Instituto Guatemalteco de Seguridad Social Subgerencia Financiera

RESOLUCIÓN No. 72-SF/2011.

SUBGERENCIA FINANCIERA DEL INSTITUTO GUATEMALTECO DE SEGURIDAD SOCIAL: Guatemala, ocho de febrero de dos mil once.

CONSIDERANDO:

Que mediante Acuerdo No. 36/2009 emitido el 18 de noviembre de 2009 por el Gerente de la Institución, se adopta el Sistema Informático de Gestión -SIGES- para su implementación, aplicación y mantenimiento en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social.

Que el Acuerdo No. 36/2009 emitido por el Gerente, designa a la Subgerencia Financiera, Órgano Rector del Sistema Integrado de Administración Financiera -SIAF- en el Instituto, para que a través de la Unidad SIAF-IGSS, procedan a efectuar las acciones necesarias para su implementación, aplicación y mantenimiento del Sistema Informático de Gestión -SIGES-.

Que el Decreto No. 54-2010 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio 2011, en su Artículo 66 se refiere a la emisión de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP­y su utilización.

POR TANTO:

En uso de las facultades legales que le confiere el Acuerdo de Gerencia No. 12/2008 de fecha 23 de abril de 2008, Delegación de Funciones al Subgerente Financiero.

RESUELVE:

PRIMERO: Aprobar la "Guía del Usuario para realizar la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)", preparada por la Unidad SIAF-IGSS adscrita a la Subgerencia Financiera, para su utilización en las Unidades Ejecutoras y Actividades Presupuestarias del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, que han adoptado y que en el futuro adopten el Sistema Informático de Gestión -SIGES- y el Sistema de Contabilidad Integrada -SICOIN-.

SEGUNDO: Se autoriza la entrega de la "Guía ;?del Usuario para realizar la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)" por:Jos medios convenientes a las Unidades Ejecutoras y Actividades Presupue~!ªrj ar u observancia y utilización.

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MRCM/jjr/dacv

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Guatemala, enero 2011.

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INDICE

Página Introducción……………………………………………... i I. Generalidades en la Creación de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)..….……………. 1 II. Menú principal del Sistema Informático de Gestión (SIGES)…..…..………………………………………….. 2 III. Perfil Técnico de Compras.……………………………. 3 IV. Perfil Técnico de Presupuesto………..……………… 6 V. Perfil para Aprobar la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)………………………………… 13 VI. Procedimiento para Aumento o Disminución de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) 17 VII. Perfil Técnico de Presupuesto ……………………… 19 VIII. Perfil para Aprobar la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)………………………….……. 29

INTRODUCCIÓN La Subgerencia Financiera del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social a través de la Unidad SIAF-IGSS, impulsa la implementación, aplicación y mantenimiento del Sistema Informático de Gestión –SIGES-, y a partir de enero de 2011, en concordancia con el Acuerdo No. 1255 de la Junta Directiva del Instituto, en la Norma Presupuestaria XIII que dice: “En cumplimiento al Artículo 2 del Acuerdo Número 1196 de la Junta Directiva, la Subgerencia Financiera, continuará en el ejercicio 2011, la desconcentración operativa y centralización normativa utilizando como herramienta informática, el Sistema de Contabilidad Integrada –SICOIN- y el Sistema Informático de Gestión –SIGES-; asimismo, los subsistemas que se realicen en el área financiera administrativa deberán integrarse a los sistemas citados, debiendo la Gerencia normar el uso y administración de los mismos.”, publicado en el Diario Oficial el 8 de diciembre de 2010. El Congreso de la República de Guatemala a través del Decreto Número 54-2010, emitió la Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal 2011, se publicó en el Diario Oficial el 21 de diciembre de 2010, en el Artículo 66 del Decreto antes mencionado se regula lo relativo a la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP-, con el propósito de facilitar el registro de la Constancia referida, la Unidad SIAF-IGSS da a conocer a los usuarios de SIGES, la GUÍA DEL USUARIO PARA REALIZAR LA CONSTANCIA DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA –CDP-, la cual contiene las generalidades en la creación del CDP para los Grupos de Gasto 1 “Servicios no Personales”, 2 “Materiales y Suministros” y 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”, las acciones que deben de realizarse con los Perfiles de Técnico de Compras, Técnico de Presupuesto y el Jefe Financiero o Encargado de dicha área, observaciones importantes; así como, realizar los aumentos o disminuciones de un CDP aprobado, con la documentación de soporte respectiva. El Jefe de la Unidad Ejecutora o Actividad Presupuestaria es el responsable de firmar la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- en la parte inferior de la CDP, colocando su nombre y cargo en el mismo, y el Jefe Financiero o Encargado de dicha área será el responsable de aprobar la CDP en SIGES. La Constancia de Disponibilidad Presupuestaria –CDP- aprobada debe de entregarse al proveedor o contratista, juntamente con la notificación de la Orden de Compra SIGES1, esta última debidamente firmada. Esta Guía deberá ser aprobada por la Subgerencia Financiera, para su observancia en las Unidades Ejecutoras y Actividades Presupuestarias que han adoptado el Sistema Informático de Gestión –SIGES-, en el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social -IGSS-.

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I. Generalidades en la Creación de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria CDP Es obligatorio Crear un CDP para los Grupos de Gasto 1, 2 y 3. En el Grupo de Gasto 1 “Servicios no Personales”, se exceptúan los siguientes renglones de gastos: 111 Energía Eléctrica, 112 Agua, 114 Correos y Telégrafos, 131 Viáticos en el Exterior, 132 Viáticos de Representación en el Exterior, 133 Viáticos en el Interior, 134 Compensación por kilómetro recorrido, 135 Otros viáticos y gastos conexos, 194 Otras comisiones y gastos bancarios, y 198 Recompensas para seguridad del Estado. En el Grupo de Gasto 2 “Materiales y Suministros”, no hay excepciones En el Grupo de Gasto 3 “Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles”, se exceptúan los siguientes renglones de gasto: 333 Construcciones militares, y 341 Equipo militar y de seguridad.

Nota: Para los grupos de gasto 0 “Servicios Personales”, 4 “Transferencias Corriente”, 5 “Transferencias de Capital”, 6 “Activos Financieros”, 7 “Servicios de la Deuda Publica y Amortización de otros Pasivos”, 8 “Otros Gastos, 9 “Asignaciones Globales”, no se realiza la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP).

GRUPO 1

GRUPO 2

GRUPO 3 Servicios NO Personales: Se exceptúan: 111,112,114,131,132, 133,134,135, 194, y 198.

Materiales y

Suministros Propiedad, Planta,

Equipo e

Intangibles Se exceptúan:

333 y 341

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II. Menu principal del Sistema Informático de Gestión (SIGES)

Para la elaboración, solicitud y aprobación de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP)

Se Crea una Constancia de Disponibilidad Presupuestaria

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III. Perfil Técnico de Compras: es el que realiza las siguientes acciones dentro del Módulo de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP). El Número del Perfil para dicha acción es 137 En la cabecera de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) se procede a llenar cada uno de los campos, por ejemplo 1. NIT: 254134 2. NOG Si cuenta con ello (cuándo utilicen NOG hay que cambiar el Monto de la CDP, porque el Sistema Siges despliega el monto total del NOG). 3. Monto Q.5.00 (sin IVA). 4. Método de Compra: Compra Directa (ejemplo). 5. Correo Electrónico: Proveedor (cuando recupere la información. enviada por la SAT). 6. Categoría de Bien Se selecciona y se presiona Enter. 7. OGA Selección automática. 8. Descripción Del bien que se adquiere. 9. Crear En la parte inferior derecha se crea la CDP.

Se da Click en el Icono señalado, se crea la CDP, el Sistema tiene que confirmar que la acción fue válida, en el recuadro de Regresar se presiona Enter.

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Se procede a Solicitar el Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP).

Se confirma la Acción de Solicitar en la parte inferior de la pantalla.

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Se da Click al Solicitar el CDP, el Sistema tiene que confirma que la acción fue valida, en el recuadro de Regresar se presiona Enter.

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IV. Perfil Técnico de Presupuesto: es el que realiza las siguientes acciones dentro del Módulo de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP). El Número del Perfil para dicha acción es 138. Selecciona el Icono de Programación de Reserva

Se selecciona el Icono de Crear la Programación de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP).

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En esta opción se selecciona la estructura presupuestaria a afectar, en la parte derecha se despliega la estructura que tiene asignada, esto se repite en el Subprograma, Proyecto, Actividad y Obra. Se selecciona el Geográfico, la Fuente de Financiamiento (Ingresos Propios 31) y el Renglón de Gasto a afectar.

En el ejemplo se utiliza El Hospital General de Enfermedades, quedando la estructura presupuestaria así.

Luego con el Mouse se da un Click (Aplicar Filtros)

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Despliega la disponibilidad presupuestaria que cuenta el renglón de gasto y se le da un Click en la parte inferior derecha, en la palabra Asociar.

Al pulsar la opción Asociar despliega la estructura presupuestaria a distribuir con valor, se le da Click a la Opción Distribuir .

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En la Opción Distribuir al darle Click, se abre un campo con valor cero, en dicho campo se coloca el valor exacto (con dos dígitos) sin IVA de la compra o servicio.

Para nuestro ejemplo el monto es de Q. 5.00 (sin IVA), al lado derecho aparece el Icono Guardar Cambios , con el Mouse se pulsa Enter para que guarde los cambios.

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Luego de haberse Guardado los Cambios, se Crea la Programación de la

CDP .

Se da Click al Crear la Programación del CDP, el Sistema tiene que confirmar que la acción fue válida, en el recuadro de Regresar se presiona Enter.

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Al haberse creado la Programación la CDP, se procede a la solicitud del mismo.

Se confirma la acción de Solicitar la Programación del CDP.

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Se pulsa Click a la Solicitud de la Programación del CDP, el Sistema tiene que confirmar que la acción fue válida, en el recuadro de Regresar se presiona Enter.

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V. Perfil para Aprobar la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP): es el que realiza las siguientes acciones dentro del Módulo de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP). El Número del Perfil para dicha acción es 213. Al haberse solicitado la Programación del CDP, se procede a seleccionar el Icono de Aprobar.

Se procede a la Aprobación de la Programación del CDP.

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Se confirma la acción de Aprobar la Programación del CDP.

Se pulsa Click, a la Aprobación de la Programación del CDP, el Sistema confirma que la acción fue válida, en el recuadro de Regresar se presiona Enter.

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Quedando en estado de aprobado la CDP de la manera siguiente, como se observa en la pantalla.

En la Opción 1 se desliza el Mouse hacia la barra gris, se abre o cierra el Menú. En la Opción 2 Regresa al Menú Principal.

OBSERVACIONES: CUANDO LA CDP ESTA EN ESTADO DE REGISTRADO SE PUEDE MODIFICAR O ANULAR. CUANDO LA CDP ESTA EN ESTADO DE SOLICITADO SE PUEDE ANULAR. CUANDO LA CDP ESTA APROBADA TIENE QUE REALIZAR OTRO COMPROBANTE, SI ES DE AUMENTO, DISMINUCION O DEJARLO EN CERO, EN TODOS LOS CASOS MUEVE LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA.

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Menú Principal, empieza la elaboración de la Orden de Compra, consultar para el efecto la “Guía de Usuario del Sistema Informático de Gestión (SIGES)”.

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VI. Procedimiento para Aumento o Disminución de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP).

Las siguientes pantallas indican como realizar una disminución o aumento en la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP). Se imprime la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria que va hacer objeto de modificación (Aumento o Disminución). Como ejemplo la siguiente CDP:

La CDP creada inicialmente por Q. 1,000.00, tenia la cantidad de 100 unidades, y existe la necesidad de comprar más unidades por lo consiguiente se necesita ampliar el monto de la CDP por Q. 500.00. A continuación se detalla el procedimiento a seguir para dejar la CDP por Q. 1,500.00.

IGSS CAPATLK178LL426GIB

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Se coloca en la parte inferior de la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria lo siguiente: Autorización Modificación a la CDP No. (Se utilizará el número de la CDP a modificar), como Titulo, 1. Lugar y Fecha, 2. Nombre del Técnico de Presupuesto, 3. Unidad Ejecutora o Actividad Presupuestaria, 4. Coloca el Número de CDP el cual se encuentra en la parte superior del CDP, 5. Fecha de la modificación de la CDP, 6. Monto CDP original, 7. Monto autorizado a modificar, 8. Disponibilidad actual del CDP, 9. Justificación del motivo de la Modificación, 10. Nombre, Firma y Sello de la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora o Actividad Presupuestaria,

Con los datos colocados en la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP), y firmada por la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora, se procede a escanear CDP, con lo cual se crea un archivo, el que guarda en una carpeta por año y mes,

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78

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IGSS CAPATLK178LL426GIB

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VII. Perfil Técnico de Presupuesto: Realiza las siguientes acciones dentro del Módulo de Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP). El Número del Perfil para dicha acción es 138. Selecciona el Icono de Programación de Reserva y se coloca en la opción CDP y Buscar el número de CDP.

Al seleccionar la CDP, trae la cabecera de la misma.

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En el Campo de Monto se suprime el antiguo monto y se coloca el nuevo.

En el campo de monto se coloca Q. 1,500.00, en el campo de Número se coloca el número de la CDP y en el Campo de la Fecha en la cual se realiza la operación.

05/02/2011

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En la Parte inferior de la pantalla, aparece el monto distribuido, en este caso es de Q.1.000.00

Se pulsa el icono de Distribuir y se coloca el nuevo monto a distribuir de Q. 1,500.00

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Colocado el monto a distribuir nuevo, se pulsa Guardar Cambios

El Registro quedaría de la manera siguiente:

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Se selecciona Documentos Adjunto, se pulsa la pestaña.

Al haber pulsado Documentos Adjuntos, se coloca en el campo Examinar y Archivo Adjunto, se anota en la Descripción la Justificación por la cual se está modificando.

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Habiéndose guardado el archivo que se escaneo, se procede a buscarlo en la carpeta creada para guardar los CDP modificados o la ruta donde ubicamos el archivo en la computador, se pulsa la opción Abrir.

La Ruta de Acceso queda detallada y selecciona el Tipo de Adjunto, se Selecciona un Documento.

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Tiene que seleccionar la opción RESOLUCIÓN CDP O DOCUMENTO SUSCRITO POR LA AUTORIDAD SUPERIOR.

Se vuelve a posesionar en la Descripción y se coloca nuevamente la justificación, esta es la que aparece en el CUR cuando lo aprueben, y pulsa la opción Adjuntar Archivo, al realizar dicha acción el Sistema coloca en la parte inferior el archivo que se ha seleccionado.

Se selecciona el icono de Crear , se pulsa Enter.

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Al habérsele pulsado Crear, el Sistema le informa que la operación fue realizada con éxito.

Al haber realizado con éxito la operación aparece una nueva operación, la cual está en estado de Registrado.

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Se procede a Solicitar la operación.

Se confirma la Acción de Solicitar, en la parte inferior derecha.

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Al habérsele pulsado Solicitar, el Sistema le informa que la operación fue realizada con éxito.

Se procede a Aprobar la operación.

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VIII. Perfil para Aprobar la Constancia de Disponibilidad Presupuestaria (CDP): Realiza las siguientes acciones dentro del Módulo de Programación de CDP. El Número del Perfil para dicha acción es 213. Selecciona el Icono de Aprobar.

Se confirma la Acción de Aprobar, en la parta inferior derecha.

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Al dar la confirmación de la aprobación, semiautomáticamente envía la CDP a impresión, se le da Continuar y genera la CDP.

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Quedando la CDP de esta manera, procediendo a su archivo físico.

Fuente: Elaboración Unidad SIAF-IGSS, basado en el Sistema Informático de Gestión (SIGES) Capacitación.

IGSS CAPA TLK178LL426GIB