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INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO

DIRECCIN GENERAL DE FORMACIN PROFESIONAL

MANUAL DEL PROTAGONISTA

TECNICA ADMINISTRATIVA PARA LA ASISTENCIA GERENCIAL

ESPECIALIDAD : ADMINISTRACION

MODO DE FORMACION : TECNICO GENERAL

Abril, 2016

1

INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO

Direccin Ejecutiva

Cra. Loyda Barrera Rodrguez

Sub-Direccin Ejecutiva

Cro. Walter Senz Rojas

Direccin General de Formacin Profesional

Cra. Daysi Rivas Mercado

Sub Direccin General de Formacin Profesional

Cro. Jos Virgilio Vsquez

COORDINACIN TCNICA

Direccin Tcnica Docente

Cro. Freddy Garay Portocarrero

Departamento de Currculo

Cra. Mirna Cuesta Loisiga

2

BIENVENIDA DEL PROTAGONISTA

El manual de Tcnicas Administrativas para la Asistencia Gerencial est

asociado a la unidad de competencia: Aplicando tcnicas Asistente de Direccin

General Administrativa que se utilizan en el sector para mejorar la calidad de

gestin administrativa y la atencin al cliente.

Este manual est dirigido a los Protagonistas que cursan la especialidad del Tcnico General en administracin con el nico fin de facilitar el proceso enseanza aprendizaje durante su formacin.

El propsito de este manual es proporcionar al Protagonista una fuente de informacin tcnica que le ayudar a mejorar su proceso de enseanza aprendizaje.

Este manual est conformado por siete unidades didcticas:

La agenda de trabajo de la Gerencia.

Redaccin de Documentos.

Logstica para eventos empresariales

Gestin de Viaje.

Abastecimiento Tcnico Material.

Gestin Presupuestaria

Manejo de Caja Chica

Cada unidad del manual ha sido estructurada de la siguiente manera:

Objetivo de la unidad Contenido Actividades prcticas Ejercicios de autoevaluacin En los contenidos se presenta la informacin general, cientfica y tcnica, que necesita saber el protagonista para el desarrollo de las unidades.

Al final de todas las unidades encontrar:

Glosario ndice de tablas Para saber ms Bibliografa Esperamos que logres con xito culminar esta formacin, que te convertir en un

profesional Tcnico General en Administracin y as contribuir al desarrollo del

pas.

3

RECOMENDACIONES

Para iniciar el trabajo con el manual, debes estar claro que siempre tu dedicacin y esfuerzo te permitirn adquirir las capacidades del Mdulo Formativo. Al comenzar el estudio de las unidades didcticas debes leer detenidamente las capacidades/objetivos planteados, para que identifiques cules son los logros que se proponen.

Analiza toda la informacin consultada y pregunta siempre a tu instructor cuando necesites aclaraciones.

Ampla tus conocimientos con los links y la bibliografa indicada u otros textos que estn a tu alcance.

Resuelve responsablemente los ejercicios de autoevaluacin y verifica tus respuestas con los compaeros e instructor.

Prepara el puesto de trabajo segn la operacin que vayas a realizar, cumpliendo siempre con las normas de higiene y seguridad laboral.

Durante las prcticas en el campo, se amigable con el Medio Ambiente y no tires residuos fuera de los lugares establecidos.

Recuerda siempre que el cuido y conservacin de los equipos y

herramientas, garantizan el buen desarrollo de las clases y que en el

futuro los nuevos Protagonistas harn uso de ellas.

4

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Establecer los parmetros que permitan, evaluar las

competencias del Asistente de Direccin General Administrativa en funcin de

facilitar procesos formativos y de capacitacin profesional de jvenes y adultos en

determinadas funciones laborales

OBJETIVOS ESPECFICOS:

Manejar la agenda de trabajo de la gerencia, de acuerdo a

Elaborar documentos comerciales y tcnicos, de acuerdo a

Gestionar la logstica para los eventos empresariales, tomando en cuenta la

operatividad de la empresa

Gestionar los viajes al interior y fuera del pas de la gerencia, segn normas

de control interno y manual de procedimiento.

Gestionar el abastecimiento de materiales e insumos, de acuerdo al manual

de procedimientos.

Gestionar el presupuesto del rea, de acuerdo a polticas y manual de

procedimiento.

Emplear caja chica, segn polticas y normas de control interno

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NDICE

Contenido

Modulo: Tcnicas Administrativas para la Asistencia GerencialError! Marcador

no definido.

Unidad I: La Agenda de Trabajo de la Gerencia ................................................... 10

Objetivo de la Unidad: Manejar la agenda de trabajo de la gerencia, de acuerdo a

tcnicas de redaccin. ........................................................................................... 10

Tcnicas de Redaccin ...................................................................................... 10

Redaccin .......................................................................................................... 10

Tipos de textos ................................................................................................... 10

Caractersticas de los textos .............................................................................. 10

Leyes de los elementos de comunicacin .......................................................... 12

Estructura de Redaccin .................................................................................... 13

Reglas ortogrficas ............................................................................................ 14

REGLAS DE LA LETRA "N" ........................................................................... 16

Agenda de la Gerencia ...................................................................................... 22

Concepto de Programa ...................................................................................... 25

Tipos de Programa ............................................................................................. 26

Elaboracin de Programa .................................................................................. 27

Programa de Cita. .............................................................................................. 28

Caractersticas de la Comunicacin efectiva y asertiva. .................................... 29

LA ASERTIVIDAD ES SABER ESTABLECER LMITES. ...................................... 31

Afectaciones de la Gerencia para la atencin al cliente interno y externo. ........ 33

Actividades de aprendizaje.................................................................................... 36

Actividades de aprendizaje....................................... Error! Marcador no definido.

Actividades de Autoevaluacin.............................................................................. 36

Unidad II: Redaccin de Documentos ................................................................... 37

Objetivo de la Unidad: Elaborar documentos comerciales y tcnicos, de acuerdo a

procedimientos convencionales y ofimticos......................................................... 37

Conceptos de Documentos tcnicos y Comercial .............................................. 37

6

Tipos documentos tcnico y Comercial. ............................................................. 37

Ejemplo de Documentos tcnicos y Comercial. ................................................. 38

- Ejemplo de documento comercial ................................................................ 39

Formularios para recolectar informacin de la empresa. ................................... 40

Introduccin .......................................................................................................... 40

Partes del formulario ............................................................................................... 42

El uso o funcin ..................................................................................................... 44

Tcnicas de Archivo ........................................................................................... 44

Tipos de Archivos............................................................................................... 45

Actividades de aprendizaje.................................................................................... 48

Actividades de aprendizaje....................................... Error! Marcador no definido.

Actividades de Autoevaluacin.............................................................................. 48

Unidad III: Logstica para Eventos Empresariales. ................................................ 49

Objetivo de la Unidad: Gestionar la logstica para los eventos empresariales,

tomando en cuenta la operatividad de la empresa. ............................................... 49

Concepto de eventos empresarial...................................................................... 49

Tipos de eventos empresariales ........................................................................ 50

Definicin de Planeacin de un evento .............................................................. 56

Ejemplo de un plan de un evento empresarial. .................................................. 57

Definicin de logstica ........................................................................................ 58

Descripcin de la Logstica de un evento empresarial ....................................... 59

Normas Tcnicas de Higiene y seguridad de locales para evento empresarial 61

Montaje y desarrollo de un evento empresarial ................................................ 62

Organizacin de un evento empresarial ............................................................ 63

Memoria de un evento empresarial Memoria de un evento empresarial............ 66

Actividades de aprendizaje.................................................................................... 67

Actividades de aprendizaje....................................... Error! Marcador no definido.

Actividades de Autoevaluacin.............................................................................. 67

Unidad IV: Gestin de Viaje. ................................................................................. 68

Objetivo de la Unidad: Gestionar los viaje al interior y fuera de la gerencia segn

las normas de control interno y manual de procedimiento. ................................... 68

7

Conceptos de Viaje. ........................................................................................... 68

Tipos de Viaje. ................................................................................................... 68

Tramites en Nicaragua para viajes al exterior. ................................................... 69

Migracin y Extranjera ................................................................................... 74

Por qu debo obtener un pasaporte o cdula de residencia ? ......................... 74

Agencia de Viaje. ............................................................................................... 75

Normas y Procedimiento en la Agencia de Viaje. .............................................. 76

Documentacin del Viajante. ............................................................................. 79

Proceso de reservacin en los hoteles. ............................................................. 79

Proceso de pago de los viatico de viaje al exterior. ........................................... 80

Actividades de aprendizaje....................................... Error! Marcador no definido.

Actividades de aprendizaje.................................................................................... 81

Actividades de Autoevaluacin.............................................................................. 81

Unidad V: Abastecimiento Tcnico Material. ......................................................... 82

Objetivo de la Unidad: Gestionar el abastecimiento de materiales e insumo, de

acuerdo al manual de procedimiento. ................................................................... 82

Almacn ............................................................................................................. 82

Tipos de almacn ............................................................................................... 82

Polticas y reglamentos de Almacn .................................................................. 83

Materiales e Insumo ........................................................................................... 85

Proceso de solicitud de materiales e Insumo. .................................................... 85

Ejemplo de solicitud de materiales. Formato ..................................................... 86

Control Interno de los materiales del rea de la gerencia.. ................................ 86

Programa de abastecimiento de materiales y suministro. .................................. 87

Poltica de distribucin de materiales en las oficinas. . ...................................... 89

Organizacin del Programa de abastecimiento de los materiales del rea de la

gerencia.. ........................................................................................................... 90

Actividades de aprendizaje.................................................................................... 92

Actividades de aprendizaje....................................... Error! Marcador no definido.

Actividades de Autoevaluacin.............................................................................. 92

1. Qu es almacn? ......................................................................................... 92

8

Unidad VI: Gestin Presupuestaria. ...................................................................... 93

Objetivo de la Unidad: Gestionar el Presupuesto del rea, de acuerdo a polticas y

manuales de procedimiento. ................................................................................ 93

Concepto de Presupuesto .................................................................................. 93

Caractersticas del presupuesto ......................................................................... 94

Ventajas y desventaja del presupuesto .............................................................. 95

Metodologa de Presupuesto ............................................................................ 96

Accin presupuestaria de la Gerencia. .............................................................. 98

Sistema automatizado del presupuesto ............................................................. 98

Normas y Polticas de Presupuesto .................................................................. 99

Solicitud de asignacin presupuestaria.. .......................................................... 101

Actividades de aprendizaje.................................................................................. 102

Actividades de aprendizaje....................................... Error! Marcador no definido.

Actividades de Autoevaluacin............................................................................ 102

Unidad VII: Manejo de Caja Chica. ..................................................................... 103

Objetivo de la Unidad: emplear caja chica, segn polticas y Norma de control

interno. ................................................................................................................ 103

Concepto de Caja chica. .................................................................................. 103

Viatico .............................................................................................................. 104

Tipos de viticos en Nicaragua. ....................................................................... 104

Descripcin de proceso de reembolso de caja chica ....................................... 105

Norma de Control Interno de Caja Chica. ........................................................ 106

Ejemplo de pago de planilla de viatico. ............................................................ 107

Pagos varios por caja chica. ............................................................................ 108

Informe de rendicin de cuenta de caja chica.. ................................................ 108

Ejemplo de rendicin de cuenta de caja chica... .............................................. 111

Actividades de aprendizaje....................................... Error! Marcador no definido.

Actividades de aprendizaje.................................................................................. 112

Actividades de Autoevaluacin............................................................................ 112

Glosario ............................................................................................................... 113

El arqueo de Caja ............................................................................................ 122

9

Controles administrativos ................................................................................. 124

PARA SABER MS ............................................................................................. 125

Bibliografa .......................................................................................................... 126

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Unidad I: La Agenda de Trabajo de la Gerencia

Objetivo de la Unidad: Manejar la agenda de trabajo de la gerencia, de

acuerdo a tcnicas de redaccin.

Tcnicas de Redaccin

Redaccin

Redaccin es la composicin de textos escritos. El redactor es la persona que escribe, pero de forma profesional. Es decir que, en ese sentido, el redactor es un escritor, pero un escritor profesional (un profesional de la escritura).

Tcnica de redaccin es el nombre que se da a la disciplina y normativa que establece las tcnicas para expresarse y para escribir, en los documentos gerenciales.

Tipos de textos

Texto argumentativo

Texto explicativo

Texto descriptivo

Texto narrativo

Texto expositivo

Caractersticas de los textos

Segn los lingistas Beaugrande y Dressler, todo texto bien elaborado ha de presentar siete caractersticas:

Ha de ser coherente, es decir, centrarse en un solo tema, de forma que las diversas ideas vertidas en l han de contribuir a la creacin de una idea global.

Ha de tener cohesin, lo que quiere decir que las diversas secuencias que lo construyen han de estar relacionadas entre s.

https://es.wikipedia.org/wiki/T%C3%A9cnica

11

Ha de contar con adecuacin al destinatario, de forma que utilice un lenguaje comprensible para su lector ideal, pero no necesariamente para todos los lectores (caso de los volcados de ncleo mencionados ms arriba) y de forma que, adems, ofrezca toda la informacin necesaria (y el mnimo de informacin innecesaria) para su lector ideal o destinatario.

Ha de contar con una intencin comunicativa, es decir, debe querer decir algo a alguien y por tanto hacer uso de estrategias pertinentes para alcanzar eficacia y eficiencia comunicativa.

Ha de estar enmarcado en una situacin comunicativa, es decir, debe ser enunciado desde un aqu y ahora concreto, lo que permite configurar un horizonte de expectativas y un contexto para su comprensin.

Ha de entrar en relacin con otros textos o gneros para alcanzar sentido y poder ser interpretado conforme a una serie de competencias, presupuestos, marcos de referencia, tipos y gneros, pues ningn texto existe aisladamente de la red de referencias que le sirve para dotarse de significado.

Ha de poseer informacin en grado suficiente para resultar novedoso e interesante pero no exigir tanta que colapse su sentido evitando que el destinatario sea capaz de interpretarlo (por ejemplo por una demanda excesiva de conocimientos previos).

As pues, un texto ha de ser coherente, cohesionado, comprensible para su lector ideal, intencionado, enmarcado en una situacin comunicativa e inmerso en otros textos o gneros para alcanzar sentido; igualmente ha de poseer informacin en grado suficiente para resultar novedoso e interesante.

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Leyes de los elementos de comunicacin

Claridad: Corresponde al cdigo. Hay que escribir con un mximo de sencillez para que el cdigo no haga de filtro, sino que permita el paso del mensaje.

Brevedad: Corresponde al mensaje. Intentar dar la mxima informacin en un mnimo de palabras.

Precisin: Corresponde al contexto: El texto debe focalizarse en lo que interesa sin rodeos ni aadidos.

Correccin: Corresponde al canal. Se debe escribir correctamente, cumpliendo las normas gramaticales y estructurales y presentar el texto formalmente digno.

Totalidad: Corresponde al receptor. No se debe dar la impresin de que transmite un mensaje incompleto.

Originalidad: Corresponde al emisor. Se debe tratar de no copiar las formas.

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Estructura de Redaccin

Usar la estructura nombre-verbo-complemento: Lo que mata el inters de un escrito es no llegar nunca a la idea central. Por tanto, las oraciones subordinadas son el peor enemigo. Trata, pues, de ejercitar tu escritura utilizando oraciones simples.

Ortografa: Visualizar las palabras que se presentan. Descubrir semejanzas. Aadir grupalmente, palabras semejantes a las presentadas considerando su correcta escritura, por ejemplo las esdrjulas: psimo, mnimo, mximo, fantstico, fantico, etc.

Puntuacin: La idea del texto se pierde por la ausencia o exceso de signos de puntuacin. El uso de la coma, el punto, los dos puntos, las comillas, los guiones, etc., a veces resulta complicado, pues no es fcil memorizar tantas reglas.

Sin embargo, antes de redactar es recomendable dar un vistazo a las reglas principales para evitar errores de interpretacin.

Sencillez: Debemos recordar que se escribe para los dems, no para uno mismo. Por ello, utilizar palabras de dominio comn facilita an ms la comprensin del texto para el lector y la redaccin para el autor. Sin embargo, debe tenerse cuidado de no pecar de ignorante o de abusar de erudito.

La cohesin: Para que un texto sea cohesivo es necesario que el emisor haya vinculado entre s las oraciones mediante los elementos que marcan las relaciones semnticas. La cohesin permite apreciar en conjunto las oraciones, por eso, se dice que es una relacin interoracional que permite que las oraciones se organicen en un texto.

De este modo, un texto no es la suma de las oraciones que lo componen, sino que es el producto de relaciones transfrsticas (entre oraciones) que se instauran en l.

La coherencia: Hace referencia al dominio de procesamiento de la informacin. El mensaje que vehiculizan los textos se estructura de una determinada forma, segn cada situacin de comunicacin.

La coherencia establece cul es la informacin permanente que se ha podido comunicar y cmo se ha de hacer.

Evitar la redundancia: No por mucho escribir nuestro texto ser ms atractivo. Esto hace que el texto pierda inters, sentido y propsito. Nos perdemos y perdemos al lector.

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El ritmo: Le confiere movimiento, vida, debe ser motivador y sugerente. Vara mucho segn el tipo de escrito, pero en principio suele ser muy homogneo en un mismo texto.

De este modo el lector crea sus propias expectativas sobre lo que va a leer a continuacin y las confirma o rechaza a medida que avanza en la lectura. Los cambios bruscos, si no son intencionados, dificultan la creacin de expectativas y reducen el inters por la lectura.

Reglas ortogrficas

Las reglas ortogrficas permiten determinar las letras que forman una palabra o el uso de los signos de puntuacin a partir de normas o pautas de aplicacin general. Estas reglas pueden ser obligatorias, como la que impone la m delante de la b, mientras que otras son orientaciones estadsticas, no obligatorias, como la que indica que los verbos terminados en ger suelen tener g y no j. La escritura de las palabras normalmente no obedece a ninguna regla concreta, sino que se basan en la etimologa o en el uso (como la b de obertura, que no obedece a ninguna regla general).

Entre las reglas de ortografa que afectan a las palabras estn las de las letras (como m antes de b), acentuacin o uso de la tilde, unin y separacin de palabras, divisin a final de rengln, diresis.

http://www.wikilengua.org/index.php/Puntuaci%C3%B3nhttp://www.wikilengua.org/index.php/Ortograf%C3%ADahttp://www.wikilengua.org/index.php/Acentuaci%C3%B3nhttp://www.wikilengua.org/index.php/Tildehttp://www.wikilengua.org/index.php/Di%C3%A9resis

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Ortografa de las letras

Reglas ortogrficas de la g y la j

Reglas ortogrficas de la m y la n

http://www.wikilengua.org/index.php/Ghttp://www.wikilengua.org/index.php/M

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REGLAS DE LA LETRA "N" 1. Se escribe n al inicio de palabras como: trans-, cons-, circuns-, circun-, ins-.

Ejemplos: transcribir, constante, circunstancial, instrumento

2. Se escribe n antes de v.

Ejemplos: invento, envidia, invocar

3. Nunca debe ir n al final de los verbos reflexivos cuando estn conjugados en la

forma ustedes del Modo Imperativo.

Ejemplos: levntensen, cmbiese por: levntense

sintensen cmbiese por: sintense

Reglas ortogrficas de b y v

http://www.wikilengua.org/index.php/Reglas_ortogr%C3%A1ficas_de_b_y_v

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Reglas ortogrficas de la c y la s

- La letra C : Tiene dos sonidos distintos. El ms suave se asemeja a la s y va siempre antes de una e, o de una i. En cambio, el ms fuerte suena igual al de la k y va antes de una a, de una o, o de una u.

. Terminaciones

/La terminacin uncin se escribe siempre con c. Ejemplos: conjuncin, funcin, presuncin.

/Las palabras que en singular terminan en z, cuando pasan al plural se escriben con c. Ejemplos: lpiz = lapices, voz = voces, eficaz = eficaces.

/Las terminadas en -cial, -cito y -ciosos se escriben siempre con c. Ejemplos: imparcial, social, ilcito, solcito, precioso, silencioso. (!) Cuidado: Hay tres excepciones, como la palabra controversial, que pertenece a la familia de la palabra controversia. /Las palabras esdrjulas que terminen en -ice y en -cea o -ceo, van con c.

Ejemplos: apndice, cmplice, cetceo.

(!) Excepcin: una sola, caucseo.

/Las que finalizan en -ancia, -ancio, -encia, -encio e -incia, van con c.

Ejemplos: elegancia, cansancio, adolescencia, agencia, silencio.

(!) Excepciones: dos, ansia y hortensia

/Todas las palabras que terminen con -cie se escriben con c.

Ejemplos: especie, superficie, calvicie.

/ Las terminaciones en -cito, -cita, cecito y -cecita, cuando se agregan a palabras para formar diminiutivos llevan siempre c.

Ejemplos: suave + cito = suavecito; luz + cita = lucecita; pez + cecito = pececito.

http://www.wikilengua.org/index.php/C

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/ Los verbos que tienen el infinito terminado en

-zar, cambian la z, por la c cuando van adelante de una e.

Ejemplos: almorzar: almorc; caracterizar: caracteric; analizar: analicemos.

/ Los verbos que terminan en -cer y -cir se escriben con c.

Ejemplos: cocer (de cocinar), aparecer, deducir, producir.

(!)Excepciones: hay tres: toser, coser (coser la ropa) y asir.

/Las palabras que terminan en -ciencia y cencia van con c.

Ejemplos:paciencia, docencia, inocencia.

/Las que terminan en -cin cuando hay un adjetivo o un sustantivo de la familia de esa palabra que termina en -to o en -tor se escriben siempre con c.

Ejemplos: correccin (adjetivo de correcto); cancin (sustantivo de canto).

. Para no confundir la c con la k

/ Si despus del sonido fuerte viene una consonante, usar la c.

Ejemplos: crter, clase.

. Se escriben con c

Estas palabras de uso frecuente: necesario, cicatriz, celofn, cinta, pincel, cero, irascible, celeste, cepillar, parecido, bicicleta, decepcin, recibir.

. La letra s

/ Las palabras terminadas en -sin que en su familia poseen una que termina en -so,- sivo, -sor, -sorio o -sivo.

Ejemplos: erosin (erosivo); confesin (confesor); alusin (alusivo); ilusin (ilusorio).

/Al escribir un adjetivo que termina en -oso y -osa, se usa la s.

Ejemplos: sospechoso, poderosa, ambicioso, ociosa.

/ En las terminaciones -sima e simo, para formar el superlativo.

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Ejemplos: parecidsima (de parecida); calmadsimo (de calmo).

/Al final de palabras graves o esdrjulas se pone s.

Ejemplos: mircoles, crisis, dosis.

(!)Cuidado: hay excepciones, como cliz y lpiz.

/Los adjetivos que terminan en -siva o en -sivo, llevan s.

Ejemplos: masiva, agresivo.

/Los sustantivos y adjetivos terminados en -s (la e con acento o tilde).

Ejemplos: corts, francs, ciempis, inters.

. Se escriben con s

Puntuacin

Toda palabra en espaol

tiene acento. Puede ser

ortogrfico o prosdico.

Lo que

me

ayuda a

saber si

la

palabra

lleva o no

acento es

su

silabas

tnicas

(ST). La silaba Tnica es

aquella silaba que se

pronuncia con mayor

fuerza en la palabra. .

20

Acentuacin

21

22

Agenda de la Gerencia

La agenda es confidencial, ya que contiene la vida

laboral de su titular.

En la agenda hay que colocar adecuadamente la

informacin y tenemos que consultarla para

recordar la informacin.

Existen varios tipos de agenda:

- Agenda normal o estndar: Sencilla con todo lo imprescindible.

- Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la

agenda estn diferenciadas por separadores de colores.

- Agenda electrnica: Son prcticas por la gran cantidad de informacin

que almacenan en el mnimo espacio.

- Agenda de ordenador: Estn en el

ordenador (Outlook)

Partes mnimas de una agenda

- Listn telefnico y de direcciones

- Calendarios: Ao actual, anterior y

posterior

- Planning: Suele ser mensual

- Dietario: Apuntado normalmente por

horas

Agendas que usa la Asistente

- Agenda de la Asistente:

En ella se planificarn las tareas, da y hora de realizacin y entrega.

- Agenda del jefe:

En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.

Gestin de la agenda del jefe

23

Las actividades de la agenda del jefe se

deben distinguir en tres mbitos:

- Familiar: No se debe invadir, si es

necesario hay que consultarlo con

l, tienen que ser casos

excepcionales.

- Ocio: No se debe interrumpir, l

necesita estos momentos para

poder rendir mejor. En caso

necesario se debe consultar con

l.

- Tiempo empresarial: Es necesario

conocer las costumbres del jefe. No se necesita permiso para la gestin

de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duracin de las tareas y dejar

margen. Debemos considerar el ritmo biolgico, y no programar tareas

complicadas al principio o final de la jornada..

Siempre que no se use tiene que estar bajo llave.

Planificacin diaria, mensual y anual

Antes de registrar las tareas en la

agenda hay que hacer un borrador,

las normas que tendremos en cuenta

para la planificacin son:

- El objetivo tiene que

ser concreto y asequible.

- Tiene que tener un plazo

temporal. No se deben

planificar tareas ms all de

un trimestre. El tiempo ideal

son 15 das.

- Se debe conocer el propio ritmo biolgico y laboral.

24

Despus de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning

siguiendo lo siguiente:

- No dedicar ms de 2 horas seguidas en una misma tarea.

- La tarea se entregar a las 12 del da de entrega.

- Las tareas ms difciles se harn en horas Hill

- Los lunes y los viernes no programar tareas difciles

- Los das festivos no se programan

- No se puede cargar una jornada con ms de 5 tareas de mxima dificultad

No todos los espacios en blanco en la agenda significan que el jefe est

disponible. Ese es prcticamente un mandamiento que toda secretaria ejecutiva

debe seguir para conservar el puesto y sumar puntos sin morir en el intento. La

administracin de esa agenda constituye un capital invalorable para las asistentes.

Cuando un jefe est en un da complicado, con reuniones peridicas, conviene

protegerlo de llamadas telefnicas y de visitas que lo distraigan de los asuntos que

lo ocupan, seala Connie Eastman, consultora en Recursos Humanos y titular del

sitio secretariasenred.com.

Una sana productividad del asistente administrativo permitir reducir los niveles de

estrs del jefe. Para alcanzar esa meta, Eastman sugiere lo siguiente:

Adelantarse a las necesidades del jefe. Esto reduce los apuros de ltimo

momento y la posibilidad de contar con todos los elementos y materiales

necesarios para la reunin en el debido momento.

Prepararse para las urgencias crticas. Se necesitar contratar personal

eventual? Podra necesitar ayuda de colegas? Podra ser tan bsico como pedir

a un colega que atienda las llamadas entrantes? Podra devolver el favor cuando

l/ella tenga un apuro?

Si llegan correos a ltimo momento y la reunin de directorio o de comit ya ha

comenzado, no deje de hacrselo saber a su jefe.

La tecnologa cambi los hbitos de los gerentes o de los jefes. Antes no exista

los cliss informticos y las citas slo se anotaban en agendas de papel.

En la actualidad, seala Eastman, los jefes y las secretarias conocen la tecnologa

y muchos utilizan Blackberry, Palm u otras herramientas electrnicas. La

asistente exitosa debe coordinar todas las citas para que se cumplan, para que no

se vea afectada la productividad y para evitar papelones, apunta la experta.

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Adems, cuenta con acceso electrnico a mltiples agendas tanto de su jefe como

de otros y puede, por ejemplo, decidir quin est disponible para asistir a cierta

reunin y hasta realiza ms anlisis de informacin que su antecesora. Es la

secretaria.com.

Concepto de Programa

Concepto de

programa (trmino

derivado del latn

programma que, a su

vez, tiene su origen en

un vocablo griego)

posee mltiples

acepciones. Puede ser

entendido como el

anticipo de lo que se

planea realizar en

algn mbito o

circunstancia; el

temario que se ofrece

26

para un discurso; la presentacin y organizacin de las materias de un cierto curso

o asignatura; y la descripcin de las caractersticas o etapas en que se organizan

determinados actos o espectculos artsticos.

El trmino programa hace referencia a un plan o proyecto organizado de las distintas actividades que se ir a realizar. Tambin, es un sistema de distribucin de las distintas materias de un curso o asignatura. La expresin palabra es de origen latn programma que a su vez tiene su origen en un vocablo griego.

Un programa es una serie de pasos en secuencia para llevar a cabo un plan. Para escribir un programa se requiere que haya un plan previo, al menos en la mente de la persona que escriba el programa. Un paso del programa se llama objetivo.

Un programa est compuesto de objetivos. Un objetivo es una accin que debera llevarse a cabo para lograr la finalidad que se desea.

Hay objetivos con diferentes valores. No todos los objetivos tienen el mismo valor o importancia. A continuacin se describen cada uno de ellos.

Tipos de Programa

Es un complejo de polticas, procedimientos, reglas, asignacin de funciones, de recursos y otros elementos necesarios para seguir un curso de accin determinado.

Los programas son un tipo de planificacin generalizada, que tiene por objeto definir un plan de accin completa para dar cumplimiento a los objetivos definidos y a la estrategia establecida por la empresa.

Existen diversos tipos de programas dentro de la empresa, algunos son generalizados de acuerdo al objetivo de ella, otros son ms especficos, porque estn definidos para actividades especficas. En el caso de los programas generales, se podra mencionar el siguiente ejemplo: Si el objetivo de la empresa es incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de trabajo podra ser:

El departamento de produccin deber estudiar y analizar la capacidad productiva de la empresa a fin de dar cumplimiento a los requerimientos de productos para las nuevas metas de venta, para ello deber:

Reorganizar turnos de trabajo, si el actual sistema no permite incrementar la produccin.

Coordinar con la Unidad de Compras el abastecimiento oportuno de materias primas para las nuevas necesidades de produccin.

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Por su parte el departamento de ventas deber preparar un plan de incentivos al personal de su rea con el fin de motivar el incremento de las ventas. En caso necesario requerir del Departamento de Personal la contratacin de un staff adicional de vendedores, procurando coordinar oportunamente el programa de capacitacin.

El departamento de Ventas preparar un estudio del mercado, con el fin de determinar las posibilidades de acceso a nuevos clientes, reorientando los diseos de los productos y envases en conjunto con el departamento de produccin si fuera necesario.

Elaboracin de Programa

Para el caso de un programa especfico, a modo de ejemplo, un programa de control de Caja sera:

Presntese en la unidad de Finanzas y proceda a realizar un arqueo al cajero de los fondos disponibles, tanto en efectivo como en documentos. (En algunos casos se podra indicar, fecha, hora y persona que debe realizar el control).

Solicite los registros de Caja y determine el saldo al momento del arqueo. Deje constancia si el registro de caja no se encuentra actualizado.

Registre en sus papeles de trabajo el saldo determinado segn el registro de caja, el arqueo fsico efectuado, el ltimo documento emitido, verifique, adems, el primer documento en blanco y que se cumpla el correlativo.

Durante el arqueo fsico debe registrar en sus papeles de trabajo el detalle de los valores controlados, preocpese, adems,

28

Programa de Cita.

Un calendario diario puede usarse para llevar un seguimiento de las actividades

planeadas y de las citas diarias de la gerencia, tales como visitas de la DGI o la

visita de proveedores o acreedores. Microsoft Excel es un programa de

computacin que les permite a las personas automatizar el formato de las tareas y

crear calendarios diarios o mensuales usando una hoja de clculo. Los

calendarios pueden ser impresos y guardados en carpetas o tambin se pueden

colgar con un imn en la heladera. Los papeles tambin pueden convertirse en

una agenda diaria de citas y tenerla a mano en un escritorio de trabajo o

directamente en la computadora.

Ejemplo de Cita de trabajo de la gerencia.

29

Caractersticas de la Comunicacin efectiva y asertiva.

COMUNICACIN EFICAZ

Flexibilidad: Es una caracterstica a travs de la cual el personal sanitario

demuestra sensibilidad a condiciones cambiantes, y puede ser capaz adaptarse a

situaciones inesperadas. La flexibilidad es una ventaja en la comunicacin. En

algunas ocasiones, aunque queramos comunicar un mensaje a otra persona o a

un grupo, nos damos cuenta de que existen circunstancias poco usuales y que no

es el mejor momento para dar un mensaje. As, permanecemos en silencio y

escuchamos al interlocutor, mientras guardamos su comunicacin para un

momento ms apropiado. Este acto demuestra flexibilidad ya que el mensaje que

bamos a transmitir se aplaza para poder escuchar el conflicto que en ese

momento presenta nuestro interlocutor.

Cuando el personal sanitario emplea la flexibilidad, demuestra que es sensible a los estmulos presentes en el ambiente, adems de estar consciente del estado del paciente con quien se comunica, respetar sus necesidades y sentimientos, responder con sensibilidad al momento del encuentro.

El personal sanitario con mucha frecuencia no muestra flexibilidad en su trabajo por estar ocupadas, desarrollando una comunicacin rgida.

Agudeza: La agudeza implica vivacidad, vibracin, anhelo de interactuar con xito. El personal sanitario replicaran a las respuestas verbales y no verbales que reciban, tambin el personal sanitario deben saber cundo hablar, estar callado, escuchar con atencin, participar en un dilogo o actividad con sus pacientes.

Adems de estar conscientes de los cambios en el estado fsico o emocional del enfermo, el personal sanitario debe estar alerta al estilo en el cual sus pacientes u otras personas se comunican.

Receptividad: Es el talento para recibir estmulos y una inclinacin para captar mensajes, respuestas y la presencia del paciente. La receptividad es un componente importante en el proceso de la comunicacin.

La receptividad es condicin interna, personal, que les permite ser sensibles a ciertos rastros de la comunicacin que les llegan en el curso de sus actividades diarias.

Algunas personas no demuestran receptividad en el proceso de la comunicacin. Esperan que otros tomen la iniciativa, permanecen absortos en s mismos y en sus propios intereses. Con frecuencia estos individuos critican a los dems o envidian a aquellos que se comunican bien, a causa de que no se ofrecen a s mismos.

30

Preparacin cuidadosa: El arte de la conversacin crece y se perfecciona conforme una persona lo practica y se prepara para los dilogos que sostendr. La preparacin cuidadosa permitir al personal sanitario compartir sus ideas, sentimientos y reacciones.

La preparacin cuidadosa significa que debe considerar cuidadosamente la comunicacin o los estmulos que ha recibido y responden con cierta deliberacin. Ahora sus pensamientos e ideas puede expresarlas sin dificultad.

Estmulo: Dar estmulo es proporcionar ayuda, inspirar valenta y dar esperanzas. La enfermedad interrumpe el estilo de vida del individuo, relaciones familiares y la productividad que deriva del trabajo. En consecuencia, cuando l confronta una situacin desconocida, necesita asistencia para salir adelante.

El personal sanitario debe conocer a ese paciente, a sus problemas de salud y sus necesidades, y despus, en un plan de cuidados, incorporar las medidas que le devolvern la salud perdida.

El uso del silencio: En la comunicacin se da escasa atencin al uso del silencio. Las personas no siempre tienen que expresarse en palabras para gozar de los beneficios de la comunicacin. Es valioso ser capaz de:

- Compartir con alguien un momento de silencio.

- Callar cuando otro lo insta a replicar con clera.

- Percibir la calma en que se mueve nuestro mundo y gozar los sonidos de la naturaleza.

- Permitir que ocurran momentos de quietud en el da, ms que llenarlos con actividad, ruido o diversin.

- Usar el silencio en una conversacin para reunir los pensamientos propios o adquirir una perspectiva.

- Aceptar el silencio para descubrirse as mismo.

- Compartir en silencio un periodo de espera (resultados de pruebas, intervencin quirrgica...), puesto que una conversacin causara efectos negativos.

- Guardar silencio de modo que el paciente pueda discutir su problema.

El silencio empleado con cordura puede ser tan eficaz y dar tanto respaldo como las palabras.

31

LA ASERTIVIDAD ES SABER ESTABLECER LMITES.

Hay momentos en que el silencio permite a otros saber cul es nuestra postura, s positiva o negativa. No obstante, puede usarse el silencio para castigar o herir a otros, un hbito comn es emplear el silencio cuando las situaciones son difciles, cuando alguien ha sido lastimado o desea vengarse. En estas condiciones, el silencio es capaz de provocar mucho dao a otros y a la persona que lo emplea.

Establecer lmites claros nos permite una mejor comunicacin con los dems pues es una manera que preservar nuestro espacio y defender nuestros derechos ante los dems. Los lmites son necesarios en todas nuestras relaciones y saber establecerlos es una muestra de asertividad y un avance monumental en aquellos que estn trabajando su autoestima.

La comunicacin asertiva es reflejo de seguridad en nosotras mismas y autoestima a la vez que respetamos los derechos de los dems. Muchas veces en nuestras relaciones personales, familiares o laborales nos dejamos anular poco a poco cediendo nuestro espacio, nuestras decisiones y nuestros deseos ante

los dems. Dejamos, sin darnos cuenta de lado nuestros derechos, nuestros deseos y validamos como mejores los deseos y derechos de otros, sobre todo en las relaciones ms cercanas. Los lmites nos dan el poder de ser nosotras mismas ante cualquier circunstancia y persona.

Walter Riso en su libro los lmites del amor nos muestra que poner lmites es aprender a amar sin perderse uno mismo. Un lmite es lnea que trazamos donde establecemos que es permitido y lo que no en nuestras relaciones, por lo tanto, saber establecerlos es una habilidad que toda persona asertiva debe desarrollar pues es muestra primero de una sana autoestima, nos empodera como persona, reconoce nuestro valor, marca el respeto que sentimos por nosotras mismas y el

https://comunicacionasertiva7.wordpress.com/2012/09/29/la-asertividad-es-saber-establecer-limites/

32

respeto que esperamos de los dems. Los lmites son por lo que lo hace sin duda una herramienta esencial en la comunicacin asertiva.

La asertividad es una cualidad esencial en el

liderazgo, los lderes ms grandes y eficaces

en la historia, han sido personas asertivas.

Personas que se comunicaban ms

efectivamente.

El liderazgo, errneamente, se asocia como

una cualidad exclusiva de una determinada

posicin. Solemos pensar que el lder es

solamente aquel que ocupa una posicin

privilegiada y que el liderazgo se mide por la

cantidad de autoridad adjunta a ese cargo o

posicin y no siempre es as. Sin embargo, en

esencia, el liderazgo es esencia influencia y

la manera mas efectiva de influir en los dems

es usando la asertividad en nuestro diario vivir.

La asertividad establece una

influencia positiva y una

comunicacin eficaz. Su base

es el respeto al derecho de

todas las partes involucradas, a

pensar, sentir y actuar

desacuerdo a sus propias

creencias y la claridad en la

comunicacin.

La comunicacin asertiva es un

tipo de comunicacin donde se

buscan acuerdos y soluciones

de ganar ganar. Parte de la

premisa de que todos somos

importantes y valiosos y que todos tenemos algo valioso que aportar. Por lo tanto yo no

pretendo

33

Afectaciones de la Gerencia para la atencin al cliente interno y

externo.

Cuando hablamos

de atencin al

cliente, con

frecuencia slo

pensamos en el

cliente externo.

Solemos olvidar que

los supervisados,

compaeros y

colaboradores son

clientes internos, y

merecen la misma

calidad de atencin

que se les exige

tener con los clientes externos.

El nivel de coherencia y consistencia que exista en la calidad de la atencin

prestada tanto a clientes externos como internos es una clara expresin de los

valores y cultura de una organizacin. Es insostenible ser "luz de la calle,

oscuridad de la casa". La eficiencia y eficacia de las comunicaciones corporativas

dependen de este factor.

La buena atencin al cliente

interno es tambin un arte.

Se cultiva, se practica a

diario y se hace realidad en

la accin cotidiana. Implica

una estrategia formal y

planes de accin concretos,

en los cuales la

comunicacin interna juega

un rol esencial para

consolidar, transmitir y

compartir los valores

corporativos, cumplir la misin y alcanzar la visin planteada hacia el futuro.

Actualmente, la comunicacin corporativa interna debe ir mucho ms all de

"transportar" informacin desde la gerencia o niveles ms altos hacia los

empleados y colaboradores.

34

El rea de comunicaciones internas es

medular y debe incluir un completo

conocimiento de sus pblicos,

segmentacin de las audiencias clave

segn posiciones, funciones, necesidades,

intereses y expectativas, as como la

formulacin de planes estratgicos

propios, en estrecha alineacin con metas

de negocio.

Las empresas que tienen clara la necesidad de brindar una atencin excelente a

sus clientes externos, saben que "la ley entra por casa" y para ello invierten

esfuerzos importantes en la ejecucin de estrategias de atencin a sus pblicos

internos para lograr la motivacin y compromiso necesarios hacia su trabajo, su

organizacin y sus lderes.

Visto as, el rea de comunicaciones internas ha pasado a ser un centro de

formulacin de mensajes clave y planes vitales para la productividad, la

competitividad y la salud de la organizacin, capaz de promover valores de

excelencia, cooperacin y trabajo en equipo en favor de las metas de negocio.

Una comunicacin interna efectiva requiere concebir a cada empleado como un

comunicador o vocero invaluable de la cultura corporativa. Esta nocin incorpora a

todos en la organizacin, no slo a representantes o directivos. Especialmente

debe tomar en cuenta a quienes cada da deben relacionarse con clientes

externos y consumidores.

Existe una significativa correlacin entre el compromiso de los empleados y su

productividad. Una empresa que cuenta con una excelente atencin al cliente

interno, tiene mecanismos para reconocer las necesidades de sus empleados,

pero, sobre todo, puede incentivar mecanismos de auto-motivacin en ellos

(especialmente a travs de la capacitacin y el entrenamiento). As, sus oficios y

35

responsabilidades se convierten en claros motivos de realizacin profesional,

personal, familiar y hasta social.

En este contexto es importante conocer y valorar la percepcin del cliente interno

sobre lo que hace la empresa y lo que de ella recibe. No slo sobre la

compensacin salarial, sino tambin emocional. Esta incluye intangibles clave

como son la calidad de la relacin con sus supervisores y jefes, la inclusin y

participacin en la toma de decisiones, su desarrollo de carrera, el ambiente fsico,

la interaccin con los colegas y los clientes, entre otros.

La atencin interna favorece los procesos de fortalecimiento del liderazgo, sentido

de pertenencia, neutraliza e incluso evita los rumores o las especulaciones,

minimiza los ruidos y distracciones y, por ende, incrementa la productividad y

creatividad, motiva al talento, enfoca los esfuerzos y premia y reconoce el xito.

As pues, ocuparse activamente de la atencin al cliente interno es una de las

acciones que ms sustentabilidad en el tiempo le da a cualquier organizacin.

CLIENTES INTERNOS CLIENTES EXTERNOS DE UNIVERSIDAD

En la relacin que establece el arte de servir se vern involucrados tres protagonistas fundamentales: La Empresa prestadora del servicio, el representante de la empresa en la

persona de vendedor, despachador, agente comercial, etc., y el cliente/usuario. De dicha interaccin se generar un beneficio mutuo derivado de la satisfaccin adecuada de las necesidades detectadas. De acuerdo a Estrada y Borrero (1996), el resultado ptimo se mide de acuerdo a la siguiente mxima: Satisface a tu cliente sin perjudicar a tu empresa. La Empresa/Organizacin debe procurar, entonces, que exista un equilibrio en la relacin entre sus clientes internos (empleados) y sus clientes externos (Clientes/Usuarios). Para lograr esto se ha de procurar que los encargados de dirigir las actividades propias de la empresa sean capaces de establecer, de acuerdo a la visin estratgica, relaciones adecuadas a nivel administrativo que motiven a los empleados (en todos los niveles) a ser excelentes en sus relaciones con los usuarios.

36

ACTIVIDADES

a. Elabore un cuadro sinptico del contenido de esta

unidad

b. En grupo de 5 expondrn el contenido del cuadro sinptico

AUTOEVALUACIN

1. Explique la importancia de la Redaccin de documentos administrativo

2. Explique la importancia de aplicar las reglas de ortografa en la Redaccin de documentos administrativo

3. Explique la importancia de la agenda y los programas.

4. Diferenciar entre agenda y programa. 5. Explicar el programa de Cita. 6. Diferenciar la comunicacin efectiva y asertiva. 7. Explique la relacin de la gerencia y la atencin al cliente interno y externo. 8. Diferenciar los diferentes programas y agendas. 9. Explique el proceso de elaboracin de programa.

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Unidad II: Redaccin de Documentos

Objetivo de la Unidad: Elaborar documentos comerciales y tcnicos, de acuerdo a procedimientos convencionales y ofimticos.

Conceptos de Documentos tcnicos y Comercial

Documento tcnico: es un sistema de datos e informacin que se obtiene de forma sistemtica de una experiencia que implica anlisis e investigacin; y es procesada por diversas tcnicas que: resumen, sintetizan, describen, expliquen, argumentan, etc.; y que se presenta con una estructura que contiene los elementos bsicos de Ttulo, Introduccin, Desarrollo, Conclusin y Referencias.

Documento comercial: son los que respaldan las operaciones de transaccin de la empresa, constituyndose en medio de prueba y la entrada de datos para el sistema contable. Se elaboran en original y tantas copias como lo requiera la empresa. Sus funciones son: contable, jurdica, de control, entre otros.

Tipos documentos tcnico y Comercial.

- Tipos de documentos tcnicos

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Libros y Monografas: textos, manuales, tesis, informes, actas, antologas.

Publicaciones peridicas: revistas, diarios, avances, revisiones.

Publicaciones referativas: ndices, bases de datos, bibliografas.

Publicaciones tcnicas: normas, patentes, catlogos tcnicos.

Materiales de referencia: enciclopedias, diccionarios, atlas, anuarios.

- Tipos de documentos comerciales

1.- Factura

2.- Orden de compra

3.- Remito

4.- Recibo

5.- Nota de dbito

6.- Nota de crdito

7.- Cheque

8.- Pagare

9.- Nota de crdito bancaria o boleto de depsito

Ejemplo de Documentos tcnicos y Comercial.

- Ejemplo de documento tcnico

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- Ejemplo de documento comercial

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Formularios para recolectar informacin de la empresa.

Introduccin

Formulario es un documento impreso que transmite informacin especfica de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de datos e informacin y es parte integrante del mtodo. As, es un medio de transmitir informacin. El propsito fundamental del diseo de formularios, es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de informacin administrativa, as como tambin, crear un instrumento de actividad humana para registrar y pasar la informacin. Los formularios impresos en papel son bien conocidos por la habitual dificultad que plantean a la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este problema.

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/diseprod/diseprod.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos10/disfo/disfo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/medios-comunicacion/medios-comunicacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/computadoras/computadoras.shtml

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Un formulario es un documento, ya sea fsico o digital, diseado con el propsito de que el usuario introduzca datos estructurados (nombre, apellidos, direccin, etc) en las zonas del documento destinadas a ese propsito, para ser almacenados y procesados posteriormente.

En informtica, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarn para su procesamiento y posterior uso. Cada campo debe albergar un dato especfico, por ejemplo, el campo "Nombre" debe rellenarse con un nombre personal; el campo "Fecha de nacimiento" debe aceptar una fecha vlida, etc.

Formularios

Es una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente.

https://es.wikipedia.org/wiki/Campo_%28inform%C3%A1tica%29http://www.monografias.com/trabajos34/el-trabajo/el-trabajo.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/desorgan/desorgan.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos37/procedimientos-administrativos/procedimientos-administrativos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos13/libapren/libapren.shtml

42

Partes del formulario

Extremo superior o cabeza: Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificacin del organismo, ttulo o denominacin de la forma y otros. Representa la introduccin respecto a la accin que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario. Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la accin implcita los cuales se determinan, de acuerdo con la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin. Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la informacin registrada en el cuerpo del mismo, y tambin se asienta el cdigo de registro.

http://www.monografias.com/trabajos13/discurso/discurso.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos35/categoria-accion/categoria-accion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos14/dinamica-grupos/dinamica-grupos.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/travent/travent.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/logica-metodologia/logica-metodologia.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos12/eticaplic/eticaplic.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

43

Objetivo. El objetivo fundamental de los formularios reside en que es un instrumento sobre el cual se apoya la transmisin, el registro y el control de la informacin relacionada con las operaciones de la organizacin y con todos sus niveles: Por lo tanto son uno los medios libres para la recoleccin de datos debido a su facilidad con que circulan por toda la organizacin y afectan a todo el sistema de la misma forma. Los objetivos principales de los formularios son

Minimizar los gastos operativos de la organizacin, al establecer un uso racional de los formularios

Aumentar la Produccin, fomentar la exactitud y desarrollar el flujo normal del trabajo, con un mnimo de duplicidad y repeticin.

Obtener considerables ahorros mediante la uniformidad de diseos y reproduccin de los formularios.

Mejorar la imagen de la organizacin, al ofrecer a clientes y relacionados, formularios bien diseados y mejor presentados.

llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ltimo, dar valor legal a determinadas transacciones.

Por ejemplo, si requerimos el registro de un usuario para que pueda participar enviando comentarios sobre nuestros artculos en Internet o para poder acceder a cierto contenido, basta con pedir los datos bsicos Como nombres, apellidos y correo electrnico. Pero existen otros casos en los que necesitamos ms datos de los usuarios, como puede ser la inscripcin a un evento, en la que podemos solicitar, adems de nombres, apellidos y correo electrnico, otros datos como la empresa a la que representar, la direccin de la empresa, la direccin de su sitio web, etc. Su Importancia. Radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto administrativo se refleja en un formulario.

http://www.monografias.com/trabajos14/datos/datos.shtml#prohttp://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtmlhttp://www.monografias.com/Computacion/Internet/http://www.monografias.com/trabajos35/el-poder/el-poder.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos/email/email.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos15/direccion/direccion.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtmlhttp://www.monografias.com/trabajos5/laweb/laweb.shtml

44

El uso o funcin

Proveer la informacin necesaria que requiera en situaciones similares y en una secuencia lgica.

Ahorrar Escritura manual o mecnica (y por ende el tiempo) con la impresin previa de titulos e instrucciones para su uso.

suministrar un medio econmico de la informacin escrita con copias mltiples.

Asegurar que la informacin se suministre en la forma debida.

Tcnicas de Archivo

El proceso de recepcionar, ordenar, clasificar y conservar adecuadamente los

documentos en un lugar determinado, a fin de localizarlos fcil y rpidamente y

protegerlos de prdidas o deterioros.

Los documentos son colocados en un mismo orden, debidamente clasificados,

toda la correspondencia, papeles y otros documentos, relacionados con el

individuo o firma ya la vez facilitar su localizacin y manejo.

Importancia:

Representa la memoria de la empresa o de algn negocio, o conservacin de los

documentos. Solo se guarda los documentos importantes.

Finalidad de las reglas de clasificacin de archivo:

Un archivo tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser

localizados con prontitud. Si cada persona inventara sus propias reglas, para

decir, Dnde guarda un documento?, solo esa persona podra encontrarlo, por lo

tanto es necesario observar reglas fijas que permita seleccionar y ordenar los

ttulos y de esta manera, poder archivar todos los documentos adecuadamente.

45

Tipos de Archivos.

Qu es un archivo?

Se entiende bajo el concepto de archivo a todos

aquellos espacios fsicos en los que una persona, institucin,

agrupacin o comunidad destina para almacenar de forma

organizada una serie de documentos, con el objeto de poder

conservarlos para una futura recuperacin y hacerlo de la

forma ms rpida posible.

Con el avance de la informtica, el concepto de archivo fue

tomado para designar una serie de datos o informacin en

formato digital y que puede ser recuperado desde alguna PC o dispositivo

informtico.

http://www.tipos.co/tipos-de-archivo/

46

Archivo vertical: Los

documentos son

almacenados en carpetas

individuales, colgando de

una gua dentro de las

gavetas. Las carpetas se

colocan una detrs de

otra con el borde que

presenta la pestaa hacia

arriba, donde se escribe

la identificacin de lo que

all se conserva.

Archivo lateral: Los

documentos se archivan

uno al lado del otro como

los libros de estantera en

una biblioteca.

Normalmente se archivan

a su vez en carpetas o cajas que se colocan paralelamente.

Archivo horizontal: Los documentos son

almacenados en plano, uno encima del otro

en carpetas, cajas, archivadores o cajones.

Este archivo es vlido en el caso de tener

que archivar pocos documentos o cuando se

trate de planos o mapas.

Por la frecuencia de consulta, tambin se

pueden mencionar los archivos: activos,

semiactivos e inactivos.

Archivos activos: Aquel donde los documentos son consultados frecuentemente

o que la documentacin por su valor

administrativo, legal, operativo o fiscal no

pierde vigencia. Por lo general la fecha de

emisin de los registros no es superior a los

cinco aos y es consultada ms de una vez al

mes.

47

Archivo semiactivo: Se conservan los documentos que han sido retirados del

archivo activo finalizado el ao fiscal. Su finalidad es suministrar informacin para

comprobar operaciones realizadas.

Archivo inactivo: Se conservan los documentos de consulta poco frecuente, que

tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan all hasta la

destruccin de los mismos una vez que ya han cumplido su funcin.

48

Actividades

a. Elabore un mapa conceptual del contenido de esta

unidad

b. Elabore un ejemplo de cada documento tcnico y

comercial

c. En grupo de 5 expondrn el contenido del mapa

conceptual y los ejemplos de documentos tcnicos y comerciales..

d. Elaborar un ejemplo de archivo y exponerlo de manera individual.

Autoevaluacin

1. Que es documentos tcnico y comercial. 2. Que es procesador de texto. 3. Que es formulario en la recoleccin de la

informacin 4. Que es archivo.

5. Explique en forma breve los diferentes tipos de

archivo.

6. De qu depende que un archivo preste un

buen servicio al usuario?

.

49

Unidad III: Logstica para Eventos Empresariales.

Objetivo de la Unidad: Gestionar la logstica para los eventos empresariales,

tomando en cuenta la operatividad de la empresa.

Concepto de eventos empresarial

Los eventos empresariales (tambin conocidos como eventos corporativos) son esenciales para los negocios hoy en da. Toda empresa o negocio debe tener la capacidad de organizar eventos que impulsen un crecimiento desde adentro y al mismo tiempo eduquen al pblico acerca del lugar y propsito de una empresa dentro de su industria. Y sin lugar a duda, una de las mejores maneras de lograrlo es con la organizacin de eventos empresariales.

Normalmente los eventos empresariales incluyen conferencias, actividades inter-empresa y proyectos comunitarios... Todo esto enfocado a reforzar y lograr las metas de la empresa. Y aunque en buena medida, la mayor parte de los eventos empresariales estn enfocados a trabajo, estos eventos tambin son conocidos por su capacidad de divertir, entretener e integrar a todos los asistentes al evento.

La integracin en los eventos empresariales se vuelve particularmente importante cuando la empresa tiene numerosas locaciones (sobre todo cuando stas se encuentran en diferentes ciudades o pases). En este caso, las empresas pueden optar por organizar un evento empresarial semestral o anual para gerentes y directivos con el fin de lograr un mayor involucramiento entre ellos y para compartir metas, objetivos, recursos e informacin que ayude a la empresa.

Tambin existen eventos empresariales cuya meta es el lanzamiento de un producto o una lnea de productos. En este caso, el evento empresarial puede consistir de exposiciones, exhibiciones, demostraciones, etc... Todas enfocadas a capturar la atencin del mercado y generar nuevos clientes para la empresa.

http://www.sarao.com.mx/blog/eventos-empresariales/

50

Tipos de eventos empresariales

Conferencias

Estas suelen ser grandes reuniones de

personas que tienen un inters en comn o

comparten un sector profesional. Estas son

formales y por lo general implican unos

pocos oradores que abordan un amplio

grupo de profesionales. Se invita a

interactuar pero no en el mismo nivel de

una conversacin o seminario.

Recuerda que lo de hoy son las redes sociales, una buena tctica es proporcionar

a tus invitados tu Twitter, blog o Facebook; esto permite que los asistentes

realicen preguntas, consultas o hagan aportaciones de lo que saben y no han

tenido tiempo de explicar en la conferencia; pero sobre todo abre las compuertas

del intercambio de ideas, lo que te permite tener una nocin cercana sobre qu les

pareci la conferencia.

Seminarios

Los seminarios tienen lugar

para los propsitos educativos

y generalmente implican

pequeos grupos de

personas. La interaccin es

una parte importante, por lo

que regularmente se les da la

oportunidad a los asistentes

de expresar sus opiniones o

realizar preguntas a los oradores.

De acuerdo a las nuevas tendencias, para que un seminario sea ms interactivo

puedes estructurarlo de manera que haya una actividad para romper el hielo

durante la cual cada uno se presente. Si todos los participantes ya se conocen,

lleva a cabo un rompehielos en el que los participantes compartan con el grupo

algo acerca de s mismos que nadie sepa. Te recomendamos leas nuestro

artculo 5 secretos para un seminario exitoso

http://t.co/K9HyHgr6

51

Reuniones

Las reunione s pueden ser las interacciones

entre dos o ms personas y en general son

para discutir las oportunidades y desafos, los

conceptos actuales o transmitir informacin.

Pueden ser llevadas a cabo para los

empleados de una organizacin o para los

representantes de diferentes empresas.

Te proponemos elaborar un programa o agenda de temas a tratar. Si cuentas con

un buen programa, ordenado y con estimaciones de tiempo para cada asunto a

tratar, logrars mantener un orden en la presentacin y discusin de los temas.

Sugerimos circular la agenda de la reunin previamente entre los participantes, de

esta manera todos conocern anticipadamente el tiempo de los puntos a tratar.

Echa un vistazo a nuestro artculo Cmo organizar mis reuniones de trabajo?

Iniciativas de trabajo en equipo

Como su nombre lo indica,

este tipo de eventos se llevan

a cabo para la motivacin y/o

la formacin de ciertos grupos

de personas dentro de la

organizacin. Por lo general

son ms pequeos para que

cada individuo tenga atencin

personalizada.

Este tipo de eventos no deben dejar de ser creativos aunque sean dirigidos a un

grupo pequeo de empleados. Eventos en Punto te ofrece una serie de

actividades para que tu evento sea realmente efectivo.

Actividades deportivas: tirolesas, deportes nuticos, rutas a caballo,

organizacin de viajes.

Actividades ldicas: juegos como descubre al asesino o la bsqueda del

tesoro, paintball, disfraces, etc.

52

Actividades de participacin: concursos de canciones, cursos de cocina,

elaboracin de productos manuales, concursos y clases de baile, catas de

vinos, etc.

Actividades de contacto con la naturaleza: senderismo, participacin en proyectos

de conservacin de la naturaleza, visitas a espacios protegidos, etc.

Ferias

Estas exposiciones permiten a las

empresas mostrar y demostrar sus

nuevos productos o servicios. stas

son tomadas muy en serio por

aquellos en los sectores industriales,

por lo que se suele gastar mucho

dinero en la creacin de pantallas y

fabulosas presentaciones. Algunas

empresas incluso viajan largas distancias para asistir a ferias comerciales

internacionales.

Un punto importante que tienes que tener en cuenta es que en una feria habr una

gran cantidad de stands, por lo que tienes que buscar alguna tcnica para poder

hacer que el tuyo resalte entre la multitud. Lo ms efectivo podra ser utilizar un

diferenciador poco comn, decora en verde y utiliza materiales ecolgicos como

pufs de cartn, baeras recicladas como sofs. Todo para recibir a los asistentes

en tu stand. El objetivo, adems de ser sostenible, es sorprender y crear gran

impacto visual. Te sugerimos tambin consultar nuesto artculo Declogo para

realizar un evento verde

Conferencias de Prensa

Estas son las entrevistas

realizadas especficamente

por los medios de

comunicacin y por lo

general son en respuesta a

un evento reciente, un

rumor, el anuncio de un

nuevo producto o servicio.

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Un representante de la compaa llevar a cabo la conferencia de prensa y

responder a las preguntas de los diversos medios en una ceremonia de

profesionales. Existen varios elementos indispensables que tienes que tomar en

cuenta para llevar a cabo la realizacin de este evento aqu te presentamos

algunos.

Integrar un presdium con los expertos del tema a tratar, as no vacilars al pasar

el micrfono cuando haya una pregunta especializada.

Iniciar puntualmente, este punto con frecuencia provoca tensin pues los

reporteros tienen agendas saturadas como para esperar por el director de marca o

el fabuloso e impuntual dueo.

Formar un press kit, es decir, un paquete con informacin del tema que se aborda,

debe contener fotos, videos, etc. En algunas ocasiones se coloca un obsequio.

Una buena nota no se compara con la inversin que se tiene que desembolsar

para cubrir un flow, por esto la importancia de crear una rueda de prensa exitosa.

Ceremonias de Apertura

Cualquier evento importante, como la

exposicin o reunin anual que durar

ms de dos das que generalmente inicia

con una ceremonia de apertura o

inauguracin, la cual marcar el

comienzo del evento y establecer el

tono y el tema de los das siguientes.

Oradores y celebridades pueden ser

invitados a participar para hacerla mas emocionante.

Unirse a una organizacin no lucrativa o de

caridad es una idea grandiosa para la

ceremonia. No slo ayudars a una buena

causa, sino que tambin disfrutars de

publicidad adicional. Adems de ser una

buena opcin para realizar causas altruistas.

Cena de Gala

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Una cena de gala es un evento muy formal, que se caracteriza por al menos tres

deliciosos platillos, entretenimiento y discursos. Estas se celebran a menudo en

combinacin con un evento en pro de una fundacin o cierre de algn seminario.

Se suele invitar celebridades y oradores, y a veces se otorgan premios. Traje

formal-etiqueta es el cdigo de vestimenta esperada para tales eventos.

Es importante que tengas en claro el motivo de la cena puedes darle un nombre,

ttulo o slogan o bien realizar una buena causa para celebrarla.

Debes tener en cuenta los aspectos logsticos como la recepcin, la organizacin

de las mesas, el men, el mensaje o contenido que se va a comunicar (si habr

alguna ponencia, pase de video, exposicin, etc.), la animacin, la msica, algn

otro evento ligado a la cena (subasta, baile, rifa) la decoracin, si habr algn

detalle para los asistentes.

Lanzamientos de productos

Cuando un nuevo producto se es t

introduciendo al mercado, el lanzamiento en

general se considera como su primera aparicin

o exposicin al pblico. El producto se

demuestra y discute su eficacia, utilidad y

contribucin a la sociedad o de la industria. El

producto debe estar disponible para su compra

en la puesta en marcha, si es posible.

Lo primero que debes tener en cuenta para lograr el xito de la campaa, es que

la presentacin del producto debe estar integrada en la estrategia de marketing de

la empresa, definir cul es la poca del ao ms adecuada para el evento y cul

es la hora del da ms apropiada para el pblico objetivo, as como la definicin

del espacio teniendo en cuenta la accesibilidad, la distancia, las condiciones

exigidas, autorizaciones necesarias, seguridad del local, impacto sobre el pblico-

objetivo, inters, adecuacin al mensaje a transmitir, ventajas y desventajas del

local, etc. Para ello es necesario conocer muy bien el target: edad, estilo de vida,

capacidad de reaccin ante el riesgo, la novedad, amantes de la aventura, etc.

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Junta General de Accionistas

Estas reuniones anuales se llevan a cabo con el

propsito de transmitir informacin importante a

los accionistas de la sociedad sobre temas

relevantes y elegir al Consejo de Administracin.

Un evento tan importante, como una junta de

accionistas no tiene porqu ser tan solemne y

tenso como de costumbre, sera muy bueno que

intentaras abrir la prxima junta de accionistas de

tu empresa, con algn tipo de actividad

distendida y alegre, que relaje a los asistentes

para que la reunin se desarrolle con una mayor naturalidad. Si tu junta de

accionistas es general, seria buena idea comenzar la reunin con un performance

que tenga que ver con tu empresa.

Ceremonias de Reconocimiento

Ya sea a grande o pequea escala, las

ceremonias de premiacin se llevan a cabo

para felicitar y agradecer a los integrantes de

una organizacin que han cumplido con sus

deberes de manera admirable o han superado

las expectativas y demandas de la empresa.

Es muy importante definir qu tipo de premio vas a otorgar, se dice que los

premios deben corresponder a la accin que se est reconociendo. Tambin

deberan estar de acuerdo con la persona y la ocasin. La clase de smbolo que

se elija dir mucho sobre qu y a quin est siendo reconocido. Estos son

algunos tipos de reconocimiento que se pueden considerar:

Prendedores, estatuillas, certificados, premios, plaquetas, menciones de

reconocimiento enmarcadas, regalos, un ascenso, invitaciones de obsequio.

Debes tomar en cuenta las nuevas tendencias, hoy por hoy las personas prefieren

ser reconocidas por su labor altruista y un buen reconocimiento podra significar

donar su premio a alguna fundacin o que el premio haya sido comprado a una

organizacin de ayuda social.

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Reuniones Directivas

Estas son las reuniones formales del Consejo de Administracin de una empresa,

y se centran en la visin de la organizacin, metas y estrategias. Para que estas

reuniones sean un xito debers escoger la

sala en base a las siguientes

recomendaciones.

Capacidad de la sala (en trminos de

cantidad de asientos), dimensiones y forma

de la sala (dependiendo de si existen

presentaciones o actividades), necesidad de acceso a Internet, necesidad de

ordenadores y un equipo audiovisual (video proyector).

Recuerda que una sala con buenas dimensiones y con una temperatura estable

puede mejorar la eficiencia de la reunin. Para lograr que los participantes se

relajen, podr servirse caf o simplemente botellas de agua al comienzo de la

reunin.

Definicin de Planeacin de un evento

Es el arte de la planificacin de un convenio, parte de una exposicin, una

ceremonia o por ejemplo una competicin deportiva.

Un planificador de eventos tiene que trabajar sobre

el presupuesto, establecer las fechas del evento,

seleccionar y reservar un lugar adecuado, la

adquisicin de todos los permisos necesarios de las

autoridades y la coordinacin de todos los

involucrados de logstica de evento. En el proceso

creativo de la planificacin de un evento, el

planificador de eventos tiene que desarrollar un tema, organizar artistas y

oradores, coordinar todos los servicios pblicos necesarios, seleccionar y

organizar la decoracin, mesas, sillas, carpas y todos los dems requisitos, tales

como catering, seguridad, aseos , planes de emergencia y as sucesivamente.

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Ejemplo de un plan de un evento empresarial.

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Definicin de logstica

La logstica es el conjunto de los

medios y mtodos que permiten llevar

a cabo la organizacin de

una empresa o de un servicio.

La logstica empresarial implica un

cierto orden en los procesos que

involucran a la produccin y la

comercializacin de mercancas.

Logstica de un evento empresarial

El punto de partida para la logstica de

eventos empresariales

est en escuchar al

cliente, entender sus

necesidades y

asesorarle en el

cumplimiento de sus

objetivos.

La logstica es el conjunto de mtodos y medios idneos para implementar en la organizacin, planificacin, flujo y gestin de cualquier emprendimiento o servicio.

Es el puente que une producto y mercado, por lo que el xito de un proyecto depender, en gran medida, de una buena estrategia logstica, es decir, de un puente fuerte y slido.

El objetivo de la logstica es colocar los bienes y servicios adecuados, en el

momento preciso, en el lugar idneo, y en las condiciones deseadas, de manera

de generar la mayor rentabilidad, en una ecuacin ideal de mejor servicio, costo y

calidad. Para ello se vale de los recursos humanos y financieros ms razonables y

efectivos.

La persona a cargo de la logstica de cualquier proyecto, tendr responsabilidades

operacionales respecto a la implementacin de medidas a ejecutar, tcticas en

http://definicion.de/empresa/http://definicion.de/servicio

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cuanto a cmo se organizan dichas medidas, y estratgicas en los resultados

esperados y obtenidos, como consecuencia de la gestin a realizar

Descripcin de la Logstica de un evento empresarial

LOGSTICA PARA Y DURANTE LA REALIZACIN DE EVENTO. Para realizar la logstica del evento necesitamos conocer el sitio, como la palma de la mano para que las personas encargadas, puedan prestar un mejor servicio, y deben conocer las vas de acceso, los lugares, el tema y el lugar. DURANTE LA REALIZACION DE UN EVENTO: Es muy importante saber de la hora y el lugar donde se relazar el evento, para poder realizar el men y las pruebas que deban tener en el saln o lugar donde se ye vara el evento programado SERVICIOS: El liderazgo en servicio, escuchando la voz del cliente se podrn conocer sus expectativas, lo que ocurre con el desempeo y por qu, y lo que debe hacerse para mejorar. INCRIPCIONES: Eventos Empresariales e Institucionales, herramientas estratgicas y tcticas para atraer, idealizar y reunir a potenciales clientes.

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ETIQUETA: Equivale a las reglas convencionales de comportamiento, a las costumbres que nos han sido transmitidas y que seguimos al estar en situaciones determinadas. A continuacin nombraremos algunas normas de etiqueta: PROTOCOLO: Normas a seguir: 1. Lugar de celebracin: En interiores o al exterior. Se debe estudiar el espacio en el que se va a celebrar el evento. 2. PERSONAS INVITADAS: Hacer un clculo del nmero de personas que van a asistir: desde los asistentes ms importantes, hasta los camareros del cctel. Planificar por dnde entrarn al acto. Dnde debe sentarse el pblico. Dnde deben ponerse las cmaras. Cules son las reas de de seguridad, el aparcamiento, etc. Si hay invitados que vienen de otras ciudades, habr que tener listo el hospedaje y traslados, en caso que fuese necesario, intrpretes y relaciones pblicas. 3. PALABRAS DE BIENVENIDA: Megafonas, sonido ambiental, tarimas, momento del discurso, agua, orden de intervencin. 4. BRINDIS O COCTEL DE BIENVENIDA: Debe preverse con anticipacin la duracin del mismo y la adecuacin, ambientacin del lugar y sonido. 5. LA COMIDA: Puede darse o no, en el caso que si, contratar los servicios pertinentes. Puede ser que el acto termine una vez finalizados los discursos o bien puede ir acompaado de una comida o un coctel o una cena. SALUDOS: Apretn de manos, el trmino medio es la mejor solucin. Besos, de preferencia no. EXPRESIONES: Buen provecho: Nunca. Palabrotas: No deben de usar palabras altisonantes. AUTORIDADES: Hablar de usted Evitar los aires de superioridad MANAS: Dedo meique: no levantar el dedo meique mientras se bebe. Palillos: prohibido su uso. Chicles: solo a discrecin LOS PROTAGONISTAS DEL PROTOCOLO. 1. ANFITRIN: Es el que tiene convidados a su mesa, casa o institucin. 2. PRESIDENCIA: Denota el mayor honor en un acto e indica quin ha de dirigir su desarrollo entre dos tiempos: el inicio y el final.

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Normas Tcnicas de Higiene y

seguridad de locales para evento

empresarial

Normas de higiene y seguridad en el desarrollo de los eventos Para llevar un buen orden en un evento se necesita de ciertos procedimientos y reglas para poder hacer de ello un xito Es por esto que consideramos conveniente elaborar unas reglas para garantizar la seguridad de todos los participantes. Estas reglas se dividen bsicamente en tres: Las prcticas no permitidas, las que requieren de previa autorizacin, y las que requieren de atencin y cuidado. Prcticas no permitidas Queda prohibido realizar cualquier tipo de prctica relacionada o que incluya sexo explcito, lluvias de cualquier tipo, cortes, asfixias (o cualquier juego de respiracin) y sangre. Prcticas que requieren previa autorizacin Debe avisarse en mesa de entrada o a algn colaborador del evento (llevan cartelito negro) si se desea realizar cualquier tipo de suspensin. Si se autoriza, un colaborador instruido en el tema observar la sesin sin participar, pero observando que todo se haga bajo un marco de seguridad. En caso de que esto ltimo no pase, el colaborador puede (y debe) parar la sesin. Si algn participante desea realizar o participar en una sesin de agujas, esta debe ser informada a la administracin en los das previos al evento. En caso de autorizarse se preparar el marco adecuado de higiene y seguridad. De realizarse, se har al estilo performance en un horario pautado. Prcticas riesgosas.

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En el evento podrn encontrar varios carteles explicativos (algunos ha