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INSTITUTO NACIONAL DE LA ECONOMÍA SOCIAL
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
NOVIEMBRE 2015
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
2
Contenido
Introducción ............................................................................................................................................ 3
Utilidad de los Manuales de Organización ........................................................................................ 4
Elementos que integran el Manual de Organización ....................................................................... 6
1 Carátula ............................................................................................................................................ 6
2 Contenido ......................................................................................................................................... 7
3 Presentación ..................................................................................................................................... 8
4 Antecedentes ................................................................................................................................ 10
5 Atribuciones .................................................................................................................................... 11
6 Estructura Orgánica (organigrama) ........................................................................................... 12
7 Desglose de la Estructura ............................................................................................................. 14
8 Objetivo(s) y Funciones de las Áreas .......................................................................................... 15
9 Marco Jurídico ............................................................................................................................... 18
10 Control de cambios .................................................................................................................... 20
Proceso General en la Elaboración y Aprobación de los Manuales de Organización en el
INAES ....................................................................................................................................................... 21
Glosario de Términos ............................................................................................................................ 22
LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE
ORGANIZACIÓN EN EL INAES .............................................................................................................. 24
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
3
Introducción
El ACUERDO que regula la organización y funcionamiento del Instituto Nacional de la
Economía Social (Diario Oficial de la Federación del 22-VII-2013) establece que una de las
funciones específicas de la Coordinación General de Administración y Finanzas (CGAF) es la
de instrumentar y promover entre las diversas Unidades Administrativas del Instituto Nacional
de la Economía Social (INAES), los mecanismos necesarios para la formulación y actualización
de sus manuales de organización.
Una de las atribuciones de la CGAF es la de Coordinar la actualización, validación e
integración; así como autorizar y registrar los manuales de organización del Instituto,
formulados por las unidades administrativas competentes, conforme a las guías técnicas
establecidas para el efecto.
Por tal motivo la CGAF elaboró la presente “Guía Técnica”, que contiene las orientaciones y
los aspectos metodológicos básicos, para apoyar la integración, actualización y
estandarización de los manuales de organización de las diversas Coordinaciones Generales
que conforman el INAES.
De esta forma, se apoya el proceso de modernización administrativa y organizacional de este
órgano desconcentrado, al facilitar mediante la implementación de los manuales referidos, la
aplicación eficiente y oportuna de las atribuciones y funciones encomendadas, así como una
comunicación más fluida, horizontal y verticalmente entre las diversas áreas que lo conforman.
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
4
Utilidad de los Manuales de Organización El Manual de Organización es una herramienta o instrumento de trabajo de capacitación y consulta, que esquematiza y resume la forma en que se encuentra organizada una unidad administrativa conformada por varias partes denominadas áreas. La utilidad de esta herramienta depende de que la unidad:
La mantenga actualizada (modificada en forma paralela a la dinámica del cambio operado en la organización);
Que sea representativa de la realidad operativa; y
Que conozca y aplique todo el personal. En el cuadro siguiente se presentan algunos conceptos, que no pretenden ser exhaustivos, pero si ejemplifican lo que debe y no debe ser un manual de organización:
LO QUE DEBE SER LO QUE NO DEBE SER
Instrumento de información sobre la organización.
Documento diseñado para cumplir con la obligación de integrarlo.
Instrumento dinámico que refleja permanentemente la estructura y funciones reales de un ente orgánico.
Documento que describe la estructura y funciones para reflejar la estructura autorizada, aunque no se apegue a la realidad, o que se mantiene por la dificultad que presenta el procedimiento para ser actualizado, aprobado y registrado.
Herramienta de distribución de funciones entre áreas que comparten uno o más procesos operativos.
Documento en que se redactan funciones no siempre consideradas en los procesos operativos a que pertenecen.
Herramienta que sirve para determinar el papel y responsabilidad operativa que corresponde asumir, a cada una de las partes integrantes de una organización, para que se cumpla la misión de la unidad administrativa.
Documento cuya utilidad está más orientada a la satisfacción de los requerimientos de control.
Instrumento de fácil lectura y comprensión, con la información suficiente y relevante para visualizar campos funcionales.
Documento engrosado innecesariamente con actividades y fragmentación de funciones, para dar idea de mayor importancia operativa o más carga de trabajo.
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
5
LO QUE DEBE SER LO QUE NO DEBE SER
Instrumento de capacitación para todo el personal.
Documento reservado para capacitar a los altos niveles y no para todo individuo que forma parte de la organización.
Instrumento de difusión interna y externa sobre la organización.
Documento de acceso restringido al interior de cada unidad administrativa, sin difusión hacia otras áreas, a los usuarios de los servicios, ni a los interesados en conocer la organización.
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
6
Elementos que integran el Manual de Organización
1 Carátula Se refiere específicamente a la portada del manual, en la cual se anotarán los datos generales de identificación del documento, así como su vigencia, con el texto en “negritas”.
TITULO DEL DOCUMENTO,
SEÑALANDO EL NOMBRE DE LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA A LA
QUE CORRESPONDE.
LOGOTIPO DEL
ÓRGANO
DESCONCENTRADO
CUADRO DE FIRMAS, FECHA
DE ELABORACIÓN O EN SU
CASO, DE ACTUALIZACIÓN
INSTITUTO NACIONAL DE LA ECONOMÍA SOCIAL
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE
ARIAL 11
ARIAL 14
ARIAL 18
LOGOTIPO DE LA
SECRETARÍA DE
ECONOMÍA
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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2 Contenido
Presenta de forma ordenada, los nombres o denominaciones de los diferentes apartados que comprende el Manual de Organización, los cuales serán identificados por secciones.
Nota: La paginación del Manual de Organización inicia en este apartado y deberá ser continua y única. Los textos de cada una de las
secciones deberán elaborarse en tipo de letra Arial No. 12.
El tamaño de letra de los encabezados deberá ser uniforme en todos y cada uno de los apartados que conforman el Manual.
Ejemplo:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL DE
Página: 1 de 1
Contenido “NEGRITAS”
ARIAL 14
Secciones
1. Presentación
2. Antecedentes
3. Atribuciones
4. Estructura Orgánica (organigrama)
5. Desglose de la Estructura
6. Objetivo y Funciones de las Áreas
7. Marco Jurídico
8. Control de Cambios
(“NEGRITAS” ARIAL 12)
ARIAL 12
PAGINACIÓN CON
NÚMEROS CONSECUTIVOS
E INDICANDO EL NÚMERO
DE PÁGINAS DE LA
SECCIÓN, EN TODAS LAS
HOJAS
ARIAL 10
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
8
MÁRGENES:
SUPERIOR 1.00 cm INFERIOR .50 cm
IZQUIERDO 2.00 cm
DERECHO 2.00 cm
ENCUADERNACIÓN 00 cm
ENCABEZADO 1.00 cm
PIE DE PÁGINA .50 cm
NOTA: LA PARTE SUPERIOR (ENCABEZADO), SE DEBERÁ ELABORAR CON LA INSTRUCCIÓN DE ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA.
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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3 Presentación
Describe el propósito de su elaboración, las ventajas de su utilización, así como el ámbito de
aplicación. Se sugiere emplear un vocabulario claro y sencillo.
Puede incluir, en términos resumidos, algunos de los tópicos siguientes:
▪ Utilidad del documento
▪ Síntesis del contenido
▪ Importancia de mantener permanentemente actualizada esta herramienta.
▪ Alineación con el Plan Nacional de Desarrollo, Programas Sectoriales, Programas Especiales, etc.
Ejemplo:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Sección: 1
Página: 1 de 1
(DOS ESPACIOS; APLICARLO EN TODOS LOS APARTADOS)
Presentación
(UN ESPACIO; APLICARLO EN TODOS LOS APARTADOS)
El Manual de Organización es el instrumento administrativo mediante el cual quedan plasmadas las relaciones formales de comunicación y autoridad, así como los criterios que definen la división del trabajo de una unidad administrativa.
El objetivo fundamental del presente Manual de Organización, es exponer una
visión en conjunto de la estructura con que cuenta la Coordinación General
de Administración y Finanzas, adscrita al Instituto Nacional de la Economía
Social, precisando las tareas encomendadas a cada una de las áreas que la
integran, lo que permite delimitar su responsabilidad y evitar duplicidad de
funciones, propiciando un mejor aprovechamiento de los recursos asignados
a la Coordinación General.
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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4 Antecedentes
Describe los aspectos más relevantes de la Unidad Administrativa, desde sus orígenes hasta su situación actual, así como el documento normativo (ley, decreto, programa, etc.) que fundamentó su creación; igualmente, se reseñan los cambios o modificaciones efectuadas a lo largo del tiempo, al interior de su estructura orgánica (facultades, competencias y organización).
Ejemplo:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Página: 1 de 1
Antecedentes
El 23 de mayo de 2012 fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el
DECRETO por el que se expide la Ley de la Economía Social y Solidaria,
Reglamentaria del Párrafo Séptimo del Artículo 25 de la Constitución Política de
los Estados Unidos Mexicanos, en lo referente al sector social de la economía.
Posteriormente, el 24 de enero de 2013 fue publicado en el Diario Oficial de la
Federación el DECRETO por el que se reforman, adicionan y derogan diversas
disposiciones de la Ley de la Economía Social y Solidaria, se establece un plazo
de 18 meses, a partir del 23 de mayo de 2012, para la conversión a Instituto
Nacional de la Economía Social.
El 11 de junio de 2013 fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el
DECRETO por el que se reforman, adicionan y derogan diversas disposiciones
de la Ley de la Economía Social y Solidaria, se específica la emisión de un
Acuerdo por parte del Secretario de Economía.
El 22 de julio de 2013 se publica en el Diario Oficial de la Federación, el Acuerdo
de organización y funcionamiento del Instituto Nacional de la Economía Social.
Sección: 2
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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5 Atribuciones
Corresponde a la trascripción exacta del texto, referente a las atribuciones específicas
asignadas a la Unidad Administrativa correspondiente en el Acuerdo que regula la organización
y funcionamiento del Instituto Nacional de la Economía Social (Diario Oficial de la Federación
del 22-VII-2013).
Ejemplo:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Página: 1 de 5
Sección: 3
Atribuciones
De conformidad con el artículo 23 del Acuerdo de organización y funcionamiento del Instituto
Nacional de la Economía Social publicado en el DOF el 22-VII- 2013 corresponden a la Coordinación
General de Administración y Finanzas, las siguientes atribuciones:
I. Elaborar el anteproyecto del presupuesto anual del Instituto, conjuntamente con la
Coordinación General de Planeación y Evaluación y las unidades administrativas
correspondientes; efectuar las gestiones necesarias para su aprobación, así como tramitar
las transferencias y modificaciones presupuestales que resulten durante su ejercicio;
II. Operar y controlar el ejercicio presupuestal del Instituto. Tratándose del ejercicio del
presupuesto de operación de las Delegaciones, el presupuesto deberá ser previamente
acordado con la Coordinación General de Operación, así como llevar la contabilidad y
elaborar y consolidar los estados financieros del Instituto, en términos de las disposiciones
jurídicas aplicables;
III. Gestionar la asignación de los recursos y llevar el registro de las operaciones que se realicen
con cargo al mismo;
IV. Disponer el suministro y radicación oportuna de recursos a los beneficiarios destinados a la
ejecución de acciones e inversiones, derivados de los convenios respectivos;
V. Fungir como representante legal del Instituto, en las declaraciones fiscales que deban
presentarse ante las autoridades competentes y en los trámites que para el ejercicio del
presupuesto deban realizarse ante instituciones bancarias, contando con facultades para
apertura de cuentas;
VI. Coordinar la actualización, validación e integración; así como autorizar y registrar los
manuales de organización, de procedimientos y de servicios al público del Instituto,
formulados por las unidades administrativas competentes, conforme a las guías técnicas
establecidas para tal efecto;
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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ARIAL 12 PARA TODO EL DOCUMENTO
(DOS ESPACIOS)
Desglose de la estructura)
(UN ESPACIO)
600 COORDINACIÓN GENERAL DE Finanzas Populares
(UN ESPACIO)
600.1 Dirección de Fortalecimiento Institucional a Empresas Sociales de Financiamiento y Fondos
(UN ESPACIO)
600.1.1 Subdirección de Fortalecimiento Institucional
(UN ESPACIO)
600.1.2 Subdirección de Control de Gestión
(UN ESPACIO)
600.1.3 Subdirección de Implementación y Evaluación de Procesos
(UN ESPACIO)
600.2 Dirección de Fondos
(UN ESPACIO)
600.2.1 Subdirección “A” de Fondos de Garantía
(UN ESPACIO)
600.2.2 Subdirección “B” de Fondos de Inversión y Reinversión
(UN ESPACIO)
600.2.2.1 Departamento de Fondos de Inversión y Reinversión
(UN ESPACIO)
600.2.3 Subdirección “C” de Fondos de Financiamiento
(UN ESPACIO)
600.2.3.1 Departamento de Fondos de Financiamiento
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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6 Estructura Orgánica (organigrama)
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de la Institución o de la Unidad
Administrativa, que muestra el agrupamiento de sus Áreas, atendiendo su naturaleza, jerarquía
y nivel de mando.
Ejemplo:
Nota: Se deberá de incorporar en el Manual, el organigrama que da a conocer la Coordinación General de Administración y
Finanzas del INAES, autorizado por la Secretaría de la Función Pública.
Sección: 4
Página: 1 de 1
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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7 Desglose de la Estructura
En la descripción de los órganos o áreas, es necesario tomar en cuenta las consideraciones
siguientes:
1. Las órganos se codifican con la clave programática asignada a la Unidad Administrativa y un número progresivo de acuerdo a su nivel jerárquico (por ejemplo, la Coordinación General de Administración y Finanzas cuenta actualmente con la clave 200).
2. El desglose de la estructura orgánica muestra las denominaciones de las áreas y su nivel
jerárquico de adscripción, del nivel superior al inferior y muestra las relaciones de comunicación y colaboración entre ellos. Deberá asentarse la estructura orgánica autorizada vigente.
3. Se presentará primero el nombre de la Unidad Administrativa por la cual se creó el Manual,
enseguida se enlistarán uno a uno los siguientes niveles con la estructura completa hasta la Jefatura de Departamento en orden descendente.
Ejemplo:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL
JURÍDICA
Sección: 5
Página: 1 de 3
Desglose de la Estructura
200 Coordinación General de Administración y Finanzas
200.0.1 Dirección de Presupuesto y Contabilidad
200.0.1.1 Subdirección de Presupuesto de Recursos Fiscales
200.0.1.1.1 Departamento de Control Presupuestal y Trámite de Pagos
200.0.1.1.2 Departamento de Trámite de
Viáticos y Pasajes 200.0.1.2 Subdirección de Contabilidad 200.0.1.3 Subdirección de Tesorería
200.0.1.3.1 Departamento de Pagaduría
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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8 Objetivo(s) y Funciones de las Áreas
Describir el o los objetivos y las funciones de cada área de la Unidad Administrativa, tomando
en cuenta que el objetivo describe la finalidad hacia la cual se orientan los recursos y esfuerzos
del área, para apoyar el cumplimiento de una actividad institucional relacionada con una
facultad, competencia o atribución otorgada por algún ordenamiento jurídico; y la función es
conceptualizada como el conjunto de actividades afines y coordinadas, que se requieren para
alcanzar sus objetivos.
Ejemplo:
1. Anotar clave programática correspondiente y denominación del área sin abreviaturas: el código y el nombre que correspondan obligadamente al señalado en la estructura programática.
2. Objetivo(s) del área: Debe redactarse en forma clara, breve y concisa, respondiendo a las preguntas: ¿Qué se hace? y ¿Para qué se hace?
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL DE
FINANZAS POPULARES
Sección 6
Página: 1 de 30
Objetivo(s) y Funciones
600 Dirección General de Finanzas Populares
Objetivo: Impulsar el trabajo productivo de los campesinos, indígenas y grupos
populares en áreas urbanas, mediante apoyos que se brindan a las actividades
agrícolas, forestales, agroindustriales, extractivas, micro industriales y otros
similares, específicas.
Funciones:
1.- Crear empresas de campesinos y para campesinos e impulsar los
proyectos productivos de los grupos urbanos populares;
2.- Establecer las bases de autonomía económica y desarrollo sostenido de la
economía campesina, y de la economía popular en las ciudades;
3.- Crear empresas sociales viables y rentables que eleven los niveles de bienestar en los
grupos sociales populares que las protagonicen.
1
2
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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Funciones
Descripción sucinta del ámbito de actuación (funcional) de cada una de las áreas que integran
una estructura orgánica para cumplir con su propio objetivo y definir su participación en el ó en
los procesos clave de la oficina del servidor público superior o unidad administrativa a la que
se describe.
En lo referente a las funciones se deberá apegar a lo siguiente:
Numerar y describir las funciones del órgano.
Que estén sustentadas en las atribuciones que se le confieren a la Unidad Administrativa,
en el Acuerdo que regula la organización y funcionamiento del Instituto Nacional de la
Economía Social, (D. O. F 22-VII-2013).
Eliminar las funciones generales, propias de la administración interna de cualquier área,
como por ejemplo: supervisar los trabajos de los subordinados o atender la
correspondencia de la oficina, etc.
Evitar duplicidad de funciones entre los órganos o áreas.
Redactar en forma clara y concisa, evitando el detalle excesivo.
Evitar el uso de adjetivos calificativos como: adecuado, eficiente, óptimo, etc.
Los verbos para describir las funciones deberán redactarse en infinitivo y podrán
combinarse, dependiendo de la función y del tipo de órgano.
Se sugiere considerar la siguiente lista de verbos:
Coordinación General o
Coordinación General Adjunta
Dirección de
Área
Subdirección de
Área
Jefatura de
Departamento
Autorizar Autorizar Aprobar Actualizar
Coordinar Coordinar Controlar Analizar
Dictar Difundir Informar Apoyar
Dirigir Emitir Implantar Atender
Emitir Participar Investigar Auxiliar
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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Coordinación General o
Coordinación General Adjunta
Dirección de
Área
Subdirección de
Área
Jefatura de
Departamento
Establecer Promover Orientar Desarrollar
Evaluar Proponer Participar Elaborar
Instituir Regular Proponer Gestionar
Organizar Supervisar Reportar Informar
Promover Verificar Sancionar Integrar
Planear Vigilar Supervisar Investigar
Diagnosticar Tramitar Proponer
Vigilar Proporcionar
Confrontar Recopilar
Llenar
Archivar
Entregar
Abastecer
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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9 Marco Jurídico
Incluye las principales disposiciones jurídico-administrativas que norman las funciones y definen la competencia de la Unidad Administrativa. Consideraciones importantes:
▪ Se deberá incluir un listado “básico” de las principales disposiciones jurídico-administrativas de forma genérica y homogénea para todas las Unidades Administrativas, el cual deberá ser definido y permanentemente actualizado por la Coordinación General Jurídica y como complemento aquellas disposiciones que tengan correspondencia directa con las respectivas facultades o competencias de la Unidad Administrativa de que se trate.
▪ El complemento de dichas disposiciones deberá ser elaborado conjuntamente por la
Unidad Administrativa que elabora el Manual y la Coordinación General Jurídica, a fin de evitar el alargamiento innecesario del listado que hace perder lo relevante.
▪ Las disposiciones jurídico-administrativas se ordenarán de acuerdo a su jerarquía: leyes,
códigos, reglamentos, decretos, acuerdos, lineamientos, normas oficiales, circulares y oficios.
▪ Se mencionará el nombre completo de las disposiciones jurídicas, y la fecha de su publicación en el Diario Oficial de la Federación (D.O.F.).
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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Ejemplo:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL DE
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Página: 1 de 4
Marco Jurídico
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
D.O.F. 05-XI-1917. Reformas y Adiciones
Leyes
Ley Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria
D.O.F 30-III-2006 Reformas y Adiciones
Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado
D.O.F. 28-XII-1963. Reformas y Adiciones.
Ley Orgánica de la Administración Pública Federal
D.O.F. 29-XII-1976. Reformas y Adiciones
Códigos
Código Fiscal de la Federación
D.O.F. 31-XII-1981. Reformas y Adiciones.
Reglamentos
Reglamento de la Ley de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria
D.O.F 28-06-1986. Reforma y Adiciones
Reglamento de la Ley del Servicio de Tesorería de la Federación
D.O.F 15-III-1999. Reforma y Adiciones
Decretos Acuerdos Lineamientos Normas Oficiales Circulares Oficios
Sección: 7
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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10 Control de cambios
Las unidades administrativas deberán registrar en esta sección las modificaciones efectuadas al Manual de Organización, y enviarlas mediante oficio a la CGAF para su control, registro y autorización correspondiente.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
COORDINACIÓN GENERAL DE
Página: 1 de 3
Control de cambios
Ubicación de las modificaciones:
Sección:
Fecha de modificación:
Sección:
Fecha de modificación:
Sección:
Fecha de modificación:
Ubicación de las modificaciones:
Indica los principales cambios al
Manual de Organización, de acuerdo
a la sección que se modifique y la
fecha del cambio.
Sección: 8
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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Proceso General de Registro y Aprobación de los Manuales de
Organización del INAES Coordinación General de Administración y Finanzas Enlace Designado Área Responsable
INICIO
PUBLICA EN LA INTRANET
INSTITUCIONAL LA GUÍA TÉCNICA
PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
DIFUNDE LA METODOLOGÍA
ACTUALIZA FUNCIONES
RECIBE Y REVISA
INTEGRA PROYECTO DE
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y ENVÍA A LA CGAF, EN
FORMA OFICIAL.
RECIBE, REVISA Y ANALIZA
EL PROYECTO DEL MANUAL
DE ORGANIZACIÓN
¿ES
CORRECTO
1
REALIZA OBSERVACIONES
Y SUGERENCIAS Y LAS
REMITE POR OFICIO
CORRIGE MANUAL
CONJUNTAMENTE CON LAS
ÁREAS RESPONSABLES Y
LA CGAF
1
RECIBE A TRAVÉS DEL
SANI, VALIDACIÓN DE
PROYECTO DE MANUAL DE
ORGANIZACIÓN, ENVÍA A UA
PARA FIRMAS
RECIBE MANUAL DE ORG.
AUTORIZADO POR LA CGAF
Y LO DISTRIBUYE A LAS
ÁREAS ADSCRITAS
DIFUNDE E IMPLEMENTA EL
MANUAL ENTRE EL
PERSONAL ADSCRITO A LA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
GESTIONA A TRAVÉS DEL
SANI (SFP) VALIDACIÓN DEL
PROYECTO DE MANUAL DE
ORGANIZACIÓN
FIRMA EL PERSONAL
RESPONSABLE Y LO TURNA,
MEDIANTE OFICIO, A LA
CGAF
FIN
RECIBE Y ELABORA OFICIO
DE AUTORIZACIÓN Y
REGISTRO, ENVÍA
DOCUMENTOS A LA UA
GESTIONA PUBLICACIÓN DE
LA REFERENCIA EN EL DOF
Y POSTERIORMENTE
SOLICITA A LA DIRECCIÓN
DE INFORMÁTICA PUBLICAR
EN LA INTRANET
INSTITUCIONAL
NO
SI
2 2
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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Glosario de Términos
A fin de facilitar la comprensión de algunos de los términos técnico-administrativos utilizados
en la presente Guía Técnica, se incluye el siguiente glosario:
Actividad Grupo de operaciones afines ejecutadas por una misma persona o área, como
parte de una función determinada.
Análisis Examen detallado de los hechos para conocer sus elementos constitutivos, sus
características representativas, así como sus interrelaciones y la vinculación de
cada elemento con el todo.
Área Es el órgano que tiene funciones y actividades propias que lo distinguen y
diferencian de los otros que conforman una unidad administrativa. Cuenta con
una infraestructura organizacional específica y propia.
Atribución Facultad que se da a una unidad administrativa como de su exclusiva
competencia, mediante un instrumento jurídico o administrativo.
Decisión Elección de entre dos o más opciones que se juzga factible adoptar, dentro del
curso de acción a seguir para lograr un propósito concreto.
Dictamen Resolución positiva o negativa que se emite sobre un procedimiento
administrativo.
Documento Texto impreso que se produce como consecuencia de realizar una o varias
actividades administrativas y que contiene información, instrucciones, etc.
Estructura Orgánica Forma en que están posicionadas las áreas de una unidad administrativa y la
relación que guardan entre sí.
Función Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los
objetivos de la institución, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un
órgano ó unidad administrativa. Se definen a partir de las disposiciones jurídico-
administrativas.
Nivel Jerárquico Es el lugar que ocupa un órgano dentro de la estructura orgánica y corresponde
al grado de autoridad y de responsabilidad (Dirección General, Dirección
General Adjunta, Dirección, Subdirección y Jefatura de Departamento).
Objetivo Es el fin hacia el cual se dirige la actividad, expresando “qué se hace” y “para
qué se hace”.
GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN DE
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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Órgano Elemento de la estructura de una organización, que desarrolla funciones
específicas.
Organigrama Representación gráfica de la estructura orgánica de una unidad administrativa
y de las relaciones jerárquicas, líneas de mando y tramos de control de los
órganos que la integran.
Operación Cada una de las acciones físicas o mentales, que es necesario ejecutar para
llevar a cabo una actividad o tarea determinada. Es la división mínima del trabajo
administrativo.
Procedimiento Conjunto de actividades que ordenadas en secuencia lógica, precisan la forma
sistemática de hacer un determinado trabajo de rutina.
Responsabilidad Es la obligación que tiene todo miembro de un órgano administrativo, de cumplir
con sus deberes.
Unidad Administrativa Cada uno de los órganos que integran una dependencia.
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LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE
LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN EN EL INAES
COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
NOVIEMBRE 2015
Lineamientos para la elaboración y/o actualización de los
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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Lineamientos para la elaboración y/o actualización de los Manuales
de Organización en el INAES
Todas las Unidades Administrativas que integran el INAES, estarán sujetas a lo que señala el artículo 16, fracción II y el artículo 23, fracción VI del ACUERDO de organización y funcionamiento del Instituto Nacional de la Economía Social (D. O. F. 22-VII-2013).
1. Las Unidades Administrativas, deberán analizar de manera permanente, probables modificaciones a sus Manuales de Organización, tanto en su estructura organizacional como en sus funciones, derivadas de la emisión o actualización a programas federales, sectoriales y/o normatividad aplicable, en cuyo caso deberán hacerlo de conocimiento de la Coordinación General de Administración y Finanzas (CGAF), con oportunidad a fin de iniciar el proceso de actualización.
2. La CGAF, será la responsable de coordinar la elaboración, actualización, validación e integración; así como autorizar y registrar los Manuales de Organización de las Unidades Administrativas del INAES, previa validación de los mismos en el Sistema de Administración de Normas Internas (SANI), dependiente de la Secretaría de la Función Pública.
3. La CGAF, gestionará a través de la plataforma informática del SANI, la validación de los Manuales de Organización, una vez validados procederá a autorizarlos, registrarlos y difundirlos a través de la Intranet institucional.
4. Las Unidades Administrativas del INAES nombrarán y notificarán mediante oficio
a la CGAF la designación del o los servidores públicos que fungirán como enlaces para la elaboración y/o actualización de los Manuales de Organización, ante la CGAF.
5. Los enlaces designados deberán cumplir con las siguientes características:
Ocupar un puesto de estructura.
Tener un nivel de Jefe de Departamento, Subdirector o Director de Área.
Tener una antigüedad en el puesto mínima de un año como Servidor Público de Carrera Titular.
Lineamientos para la elaboración y/o actualización de los
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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Conocimientos de las funciones que se desarrollan en sus respectivas Unidades Administrativas.
6. Los enlaces designados tendrán las siguientes responsabilidades:
Elaborar y/o actualizar el Manual de Organización de su unidad administrativa, apegándose a lo establecido en la presente guía.
Dar puntual cumplimiento a lo especificado en el numeral 14.
Elaborar, recabar e integrar la información necesaria para la elaboración y/o actualización del Manual de Organización.
Elaborar y/o actualizar, en conjunto con la Coordinación General Jurídica el apartado denominado Marco Jurídico.
Verificar que las funciones incluidas en el Manual de Organización, sean congruentes con las disposiciones jurídico-administrativas que norman el funcionamiento de su Unidad Administrativa, conforme a lo establecido en el Acuerdo de organización y funcionamiento del Instituto Nacional de la Economía Social vigente, así como su alineación a programas federales, sectoriales y/o especiales.
Enviar el Proyecto del Manual de Organización en forma impresa, para su revisión a la CGAF.
7. La CGAF será la responsable de elaborar y difundir a través de la intranet
institucional, la Guía Técnica para la elaboración de Manuales de Organización en el INAES y brindar la asesoría permanente a los enlaces designados, a través de cursos o asesorías personalizadas.
8. Las Unidades Administrativas a través de los enlaces designados enviarán, cuando sea el caso, las modificaciones propuestas a los Manuales de Organización, en forma impresa a la CGAF para su revisión y análisis.
9. El Área Revisora de la CGAF llevará a cabo el análisis y/o revisión del documento completo, o de la sección que se modificará, cuantas veces sea necesario y hasta que cumpla cabalmente con las especificaciones establecidas en la presente Guía Técnica.
Lineamientos para la elaboración y/o actualización de los
MANUALES DE ORGANIZACIÓN
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10. Después de revisado el Manual, o las secciones a modificar, y sea aprobado por la CGAF, se notificará al Titular del Área correspondiente, quien rubricará todo el documento, o en su caso, las hojas modificadas; de igual forma las áreas involucradas asentarán su rúbrica, considerando el nivel jerárquico correspondiente (véase cuadro). Una vez requisitado, deberá ser enviado mediante oficio, nuevamente a la CGAF para su registro y autorización.
Funciones de: Rúbrica de:
Coordinador General Coordinador General
Director de Área Coordinador General, Coordinador General Adjunto, en su caso y
Director de Área
Subdirector de Área Director de Área y Subdirector de Área
Jefe de Departamento Director de Área, Subdirector de Área y Jefe de Departamento
11. Cuando sea necesario utilizar formatos dentro del Manual, deberán de apegarse a lo estipulado en el Manual de Imagen Institucional del INAES.
12. La CGAF con base en la fracción VI del Artículo 23 del ACUERDO de organización y funcionamiento del Instituto Nacional de la Economía Social (DOF 22-VII-2013), autorizará y registrará el Manual de Organización o las modificaciones que se lleven a cabo, previa gestión en el Sistema de Administración de Normas Internas (SANI), dependiente de la Secretaría de la Función Pública, para la validación de los Manuales de Organización, una vez cumplido lo anterior se gestionará la publicación en el DOF de las referencias del documento y posteriormente, se solicitará a la Dirección de Informática su incorporación en la página de la intranet institucional.
13. Una vez autorizado y registrado, se remitirá mediante oficio un ejemplar impreso
del Manual de Organización a la Unidad Administrativa.
14. Las Unidades Administrativas deberán implementar y difundir sus Manuales de Organización entre el personal adscrito, para su observancia y cumplimiento.
15. Las Unidades Administrativas deberán informar a la CGAF, a través de oficios, el
30 de junio y el 30 de diciembre que:
Lineamientos para la elaboración y/o actualización de los
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Se modificó el Manual de Organización, especificando la fecha, siempre y cuando ocurra dentro del periodo a reportar. Por ejemplo: cuando se actualice el 30 de marzo, el 30 de junio se reporta que el manual se modificó en esa fecha y continua vigente; ó.
El Manual de Organización continua vigente, toda vez que no ha tenido ajuste desde su última actualización, siempre y cuando el periodo rebase los seis meses sin cambio. Por ejemplo: el 30 de diciembre se reporta que el manual está vigente y no ha tenido cambio alguno desde el 30 de marzo próximo pasado.
16. Con la finalidad de facilitar la actualización de los Manuales de Organización, así
como su revisión, se entenderá que cuando menos el documento deberá cumplir con los siguientes requisitos:
Logotipos actualizados.
Paginación independiente en cada una de las secciones.
Denominación de los puestos conforme a lo establecido en el Acuerdo de organización y funcionamiento y/o estructura autorizada.
Marco Jurídico actualizado.
Que la sección de Control de Cambios, incluya las modificaciones realizadas así como la fecha.
Rubricas en el documento final.
Cuadro de firmas, con la fecha de elaboración o en su caso, de actualización.
Cabe aclara que el listado anterior es enunciativo más no limitativo.