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INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE COMERCIO Y ADMINISTRACIÓN
UNIDAD TEPEPAN
SEMINARIO:
LA AUDITORIA OPERACIONAL-ADMINISTRATIVA Y EL
CONTADOR PÚBLICO
TEMA:
LA AUDITORIA INTERNA, UN ENFOQUE EN LA EVALUACIÓN DE
VIÁTICOS EN EL “BANCO PARA MEXICANOS”
INFORME FINAL PARA OBTENER EL TÍTULO DE:
CONTADOR PÚBLICO
PRESENTAN:
Rafael Caballero Lozano
Luis Alberto Cortes Torres
Uriel Lara Vázquez
Héctor Alexis Montalvo González
Iván Troya Hernández
Conductores de seminario:
C.P. Héctor Hernández Márquez C.P. Norma Santos Moreno
C.P. Patricia Torres Carrasco
MÉXICO, D.F. FEBRERO 2014
II
AGRADECIMIENTOS
AL IPN
Gracias por habernos formado como profesionistas, por proporcionarnos las
herramientas necesarias para conquistar nuevas metas, por enseñarnos a
no rendirnos nunca, que a cada intento fallido estamos a un paso más cerca
del éxito.
A LA ESCA
Nos sentimos satisfechos por pertenecer a esta institución, que se ha
convertido en nuestro segundo hogar, y por ello queremos hacer una
retribución real por todos los conocimientos adquiridos y ser merecedores a
lo largo de nuestra vida por el título obtenido.
A LOS PROFESORES
Por ser las personas que a lo largo de nuestra estancia en la escuela nos
brindaron todos sus conocimientos, para poder desenvolvernos y
relacionarnos en nuestro entorno, por ser inspiración para salir adelante ya
que con todas sus enseñanzas nos han llevado hasta la culminación de
nuestro primer gran escalón, por siempre decirnos que nunca perdemos la
batalla, simplemente prolongamos la victoria.
III
ÍNDICE
INDICE DE TABLAS E IMÁGENES .................................................................. 7
INTRODUCCIÓN ........................................................................................... I
CAPÍTULO l
LA AUDITORÍA INTERNA, ACTIVIDAD PROFESIONAL
1.1 Antecedentes y evolución de la auditoria .......................................... IV
1.1.1 Antecedentes generales ................................................................... IV
1.1.2 Desarrollo ....................................................................................... V
1.1.3 Concepción general .......................................................................... VI
1.1.4 Clasificación .................................................................................. VII
1.1.5 Relación entre la auditoría externa e interna ........................................ X
1.1.6 Tipos de auditoría interna ............................................................... XII
1.2 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission .... XIII
1.2.1 El control interno y su relación con la auditoría interna ....................... XIV
1.3.1 Antecedentes de los ciclos económicos .......................................... XVIII
1.3.2 Concepto de ciclos económicos ..................................................... XVIII
1.3.3 Los ciclos económicos y las entidades ............................................... XIX
1.3.4 Los ciclos económicos y su relación con la auditoría interna ............... XXII
1.4 El proceso administrativo .................................................................. XXIII
1.4.1 Concepto de proceso administrativo ............................................... XXIV
1.4.2 Pasos del proceso administrativo .................................................... XXV
1.5 La valoración del riesgo ..................................................................... XXVII
1.5.1 Tipos ......................................................................................... XXVII
1.6 La calidad ........................................................................................ XXXI
1.6.1 Definición de calidad .................................................................... XXXI
1.6.2 La normalización y certificación .................................................... XXXII
1.6.3 La calidad y su relación con la auditoría interna ............................ XXXIII
1.7 El engaño ...................................................................................... XXXIV
1.7.1 Concepto de engaño .................................................................... XXXV
1.7.2 Áreas del engaño ....................................................................... XXXVI
1.7.3 El engaño y su relación con la auditoria ....................................... XXXVII
IV
1.8 Instituto Mexicano de Auditores Internos, A.C. ......................................... XL
1.9 The Institute of International Auditors ................................................... XLII
1.10 Federación Latinoamericana de Auditores Internos ............................... XLII
CAPÍTULO II
ADMINISTRACIÓN DEL GRUPO DE AUDITORÍA INTERNA
2.1 La auditoría interna como actividad sustantiva del Contador Público ........ XLIV
2.2. El auditor interno en la estructura entidades económicas de las entidades
XLVI
2.3 El auditor interno como consultor independiente .................................. XLVII
2.4 La actividad de auditoría interna y su relación con especialistas, personal
directivo, operativo, en los comités y con otros funcionarios ....................... XLVIII
2.5 Normas de auditoría interna y código de ética profesional ....................... XLIX
2.6 Jerarquía del área de auditoría interna y niveles de excelencia .................. LIV
2.6.1 Recursos humanos ........................................................................ LVII
2.6.2 Recursos operativos y administrativos ............................................ LVIII
2.7 Recursos humanos y estructura del grupo de auditoría interna ................. LXII
2.7.1 Recursos operativos y administrativos ............................................ LXIII
2.8 Antecedentes del comité de auditoria ................................................... LXIII
2.8.1 Concepto ..................................................................................... LXV
2.8.2 Objetivos y beneficios .................................................................... LXV
2.8.3 Estructura ................................................................................... LXVI
2.8.4 Funciones y situación actual ......................................................... LXVII
2.9 Cuestionarios y programas de auditoría operacional- administrativa ........ LXIX
CAPÍTULO III
APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL ADMINISTRATIVA
3.1 Aplicación de la auditoria operacional administrativa ........................... LXXII
3.1.1. Concepto de método y metodología .............................................. LXXII
3.1.2 Objetivo de la metodología .......................................................... LXXIII
3.2 Primer contacto con el cliente ........................................................... LXXIII
3.2.1 Entrevista y visitas previas .......................................................... LXXIV
3.2.2 Cotización y convenios ................................................................ LXXV
3.3 Enfoque de la revisión ..................................................................... LXXVII
3.3.1 Con base en ciclos de transacciones ............................................ LXXVII
V
3.3.2 Con base en funciones o actividades ............................................. LXXX
3.3.3 Con base en instrucciones especificas ......................................... LXXXIII
3.4 Estimación de tiempos-programa de actividades ............................... LXXXIII
3.5 Investigación general ..................................................................... LXXXIV
3.5.1 Del organismo ......................................................................... LXXXIV
3.5.2 Del área o función sujeta a revisión ............................................. LXXXV
3.6 Levantamiento de información ........................................................ LXXXVI
3.7 Valoración del control interno, narrativas, gráficos, cuestionarios ....... LXXXVII
3.8 Control de hallazgos preliminares-primera fase ................................. LXXXIX
3.9 Verificación de funciones, procesos o sistemas ......................................... XC
3.9.1 Programa de auditoría .................................................................... XCI
3.9.2 Cédulas de auditoría ....................................................................... XCI
3.9.3 Control de fallas y deficiencias comprobadas-segunda fase ............... XCII
3.10 Evaluación de funciones, procesos o sistemas ..................................... XCII
3.10.1 Comparativo con estándares de control ........................................ XCIII
3.11 Definición y control final de hallazgos en funciones, procesos o sistemas XCIII
CAPÍTULO IV
BUENAS PRÁCTICAS CORPORATIVAS Y LA CRONICA DE AUDITORIA
INTERNA
4.1 Buenas prácticas corporativas .............................................................. XCV
4.1.1 Antecedentes ............................................................................. XCVI
4.1.2 Funcionamiento ........................................................................ XCVIII
4.1.3 Problemática de Actuación ............................................................ XCIX
4.1.4 Función de la auditoría interna en la gestión de las buenas prácticas
corporativas ......................................................................................... CIII
4.2 Crónica de la auditoria ......................................................................... CIV
4.2.1 Objetivo ........................................................................................ CV
4.2.2 Claridad y simplicidad de la crónica de auditoria ............................... CV
4.2.3 Estructura ................................................................................... CVII
4.3 Fuentes de información ........................................................................ CXI
4.3.1 Papeles de trabajo ......................................................................... CXI
4.3.2 Cedulas de observaciones ............................................................. CXII
4.3.3 Normatividad y lineamientos ........................................................ CXIII
VI
4.3.4 Estándares establecidos ............................................................... CXIII
4.4 Secuencia de preparación ................................................................... CXIV
4.4.1 Reuniones preliminares con auditores ............................................. CXIV
4.4.2 Reuniones con áreas auditadas ...................................................... CXVI
4.4.3 Emisión del borrador .................................................................... CXVI
4.4.4 Aplicación de cuestionarios de control de calidad ............................ CXVII
4.4.5 Emisión de la crónica final .......................................................... CXVIII
4.4.6 Distribución .................................................................................. CXX
4.5 El seguimiento a observaciones de auditoría .......................................... CXX
4.5.1 Objetivo ..................................................................................... CXXI
4.5.2 Fuentes de información ................................................................ CXXI
4.5.3 Secuencia del proceso de seguimiento ........................................... CXXII
4.5.4 Papeles de trabajo y cédulas de observaciones generadas en el
seguimiento ....................................................................................... CXXII
4.6 Informe del seguimiento .................................................................. CXXIV
4.6.1 Características y estructura .......................................................... CXXV
CASO PRÁCTICO
EVALUACIÓN DE “VIÁTICOS EN EL BANCO PARA MEXICANOS”
Presentación ....................................................................................... CXXVII
Entidad económica del grupo de auditoría ............................................ CXXVIII
Contacto con el Cliente ....................................................................... CXXXIII
Planeación de los trabajos a ejecutar .......................................................... CXL
Investigación general del organismo y del area a auditar ............................. CXLI
Manual de procedimientos de operación. .................................................. CXLIV
Norma administrativa interna. ................................................................ CXLIV
Levantamiento de información y evidencia ............................................... CXLIV
Fallas y deficiencias comprobadas ............................................................ CXLV
Elaboración y presentación de la crónica de auditoria ................................ CXLIX
CONCLUSIONES ...................................................................................... CLVI
RECOMENDACIONES ................................................................................ CLX
REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS ............................................................ CLXII
ANEXOS ................................................................................................... 164
VII
INDICE DE TABLAS E IMÁGENES
TABLAS
Tabla 1 Contenido del informe de seguimiento ...................................... 125
Tabla 2 Equipo de auditoria. ...................................................... CXXXVII9
Tabla 3 Costos de la auditoria por personal ........................................... 137
Tabla 4 Planeaciòn de los trabajos a ejecutar ......................................... CL
Tabla 5 Procedimientos ...................................................................... 150
Tabla 6 Resultados ........................................................................... CLII
Tabla 7 Resultado especifico ............................................................... CLV
Tabla 8 Normatividad……………………………………………………………………………………155
IMÁGENES
1 Organigrama viáticos ................................................................. CXXXI
2 Organigrama oficina de viáticos .................................................. CXXXII
1
INTRODUCCIÓN
El presente informe pretende dar a conocer diversos temas, que servirán de
apoyo para quien busca reforzar los niveles de control, o bien mejorar la
manera de operar dentro de los entes económicos, sin importar su tamaño,
actividad o tipo sociedad.
De ahí nace la importancia de conocer que en los últimos años se ha ejercido
una fuerte presión para reforzar los mecanismos de Control Interno en
México y en el mundo.
Esta tuvo sus orígenes desde tiempos muy remotos teniendo un mayor
auge en la revolución industrial y actualmente cuando los inversionistas se
vieron en la necesidad de demandar una mayor presentación en los órganos
administrativos de los entes económicos.
Sin embargo, el tema de la auditoría interna pasó a ser de gran
importancia hasta finales de 2001 y principios de 2002, cuando se
presentó una crisis de certidumbre en el mercado de valores de Estados
Unidos derivada de los escándalos en los que se vieron envueltos diferentes
entes económicos.
En el capítulo I se dará a conocer la historia, origen, evolución y el
desarrollo de la auditoria en sus diferentes divisiones, la importancia de los
ciclos en las entidades económicas y como se relacionan con la auditoría
interna y la capacidad que tenemos como seres humanos para disuadir,
modificar o malversar diferente tipos de información confidencial a la que se
2
tiene acceso en diferentes entes económicos; se hace referencia a el engaño
que desde tiempo atrás se ha presentado en grandes entidades económicas
originando su desaparición, sin embargo en el transcurso de los años se han
creado diferentes organismos reguladores que ayudan a la prevención,
detección de los diferentes tipos de engaños a las que pueden estar
expuestas las entidades económicas.
En el capítulo II abarca la importancia que tiene el contador público,
desempeñándose como auditor, en la actualidad surge la necesidad en donde
las entidades económicas tienen que supervisar y controlar todos sus
procedimientos mediante la ejecución de auditorías y por supuesto la
adecuada elaboración del organigrama en el que se demuestre la importancia
de cada departamento y la correcta comunicación con los diferentes niveles
jerárquicos.
También se habla de las normas aplicables y el código de ética del contador,
así como las características que deben de tener los auditores, las funciones
en cada nivel jerárquico, y lo más importante lo que está pasando en la
actualidad con los comités de auditoría, que son, para que sirven, y las
obligaciones que debe de tener.
En capítulo III se presenta la definición de lo que es la auditoria operacional-
administrativa así como su importancia y la metodología que se ocupa en
ella- se menciona también la forma en cómo el auditor se empieza a
involucrar con la entidad económica a auditar de una forma teórica mediante
la revisión de manuales de procedimientos, así como también se relaciona de
una forma presencial para así poder detectar las fortalezas y las debilidades;
poder corregir las mismas y brindar sugerencias.
3
En el capítulo IV se presenta el origen, definición y funcionamiento de las
buenas prácticas corporativas y porqué hoy en día es tan importante dentro
de la auditoría interna, lo qué es una crónica de auditoría, su objetivo,
características, estructura y la realización de esta en base a las fuentes de
información, como son papeles de trabajo, cédulas de observaciones,
normatividad y lineamientos.
La secuencia de preparación para entregar el informe a la unidad auditada
así como el seguimiento de las observaciones detectadas durante la auditoria
y su respectivo informe de seguimiento con la estructura adecuada.
La última parte está destinada al caso práctico denominado Evaluación de
viáticos en el “Banco para Mexicanos”, en donde se busca reforzar todos los
conceptos asimilados en este informe de una forma práctica para el fácil
entendimiento y aplicación en el cumplimiento de las actividades
relacionadas con la auditoria operacional, así como también encontrarás
todos los papeles de trabajo con lo que se realizó de una manera verídica la
revisión del proceso, con las recomendaciones correspondientes a los
hallazgos identificados en este caso práctico.
4
CAPÍTULO l
LA AUDITORÍA INTERNA, ACTIVIDAD PROFESIONAL
1.1 Antecedentes y evolución de la auditoria
Desde que la humanidad apareció en la tierra, se dio cuenta que para
subsistir necesitaría la ayuda y el apoyo de sus semejantes, fue por eso que
tuvo la necesidad de formar grupos y se convirtió esta relación en una
sociedad.
1.1.1 Antecedentes generales
A su alrededor la naturaleza le brinda los elementos para su propia
subsistencia, y este busca sus intereses propios para su bienestar, y
teniendo la capacidad del ingenio y racionalidad para optimizar sus recursos
de manera clara y relevante.
A partir de que el hombre ve por sus propios intereses, se da cuenta de que
toda actividad comercial tiene un valor económico. Originándose desde
tiempos remotos el trueque, que consistía en el intercambio de objetos o
servicios. Más tarde, apareció el dinero con lo que los bienes y servicios se
obtenían a cambio de dinero en monedas.
Por lo cual el hombre se vio en la necesidad de contabilizar sus bienes,
dando el surgimiento de la contabilidad, que conllevo a una rama muy
importante que es la auditoría interna.
5
Su historia inicia hace 3,500 años atrás en la civilización de Mesopotamia
donde se llevaba control de todas las actividades económicas mediante
registros sumados y revisados, originándose bancos que financiaran a los
agricultores y ganaderos, en Egipto se hacían informes o reportes de la
distribución de tierras o cosecha de granos para calcular los impuestos, en
china a través de una tercera persona se recaudaban los impuestos, así
mismo los persas, fenicios y griegos implementaron sus propios registros y
verificaciones, para el control de sus actividades económicas.
La revolución industrial trajo cambios y revolucionó la manera de llevar la
auditoria, ya que se contrataba a una tercera persona para que detectara
fraudes y administrara a las sociedades.
1.1.2 Desarrollo
Los historiadores han rastreado las raíces de la auditoría interna de siglos
antes de Cristo, como comerciantes verifican los recibos de grano traído al
mercado. La gran importancia que abarca la auditoría interna es reconocida
desde hace mucho tiempo atrás desde épocas de las civilizaciones sumerias.
En la segunda mitad del siglo XVIII, cuando se inicio la revolución industrial,
sobresalieron nuevas técnicas contables, especialmente se desarrollo y
evolucionó la auditoría interna para cubrir las necesidades de las grandes
entes económicos de esa época.
El crecimiento real de la profesión se produjo en los siglos XIV y XX con la
expansión de los negocios sociales. La demanda creció de sistemas de
control en los entes económicos que realizan operaciones en muchos lugares
y que emplean a miles de personas. Muchos individuos asocian la génesis de
la moderna auditoría interna con el surgimiento de IIA.
6
El año 1941 marcó un punto de inflexión. Víctor Z. Brink, autor del primer
libro importante sobre la auditoría interna, y al mismo tiempo, John B.
Thurston, el auditor interno de la entidad económica North American en
Nueva York, había estado contemplando el establecimiento de un organismo
de auditores internos.
Como comité organizador, Brink, Milne, Thurston, en contacto con un
pequeño grupo de profesionales de auditoría interna en los Estados Unidos,
que expresó su interés en la formación de la nacionalidad - entidad
económica de auditores internos - incluso internacional. Certificado de
incorporación del IIA fue presentada el 17 de noviembre de 1941, y justo
antes de la primera reunión anual el 9 de diciembre de 1941 en el Club
Williams ubicado en 24 East 39th Street en Nueva York, 24 miembros
fundadores fueron aceptadas para ser miembro. Más de 70 años después, el
IIA es una entidad económica global y dinámica con más de 180.000
miembros en todo el mundo.
1.1.3 Concepción general
La auditoría interna es una rama importante para cualquier tipo de
ente económico, sin importar su giro, ya que siempre será necesario tener
una visión de lo que ocurre dentro del ente, para poder formar una mejor
toma de decisiones y en su caso analizar si esta misma está siendo rentable
para la entidad económica.
La auditoría interna es independiente, objetiva y de la actividad de
consultoría diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una
entidad económica, ayuda a una entidad a cumplir sus objetivos aportando
un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de
los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
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Realizado por profesionales con un profundo conocimiento de la cultura
empresarial, sistemas y procesos de la actividad de auditoría interna
garantiza que los controles internos establecidos son adecuados para mitigar
los riesgos, procesos de gobierno son eficaces, eficientes, y las metas y
objetivos de la entidad económica sean necesariamente conocidos.
Evaluación de riesgos, los controles, la ética, calidad, economía y eficiencia.
Asegurando que los controles establecidos son adecuados para mitigar los
riesgos, la comunicación de información y opiniones con claridad y precisión.
El Instituto de Auditores Internos de los Estados Unidos define la auditoría
interna como “una actividad independiente que tiene lugar dentro del ente y
que está dirigida a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza,
con la finalidad de prestar un servicio a la máxima dirección” (Gerencie.com. (s.f.).
Recuperado el 24 de diciembre de 2013, de Auditoría Interna: http://www.gerencie.com/auditoria-interna.html)
Para formar parte de la auditoría interna ya no basta sólo con manejar
conceptos contables, financieros, legales, económicos, administrativos e
informáticos, ahora también resulta esencial poseer conocimientos en
materia de administración de operaciones, logística, ingeniería financiera,
comportamiento de las entidades económicas, estadística aplicada, calidad,
productividad; entre otras.
1.1.4 Clasificación
La auditoría interna contiene dos formas de clasificación, se determinan de
acuerdo al criterio de quien va a desarrollar la auditoria y de acuerdo al
área que será examinada.
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De acuerdo a quienes desarrollan el examen
Externa: Cuando el examen crítico, sistemático y detallado de un sistema de
información de una unidad económica no lo practica el personal que labora
en la entidad, es decir que el examen lo practica la contraloría o auditores
independientes, por lo general en los entes económicos privados las
auditorías solo la realizan auditores independientes; es decir que este no
tiene ninguna relación con la entidad económica que se va a revisar para
que pueda opinar en una forma clara y concisa utilizando técnicas
determinadas y con el objeto de emitir una opinión objetiva sobre la forma
como opera el sistema, el control interno del mismo, para su máximo
desempeño, evalúa y mide cualquiera de los sistemas de información de una
entidad, básicamente se enfoca a la revisión de estados financieros, para un
enfoque fiscal o financiero, para emitir una opinión en cuanto a la
razonabilidad que su información presenta.
Interna: Cuando el examen lo practica el equipo de auditoría de la entidad,
que tiene una relación laboral con la entidad económica ya que de ella
dependen sus recursos económicos , sin embargo no deja de ser objetivo e
independiente de acuerdo a su trabajo realizado, de lo contrario su trabajo
dejaría de tener objetividad en su manera de revisar y analizar el ente
económico, principalmente se basa en la revisión de sus sistemas de control
de dicha entidad para emitir un informe para el mejoramiento de estos, este
tipo de auditoría principalmente tiene fines internos, y no para algún tercero.
La auditoría interna siempre a reportar a la alta dirección y la función
principal es detectar zonas débiles de control interno o implementar el
mismo y que se encuentren en un riesgo inherente como reforzar los
controles establecidos en la entidad económica.
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Gubernamental: Cuando la practican auditores de la contraloría general de la
republica, o auditores internos del sector público o firmas privadas que
realizan auditorias en el estado con el permiso de la contraloría.
De acuerdo al área auditada o a examinar
Financiera: Es un examen a los estados financieros que tiene por objeto
determinar si los estados financieros auditados presentan razonablemente la
situación financiera del ente económico, de acuerdo a las Normas de
Información Financiera (NIF), o vigentes y aplicables a nuestro país.
Operacional: Es un examen objetivo, sistemático y profesional de evidencias,
llevado a cabo con el propósito de realizar una evaluación independiente
sobre el desempeño de una entidad, programa o actividad, orientada a
mejorar la eficiencia, efectividad y economía en el uso de los recursos
materiales y humanos para facilitar la mejor toma de decisiones.
Integral: Es un examen total a la entidad económica, es decir, que se
evalúan los estados financieros y el desempeño o gestión de la
administración.
Especial: Es el examen objetivo, independiente y profesional, que se realiza
específicamente en un área determinada de la entidad, ya sea ésta financiera
o administrativa, con el objetivo de verificar información suministrada o
evaluar el desempeño.
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Ambiental: Es un examen a las medidas sobre el medio ambiente contenidas
en las leyes aplicables del país y si se están ejecutando correcta y
adecuadamente.
Informática: Examen que se practica a los recursos computarizados de una
entidad económica, comprendiendo: capacidad del personal que los maneja,
distribución de los equipos, estructura del departamento de informática y
utilización de los mismos.
1.1.5 Relación entre la auditoría externa e interna
Para poder expresar este concepto definiremos a continuación cada
concepto.
Auditoría interna: La auditoría interna va de acuerdo a las necesidades,
alcances y requerimientos de la alta gerencia, la revisión es llevada a cabo
por el propio personal de la entidad, sin embargo no debe dejar de ser
objetiva, es un control que se hace internamente que permite evaluar el
correcto funcionamiento de otros controles en operación para otorgar
información a los interesados con la finalidad de fortalecer las medidas y
disminuir riesgos y prevenir el engaño.
Objetivos de la auditoría interna:
Establecer estrategias para todas las áreas del ente económico.
Información Financiera confiable.
Ejecución con las leyes, reglamentos, normas y políticas aplicables.
11
La auditoría interna se enfoca actualmente al control de riesgos, para
mejorar el rendimiento, transparencia y eficacia de las operaciones.
En auditoría interna se pueden ofrecer diferentes clases de servicios tales
como:
Control interno
Salvaguarda de procesos
Outsourcing
Planteamiento del plan de auditoría interna basado en riesgos
Boceto del estatuto del área de auditoría interna y manuales de
funciones.
Auditoría externa: Esta auditoría está a cargo de personas ajenas a la
dependencia, el auditor tiene como objetivo principal presentar su opinión
sobre la situación en la que se encuentra determinada área auditada, que en
concepto general es la revisión, evaluación a los estados financieros.
Por lo tanto podemos definir qué:
Ambas auditorias evalúan los procedimientos, políticas y prácticas contables
implantados por la propia entidad con la finalidad de obtener los resultados
deseados, cabe la posibilidad de que existan desviaciones en los
procedimientos establecidos por la entidad económica los cuales son
comparados con el funcionamiento real de la entidad económica.
En la auditoría interna como en la externa debe prevalecer cierta
coordinación por consecuente esto les permitirá obtener de manera
provechosa mayor eficacia tanto en el trabajo del auditor interno como del
12
externo, esta coordinación debe de ser cuidadosa para obtener la máxima
ventaja en ambos aspectos y sin que los resultados afecten al carácter
independiente que debe de tener cada auditor.
El auditor externo debe de asegurarse por medio de las pruebas de
observación que considere necesarias, de la eficacia del trabajo del auditor
interno. El alcance de la auditoría interna determina la naturaleza,
oportunidad y alcance de los procedimientos de la auditoría externa.
Ahorro de tiempo en la auditoría externa: una vez que la auditoría interna ha
evaluado el control interno y corregido fallas es más fácil para los auditores
externos realizar sus procedimientos ya que la entidad económica se
encuentra en óptimas condiciones.
Ahorro de costos: Debido a que el control interno es el adecuado para cada
entidad el tiempo estimado para la auditoría externa es menor, por lo tanto
los gastos por parte de la entidad se reduce considerablemente.
1.1.6 Tipos de auditoría interna
La auditoría interna tiene los objetivos y funciones antes mencionados, pero
surge la necesidad de especializarse en la evaluación del control interno.
Diferenciar en este sentido auditoría a garantizar objetivos operacionales,
esto es, los que miden la eficacia y eficiencia de la entidad económica entre
ellos encontramos auditor de gestión, operativo o de calidad.
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La auditoría interna que está especializada en evaluar la obtención de la
fiabilidad de los estados financieros puede considerarse como auditoria
administrativa. Dentro de ésta encontramos a la auditoría de los sistemas de
información, recordando que un sistema de información no necesariamente
debe de estar soportado informáticamente, ya que la auditoría que evalúa el
soporte informático.
Existen auditorías que están dirigidas al cumplimiento de normas que la
entidad económica está obligada a cumplir tanto en sentido específico como
en sentido genérico. En sentido específico podemos hablar de las auditorias
de calidad destinadas a salvaguardar que se cumplan las normas ISO.
Entre los auditores destinados a cumplir objetivos genéricos puede citarse la
auditoría fiscal o tributaria.
1.2 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission
Denominado Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway
Commission patrocinadoras (COSO) sobre control interno, se publicó en el
año 1992.
El informe tiene como objetivo que cuando se plante cualquier problema de
control interno, tanto a nivel práctico de las entidades económicas como a
nivel de auditoría interna o externa, se tenga un marco de referencia común
una visión integradora que satisfaga las demandas generalizadas de todos
los involucrados, por la amplitud de los conceptos empleados y por la
integración de las diversas definiciones, se ha convertido en una
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herramienta eficaz para satisfacer las necesidades de un gobierno
corporativo del ente económico.
El Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway, es una
iniciativa del sector privado creada en 1985 por cinco asociaciones
profesionales financieros, se dedica a proporcionar el liderazgo de
pensamiento a través de la creación de marcos y orientaciones sobre la
gestión del riesgo, control interno y disuasión del engaño.
• El Instituto de Auditores Internos
• Instituto Americano de Contadores
• American Accounting Association
• Instituto de Contadores Administrativos
• Financial Executives Instituto
Su objetivo es mejorar la calidad de la información financiera a través de un
enfoque en gobierno corporativo, prácticas éticas y control interno.
Fue organizada en 1985 para patrocinar la Comisión Nacional de información
financiera engañosa, una iniciativa del sector privado independiente que
estudia los factores causales que pueden dar lugar a información financiera
engañosa. También elaboró recomendaciones para las entidades públicas y
sus auditores independientes.
1.2.1 El control interno y su relación con la auditoría interna
Control Interno - Marco Integrado desde 1992. Se espera que esta iniciativa
para que las herramientas de evaluación relacionados con marco y existentes
más relevantes en el entorno de negocios cada vez más complejo por lo que
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las entidades económicas de todo el mundo pueden mejor diseñar,
implementar y evaluar el control interno.
El papel que desempeña la auditoría interna comprende:
Asumir que la implantación de un control y los objetivos que con el se
persiguen deben ser asumidos por el conjunto de la administración.
La coordinación de la auditoría interna con los coordinadores de área no
supone una pérdida de su estatuto profesional, pretende ser un catalizador
que persigue la implantación de sus sugerencias y recomendaciones
convenciendo de su necesidad y no de su imposición.
La responsabilidad de la consecución de los objetivos de gestión se comparte
con las áreas que demandan su trabajo o análisis y es responsabilidad propia
del auditor interno el establecer de una forma metodología a seguir y la
implementación de la misma.
Considerando estos aspectos mencionados, a nivel de auditoría interna:
Refuerza su función de control en el conjunto de la entidad económica.
Se pretende la actuación del auditor interno dentro de la entidad
Facilita la implementación de las recomendaciones.
Requiere un menor apoyo de dirección al ser una función entendida y
comprendida por los diferentes niveles de la entidad económica.
A nivel de la dirección:
Permite una utilización más eficiente de los recursos humanos
localizados en el área de auditoría interna.
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Facilita el conocimiento generalizado del control interno en el conjunto
de la entidad económica, de sus finalidades y sus objetivos básicos.
Fomenta un estilo de trabajo participativo a todos los niveles.
Un control interno es eficaz cuando lo es en cada uno de sus componentes,
respecto de los objetivos dados y por cada una de las actividades.
La dinámica de la entidad económica es la que marca los objetivos
emprendidos según las actividades que realiza, tener la seguridad razonable
de que se cumplen los objetivos marcados requiere la implantación de un
control interno pero el control interno no puede conseguir:
Evitar engaños o desviaciones
El control interno no asegura la fiabilidad de la información financiera y
el cumplimiento de las leyes y normas aplicables, únicamente puede
dar un grado de seguridad razonable, no absoluta, la dirección y el
consejo en cuando a la consecución de los objetivos de la entidad.
Los controles pueden salvarse o no cumplirse cuando dos o más personas se
ponen de acuerdo y es necesario advertir de que el diseño de un sistema de
control interno debe reflejar el hecho de que existen restricciones sobre los
recursos y que en los beneficios de los controles.
Entendemos que la actividad de auditoría interna es de auxilio a alta
dirección de una entidad económica y que el profesional de Auditoría
comunica a dirección como son desarrolladas las actividades en todos
los sectores del ente económico. Para realizar su labor se hace necesario
que el auditor interno tenga un profundo conocimiento de la entidad
17
económica que trabaja, que conozca detalladamente los objetivos, control
interno, las políticas y los planes de la entidad económica.
La auditoría interna, es una de las ramas más importantes para la
entidad económica, ya que ayuda a vigilar y salvaguardar los bienes de la
misma esperando y obteniendo riesgos de engaño.
Las disconformidades pueden ser por: incumplimiento de normas
internas de la entidad económica, errores u omisiones, incumplimiento
de disposiciones legales y fiscales, defectos de registros de operaciones
no registradas en la contabilidad.
El auditor debe rodearse de todos los elementos de información básica
de la entidad económica como:
Estados financieros
Balances de auxiliares
Disposiciones fiscales
Disposiciones legales
y todos cuantos datos e informaciones pueda reunir referente al
departamento donde debe actuar. Los internos son implantados por la
dirección de la entidad económica, y es por medio del trabajo de la
auditoría interna que la dirección sabe si los controles son suficientes
para atender los objetivos fijados por la entidad económica.
El control interno incluye controles que pueden ser de dos tipos:
controles contables y controles administrativos, para realizar el trabajo
18
de auditoría, el auditor necesita evidencias, que son la certeza clara
y manifiesta que las normas del control están o no siendo.
1.3.1 Antecedentes de los ciclos económicos
Actualmente debido al crecimiento económico de las entidades económicas,
es de debida importancia tomar en cuenta que a medida que crece la
economía y la oportunidad de interactuar en un mercado internacional, las
actividades de la entidad económica tienden a perder el control debido a el
volumen de operaciones registradas diariamente; la veracidad de tener
información confiable que sirva de base para la mejor toma de decisiones,
sin embargo existen los ciclos económicos que permiten verificar los
diferentes casos que se dan al realizar una operación, y culminando con un
efecto en los estados financieros, así como manipular gráficamente la
suficiencia de los controles internos.
1.3.2 Concepto de ciclos económicos
El autor Wesley Mitchel define un ciclo económico como “fenómenos
específicos de las economías basadas en el dinero y la actividad comercial,
en las que la actividad económica está organizada mediante entes
económicos que buscan maximizar sus beneficios”.
(s.f.). Recuperado el 23 de Noviembre de 2013, de Ciclo Económico:
http://cvonline.uaeh.edu.mx/Cursos/Lic_virt/Mercadotecnia/DMKT017/Unidad%205/51_lec_ciclo_econ
omico.pdf
Para analizar cada uno de estos ciclos se debe de tomar en cuenta que cada
ciclo corresponde a un departamento en específico y cada uno tiene
19
características diferentes que si bien son parte de las actividades propias de
la entidad económica, también interactúan entre sí.
Son como eslabones que se relacionan entre si, cada movimiento y operación
que se registra a diario tiene un efecto sobre otro ciclo y ese ciclo afecta a
otro, a lo que conlleva que si se revisa un ciclo tiene estrecha relación con
otro y es una forma de detectar si la entidad está en riesgo de engaño.
1.3.3 Los ciclos económicos y las entidades
Una entidad funciona como un flujo permanente de operaciones entrelazadas
para formar un ciclo global al mismo punto de partida, se actúa u opera, y
vuelve a llegar al mismo punto de partida:
Se cuenta con recursos financieros, se compra, se produce o transforma, se
vende, se cobra y se vuelve a contar con recursos financieros. Se piensa que
para establecer una relación más estrecha entre el estudio del control
interno y las pruebas de auditoría, se debe de reconocer que las
transacciones que se efectúan en una entidad pueden agruparse en ciclos.
Cuando se habla de los ciclos en las entidades podemos plantear dos
alternativas, identificar el mayor número de ciclos posible o por el contrario
reducirlo. Con el objeto de establecer un punto de inicio se ha determinado
reducir un grupo de los principales ciclos de transacciones los cuales son:
Ciclo de tesorería
20
El ciclo de Tesorería de una entidad económica incluye aquellas funciones
que tratan sobre la estructura y rendimiento del capital.
Las funciones del ciclo de Tesorería se inician reconociendo las necesidades
de efectivo, continúan con la distribución del efectivo disponible a las
operaciones productivas y otros usos y se terminan con la devolución del
efectivo a los inversionistas y los acreedores.
Ciclo de egresos
En el ciclo de egresos de una entidad se incluyen todas aquellas funciones
que se requieren llevar a cabo para:
La adquisición de bienes, mercancías y servicios.
Pago de adquisiciones anteriores.
Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó.
En este ciclo se clasifica la adquisición de los recursos entre diversas
cuentas de activo y de resultados.
Ciclo de nómina
El ciclo de nómina involucra eventos y transacciones de remuneraciones a
ejecutivos y empleados, reclutamiento, fijación de sueldos a empleados,
compensaciones especiales, prestaciones, deducciones, entre otros
conceptos.
Las principales funciones del ciclo de nómina son:
Reclutamiento y selección del personal.
21
Contratación del personal.
Llevar relaciones laborales.
Registro, alta ante el IMSS, información y control de nómina.
Promoción y evaluación del personal.
Desembolso de efectivo.
Ciclo de producción
En el ciclo de producción se manejan recursos tales como inventarios,
propiedades y equipos depreciables, recursos naturales, seguros pagados por
anticipado, etc.
La actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un
artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese
propósito: materiales, mano de obra directa y elementos de costos
indirectos, el ciclo de producción de una entidad de económica esa clase
incluiría el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los
inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacén
respectivo.
Las principales funciones del ciclo de producción son:
Contabilidad de costos.
Control de fabricación.
Administración de inventarios.
Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo.
Ciclo de ingresos
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En el ciclo de ingresos se resume las funciones relacionadas con el pago de
los clientes a cambio de los productos y/o servicios que brinda la entidad.
Abarca diferentes cuentas como cuentas por cobrar y sus respectivas
provisiones, además de los gastos e impuestos que se generan a partir de las
operaciones de ventas.
Las principales funciones del ciclo de ingresos son:
Otorgamiento de crédito
Toma de pedidos
Entrega o embarque de mercancía y/o prestación de servicios
Facturación
Contabilización de comisiones
Contabilización de garantías
Cuentas por cobrar
Cobranza
Ingreso del efectivo
Ajuste a facturas y/o notas de crédito.
1.3.4 Los ciclos económicos y su relación con la auditoría interna
Con el método de ciclos de transacciones es más fácil y eficaz llevar a cabo el
estudio y evaluación de control interno y con ello la auditoría, ya que se
divide los estados financieros en segmentos o componentes más pequeños
pero relacionados entre sí.
23
El auditor interno al realizar su revisión utiliza intrínsecamente el ciclo de
transacciones ya que al revisar una determinada área lo involucra con otras
áreas de revisión relacionándolo entre sí con dos o más áreas a la vez,
aplicando una buena metodología puede predecir e incluso evitar engaños
por parte del personal del ente económico.
Se basa en verificar los pasos para procesar una transacción que culmina en
un efecto sobre estados financieros, por adquisición, gasto o servicio,
recepción de préstamo, adquisición de una obligación, etc.
Su objetivo es analizar gráficamente, evaluando la suficiencia de controles
internos para garantizar la integridad y objetividad de las cifras resultantes.
Determinando si su aplicación es correcta y su ciclo tiene objetividad de lo
contrario se tendrá que corregir esas fallas.
1.4 El proceso administrativo
Con la aparición del ser humano en la tierra, y para poder subsistir, a tratado
de realizar sus labores con la mayor efectividad posible; para ello, ha
utilizado de cierta manera la administración, desde aquellos tiempos el ser
humano aprendió a dividir sus labores diarias, planear, repartir sus
pertenencias, reservar su comida, pieles, agua, herramientas en épocas
difíciles.
Con la aparición del estado, que señala el inicio de la civilización, surgió la
literatura, la ciencia, la religión, la escritura y el urbanismo. En Mesopotamia
y Egipto, estados típicos de la época agrícola, la sociedad se dividió en clases
sociales, el control del trabajo en equipo y el pago de atributos en especies
24
eran las bases que sostenían estas civilizaciones, en la antigüedad
grecolatina surgió el esclavismo, el cual la administración se situaba hacia
una estricta supervisión del trabajo, lo cual involucraba el castigo físico.
En la sucesión del feudalismo, los lasos sociales se caracterizaron por un
régimen de servidumbre, durante la Revolución Industrial y el auge de
nuevos descubrimientos propiciaron el desarrollo industrial, la complejidad
del trabajo hizo necesaria la aparición de especialistas, administradores, que
manejaban todos los problemas de la entidad.
Sin embargo fue hasta el siglo XX que se consolida la administración, debido
a un gran desarrollo tecnológico e industrial.
Esto dio el auge del primer intento de formular una teoría general de la
administración, Henry Fayol en su Teoría de la Administración clásica que es
una de las más conocidas, destaca lo relevante que es para una entidad
económica la administración.
1.4.1 Concepto de proceso administrativo
La administración de la entidad económica es una ciencia social que estudia
la entidad económica de las entidades y la manera como se ejecutan los
recursos, procesos y resultados de sus actividades.
Según Fayol, quien es considerado como el “padre de la teoría administrativa
moderna”, la administración puede verse como un proceso compuesto por
funciones básicas: planificación, organización, integración, dirección y
control.
25
Fayol, hizo énfasis en la importancia y necesidad de enseñanza de la
administración, además formuló catorce principios básicos para una
administración efectiva, el enfoque del proceso administrativo recoge los
conocimientos administrativos pertinentes para relacionarlos con las tareas
administrativas, la administración pretende integrar los conceptos, principios
y técnicas que se interrelacionan y forman un proceso integral.
El proceso administrativo se enfoca a la entidad, forma de planear y
organizar la estructura de órganos y cargos que componen la entidad
económica, dirigir y controlar sus actividades.
1.4.2 Pasos del proceso administrativo
La auditoría interna funciona como un control para los demás controles, es
decir, constituye un control administrativo que funciona sobre la base de la
medición y evaluación de otros controles dentro de la entidad económica,
coadyuvando al trabajo del auditor de tal forma que deposite en él una
confianza y seguridad razonable al momento de aplicar su alcance y
procedimientos de auditoría.
El proceso administrativo determina si la planeación, la entidad económica,
la dirección y el control están siendo atendidos, o sea, si la entidad
económica está bien administrada.
El propósito de la auditoría interna es revisar y evaluar una entidad
económica a fin de identificar y eliminar deficiencias, prevenir engaños o
irregularidades en cualquiera de las áreas examinadas, por medio de la
26
auditoría interna la administración de una entidad económica podrá llevar a
cabo entre otras labores, las siguientes:
Eliminar y/o reducir deficiencias y pérdidas.
Retroalimentar los sistemas y procedimientos de operación.
Capacitación continúa al personal.
Utilización máxima de los recursos de que se dispone, tanto
humanos como físicos.
Pasos del proceso administrativo:
Planeación: Fija el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios para orientarlo, la secuencia de operaciones para
realizarlo y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización, la planeación puede ser a corto, mediano y largo plazo.
Entidad económica: Es el establecimiento de la estructura necesaria para la
sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de
jerarquías, disposición, correlación y agrupación de actividades, con el fin de
poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
Dirección: Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura entidades
económicas, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través, de
la motivación, comunicación y supervisión.
Control: Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin
de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas
necesarias.
27
1.5 La valoración del riesgo
El auditor debe de tener siempre presente considerar todo tipo de eventos o
circunstancias externas como internas, cualquier cambio que se dé en la
entidad económica, o se origine en nuestro país podría traer consigo riesgos
por lo que la administración de la entidad deberá estar preparada para
afrontarlos.
Por consecuente el auditor evaluará cuáles serán los procedimientos que
ayudarán a identificar, administrar, analizar riesgo, como medir su impacto
en la información financiera, para la toma de decisiones de sus negocios,
ya que cualquier desviación puede cambiar radicalmente y afectar al ente
económico.
El riesgo es una amenaza sobre el cumplimiento de los objetivos de una
entidad económica, sin embargo se puede controlar o evitar.
Identificación del riesgo.
Se deben de identificar los riesgos relevantes y que actualmente este
enfrentando un organismo en la persecución de sus objetivos, ya sean de
origen interno como externo.
1.5.1 Tipos
Un riesgo de auditoría es una amenaza que existe en todo momento que
pudiera afectar negativamente la capacidad del ente para el cumplimiento de
sus objetivos por lo cual genera la posibilidad de que un auditor emita una
28
información errónea por el hecho de no detectar errores o faltas
significativas que podría afectar considerablemente la opinión dada en un
informe.
La posibilidad de existencia de errores puede presentarse en cualquier nivel
de la entidad, por lo que se debe analizar de la forma más apropiada para
observar, evaluar la implicación de cada nivel sobre las auditorias que vayan
a ser realizadas.
Determinado tres tipos de riesgos: Riesgo inherente, riesgo de control y
riesgo de detección. Riesgo inherente: Este tipo de riesgo se dirige
exclusivamente con la actividad económica o negocio de la entidad
económica, independientemente de los sistemas de control interno que allí se
estén aplicando.
Se enfoca principalmente en:
Naturaleza del negocio
Naturaleza de los componentes
Naturaleza de los sistemas contables y de información
Si se trata de una auditoría financiera es la susceptibilidad de los estados
financieros a la existencia de errores significativos; este tipo de riesgo está
fuera del control de un auditor por lo que difícilmente se puede determinar o
tomar decisiones para desaparecer el riesgo ya que es algo innato de la
actividad realizada por la entidad económica.
29
Entre los factores que llevan a la existencia de este tipo de riesgos esta la
naturaleza de las actividades económicas, como también la naturaleza de
volumen tanto de transacciones como de productos y/o servicios, además
tiene relevancia la parte gerencial y la calidad de recurso humano con que
cuenta la entidad.
Riesgo de control: Aquí influye de manera muy importante los sistemas de
control interno que estén implementados en la entidad económica y que en
circunstancias lleguen a ser insuficientes o inadecuados para la aplicación y
detección oportuna de irregularidades, es por esto la necesidad y relevancia
que una administración tenga en constante revisión, verificación y ajustes
en los procesos de control interno.
Cuando existen bajos niveles de riesgos de control es porque se están
efectuando o están implementados excelentes procedimientos para el buen
desarrollo de los procesos de la entidad económica.
Entre los factores relevantes que determina este tipo de riesgo son los
sistemas de información, contabilidad y control.
Riesgo de detección: Este tipo de riesgo está directamente relacionado con
los procedimientos de auditoría, por lo que se trata de la no detección de la
existencia de errores en el proceso realizado.
La responsabilidad de llevar a cabo una auditoria con procedimientos
adecuados es total responsabilidad del grupo auditor, es tan importante este
riesgo que bien trabajado contribuye a debilitar el riesgo de control y el
riesgo inherente de la entidad.
30
Es por esto que un proceso de auditoría que contenga problemas de
detección muy seguramente en el momento en que no se analice la
información de la forma adecuada no va a contribuir a la detección de
riesgos inherentes y de control a que está expuesta la información del ente y
además se podría estar dando un dictamen incorrecto.
Riesgo inherente: Es la susceptibilidad de los estados financieros a la
existencia de errores o irregularidades significativos, antes de considerar la
efectividad de los sistemas de control.
El riesgo inherente está totalmente fuera de control por parte del auditor,
difícilmente se puedan tomar acciones que tiendan a eliminarlo.
Riesgo de control: Es el riesgo de que los sistemas de control estén
incapacitados para detectar o evitar errores o irregularidades significativos
en forma oportuna. Este tipo de riesgo también está fuera del control de los
auditores, aunque la existencia de bajos niveles de riesgo de control, lo que
implica la existencia de buenos procedimientos en los sistemas de
información, contabilidad y control puede ayudar a mitigar el nivel de riesgo
inherente evaluado en una etapa anterior.
Riesgo de detección: Es el riesgo de que los procedimientos de auditoría
seleccionados no detecten errores o irregularidades existentes en los estados
contables.
El riesgo de detección es controlable por la labor del auditor y dependen
exclusivamente de la forma en que se diseñen y lleven a cabo los
procedimientos de auditoría.
31
El riesgo de detección es la última y única posibilidad de mitigar altos niveles
de riesgos inherentes y de control.
1.6 La calidad
Al igual que en el control de calidad, la falta de planificación y prevención es
la norma en muchas entidades económicas en lo relativo tanto al control
interno, como al accionar de la auditoría interna, por ello no es de
sorprenderse ver a los auditores tratando de analizar qué es lo que salió mal,
porqué, y que hacer para evitar su repetición, cuando lo correcto es actuar
preventivamente, y de acontecer algún hecho perjudicial no quedarse en los
aspectos más superficiales sino profundizar hasta llegar hasta la causa-raíz,
tratando de desentrañar de tal forma las razones que llevaron al sistema a
engendrar dichas falencias.
Muchas entidades económicas han dejado de existir como producto de sus
falencias en el control interno, y en la falta de una auditoría interna que
evalúe eficazmente la misma, la falta de buenos controles internos no sólo
ha dado lugar a estafas o engaños, sino también a graves errores en la toma
de decisiones.
1.6.1 Definición de calidad
Calidad es la recopilación e información de nuestros errores o defectos para
corregirlos en la actualidad.
Es la adecuación y adaptación conforme a las exigencias y expectativas del
mundo actual. Calidad es la adaptación de acuerdo a las necesidades
32
cambiantes del mundo actual, enfocándose a metas y objetivos para la
mejora continua.
1.6.2 La normalización y certificación
En la actualidad la normalización es un requerimiento indispensable para
exportar a los países del primer mundo, principalmente a los ubicados en el
área de Europa; sin embargo otros países como Japón, a pesar de su
indiferencia anterior, tienen ahora entusiasmo en participar en la aplicación
de estas normas, ya que será imposible introducirse al mercado global si no
se demuestra su cumplimiento específico para garantizar la calidad de
productos y servicios al mercado futuro de los consumidores.
La normalización es la adecuada redacción y aprobación de normas que se
establecen para garantizar el acoplamiento de los elementos construidos o
servicios otorgados, así como garantizar la calidad de los productos o
servicios otorgados.
La normalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante
problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y
repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un
contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico.
La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos:
Simplificación: se trata de reducir los modelos para quedarse únicamente
con los más necesarios.
33
Unificación: para permitir el intercambio a nivel internacional.
Especificación: se persigue evitar errores de identificación creando un
lenguaje claro y preciso.
1.6.3 La calidad y su relación con la auditoría interna
En la actualidad la auditoria ya no comprende solo controles tradicionales,
sino que en la búsqueda de proteger los activos de la entidad económica
cumplimiento de normas internas y externas, políticas y directrices, y
principios fundamentales de gestión moderna de entidades económicas, en
todo lo atiende a la calidad de los productos y servicios, niveles de
satisfacción de los clientes, eficiencia de los procesos administrativos y
productivos. En el caso de la calidad el auditor interno no procederá a
efectuar mediciones o controles de calidad, su función en este caso es la de
verificar la existencia de dichos controles y si los mismos son correctamente
llevados a cabo.
El mejor uso de las capacidades y experiencias para evaluación más efectiva
del control interno, como así también la investigación de casos especiales
hacen necesarios la implementación del trabajo en equipo incluyendo los
círculos de calidad. Ya sea de forma individual, en equipo o en los círculos de
calidad se deberá hacer uso de las herramientas de gestión aplicada en
materia de calidad y productividad.
Nos referimos a las siete herramientas clásicas:
Matriz de Ishikawa
Diagrama de Pareto
El control estadístico de procesos
34
El fluxograma
Diagrama de dispersión
Histograma
Estratificación
Análisis preventivos
1.7 El engaño
Todas las entidades económicas están sujetas a los riesgos del engaño,
grandes engaños han llevado a la caída de grandes entes económicos,
pérdidas masivas de inversión, costos legales importantes, el
encarcelamiento de las personas clave, y la erosión de la confianza en los
mercados de capitales.
Comportamiento engañoso difundida por los principales ejecutivos ha
repercutido negativamente en la reputación, marcas e imágenes de muchas
entidades económicas de todo el mundo.
Normas como la Ley de EE.UU. Foreign Corrupt Practices de 1977 (FCPA), la
Entidad económica de 1997 para la Cooperación Económica y el Convenio de
Lucha contra el Soborno de Desarrollo, la Ley de EE.UU. Sarbanes-Oxley de
2002, las Directrices de Sentencias Federales de Estados Unidos de 2005, y
una legislación similar en todo el mundo han aumentado la responsabilidad
de la administración para la gestión del riesgo del engaño.
Principios de buen gobierno exigen que la junta directiva de una entidad de
administración, u órgano de supervisión equivalente, garantizan el
35
comportamiento global de alta ética de la entidad económica,
independientemente de su condición pública, gubernamental o sin fines de
lucro privado, y su tamaño relativo, y de su sector.
El papel del consejo es muy importante porque históricamente más
importantes engaños son perpetrados por el personal directivo en
connivencia con otros empleados, vigilar manejo de casos de engaño dentro
de la entidad envía señales claras a los ciudadanos, grupos de interés, y los
reguladores sobre el tablero y la actitud de la administración hacia los
riesgos de engaño y sobre la tolerancia al riesgo de engaño de la entidad.
Además de la junta directiva, el personal en todos los niveles de la entidad
económica, incluyendo todos los niveles de la administración, el personal y
los auditores internos, así como los auditores externos de la entidad - tienen
la responsabilidad de hacer frente a los riesgos de engaño.
La alta gerencia y los auditores internos pueden luchar contra el engaño en
su entidad económica.
1.7.1 Concepto de engaño
El engaño es cualquier acto u omisión intencional diseñada para confundir a
los demás, lo que la víctima sufre una pérdida y el autor logra una ganancia,
independientemente de la cultura, etnia, religión u otros factores, algunas
personas se sentirán motivados para cometer una estafa.
Las principales razones por las que ocurre el engaño son:
Presiones
36
Necesidades personales
Conservación de un cargo
Metas de desempeño
Ventas mensuales
beneficio personal
1.7.2 Áreas del engaño
Cada entidad económica es susceptible de engaño, pero no todo el engaño se
puede evitar, ni es rentable para probar, una entidad puede determinar que
es más rentable para el diseño de sus controles para detectar, en lugar de
prevenir, ciertos esquemas de engaño, es importante que las entidades
económicas consideren que la prevención y detección del engaño, y es por
eso que todas las áreas de una entidad están expuestas al engaño pero cabe
hacer mención que unas tienen mayor grado de riesgo de que se efectúa el
engaño; a continuación se mencionan algunas áreas de una entidad
económica.
Área de gestión: El área de gestión está a cargo de la dirección de la entidad
económica por la cual una o varias personas tratan de lograr los objetivos
que la entidad se han puesto como objetivos de la misma, es la práctica que
permite tener el control de la entidad económica utilizando información
precisa y relevante de las distintas áreas y tomando decisiones adecuadas
según la estrategia y objetivos de la entidad económica.
Área de recursos humanos: Es el área encargada de seleccionar, investigar,
interrogar, contratar, remunerar, capacitar, al personal contratado, la
37
actividad humana es un elemento importante para el funcionamiento
correcto de la entidad.
Área comercialización: Es el área encargada de la imagen de la entidad
económica y al desarrollo de la misma.
Área contabilidad y finanzas: La contabilidad y finanzas es un conglomerado
de técnicas que se utilizan para registrar la información cuantitativa
expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una
entidad económica, con objeto de facilitar a los diversos interesados para la
mejor toma decisiones en relación con dicha entidad económica.
Área producción: Es el conjunto de acciones que transforman insumos o
materia prima en bienes o servicios, a través de recursos humanos, físicos y
técnicos, para que el bien o servicio llegue en óptimas condiciones.
Sólo a través de un esfuerzo aplicado y constante puede protegerse una
entidad contra los actos significativos de engaño.
1.7.3 El engaño y su relación con la auditoria
La auditoría interna es independiente, objetiva y de la actividad de
consultoría diseñada para agregar valor y mejorar las operaciones de una
entidad, ayuda a una entidad económica a cumplir objetivos aportando un
enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de la
gestión de riesgos, control y gobierno.
38
La auditoría interna debería dar una garantía objetiva de la junta directiva y
de gestión que controla el engaño es suficiente para los riesgos de engaño
identificado y de garantizar que los controles están funcionando con eficacia.
Los auditores internos pueden revisar el alcance y la adecuación de los
riesgos identificados por la dirección especialmente en relación con la
administración para eludir los riesgos
Los auditores internos deben tener en cuenta la evaluación de la entidad del
riesgo de engaño económica el desarrollo de su plan anual de auditoría y
gestión de engaño de la gerencia revisión periódica, deben entrevistarse y
comunicarse regularmente con los que realizan las evaluaciones de riesgos
de la entidad, así como otros en los puestos clave de toda la entidad
económica, para ayudar a garantizar que todos los riesgos de engaño han
sido considerados adecuadamente, al realizar compromisos, los auditores
internos deben dedicar tiempo y atención adecuada a la evaluación del
diseño y operación de los controles internos relacionados con la gestión del
riesgo de engaño, deben ejercer el escepticismo profesional en la revisión de
las actividades y estar en guardia ante los signos de engaño.
La importancia de una entidad se une a su función de auditoría interna es
una muestra del compromiso de la entidad económica para un control
interno efectivo, el estatuto de auditoría interna, que es aprobado por la
junta directiva o comité designado, debe incluir las funciones y
responsabilidades relacionadas con el engaño de la auditoría interna,
funciones de auditoría interna específicos en relación con la gestión del
riesgo de engaño podrían incluir la investigación inicial o total de la sospecha
de engaño, análisis de causa raíz y recomendaciones de mejora de control.
39
Si se asigna estas funciones, la auditoría interna tiene la responsabilidad de
obtener las habilidades y competencias, como el conocimiento de los
mecanismos de engaño, técnicas de investigación, y las leyes suficientes.
Funciones de auditoría interna eficaces se financian adecuadamente dotadas
y capacitadas, con conocimientos especializados pertinentes, dada la
naturaleza, tamaño y complejidad de la entidad económica y su entorno
operativo. La auditoría interna debe ser independiente, tienen un acceso
adecuado al comité de auditoría, y se adhieren a los estándares
profesionales.
Con esto en mente, una evaluación del riesgo de engaño por lo general
incluye tres elementos clave:
Identificar los riesgos de fraude inherentes
Recopilar información para obtener la población de los riesgos de engaño que
podría aplicarse a la entidad económica, incluido en este proceso es la
consideración explícita de todos los tipos de esquemas de engaño y
escenarios; incentivos, presiones y oportunidades de cometer engaño.
Evaluar la probabilidad y la importancia del riesgo de engaños
inherentes
Evaluar la probabilidad relativa y la importancia potencial de los riesgos de
engaño identificados sobre la base de la información histórica, los esquemas
de engaño conocidos, y entrevistas con el personal, incluidos los propietarios
de los procesos de negocio.
40
Responder a los riesgos de engaño inherente y residual
razonablemente probable y significativo
Decida lo que la respuesta debe ser hacer frente a los riesgos identificados y
realizar un análisis de costo -beneficio de los riesgos de engaño sobre las que
la entidad económica desea implementar controles o procedimientos
específicos de detección de engaño.
Las oportunidades para cometer engaño existen en toda la entidad
económica y puede ser razón suficiente para cometer engaño. Estas
oportunidades son mayores en zonas con controles internos débiles y la falta
de segregación de funciones.
Sin embargo, algunos engaños, especialmente los cometidos por la
administración, pueden ser difíciles de detectar debido a la gestión a menudo
puede anular los controles, estas oportunidades son la razón por un
seguimiento adecuado de la alta dirección de una junta fuerte y comité de
auditoría, con el apoyo de la auditoría interna, es fundamental para la
gestión del riesgo de engaño.
1.8 Instituto Mexicano de Auditores Internos, A.C.
El Instituto Mexicano de Auditores Internos A.C. es un organismo que agrupa
a los profesionales que ejercen la Auditoría Interna en la República Mexicana.
Ha sido concebido como un foro abierto a la capacitación y a la investigación
dentro de las áreas de la auditoría interna y control.
41
Se contempla la adopción, por parte de sus miembros, de su cuerpo
normativo que regule las cualidades personales y de trabajo de los auditores
internos permita delimitar los requisitos de calidad.
El IMAI, para poder llevar acabo de manera organizada y ágil todas sus
actividades, ha creado una serie de comisiones y subcomisiones, las cuales
son designadas por una junta directiva, tal y como lo mencionan los
estatutos de la Asociación.
Objetivos fundamentales del IMAI
Dictar normar de actuación por medio de las cuales los auditores
internos puedan medir sus propios avances y las entidades a alas que
sirven puedan definir mejor sus expectativas de lo que el auditor
interno debe ofrecer.
Pugnar por la unificación de criterios y aceptación, por parte de sus
asociados, de las normas y procedimientos de auditoría interna.
Emitir y difundir el código de ética, al que se debe apegar el ejercicio
de la profesión del auditor interno.
Desarrollar y mantener la unión y cooperación efectiva entre los
profesionales dedicados a la práctica de la auditoría interna,
agrupándolos mediante su afiliación individual en el IMAI
Acrecentar el prestigio de la auditoría interna por medio de la
investigación, capacitación y divulgación de conocimientos relacionados
con la práctica de esta disciplina.
Establecer y mantener vínculos con otros organismos profesionales o
docentes o entidades públicas o privadas para la identificación y
solución de aspectos que permitan elevar la calidad de la práctica de la
42
auditoría interna y el control en general dentro de las entidades
económicas.
1.9 The Institute of International Auditors
Establecido en 1941, el Instituto de Auditores Internos (IIA) es una
asociación profesional internacional con sede central en Altamonte Springs,
Florida, EE.UU. El IIA es la voz de la profesión de auditoría interna global,
autoridad reconocida, reconocido líder, principal defensor y principal
educador, en general, los miembros trabajan en auditoría interna, gestión de
riesgos, la gobernanza, el control interno, la auditoría tecnología de la
información, la educación y la seguridad.
A nivel mundial, el IIA cuenta con más de 180.000 miembros, el IIA en
América del Norte cuenta con 160 capítulos que atienden a más de 70,000
miembros en los Estados Unidos, Canadá, el Caribe (Aruba , Bahamas ,
Barbados , Islas Caimán , Curazao , Jamaica , Puerto Rico, y las Islas Turcas
y Caicos) , Bermudas , Guyana y Trinidad y Tobago, los miembros disfrutan
de los beneficios ofrecidos por el Centro de Servicios de América del Norte,
incluyendo la creación de redes profesionales locales, nacionales y globales,
la capacitación de clase mundial, la certificación, las normas y directrices, la
investigación, el desarrollo ejecutivo, las oportunidades de carrera, y más.
1.10 Federación Latinoamericana de Auditores Internos
Es una entidad económica profesional no lucrativa, autónoma e
independiente que tiene como misión pugnar por la profesionalización de los
auditores internos en América Latina para, de manera participativa y
43
homogénea, consolidar una profesión que cumpla cabalmente con sus
responsabilidades ante la sociedad.
Ser la entidad económica líder que agrupe a todos los profesionales de la
actividad de auditoría interna en Latinoamérica, promoviendo las mejores
prácticas que ayuden al mejoramiento de la eficacia de los procesos de
gestión de riesgos, control y gobierno corporativo, manteniendo un alto nivel
de excelencia, que permita ofrecer a sus miembros un servicio de clase
mundial.
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CAPÍTULO II
ADMINISTRACIÓN DEL GRUPO DE AUDITORÍA INTERNA
2.1 La auditoría interna como actividad sustantiva del Contador
Público
El contador público es el encargado de controlar, planificar, organizar, y
medir el desempeño de las actividades de una entidad económica o en su
caso a una persona, con el propósito de generar un informe que se pueda
entender e interpretar para la toma de decisiones.
Y de esta manera se puede decir que el contador público tiene una gran
variedad de actividades en las que se puede desempeñarse, en las cuales
puede estar en entidad económicas públicas como privadas, al igual que
puede trabajar en la docencia de forma independiente y en la investigación.
El contador público puede tener un desempeño como:
Analista financiero que se encarga de dar de conformidad que las
operaciones de la entidad económica tanto económicas como
financieras, están conforme a las normas y leyes internas.
Analista de costos o presupuestos con el cual se basa en métodos para
determinar los gastos de compra o realización servicios y bienes que se
necesitan, para la venta de productos.
Consultaría y asesoría a personas naturales y jurídicas con relación en
la situación en el manejo de sus contribuciones al país o manejo de su
dinero.
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Prestar sus servicios con relación de dependencia en entidades
económicas, tales como: Contraloría, Procuraduría, Entidades
económicas Bancarias y Financieras, etc.
Auditor externo e interno: se encarga de comprobar los estados
financieros de las entidades económicas tanto privadas o públicas o de
los controles internos para ver su situación de sus procesos.
Auditoría Interna: Es cuando se hace una revisión a toda la entidad
económica donde se opina a detalle de uno o varios sistemas de
información de la entidad económica, el trabajo a realizar por un
profesionista con la capacidad y experiencia, al usar las técnicas
apropiadas con un fin de obtener una información para detectar
problemas o dar un opinión para mejorar para la alta gerencia y sean
tomadas en cuenta para un buen funcionamiento de la entidad
económica.
Estas auditorías se realizan por personas que pertenecen a la entidad
económica, mismas que tienen a su responsabilidad la revisión que
pertenece al control de las operaciones y movimientos debe de opinar en
cómo mejorar los debidos procesos del control interno para un mejor
resultado de las operaciones.
La auditoría interna puede ser:
Auditoría administrativa.
Auditoría operacional.
Auditoría financiera.
Auditoría administrativa: se encarga de comprobar, medir e impulsar el buen
funcionamiento de los componentes del movimiento de la administración y su
conjunto que los rodea.
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Auditoría operacional: se dirige en impulsar la competencia en las
operaciones, verifica la calidad de las operaciones.
Auditoría financiera: es la revisión parcial o en su totalidad de la información
financiera, de igual manera la correcta operación de la administración, tanto
los métodos que manejan para obtener, evaluar, para que pueda emitir una
opinión.
2.2. El auditor interno en la estructura entidades económicas de las
entidades
Unos de los aspectos muy importantes y de hoy en día es la utilización de
equipos de auditoría, ya no solo son utilizadas en las entidades económicas
privadas si no también en las públicas es necesario para que tengan una
mayor responsabilidad y éxito en la detección de problemas e
implementación de mejoras.
De tal manera que el departamento de auditoría ha tenido un gran auge ha
hecho que los auditores tengan una mayor responsabilidad e independencia
y han adquirido una jerarquía en la división de funciones. La ubicación del
departamento de auditoría debe de estar en un nivel de gran importancia,
para que responda y de una confiabilidad en los actos y recomendaciones de
las auditorias.
En los niveles más altos asegura que cuando se lleve a cabo una revisión sea
más completa, y si no fuera de esta manera, y se encuentre en los lugares
más bajos, no tendría el suficiente poder para ser respetado dentro de las
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áreas, permitiendo que los descubrimientos de las fallas no sean
implementadas, el departamento de auditoría da sus informes a distintos
niveles, esto dependerá de las necesidades y tamaño de la entidad
económica.
2.3 El auditor interno como consultor independiente
La consultoría es un servicio que proporciona una persona o grupo de
personas independientes, que tienen la preparación en la investigación e
identificación de los errores relacionados con las políticas de la entidad
económica, procedimientos o métodos.
Es similar a la auditoría interna, se llega a recurrir de estos servicios cuando
la entidad económica no cuenta con un departamento de auditoría interna, o
en su caso el departamento no está cumpliendo con las expectativas de la
entidad económica.
La consultoría es un servicio que recurren los directores de la entidad
económica cuando piensan que tienen la necesidad para que los ayuden a
resolver sus problemas, se dice que cuando es requerido este servicio, es
cuando se da una situación de insatisfacción, o se percibe que un proceso
necesita la susceptible mejora, se da por finalizada cuando dentro de la
entidad económica se da un cambio o se ha hecho una mejora.
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2.4 La actividad de auditoría interna y su relación con especialistas,
personal directivo, operativo, en los comités y con otros funcionarios
A quien les interesa la auditoria principalmente es al consejo de
administración y a los directores, a ellos se les tiene que dar la adecuada
información. El departamento de auditoría pertenece a la entidad económica
y esta está controlada por las políticas que se tienen establecidas dentro de
la dirección y para el consejo de administración.
Como se puede ver el departamento de auditoría interna está en constante
relación con una variedad de personas, como pueden ser: dirección, consejo
de administración, auditoría externa, comité de auditoría, etc.
Esto hace que el departamento de auditoría interna notifique a:
Al consejo de administración.
Es cuando al director del departamento de auditoría interna, necesita de una
autorización para realizar una investigación y por ende hace que sea más
rápido la autorización y que se proceda a realizar el trabajo.
A la dirección general
Cuando el director de auditoría interna le da la información encontrada con
todas las observaciones de la información administrativa financiera u
operacional.
A la dirección de finanzas.
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Cuando el director de auditoría interna reporta al director de finanzas cuando
la información proporcionada es altamente delicada y que debe de tener en
su poder para realizar su trabajo.
A la dirección de contraloría.
Se reporta el contralor que cuenta con un sistema de control interno y de él
depende todo el seguimiento de la información y el cuidado de los procesos.
Cuando las entidades económicas no cuentan con un contralor, el
departamento dependerá esencialmente de los directores o dueños de la
entidad o el que tenga un mayor rango a su cargo que permita al acceso a la
información.
2.5 Normas de auditoría interna y código de ética profesional
Las normas fueron publicadas por el instituto de auditores internos de los
Estados Unidos de América en 1978, por los auditores internos se aceptaron
en 1985, en la cual emitieron un boletín denominado normas para la
práctica profesional de la auditoría interna, en los años 1989-1990 fue
reconocido por el instituto de auditores internos, de los Estados Unidos de
América como instituto de mando en México.
De una forma particular se puede decir que las normas son un conjunto de
principios a seguir, dentro de las normas de auditoría interna en la cual nos
menciona los requisitos que son necesarios para realizar un trabajo como es
la calidad, objetividad, y esfuerzo para poder medir el desempeño de la
misma.
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Los propósitos de las normas son:
Delimitar los principios básicos para poder ejercer la auditoría interna
como debe de ser.
Mantener un marguen para poder trabajar y dar un margen de serie
de actividades para un mayor valor al trabajo realizado.
Darlas las bases para poder medir el desempeño de las auditorias.
Supervisar que las operaciones y procesos de la entidad económica,
sean con calidad.
Clasificación
Las normas están integradas por:
Normas de atributos.
Normas sobre el desempeño.
Normas de implantación
Se encuentra que las normas de atributos y de desempeño, son implantadas
casi en todas los tipos de auditoría internas, mientras que en las de
implantación, se establecen en auditorias mas especiales.
Normas de atributos
Son las normas en las que nos mencionan como deben de ser las
características de las personas que deben de realizar las auditorias.
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Estas normas se tienen específicas en tres normas, se encuentran en las
series 1000 que se contienen, los propósitos, autoridad y las
responsabilidades que se debe de tener en la auditoría interna, y en la cuales
se tiene 4 normas específicas.
En estas se encuentran comprendidas las normas de implantación, en los
trabajos de aseguramiento y de consultoría, en esta nos mencionan como se
debe de hacer en los trabajos, que se debe de estar preparado con los
conocimientos específicos, y las características necesarias para cumplir el
trabajo encomendado para lograr un trabajo óptimo.
En estas normas se mencionan, las características de las entidades
económicas y las personas que realizan los trabajos de auditoría interna.
Normas sobre el desempeño
En estas se describe cómo deben de ser las actividades de la auditoría
interna, que deben de dar criterios de calidad en las que se debe de medir el
desempeño de los servicios proporcionados.
Estas normas se encuentran en las series 2000, y está compuesta con siete
normas generales, y 25 específicas en las que están encomendadas al
desempeño del trabajo.
En estas se tiene en consideración las normas de implantación, puesto que
estas son aplicadas a ciertos trabajos de aseguramiento y de consultoría
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Se mencionan que deben de evaluar la calidad del trabajo de auditoría, la
coordinación de los planes y los requisitos, deben de ser mencionados todas
las características que se pretenden realizar para que estas sean aprobadas y
que estén apegadas a las políticas de la entidad económica.
En las normas de implantación, se encuentra que amplían las normas de
atributos y de desempeño, en las que nos menciona los requisitos para la
implantación de las normas de consultoría y de aseguramiento.
Aseguramiento
Es una revisión en los objetivos para encontrar respuestas a la revisión de
los procesos, en la gestión de riesgos, control o administración de una
entidad económica, en las que se comprende las tareas de evaluación
objetiva de las evidencias encontradas por los auditores internos, y dar un
opinión en relación con la misma, se encuentra en 3 tipos de partes en los
servicios de aseguramiento:
El individuo que es responsable y que implica directamente con el
proceso.
Persona que se encarga de revisar el proceso (auditor).
Y la persona que se encarga de utilizar el proceso.
Consultoría
En términos más simples se puede decir que la consultoría es un servicio que
se presta por una persona ajena o interna, para que de soluciones u
observaciones de los procesos.
En especial los consultores deben de tener ciertas características, que son:
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Nada de relación con la entidad económica para no afectar su opinión.
Solo debe de dar consejo u opiniones, más no para que tomar decisiones.
Apoyo para los dirigentes para que tomen las decisiones correctas, y tener
un respaldo de un profesional.
Código de ética
El código ética es el modo de comportamiento de un individuo que quiera
ejercer su profesión, el ámbito del auditor interno se puede encontrar en las
normas profesionales de conducta, que debe de ser honesto al realizar su
trabajo de tal forma que debe de cumplir con la sociedad.
Dentro del código de ética se encuentra aspectos básicos que lo integran:
Principios: se espera que los auditores internos cumplan con sus obligaciones
y respeten los principios.
Integridad: se debe de dar confianza en realizar su trabajo, permitiendo que
los clientes confíen en él y que deba de cubrir ciertas características; realizar
su trabajo con gran responsabilidad y honestidad e integridad, seguir la ley
como está estipulada de acuerdo con la ley profesional, no deben de
participar en actividades ilegales o que pongan en riesgo la integridad de la
entidad económica.
Objetividad: deben de ser una persona que no se deje influir por propios
intereses o de otras personas, no deben ser personas que están
directamente relacionadas con la entidad económica, siendo así tienden a
cambiar su opinión, permitiendo que se perjudique su evaluación imparcial.
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No deben de aceptar nada proporcionado por la entidad económica, que
puede influir en su opinión. Deben de dar a conocer todos los problemas
encontrados, siendo así, puede que se disminuya la relevancia del informe.
Confidencialidad: los auditores internos deben de tener el valor de
respetar el valor de la información que se les entrega, teniendo el
debido cuidado en no estar divulgando la información, solo en casos
que sean por fuerzas legales o profesionalmente.
Competencia: los auditores internos deben de tener la capacidad,
conocimientos y experiencias adquiridas para desempeñar su trabajo,
así como, deberán de realizar sus trabajos en base a las normas para
las prácticas de auditoría interna.
Con base a todas las actitudes adquiridas, deberán de mejorar la
eficiencia y calidad de sus trabajos.
2.6 Jerarquía del área de auditoría interna y niveles de excelencia
Unos de los papales más importantes que se pueden encontrar es la
utilización del departamento de auditoría, tanto en las instituciones privadas
como públicas, hoy en día estos departamentos posen un valor de
reconocimiento y de responsabilidad, con toda la responsabilidad a su cargo
han hecho que el nivel de los auditores sea más elevado adquiriendo más
independencia en la escala jerárquica en la repartición de funciones.
La ubicación del departamento de auditoría: esta se debe de presentar en un
nivel elevado, para asegurar que se pueda abarcar en las revisiones
permitiendo unas auditorias más confiables y efectivas.
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Debe de presentarse dentro de los primeros niveles de la entidad económica,
para que esto ayude asegurar un apropiado grado de responsabilidad, si
fuera de otra manera, no tendría un nivel adecuado para obtener la
información, coadyuvando a que no sea aceptado y respetado por las
departamentos de la entidad económica.
Al momento de que se detecte un problema, estos deben ser escuchados por
los directores, haciendo un cambio para mejorar, dicho departamento puede
reportar a diferentes niveles, más que nada esta adecuado a las necesidades
y tamaño de la entidad económica.
Al encontrar que el departamento de auditoría interna debe de cumplir
ciertas características para que adquiera responsabilidades como podrían
ser:
Liderazgo: es la parte en las que el director y el comité de auditoría junto
con el consejo de administración, aceptan y desarrollan una
retroalimentación.
Generalidad: en este se espera que el departamento de auditoría interna
cumpla con las expectativas esperadas por la entidad económica.
Límite: es el criterio para utilizar los métodos correctos para la revisión del
control interno, políticas, en espera que estas estén estrictamente
relacionadas con los objetivos de la entidad económica.
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Permiso a archivos: en las que se les permite el acceso a la información de la
entidad económica, así como a todos los departamentos, y al personal que
este laborando dentro de la entidad económica para entrevistarlos.
Independencia: se estipula que los auditores internos tengan una objetividad
con los departamentos, en las que se vaya hacer la revisión, permitiendo que
no tenga forma de cambiar su perspectiva de la entidad económica.
También se encuentran factores que pueden influir en la jerarquía del
departamento de auditoría es una problemática en decidir la estructura y la
dimensión que debe de tener, al igual que sentido que determinara el
dominio de los auditores que deben de conformar el departamento, en qué
nivel jerárquico se debe de presentar, en la que una de las decisiones más
complejas en las que se encuentran las siguientes factores:
Dimensión de la entidad económica: en las que se considera la
amplitud en las que se va hacer la revisión, personal requerido para
auditar, tipos de controles que se van a utilizar, la variedad de las
operaciones que se realizan dentro y fuera de la entidad económica.
Entidad económica del departamento: se encuentra que existe factores
que afectan en el papel que deben desarrollar los auditores internos
como son;
Rol de la entidad económica: este factor influye dependiendo a lo que se
dedique, se tiene que planificar las estrategias, para poder detectar errores
dentro de los procesos que se realicen.
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Sentido de la dirección: en las que el departamento se debe de familiarizar
con los objetivos y metas de la entidad económica para poder realizar su
programa de trabajo, si no están hacia la misma dirección, no se podría
establecer el alcance de la auditoria.
Composición de la entidad económica: es conocer como está conformada la
entidad económica, por grupos de trabajo, por procesos, etc., para que de
esta forma el auditor pueda identificar y poder realizar su trabajo de una
forma más efectiva.
Dimensión y separación: en muchos casos la dimensión de la entidad
económica hace que exista en relación entre el tamaño y responsabilidad con
el departamento de auditoría, dependiendo la cantidad de información que se
requiera serán necesarios la contratación de más auditores, para poder
abarcar todas las aéreas a auditar.
2.6.1 Recursos humanos
Dirección, perfil del puesto: es quien se encarga de proyectar, guiar los
proyectos de las auditorias en todos los departamentos y procesos, es quien
se encarga de realizar las políticas para la auditoria y de reportar a niveles
superiores en la jerarquía de la entidad económica.
Gerencia, perfil del puesto: en el queda la ejecución de los trabajos
encomendados por el director, de tal forma tiene el deber de mantener
informado al director de auditoría, sobre los problemas que llegaran a surgir
y los avances que se van realizando, trabaja con el directamente, donde
recibe la orientación y apoyo cuando es necesario.
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Encargado, perfil del puesto: él se encarga de vigilar los trabajos que se van
realizando, así como, de planear y encargarse de ver las prioridades en las
actividades a revisar, y asignar al personal indicado para realizar el trabajo
encomendado, cabe mencionar que esta bajo la revisión del gerente.
Auditor auxiliar, perfil del puesto: él se encarga de trabajar con el encargado
en trabajos simples de acuerdo a sus cualidades, siempre está en constancia
supervisión y orientado por el encargado.
2.6.2 Recursos operativos y administrativos
Dentro de los recursos operativos son los componentes esenciales que se
deben de considerar para los trabajos de auditoría interna, en las que se
tienen que contemplar, los programas de trabajo, los programas de
auditoría, los índices, catálogo de marcas a utilizar, elaboración de los
papeles de trabajo, los evaluaciones al personal, control de tiempos de
auditoría, preparación, ensayo y archivo de auditoría interna.
Sistema de índices: se refiere al método de utilizar los sistemas de claves en
las que se permite identificar y localizar los cedulas en los archivos, de los
legajos de auditoría, los índices comúnmente están expresos en color rojo y
se localizan siempre en la parte superior izquierda.
En las cuales se puede encontrar que el sistema de índice puede ser:
Alfanumérico
Numérico
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En muchas ocasiones los índices ya están establecidos por la misma entidad
económica u otras ocasiones son hechas por el mismo auditor, dependerán a
las necesidades o imaginación de él, de esta manera al ya estar definidos los
índices no se deben de modificar, esto no sería muy práctico para auditorias
posteriores.
Ventajas
Ayuda a localizarlas de una manera más rápida, cuando estos papeles
se encuentran guardados en los legajos de auditoría estos se
encuentras por área o rubro.
Ayuda a comprobar la evidencia de la revisión de auditorías pasadas,
para tomarse en cuenta, como soporte de esa revisión de una cuenta o
proceso, etc.
Ayuda a un mejor control de las auditorias y permite a que no se
hagan trabajos dobles.
Marcas de auditoría:
Estos son los símbolos que son utilizados por el auditor para que marque los
papeles de trabajo cuando se encuentren en sus revisiones, estas marcas
son utilizadas para detallar una observación, y estas son puestas a detalle en
la parte inferior izquierda con el significado, estos símbolos al igual que los
índices dependerán de los auditores o las políticas de la entidad económica,
en muchas ocasiones estas marcas son de forma universal y entendidas por
otros auditores.
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Programa de auditoría:
Son instrumentos que sirven de ayuda para organizar, guiar e inspeccionar
los trabajos de auditoría interna, en el se menciona las especificaciones y los
lineamientos que se tienen que seguir para realizar la auditoria, así como, se
contempla los procesos que se van implementar.
Propósito del programa de auditoría:
Contener una apropiada planificación con el posible alcance que deben
de tener la auditoria.
Ser claros para que tengan la función de ser entendidos por personas
que no sepan el manejo de una auditoria.
Ser respaldo que expresa los resultados de auditorías anteriores, y
sirvan para lo auditoria posterior.
Ayudar a la planificación de tiempo de revisión.
Cuestionario para evaluar el control interno:
Mediante este cuestionario se puede evaluar el desempeño que se tiene
dentro de la entidad económica cuando se está trabajando por ciclos de
operaciones, permite una mayor vigilancia, dentro de su función esta:
Que se tenga un adecuado registro de las operaciones.
Que estén en vigilancia todos los activos de la entidad económica contra
el engaño.
Que se realicen las actividades con calidad.
Y que se respeten las políticas de la entidad económica.
Manejo de horas trabajadas:
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Es una herramienta muy importante, ya que es un registro, en el que se
marca las horas que se están trabajando durante el proceso y las horas que
no se tienen asignación, de esta forma se puede planificar cuanto tiempo se
puede estar en cada proceso, o en su caso si es necesario que intervengan
más personal para terminar el trabajo de una manera más rápida.
Reportes periódicos de ocupación de tiempo:
Es este papel de trabajo, se plasma las horas que han sido invertidas por
cada persona que ha estado involucrada en la auditoria, y las horas que no
se han ocupando, estos datos pueden ser como: poner su nombre completo,
puesto que tiene a su cargo, en su caso el jefe inmediato, en las que se tiene
que expresar el nombre del proyecto asignado, si pertenece a la primera
quincena del mes o segunda, y la fecha.
El archivo de auditoría interna:
La finalidad de tener un control de los archivos que demuestre los trabajos
de auditorías anteriores, deben de tenerse completos, ordenados y que se
encuentre en resguardo para que se justifique el trabajo de las auditorias
pasadas, para que estas a la vez ayuden a planificar los programas de
trabajo para trabajos posteriores, con estos papeles a la disposición de la
dirección, se puede ver el progreso en las auditorias que se han realizado y
que se estén cumpliendo las observaciones que se han hecho con el paso del
tiempo.
Evaluación de desempeño de personal:
La finalidad de las evaluaciones al personal es para mantener al tanto a los
directores, gerentes, supervisores las características y la evolución que ha
tenido el personal que ha estado involucrado en las auditorías internas, es
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útil para motivar al personal para seguir subiendo de nivel también con eso
se puede premiar al personal con aumentos, bonos, etc., de tal manera que
otra finalidad es ver si el personal está aprendiendo y a la vez sirve de
retroalimentación, estas evaluaciones se hacen al término de cada asignación
de trabajo.
2.7 Recursos humanos y estructura del grupo de auditoría interna
De igual manera que la estructura del departamento de auditoría interna en
las entidades, el externo debe de tener ciertas características para poder ser
contratado por la entidad económica, para que pueda prestar los servicios de
consultoría. Tener un equipo de trabajo quien se encargue de la supervisión
y quien realice los trabajos.
Este debe de tener una buena presentación, que a los clientes les de la
confianza de que está preparado y que tiene los conocimientos suficientes
para ayudarlo, que tenga una buena relación con los clientes, en muchas
ocasiones al no expresarse de un manera correcta puede afectar su relación,
cuando sea necesario que el equipo de trabajo quiere pedir información estos
se la negaran o se tardaran en entregársela, ya que se pueden sentir
amenazados por él.
Debe de tener la experiencia necesaria para poder observar, calificar y dar
soluciones, si no cuenta con la experiencia necesaria, nunca podrá
diagnosticar y ver que la entidad económica en verdad está teniendo
problemas, y de esta manera debe de dar soluciones más efectivas y con las
evidencias pertinentes.
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2.7.1 Recursos operativos y administrativos
En este proceso todas las entidades económicas deben de contar con los
recursos necesarios para cumplir las expectativas de los clientes, se puede
decir que las técnicas ocupadas por los consultores independientes son las
mismas, por no pertenecer a la entidad económica unos de los objetivos es
brindar un buen servicio.
Apoyar a las entidades económicas para que trabaje su administración de
manera más eficiente, y se enfocan en el diagnóstico para la preparación
para que se cumpla las políticas de la entidad económica.
Optimizar los procesos que se lleven en la administración y los operativos
para que estos se incrementen y se reduzcan los costos, Ayudar en el control
de las evaluaciones del desempeño.
2.8 Antecedentes del comité de auditoria
Los inicios de los comités de auditoría, fue aproximadamente en los años de
1970, en los Estados Unidos de América, los comités fueron creados para
ayudar al consejo de administración para la toma buenas decisiones.
Los comités de auditoría aparecieron en México hasta 1980, dentro de las
principales misiones del comité es que se controlen los trabajos de auditoría
que se tienen dentro de la entidad económica, y que estos sean cumplidos
mediante las políticas para que se logren los objetivos.
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Para los términos de seguridad, se ha hecho que los comités sean necesarios
para el logro de los objetivos, y el medio mediante cual las entidades
económicas cumplan con las políticas. Todo esto tuvo inicios de después de
todas las investigaciones sobre el caso Watergate de 1973 a 1976, ellos
pedían que se tuviera un mayor control interno de las entidades
económicas de Norteamérica, exigían que los grupos legislativos y
regulatorios no fueran tan exigentes.
Después de que la oficina especial que estuvo a cargo de la investigación del
caso Watergate y la comisión para la investigación del intercambio de
valores, descubrieron que muchas de las entidades económicas
norteamericanas habían participado en pagos ilegales, sobornos a políticos y
los gobernadores de países del extranjero, pues ellos solo veían sus intereses
y no pensaban en remediar las consecuencias que causaron en los países.
Con todas las pruebas que encontraron, el congreso norteamericano saco un
decreto contra las prácticas corruptas en el extranjero (Boeing Corrupt
Practicas Acto of FCPA) en 1977, a quien fue encomendada la vigilancia en el
cumplimiento del intercambio de valores.
Dicho decreto tiene como misión de que se prohíba la práctica de actos
ilícitos que se presentan por personas de entidad económica
norteamericanas, con funcionarios gubernamentales o con políticos del
extranjero, ellos deben de anticiparte antes que suceda y en su caso deben
de poner una sanción cuando estas sean cometidas y descubiertas.
A la vez estas también contienen lineamientos sobre aspectos del control
interno y contables, en las que se mencionan que deben de dar confiabilidad
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y seguridad todas las partidas que realizan con respecto a sus transacciones,
la forma de manejar sus activos y que los sistemas de control interno estén
cumpliendo.
Todas estas disposiciones obligaron a que las entidades económicas
cambiaran sus formas de trabajar en el área de auditoría interna y
contraloría, se dieron cuenta que tener un comité de auditoría sería de gran
utilidad para alcanzar sus objetivos. Teniendo como consecuencia que las
disposiciones que se encargaban del intercambio de valores de Nueva York,
se arreglaran el 6 de enero de 1977 y máximo el 30 de junio de 1978,
todas las entidades económicas sin excepción alguna, debían de contar con
un comité de auditoría siempre y cuando tuvieran acciones del público
inversionista, por ley todas las entidades económicas de Norteamérica deben
de tener un comité de auditoría.
2.8.1 Concepto
Los comités de auditoría son la principal unidad que se encargan de
consultar y asesorar, su fin con que fue creada por el consejo de
administración, es que se cumplieran las funciones de auditoría por todos
los participantes de la entidad económica, para que todo gire en forma
correcta siguiendo las políticas y objetivos de la entidad económica, teniendo
cuidado con el cumplimiento del control interno.
2.8.2 Objetivos y beneficios
Los objetivos de los comités de auditoría, son que deben de controlar que los
trabajos de auditoría actúen mediante las políticas establecidas por la
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entidad económica, y que se cumplan los lineamientos para apoyo a los
objetivos que tiene la auditoría externa.
Se encargaran de recibir toda la información para que se examine y a la vez
den respuesta o conclusiones con respecto a los objetivos por el cual fueron
creados.
Dentro de los beneficios de los comités de auditoría son:
La correcta comunicación que se tiene con el consejo de administración
y los encargados del comité, en relación con los temas de las acciones
de auditoría, permitiendo que la comunicación no se pierda el sentido
de la información.
Reducción de los gastos incurridos por la auditoría externa.
Permitiendo que se tenga más confianza en los informes emitidos por
la auditoría interna y los dictámenes de auditoría externa.
Permitir que se cumpla las sugerencias de la auditoría.
2.8.3 Estructura
Los comités de auditoría deben de estar conformados por un director de
auditoría interna, un auditor externo, el director general de la entidad
económica, los encargados de las áreas principales de las operaciones de la
entidad económica. La correcta ubicación del departamento permitiendo
que se encuentre entre los principales niveles, para expresar poder y
respeto, para que permita que sea aceptado por los demás niveles.
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De tal forma que todos los participantes del comité tienen el mismo nivel
jerárquico, a su vez para que ninguno tenga una mayor responsabilidad ni
poder para exigir a los demás, todos los integrantes deben de tener un buen
profesionalismo para evitar discusiones entre los mismos.
Participación de las diferentes aéreas en relación con el comité de auditoría,
son:
Director general y consejo de administración: por parte del director general
en el cae todo el peso en cuestión de tomar las correctas decisiones para
coordinar al consejo de administración con el comité. A él se le entregan
todos los informes que emite el departamento de auditoría interna y externa
para ver si es necesario que el director de auditoría sea necesario que
participe dentro del consejo de administración para un mejor funcionamiento
de sus objetivos.
Encargados de las áreas de operación: deben de participar para que ellos
permitan la destrucción de los impedimentos que se tienen para el correcto
flujo de la comunicación, para que estas formen una interacción entre el
comité y el personal involucrado en las operaciones.
Auditor externo: se encarga de evitar que se repita el trabajo por porte del
auditor interno y del externo, reduciendo los costos por las horas de
intervención por parte del auditor externo.
2.8.4 Funciones y situación actual
Las funciones del comité de auditoría es que se lleve una correcta aplicación
de las políticas que han sido dictaminadas por el consejo de administración
en relación con la auditoria, el correcto flujo de las operaciones, para analizar
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y aprobar los programas de trabajo por parte del departamento de auditoría
interna, de esta manera es encargada de recibir las observaciones por parte
de la auditoría interna, estar al pendiente de la contratación de los servicios
de auditoría externa y aprobar los dictámenes, estar al pendiente que se
lleve a cabo las sugerencias que se le han hecho al control interno y existe
una buena relación entre la auditoría interna como externa.
Es encargado de reportar toda la información emitida por la auditoría interna
como externa al consejo de administración, a la vez se ve que el
departamento de auditoría interna debe de revisar al control interno como
es:
Revisar que el comité tenga un programa en donde se mencione la razón
porque fue creado.
Como está conformado el equipo de trabajo del comité de auditoría y a su
vez que estos no tengan nada de relación con la entidad económica.
Frecuencia en la que recurren para hacer las juntas para delimitar sus
responsabilidades y tareas encomendadas.
Conocer la comunicación que tienen con los directores para prevenir actos
ilícitos.
Realizar un informe sobre la situación en las que se encuentran la
auditoría interna y externa.
En la situación actual, se ha demostrado que en México la mayoría de las
entidades económicas han implementado los comités de auditoría haciendo
que crezca, teniendo una gran responsabilidad y valor a la entidad
económica, permitiendo que se cumplan los objetivos establecidos o cortos y
largo plazo y mayor vigilancia en su control interno.
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Se ha dicho que más que por obligación para implementar los comités de
auditoría, se han implementado para un beneficio de las entidad económicas,
por ende han hecho que el departamento de auditoría interna cumpla con las
correctas funciones permitiendo que en la actualidad pocas entidad
económicas caigan en cuestiones ilícitas.
2.9 Modelos de cuestionarios y programas de auditoría operacional-
administrativa
Para poder realizar los trabajos de auditoría es necesario contar con un
programa de auditoría, en las que son mencionadas como deben de ser en la
norma 2240 Programa de Auditoria.
Programas de trabajo:
Son el documento en donde se mencionan en forma general los objetivos
que se pretenden de la auditoría, la correcta separación de tiempos para
abarcar la auditoria y la forma de conseguir la información para poder emitir
el informe de auditoría.
En dicho programa se debe de tener el debido cuidado para interpretar, y
analizar la documentación que se les ha entregado, teniendo objetividad para
que se cumpla con lo planeado.
Programas de auditoría:
Es el documento que contiene los pasos a seguir de forma correcta y
ordenada la auditoria y obtención de la información, para complementar el
programa de auditoría se recurren cuestionarios para indagar y detectar
70
errores o el buen funcionamiento del control interno en las que se encuentra
dos tipos de programas que son:
Programas de auditoría general: estos tipos de programas son ocupados para
cualquier tipo de auditoría ya sea administrativa, operacional o financiera, en
estos se pretende conocer en su forma general, situación actual y las
funciones en las que se pretende revisar para un mejor manejo de la
información.
Programas de auditoría especifica: estas son diseñadas y enfocadas ya a
cada área en la que se pretende auditar, para un mayor entendimiento de los
procesos y las aéreas involucradas.
Cuestionarios:
Este tipo de método es utilizado para realizar una serie de preguntas
enfocadas en la forma que realizan su trabajo, los cuestionarios pueden ser:
Cuestionarios universales
Cuestionarios específicos a ciertas aéreas
Se encuentran diferentes tipos de cuestionario:
Preguntas abiertas
Opción múltiple.
Mixtas (abiertas y opción múltiple)
Las ventajas son:
Reducción de información obtenida.
71
Tener información ordenada.
Desventajas son:
No Realizar las preguntas apropiadas.
No abarcar un aspecto importante.
Curso gramas:
Este método permite que se observe de forma gráfica los procesos de la
entidad económica y presenta las siguientes ventajas:
Deja ver el proceso de forma detallada y coherente.
Permite ver la omisión de aspectos importantes.
Omite la duplicidad de respuestas.
Deja ver las posibles fallas en el control interno.
De cierto modo para estipular este método se deben de considerar los
siguientes aspectos:
Simbología a utilizar.
Forma de interpretación.
Secuencia.
72
CAPÍTULO III
APLICACIÓN DE LA AUDITORÍA OPERACIONAL
ADMINISTRATIVA
3.1 Aplicación de la auditoria operacional administrativa
La auditoría administrativa-operacional puede ser considerada una
herramienta o método capaz de ayudar a la administración de una entidad
económica a detectar fallas, problemas e incumplimientos dentro de los
reglamentos y manuales de procedimientos establecidos, para así poder
proponer mejoras en las que se promueve el cumplimiento y apego a las
normas implementadas por la entidad económica y de esa manera lograr un
óptimo funcionamiento en todas las áreas y alcanzar un objetivo global.
3.1.1. Concepto de método y metodología
Método es una palabra que proviene del término griego methodos (“camino”
o “vía”) en el contexto de auditoría administrativa se puede definir como: el
medio utilizado para efectuar una revisión optima y alcanzar los objetivos, su
significado original señala el camino que conduce a un lugar.
Metodología: es un vocablo generado a partir de tres palabras de origen
griego: metá (más allá), odós (camino) y Logos (estudio).
Por lo que se puede definir que metodología es el conjunto de
procedimientos que van guiar una investigación o revisión para así poder
verificar el cumplimiento pleno y el apego a las políticas establecidas por la
73
administración de la entidad, y llevar una auditoria ordenada y enfocada a
llegar a los alcances establecidos.
3.1.2 Objetivo de la metodología
El objetivo de la metodología es revisar, examinar, ordenar y controlar los
pasos en la ejecución de la auditoria, para obtener los resultados deseados
en todas las fases o etapas que comprende el ejercicio de una auditoría
interna en sus tres tipos:
• Administrativa.
• Operacional.
• Financiera.
3.2 Primer contacto con el cliente
Antes de comenzar el trabajo de auditoría, se debe tener un acercamiento
con el que solicita la misma, para que se establezcan los alcances a los que
se quieren llegar en la intervención, por lo que se deben dar objetivos claros
y precisos, de lo contrario si no se establecen, bien podrían confundir al
auditor, ya que sería un error grave presentar un informe acerca de algo que
no se requería.
En segunda instancia el auditor debe de empezar a familiarizarse con las
operaciones que revisara dentro de la entidad económica que será auditada,
por lo que se dará a la tarea de investigar todo lo referente a la misma, tal y
74
como; la estructura, política, reglamentos de operación, y posibles soluciones
a problemas en base a métodos funcionales comprobados.
3.2.1 Entrevista y visitas previas
Las entrevistas y las visitas previas se consideran dentro de las actividades
que realiza el auditor, para hacerse de elementos que le permitirán ubicar el
contexto de la operación u operaciones a revisar, esto a su vez podría
apoyarse observaciones de campo y evidencia documental, lo obtenido en
estas técnicas deber ser suficiente, relevante y útil ya que esto será el
respaldo de las conclusiones del auditor.
Las entrevistas con el cliente serán tan frecuentes como lo considere el
auditor, con la finalidad de definir las condiciones básicas del servicio que se
va a brindar.
Para no hacer las entrevistas extensas, y para poder llevarla de una forma
ordenada es recomendable, que el auditor elabore una lista de los puntos
que va a tratar con su cliente, y así determinar si se requiere o no de otra
entrevista para aclarar los pendientes o problemas que hayan surgido como
consecuencia de la entrevista anterior.
Puntos fundamentales a tratar:
El servicio que se va prestar.
Las condiciones del servicio.
Tiempo
Honorarios
75
Gastos, etc.
Las limitaciones del servicio.
Los elementos necesarios que deberá proporcionar el cliente.
Coordinación de tiempos entre auditor y cliente.
Dentro de las visitas el auditor debe de observar las instalaciones de la
planta y las oficinas de la entidad económica, así como las operaciones de
la entidad económica, de igual manera se debe poner especial interés a
las aéreas operativas, con la finalidad de verificar las formas de ejecución.
3.2.2 Cotización y convenios
Ya una vez aceptados los acuerdos del servicio, es necesario acordar los
términos particulares y del trabajo a desarrollar, por lo que se debe elaborar
un contrato formal, en el que se especifican los derechos y obligaciones de
ambas partes.
De los puntos expuestos y el alcance deseado, se deben establecer entre
otras cosas los siguientes puntos.
El cliente conoce el problema.
El cliente conoce las causas del problema.
La disposición del cliente para aportar.
Una vez aclarados estos puntos, el auditor realizara una investigación en la
cual confirmara lo expuesto por su cliente y así podrá evaluar el problema.
76
Esta etapa inicial de la auditoria es considerada sumamente importante, ya
que es donde se precisan las características y alcance del problema, y
dependiendo de ello se calcula el tiempo estimado del trabajo, así como los
recursos humanos, los materiales y el costo de los mismos.
El auditor hará entrega de una carta de referencia donde plasmara las
condiciones del trabajo.
Antecedentes de contratación del servicio.
Objetivos y alcances de los trabajos.
Mención del personal a utilizar.
Tiempo del servicio.
Honorarios y formas de pago.
Fecha de iniciación del trabajo.
Fechas de informes previos y avances.
Honorarios
La forma de establecer los honorarios será a consideración del auditor al
tener en mente los gastos, el tiempo y el personal; por lo que necita tener
una visión global para poder hacer un cálculo en el que cubra todas sus
necesidades.
Los honorarios del auditor pueden ser contratados de 3 formas:
Honorarios fijos: estos serán efectuados mediante cantidades fijas,
previamente acordadas con el cliente.
Honorarios variables: el auditor acuerda percibir sus honorarios con
base en la estimación del tiempo trabajado, y el número y categoría
del personal empleado.
77
Honorarios con base: el auditor acepta pagos de honorarios por
periodos determinados.
3.3 Enfoque de la revisión
La realización de una auditoría se debe de hacer de manera en que se
clasifiquen los enfoques de revisión o bien los ciclos, su objetivo es poder
determinar de forma oportuna para la realización de la auditoria de una
manera adecuada.
A su vez, están constituidos por varias funciones, cada función es un
conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para
reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las
transacciones que suceden dentro de un proceso, que las ordena de manera
lógica y secuencial.
Los principales enfoques de revisión o ciclos en una auditoria Operacional-
Administrativa son los siguientes:
En base a ciclos de operaciones.
En base a funciones o actividades.
En base a instrucciones directas.
3.3.1 Con base en ciclos de transacciones
Una transacción es un hecho económico que involucra cambios en la
estructura financiera de una entidad.
78
Principalmente se deben de identificar las actividades que conforman una
función; enseguida las funciones que integran un ciclo de operaciones; y
finalmente el enlace entre los diversos ciclos para llegar al objetivo del ciclo.
Al realizar el proceso su objetivo es identificar las transacciones que realiza
la entidad económica, y su función a ellas, se determinaran los cortes
operativos para la plena identificación de las funciones y los ciclos, de no
hacerse los cortes se entraría en un proceso operativo de revisión sin fin.
Este ciclo está constituido por transacciones de naturaleza semejante con el
procedimiento y sistemas de cada entidad, se produce información accesible
y útil para tomar decisiones, de esta manera es más fácil evaluar la eficacia
de los procedimientos administrativos implantados en la entidad.
Se debe tomar en consideración que la información proveniente de los
sistemas que integran un ciclo de transacciones no es siempre de carácter
contable o financiero, la tarea principal a las que se debe aplicar el auditor
operacional es precisamente, la de identificar los diversos ciclos de operación
y las funciones que los integran a efecto de precisar el alcance de su
revisión.
La clasificación de los ciclos de funciones y actividades puede variar
dependiendo de la actividad de la entidad económica y del criterio que se
aplique, la división de ciclos que continuación se presenta y que servirán
para propósitos de la auditoria.
Algunos de los principales ciclos de operaciones son:
79
Compras: La función básica de compras es adquirir buenos productos y a
buen precio, en tiempo y en un buen lugar, todo esto para satisfacer las
necesidades de los clientes de la entidad económica y coadyuvar a la
operación sana de la entidad económica.
Funciones
Requisiciones de compras.
Órdenes de compra y contratos.
Documentos de recepción de mercancías.
Notas de cargo y crédito.
Solicitudes de cheque.
Recibo de servicio.
Pólizas de cheque.
Recepción: Este ciclo se refiere al cuidado físico de las mercancías para que
sean recibidas y resguardadas por el personal encargado de este
departamento, o en los almacenes de la entidad económica, el objetivo del
ciclo de recepción consiste en allegarse de alojamiento de cada producto,
colocándolo de manera estratégica para que quede disponible para satisfacer
la necesidad operacional.
Inventarios y almacenes: Los materiales recibidos pueden ir directamente
hacia los procesos productivos, o bien pasan a formar parte de un inventario
en espera de ser utilizado, estos inventarios son comúnmente conocidos
como almacenes, los materiales pueden ser de diverso tipo: materias primas,
refacciones partes, sub-ensambles, etc. dependiendo del giro o la actividad
de la entidad económica auditada y quedan a disposición del uso para alguna
80
fase del proceso de manufactura, para mantenimiento de alguna otra
actividad operacional, o pueden estar para venta del cliente, no
necesariamente se necesita tener un proceso al ingresar las compras o los
productos.
Los almacenes tienen diferentes actividades como: recepción, inspección,
producción, mantenimiento y ventas, el objetivo de esta actividad es
mantener los materiales correspondientes en buenas condiciones para ser
usados, y tenerlos disponibles en el momento que se requieran.
3.3.2 Con base en funciones o actividades
Este ciclo de revisión dentro de la auditoria operacional-administrativa se
basa en funciones al desempeño de un cargo y de las obligaciones impuestas
por la entidad económica, establecido después de existir los niveles
jerárquicos y departamentos de la entidad económica, es necesario definir
con toda claridad las labores y actividades que habrán de desarrollarse en
cada una de las unidades concretas de trabajo o puesto de los distintos
departamentos de la entidad económica, para su buen desempeño y que el
auditor pueda localizar las fallas o errores de las actividades que no se
realizan correctamente.
La descripción de funciones se realiza primordialmente a través de las
técnicas de análisis de puesto y de la carta de distribución del trabajo o
cuadro de distribución de actividades.
La función debe expresar el resultado de la actividad realizada en forma tal
que no quede circunscrito en un contexto laboral específico; de esta manera
81
la función es menos cambiante que la tarea, por otra parte, la función
favorece -conlleva a- la identificación de distintas capacidades que se ponen
en práctica al realizar una actividad determinada.
Características
Su principal característica es la revisión de funciones y actividades a un
nivel jerárquico.
Verifica la información en base, a manuales, políticas, misión y
objetivos de la entidad económica.
Busca la calidad total dentro del funcionamiento de la entidad
económica.
Se enfoca a la entidad económica en niveles de una estructura
institucional de controles automáticos y mecanismos reguladores.
Desempeña la función de división del trabajo en las cuestiones técnicas
de planes y programas de la información de la gerencia y de la cual
dependen los diferentes departamentos.
La revisión en base a funciones se aplica de lo general (el propósito
principal reconocido) a lo particular.
Debe identificar funciones delimitadas (discretas) separándolas de un
contexto laboral específico.
El desglose de la revisión se realiza con base en la relación causa –
consecuencia.
Es necesario que se tenga conciencia del objetivo que se pretende con el
trabajo del auditor es el estudio y evaluación de las fases del proceso
administrativo.
82
Inspeccionar que la forma de dividir el trabajo en base a jerarquías
necesarias y sus agrupaciones de actividades, sean correctas para
poder simplificar las mismas de acuerdo a las necesidades de la
entidad económica, planes, políticas, lineamientos y procedimientos
establecidos por la administración.
Que exista la comunicación y los sistemas de información sean
canalizados adecuadamente en cada sector o área para su adecuada
coordinación en las áreas a desempeñar las actividades.
Rectificar que el factor humano con el que se cuenta para la ejecución
de los objetivos establecidos sea el adecuado, capaz y que conocen el
rol que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan
unas con otras.
Asegurarse que la estructura de la entidad económica está diseñada de
manera tal, que sea perfectamente clara para todos los que debe
realizar determinada tarea y no exista alguna falla en el mecanismo a
realizar las funciones que le corresponden a cada trabajador; en esta
forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la
asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación
y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la
entidad económica.
Este apartado de revisión consiste en llevar a cabo una descripción de las
actividades inherentes a cada uno de los cargos y/o unidades administrativas
contenidas en la estructura orgánica, que le permitan cumplir con sus
responsabilidades y deberes.
La ventaja es que se mejora las actividades y funciones en cada
departamento de la entidad económica.
83
3.3.3 Con base en instrucciones especificas
Este ciclo se basa en las características y departamentos que cada entidad
económica desempeña o requiere para la realización y alcance de sus
objetivos establecidos, el auditor desempeña la búsqueda en dichos
departamentos u operaciones donde es necesario, o mejor dicho donde se
presiente que existan errores al desempeñar las actividades, un ejemplo
podría ser:
Caja chica
Cubrir gastos menores (viáticos, recolección de basura, otros).
Comprobar los desembolsos de efectivo.
Realizar arqueo diariamente.
Contar siempre con efectivo disponible.
Solicitar reembolso a tesorería.
Custodia de efectivo.
La caja chica debe de ser auditada para poder verificar si los gastos menores
están siendo adecuadamente administrados, o bien si existe algún error
poder buscar la solución e identificar la forma de solucionar dichos errores
para poder llevar a la entidad económica a poder alcanzar los objetivos de la
entidad económica.
3.4 Estimación de tiempos-programa de actividades
Antes del contrato de auditoría, para poder determinar los honorarios a
incluir en una propuesta de servicios profesionales a un cliente potencial se
debe considerar lo siguiente;
84
Luego de obtenido el cliente, como herramienta para la
administración y el control de la auditoria.
La estimación de tiempos requiere una sólida experiencia
profesional y se toma en cuenta.
Las conclusiones obtenidas en las etapas anteriores del proceso de
planteamiento.
Las horas reales de ejecución de auditorías anteriores.
Al realizar la auditoria, debe quedar claro el tiempo de inicio y de término de
la misma, para esto se debe realizar un cronograma de actividades donde se
especifique las actividades a realizar por el auditor y el tiempo en realizar
dicha auditoria, el cronograma de actividades varía dependiendo la auditoria
a realizar.
3.5 Investigación general
La investigación general es la perspectiva que se tiene sobre las
características de la entidad económica en general, conocer acerca de sus
estados financieros, el control interno, aspectos legales y normatividades que
les rige, este análisis lo hace el auditor en base a la información obtenida en
sus visitas y que proporcionó la administración de la entidad económica a
petición del mismo.
3.5.1 Del organismo
La investigación general de un organismo se elabora con el juicio profesional
del contador, y va de acuerdo a su experiencia adquirida y su
85
profesionalismo obtenido en su preparación, esto le ayudara para obtener
información original del organismo que va a revisar, y de ahí poner especial
atención en aspectos importantes o situaciones extraordinarias.
Al terminar con la revisión general y al obtener las características y
condiciones generales de la entidad económica o área a auditar, el auditor
procede a realizar el análisis de la misma, para así poder encontrar las
fortalezas y debilidades de la entidad económica o el área a revisar y evaluar
en donde se requiere mayor atención.
3.5.2 Del área o función sujeta a revisión
Esta investigación consiste en realizar una revisión específica de una
actividad o función dentro de un organismo, esta investigación se hace
mediante una evaluación de diferentes aspectos como la estructura, los
puestos y actividades, costos, distribución de trabajo, procedimientos,
análisis de papeles, formas y archivos involucrados en una actividad o área
específica dentro de la entidad económica.
Al llevar a cabo un análisis específico de un área o función sujeta a revisión,
se deberá conocer la estructura entidades económicas, así como las
funciones de cada uno de los integrantes de dicha entidad económica, esto le
permitirá al auditor conocer el funcionamiento del área sujeta a revisión y,
las personas involucradas.
Se debe considerar que el organigrama este detallado y que contenga las
áreas involucradas en el área o función sujeta a revisión, así como los
86
puestos, nombres, actividades principales y responsabilidades de cada
integrante de quienes intervienen en la actividad.
3.6 Levantamiento de información
El levantamiento de información comprende las actividades que realiza el
auditor para obtener elementos que le permitan conocer de manera general
y detallada a el organismo sujeto a revisión; de esta manera se podrá hacer
un estudio y evaluación de su comportamiento y desempeño; y dicha
información recaudada le servirá como sustento y respaldo a sus pruebas de
la auditoría.
Las entrevistas son una de las principales técnicas para el levantamiento de
información y para efectuarla es importante conocer el tipo de información
que se desea obtener, así como efectuar los cuestionamientos de una forma
concreta.
Para efectuar una entrevista correcta es necesario acudir al personal
adecuado y así poder obtener la información precisa y detallada, antes de
realizar la entrevista es preciso notificar con anticipación a las personas que
serán entrevistadas, así como darles a conocer los puntos que se van a tocar
dentro de la misma, de igual forma anticiparles los informes o datos que se
necesitaran para efecto de realizar una entrevista exitosa con información
sustentada.
El objetivo principal es llevar la entrevista de forma optima para así poder
obtener información suficiente y de confianza, el auditor debe tratar de ganar
la confianza del personal a entrevistado ya que existen situaciones en las que
87
existen escepticismo o desconfianza por parte del trabajador, debido a que
creen que en un futuro sus respuestas puedan atraerle problemas en su
empleo.
Para ello el auditor debe estar preparado para tratar con estos
inconvenientes y tratar de corregir este tipo de reacciones, debe de explicar
por qué motivo se desea conocer la información y cuales el objetivo de la
entrevista; en este caso es para que con ayuda de la auditoria se puedan
promover mejoras o correcciones a las áreas o actividades que requieren
ayuda para un mejor funcionamiento.
3.7 Valoración del control interno, narrativas, gráficos, cuestionarios
La valoración del control interno está comprendido dentro del plan de
auditoría y es en esta fase donde se pretende evaluar a la entidad
económica, los métodos y procedimientos que se efectúan dentro de un
organismo, los cuales son implementados para llevar a cabo una adecuada
administración de recursos, tener una información financiera veraz, así como
promover el acatamiento de las políticas establecidas dentro de la entidad
económica.
La evaluación se realiza para saber si dentro de la entidad económica se está
cumpliendo con lo establecido en los manuales de procedimientos, y para
ello el auditor puede ayudarse se diferentes técnicas como son los
narrativos, gráficos y cuestionarios, ya que dichas técnicas servirán para
documentar y evidenciar la evaluación.
88
La técnica utilizada será a consideración del auditor debido a que en
ocasiones una técnica puede funcionar mejor que otra dependiendo del tipo
de entidad económica que se está auditando.
Los cuestionarios deben ser realizados de acuerdo al tipo de entidad
económica y las condiciones en las que se encuentre, estos se elaboran en
base a los manuales de procedimientos y sirven para comprobar el
cumplimiento de los mismos. Los cuestionarios consisten en hacer preguntas
específicas que se puedan contestar con simplicidad con un “si” “no” o “no
aplica” y si la respuesta resulta negativa que sirva como indicativo de una
falla en los procedimientos.
Las ventajas de los cuestionarios son:
La practicidad de su aplicación.
Bajo costo.
Facilita la localización de problemas en el organismo.
Las desventajas son:
Las respuestas son limitadas.
No se puede tener una visión detallada.
Dentro del cuestionario se pueden omitir algunas deficiencias.
La valoración narrativa consiste en explicar los procedimientos por parte de
los elementos que los realizan, de forma que el auditor comprenda el
funcionamiento desde la perspectiva del que ejecuta la labor y así poder
localizar fallas o incumplimientos dentro del sistema, y saber en qué parte se
debe poner mayor interés.
89
Las ventajas de la evaluación narrativa son:
Se aplican en entidades económicas pequeñas.
La facilidad de su aplicación.
La descripción es directa.
Las desventajas son:
En ocasiones a las personas les cuesta trabajo expresarse de
manera clara.
Se limita a las compañías grandes.
El uso inadecuado de palabras puede ocasionar malas
interpretaciones
La valoración grafica consiste en arrojar resultados mediante evaluaciones
hechas dentro de cada área y estos resultados son representados mediante
graficas en las que se puede evaluar productividad, funcionalidad entre otros
aspectos.
3.8 Control de hallazgos preliminares-primera fase
Dentro del proceso de la auditoria el auditor se involucra en asuntos de
control interno, los cuales resultan de importancia para el cliente y estas
situaciones deben ser informadas, ya que son puntos que despiertan
inquietud en el auditor, y la opinión que respecta a las mismas por lo que se
considera importante informar al solicitante de la auditoria, ya que si se
encuentra deficiencias importantes en la operación o la estructura del
control interno, y se considera que a su vez podría repercutir en el correcto
funcionar del organismo.
90
Estos aspectos a informar deben ser comunicados a los altos mandos, como
lo son: el dueño de la entidad económica, el cliente que contrato el servicio,
el consejo administrativo.
Es parte del trabajo que el auditor sugiera propuestas de mejoras en el
control interno, deberá implementar medidas correctivas las cuales la
gerencia tendrá la decisión de tomar en cuenta las sugerencias para así
poder obtener mayores benéficos que convendrán en el mejor
funcionamiento del organismo.
3.9 Verificación de funciones, procesos o sistemas
La verificación de funciones es la explicación secuencial de las actividades y
procesos que se utilizan por el personal que interviene en las áreas que
operan en un organismo; dicha explicación debe mencionar las políticas,
normas, procedimientos y registros contables de cada una de las actividades.
La verificación se realizara en todas las áreas y todas las operaciones que
intervienen en el funcionamiento de la entidad económica.
La evaluación es el proceso donde se va a hacer un comparativo entre el
proceso que se está haciendo en realidad, contra el proceso que está
estipulado en un manual de procedimientos que se pretende cumplir, es
decir, evaluar la diferencia entre lo que debe ser y lo que es en realidad.
Para hacer una evaluación de este tipo, el auditor previamente estableció un
objetivo, para ello, ya se realizo un estudio global de la función, dicho
estudio estará respaldado por la información recopilada y la evaluación de
control.
91
En esta etapa de la evaluación implica un conocimiento del auditor de la
teoría y la práctica de lo que está evaluando.
3.9.1 Programa de auditoría
En el programa se debe reflejar el cumplimiento de los procesos, y las
pruebas sustantivas que se diseñaron, respecto a la evaluación del control
interno.
El proceso de evaluación tiene el objeto y el propósito, que se establezca
una secuencia ordenada, y evitar que se omitan aspectos de importancia.
Los programas de auditoría realizados con anterioridad servirán al auditor
como guía para tener un mejor manejo de los procesos.
3.9.2 Cédulas de auditoría
Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor
sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen.
Las cédulas de auditoría se pueden considerar de dos tipos:
Tradicionales
• Cedulas Sumarias: Que son resúmenes o cuadros sinópticos de
conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u
operación.
• Cedulas Analíticas: En ellas se coloca el detalle de los conceptos
que conforman una cédula sumaria.
92
Eventuales
• No obedecen a ningún tipo de patrón estándar de nomenclatura
y los nombres son asignados a criterio del auditor y pueden ser
cédulas de observaciones, programa de trabajo, cedulas de
asientos de ajuste, cedulas de reclasificaciones, confirmaciones,
cartas de salvaguarda, cédulas de recomendaciones, control de
tiempos de la auditoria, asuntos pendientes, entre muchos más
tipos de cedulas que pudieran presentarse.
3.9.3 Control de fallas y deficiencias comprobadas-segunda fase
Para poder tener un correcto manejo o control de las fallas y deficiencias es
necesario que siempre estas deberán estar respaldadas por el auditor con su
respectiva evidencia documental o testimonial, que habrán de formar parte
de los papeles de trabajo del auditor, para que puedan ser consideradas
como fallas o deficiencias comprobadas, de lo contrario un hallazgo sin
soporte dejara entre dicho la calidad personal y profesional del auditor.
3.10 Evaluación de funciones, procesos o sistemas
Una vez fijado el objetivo de su intervención, el auditor planea la
metodología de la auditoria, ya realizado el estudio general de la entidad
sujeta a auditoria, y establecido las funciones principales a auditar, ya
verificada toda la información recopilada, el siguiente paso es la evaluación
de la misma, así como de los resultados alcanzados. Así que se podría
entender que la evaluación es el proceso en el cual se analizan las
diferencias lo que está sucediendo en la actividad sujeta a auditoria, así
como los resultados obtenidos, contra lo que sería ideal hacer. El auditor
93
debe conocer los aspectos prácticos como teóricos de los procesos ya que de
lo contrario no está capacitado para hacer una comparación.
3.10.1 Comparativo con estándares de control
El comparativo consiste en, observar y verificar si se está cumpliendo con un
total apego a los manuales de procedimientos previamente revisados por el
auditor, así como a las políticas y las normas establecidas.
Una vez que el auditor conoce a fondo los procesos que se deben de cumplir
en teoría, procede a una revisión física en la que compara si los procesos se
están cumpliendo tal y como marcan los estándares fijados, de no ser así
realiza anotaciones en las marca las diferencias entre lo que se debe hacer y
lo que en realidad se está haciendo, para así poder detectar las fallas e
implementar correcciones.
3.11 Definición y control final de hallazgos en funciones, procesos o
sistemas
El auditor administrativo, operacional o financiero, durante el desarrollo de
su trabajo y en cualquiera de sus etapas irá detectando irregularidades o
anomalías que merecen ser tomadas en consideración, para su análisis y
discusión con el personal de la unidad administrativa o función sujeta a
auditoria del resultado de tal proceso se deriva su eventual inclusión en el
informe de auditoría, el auditor ante todo no debe dejar de tener cortesía,
tacto y buenas relaciones con el auditado.
94
El proceso de registro de observaciones se debe de anotar, así como sus
causas, consecuencias, opciones de solución y beneficios esperados; de igual
manera se indicará el nombre de la persona con quien se comentó y los
comentarios recibidos, en cada observación que se registre se deberá anexar
la documentación que la soporte, el conjunto de observaciones registradas y
numeradas en forma consecutiva para efectos de control, se deben de
integrar en una sección específica de los papeles de trabajo, y se hará
referencia a ellas, por su número, en el programa de auditoría y en los
papeles de trabajo relativos al área o sección donde fue detectada.
Si el auditor sabe dar un correcto uso de este procedimiento verá, sin lugar a
dudas, que al concluir su auditoria tendrá en sus manos el fondo de su
intervención al que solo tendrá que darle forma y presentación por medio del
informe.
95
CAPÍTULO IV
BUENAS PRÁCTICAS CORPORATIVAS Y LA CRONICA DE
AUDITORIA INTERNA
4.1 Buenas prácticas corporativas
Con el fin de constituir un enunciado común para las sociedades en México,
así como en la mayoría de las naciones e instituciones internacionales que
siguen las primicias de la Entidad económica para la Cooperación y el
Desarrollo Económicos (OCDE), el comité ha apreciado factible partir de los
siguientes cimientos de palabras en latín:
Gubernare “gobierno”: labor y efecto de representar.
Corpus “corporativo”: grupo o corporación.
Practicus “prácticas”, plasmar lo que se realiza acorde a los cánones
establecidos o tradiciones.
Partiendo de estas palabras en latín, se determina que la concepción original
y mundialmente aceptada para el gobierno corporativo sería la siguiente:
“El sistema bajo el cual las sociedades son dirigidas y controladas”.
Comité de Integración de Contadores Universitarios. (s.f.). Recuperado el 23 de Diciembre de 2013, de
Colegio de Contadores Públicos de México:
http://ccpm.org.mx/espaciouniversitario/gaceta/feb_mar_2012/opina_con_nosotros.html
96
En una noción de acrecentamiento extensa, la OCDE considera que el
gobierno corporativo involucra un vínculo de relaciones entre la dirección del
consorcio, su consejo, sus asociados e intermediarios involucrados.
4.1.1 Antecedentes
Las compañías poseen un papel esencial en el fomento del avance monetario
y la vanguardia sindical del territorio nacional, ya que estos poseen la carga
de generar patrimonio, trabajo, prosperidad para la sociedad, servicios
básicos, y activos ya que estos son el motor que impulsara el crecimiento de
nuestro país.
El gobierno corporativo es de las primicias en el breviario nacional, ya que la
constancia, el trabajo, la eficacia y compromiso social son del beneficio tanto
privado como público.
En una economía general se encontrara una cadena de leyes implantadas por
las naciones que conforman las entidades internacionales, una de ellas es la
OCDE, México es una de ellas, en 1999 expresó los “Principios de la OCDE
para el Gobierno de las Sociedades” estos fueron analizados en el año del
2004, dichos fundamentos son una crónica para que las naciones formulen
los convenientes acuerdos en su marco regulatorio y a su conocimiento
corporativo.
A decisión del Consejo Coordinador empresarial económico (CCE) se formó el
Comité de Mejores Prácticas Corporativas (el Comité), en 1999 expuso el
Código de Mejores Prácticas Corporativas (Código) en el cual se instituyen
97
recomendaciones para un sobresaliente régimen corporal de las compañías
en México.
La usanza en la ejecución durante estos años y las observaciones sobre el
contenido a nivel mundial, han logrado que el CCE, como responsable del
pronunciamiento, estudio y apropiada transmisión del Código, tenga sus
observaciones al día en la primera versión revisada en noviembre del 2006
que fue cuando se dio a conocer y para abril del 2010 que fue la Segunda
versión revisada.
En la publicación, se investigó las particularidades y necesidades de las
entidades económicas mexicanas, su inicio, su distribución accionaria y la
prioridad que poseen ciertos conjuntos de inversionistas en su corporación,
se intenta ayudarles a ser competitivos, institucionales y que sean
permanentes en el tiempo; a obtener acceso a múltiples orígenes de
financiamiento en ambientes favorables y brinden seguridad a los accionistas
internaciones y nacionales.
Los fundamentos del código van dirigidos a implantar las mejores prácticas
corporativas que auxilien a optimizar la unificación y la labor del Consejo de
Administración, estas serán aplicables a las entidades económicas privadas y
públicas en general sin diferenciar su volumen, su actividad o su estructura
accionaria.
Aunque las recomendaciones son de aplicación voluntaria, es preferible que
las entidades económicas las adhieran a su cuerpo administrativo; para ello
las entidad económicas concretaran de acuerdo a sus necesidades, la etapa y
la medida de la ejecución, de esta forma, las entidades económicas de
98
México serán más eficientes y competitivas entre sí, al igual que con las del
resto de las naciones del planeta, ya que se podrán apoyar con la
herramienta de mejores prácticas corporativas internacionalmente
aceptadas.
Es provechoso puntear que las compañías que cotizan sus acciones en la
bolsa de valores o emiten títulos de deuda, las sociedades de ahorro para el
retiro, las instituciones bancarias, etc, deberán prestar atención a las
medidas en el gobierno corporativo respectivas.
4.1.2 Funcionamiento
Para alcanzar un trabajo eficaz del método del cuerpo administrativo, el
comité recomienda que los principios básicos señalados y las prácticas que
de ellos provengan, sean acogidos como parte de la cultura de la sociedad,
vistos desde los más altos niveles de la dirección y cedida a todo el personal
que completa las diferentes áreas de la compañía.
Para que exista un buen régimen en el gobierno corporativo, se considera
que un buen sistema de gobierno corporativo contenga como principios
básicos los sucesivos:
La salvaguarda de los beneficios de todos los inversionistas, así como
el trato igualitario
La persistencia y la constancia en el tiempo de la corporación, así como
el reconocimiento de la figura de los terceros interesados en el buen
desempeño.
99
La revelación y emisión obtenida de la información, así como la
transparencia en la gerencia.
El fortalecimiento de que exista el enfoque estratégico de la compañía,
así como la cautela y la eficaz labor de la administración.
El ejercicio de la responsabilidad fiduciaria del Consejo de
Administración.
El control, la identificación, la administración y la revelación de los
peligros a que está sujeta la compañía.
El reconocimiento de fundamentos morales y de responsabilidad
sindical institucional.
La previsión de dificultades de interés y procedimientos ilegales.
El reconocimiento de acciones prohibidas y la resguardo a los
informantes.
El desempeño de las distintas medidas a que esté sujeta la compañía.
El proporcionar certeza y confianza a los accionistas y otros
involucrados ante la dirección honorable y responsable de los negocios
de la entidad.
4.1.3 Problemática de Actuación
Ante la necesidad de que haya una transparencia mayor en la investigación
financiera que se emite en una entidad mercantil, se necesita tener, aparte
del comisario, algunos otros instrumentos de vigilancia, tales como, convenir
con auditores externos, contar con auditores internos y crear un comité de
auditoría.
100
La auditoría interna es primordialmente un control de controles, es una
acción de apreciación independiente dentro de una estructura, cuyo objetivo
es revisar los procedimientos contables, financieros y administrativos, como
fundamento para la prestación de un trabajo de lo más efectivo a los niveles
más altos de la Dirección.
El auditor interno ejecutara su servicio en el marco de acatamiento de las
Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna,
lo que dará confianza y seguridad al Consejo de Administración, de que el
trabajo y sus resultados del mismo tendrán valía y podrán ser aplicados,
para un mejor funcionamiento de los controles y metas de la entidad
económica.
El objetivo de la auditoría interna es otorgar un trabajo de apoyo benéfico a
la Administración, con la finalidad de optimizar la dirección de las
operaciones y de lograr un mayor beneficio monetario para la compañía o un
cumplimiento más eficiente de sus metas corporativas.
Apoya a los órganos de la Gerencia en el cometido efectivo de sus
actividades, suministrándoles recomendaciones, evaluaciones, análisis,
información y asesoría concerniente con las acciones revisadas, igualmente
es un objetivo, la promoción de controles eficaces a un precio prudente.
Estos son algunos ejemplos de lo que logra facilitar la auditoría interna:
Que las estrategias y políticas de la compañía, el control interno, así
como los medios señalados para su ejecución, se lleven a cabo de
manera satisfactoria.
101
Que el patrimonio de la compañía se halle debidamente contabilizado y
protegido.
Que las operaciones diarias se reconozcan oportuna y correctamente
en su totalidad.
Que la compañía se encuentre razonablemente protegida contra
derroches, estafas y pérdidas.
Que los medios internos de control, registro y notificación, transmitan
información fehaciente, adecuada y pertinente a los distintos niveles de
la sociedad a cargo del buen camino de la misma.
Que las labores particulares se efectúen con honestidad, premura y
eficiencia.
Analizar la economía y que recursos son utilizados.
Verificar la confianza o grado de razonabilidad de la información
contable generada en las distintas áreas de la entidad económica.
Estar alerta en el funcionamiento del sistema establecido dentro de la
entidad económica para el control interno.
Vigilar el cumplimiento de las disposiciones legales a las que la
compañía está sujeta.
Mantener al tanto de cualquier desatención o contingencia legal que
exista al Consejo de Administración.
La auditoría interna comprende la información, revisión y apreciación de
aspectos administrativos, financieros, operativos y contables de la sociedad.
Para esto se fía de tres tipos o enfoques de auditoría, utilizados en forma
combinada, o bien en forma separada, según sea el caso:
102
Auditoría administrativa: revisa y valora los procedimientos, medios y formas
que se siguen en todo el ciclo administrativo, emite información de si el
personal encargado de cumplir con lo establecido en los programas,
manuales, políticas y todo tipo de leyes se está apegando a las mismas.
Auditoria operacional: este tipo de labor valora la eficacia con que se está
manejado el capital humano, recursos materiales y económicos y de esta
forma optimiza la eficacia de las transacciones, para disminuir los precios y
acrecentar la utilidad de la inversión.
Auditoría financiera: a través de la inspección de las operaciones en su
aspecto numérico, los registros contables, y la autenticidad de la
documentación que las soporta, afirma integridad y confiabilidad en la
información financiera en la cual se expresan.
Bajo el esquema de estas tres ramificaciones el auditor interno, inspecciona
aspectos fiscales, legales y de normatividad.
La auditoría interna se pone en práctica cuando el crecimiento de la entidad
económica es acelerado en volumen, extensión geográfica, así como la
complejidad que hace sumamente difícil el control directo por parte de la
administración de la compañía.
La persona representante del área de auditoría interna, debe depender de un
elemento con un nivel alto jerárquico dentro de la entidad, que le permita la
independencia de su trabajo y no tener restricciones en su actuación; por lo
tanto el departamento de auditoría interna, debe ubicarse dentro del
organigrama de la compañía, en un nivel tal, que le permita completa
103
libertad en cuanto al trabajo a desarrollar, medidas a tomar e informes a
solucionar.
El encargado del área de auditoría interna debe tener acceso directo al
consejo.
Anualmente presentara a la dirección, para su aprobación, y para su
conocimiento al consejo de administración; un resumen del programa de
trabajo, un presupuesto financiero y un plan de asesoramiento. Revisara los
controles implantados para afirmar que la información es exacta, integra y
oportuna. Promover progresos en los procedimientos y en las prácticas de
gestión.
4.1.4 Función de la auditoría interna en la gestión de las buenas
prácticas corporativas
El código recomienda “que exista un órgano intermedio que apoye al Consejo
de Administración en la función de auditoría, asegurándose que tanto la
auditoría interna como la externa se realicen con la mayor objetividad e
independencia posible”; todo esto, con la finalidad de que la información
llegue a los accionistas, consejo de administración y al público en general de
una manera transparente y razonable.
Consejo Coordinador Empresarial. (s.f.). Recuperado el 16 de Noviembre de 2013, de Consejo
Coordinador Empresarial:
http://cce.org.mx/sites/default/files/CMPC2011/Gu%C3%ADa_para_la_adopci%C3%B3n_del_c%C3%
B3digo.pdf
La labor de auditoría es una de las más trascendentales para contar con un
buen Gobierno Corporativo, dicha ocupación procede de la necesidad para
104
que exista claridad y transparencia al reportar las transacciones que lleva a
cabo la industria, así como la vigilancia del control interno, cabe mencionar
que en compañías privadas, la labor de vigilancia recae en la figura del
comisario.
Cuando la entidad económica va en aumento, es primordial formar un
Comité de Auditoría compuesto por miembros del Consejo de Administración,
este comité controlará el acatamiento de las siguientes actividades:
La confianza de que los registros contables se están llevando de
manera oportuna y apegada a las Normas de Información Financiera
(NIF) vigentes.
La inspección de los programas de trabajo del auditor, los reportes de
auditorías internas y externas, así como las cartas de observaciones a
la gerencia.
Que los estados financieros presentados a los accionistas, cuenten con
las políticas y criterios previamente aprobados por la gerencia.
Cerciorarse que se mantenga un sistema de control interno eficaz y
con perspectiva a los riesgos.
Implantar un código de ética en la compañía a través de un comité.
4.2 Crónica de la auditoria
Es el escrito emitido por el auditor como consecuencia de su análisis y/o
evaluación, contiene información suficiente sobre consideraciones,
desenlaces de hechos reveladores, así como recomendaciones provechosos
para destacar las debilidades en cuanto a lineamientos, procedimientos,
acatamiento de acciones y otras.
105
4.2.1 Objetivo
El objetivo del informe de auditoría es proporcionar a la gerencia de la
entidad económica, información fundamental sobre el ciclo administrativo, de
esta forma contribuirá al desenlace satisfactorio de sus metas y objetivos,
por lo tanto podemos concluir que la importancia de la auditoria es vital.
A través del informe presentado por el auditor interno se podrá ver las
observaciones, conclusiones y recomendaciones, para saber cómo es que
está funcionando la entidad económica; por eso es de vital importancia que
los informes sean fundamentados con los papeles de trabajo realizados
durante la auditoría, presentados en forma oportuna, concreta y clara sin
perder el objetivo en lo que se desea hacer hincapié, desafortunadamente no
siempre se logra tener el impacto correcto cuando los informes no aportan
puntos de mejora.
4.2.2 Claridad y simplicidad de la crónica de auditoria
Estos términos indican que el auditor sin mayor dificultad lograra expresar
de manera concreta lo que ha escrito y pensado al lector del informe.
En consecuencia, para que el escrito logre su objetivo de transmitir la
información y comunicar al cliente, el auditor de cuidar:
No usar léxico técnico, exuberante o ambiguo.
Evitar que el informe sea escueto.
No incluir mucha narración.
106
Utilizará palabras simples, de fácil entendimiento del lector, es decir, el
informe lo relatara de forma que el lector lo pueda interpretar sin
ninguna complejidad.
Exactitud:
Es fundamental que en todo informe, no exclusivamente en lo que se refiere
a cifras, sino en todo lo que a hechos se refiere, el argumento del informe
debe estar soportado en evidencias idóneas de ser expuestas en cualquier
circunstancia; en consecuencia el informe tiene cabida para conceptos
erróneos.
Concisión:
Conciso, no equivale a que el contenido sea corto, si no que sea breve,
muchos de los informes caen en el error de ser amplios ya que las
circunstancias así lo exigen pero como hechos insignificantes, superfluos o
inoportunos.
Oportunidad:
Los Informes, deben ser Oportunos, de tal forma que la compañía pueda
realizar acciones inmediatas, aun cuando la auditoria no ha sido terminada
se debe informar a la compañía sobre el progreso logrado y dar a conocer
hechos relevantes ya que si se posponen pierden valor aunque hayan sido
realizados de manera correcta, por lo tanto se puede considerar que es
preferible sacrificar la forma de exposición en beneficio de la oportunidad.
Utilidad:
Un informe solo será útil si es lo que la compañía está solicitando, es decir, si
el compromiso es revisar el área de ingresos, se debe notificar sobre esa
107
área, para que la entidad conozca las condiciones, conflictos, conclusiones,
puntos de mejora y otros aspectos de interés.
Tono Constructivo:
El informe, debe contener un tono constructivo adecuado a la situación para
la cual fue requerido, por lo tanto para que el trabajo sea de mayor impacto,
deben tomarse en cuenta las la educación y el respeto; asimismo no deben
subestimarse los procedimientos de trabajo o cualquier accionar del cliente.
Sustentación adecuada:
El informe debe fundamentarse con evidencias, estas deben estar soportadas
en documentos, pruebas u otros módulos de juicio objetivos, que permitan
dar certeza de las observaciones; de tal manera que la ecuanimidad debe
contener una clara diferencia entre lo que son: opiniones, hechos y,
declaraciones.
Integridad:
El informe debe ser integro, es decir, no debe presentarse informes por
separado, asimismo, con el contenido de todos los elementos,
características o partes que lo componen, desde una introducción hasta las
recomendaciones, esto con el objetivo de obtener una información completa.
4.2.3 Estructura
No existe una estructura única o modelo en la escritura del informe de
auditoría, ya que es complicado dar una opinión uniforme, sobre una gran
número de actividades con diferente alcance, que no tienen una misma base
inicial y final, como es el Estado de Situación Financiera en la Auditoría
108
Financiera; en consecuencia, en este tipo de examen administrativo, el
auditor no dictamina, solo da opiniones, considerando una serie de agentes o
características propias del ciclo, operación o área examinada, además de los
fundamentos administrativos y normatividad existente.
El contenido se define de la siguiente forma:
Síntesis:
El propósito es resumir la opinión del auditor manifestando las observaciones
más significativas y relevantes del informe.
Introducción:
Consiste en la descripción en forma narrativa los aspectos relativos a la
entidad auditada.
Esta información expone, sobre los antecedentes, objetivos, alcances y
naturaleza de la entidad a examinar.
Antecedente: En esta parte de la introducción, el auditor explicara por qué se
originó la auditoría, el informe será presentado según el caso, dependiendo
si la auditoria es de acuerdo a una programación anual por parte de la
entidad económica o si es por un caso especial como alguna denuncia o
solicitado por los accionistas.
Objetivo: Los objetivos de la auditoría administrativa son:
Evaluar el grado de eficacia y eficiencia aplicada sobre las
normas y procedimientos que comprende el proceso integral de la
administración documentaria de la entidad económica.
109
Determinar el orden, conservación, salvaguarda y tipificación del
archivo de la compañía, así como la oportunidad de su servicio.
Alcance: Se debe especificar el alcance del área a inspeccionar, los
responsables y la comisión encargada de la auditoría administrativa.
Ejemplo: Tratándose de determinar el alcance del área de “trámite
documentario y archivo”, se especifican el alcance de la manera siguiente:
Área auditada:
La administración documentaria, ¿De quién dependerá?, En este supuesto
dependerá de la Secretaría General.
Aspectos a examinar:
control interno del sistema, proceso de recepción, proceso de clasificación y
registro, proceso de control y seguimiento, proceso de distribución, proceso
de información y los procesos de archivos.
Funcionarios responsables: Son las personas encargadas de los puestos
dentro de la entidad, aquí se debe considerar los nombres y apellidos.
Comisión encargada: Se consignan los nombres, apellidos y cargos de
los auditores que tienen la responsabilidad de practicar la auditoría
administrativa.
Naturaleza de la entidad económica: Consiste en un resumen breve y conciso
de la constitución y autorización legal para el funcionamiento de la entidad,
indicando giro, capital social, actividades tanto principales o secundarias y al
recurso humano con que cuenta.
110
Observaciones: Son los informes que el auditor presenta sobre las
deficiencias o irregularidades detectadas durante su revisión, los cuales
contienen en forma clara y lógica los hechos de relevancia suficientemente
comprensible, fundadas en hechos y respaldadas con los papeles de trabajo.
Los informes de auditoría exhibirán las observaciones que no tienen solución
inmediata, las de importancia menor deben ser dados a conocer a los
encargados de las áreas durante el trabajo de campo para su solución
inmediata.
En el transcurso de la revisión, el auditor agotará todos los medios a su
alcance a fin de tener las pruebas documentarias capaces para fundamentar
las observaciones encontradas.
Para poder expedir el informe final de auditoría primeramente se les tiene
que informar a los administradores sobre las observaciones, y puntos de
vista encontrados, para que estos tengan la oportunidad de aclarar estas, ya
que estas acciones evitaran que los informes cuenten con observaciones y
conclusiones que no estén sustentadas, o que bien pudieran tener solución;
esto no se presentara en caso de fraude o desfalco.
Conclusiones: Estas serán las que el auditor mediante su juicio profesional
considere deficiencias o irregularidades; deben ser objetivas, basadas en
hechos reales y respaldadas apropiadamente en los papeles de trabajo, las
conclusiones serán presentadas y enumeradas en orden de importancia
haciendo hincapié, si fuera necesario, del nombre de los responsables que
han infringido en falta.
111
Recomendaciones: Las recomendaciones que presenta el auditor, después de
examinar el conjunto de operaciones y actividades de la entidad tienen por
propósito la solución de los inconvenientes para cooperar a la eficacia de la
administración, estas irán encaminadas al mejor uso del capital humano,
materiales y económicos de la compañía o entidad auditada; estas se
hallaran exhibidas en el informe de auditoría, en forma cronológica y de
acuerdo al nivel de importancia.
4.3 Fuentes de información
Son las acciones que agrupan la cimentación de la información contable, su
cometido es, que los empleados puedan comprender cuál es el papel que
estará jugando en el sistema del control interno, y de qué forma su trabajo
individual contribuirá con el de los demás, así como la comunicación es una
parte muy esencial de la información relevante a los niveles superiores; y en
general debe contener una comunicación eficaz con intermediarios, clientes,
proveedores y órganos de control e inversionistas.
4.3.1 Papeles de trabajo
Para auditoria son todas aquellas cédulas y escritos que son elaborados por
el auditor u obtenidos por él, en el transcurso de cada una de las fases de la
revisión.
Los papeles de trabajo son la demostración de los estudios, comprobaciones,
revisiones, interpretaciones, etc., en que el contador público fundamenta sus
opiniones y juicios sobre el sistema de información revisado.
112
Algunos papeles de trabajo son realizados por el propio auditor, y se
denominan cédulas, otros son conseguidos por medio de las personas
encargadas de las áreas auditadas o por terceras personas (cartas,
certificaciones, estado de cuentas, confirmaciones, etc.) pero al establecerse
en pruebas o elementos de comprobación y fundamentación de la opinión,
se anexan al conjunto de evidencia que constituyen en general, los papeles
de trabajo.
Los papeles de trabajo tienen como propósito:
Fundamentar por escrito la planeación del trabajo de auditoría.
Instrumento de revisión del trabajo de auditoría.
Evidencia como apoyo de la auditoria y del informe.
Se establece en soporte legal en la medida de requerir pruebas.
Memoria escrita de la auditoría.
En los papeles de trabajo se registran:
La planeación.
La oportunidad, naturaleza, y alcance de los procedimientos de
auditoría realizados.
Los resultados.
Las conclusiones extraídas y las evidencias obtenidas.
4.3.2 Cedulas de observaciones
113
En estas cedulas se notificaran las discrepancias, irregularidades y
principales fallas detectadas durante el análisis realizado durante el proceso
de auditoría, en estas se indicaran soluciones, así como fechas de
compromiso por parte del responsable del área auditada para darle
seguimiento.
4.3.3 Normatividad y lineamientos
Lineamientos generales que deben mostrar los papeles de trabajo:
Identificar el área auditada, fecha de realización de la cédula, nombre
y firma del auditor que la efectúo, y firma del responsable del grupo de
auditoría, como evidencia de la supervisión del trabajo.
Permitir su inmediata comprensión sin dificultad alguna.
Contener fuentes de información, cruces, marcas y referencias.
Deben ser pulcros, ordenados y legibles.
Una vez concluida la auditoría, los papeles de trabajo formarán parte
del expediente de la misma, de tal forma que debe integrarse en
legajos ordenados de manera lógica y ser debidamente resguardados.
4.3.4 Estándares establecidos
Son las reglas en las cuales se regirá la inspección de la auditoria,
fundamentados a una regularización normativa y jurídica, de esta forma el
auditor tiene que constatar que las actividades se desempeñen acorde a
estos lineamientos.
114
4.4 Secuencia de preparación
Para realizar el informe derivado de la auditoria en tiempo y forma, requiere
de esmero en cada una de las etapas que fueron planteadas, desde el
programa de auditoría, así como en el programa de trabajo, por lo cual hay
que hacer un especial énfasis en llevar el orden cronológico, hasta cumplir
con el objetivo de entregar el informe.
4.4.1 Reuniones preliminares con auditores
El auditor anotara en sus papeles de trabajo todas las carencias que a su
juicio profesional existen, debe efectuar un análisis crítico sobre cada
observación y cada sugerencia.
El examen debe contener un estudio integral de cada observación con los
papeles de auditoría en que se fundamentan los comentarios, la descripción
de los problemas y las sugerencias derivadas del criterio del auditor; es
necesario resaltar que no serán admitidas observaciones y sugerencias que
no estén amparadas por evidencia suficiente y competente en cédulas de
auditoría.
Todos los papeles de trabajo deben estar reconocidos y firmados por el
gerente o el supervisor de auditoría, esta es una norma de carácter universal
que no puede pasarse por alto bajo ninguna circunstancia.
En consecuencia, tanto el auditor en jefe como sus ayudantes cuentan con
conocimiento profundo de los métodos, procedimientos y sistemas que se
han examinado en la entidad económica.
115
Tanto el auditor en jefe, como sus ayudantes deben estar seguros de la
realidad de cada observación incluida en los papeles de trabajo.
El auditor debe enumerar los problemas descubiertos de acuerdo con su nivel
de importancia, a la luz del impacto presente y futuro sobre los recursos de
la sociedad.
El auditor y sus ayudantes deben dialogar, estudiar y evaluar cada una de las
sugerencias para corregir los problemas detectados.
En los papeles de trabajo es esencial que las sugerencias de auditoría sean:
Factibles: es decir, que puedan ser llevados a la práctica y no sólo utopías
obtenidas de manuales que nunca se han aplicado.
Accesibles: Que estén al alcance de la compañía desde el punto de vista de
su capacidad financiera.
Objetiva e integrales: Es decir, precisos con la estructura de área en la que
se van a implementar y con la entidad económica del área en la que se van a
implantar y con la estructura de otras áreas que se relacionen con ésta.
En resumen, antes de proceder al inicio del proceso de preparación del
informe, el auditor y sus ayudantes deben trabajar sobre los papeles que
contienen las descripciones de los sistemas, el señalamiento de fallas y el
detalle de las sugerencias, a fin de agotar todas las posibilidades existentes
respecto a todo aquello que pueda:
Eliminarse.
116
Concertarse.
Cambiarse.
Corregirse
4.4.2 Reuniones con áreas auditadas
Las reuniones con los encargados de las áreas auditadas son muy
importantes, ya que se les tiene que dar a conocer:
Hallazgos, conclusiones y recomendaciones de la auditoria antes de la
preparación del informe.
Minimizar el riesgo de interpretación equivocada sobre los resultados.
Estar abierto a las explicaciones pertinentes sobre los descubrimientos
de auditoría, los comentarios que deriven de esta reunión deben ser
tomados en cuenta para la presentación del informe final.
4.4.3 Emisión del borrador
El borrador es el desenlace de la auditoría interna, por lo cual su contenido
debe ser claro, objetivo y sin ningún error, ya que este será discutido con la
compañía con la finalidad de superar los hallazgos y observaciones antes de
emitir el informe decisivo, este podrá ser modificado con explicaciones
fundamentadas por la compañía, si el auditor de acuerdo a su juicio
profesional considera que la información es veraz procederá a mantener o
eliminar aquellas situaciones que pudieran sido observadas y presentadas en
el informe definitivo.
El borrador del informe deberá ser analizado de forma meticulosa y
detalladamente por el supervisor de auditoría.
117
4.4.4 Aplicación de cuestionarios de control de calidad
De acuerdo a la norma 1300, Programa de Aseguramiento de Calidad y
Cumplimiento. (González, J. R. (2009). Auditoría Interna Integral. México: Cengage Learning.)
“El director ejecutivo de auditoría debe desarrollar y mantener un programa
de aseguramiento de calidad y mejora que cubra todos los aspectos de la
actividad de auditoría interna y revise continuamente su eficacia. Cada parte
del programa debe estar diseñada para ayudar a la actividad de auditoría
interna a añadir valor y a mejorar” , esto se realiza con el fin de mejorar las
operaciones de la entidad económica. (Ragazzoni, V. R. (2010). Guía Práctica de Auditoría
Administrativa. México.)
Se puede concluir que es el proceso que se aplica con el fin de cumplir con
los objetivos de la auditoría; a través de valoraciones internas, las cuales
dan un seguimiento continuo a la auditoría, así como autoevaluaciones
sorpresa al equipo de trabajo, para:
La suspicacia de las deficiencias que se pudieran dar durante la
revisión.
Que se esté comprendiendo el objetivo de la auditoría.
Que se apliquen las normas y lineamientos correctamente.
Que la metodología se aplique de acuerdo al plan de trabajo.
Ver los avances del trabajo.
Estas evaluaciones son aplicadas por el director de la auditoría
generalmente, sin embargo también puede ser implementada por un
118
individuo dentro de la entidad que tenga los conocimientos necesarios y
suficientes de auditoría interna.
Las herramientas para el control de calidad utilizadas por los directores de
auditoría, son variadas de acuerdo a sus necesidades, cabe a destacar:
Cédula de control de tiempo
Dara a conocer las horas empleadas para el trabajo de auditoría y las horas
que no se laboraron de esta forma el control permitirá conocer los tiempos
de trabajo de cada uno de los individuos del equipo.
Evaluación de desempeño de personal
El objetivo de la evaluación, es informar las habilidades de los integrantes
del equipo de auditoría y también permitirá conocer el desempeño de sus
labores que ha ido desarrollando, esta es muy importante para la toma de
decisiones como:
Promociones, transferencias, gratificación o despido.
Los puntos fuertes y débiles del evaluado.
Necesidad de capacitación o actualización.
Estos procesos deben incluir supervisión apropiada, evaluación interna
periódica y monitoreo continuo del aseguramiento de calidad y evaluaciones
externas periódicas.
4.4.5 Emisión de la crónica final
119
La expresión crónica final se refiere al informe decisivo que debe entregarse
a los integrantes de la junta directiva, de manera técnica profesional y
oportuna.
Por tal motivo el informe de auditoría debe cubrir dos funciones básicas:
Informar los resultados de la auditoría.
Persuadir a la administración a adoptar acciones determinadas
respecto de algunas deficiencias que podrían afectar
desfavorablemente sus actividades y operaciones.
Las principales características que debe contener el informe son:
Importancia: Los temas anexados en el informe de auditoría deben ser de
suficiente importancia como para argumentar que sean notificados y, para
merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos.
Utilidad y oportunidad.
Exactitud y beneficios de la información: La exactitud se fundamenta en la
necesidad de ser ecuánimes e imparciales en el informe, que permitirá
certificar a los usuarios del informe que su contenido es digno de mención.
Calidad de convincente.
Objetividad y perspectiva.
Concisión.
Claridad y simplicidad.
Tono constructivo.
120
4.4.6 Distribución
Esto significa que el informe se asigna a los individuos que cuenten con un
alto cargo y tengan el derecho de tomar medidas correctivas o garantizar
que se están estudiando para su posible aplicación, por lo tanto
principalmente se tiene que ceder a el director general de la entidad
económica, a los representantes de las áreas auditadas y a aquellos niveles
que por su posición deban participar en la toma de decisiones, para asegurar
que las sugerencias sean tomadas en cuenta.
El informe también puede ser otorgado a terceros como son los auditores
externos y el comité de auditoría, si así se pactó el convenio con el director
general.
Cuando el reporte es entregado finaliza el proceso de la auditoría interna, sin
embargo debe realizarse el trabajo de seguimiento.
4.5 El seguimiento a observaciones de auditoría
El propósito principal del seguimiento posterior a la auditoría es completar
cualquiera de los aspectos que conformen las recomendaciones propuestas
en el informe y sobre los cuales no se haya realizado ninguna acción. El
auditor debe considerar necesario vigilar y comprobar la realización de sus
recomendaciones propuestas, así como considerar ayudar a planear nuevas
formas o procedimientos y en la formulación de nuevas políticas o métodos
más eficientes.
Con el objetivo de que la solicitud oriente los seguimientos, se recomienda:
121
Comprometer al responsable de la unidad auditada en la solicitud de
las recomendaciones.
Mejorar la comunicación para llevar a cabo un seguimiento permanente
de las observaciones establecidas, hasta su solución.
Programar acciones pertinentes que cercioren el cumplimiento de las
recomendaciones.
Implantar sistemas que verifiquen el resultado de la ejecución de las
recomendaciones, con el fin de declarar si es adecuado o tiene fallas.
4.5.1 Objetivo
El objetivo primordial es establecer acciones correctivas, lineamientos
generales y criterios para un adecuado seguimiento de auditoría para esto
los hallazgos y observaciones redactadas deben ser claras para que se
implementen de manera oportuna y eficaz, se debe apegar a elementos
lógicos de acuerdo a la entidad económica, ser específicos en qué áreas se
implementara y si es necesaria la participación de especialistas.
Las pruebas desarrolladas por el auditor deben contener fundamentos
suficientes del porqué se pide que se adopten las recomendaciones
sugeridas, establecer los métodos necesarios para un adecuado control del
cumplimiento sobre las sugerencias y posteriormente evaluar los resultados
obtenidos como consecuencia del seguimiento de las recomendaciones.
4.5.2 Fuentes de información
122
Representan peticiones internas y externas a las que se puede solicitar para
captar la información que se plasmara en los papeles de trabajo del auditor,
y pueden ser:
Encuentros con el personal del área auditada.
Evidencia de los hallazgos.
Para que la información pueda ser considerada competente debe cumplir
ciertas características como relevancia, verificabilidad, autenticidad y
neutralidad.
4.5.3 Secuencia del proceso de seguimiento
Después de que se ha concluido la auditoria el auditor debe dejar constancia
escrita de los resultados obtenidos en la misma, cuando a su criterio se ha
detectado un riesgo que no es aceptable para la compañía, o que no se han
adoptado las medidas correspondientes.
Posteriormente se tiene que asegurar que se han tomado las medidas
necesarias, correctivas o preventivas de forma adecuada, eficaz y oportuna
para corregir deviaciones y lograr los objetivos en forma y tiempo previsto
para tratar los riesgos informados como altos o no aceptables, y solo
mediante la implementación de los compromisos tomados por la gerencia se
verán los resultados en la compañía.
4.5.4 Papeles de trabajo y cédulas de observaciones generadas en el
seguimiento
123
En los papeles de trabajo se reflejaran las observaciones y recomendaciones,
facilitándoles solución al análisis del trabajo desarrollado por el auditor.
En la cédula de observaciones se señalan las irregularidades detectadas en el
análisis realizado, indicando causas, efectos y sugerencias realizadas por el
auditor interno, también se evidenciara la fecha compromiso para darle
solución y en su caso las acciones correctivas, por parte del auditado.
Se incluirá el nombre y el cargo de la persona que está a cargo del área
donde fueron detectadas las observaciones, antes de su exposición final, el
auditor interno discutirá las cédulas de observaciones con los responsables
de cada área auditada y de la operación revisada, así se obtendrán
elementos suficientes para que el auditor plantee de manera solida las
observaciones en su cedula.
La cédula de observaciones detallara los siguientes elementos:
Título de la observación: Se explica de forma general la falla
detectada.
Irregularidad: Se detallan brevemente los hechos, omisiones o
conductas.
Causa: Circunstancia que dio origen a la observación.
Efecto: Riesgos e impactos que las irregularidades podrían causar a
futuro.
Principio legal: Señala lineamientos, normas y procedimientos.
Recomendación: Acciones inmediatas para la solución de las fallas
detectadas.
Por último se firma cada cédula, señalando nombre, cargo y fecha, así como
el nombre y firma del responsable del área de auditoría designado.
124
4.6 Informe del seguimiento
Los auditores emitirán informes respecto al estado de los hallazgos no
corregidos, así como de recomendaciones realizadas en auditorias previas
que perturban la auditoría con el objetivo de determinar si se realizaron
acciones correctivas por parte de los administrativos de la compañía.
El informe debe dejar ver el estado de los descubrimientos y
recomendaciones significativas detectadas que afectan los objetivos de la
auditoría; pues la gerencia es la encargada de realizar acciones sobre los
hallazgos de auditoría y recomendaciones realizadas; por lo que debe contar
con un proceso de seguimiento para que la entidad cumpla con estas.
El informe de seguimiento de auditoría debe contener la siguiente
información para enviarse:
Área sujeta a examinar Se describirá el área que ha sido examinada
Periodo
Se describirá el periodo o la fecha en la que se
revisó el área.
Fecha de informe Se describe la fecha en el cual fue enviado el
informe de auditoría.
Fecha de
implementación
involucradas en las
áreas examinadas
Se coloca la fecha en la cual fue implementada la
sugerencia a la deficiencia encontrada.
Hallazgo Se describe el hallazgo determinado por
125
auditoría, el cual es descrito con las mismas
palabras que en el informe realizado por
auditoría.
Recomendación Se transcribe la recomendación proporcionada en
el hallazgo, misma que fue determinada por
auditoría de acuerdo al reporte final presentado.
Situación actual En éste espacio el auditor describe si el hallazgo
se encuentra superado total o parcialmente
después de verificar y constatar el seguimiento
de la recomendación proporcionada a hallazgo de
la auditoría
Tabla 1. Contenido del informe de seguimiento
4.6.1 Características y estructura
El informe de los avances obtenidos serán informados periódicamente
haciendo énfasis a los procesos con menor atención en la implementación de
medidas, se tomaran en cuenta las características siguientes:
Indicar los procesos que tengan una menor eminencia de progreso en
los cuales se tomara un mayor nivel de riesgo que será respaldado por
la evaluación efectuada.
Aquellos procesos con mayor grado de avance se descartaran, ya que
han disminuido los riesgos existentes en la implementación de medidas
correctivas.
Los logros obtenidos se confirmaran como secuela de los cambios de
conformidad a las recomendaciones.
126
Informar al jefe de servicio del grado de avance que presentan las
medidas comprometidas.
Se comunica de la evaluación a los principales encargados quienes son
los responsables de responder apropiadamente de la implementación
de las medidas.
Cuando las recomendaciones no se hayan cumplido o solo de manera parcial,
se debe programar nuevas fechas para la implementación de las mismas.
El informe de seguimiento debe ser conciso, ya que será entregado al jefe de
servicio, debe tener la información necesaria que permita a los usuarios
comprender los avances de la implementación de los compromisos y
proyecciones sobre el nivel de cumplimiento final, la cual deberá estar
fundada en la opinión del auditor.
127
CASO PRÁCTICO
EVALUACIÓN DE “VIÁTICOS EN EL BANCO PARA
MEXICANOS”
Presentación
Para fines del informe final se contactó con la compañía “BANCO PARA
MEXICANOS” (BANPAMEX) con el objetivo de realizar una Auditoria
Operacional- Administrativa y la verificación y aseguramiento de sus
procedimientos y operaciones del departamento de viáticos, para así poder
emitir una opinión y en determinado caso sugerencias pertinentes.
En este proyecto presentamos la metodología que consideramos la más
adecuada para llevar a cabo el trabajo de auditoría, la cual tiene como
pilares principales la ejecución de las normas de auditoría.
Actualmente la Auditoría Interna está relacionada con la calidad del trabajo
de control que realizan y con la calidad de las recomendaciones que se
entregan, pero, la puesta en práctica de nuestras recomendaciones es de
exclusiva responsabilidad de la Gerencia.
Es importante señalar la responsabilidad de los auditores, en la mesura,
prudencia y confidencialidad con que deben manejar la información a la que,
por la naturaleza de su trabajo, tienen acceso.
Evaluar el sistema de control interno institucional y efectuar las
recomendaciones para su mejoramiento.
128
Justificación
La compañía “BANCO PARA MEXICANOS”, el Gerente es el Lic. Marcelo
Mancera Torres quien amablemente ha solicitado nuestros servicios de
Auditoria Operacional-Administrativa con el propósito de revisar las
operaciones desarrolladas específicamente en el departamento de viáticos, a
fin de mantener la transparencia y mejorar el excelente funcionamiento de
sus operaciones, y en su caso, hacer las sugerencias pertinentes que
permitan fortalecer el desempeño, incrementar la eficiencia, y en
consecuencia el adecuado funcionamiento del área de viáticos.
Entidad económica del grupo de auditoría
Para determinar los integrantes del departamento de auditoría interna es
necesario cumplir con ciertos requisitos, que nos permita que se cumplan los
objetivos establecidos y dando un grado de confianza en los trabajos a
ejecutar.
Conocimiento de las normas profesionales de conducta.
Conocimientos técnicos y disciplinas para realizar la auditoría
interna.
Responsabilidad y calidad profesional.
Experiencia en el área de auditoría interna.
El equipo de auditoría estará integrado por los siguientes elementos:
Nombre Cargo
C.P.C. Troya Hernández Iván Gerente de Auditoria
129
C.P.C. Caballero Lozano Rafael Supervisor de Auditoria
C.P. Cortes Torres Luis Alberto Auxiliar de auditoria
C.P. Montalvo Héctor Auxiliar de auditoria
C.P. Lara Vázquez Uriel Auxiliar de auditoria
Tabla 2. Equipo de auditoria
Así mismo se detalla las funciones que tiene cada uno de ellos de acuerdo a
su puesto dentro del equipo.
C.P.C. Troya Hernández Iván
Funciones:
Vigilar y orientar a sus subordinados en la realización de sus funciones
de auditoría interna.
Establecer las políticas y procedimientos para realizar las actividades
de auditoría interna.
Desarrollar un programa de trabajo.
Asistir con la administración con reportes de auditorías individuales y
resúmenes periódicos de los problemas encontrados.
C.P.C. Caballero Lozano Rafael
Funciones:
Coordinar el trabajo de la Auditoria que le es asignado.
Proporcionar ayuda técnica en la resolución de problemas difíciles que
puedan surgir durante la auditoria.
Preparar los reportes finales de auditoría asegurándose que se cumplió
con estándares para garantizar la calidad del trabajo efectuado.
Determinar y asignar al personal necesario para realizar las auditorias.
130
Guía y orientación al personal de la auditoría en las áreas de suma
importancia para el cumplimiento de los objetivos.
C.P. Cortes Torres Luis Alberto
Funciones:
Realizar el trabajo asignado, o aquel segmento a ser revisado bajo la
dirección de un auditor encargado.
Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación.
Preparar papeles de trabajo que den evidencia de la información
obtenida y de las conclusiones a que se llegó.
C.P. Montalvo Héctor
Funciones:
• Realizar el trabajo asignado, o aquel segmento a ser revisado bajo la
dirección de un auditor encargado.
• Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación.
• Preparar papeles de trabajo que den evidencia de la información
obtenida y de las conclusiones a que se llegó.
C.P. Lara Vázquez Uriel
Funciones:
Realizar el trabajo asignado, o aquel segmento a ser revisado bajo la
dirección de un auditor encargado.
Evaluar la adecuación y eficiencia de los controles de operación.
Preparar papeles de trabajo que den evidencia de la información
obtenida y de las conclusiones a que se llegó.
131
En la estructura de un Organismo
El área a revisar que es oficina de viáticos, dentro de la compañía se
encuentra en un nivel jerárquico bien posicionado por lo que se puede
concluir que esta le da la factibilidad de poder tomar decisiones sin depender
de niveles que estén por encima de ella o que si requiriera de autorizaciones
de niveles superiores es más fácil obtener una respuesta más ágil ya que no
pasaría demasiados filtros; esto lo podemos observar en el siguiente
organigrama.
1 Organigrama viáticos
Dirección General
Dirección Verificación de
Pagos.
Gerencia de Verificación.
Oficina de Viaticos.
Dirección de Normatividad
Dirección de Administración
132
Como actividad independiente
Dentro de la oficina de viáticos podemos observar el personal por el que está
compuesto, así como la jerarquía; la responsabilidad de la oficina recae en
Roberto Espinosa Victorica que tiene a su cargo a 3 personas que le
ayudaran en la realización de su labor y así mismo que será él, el que
reporte a su nivel inmediato superior que como se observa en el
organigrama general del organismo sería la gerencia de verificación.
2 Organigrama oficina de viáticos
Jefe de Oficina
Roberto Espinosa Victorica
Analista de Verificación
Juan Hernández Hernández
Revisor A
Laura Ledesma Gutierrez
Revisor B
Gerardo Saldaña Sánchez
133
Contacto con el Cliente
“BANCO PARA MEXICANOS” (BANPAMEX)
México, D.F. 13 de agosto de 2013
Auditores Independientes “Maleva” S. C.
Por medio de la presente me permito mandarles un cordial saludo y
desearles un excelente inicio de semana.
En esta ocasión me dirijo a ustedes para expresarles que, se han detectado
inconsistencias en el pago de los gastos de viaje, por lo que solicitamos de
sus servicios de Auditoría Interna para que se realice una evaluación de
nuestros procesos para determinar la eficacia y confiabilidad del Control
Interno, así como, la revisión de algunas operaciones que se han tramitado
dentro de esta área. De esta misma forma solicito de la manera más atenta,
se informe al suscrito sobre el avance o el resultado de la auditoría realizada
durante el siguiente periodo:
Del 1 de enero al 30 de junio de 2013.
Para poder proseguir con el proceso de contratación, necesitamos la
cotización de sus servicios; sin más por agregar, reciba mis más sinceros
saludos y reconocimientos.
ATENTAMENTE
Lic. Marcelo Mancera Torres
Gerente de verificación
134
Definición del enfoque de los trabajos solicitados
BANPAMEX solicita de sus servicios para evaluar el control del área de
viáticos ya que durante el periodo de enero a junio del año actual se han
incrementado las inconsistencias.
Dentro de los posibles despachos a contratar recurrimos a ustedes;
Auditores Independientes “Maleva”, S.C. por la experiencia y prestigio
profesional que poseen dentro del ramo de la auditoria tanto interna como
externa.
Por lo tanto el trabajo que les será encomendado es el siguiente:
Revisión del control interno dentro del área de viáticos.
Revisión de solicitudes de viáticos presentadas por parte de los
comisionados.
Revisión de la autorización por parte de los funcionarios para
comisiones nacionales y extranjeros.
Cumplimiento de manuales y políticas implementadas por
BANPAMEX.
Informe con recomendaciones u observaciones al término de su
auditoria.
Conclusiones.
Sin más por momento quedamos a sus órdenes para cualquier comentario al
respecto.
Auditores Independientes “Maleva”, S. C.
México, D.F. 15 de agosto de 2013
135
Estimado Marcelo Mancera Torres:
Por medio de la presente queremos agradecer a la gerencia de la Compañía,
por dirigirse a nuestra firma para cotizar los servicios de auditoría interna; de
ser favorecidos con la aprobación de la presente propuesta, nuestro
desempeño merecerá nuestro mayor esfuerzo.
Con relación a la conversación sostenida en estos días, a continuación
precisamos a usted las bases sobre las que estamos en aptitud de
proporcionar nuestros servicios profesionales en el área de auditoría interna,
conforme a sus deseos y necesidades.
Objetivo
El objetivo principal del trabajo a desarrollar es el de efectuar una revisión y
evaluación de control interno así como, la verificación de algunas
operaciones que se han tramitado dentro del área de viáticos BANPAMEX, S.
A. en el periodo del 1 de enero al 30 de junio de 2013.
Alcance de la Revisión
Nuestro examen se efectuará de conformidad con las normas de auditoría
generalmente aceptadas en México, y en consecuencia, incluirá todas las
pruebas que juzguemos oportunas en vista de las circunstancias. Dichas
pruebas son de carácter selectivo y no necesariamente servirán para
detectar todas las irregularidades que pudieran existir en la Compañía, sin
embargo, tendríamos en mente esa posibilidad, que de presentarse las
haríamos de su conocimiento inmediatamente.
136
Nuestra opinión con respecto al control interno en su conjunto, se emitirá
con plena independencia de la Compañía y será el resultado de la aplicación
de las normas de auditoría antes mencionadas.
Metodología del trabajo
El trabajo se llevaría a cabo de acuerdo al siguiente programa:
a) Debido a que requerimos la información del 01 de enero al 30 de junio de
2013, además de los puntos mencionados en el siguiente apartado
denominado "Requerimientos mínimos de información".
b) El trabajo a desarrollar y el tiempo a emplear por el personal de esta
Firma, dependerá en forma primordial y definitiva de la cooperación que
tengamos por parte del personal encargado del área a revisar de la
Compañía y de su gerencia, incluyendo la localización de comprobantes y la
preparación de algunos análisis y cédulas analíticas que estimamos no
justifiquen inversión de tiempo por nuestra parte, por lo que respecta al
período de auditoría en la plática con el Director General de la compañía y
con el Gerente del Área de viáticos el tiempo para llevar a cabo la auditoria
son 28 días, iniciando el día 2 de Septiembre del 2013 y finaliza el día 30 de
Septiembre del mismo año con un tiempo estimado de 120 horas.
A continuación se fijaran de común acuerdo la forma y plazos en que nos
serían proporcionados los datos e informes necesarios para el desarrollo de
nuestro trabajo profesional, con el propósito de estar en condiciones de
entregar nuestro informe con la mayor oportunidad.
137
Honorarios
Los honorarios correspondientes por cada puesto y que fueron acordados al
momento de la entrevista serían los siguientes:
Puesto Honorario por Hora
Gerente $ 3,200.00
Supervisor $ 1,950.00
Auxiliar $ 1,000.00
Tabla 1 Costo de la auditoria por personal.
El monto total es de $216,300.00 m/n más IVA divididos en 2 pagos.
1. El primer pago sería al inicio de la auditoria siendo la cantidad de:
108,150.00 m/n.
2. El segundo pago será al termino de la auditoria y entrega del informe
la cual sería de: 108,150 m/n más su correspondiente IVA.
*En el supuesto de que las revisiones se llevan en el interior de la republica,
se deberá cubrir los gastos por concepto de viáticos.
Requerimientos mínimos de información
Con el objeto de estar en posibilidad de iniciar nuestra revisión consideramos
que los requisitos mínimos que deberán estar a nuestra disposición se
resumen a continuación, considerando los puntos que le sean aplicables a la
Compañía.
138
Información requerida
Base de datos de las operaciones tramitadas dentro del área de
viáticos mostrando vencimientos y antigüedad de saldos.
Organigrama de la Compañía y Organigrama detallado del área de
viáticos.
Diagramas de flujo de la operación de la Compañía.
Manuales y procedimientos a los que se apegan para autorización de
los gastos de viaje.
Políticas.
En caso de que la entidad económica solicitara a la firma algún tipo de
trabajo en especial ameritaría una propuesta por separado a la presente.
Agradeciendo su atención y confianza quedamos de ustedes para cualquier
aclaración referente a la presente.
A T E N T A M E N T E
Auditores Independientes “Maleva”, S. C.
139
Programa de Auditoria
BANCO PARA MEXICANOS
Auditoria al 31 de junio de 2013
Observaciones
Elaboro Autorizo
PROGRAMA DE AUDITORIA
Act. Fases Tiempo Horas
1 PLANEACION
1.1 Definición del estudio E 6
R
1.2 Definición de objetivo E 4
R
1.3 Alcance del estudio E 3
R
1.4 Determinación de R.H. necesarios E 1
R
1.5 Programación del tiempo estimado E 1
R
1.6 Definición de las técnicas a utilizar E 6
R
2 EXAMEN
2.1 Entrevista con los responsables E 7.5
R
2.2 Obtención de la información E 9.5
R
2.3 Captación de documentación E 6.5
R
2.4 Revisión, complementación y depuración de información
E 9.5
R
3 EVALUACIÓN
3.1 Análisis y evaluación de la información E 6.5
R
3.2 Integración de conclusiones preliminares E 5
R
3.3 Pruebas sustantivas E 22.5
R
4 OBSERVACIONES
4.1 Discusión de observaciones E 7
R
4.2 Discusión de recomendaciones E 8
R
5 PRESENTACIÓN
5.1 Elaboración del informe final E 6
R
5.2 Presentación a funcionarios E 5 R
5.3 Presentación a responsables de auditoria E 6 R
TOTALES E 120 R
140
Planeación de los trabajos a ejecutar
Programa de Trabajo
BANCO PARA MEXICANOS
Auditoria al 31 de junio de 2013
(I.T.H) Iván Troya Hernández, Gerente.
(R.C.L) Rafael Caballero Lozano, Supervisor.
(A.C.T) Alberto Cortes Torres, Auxiliar.
(H.M.G) Héctor Montalvo González, Auxiliar.
(U.L.V) Uriel Vázquez Lara, Auxiliar Tabla 4. Planeación de los trabajos a ejecutar.
Act. Tiempo I.T.H F.I R.C.L F.I A.C.T F.I H.M.G F.I U.L.V F.I
1 PLANEACIÓN
1.1 E 2 02/09 4 02/09
R
1.2 E 2 02/09 2 02/09
R
1.3 E 1 03/09 2 03/09
R
1.4 E 0.5 03/09 0.5 03/09
R
1.5 E 1 04/09
R
1.6 E 2.5 04/09 3.5 04/09
R
2 EXAMEN
2.1 E 2.5 05/09 2.5 06/09 2.5 07/09
R
2.2 E 3.0 05/09 3.0 06/09 3.5 08/09
R
2.3 E 2.0 06/09 2.5 08/09 2.0 09/09
R
2.4 E 3.5 07/09 3.0 09/09 3.0 09/09
R
3 EVALUACIÓN
3.1 E 1.5 12/09 1.5 12/09 2.0 12/09 1.5 12/09
R
3.2 E 1.0 17/09 1.5 17/09 1.5 17/09 1.0 17/09
R
3.3 E 6.0 23/09 6.0 20/09 5.5 18/09 5.0 19/09
R
4 OBSERVACIONES
4.1 E 1.0 25/09 3.0 24/09 1.0 24/09 1.0 24/09 1.0 24/09
R
4.2 E 1.0 25/09 2.5 24/09 1.5 24/09 1.5 24/09 1.5 24/09
R
5 PRESENTACIÓN
5.1 E 1.0 26/09 2.0 26/09 1.0 26/09 1.0 26/09 1.0 26/09
R
5.2 E 2.5 30/09 2.5 30/09 R
5.3 E 3.0 30/09 3.0 30/09 R
141
Investigación general del organismo y del area a auditar
Antecedentes de BANPAMEX
El “BANCO PARA MEXICANOS” (BANPAMEX), que abrió sus puertas el 1 de
septiembre de 1925, fue la consumación de un anhelo largamente acariciado
por los mexicanos. Su creación cerró un largo periodo de inestabilidad y
anarquía monetaria, iniciado desde principios del siglo XIX, y durante el cual
reinaba un sistema de pluralidad de bancos de emisión; sistema que,
además, fue agravado por el conflicto revolucionario de 1910, y con el que
sobrevino la desconfianza en el papel moneda y la destrucción sistema
monetario vigente hasta ese momento.
No obstante, hoy en día es poco recordado el hecho de que los antecedentes
del Banco para Mexicanos se remontan, al menos, hasta principios del siglo
XIX. En efecto, en 1822, durante el imperio de Agustín de Iturbide, se
presentó, sin éxito, un proyecto para crear una institución con la facultad de
emitir billetes, que se denominaría "Gran Banco del Imperio Mexicano".
En Europa, durante la misma época, los bancos centrales comenzaron a
surgir, de manera espontánea, en la medida en que algún banco comercial
iba adquiriendo funciones que, en un contexto moderno, corresponden en
exclusiva a los institutos centrales. Algo parecido estuvo próximo a ocurrir en
México hacia 1884, pero finalmente triunfó la postura que favorecía la libre
concurrencia de los bancos comerciales en cuanto a la emisión de billetes.
Con la destrucción del sistema bancario porfirista durante la Revolución, la
polémica ya no se centraba en la conveniencia del monopolio o la libre
emisión de moneda, sino en las características que el Banco Único de
Emisión debería tener, y cuyo establecimiento se consagró en el artículo 28
de la Carta Magna promulgada en 1917. La disyuntiva consistía en el
142
establecimiento de un banco privado o un banco bajo control gubernamental.
Los constituyentes reunidos en Querétaro optaron por la segunda fórmula,
aunque la Constitución sólo estableció que la emisión de moneda se
encargaría exclusivamente a un banco que estaría "bajo el control del
Gobierno".
Sin embargo, a pesar del deseo consagrado en la Constitución, siete largos
años demoró la fundación del entonces llamado Banco Único de Emisión. En
ese lapso se emprendieron varias tentativas para llevar a cabo el proyecto,
que fracasaron por la inflexible penuria del erario. Reiteradamente, la
escasez de fondos públicos fue el obstáculo insuperable para poder integrar
el capital de la Institución. Mientras tanto, en el mundo se fue consolidando
la tesis sobre la necesidad de que todos los países contasen con un banco
central. Tal fue el mensaje de un comunicado emitido en 1920 por la
entonces influyente Sociedad de Naciones, durante la Conferencia Financiera
Internacional celebrada en Bruselas.
Fundación
El establecimiento del “BANCO PARA MEXICANOS” no se hace realidad
hasta 1925, gracias a los esfuerzos presupuestarios y de entidad económica
del Secretario de Hacienda, Alberto J. Pani, y al apoyo por parte del
Presidente Plutarco Elías Calles. En su momento, alguien llegó a comentar,
en tono de broma, que a la Institución debería llamársele "Banco Amaro", ya
que los fondos para integrar el capital se pudieron reunir finalmente, en
virtud de las economías presupuestales logradas en el Ejército por el
entonces Secretario de la Defensa Nacional, Gral. Joaquín Amaro.
Así pues, el “BANCO PARA MEXICANOS” se inauguró en solemne
ceremonia el 1 de septiembre de 1925. El acto fue presidido por el primer
mandatario, Plutarco Elías Calles, y al mismo concurrieron los personajes
143
más sobresalientes de la política, las finanzas y los negocios de esa época. Al
recién creado Instituto se le entregó, en exclusiva, la facultad de crear
moneda, tanto mediante la acuñación de piezas metálicas como a través de
la emisión de billetes. Como consecuencia de lo anterior, se le encargó
regular la circulación monetaria, las tasas de interés y el tipo de cambio.
Asimismo, se convirtió al nuevo órgano en agente y asesor financiero y
banquero del Gobierno Federal, aunque se dejó en libertad a los bancos
comerciales para asociarse o no con el banco central.
El “BANCO PARA MEXICANOS” considera que es de suma importancia
mejorar la comprensión pública de qué es y qué hace la banca central en
nuestro país, en particular respecto de sus acciones encaminadas a
mantener la estabilidad de precios, procurar el sano desarrollo del sistema
financiero, garantizar el buen funcionamiento de los sistemas de pago y
proveer un medio de intercambio seguro y confiable para que las personas
puedan realizar sus transacciones económicas.
Misión
El Banco para Mexicanos tiene el objetivo prioritario de preservar el valor de
la moneda nacional a lo largo del tiempo y, de esta forma, contribuir a
mejorar el bienestar económico de los mexicanos.
Visión
Ser una institución de excelencia merecedora de la confianza de la sociedad
por lograr el cabal cumplimiento de su misión, por su actuación transparente,
así como por su capacidad técnica y compromiso ético.
Dentro del estudio general de la compañía se comento acerca del control
Interno que cuenta con lineamientos como son:
144
Manual de procedimientos de operación.
Norma administrativa interna.
Levantamiento de información y evidencia
El levantamiento de información y evidencia se lleva a cabo mediante
algunas técnicas de auditoría, y se opto por un cuestionario así como una
breve narrativa de cómo es que se lleva el proceso en el ciclo de los viáticos.
Mediante los cuestionarios realizados a distintas personas del área de
viáticos y las respuestas obtenidas dentro de las diversas etapas de este
ciclo se puede concluir que el control interno que existe en la compañía es
alto, ya que se apegan a los manuales y políticas de la compañía, para
determinar la confiabilidad de los procesos se solicitó prueba de que las
operaciones se realizaban como lo comentaron.
Anexo A. Cuestionarios
Valoración del control interno
Se aplicó la evaluación de control interno, conforme a los lineamientos de
los cuestionarios aplicados anteriormente los cuales fueron aprobados por el
Gerente de Auditoría.
Cuando en el porcentaje de preguntas afirmativas superan un 65% en cada
sección se ha calificado como satisfactorio. Adicionalmente se ha
considerado la incidencia que tienen las respuestas parciales o no
aplicables y de los controles compensatorios implantados.
Bajo este criterio, las secciones arriba mencionadas se clasifican como
satisfactorias ya que cuenta con manuales de procedimientos los cuales son
cumplidos de una manera eficiente.
145
Fallas y deficiencias preliminares
De acuerdo a lo platicado por el gerente de BANPAMEX las fallas se vienen
detectando desde el año pasado y ahora se acentuaron más estas
deficiencias ya que el personal que contaba con más experiencia en el área
ha renunciado, por lo que se desconoce si el personal que ocupo el puesto de
estos empleados cuenta con la pericia necesaria así como el conocimiento de
los manuales y procedimientos establecidos por el banco para poder
completar el ciclo de los viáticos sin problemas.
Verificación de funciones, procesos o sistemas
De acuerdo a lo contestado en los cuestionarios realizados al personal
encargado del área de viáticos se puede determinar que las funciones que
tiene cada empleado en su área de trabajo lo tienen bien identificado, saben
sus alcances y limitaciones dentro de sus puestos así como los objetivos que
tiene cada uno, para esto se hace una actualización trimestral la cual
consiste en un examen sobre las políticas, procedimientos y manuales que se
manejan en su puesto.
Fallas y deficiencias comprobadas
Dentro del levantamiento de información, realizamos los cuestionarios al
personal por lo que pudimos determinar que el riesgo era bajo por lo que
decidimos revisar el procedimiento completo de 10 gastos de viáticos;
detectando errores como:
Autorización por personal indebido.
El comisionista es el mismo autorizador.
No se dio la cuota que le correspondía al comisionista.
146
Evaluación de funciones, procesos o sistemas
Una vez conocido el desarrollo de las actividades para poder comenzar a
elaborar la documentación, previamente el banco proporciono un manual de
procedimientos, en el que se especifican el orden de las actividades, el
personal encargado de realizarlas, así como la manera y la función que cada
uno; debido a esto se tiene que verificar de manera presencial, que
realmente lo están cumpliendo, para poder validar lo establecido en el
manual contra lo que realmente se hace.
Por eso se decide verificar actividad por actividad obteniendo lo siguiente:
Actividad 1; Recepción de solicitudes.
Revisor de documentos.
Dentro de esta actividad no se encontró ningún tipo de anomalía, esta parte
del proceso se trabaja conforme al manual respetando los horarios de
ventanilla para anticipos y liquidaciones.
Actividad 2; Revisión de documentación.
Revisor de documentos.
En esta etapa se encuentran deficiencias, ya que no existe un control
ordenado y debido a la carga de trabajo, en ocasiones cuando se trata de
liquidaciones de gastos de viaje no se revisa adecuadamente y ponen la
leyenda “Total de comprobantes entregados” sin cerciorarse de que el
numero de comprobantes físicos coincida con el numero descrito.
Actividad 3; Localización de folios en sistema.
Revisor de documentos.
147
Debido a que solo es una actividad de verificación de folios, no se encuentra
ningún tipo de anomalías en esta fase del procedimiento.
Actividad 4; Revisión por antigüedad.
Revisor de documentos.
En esta etapa solo se trata de clasificar las solicitudes de acuerdo a la
antigüedad, por lo que no presenta mayor problema y se realiza de
conformidad con el manual.
Actividad 5; Revisión de requisitos.
Revisor de documentos.
Debido a la cantidad de requisitos a revisar se encontraron algunas
anomalías dentro de este paso, por lo que se procedió a tomar algunas
muestras que serán verificadas posteriormente; ya que el personal pasa por
alto algunos detalles que para ellos no representan problema alguno y todo
lo hacen de forma mecánica.
Actividad 6; Aprobación de solicitudes sin anomalías.
Revisor de documentos.
Esta actividad es de captura por lo que no presenta anomalías conforme al
manual.
Actividad 7; Entrega de solicitudes al analista.
Revisor de documentos.
Ya que se trata de entrega de solicitudes revisadas no presenta mayor
conflicto con lo establecido.
Actividad 8; Verificación de solicitudes aprobadas.
Analista.
148
Esta etapa es de revisar una vez más lo ya revisado, pero aun así arroja
fallas en las que errores que no se detectaron en la actividad previa,
tampoco se detectan en esta, debido al volumen de documentación.
Actividad 9; Aprobación de solicitudes completas.
Analista.
Actividad sin anomalías de acuerdo a lo establecido.
Actividad 10; Revisión de comprobantes.
Revisor de documentos.
En esta actividad se detectan fallas cometidas en actividades anteriores y
existen comprobantes que no cumplen requisitos fiscales que se dan por
buenos.
Actividad 11; Verificación de operaciones.
Revisor de documentos.
Esta etapa debido a la cantidad de requisitos a revisar es otra en las que se
encuentran el mayor número de errores por lo que presenta anomalías en la
revisión, de acuerdo a lo establecido en manual.
Actividad 12 Traspaso de documentación.
Revisor de documentos.
Actividad sin anomalías de acuerdo a lo establecido.
Actividad 13 / Generar operaciones autorizadas.
Analista.
La actividad solo requiere de validar operaciones exitosas por lo que no
presenta problema alguno.
149
Actividad 14 / Entrega de relaciones
Analista.
Existen fallas mínimas en cuanto a respetar los horarios limite establecidos.
Actividad 15 Revisión.
Jefe.
Etapa de verificación y detección que no representa anomalías con lo
establecido al manual
Devolución de solicitudes
A partir de este paso las actividades que abarca esta etapa no presentan
anomalía alguna, que se trata de regresar las solicitudes no aprobadas
indicando el motivo y este a su vez sea validado por el jefe.
Elaboración y presentación de la crónica de auditoria
Auditores Independientes “Maleva”, S. C.
PROCEDIMIENTO APLICADO
No. GRUPO DE PROCEDIMIENTOS
3.1 REVISIÓN Y APROBACIÓN DE COMISIONES OFICIALES
No. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA
150
3.1.3 Verificar que el proceso de revisión de solicitudes de liquidaciones por comisiones oficiales, se realice
conforme a lo descrito en la normatividad institucional, así como la revisión de 10 operaciones de
manera aleatoria para conciliar las cifras determinadas.
Tabla 5 Procedimientos
RESULTADOS
RESUMEN
ANTECEDENTES:N/A
SÍNTESIS DE PRUEBAS REALIZADAS:N/A
RESULTADOS
TEMA
PÁGINA EN LA
CÉDULA DE
RESULTADOS
RESULTADO RELEVANCIA RESUMEN
Título general: PRESUPUESTO.- PASAJES Y GASTOS DE VIAJE
Devolución de
solicitudes de
anticipos y
liquidaciones por
comisiones
oficiales
1 y 2 Con observaciones Media N/A
Tabla 6 Resultados
151
RESULTADO ESPECÍFICO
No. DESCRIPCIÓN SO CO
1 Se revisaron 10 liquidaciones de viáticos, por un monto total de $48,670.18 que
representa el 3% de los gastos ejercidos por liquidación de viáticos registrados en la
cuenta 345.46.11 “Pasajes y Gastos de Viaje por Comisiones Oficiales” por un monto
total de $526,021.85
Tipo de
moneda Tipo Solicitud Solicitudes Importe MXP
MXP viáticos en el País 6 $13,599.48
USD viáticos en el
Extranjero 4 $35,070.70
Total 60 $48,670.18
1. Se verificó que los comprobantes anexos a las 6 liquidaciones contaran con los
requisitos fiscales que marcan las disposiciones aplicables, al respecto se
determinó que:
6 liquidaciones por un monto de $13,599.48 por concepto de viáticos,
cuentan con los requisitos fiscales establecidos en los artículos 29-A y 29-B
del Código Fiscal de la Federación; constatando en la página WEB del
Servicio de Administración Tributaria, que todos los comprobantes fueron
aprobados y revisados según el MPO.
2. Se verificó que los comprobantes anexos a las 4 liquidaciones en el extranjero
fueran originales y correspondientes al periodo de la comisión y verificados
según el MPO.
3. Se verifico que el número de comprobantes adjuntos coincidiera al registrado en
la solicitud, al respecto se detectó que en la liquidación 9083, se recibieron 4 y
se registraron 5 comprobantes. (Observación 1).
4. Se verifico que el nivel de autorización correspondiera al estipulado en la
normatividad vigente, al respecto se detectó que la liquidación 9576 estaba
autorizada por Gerente, debiendo ser por Funcionario A, (Director, Director
General) (Observación 2).
5. Se verifico que la cuota asignada fuera la correspondiente al nivel del
trabajador, detectándose en la liquidación número 9497 que se le asignó la
cuota de Demás personal, debiendo ser de Funcionario, cabe mencionar que
este error se dio desde el anticipo (Observación 3).
6. Se verifico que la suma de las cantidades comprobadas fueran correctas,
X
152
detectándose en la liquidación número 9274 se consideró un consumo de dos
comensales, debiendo ser uno, esto origino una comprobación de gasto en
exceso por 86.50 USD (Observación 4).
7. Se verificó que los comprobantes anexos a las 6 liquidaciones en el país,
cumplan con el desglose del Impuesto al Valor Agregado causado, al respecto,
se identificó que la liquidación de viáticos número 9274 con destino a Mexicali,
se registró el Impuesto al Valor Agregado a una tasa del 16% por un total de
$17.30, incumpliendo lo establecido en el artículo 2 de la Ley del Impuesto al
Valor Agregado, que establece que en todo el territorio del Estado de Mexicali,
se aplicara una tasa del 11% del Impuesto al Valor Agregado, determinando una
diferencia de $5.41 (Observación 5), como se muestra a continuación:
Monto
Comprobado
Fecha
inicial
Fecha
final Destino Cuota
IVA
16%
IVA
11% Dif
$ 1,271.11 15-03 15-03 Mexicali. $ 750 $ 17.3 $ 11.89 $ 5.41
Tabla 7 Resultado específico
NORMATIVIDAD RELACIONADA: Normas Administrativas Internas “Pago de viáticos”
ACCIÓN:1
TIPO DE ACCIÓN: Preventiva .- Recomendación
DESCRIPCIÓN DE LA ACCIÓN:
La Gerencia de Verificación deberá realizar las gestiones correspondientes para recuperar
los importe de las liquidaciones aprobadas y que no cumplen con la normatividad que regula
la operación, remitiendo copia de los documentales resultado de sus gestiones, para evaluar
153
la procedencia de solventación de lo observado.
Asimismo, se deberá fortalecer la supervisión para evitar que se aprueben liquidaciones que
no cuentan con los requisitos y las características establecidas en la normatividad
correspondiente.
COMENTARIOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISADA:
BENEFICIO: Fortalecimiento de los
controles relacionados con el proceso
FECHA DE IMPLANTACIÓN DE LA
ACCIÓN (dd/mm/aaaa):
RESPONSABLE(Nombre y Puesto)
AUDITORES:
NOMBRE Y
FIRMA
C.P. Lara Vázquez
Uriel
ENCARGADO DE LA
AUDITORÍA:NOMBRE Y
FIRMA
C.P. Cortes Torres
Luis Alberto
CÉDULA DE RESULTADOS
CIERRE DE LA REUNIÓN DE CONFRONTA
Una vez que fueron comentadas las observaciones y recomendaciones,
consignadas en las presentes cédulas, con los responsables de las
operaciones revisadas y evaluadas, las firman en todas sus fojas útiles, los
que en ella intervinieron.
POR EL AREA REVISADA
_ _______ ____________________
_____________
C.P. Marcelo Mancera Gerente de Verificación
Lic.. Roberto Espinoza Victorica Jefe de la Oficina de viáticos (Enlace)
154
POR LA AUDITORES INDEPENDIENTES
CÉDULA DE RESULTADOS
CIERRE DE LA REUNIÓN DE CONFRONTA
Una vez que fueron comentados los resultados consignados en el presente
informe, con los responsables de las operaciones revisadas y evaluadas, las
firman en todas sus fojas útiles, los que en ella intervinieron.
POR LA UNIDAD ADMINISTRATIVA REVISADA
Lic. . Roberto Espinoza Victorica Jefe de la Oficina de viáticos (Enlace)
C.P. Marcelo Mancera Gerente de Verificación
C.P.C Rafael Caballero Lozano Supervisor de auditoria
C.P.C Iván Troya Hernández Gerente de auditoria
155
POR LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA
Tabla 2 Normatividad
C.P. C Rafael Caballero Lozano Supervisor de auditoria
C.P.C Iván Troya Hernández Estudios del Gerente Área Operacional-Administrativa
156
CONCLUSIONES
Durante la elaboración del informe se encontraron diversas estrategias y
formas para la realización de una adecuada auditoria operacional y
administrativa, por lo que se puede determinar que no existe una forma
estructurada y establecida para poder llevar de la mano a un auditor y poder
ejecutar una auditoria satisfactoria, sin riesgos de errores, ya que cada ente
económico o institución a auditar son completamente distintas una de la otra
y por consiguiente, sus procedimientos y necesidades son totalmente
diferentes; sin embargo sin importar el método a utilizar, las distintas
maneras o formas de llevar a cabo una auditaría administrativa, esta será
aceptable llegando a los resultados esperados, siempre y cuando el auditor
encargado en coordinación con el personal a su cargo tengan la experiencia,
el conocimiento y la capacidad necesaria para poder sacar avante el trabajo
de principio a fin, con el profesionalismo que este requiere; aunado a la
cooperación de la administración de la entidad a auditar en cuanto a cumplir
con las peticiones hechas por los auditores y tener los papeles soporte, así
como la participación del personal requerido en cuanto a proporcionar
información veraz y fehaciente de acuerdo a lo solicitado por el equipo de
auditoría.
Se puede apreciar que a pesar que en la auditoria operacional-administrativa
no se involucra demasiado en la situación fiscal y financiera de una
institución tal y como en una auditoría externa, la auditoria operacional-
administrativa también tiene un grado de dificultad, ya que se deben de
revisar a fondo los diagramas de flujo de las operaciones o en su caso el
manual de procedimientos, para poder verificar el cómo se deben de hacer
las cosas, desde un punto teórico; pero, desde el punto practico el equipo de
auditoría debe también de revisar los procesos que se ejecutan en campo,
para así poder tener una referencia de si se cumple o no con lo establecido
157
en las normas propias de la entidad, así como con los procedimientos
establecidos.
Por otra parte es importante verificar que las personas encargadas en
ejecutar el trabajo, y que estas a su vez lo hagan conforme a lo establecido.
Una vez teniendo los conocimientos teóricos, y a su vez habiéndose
involucrado en la práctica, así como con el personal que en ella participa, el
auditor debe de considerar en donde existen debilidades, donde puede haber
mejoras, y en donde hay problemas que se deben erradicar por completo,
para que al final se pueda proponer mejoras o corregir procedimientos para
un mejor funcionamiento.
Una vez que el personal de auditoría realizo los trabajos antes mencionados,
y partiendo desde que se hicieron las entrevistas, se realizo el levantamiento
de información para obtención de evidencias, para que de esa manera se
detectaran las deficiencias, para que posteriormente se hiciera entrega de
las observaciones o sugerencias para un mejor funcionamiento de los
procesos, y por ultimo entregar el informe en el que se mencionan los
alcances de la auditoria; el trabajo de auditoría debe de continuar mediante
la realización de seguimientos que estos a su vez permitirá verificar que se
implementaron las mejoras y por consiguiente se están alcanzando los
resultados esperados.
En el informe se dio a conocer la importancia de la auditoria en la actualidad,
cual ha sido su impacto en las grandes entidades económicas, como han
prevenido, evitado, detectado, diferentes tipos de engaños con el apoyo de
los diferentes organismos reguladores que se conocen actualmente como:
IMAIL, FLAI, II A, etc.
158
Así como la importancia del control interno dentro de las entidades
económicas.
De esta forma se puede ver que la importancia y la responsabilidad que
deben de tener los equipos de auditoría es más que un simple departamento
mas si no que con el paso que han llegado a formar parte el organigrama de
la entidad económicas, y ser el responsables de que se cumplan todas la
políticas establecidas por la entidad, esto quiere decir que para tener un
adecuado control de todos los procedimientos se debe de estar vigilando
constantemente y implementado las sugerencias que se vallan detectando
para que todos vallan hacia la misma dirección, sin embargo las entidades
económicas también se deben de implementas las comités de auditoría para
que funcione de una manera más correcta y así poder alcanzar los objetivos
que se tienen en las auditorías internas.
En el informe se analiza la forma en cómo el auditor se adentra en el ente
económico y las distintas formas, las herramientas y métodos en los cuales
se apoya para poder obtener información veraz, mediante papeles
entregados por la misma entidad económica que va auditar y por otro lado
mediante entrevistas que se le aplican al personal que labora y a su vez el
auditor por medio de la observación verifica si en verdad se cumple con lo
estipulado en los manuales contra lo que se hace realmente.
Se observo el significado del término “buenas prácticas corporativas” que a
nivel mundial el concepto adecuado para esta expresión es “El sistema bajo
el cual las sociedades son dirigidas y controladas”;
El desarrollo del trabajo efectuado en base a pruebas realizadas en cada una
de las fases de la revisión, mediante entrevistas, papeles recopilados con
159
ayuda del personal de la compañía así como los papeles de trabajo realizados
por el auditor.
La realización de un borrador de informe y su objetivo de platicar con la
compañía para cerciorarse de que no se omitió información la cual pudiera
completar las pruebas y tener un entendimiento mayor de las operaciones y
corregir las fallas presentadas en este para que posteriormente el informe
final se entregue sin errores
El desarrollo del informe entregado por el auditor, las características,
estructura y contenido que debe llevar para que sea de fácil comprensión
para el lector, así como las sugerencias para mitigar fallas detectadas, que
se les pondrá fecha para que sean implementadas y su correcta utilización en
visitas posteriores.
Por lo tanto una vez que se analiza el caso práctico y conocido de manera
real las diferentes etapas recomendadas a seguir para la ejecución de una
auditoria, te das cuenta que los riegos son eminentes y que la función del
auditor es de alta importancia, ya que dentro de su principal objetivo es
precisamente abatir, mitigar o eliminar de manera significativa o total el
nivel de ocurrencia de los diferentes riesgos que se pueden presentar, ya que
de ello depende la supervivencia a través de los años de dicha entidad
económica.
160
RECOMENDACIONES
En base al trabajo solicitado por la compañía BANPAMEX, y en base al
estudio realizado al control interno, levantamiento de información y pruebas
sustantivas de esta, se hacen las siguientes recomendaciones:
Implementación de formatos de diferentes colores dependiendo el grado de
autorización esto para que exista una mayor identificación permitiendo que
los formatos no sean iguales y así poder estimularlo como una medida de
seguridad para mitigar el riesgo de autorización.
BANPAMEX debe hacer las reservaciones de vuelos para los comisionados, de
esta forma evitara que los empleados se queden más tiempo del necesario
para realizar sus funciones.
BANPAMEX realice las reservaciones de hospedaje para los comisionados, asi
se evitara que estos se hospeden en hoteles lejanos a la zona de trabajo y se
incurra a gastos innecesarios.
Para los pasajes de los comisionados sería conveniente que se les otorgue
dinero en efectivo para pagar los taxis en el destino de la comisión ya que
muchas veces por pagar con tarjeta se les cobra un porcentaje adicional.
Implementar una política en la cual se otorgue una tarjeta corporativa para
directores y gerentes que van de comisión y realizar el pago de las
necesidades acordes al trabajo con esta tarjeta y de esta forma se vería
reflejada en sus estados de cuenta y se mitigaría el riesgo de que los viáticos
no los ocupen para fines distintos.
161
Actualizar sus manuales de políticas y operaciones, asi como sus normas
administrativas ya que desde la creación de estos no se ha realizado
innovación alguna.
Implementar formato que consista en que el comisionado llene campos como
son porqué y fecha de la comisión, motivo del gasto, importe del mismo, tipo
de comprobante que anexa, y el monto total de los gastos efectuados en la
comisión.
Después de realizar la recomendación del punto anterior, se solicitara al
gerente del área que solicito la comisión que revise los gastos, el motivo de
estos y si está de acuerdo firme el formato de que lo ha revisado, de esta
forma existirían dos filtros que mitigarían el riesgo de que existan gastos que
no son referentes al trabajo encomendado.
Los Auditores Independientes “Maleva”, S. C.; con el fin de mitigar riesgos
que se consideran significativos, dependerá de la compañía que sean
implantadas, se acordara una fecha razonable para darles seguimiento y
observar su correcto manejo e impacto en las funciones que esta desempeña
para posteriormente realizar el informe de seguimiento.
162
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%20INFORME%20FINAL%20DEL%20TRABAJO%20DE%20AUDITORIA%20O
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Trejo, B. R. (2008). Auditoría: Un Enfoque Práctico. México: Cengage
Learning.
164
ANEXOS
ANEXO 1
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE OPERACIÓN (MPO)
GASTOS DE VIAJE
Título I
Disposiciones Generales
Título II
Descripción de Procedimientos
Capítulo I
Recepción de solicitudes
Capítulo II
Verificación de solicitudes
Anticipos para viáticos en el país y en el extranjero
Liquidaciones de gastos de viaje, devolución o cancelación de boleto de avión
(país y extranjero), cuotas de transporte urbano
Capítulo III
Devolución de solicitudes
Capítulo IV
Resguardo de la información que proporciona el usuario pendiente de
revisión y autorización
Capítulo V
Elaboración de Reportes Diarios
Título III
Disposiciones Finales
TITULO I DISPOSICIONES GENERALES
PRIMERA. El presente Manual de Procedimientos de Operación tiene por
objeto regular los procedimientos de verificación de las solicitudes de
viáticos, gastos de viaje que presentan los comisionados para su trámite,
165
vigilando la aplicación de disposiciones legales, normas y procedimientos de
operación y control.
SEGUNDA. Son sujetos del presente Manual de Procedimientos de Operación
los trabajadores que realicen funciones comprendidas en los procesos
señalados en la disposición anterior.
TERCERA. El presente Manual de Procedimientos de Operación será aplicable
en la Oficina de viáticos.
CUARTA. Para los efectos del presente Manual de Procedimientos de
Operación se entenderá por:
CFD’s o CFDI’s Comprobantes fiscales digitales y Comprobantes Fiscales
Digitales por internet.
“FUNCIONARIO(S) A” Directores y Directores Generales
“FUNCIONARIO(S) B”. Los Trabajadores con nivel de Subgerente y Gerente
“SV” Sistema para la administración de los gastos de viaje
“OV” Oficina de viáticos.
“PROPIEDAD DEL USUARIO” Toda la información o documentación que el
“usuario” proporciona y que está relacionada con el proceso documentado en
el presente Manual de Procedimientos de Operación.
“USUARIO” Todo el personal de las áreas.
TÍTULO II DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS
CAPÍTULO I.- RECEPCIÓN DE SOLICITUDES
QUINTA. El proceso de recepción de solicitudes, se deberá llevar a cabo
conforme las actividades que se describen a continuación:
ACTIVIDAD 1 / Revisor de documentos
166
Recibe de los “USUARIOS” las solicitudes, solicitudes impresas (2 tantos) y
documentación sujeta a verificación y pago, dentro del horario establecido
para cada una de ellas, conforme a lo siguiente:
Tipo de Operación Horario
Anticipo de viáticos 9:00 a 11:00 Hrs
Liquidación de viáticos 9:00 a 13:00 Hrs
ACTIVIDAD 2 / Revisor de documentos
Revisa en caso de que se trate de Liquidaciones de gastos de viaje Cuotas de
transporte, que la cantidad de comprobantes descrita en la solicitud, coincida
con los documentos que físicamente se anexan a la misma y, en caso de
estar conforme, iníciala al lado derecho del número que aparece impreso en
las solicitudes, junto a la leyenda “Total de comprobantes entregados”.
Nota 1: En caso de que hubiera discrepancia entre el número de
comprobantes que se anexan y los que indican en la solicitud impresa, se
procederá de forma inmediata a devolver la solicitud entregando la
documentación respectiva a la persona designada por los “Usuarios” y
regresa el folio por el “SV”.
ACTIVIDAD 3 / Revisor de documentos
Localiza en el “SV” el folio de la solicitud, lo recibe en la ventanilla del “SV”,
asienta la fecha con el reloj de recepción en cada uno de los tantos y entrega
acuse de recibo en un tanto de la solicitud, a la persona designada por los
“Usuarios”, y coloca las liquidaciones en el lugar designado para ello, al final
del día turna las solicitudes y la documentación de respaldo al Analista o
Jefe, para que le firme la relación con los folios de las liquidaciones que
ingresaron ese día y las archive en el archivero correspondiente.
ACTIVIDAD 4 / Revisor de documentos
167
Diariamente localiza en el archivero las liquidaciones de mayor antigüedad
para llevar a cabo su revisión.
SEXTA. El proceso de verificación de solicitudes se deberá llevar a cabo
conforme a las actividades que se describen a continuación:
ANTICIPOS PARA VIÁTICOS EN EL PAÍS Y EN EL EXTRANJERO.
ACTIVIDAD 5 / Revisor de documentos
Acceso al sistema “SV”, localiza el folio de la solicitud y verifica en el sistema
que:
El tipo de solicitud seleccionada sea la correcta (país/extranjero);
La solicitud esté a nombre del comisionado;
En los comentarios de la solicitud especifiquen si el motivo del viaje es por
capacitación o de otro tipo, así como los detalles de la comisión;
Cuando especifiquen una plaza con tarifa alta, asegurarse que no esté
contemplada en las de tarifa B y viceversa;
El tipo de cuota corresponda al “Funcionario” o demás personal, según sea el
caso;
Cuando a un trabajador se le asigne tarifa de “Funcionario”, se encuentre la
justificación en los comentarios de la solicitud, indicando el nombre del
“Funcionario” al que acompaña;
Los anticipos sean solicitados dentro de los seis días hábiles bancarios
anteriores a la fecha en que se inicie la comisión;
La Oficina sea congruente con el área del comisionado;
La conformidad en el sistema “SV” corresponda a un Gerente o “Funcionario
A” del área del comisionado;
La solicitud contenga la conformidad del funcionario que aprobó la comisión,
(para comisiones en el país un trabajador con nivel de Gerente y para
168
comisiones en el extranjero un “Funcionario A”), asimismo, la del
comisionado;
Tratándose de comisiones en el extranjero, los comisionados podrán solicitar
Euros cuando la moneda de curso legal del país en donde se lleve a cabo la
comisión, sea el Euro;
Tratándose de boletos de avión, la solicitud de anticipo siempre se tramitará
en moneda nacional.
Los días de asignación para determinar el importe del anticipo coincidan con
el periodo de la comisión;
Los viáticos sean tramitados mediante depósito en la cuenta de cheques en
la que se deposita la nómina al comisionado;
Tratándose de comisiones en territorio nacional, el pago podrá hacerse en
efectivo cuando el trámite del anticipo se realice un día hábil antes de la
comisión e incluso el mismo día en que inicie ésta;
Tratándose de comisión en el extranjero, los viáticos serán entregados en
efectivo, ya sea en dólares de los Estados Unidos de de América, o en Euros
cuando la Comisión se lleve a cabo en países en los que esta última moneda
sea de curso legal;
Nota 4:En caso de existir alguna irregularidad en la información o en la
observancia de las normas aplicables, (Norma Administrativa Interna Pago
de viáticos en el Desempeño de Comisiones), devuelve la solicitud conforme
a lo establecido en el Titulo II, Capítulo IV.- Devolución de solicitudes
ACTIVIDAD 6 / Revisor de documentos
169
Asigna en el “SV” la fecha de revisión y el nombre del aprobador de
documentos que revisó cada una de las solicitudes que no presentaron
motivo de devolución
ACTIVIDAD 7 / Revisor de documentos
Entrega al Analista los folios de las solicitudes que fueron revisadas para que
continúe con el trámite de las mismas.
ACTIVIDAD 8 / Analista
Verifica las solicitudes a fin de cerciorarse que las operaciones cumplen con
la normatividad establecida, para lo cual localiza el folio de cada solicitud en
el “SV” y verifica que:
El tipo de solicitud seleccionada sea la correcta (país/extranjero);
La solicitud esté a nombre del comisionado;
En los comentarios de la solicitud especifiquen si el motivo del viaje es por
capacitación o de otro tipo, así como los detalles de la comisión;
Cuando especifiquen una plaza con tarifa alta, asegurarse que no esté
contemplada en las de tarifa B y viceversa;
El tipo de cuota corresponda al “Funcionario” o demás personal, según sea el
caso;
Cuando a un trabajador se le asigne tarifa de “Funcionario”, se encuentre la
justificación en los comentarios de la solicitud, indicando el nombre del
“Funcionario” al que acompaña;
Los anticipos sean solicitados dentro de los seis días hábiles bancarios
anteriores a la fecha en que se inicie la comisión;
La Oficina sea congruente con el área del comisionado;
La conformidad en el sistema “SV” corresponda a un Gerente o “Funcionario
A” del área del comisionado;
170
La solicitud contenga la conformidad del funcionario que aprobó la comisión,
(para comisiones en el país un trabajador con nivel de Gerente y para
comisiones en el extranjero un “Funcionario A”), asimismo, la del
comisionado;
Tratándose de comisiones en el extranjero, los comisionados podrán solicitar
Euros cuando la moneda de curso legal del país en donde se lleve a cabo la
comisión, sea el Euro;
Tratándose de boletos de avión, la solicitud de anticipo siempre se tramitará
en moneda nacional.
Los días de asignación para determinar el importe del anticipo coincidan con
el periodo de la comisión;
Los viáticos sean tramitados mediante depósito en la cuenta de cheques en
la que se deposita la nómina al comisionado;
Tratándose de comisiones en territorio nacional, el pago podrá hacerse en
efectivo cuando el trámite del anticipo se realice un día hábil antes de la
comisión e incluso el mismo día en que inicie ésta;
Tratándose de comisión en el extranjero, los viáticos serán entregados en
efectivo, ya sea en dólares de los Estados Unidos de América, o en Euros
cuando la Comisión se lleve a cabo en países en los que esta última moneda
sea de curso legal;
En su caso, haya sido corregido el motivo de devolución y que esté atendido
en la solicitud para continuar con el trámite.
Nota 5: En caso de identificar el incumplimiento de algún requisito en el
servicio de manera previa a la autorización de las solicitudes de pago, deberá
registrar el caso.
ACTIVIDAD 9 / Analista
Aplica la acción de autorización en el “ERP” para continuar con el trámite.
171
LIQUIDACIÓN DE GASTOS DE VIAJE, (PAÍS Y EXTRANJERO)
ACTIVIDAD 10 / Revisor de documentos
Verifica que la documentación de respaldo sea original y que la solicitud
contenga la inicial de quien revisó el número de comprobantes, junto a la
leyenda Total de comprobantes entregados.
ACTIVIDAD 11 / Revisor de documentos
Verifica las solicitudes a fin de cerciorarse que las operaciones cumplen con
la normatividad establecida, para lo cual localiza el folio de cada solicitud en
el “SV” y verifica que:
El tipo de solicitud seleccionada sea la correcta Esté seleccionado el folio del
anticipo tramitado para cubrir los viáticos de la comisión o el importe del
boleto de avión;
Verifica que todos los comprobantes sean de la plaza de comisión
Revisa que para las comisiones en el país, los comprobantes cumplan con
todos los requisitos fiscales, mismos que debe puntear. Adicionalmente, en
su caso, verifica que se adjunten a la solicitud los “CFD’s” o “CFDI’s”.
Revisa que los comprobantes sean expedidos dentro del periodo de la
comisión.
Los importes y conceptos de los comprobantes de gastos de viaje capturados
en las líneas de gasto sean correctos;
Los días de asignación para los conceptos tarifados correspondan
efectivamente a los días de la comisión, conforme al periodo definitivo de
ésta;
El importe del saldo a cargo del comisionado sea el mismo que aparece en la
liquidación impresa;
172
El nombre del “Funcionario” que aparece impreso en la solicitud coincida con
el registrado en el sistema;
Verifica que para las comisiones en el país, se aplique correctamente la tasa
por impuesto sobre hospedaje correspondiente a la plaza de la comisión.
Corrobora que en el caso de arrendamiento de automóvil, esté especificado
en los comentarios de la liquidación el motivo por el que se requirió y se
recabe la firma del “Funcionario A” del área respectiva, conforme a las
normas establecidas.
Se haya incluido en la liquidación de viáticos un informe de la comisión, en el
que se indique el objeto de la misma, un resumen de las actividades
realizadas y de las contribuciones para el Banco, de conformidad con la
Norma Administrativa Interna que regula el pago de viáticos en el
desempeño de comisiones.
Nota 7: En caso de existir alguna irregularidad en la información, en los
comprobantes de gastos o en la observancia de las normas y disposiciones
fiscales respectivas, procede conforme a lo establecido en el Título II,
Capítulo IV.- Devolución de solicitudes;
Capture en el “SV” la fecha de revisión de la solicitud y el nombre del revisor
de documentos responsable de la revisión de la liquidación;
Se anote en cada línea de gasto la marca respectiva de que la partida ha sido
revisada.
ACTIVIDAD 12 / Revisor de documentos
Turna la documentación el mismo día al Analista para su revisión y
autorización.
173
ACTIVIDAD 13 / Revisor de documentos
Verifica el día en que se lleve a cabo la revisión, que los documentos a fin de
cerciorarse que los requisitos fiscales fueron punteados por el Aprobador de
Documentos en cada uno de los comprobantes respectivos; asimismo, que
las operaciones cumplan con la normatividad establecida, para lo cual
localiza el folio de cada solicitud dentro del “ERP” y verifica en el propio
sistema que:
Verifica las solicitudes a fin de cerciorarse que las operaciones cumplen con
la normatividad establecida, para lo cual localiza el folio de cada solicitud en
el “SV” y verifica que:
El tipo de solicitud seleccionada sea la correcta
Esté seleccionado el folio del anticipo tramitado para cubrir los viáticos de la
comisión o el importe del boleto de avión;
Verifica que todos los comprobantes sean de la plaza de comisión.
Revisa que para las comisiones en el país, los comprobantes cumplan con
todos los requisitos fiscales, mismos que debe puntear. Adicionalmente, en
su caso, verifica que se adjunten a la solicitud los “CFD’s” o “CFDI’s”.
Revisa que los comprobantes sean expedidos dentro del periodo de la
comisión.
Los importes y conceptos de los comprobantes de gastos de viaje capturados
en las líneas de gasto sean correctos;
Los días de asignación para los conceptos tarifados correspondan
efectivamente a los días de la comisión, conforme al periodo definitivo de
ésta;
El importe del saldo a cargo del comisionado sea el mismo que aparece en la
liquidación impresa;
174
El nombre del “Funcionario” que aparece impreso en la solicitud coincida con
el registrado en el sistema;
Verifica que para las comisiones en el país, se aplique correctamente la tasa
por impuesto sobre hospedaje correspondiente a la plaza de la comisión.
Corrobora que en el caso de arrendamiento de automóvil, esté especificado
en los comentarios de la liquidación el motivo por el que se requirió y se
recabe la firma del “Funcionario A” del área respectiva, conforme a las
normas establecidas.
Se haya incluido en la liquidación de viáticos un informe de la comisión, en el
que se indique el objeto de la misma, un resumen de las actividades
realizadas y de las contribuciones para el Banco, de conformidad con la
Norma Administrativa Interna que regula el pago de viáticos en el
desempeño de comisiones.
Corrobora que el kilometraje recorrido corresponda al señalado de manera
oficial por “Caminos y Puentes Federales de Ingresos y Servicios Conexos”
para lo cual, se debe anexar a la liquidación de viáticos la impresión de la
consulta efectuada.
Nota 10: En caso de identificar un incumplimiento de algún requisito en el
servicio de manera previa a la autorización de las solicitudes de pago, deberá
registrar el caso.
Aplica la acción de autorización en el “ERP” para continuar con el trámite.
SÉPTIMA. El proceso de entrega de solicitudes a la “OP” se deberá llevar a
cabo conforme a las actividades que se describen a continuación:
ACTIVIDAD 13 / Analista
Genera en el “SV”, en original y copia, “Resumen de Operaciones de
Autorizadas”.
Anexa “Resumen de Operaciones de Autorizadas” las solicitudes a tramitar.
175
ACTIVIDAD 14 / Analista
Entrega a la “OP” las relaciones junto con las solicitudes debidamente
requisita das a más tardar a las 13:00 hrs., recabando acuse de recibo y lo
entrega al Jefe de la “OV” para su conocimiento.
ACTIVIDAD 15 / Jefe
Revisa que cuenta con el acuse “Relación Resumen de Operaciones de
Autorizadas”, de las operaciones tramitadas durante el día.
En caso de que identifique algún error, realiza las gestiones necesarias para
evitar que se procese en la “OP”
OCTAVA. El proceso de devolución de solicitudes se deberá llevar a cabo
conforme las actividades que se describen a continuación:
DEVOLUCIÓN DE SOLICITUDES
ACTIVIDAD 16 / Revisor de documentos
Captura en el “ERP” para cada solicitud el motivo de devolución, y el mismo
día le turna al Analista las solicitudes a devolver.
ACTIVIDAD 17 / Analista
Recibe las solicitudes y revisa en el “SV” las situaciones precisadas y los
motivos de devolución; en caso de que resulte procedente la devolución, el
mismo día turna las solicitudes al Jefe de la “OV”
ACTIVIDAD 18 / Jefe
Recibe las solicitudes, revisa el motivo de la devolución y de considerarlo
procedente, aplica en el “SV” la acción de rechazar, y las turna junto con su
documentación respectiva al Revisor de Documentos (Recepción) para su
registro en el “Control de operaciones devueltas de Gastos de Viaje y
Varios”.
176
ACTIVIDAD 19 / Revisor de documentos
Registra en “Control de operaciones devueltas de Gastos de Viaje y Varios”
Una vez que el “Usuario” se presente por la solicitud, recaba el acuse de
recibo en el “Control de operaciones devueltas de Gastos de Viaje y Varios”.
NOVENA. El proceso de resguardo de la información que proporciona el
usuario pendiente de revisión y autorización, se deberá llevar a cabo
conforme las actividades que se describen a continuación
ACTIVIDAD 20 / Revisor de documentos
Al final del día guarda físicamente en el visorama todos aquellos folios que se
quedan pendientes de revisión, devolución y autorización relacionados con
liquidaciones de viáticos.
DÉCIMA. El proceso de elaboración de reportes diarios que se le envían a los
titulares de la “OV”, se deberá llevar a cabo conforme las actividades que se
describen a continuación.
ACTIVIDAD 21 / Revisor de documentos
Elabora al final del día el reporte de solicitudes, con las operaciones que se
hayan tramitado, devueltos o estén pendientes de trámite. Una vez que
concluye esta actividad, le informa al Analista de Control para que revise la
información capturada.
ACTIVIDAD 22 / Analista
Verifica el reporte “Monitoreo de operaciones de Gastos de Viaje” e informa
al Jefe.
177
NORMA ADMINISTRATIVA INTERNA (NAI)
PAGO DE VIÁTICOS
Índice
TÍTULO PRIMERO
Capítulo Único
Objeto
Sujetos
Definiciones
TÍTULO SEGUNDO
Capítulo I
Autorización de Comisiones
Autorizaciones
Capítulo II
viáticos-Cuotas
Capítulo III
Pago de viáticos
Forma de pago
Anticipos
Anticipos moneda nacional
Anticipos en dólares E.U.A o euros
Aplicación de los viáticos
Comisiones que comprendan dos días calendario y menos de veinticuatro
horas
Capítulo IV
Transportación
Transportación aérea
Boletos de avión
Transportación en la plaza de la comisión
Arrendamiento de automóvil
178
Capítulo V
Liquidaciones
Liquidación de viáticos
Saldo a cargo del “Comisionado”
Saldo a favor del “Comisionado”
Requisitos fiscales de los comprobantes
Autorización de cantidades adicionales
Autorización de gastos diversos
Capítulo VI
Disposiciones Finales
Facultad para resolver situaciones no previstas e interpretación de la Norma
NORMAS TRANSITORIAS
ANEXOS:
ANEXO A. Gastos Sujetos a Comprobación
ANEXO B. Cuotas autorizadas
TÍTULO PRIMERO
Capítulo Único
Objeto
PRIMERA. La presente Norma Administrativa Interna tiene por objeto regular
el pago de “viáticos” con motivo del desempeño de comisiones.
Sujetos
SEGUNDA. Son sujetos de la presente Norma Administrativa Interna, los
“Trabajadores” del Banco que autoricen o desempeñen comisiones.
Definiciones
TERCERA. Para la debida aplicación e interpretación de la presente Norma,
cuando se haga referencia, en singular o plural, a los conceptos que a
continuación se citan, se entenderá su respectivo significado al tenor
siguiente:
I. “Banco”: Banco para mexicanos
179
II. “Comisión”: Encomienda que se hace a un “Trabajador" para que, con
motivo de sus funciones, y por instrucciones del “Banco”, se traslade fuera
de su plaza, ya sea en territorio nacional o en el extranjero. Sólo se
considerarán “Comisiones” en territorio nacional, aquéllas que impliquen
traslado a una distancia mayor de cincuenta kilómetros desde su plaza de
adscripción.
III. “Comisionado”: “Trabajador “del “Banco” a quien se encarga desempeñar
una “Comisión”.
IV. “SV”: Es el sistema de proceso de la información con que cuenta el
“Banco”, a través del cual se tramitan las operaciones relacionadas con los
gastos de viaje.
V. “Funcionarios A”: Directores Generales y Directores.
VI. “Funcionario B”: “Trabajador" con nivel de Subgerente o superior, o bien
de los rangos equivalentes a éstos.
VII. “Pagos Sujetos a Comprobación”: Son los gastos relacionados en el
anexo A, cuyas erogaciones deben estar amparadas por comprobantes
expedidos por los prestadores de servicios.
VIII. “Cuotas”: Importes que se entregan a los “Trabajadores” para cubrir los
“viáticos” de una “Comisión”.
IX. “Trabajador”: Personas físicas que prestan al “Banco” un trabajo personal
subordinado, a cambio de un salario.
X. “viáticos”: Es la asignación destinada a cubrir los gastos de hospedaje y
alimentación, en un lugar distinto al de área de adscripción.
XI. “Gastos no Sujetos a Comprobación”: Son las erogaciones que el
“Comisionado” realiza en el desempeño de la “Comisión” y de las cuales no
es posible recabar el comprobante respectivo, por las características propias
de los prestadores de servicios.
180
TÍTULO SEGUNDO
Capítulo I
Autorización de Comisiones
CUARTA. Los “Funcionarios A” del “Banco” podrán autorizar “Comisiones” del
personal que dependa de ellos. Tratándose de “Comisiones” en territorio
nacional, éstas también podrán ser autorizadas por los Gerentes.
QUINTA. En las “Comisiones” de los “Funcionarios A”, sólo se requerirá de la
firma de éstos para realizar todo lo relacionado con el pago de “viáticos”
respectivo. Los Gerentes podrán autorizar sus propias “Comisiones” en
territorio nacional.
Capítulo II
viáticos-Cuotas
SEXTA. Para el desempeño de “Comisiones”, el “Banco” proporcionará
“viáticos” a los “Comisionados”, conforme a las “Cuotas” de “viáticos” en
moneda nacional, dólares de los Estados Unidos de América y euros,
El personal que viaje en una misma “Comisión” acompañando a algún
“Comisionado” con nivel de Subgerente o superior, o con puestos
equivalentes a éstos, tendrá derecho a que se le autoricen “viáticos”
conforme a las “Cuotas” aplicables a “Funcionarios”, durante todo el período
de la “Comisión”. Al efecto, se deberá indicar en la solicitud del anticipo de
“viáticos”, el nombre de dicho “Funcionario”.
Capítulo III
Pago de viáticos
Forma de pago
SEPTIMA. El “Banco” podrá proporcionara a los “Comisionados” anticipos de
“viáticos” a fin de que éstos los utilicen como medio de pago para cubrir
todos los gastos derivados de la “Comisión”, así como para el pago de la
transportación aérea.
Anticipos
181
OCTAVA. Los “Comisionados” recibirán un anticipo de “viáticos”, determinado
con base en las “Cuotas”, destino y periodo de la “Comisión”, mediante
solicitud en el sistema “SV” presentando el formato establecidos por la
Institución a la Oficina de viáticos, dentro de los seis días hábiles bancarios
anteriores a la fecha en que se inicie la “Comisión”, que contenga la
autorización a que se refieren las Normas Cuarta y Quinta. En casos
excepcionales y debidamente justificados, la solicitud correspondiente podrá
presentarse en un plazo distinto al mencionado.
Anticipos en moneda nacional
El anticipo de “viáticos” será entregado al “Comisionado” en Moneda Nacional
mediante depósito en la cuenta en la que se le deposita su nómina. Cuando
el trámite del anticipo se realice un día hábil antes de la “Comisión”, e
incluso el mismo día en que inicie ésta, el pago podrá hacerse en efectivo.
Adicionalmente a las “Cuotas” señaladas, cuando por las características de la
“Comisión” se requiera cubrir gastos distintos a los establecidos en el anexo
A, con la previa autorización del “Funcionario A”, podrán incluirse en el
anticipo respectivo, cantidades para cubrir dichos gastos, indicándolo en los
comentarios de la solicitud correspondiente.
En las “Comisiones” en territorio nacional que comprendan un sólo día, el
comisionado tendrá derecho a recibir “viáticos” por un importe equivalente al
50% de la “Cuota” de “viáticos” que le sea aplicable, que incluye los gastos
no sujetos a comprobación.
Anticipos en dólares E.U.A. o euros
NOVENA. Tratándose de “Comisiones” en el extranjero, el anticipo de
“viáticos” será entregado al “Comisionado” de manera total, mediante
depósito en la cuenta en la que se le deposita su nómina por su equivalente
182
en moneda nacional, calculado al tipo de cambio aplicable en la fecha en que
se realice el depósito. El “Comisionado” podrá solicitar que el anticipo de
“viáticos” se le entregue en efectivo, ya sea en dólares de los Estados Unidos
de América, o en euros cuando la “Comisión” se lleve a cabo en países en los
que esta última moneda sea de curso legal.
Aplicación de los “viáticos”
DECIMA. El importe del de los “viáticos” podrá ser aplicado de manera
indistinta por el “Comisionado” para cubrir los gastos de hospedaje;
alimentos y sus propinas; traslados al y del aeropuerto o terminal de
autobuses foráneos o ferrocarril que corresponda; estacionamiento; servicios
de comunicación; uso de caja de seguridad en el hotel; servicio de lavandería
e impuestos locales sobre hospedaje; y diferenciales por cambio de divisas.
Comisiones que comprendan dos días calendario y menos de veinticuatro
horas
DECIMO PRIMERA. Tratándose de una “Comisión” que comprenda dos días
calendario pero menos de veinticuatro horas, sólo se considerará un día de
“viáticos”.
Capítulo IV
Transportación
Transportación aérea
DECIMO SEGUNDA. Tratándose de transportación aérea, los “Comisionados”
utilizarán clase económica. En los supuestos siguientes podrán viajar en la
categoría inmediata superior:
Cuando se trate de vuelos internacionales que por tramo sencillo exceda las
4 horas y el “Comisionado” ocupe un cargo de Director General, Contralor o
Director.
183
Tratándose de “Comisionados” que ocupen un cargo de Gerente, su
equivalente o inferior, cuando las condiciones de la comisión así lo ameriten
y se trate de vuelos internacionales que por tramo sencillo excedan las 4
horas, el Director General, Contralor o Director.
Cuando las condiciones físicas o de salud del “Comisionado” lo justifiquen.
Boletos de avión
DECIMO TERCERA. Los boletos de avión podrán ser adquiridos por los
“Comisionados” a través de Internet con las aerolíneas o directamente con
agencias de viajes; procurando obtener los mejores precios.
El “Banco” reembolsará a los “Comisionados” el importe pagado por los
boletos de avión, cuando para ello no haya solicitado anticipo, a más tardar
al dos hábiles bancarios siguientes a aquel en que presenten la solicitud
correspondiente, con la autorización del funcionario que aprobó la
“Comisión”, adjuntando el comprobante del boleto electrónico y/o, en su
caso, el comprobante fiscal respectivo.
Los “Comisionados”, podrán recibir un anticipo de “viáticos” para pagar el
importe del boleto de avión, debiendo presentar la solicitud electrónica en el
“SV” con la autorización del funcionario que aprobó la “Comisión”. La
comprobación del anticipo se sujetará a lo establecido en la Décimo sexta de
estas Normas, adjuntando a la solicitud correspondiente el comprobante del
boleto electrónico y/o, en su caso, el comprobante fiscal respectivo. De
existir alguna variación entre el anticipo y el importe del boleto de avión, la
diferencia a cargo o a favor del “Comisionado” será tramitada en los
términos de la Décimo sexta de las presentes Normas, según corresponda.
El anticipo le será entregado al “Comisionado” en moneda nacional mediante
depósito en la cuenta en la que se le deposita su nómina.
Transportación en la plaza de la “Comisión”
184
DECIMO CUARTA. La “Transportación Local” se cubrirá con la cuota de gastos
no sujetos a comprobación establecida en las “Cuotas” de “viáticos” que
corresponda a la plaza en la que se realiza la “Comisión”.
En la liquidación respectiva, se deberá indicar el detalle de los traslados,
especificando el origen, destino e importe de cada uno de éstos.
Arrendamiento de automóvil
DECIMO QUINTA. Los “Funcionarios A” podrán arrendar un automóvil para el
desempeño de la “Comisión” con las características que a su juicio requieran.
El “Banco” cubrirá los gastos asociados al uso del vehículo.
Los “Funcionarios A” podrán autorizar a su personal “Comisionado”, arrendar
un automóvil, cuando a su juicio las condiciones de la “Comisión” así lo
requieran, indicándolo en estos términos en la liquidación correspondiente. El
“Banco” cubrirá los gastos asociados al uso del vehículo.
Capítulo V
Liquidaciones
Liquidación de “viáticos”
DECIMO SEXTA. Los “Comisionados” contarán con un plazo de quince días
hábiles bancarios posteriores a la fecha en que concluya su “Comisión” para
presentar la liquidación de “viáticos” correspondiente, así como para atender
las observaciones que, en su caso, realice la Oficina de viáticos, y para
concluir el trámite respectivo, adjuntando para ello los comprobantes
originales de los gastos derivados de la “Comisión.
En caso de que transcurra el plazo señalado en el párrafo anterior y el
“Comisionado” no hubiere presentado la liquidación correspondiente,
reconocerá como adeudo la cantidad que el “Banco” le entregó originalmente
185
por concepto de anticipo de “viáticos”, autorizando al propio “Banco”, para
que dicha cantidad sea cubierta por nómina.
En caso de que esté próximo el vencimiento del plazo señalado en el primer
párrafo de esta norma y persistan las observaciones detectadas por la
Oficina de viáticos, el “Comisionado” deberá presentar la liquidación
correspondiente a los gastos debidamente respaldados con los comprobantes
respectivos, y devolver la cantidad que resulte a su cargo, en la ventanilla
administrativa, dentro de los dos días hábiles bancarios siguientes al
vencimiento del referido plazo. En caso contrario, reconocerá como adeudo la
cantidad no devuelta, y autoriza al propio “Banco” para que sea cubierta por
nómina.
El “Comisionado” será notificado a través de los medios establecidos por la
Institución, de los anticipos que tenga pendientes de comprobar.
En el evento de que el “Comisionado” disfrute de vacaciones, se incapacite o
bien, sea comisionado nuevamente después de concluir una “Comisión”, se
suspenderá el plazo de quince días a que se refiere el párrafo primero de la
presente norma, hasta que se reincorpore a sus labores ordinarias, previa
notificación por correo electrónico a la Oficina de Pagos.
Asimismo, el citado plazo se suspenderá cuando el “Comisionado” presente
para su trámite en la Oficina de viáticos, la liquidación correspondiente y
hasta en tanto dicha Oficinas emita sus observaciones o aprueben el trámite
de la liquidación.
Saldo a cargo del “Comisionado”
DECIMO SEPTIMA. Si una vez aprobada la liquidación, resulta una cantidad a
cargo del “Comisionado”, deberá devolverla en la ventanilla en la misma
moneda en que se solicitó el anticipo, o mediante transferencia electrónica a
186
través del SPEI tratándose de “viáticos” por “Comisiones” en territorio
nacional; dentro de los dos días hábiles bancarios siguientes a dicha
aprobación. En caso contrario, reconocerá como adeudo la cantidad no
devuelta y autoriza al propio “Banco” para que sea cubierta por nómina.
Tratándose de los adeudos que se hubieren generado a cargo de los
“Comisionados” en moneda extranjera, el “Banco” aplicará el tipo de cambio
vigente que corresponda al día hábil siguiente al vencimiento de los plazos
previstos en la presente Norma, así como en la Décimo sexta.
Dichos adeudos se cubrirán en la segunda quincena del mes siguiente a
aquél en que se venció el plazo. En caso de no cubrirse la totalidad del
adeudo en el término referido, se efectuará en las subsecuentes quincenas,
hasta la total liquidación del adeudo.
Saldo a favor del “Comisionado”
DECIMO OCTAVA.Si una vez aprobada la liquidación, resulta una cantidad a
favor del “Comisionado”, dicha cantidad será depositada en la cuenta en la
que se le deposita su nómina, a más tardar dentro de los dos días hábiles
bancarios posteriores a la fecha en la que fue autorizada la liquidación por la
Oficina de viáticos.
Tratándose de saldos a favor en moneda extranjera, el tipo de cambio
aplicable será el que corresponda al día hábil en que se lleve a cabo el
depósito en la cuenta en la que se le deposita su nómina.
Requisitos fiscales de los comprobantes
DECIMO NOVENA. Tratándose de “Comisiones” en territorio nacional, los
comprobantes deberán reunir los requisitos fiscales vigentes al momento de
187
su expedición, dichos comprobantes deberán corresponder a las fechas en
que se lleve a cabo la “Comisión”.
Autorización de cantidades adicionales
VISEGIMO. Los “Funcionarios A” podrán autorizar gastos por concepto de
cambios o cancelación de vuelos, así como las cantidades en que se excedan
los “Comisionados”, respecto de las “Cuotas”, siempre que sea con motivo
del desempeño de la “Comisión” y así se justifique en la liquidación
respectiva.
Autorización de gastos diversos
VIGESIMO PRIMERA. Los “Funcionarios A” podrán autorizar gastos distintos a
los comprendidos en la relación de “Gastos Sujetos a Comprobación”,
descritos en el anexo A, siempre y cuando se hayan erogado en el
desempeño de la comisión y presenten los comprobantes correspondientes.
Capítulo VI
Disposiciones Finales
Facultad para resolver situaciones no previstas e interpretación de la Norma
VISEGIMO SEGUNDA. Cualquier situación no prevista en la presente Norma,
Administrativa Interna deberá someterse a la consideración de la Dirección
Administración, para que resuelva lo conducente.
NORMAS TRANSITORIAS
PRIMERA. La presente Norma Administrativa Interna entrará en vigor el día
01 de Marzo de 2011.
SEGUNDA. El “Banco”, deberá implementar los medios electrónicos
necesarios para el debido cumplimiento de las actividades y procedimientos
previstos en esta Norma.
188
TERCERA. Los actos que se encuentren en trámite a la fecha de entrada en
vigor de la presente Norma Administrativa Interna, se regirán en lo sucesivo
por ésta, siempre y cuando no se afecte a los “Trabajadores” o a terceros.
DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACION.
DIRECTOR
México D. F. a 28 Febrero 2011
ANEXO A GASTOS SUJETOS A COMPROBACIÓN
Transportación aérea, autobuses foráneos o ferrocarril, así como gastos
asociados a la expedición de boletos, los que se cobren por la entrega,
cancelación y cambio de boletos; siempre que sean por razones imputables
al “Banco” y ocasionados con motivo del desempeño de la “Comisión”.
Hospedaje.-Alimentos.
Traslados al y del aeropuerto o terminal de autobuses foráneos o ferrocarril
que corresponda o, en caso de usar su automóvil para el traslado, el importe
del estacionamiento en dichas terminales en la plaza de adscripción cuando
la “Comisión” vaya a desempeñarse en territorio nacional y su duración no
exceda de tres días naturales.
Servicios de comunicación que se utilicen para tratar asuntos oficiales. No se
cubrirá este concepto cuando la “Comisión” se desempeñe en oficinas del
“Banco”.
Uso de caja de seguridad en el hotel.
Servicio de lavandería, siempre y cuando la “Comisión” sea mayor de siete
días hábiles. No se cubrirá este concepto cuando se trate de ropa o
uniformes de trabajo en donde el “Banco” tenga contratado este servicio.
Impuestos causados por los gastos relacionados con el desempeño de la
“Comisión”.
Renta de vehículo y gastos asociados.
189
Costo de pasaporte hasta por un año, y de las visas que se requieran para el
desempeño de la “Comisión”. Si se requiere por un período diferente al
mencionado, se deberá autorizar por “Funcionario A”, siempre y cuando la
“Comisión” lo justifique.
Peaje por uso de automóvil del “Comisionado”.
ANEXO B CUOTAS AUTORIZADAS
NACIONAL
Ubicación Funcionarios Empleados
ZONA ALTA
Playas y fronteras $2,000.00 $1,500.00
ZONA BAJA
Demás estados $1,500.00 $1,250.00
GASTOS NO SUJETOS A
COMPROBACION 117 107
EXTRANJERO USD
Ubicación Funcionarios Empleados
ZONA ALTA
Estados Unidos $400 $350
ZONA BAJA
Demás países $350 $300
GASTOS NO SUJETOS A
COMPROBACION 52 42
EXTRANJERO EUR
190
Ubicación Funcionarios Empleados
Curso legal $280 $240
ANEXO A
CUESTIONARIO DE EVALUACION AL CONTROL INTERNO AÑO 2013
Nombre o razón social: BANPAMEX
Dirección física: Isabel la Católica 1987, Col. Centro Rural, Del.
Cuauhtémoc C.P. 06340 México D. F.
Fecha de revisión: 06-09-2013
Funcionarios y empleados con los que se trata normalmente:
Durante el ejercicio 2013 tuvo las siguientes autoridades y funcionarios.
Nombre.
Roberto Espinoza Victorica
Juan Hernandez Hernandez
Laura Ledesma Gutierrez
Gerardo Saldaña Sanchez
191
DEPARTAMENTO DE VIÁTICOS
Encuesta de fases de control interno
1.1 COMPROMISO Y RESPALDO DE LA ALTA DIRECCIÓN
N0. CRITERIO DE EVALUACIÓN SI NO N/
A
OBSERVACION
1 ¿Existe interés de la alta Dirección por el
desarrollo del Sistema de Control
Interno?
X
2 ¿La alta dirección tiene conocimiento y
dominio de los instrumentos, procesos y
sus respectivos procedimientos de
evaluación y control?
X
3 ¿Está el Comité coordinador de control
Interno y la Oficina de Control al más
alto nivel jerárquico de la entidad
económica y acorde con la naturaleza de
las funciones de la misma?
X
4 ¿Se asume por parte de la alta Dirección
las decisiones frente al control interno de
la entidad?
X SI SE HA MOSTRADO
INTERES Y ESTA EN
PROCESO DE
IMPLEMENTACION
5 ¿La alta dirección promueve mecanismos
efectivos para el fortalecimiento del
Sistema de Control Interno?
X SE ENCUENTRA EN
PROCESO
192
1.2 CULTURA DE AUTOCONTROL
N0. CRITERIO DE EVALUACIÓN SI NO N/A OBSERVACIÓN
7 ¿La entidad cuenta con los mecanismos y
prácticas que faciliten el ejercicio del
autocontrol?
X
8 ¿Está en el sistema de evaluación
orientado a fomentar cultura de
autocontrol?
X
9 ¿Permite el proceso de autocontrol el
mejoramiento continuo de los
mecanismos de verificación y evaluación?
X
10 ¿Se desarrollan acciones orientadas al
conocimiento de las normas generales y
específicas de la entidad económica, por
parte de todos los funcionarios?
X SE ENCUENTRAN
CAPACITANDO
11 ¿Permite el proceso de autocontrol el
mejoramiento continuo de los
mecanismos de verificación y evaluación?
X
12 ¿La capacitación ha generado confianza
en los servidores para ejercer
autocontrol?
X HASTA EL MOMENTO
SOLO
SE HAN CAPACITADO
EN LO QUE TIENE QUE
VER CON LA
IMPLEMENTACION DEL
PROGRAMA
193
2. ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
2.1 VALORACION DEL RIESGO
N0. CRITERIO DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACION
1 ¿Hay interés y compromiso por parte de
la alta Dirección en la identificación,
manejo y monitoreo de los riesgos
detectados?
X SE ESTA ELABORANDO
EL
MAPA DE RIESGOS
2 ¿La entidad ha iniciado el proceso de
identificación de riesgos a nivel general?
X
3 ¿Se han desarrollado actividades con la
participación de los funcionarios para la
identificación de los factores de riesgos
tanto internos como externos en las
áreas?
X
4 ¿Posee la entidad mapas de riesgos, tanto
a nivel general como por áreas, procesos
o actividades?
X SE ENCUENTRAN EN
PROCESO
DE ELABORACION
5 ¿Se priorizan los riesgos al determinar el
impacto potencial sobre los objetivos
entidades económicas y la probabilidad de
ocurrencia de los mismos?
X ES PARTE DE LA
DIRECTRIZ PARA LA
ELABORACION DEL
MAPA
6 ¿Se cuenta con registros históricos y/o
estadísticos que permitan hacer
proyecciones para determinar la
probabilidad o posible ocurrencia de
riesgos?
X
7 ¿Existen herramientas o mecanismos que
permiten determinar el impacto de los
diferentes riesgos?
X
8 ¿Están identificados los controles que X AUN NO
194
permitan mitigar los riesgos?
9 ¿Se contrasta las acciones que están
operando a fin de establecer su
pertinencia y validez?
X
10 ¿Existen escalas o rangos de valoración
que miden los niveles de vulnerabilidad?
X PARCIALMENTE, SE
ESTA
ELABORANDO EL MAPA
2.2 MANEJO DEL RIESGO
N0. CRITERIO DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACION
11 ¿La alta Dirección evalúa y considera de
manera concertada las posibles acciones
a ser tomadas en razón al costo beneficio
que representan?
X SE ESTA ELABORANDO
EL
MAPA DE RIESGOS
12 ¿Cada dependencia, entiende sus riesgos
y su
Importancia, fija los mecanismos para
evitarlos y aplica respuestas adecuadas
para cada uno de ellos
X
13 ¿Existe en la entidad un plan socializado
para el nivel de riesgos? Este plan
responde a las preguntas Quién? Qué?
Cuando? Por qué? y Cómo?
X
14 ¿Están los funcionarios de la entidad con
la capacidad de responder efectivamente
ante la eventual ocurrencia de un riesgo?
X
15 ¿Existen planes de contingencia en la
entidad?
X
195
16 ¿Se están implementando las acciones y
actividades establecidas en el plan de
manejo de riesgos?
X NO EXISTEN, SOLO SE
APLICAN ACCIONES A
CRITERIO DEL
PERSONAL
2.3 MONITOREO
N0. CRITERIO DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACION
17 ¿Se han determinado responsables para
determinar y hacer seguimiento al
cumplimiento de las acciones
contempladas en el plan?
X SE LE PASAN AL
GERENTE DEL AREA
18 ¿Se han definido indicadores para la
evaluación y verificación del plan de
manejo de riesgos?
X NO SABEN SI EXISTEN
INDICADORES
19 ¿Se realizan revisiones periódicas que
examinen y verifiquen en tiempo real los
resultados de la aplicación de acciones?
X
20 ¿La entidad tiene establecido como
política, al menos una vez al año, la
evaluación de los planes para la
administración del riesgo?
X AUNQUE MUY RARA VEZ
LO HACEN
3. OPERACIONALIZACIÓN DE LOS ELEMENTOS
3.1 ESQUEMA ENTIDADES ECONÓMICAS
N0. CRITERIO DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACION
1 ¿El esquema entidades económicas es
altamente jerarquizado?
X
2 ¿Existen rígidas líneas de autoridad y X
196
establecimiento de autorizaciones en los
distintos niveles de la entidad económica?
3 ¿Existen en la entidad económica más de
dos niveles verticales de decisión,
distintas a la máxima autoridad,
(Dirección, Gerencia y Presidencia)?
X
4 ¿Es común que dos o más dependencias
horizontales
participan en la ejecución o elaboración
de un producto o
Servicio?
X
5 ¿Cada dependencia tiene autonomía para
dar respuesta a
Las solicitudes de los usuarios?
X
6 ¿Las decisiones se concentran en la alta
Dirección?
X CONSEJO DE GOBIERNO
7 ¿La actual estructura permite la
constitución de equipos de
Trabajo?
X
8 ¿La estructura de la entidad económica
define claramente las
Responsabilidades?
X
9 ¿La estructura entidades económicas está
basada en la gestión de
Procesos?
X
10 ¿Se promociona la autonomía personal y
de grupo para el
Ejercicio de las funciones, planes,
programas, proyectos?
X
197
3.2 PROCESO Y PROCEDIMIENTOS
N0. CRITERIO DE EVALUACIÓN SI NO N/A OBSERVACION
11 ¿Están identificados los procesos
misionales y de apoyo?
X SE IMPLEMENTO EL
MANUAL DE PROCESOS
Y
PROCEDIMIENTOS
12 ¿Existe una adecuada segregación de
funciones y procesos?
X SE IMPLEMENTO EL
MANUAL DE PROCESOS
Y
PROCEDIMIENTOS
13 ¿Se han definido los límites, alcances y
misión de los procesos?
X SE IMPLEMENTO EL
MANUAL DE PROCESOS
Y
PROCEDIMIENTOS
14 ¿El desarrollo de las funciones de los
servidores está basado en la aplicación de
los manuales de procesos y
procedimientos?
X SE IMPLEMENTO EL
MANUAL DE PROCESOS
Y
PROCEDIMIENTOS
15 ¿Se emplean mecanismos para la revisión
y actualización de los procesos y
procedimientos que mejoren la gestión?
X SE IMPLEMENTO EL
MANUAL DE PROCESOS
Y
PROCEDIMIENTOS
198
3.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN
N0. criterio de evaluación SI NO N/A OBSERVACION
16 ¿La información fluye de manera
consistente, integrada y con criterios de
calidad en toda la entidad económica para
tomar decisiones?
X
17 ¿La información institucional es procesada
en su mayor parte por métodos
manuales?
X SE HA
SISTEMATIZADO
18 ¿La información institucional es procesada
en plataformas informáticas incipientes?
X AUNQUE SE UTILIZAN
PROGRAMAS
ESPECIALIZADOS
19 ¿Los tiempos de respuesta son
inadecuados lo cual dificultada la
oportuna toma de decisiones?
X
20 ¿La información esta lo suficiente
integrada para soportar la toma de
decisiones y control de la gestión?
X
21 ¿Cuenta la entidad con un plan de
desarrollo y mantenimiento de sistemas
integrados de información?
X PARCIALMENTE
22 ¿Existen mecanismos que garanticen la
seguridad de la información?
X LICENCIAS
23 ¿Hay adecuadas medidas de control que
garantizan la calidad de la información?
X
24 ¿Las aplicaciones en uso están
debidamente documentadas?
X
25 ¿Existen políticas sobre definición de
perfiles de usuarios y manejo de claves?
X
199
3.5 MECANISMOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
3.5.1. Autoevaluación
N0. CRITERIO DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACION
26 ¿Existen instrumentos o herramientas
para la autoevaluación?
X SE PLANEA REALIZAR
HERRAMIENTAS
27 ¿Los instrumentos de verificación y
evaluación son adecuados, vigentes y
aplicados?
X
28 ¿La aplicación de los métodos de
verificación y evaluación permiten la
implementación de acciones oportunas
que conduzcan al mejoramiento continuo?
X
29 ¿En todos los niveles de la entidad
económica, se cumplen integralmente las
políticas y decisiones que adopta la
Dirección?
X
4. DOCUMENTACIÓN
4.1 MEMORIA INSTITUCIONAL
N0. CRITERIO DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACION
1 ¿Existe un archivo adecuado de
documentos que facilite la conservación,
disponibilidad, consulta y seguridad de los
mismos?
X
2 ¿La consulta de documentos disponibles
está basada en registros de préstamos y
seguimiento del manejo?
X
200
3 ¿La consulta de documentos disponibles
está basada en registros de préstamos y
seguimiento del manejo?
X
4 Existen adecuados procesos de
actualización sobre la documentación?
X
5 Existe la adecuada reglamentación para el
uso y manejo de la documentación?
X
6 La documentación se utiliza y sirve de
soporte para la toma de decisiones?
X
7 Existen políticas definidas para el acceso
a la información documental?
X
4.2 MANUALES
N0. CRITERIO DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACION
8 Existen manuales actualizados de las
funciones, procesos y procedimientos?
X
9 Los manuales están acorde con la
estructura vigente?
X
10 Se incluyen las observaciones de los
entes de control internos y externos?
X
11 Las aplicaciones en uso, están soportadas
en manuales de sistemas, instalación y de
usuario?
X
12 Existen por escrito procedimientos para el
uso y mantenimiento de hardware y
software?
X
201
13 Se capacita a los funcionarios en el uso y
operación de los manuales?
X SE ESTA
IMPLEMENTANDO
14 Existen medios de difusión para socializar
los manuales?
X
15 Existe concordancia de las operaciones,
procesos o funciones realizadas con las
plasmadas en los manuales?
X
16 Los manuales de procesos y
procedimientos son aplicados por las
diferentes dependencias?
X
4.3 DOCUMENTACIÓN DE LA NORMATIVIDAD
N0. CRITERIO DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACION
17 Existe unidad de materia en las
disposiciones internas?
X
18 Obedecen las disposiciones y actos
administrativos a las necesidades de la
entidad?
X
19 Las disposiciones internas son los
suficientemente consistentes, que no
requieren ajustes permanentes?
X
20 Están las disposiciones internas y
externas reunidas en un archivo o
documento de fácil acceso para todos los
servidores de la entidad?
X
21 Están las disposiciones internas y
externas organizadas cronológicamente y
temáticamente?
X
202
22 Existen medios de difusión oportunos y
efectivos de la normatividad vigente?
X
23 Existen procedimientos para consultar o
tener acceso a la normatividad vigente?
X
24 Existe un mecanismo que garantice la
unidad de criterio en la aplicación de las
disposiciones?
X
25 La normatividad es aplicada en cada una
de las áreas correspondientes?
X
5. RETROALIMENTACIÓN
5.1 COMITÉ DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO
N0. CRITERIO DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACION
1 Existe acto administrativo que constituya
el Comité?
X
2 Existe un reglamento que contenga las
funciones, objetivos, entre otros?
x
3 Se realizan reuniones periódicamente
durante el año?
X
4 Las reuniones contribuyen a la definición
y desarrollo de planes de mejoramiento?
X SE ESTA
IMPLEMENTANDO
5 Se toman decisiones sobre los
componentes críticos del Sistema de
Control Interno?
X SE ESTA
IMPLEMENTANDO
6 Las acciones orientadas al mejoramiento
son producto de las recomendaciones o
correctivos definidos?
X SE ESTA
IMPLEMENTANDO
203
7 Se revisa y evalúa el cumplimiento de los
objetivos, políticas, planes, metas y
funciones de las dependencias?
X SE ESTA
IMPLEMENTANDO
5.2 PLANES DE MEJORAMIENTO
N0. CRITERIO DE EVALUACION SI NO N/A OBSERVACION
8 Existe un plan de mejoramiento
formulado y concertado con los
responsables de los procesos?
X ESTA EN
IMPLEMENTACIÓN
9 Los planes de mejoramiento se
establecen de acuerdo con las
observaciones y recomendaciones de la
Oficina de Control Interno y los
organismos externos de control?
X
10 Los planes de mejoramiento son aplicados
de una manera oportuna?
X
11 Se verifica el grado de implementación de
los planes?
X SE REALIZARA
SEGUIMIENTO
DESPUES DE LAS
OBSERVACIONES
12 Cuentan los planes de mejoramiento con
el compromiso de la alta dirección y son
aprobados por ella?
X
13 Se determina el grado de cumplimiento
de los planes de mejoramiento?
X SE VERAN
REFLEJADOS
DESPUES DEL
SEGUIMIENTO
14 A través de la aplicación de los planes de
mejoramiento, se evidencian cambios
favorables en la gestión de la entidad.
X
204
SIGLAS
IIA: Institute of International Auditors
NIF: Normas de Información Financiera
ISO: International Organization for Standardization
COSO: Committee of Sponsoring Organizations
SEC: Securities and Exchange Commission
AAA: American Accounting Association
FEI: Financial Executives International,
IIA: Institute of Internal Auditor
IMA: Institute Of Management Accountant
ERM: Enterprise risk management
IMSS: Instituto Mexicano del Seguro Social
FCPA: Foreign Corrupt Practices Act
205
IMAI: Instituto Mexicano de Auditores Internos
CLAI: Congreso Latinoamericano Anual
AIC: Asociación Interamericana de Contabilidad
OCDE: Entidad económica para la Cooperación y el Desarrollo Económicos
CCE: Consejo Coordinador empresarial
IMCP: Instituto Mexicano de Contadores Públicos
AICPA: American Institute of Certified Public Accountants
BANPAMEX: Banco para Mexicanos
206
ABREVIATURAS
Etc. – Etcétera.
Lic. – Licenciado.
C.P. – Contador Público.
C.P.C. – Contador Público Certificado.