesional que realice funciones asimiladas
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
10.- En el caso de las OAR que entregan lotes de alimento, la OAR dispone de una relación
actualizada de los beneficiarios destinatarios de los alimentos ajustada al modelo del anexo 2
de la Resolución del FEGA.
SÍ NO NO APLICABLE (marcar si se trata de una OAR de consumo)
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4 No se exigirá que exista informe social o documento de verificación en aquellos casos en los
que el reparto se realice en comedores sociales o a personas sin hogar.
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11.- El número de beneficiarios justificados por la OAR es:5
Adultos6 ……………………………………….......................................................
Lactantes (0 a 2 años)7 …………………………………….
Total beneficiarios8…………………………………….
12.- Que el número de beneficiarios totales justificados por la OAR coincide, con un margen de
tolerancia de ± 10 %, con el que figura en REDABAL.
SÍ NO
__________________________________________________________________________
13.- Que, en el caso de las OAR que entregan lotes de alimento, la OAR dispone de documentos
justificativos de las entregas de los alimentos que se ajusten, al menos, al modelo establecido
en el anexo 3 de la Resolución del FEGA.
SÍ NO NO APLICABLE (marcar si se trata de una OAR de consumo)
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
14.- Que, en el caso de las OAR que entregan lotes de alimento, los documentos justificativos
de las entregas de los alimentos están debidamente cumplimentados,
5 En las OAR que entreguen lotes de alimento se contabilizará el número de personas a las que
se entregan los alimentos. En los comedores sociales, el número promedio de personas a las
que se da de comer al día. Cada persona se contabilizará una única vez, aunque se le entreguen
o consuma alimentos en más de una ocasión. En otras entidades de consumo, p.e. residencias,
el número se contabilizará en función de los informes sociales o documentos correspondientes
disponibles.
6 Indicar los beneficiarios consumidores de alimentos destinados a la población adulta (todos a
excepción de leche de continuación en polvo, cereales infantiles y tarritos infantiles).
7 Indicar los beneficiarios consumidores de alimentos destinados a la población lactante, (serán
todos los alimentos suministrados en el programa).
8 El número total de beneficiarios (adultos + lactantes) deberá ser superior a 20.
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SÍ NO NO APLICABLE (marcar si se trata de una OAR de consumo)
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
15.- Que en las instalaciones de la OAR aparece en un lugar fácilmente visible para el público,
el cartel proporcionado por el FEGA
SÍ NO
16.- Que en el momento de la inspección se observa que la entrega de los alimentos se realiza de
conformidad con lo establecido en los artículos 5.11 y 5.14 del Reglamento (UE) Nº 223/2014 del
Parlamento Europeo y del Consejo, fomentando la igualdad entre hombres y mujeres y la no
discriminación por motivos de sexo, raza y origen étnico, religión o creencia, discapacidad y
orientación sexual, y que la organización vela por que se respete la dignidad de las personas más
desfavorecidas. En caso negativo, describir las incidencias observadas.
SÍ NO
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
17.- Que la entrega de los alimentos a la OAR ha quedado acreditada mediante la correspondiente
acta de distribución (anexo 2 de la Instrucción General). En caso negativo, describir las incidencias
observadas.
SÍ NO
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
18.- Que el acta de distribución está debidamente cumplimentada. En caso negativo, describir las
incidencias observadas
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50
SÍ NO
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
19.- Que los alimentos se encuentran almacenados en condiciones aptas para su buena
conservación. En caso negativo, describir las incidencias observadas.
SÍ NO
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
20.- En el control de existencias, las cantidades de alimentos depositadas en el almacén, en su
caso, por tipo de alimentos, así como el porcentaje que representan del total entregado a la OAR,
son las siguientes:
ALIMENTOS*
CANTIDAD
ENTREGADA
(kg/l)
EXISTENCIAS
EN ALMACEN
(kg/l)
%
PENDIENTE
DE
DISTRIBUIR
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Cantidad entregada (kg/l): cantidad total del alimento que ha sido entregada a la OAR hasta el momento de realizar el control a lo largo del Programa actual.
Existencias en almacén (kg/l): cantidad de alimento que queda en el almacén en el momento de realizar el control procedente del Programa actual.
% Pendiente de distribuir: porcentaje de alimento que queda en el almacén, pendiente de poner a disposición de los beneficiarios finales, referida al total entregado a la OAR a lo largo del Programa actual.
En caso de observar porcentajes de alimento pendiente de distribuir anormalmente altos, se tomará
nota de la fecha de consumo preferente de los alimentos en el almacén y se evaluarán las
posibilidades de su utilización.
Observaciones:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
21.- Que existen alimentos almacenados de los anteriores programas (no fases) de ayuda
alimentaria a las personas más desfavorecidas.
SÍ NO
En caso afirmativo, indicar tipo de alimentos, año del programa, cantidades y motivos de su
almacenamiento.
Alimentos AÑO Cantidad (kg/l)
Fecha de
consumo
preferente
_____________________________________________________________________________
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_____________________________________________________________________________
22.- Observaciones, manifestaciones e incidencias.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
23.- Documentación solicitada y no aportada.
Se comunica que la siguiente documentación solicitada y no aportada:
_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Se deberá poner a disposición de la unidad de control en el plazo máximo de 10 días naturales
a contar desde la fecha de la presente acta de control en las dependencias de
_______________________________________________________________ con domicilio en
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
En testimonio de lo actuado se levanta la presente acta de control, por duplicado, firmada por el
funcionario actuante y el representante de la OAR, al cual se le hace entrega de un ejemplar.
EL FUNCIONARIO EL REPRESENTANTE DE LA
ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE
REPARTO
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53
ANEXO 7 BIS - PAUTAS PARA UNA ADECUADA CUMPLIMENTACIÓN
DEL ANEXO 7
Punto 1: Marcar una sola casilla, la que corresponda según lo comprobado por el
inspector. No se deben marcar las dos casillas de una misma acta. Si el inspector
quisiera realizar un control a una OAR en sus dos modalidades (consumo y entrega de
lotes de alimentos) se deberá levantar un acta para cada tipo de OAR.
Punto 2: Se debe comprobar si los datos de la OAR coinciden con los datos de
REDABAL. Si no coinciden reflejar los datos correctos en el acta y enviar el acta lo antes
posible al FEGA para que los actualice.
Puntos 3: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector.
Puntos 4 y 5: Se debe comprobar, a la vista de la documentación requerida a las OAR
para participar en el Programa (estatutos, certificación registral, NIF., etc.), la
concordancia de los datos de los distintos documentos y los reflejados en REDABAL, en
particular, la denominación de la entidad reflejada tanto en el NIF, como en los estatutos
y datos de registro o certificación registral.
Se debe tener en cuenta que pueden existir ciertas salvedades en cuanto a la
documentación que obre en poder de algunas organizaciones al disponer de una forma
de constitución diferenciada. Así los estatutos de Cruz Roja Española se encuentran
publicados por Real Decreto 415/1996, de 1 de marzo, por el que se establecen las
normas de ordenación de la Cruz Roja Española en el BOE. núm. 56, de 05/03/1996; las
entidades de la Iglesia católica se rigen por lo dispuesto en el Instrumento de ratificación
del Acuerdo entre el Estado Español y la Santa Sede sobre asuntos jurídicos, publicado
en BOE núm. 300 de 15 de Diciembre de 1979; así como las entidades de la
administración local que se rigen por lo dispuesto Real Decreto Legislativo 781/1986, de
18 de abril, por el que se aprueba el texto refundido de las disposiciones legales vigentes
en materia de Régimen Local, publicado en el BOE núm. 96, de 22/04/1986,
Por tanto, se deberá tener en cuenta lo siguiente:
Entidades de Cruz Roja Española: tanto sus estatutos, fines y registro se encuentran
publicados en el BOE, por lo que es posible que no dispongan de ellos en el momento
de la inspección sin que eso se considere un incumplimiento.
Entidades religiosas católicas: En estos casos es de aplicación el Código de Derecho
Canónico como derecho estatutario supletorio. Así podemos diferenciar las parroquias,
circunscripciones territoriales y diócesis de la Iglesia católica que no disponen de
estatutos y fines, (se aplica el Código de Derecho Canónico como derecho estatutario
supletorio), aunque sí de registro; Otras entidades católicas (pe, conventos, órdenes
religiosas, etc.), sí disponen de estatutos y registro, aunque sus fines pueden estar
amparados por el Código de Derecho Canónico como derecho estatutario supletorio.
Por último, los ayuntamientos y algunas entidades de la administración local no disponen
de estatutos y registro. Existe un registro de entidades en la página web de la secretaria
de Estado de Administraciones Públicas (http://ssweb.seap.minhap.es/REL/) que se
puede consultar, si se considerase oportuno.
El resto de OAR distintas a las anteriormente mencionadas debe disponer de estatutos
legalmente legalizados, deben estar inscritos en el correspondiente registro
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administrativo y deben disponer de estatutos afines a la prestación de asistencia social
de personas desfavorecidas con perfiles similares a los del FEAD.
Punto 6: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. Este
punto se podría comprobar verificando in situ lo reflejado en la memoria o informe
presentado por la OAR a la OAD en el momento de presentar la solicitud de participación.
Punto 7: Los alimentos se deben poner a disposición de las personas desfavorecidas
de forma gratuita, no repercutiendo por ello cantidad económica alguna sobre las
personas a las que se entregan alimentos. No obstante, pueden presentarse dudas en
alguna OAR donde el inspector observe que los beneficiarios realizan alguna aportación
económica por otro concepto. En este caso el inspector debe señalar, en el apartado
“observaciones”, el importe abonado por los beneficiarios y el concepto, para que desde
el FEGA se tome una decisión al respecto.
Punto 8: Se debe comprobar que todas las personas beneficiarias de la ayuda firman
una hoja de registro indicando la recepción de la información sobre los recursos sociales
más cercanos. No se han establecido modelos de hojas de registro. Las personas
beneficiarias de las entidades de consumo y las personas sin hogar están exentas de
cumplir con este requisito.
Punto 9: Se deberá comprobar que toda persona desfavorecida atendida por este
Programa tiene dicha circunstancia determinada mediante un informe de los servicios
sociales públicos o de las entidades participantes en el mismo. En este último caso, se
deberá comprobar que dicho informe ha sido realizado por trabajadores sociales o
profesionales que realicen funciones asimiladas, de acuerdo a las instrucciones
proporcionadas por el Ministerio de Sanidad, Asuntos Sociales e Igualdad.
En aquellos casos en los que el inspector no pueda verificar la existencia de dicho
informe, por considerarse este confidencial, las OAR deben poner a su disposición un
documento alternativo que permita al inspector verificar que las personas atendidas por
la OAR disponen de dicho informe.
En caso de que los beneficiarios no dispongan de informe de los servicios sociales se
deberá marcar la casilla “no” de este apartado e indicar en “observaciones” el motivo por
el que no dispone del mismo, en caso de conocerse.
Punto 10: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. Esta
relación actualizada de los destinatarios del programa se debe ajustar al modelo
establecido en el anexo 2 de la Resolución del FEGA.
Punto 11: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. No
se debe reflejar el número de beneficiarios que figura en REDABAL sino los que la OAR
haya justificado mediante informes de servicios sociales o documento correspondiente
Punto 12: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector
Punto 13: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector.
Punto 14: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. Los
documentos justificativos de las entregas de los alimentos deberán incluir al menos, a
los puntos reflejados en anexo 3 de la Resolución del FEGA.
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Punto 15: Se debe comprobar que la OAR dispone del cartel proporcionado por el
FEGA y que lo tienen en un lugar fácilmente visible para el público. En caso de no ser
así, el inspector debe instar a la OAR a que tome las medidas oportunas para cumplir
con este requisito y debe reflejar en el apartado “observaciones” de este punto del acta
que así lo ha hecho.
Punto 16: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. La
OAR deberá poner los alimentos del programa a disposición de las personas
desfavorecidas sin discriminación alguna, además de velar por la dignidad de las
personas a las que atiende. En caso de que se verifique que esto no es así se deberá
reflejar en el acta.
Puntos 17, 18 y 19: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el
inspector.
Punto 20: El inspector cumplimentará la tabla en todos los casos teniendo en cuenta la
leyenda indicada en el modelo de acta de control. El dejar en blanco este punto podría
dar lugar a que se solicite volver a realizar el control.
Punto 21: Marcar la casilla que corresponda según lo comprobado por el inspector. En
caso de que existan alimentos de programas anteriores el inspector debe indicar el tipo
de alimento, el programa al que corresponde (según lo indicado en la etiqueta del
alimento), y los motivos por los que aún sigue almacenado en la OAR y no ha sido
distribuidos o devueltos al CAD.
Punto 22: Campo destinado a incluir observaciones, manifestaciones o incidencias
producidas durante el control.
Punto 23: Campo destinado a detallar la documentación que el inspector ha solicitado a
la OAR y no ha sido entregada en el momento del control. Se debe reflejar también en
este punto el lugar al que la OAR debe enviar la documentación solicitada. La
documentación solicitada se debe presentar en el plazo máximo de 10 días naturales a
contar desde la fecha del acta de control.
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ANEXO Nº 8 – ACTA DE VERIFICACIÓN CENTROS
ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN (CAD) OAD VACÍOS.
PROGRAMA DE AYUDA ALIMENTARIA A LAS PERSONAS MÁS
DESFAVORECIDAS 20___PO FEAD (2014-2020)
UNIDAD DE CONTROL:
PROVINCIA:
NOTIFICACIÓN PREVIA CONTROL: SÍ FECHA …/…/……. NO
Nº ACTA: FASE:
En ___________________________________ a, ________ de ______________________ de
____________, se persona el funcionario D. __________________________________________
en el centro de almacenamiento y distribución ________________________________________
sito en la c/ _____________________________________________________, y en presencia del
representante de la organización asociada de distribución
______________________________________,D._____________________________________
______, con DNI ___________________, se ha procedido a comprobar que, a fecha
____________________ los alimentos suministrados por FEGA para este Programa, han sido
distribuidos a las OAR, encontrándose el CAD vacío de alimentos pertenecientes a dicho
Programa.
En testimonio de lo actuado se levanta la presente acta de control, por duplicado, firmada por el
funcionario actuante y el representante de la OAD, al cual se le hace entrega de un ejemplar.
EL FUNCIONARIO EL REPRESENTANTE DE LA
ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE
DISTRIBUCIÓN
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ANEXO Nº 9 - PAUTAS CUMPLIMIENTO FICHERO DUPLICIDADES
BENEFICIARIOS
A. PLANTILLA DE BENEFICIARIOS OAR
Esta plantilla se encuentra en REDABAL dentro del apartado “Documentos” del menú
principal. Al pulsar sobre este icono se abre una ventana para que el usuario pueda
descargarse un fichero Excel que corresponde a una plantilla de beneficiarios por OAR.
A esta opción de menú únicamente tendrán acceso los usuarios Administradores de la
Aplicación y los usuarios de las unidades de control
La aplicación REDABAL realiza el cruce de datos para la detección de duplicidades
únicamente en base al campo NIF/NIE/Pasaporte.
B. REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA INFORMACIÓN A INCLUIR EN EL
FICHERO “PLANTILLA DE BENEFICIARIOS OAR”
NO SE DEBERÁ RELLENAR, INCLUIR O INCORPORAR NINGÚN CAMPO
ADICIONAL A LOS ESTABLECIDOS EN EL MODELO DE FICHERO NI EN LA
CABECERA DEL FICHERO.
Se entiende por “cabecera del fichero” el conjunto de datos marcados en color azul del
modelo de fichero “Plantilla de beneficiarios OAR”.
El fichero a cargar en REDABAL debe ser únicamente el existente en REDABAL
(apartado “documentos” del menú principal). Si el fichero no contiene la cabecera con
un formato exactamente igual al modelo definitivo se producirá un error y no podrá ser
cargado.
Nº ORDEN: es el número secuencial con el que se detallan los distintos beneficiarios
incluidos en el fichero (P.e: 1, 2, 3, 4, etc...). El último número de orden coincidirá con
el total de beneficiarios de la OAR.
NOMBRE DE ORGANIZACIÓN ASOCIADA DE REPARTO: se debe introducir el
nombre completo de la OAR.
NOMBRE DEL BENEFICIARIO/APELLIDOS Y NOMBRE:
Se deben incluir los apellidos, nombre, de todos los beneficiarios. Se podrá admitir que
en el caso de los menores no se detalle su nombre y apellidos aunque sí debe indicarse,
al menos, la fecha de nacimiento.
Se debe incluir los apellidos y el nombre del beneficiario que recibe/consume el
alimento. Los datos que aquí se incluyan podrán tener cualquier formato, mayúsculas,
minúsculas, guiones, espacios, etc. Es conveniente, por establecer un criterio único para
todos los ficheros, que se introduzcan, en mayúsculas, primero los apellidos y luego el
nombre aunque podrá variarse el orden sin que esto suponga un problema en la carga
del fichero.
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Los campos de NIF/NIE y PASAPORTE: son dos campos independientes y, al menos
uno de ellos, debe estar relleno. No obstante, en aquellos casos en los que los
beneficiarios no dispongan de NIF/NIE o PASAPORTE, estos campos deben
dejarse en blanco
Se debe incluir el dato del documento identificativo del beneficiario. Este dato podrá
tener cualquier formato, las letras podrán ser mayúsculas o minúsculas, podrá incluirse
guion o no, espacios, signos de puntuación, etc.
FECHA DE NACIMIENTO: Se debe incluir en el siguiente formato:
dd/mm/aaaa
El último número de orden coincidirá con el número de beneficiarios de la OAR. Si se
desea totalizar el número de beneficiarios de cada rango de edades se deberá realizar
un filtro por tramo de edades en el fichero Excel proporcionado por la OAR y totalizar
los correspondientes a cada tramo.
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www.fega.es
C/ Beneficencia, 8 - 28004 - Madrid
Tel: 91 347 65 00
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