instituto colombiano agropecuario€¦ · adicionalmente, el dnp planteó una metodología en...

INSTITUTOCOLOMBIANO

AGROPECUARIO

ESTRATEGIA DE OPTIMIZACIÓN DE TRÁMITES Y SERVICIOS INSTITUTO COLOMBIANO AGROPECUARIO

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Contenido

1 Alcance del proyecto .............................................................................................................................. 4

1.1 Antecedentes .................................................................................................................................. 4

1.2 Objetivos ......................................................................................................................................... 5

1.3 Metodología .................................................................................................................................... 6

2 Metodología empleada en el estudio de trámites y/o servicios .............................................................. 7

2.1 Estado actual .................................................................................................................................. 8

2.2 Estado propuesto .......................................................................................................................... 15

2.3 Plan de acción .............................................................................................................................. 22

3 Estudio de trámites y/o servicios .......................................................................................................... 25

3.1 E6-10 - Registro de ventas de fertilizantes o acondicionadores de suelo .................................... 26

3.2 E6-11 - Registro nacional de plaguicidas químicos de uso agrícola ............................................ 45

3.3 E6-12 - Registro para producción, importación, exportación, almacenamiento de semillas,

investigación en fitomejoramiento y/o evaluación agronómica y de cultivares comerciales ................... 64

4 Plan de acción ...................................................................................................................................... 80

5 Conclusiones ........................................................................................................................................ 93


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Índice de tablas

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados ............................................................................ 25Tabla 2. Listado de Planes de acción ......................................................................................................... 80

Índice de ilustraciones

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados .............................................................................. 6Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto .............................................................................. 6

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general ................................................................................. 8

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general .............................................................. 9

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos ................................................................................................... 10

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso ...................................................... 11

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso ........................................ 14

Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora ................................................................................ 16Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora .......................................................................... 17

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado .................................................................................................... 18

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle ......................................................................................... 18

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso ........................................................................................... 19

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas ................................................................... 20

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa ............................................................................. 21

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad ...................................................... 22

Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción .......................................................................................... 24Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados ................................................... 93


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1 ALCANCE DEL PROYECTO

El presente proyecto, “Optimización de trámites y/o servicios al ciudadano priorizados de la

Administración Pública”, tiene como fin último proponer un plan de acción a las entidades participantes

que les permita implementar oportunidades de mejora en los trámites y/o servicios seleccionados por las

entidades, lo cuales se han identificado a partir del trabajo conjunto con las entidades, analizando la

situación actual, desarrollando propuestas de mejora y proponiendo planes de acción orienten a la

entidad en la implementación de las propuestas.

Esta sección presenta los antecedentes del proyecto, los objetivos del mismo y la metodología empleada

para su elaboración.

1.1 Antecedentes El Plan Nacional de Desarrollo 2014 – 2018 “Todos Por un Nuevo País” considera el Buen Gobierno

como una estrategia transversal para impulsar el desarrollo nacional.

En este sentido, el Gobierno Nacional se comprometió en fortalecer la formulación de políticas en todos

los frentes de la Administración Pública, en los ámbitos internacional, nacional y territorial a partir de una

cultura de servicio al ciudadano.

En este contexto, el Departamento Nacional de Planeación (DNP) aplicó una metodología de priorización

basada en 6 criterios no excluyentes sobre el universo de trámites y/o servicios registrados en el Sistema

Único de Información de Trámites (SUIT), la información sobre la oferta institucional territorial publicada

en las páginas web de las entidades territoriales y los trámites y/o servicios propuestos por los equipos

de gobierno de San Andrés y Chaparral, municipios en donde se implementarán los primeros Centros

Integrados de Servicio al Ciudadano CIS – SI con el fin de identificar aquellos trámites y/o servicios

considerados de alto impacto.

Adicionalmente, el DNP planteó una metodología en cuatro fases para analizar los trámites, dirigida a

focalizar esfuerzos que permitan aumentar el nivel de satisfacción del ciudadano a partir de identificar

oportunidades de mejora a través de interacciones y/o trámites ajustados a las necesidades, expectativas

y realidades del solicitante.

El paso a seguir es aplicar el proceso de racionalización definido en la metodología sobre el universo de

trámites y/o servicios resultantes de la priorización realizada. Complementado con las mejores prácticas y

casos de éxito a nivel internacional y que se traduzca en planes de acción concretos que pueda realizar

cada entidad.


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1.2 Objetivos El presente proyecto tiene como principal objetivo identificar y formular las alternativas de optimización de

trámites y/o servicios al ciudadano priorizados en entidades de la Administración Pública, definidas por el

Programa Nacional de Servicio al Ciudadano, a partir de la implementación de la metodología aportada

por el DNP y por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP).

Para ello, se han definido los siguientes objetivos específicos:

- Complementar la metodología de racionalización propuesta, aportando un mayor nivel de detalle

con base en otras experiencias y casos de éxito.

- Revisar información sobre objeto misional, funciones legales, estructura organizacional, y

trámites y/o servicios disponibles para la ciudadanía de las entidades responsables de los

trámites y/o servicios a optimizar.

- Revisar y analizar el marco normativo (actos administrativos, resoluciones, circulares, decretos y

leyes) que reglamenten o regulen los trámites y/o servicios objeto de la optimización e identificar

los ajustes a la normatividad que los regula cuando haya lugar.

- Documentar los procesos o procedimientos internos que soportan la entrega de los trámites y/o

servicios objeto de optimización identificando para cada uno: (i) el alcance del proceso (inicio y

fin), (ii) áreas y cargos responsables al interior de la entidad, (iii) secuencia de actividades, (iv)

descripción de cada actividad, (v) requisitos de entrada, (vi) salidas y registros generados en

cada actividad, (vii) entidades con las que se interactúa para la gestión del trámite y/o servicio y

(viii) sistemas de información que se utilizan o consultan en el desarrollo de cada actividad.

- Recolectar y analizar la situación actual en el que se presta el trámite y/o servicio relacionados

con la caracterización los trámites y los servicios al ciudadano priorizados a través de la

identificación en campo.

- Construir una propuesta para racionalizar cada trámite y/o servicio que contemple los elementos

identificados en la metodología propuesta.

- Validar la propuesta de optimización con diferentes instancias de la entidad y realizar los ajustes

pertinentes sobre la propuesta.

- Orientar la formulación de un plan de trabajo con cada entidad para la implementación de la

propuesta, identificando acciones de corto, mediano y largo plazo.


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1.3 Metodología El proyecto se ha estructurado en cuatro etapas secuenciales desarrolladas con los objetivos

contemplados en la ilustración a continuación.

Ilustración 1. Etapas del proyecto y objetivos asociados

Durante estas etapas se fueron desarrollando los productos especificados en la ilustración a

continuación.

Ilustración 2. Productos entregados durante el proyecto

De este modo, en el presente documento corresponde al consolidado del resultado de todo este proceso.


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2 METODOLOGÍA EMPLEADA EN EL ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este apartado se presenta una descripción del contenido del documento y de la metodología

empleada en el estudio de trámites y/o servicios con el objetivo de facilitar la comprensión del documento

al lector. De este modo, incluye una descripción de lo que se va a encontrar en el capítulo Estudio de

trámites y/o servicios y que contiene el Estado actual y el Estado propuesto para cada uno de los trámites

y/o servicios estudiados en la entidad. Así como el Plan de acción propuesto para que la entidad pueda

llevar sus trámites y/o servicios del Estado actual al Estado propuesto.

El levantamiento de procesos del Estado actual (diagnóstico) se realizó durante los meses de febrero y

marzo de 2016; las propuestas de mejora Estado propuesto durante el mes de abril; y la formulación de

los Planes de acción durante el mes de mayo; con base en la metodología adoptada por el DAFP,

complementada, ajustada y armonizada por parte del equipo Consultor para su fortalecimiento y

actualización, a partir de prácticas y estándares internacionales utilizados con éxito en el desarrollo de

iniciativas o proyectos.


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2.1 Estado actual La información encontrada en esta sección está organizada en cinco secciones:

A. Información general y características distintivas

B. Identificación normativa general

C. Mapa del proceso

D. Identificación normativa del proceso

E. Análisis cuantitativo

A continuación se detalla el contenido para cada una de estas secciones.

A. INFORMACIÓN GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DISTINTIVAS

En esta sección se presenta una ficha de trabajo que contiene el levantamiento de información realizado,

el análisis normativo, un diagnóstico del estado de virtualización y complejidad del trámite y/o servicio,

entre otros. Esta corresponde a la información levantada del SUIT y de las observaciones que los

funcionarios que realizan el trámite y/o servicio hicieron sobre cada uno de los campos. Adicionalmente

se incluyen otros datos informativos complementarios como el silencio administrativo, la periodicidad y la

obligatoriedad que tiene este de cara al ciudadano.

Ilustración 3. Ejemplo formato de información general


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B. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA GENERAL

En la segunda sección de la ficha de trabajo se presenta una tabla que compila de manera organizada y

ejecutiva la normatividad recogida del SUIT, de las reuniones de trabajo y de otras fuentes de información

complementarias, que reglamentan cada trámite y/o servicio:

• Origen • Competencia • Condiciones • Requisitos documentales • Costo • Plazo de respuesta • Procedimiento

Ilustración 4. Ejemplo formato de identificación normativa general


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C. MAPA DEL PROCESO

Acá se presentan las actividades que se han de desarrollar desde que el usuario da inicio al trámite y/o

servicios pasando por las actividades que se ejecutan al interior de la entidad hasta que se le da una

respuesta al usuario. Adicionalmente, se detallan las áreas de la entidad que están encargadas de

realizar las actividades, los documentos que se generan a lo largo del proceso, y los elementos más

relevantes.

Ilustración 5. Ejemplo mapa de procesos


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D. IDENTIFICACIÓN NORMATIVA DEL PROCESO

En esta sección del documento se relaciona para las actividades del proceso relacionadas con la

normatividad: la entidad (área o dependencia), la modalidad (electrónicamente, escrita, back office, etc.),

los requisitos o formalidades, y el sustento normativo.

Ilustración 6. Ejemplo formato de identificación normativa del proceso


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E. ANÁLISIS CUANTITATIVO Y CUALITATIVO

Finalmente, en esta sección se presenta un resumen ejecutivo de la situación actual que presenta el

trámite y/o servicio de cara a darle una buena atención al ciudadano.

En primer lugar, se presenta las cifras relevantes de aspectos como:

• Números de registros en el 2015: Impacto del trámite y/o servicio

• Número de requisitos que se piden al ciudadano: Nivel de dificultad para iniciar el

trámite y/o servicio

• Número de pasos en el proceso: Nivel de dificultad para dar respuesta al usuario

Posteriormente se presenta la evolución cualitativa de la facilidad para interactuar con la entidad, el nivel

de virtualidad de este, el nivel de complejidad para dar respuesta, y la coherencia normativa. De manera

detallada, los aspectos sobre los cuales se evalúa cualitativamente el trámite y/o servicio son:

• Nivel de interacción: Evalúa la disponibilidad de los canales a través de los cuales el

usuario puede realizar consultas, preguntas, elevar dudas a la entidad sobre el estado de

desarrollo del trámite y/o servicio o sobre condiciones y requerimientos del mismo. La

evaluación cualitativa se basa en los siguientes criterios.

❶ Básico La atención al usuario se realiza solo de manera presencial en la entidad

❷ Regular La atención al usuario se puede realizar de manera presencial, por teléfono y por correspondencia

❸ Avanzado La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

• Nivel de virtualización: Mide el nivel de interacción que puede tener el ciudadano con la

entidad utilizando tecnologías de la información. La escala de medición del nivel de

virtualidad sigue los parámetros que se presentan a continuación.

⓿ Nada

❶ Presencia La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios web, sin embargo, no posibilita la interacción

❷ Interacción Es posible la comunicación en ambos sentidos con los usuarios por medio de formularios, correos electrónicos, foros y otros

❸ Transacción Los usuarios pueden iniciar, realizar el seguimiento y finalizar el trámite y/o servicio en línea por medio de pagos en línea, carga y descarga de documentos en la web, consultas de estado, etc.

• Complejidad del proceso: Evalúa el proceso que se surte de manera interna para

ejecutar el trámite y/o servicio. Los parámetros para evaluar la complejidad del proceso

son los siguientes.

❶ Complejo El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad

❷ Regular El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

❸ Sencillo El proceso tiene pocos pasos, es sencillo y poco costoso


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• Coherencia normativa del origen: Evalúa que el origen del trámite y/o servicio este

soportado por normas nacionales o reglamentarias y su integración en el SUIT se ajusta

al ordenamiento jurídico. La evaluación cualitativa de este aspecto se rige por los

siguientes criterios.

❶ Inadecuada

No está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no es ajustada al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No está totalmente soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT no resulta completamente ajustado al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y a la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite y/o servicio sino también la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los requisitos: Evalúa el nivel de soporte normativo que

tienen los requisitos que se le piden al usuario para realizar el trámite y/o servicio, de

acuerdo a los siguientes criterios de evaluación.

❶ Inadecuada

Ninguna de las exigencias documentales encuentra soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❷ Insuficiente

No todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y no se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

❸ Adecuada

Todas las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y se da aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y/o servicio y la gestión administrativa del mismo

• Coherencia normativa de los costes: Determina el nivel de coherencia normativa y

sustento legal del método de cálculo de la fijación de tarifas, de acuerdo a los siguientes

parámetros.

❶ Inadecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra ningún sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❷ Insuficiente

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio no encuentra sustento parcial en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

❸ Adecuada

La tarifa cobrada para formular el trámite y/o servicio encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo


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El compendio de estos criterios se puede observarse en la siguiente Ilustración:

Ilustración 7. Ejemplo formato de análisis cuantitativo y cualitativo del proceso


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2.2 Estado propuesto En esta sección se parte de las características de un Trámite tipo, es decir i) aquel que representa un

proceso que implica la mayor eficiencia posible para la entidad y por ende para el ciudadano, ii) que

busca además que el ciudadano realice el trámite sin necesidad de acercarse físicamente a la entidad; y

iii) que permite a las entidades colaborar entre sí para compartir la información disponible.

A su vez, como consecuencia del volumen de trámites trabajados, se desarrolló un catálogo de mejoras

las cuales se agruparon, de acuerdo a su naturaleza, en cuatro categorías principales:

• Información: En esta categoría se agruparon todas aquellas mejoras que apuntan a ampliar,

mejorar, y actualizar la información del trámite y/o servicio que se le presenta al ciudadano

(tiempos de respuesta, costos, requisitos, formatos, medios, etc.).

• Administración: Corresponde a todas aquellas mejoras que apuntan a simplificar los procesos

internos, implementación de formatos, y herramientas de trabajo (no tecnológicas); para dar una

respuesta más ágil y rápida al ciudadano.

• Tecnología: Agrupa todas las propuestas de mejora enfocadas a la implementación, ampliación

y mejora de los sistemas utilizados a lo largo de la ejecución del trámite. Desde herramientas que

facilitan el contacto con el usuario, hasta aquellas que facilitan la conectividad al interior de la

entidad y la gestión del trámite y/o servicio.

• Interoperabilidad: Corresponde a las propuestas que están enfocadas a disminuir los requisitos

que se le piden al usuario, porque pueden ser obtenidos por la entidad a través de la

implementación de convenios de cooperación con otras entidades.

Así, para atender de manera estructurada las propuestas de mejora en los trámites y/o servicios, se hace

un análisis de qué le falta al trámite y/o servicio en la actualidad a comparación de trámite tipo, teniendo

en cuenta que es un modelo estándar al cual todos los trámites y/o servicio deben alcanzar -según el

ejemplo que se presenta a continuación-.


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Ilustración 8. Conceptualización propuesta de mejora

Como se ve en la ilustración, esto aplica para todas las categorías definidas a excepción de las mejoras

ADMINISTRATIVAS, ya que estas dependen de las particularidades de cada trámite y/o servicio,

mientras que las mejoras en los otros cuatro ejes buscan la ESTANDARIZACIÓN apuntando a las

características del TRÁMITE TIPO.

Por último, se presenta de manera esquemática el contenido de las fichas de mejoras planteadas para

cada uno de los trámites. Las fichas se han estructurado para presentar los siguientes contenidos:

A. Propuestas de mejora

B. Planteamiento del mapa de procesos

C. Cuantificación del impacto de las mejoras del proceso

D. Recomendaciones normativas

E. Cuantificación de las mejoras normativas.

A continuación se presenta de manera detallada cada uno de los componentes.


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A. PROPUESTAS DE MEJORA

Para cada uno de los trámites y/o servicios se presenta en una tabla la descripción de cómo se desarrolla

la actividad o el trámite y/o servicio en general en la actualidad (situación que es susceptible de ser

cambiada), así como la respectiva propuesta de mejora. Identificando para cada una de éstas el

horizonte de implementación, teniendo en consideración el nivel de desarrollo del back office, los

recursos de trabajo disponibles (sistemas), y la complejidad de la propuesta.

Ilustración 9. Ejemplo presentación propuesta de mejora


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B. PLANTEAMIENTO DEL MAPA DE PROCESOS

En esta sección se presenta el mapa de procesos en el largo plazo, una vez se hayan implementado

todas las propuestas de mejora. El mapa detalla todas las actividades y las áreas encargadas, y

diferencia las actividades actuales, de las modificadas (color morado) y agregadas (color verde).

Entendiendo que las actividades modificadas son aquellas que ya existen en la actualidad pero que se ha

modificadas o ampliadas; y como actividades agregadas, aquellas que son completamente nuevas. Para

el caso de la numeración es importante tener en cuenta que no se visualizarán las actividades

eliminadas, pero se mantendrá la numeración inicial y para las actividades agregadas, se dará continuidad a la numeración inicial.

Ilustración 10. Ejemplo mapa modificado

Finalmente, al final del mapa se detallan las actividades que se han eliminado con sus respectivas

explicaciones, las actividades que se han modificado con el detalle de la modificación planteada, y las

actividades que se han agregado con la explicación de la mejora planteada.

Ilustración 11. Ejemplo presentación del detalle


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C. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS EN EL PROCESO

En esta sección se presenta la valoración del trámite y/o servicio en los aspectos relacionados con el

proceso, evaluando a lo largo del horizonte temporal de implementación de las mejoras, el nivel de

interacción (canales), el nivel de virtualización, y la complejidad del proceso. Comenzando por la

valoración de cada uno de estos ítems en la actualidad (A) (valoración realizada y presentada en la

caracterización de los procesos), pasando por el corto (C) y mediano plazo (M), y finalizando con la

evaluación a largo plazo (L). Así, la evaluación de cada uno de los ítems a lo largo del horizonte temporal

se realiza utilizando una escala de medición que va desde el 1 hasta el 3; siendo 1 el nivel más bajo

(básico) y 3 es nivel más alto (avanzado).

Adicionalmente, para cada trámite y/o servicio se presenta una valoración del número de requisitos y del

número de pasos en la actualidad y en el largo plazo, una vez se haya implementado todas las mejoras

propuestas. Lo anterior se complementa con una medición de la variación de los requisitos y de los pasos

del escenario propuestos con respecto a la situación actual. En este punto, es necesario precisar que en

algunos trámites y/o servicios se encuentra que el escenario propuesto (como el del ejemplo, Ilustración

12) tiene un número mayor de pasos que en la actualidad sin que esto influya en el tiempo del trámite y/o

servicio, sino por el contrario, corresponden a pasos adicionales que traen eficiencia al mismo.

Teniendo en consideración los parámetros de valoración anteriormente descritos, para cada uno de los

trámites y/o servicios se presentará la valoración cualitativa del proceso así:

Ilustración 12. Ejemplo valoración del proceso

A C M L

❸ ❸ ❸ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❸ Avanzado

❶ ❶ ❷ ❷ Regular

6 5 -17%7 15 114%

VALORACIÓN CUALITATIVA DEL PROCESO


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D. RECOMENDACIONES NORMATIVA

Esta sección recoge los hallazgos obtenidos a partir del mapeo normativo y el levantamiento del proceso

en aspectos como:

• Evolución de la información

• Prácticas de control

• Acreditaciones documentales extralegales

• Exigencias documentales redundantes

• Exigencias de condiciones o requisitos no contempladas en la ley

Para cada uno de estos aspectos se realiza un análisis jurídico y normativo del cumplimiento de leyes y

decretos de ley que repercuten en los aspectos anteriormente mencionados. Planteando las

recomendaciones para que presente primero el hallazgo, y posteriormente la mejora con su respectiva

sustentación.

Para complementar el análisis, la última fila del cuadro presenta un diagnóstico del control regulatorio

general del trámite y/o servicio, en el cual se resume el ajuste regulatorio de todos los aspectos

analizados, señalando cuales leyes y decretos leyes están siendo vulnerados en cada uno de los casos;

y por lo tanto, qué medidas debe tomar la entidad para dar cumplimiento a la ley.

Ilustración 13. Ejemplo formato recomendaciones normativas

Finalmente, es importante señalar que los hallazgos y recomendaciones normativas deben ser

interpretados de manera independiente a las recomendaciones de mejoras al proceso, debido a que se

entiende que la entidad puede ir mejorando su gestión del proceso aun cuando posee un bajo control

regulatorio del trámite y/o servicio.

HALLAZGO DESCRIPCIÓN ANÁLISIS JURÍDICO Y NORMATIVO

Prácticas de control

ex ante que no

generan valor

agregado

Acreditaciones

documentales

extralegales

Exigencias

documentales

redundantes

Exigencias de

condiciones o

requisitos no

contempladas en la

ley

Bajo control

regulatorio


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E. CUANTIFICACIÓN DEL IMPACTO DE LAS MEJORAS NORMATIVAS

En esta sección se presenta la cuantificación de las mejoras normativas, siguiendo los mismos criterios

utilizados en la caracterización. Presentando la valoración del estado actual y su evolución en el largo

plazo, una vez se hayan implementado todas las mejoras identificadas. Por ejemplo, véase la ilustración

a continuación.

Ilustración 14. Ejemplo valoración cualitativa normativa

A C M L❷ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA NORMATIVA


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2.3 Plan de acción A diferencia de las secciones metodológicas anteriores realizadas por trámite y/o servicio, el Plan de

acción es integral para toda la entidad. Esto en razón a que las acciones apuntan a mejorar todos los

trámites y/o servicios de la entidad. De este modo, al principio de esta sección se presentan los planes de

acción para aquellas propuestas de mejora que implican un cierto nivel de complejidad. Cada plan de

acción tiene una identificación (ID) y corresponde a una de las categorías anteriormente definidas. A

continuación se muestra un ejemplo:

Ilustración 15. Ejemplo tabla con los planes de acción para la entidad

Esta tabla es seguida por una ficha para cada Plan de acción en la que se detallan los siguientes

elementos:

• El nombre e identificación (ID)

• Categoría a la que pertenece

• Descripción

• La información sobre quién será el líder de plan de acción

• Duración

• Justificación

• Cronograma que especifica las tareas a realizar, en qué momento y su responsable

• Características cualitativas del plan de acción que servirán para determinar la priorización

de implementación de estos planes:

- Riesgo: Un plan de acción trae riesgo cuando en su implementación se afecta la

atención al ciudadano

Bajo Cuando la implementación no afecta en nada en la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano

Medio Se evidencia la posibilidad de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada

Alto Existe un riesgo real de que la atención de los trámites y/o servicios al ciudadano sea afectada


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- Esfuerzo: Hace referencia a la dificultad de las tareas que componen el plan de

acción, entre más complejas aumenta el nivel de esfuerzo y la dedicación del

personal para su implementación

Bajo Ocupa menos del 30% del tiempo del personal implicado

Medio Ocupa entre el 30% y 70% del tiempo del personal implicado

Alto Ocupa más del 70% del tiempo del personal implicado

- Inversión: Da cuenta de los recursos monetarios que requiere la entidad para

llevar a cabo el plan de acción

Bajo La inversión es despreciable

Medio Cuando no afecta el presupuesto normal de la entidad

Alto Cuando se requiere la aprobación de un presupuesto especial

- Tiempo: Aquel requerido para implementar el plan de acción.

Bajo La duración de la implementación del plan de acción se mide en semanas (hasta 12 semanas)

Medio La duración de la implementación del plan de acción se mide en meses (a partir de tres mes y hasta un año)

Alto La duración de la implementación del plan de acción se mide en años

Nota: El tiempo estimado para las implementaciones de tecnología que impliquen

el rediseño de procesos está estimado para el análisis de diez trámites.

• Indicadores: unidades de medición que se tiene que ir viendo para dar cuenta de la

evolución en el tiempo (seguimiento) y medir la efectividad de la implementación del plan

de acción

• Los trámites y/o servicios a los que aplica el plan de acción

• Descripción de las tareas enunciadas anteriormente

A continuación un ejemplo de un Plan de acción perteneciente a la categoría Normativo. Esta misma

ficha es empleada por todas las categorías.


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Ilustración 16. Ejemplo formato Plan de Acción

Adicionalmente, se recomienda a la entidad que al realizar las implementaciones de los planes de acción

se realicen las mediciones sobre cada uno de los trámites y/o servicios, con referencia a lo propuesto en

la sección E. Análisis cuantitativo y cualitativo del Estado propuesto) con el fin de cuantificar la mejora

sobre los mismos.

ID

2

ID 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

1 x

2 x x x x

1

2

NOR-3Aplicación del principio legal de fortalecimiento tecnológico y el constitucional de reserva legal de los requisitos

Descripción de tareas

No. de convenios suscritos para intercambio de

información y eliminación de

Tarea

Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los asjutes.

Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se eliminen acreditaciones documentales como carga probatoria a cargo del ciudadano y se las sustituya por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstucional. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, y ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad.

Indicador 1No. de programas o

servicios que no tipif ican como trámite y que cuentan

Indicador 3Indicador 2

TiempoALTO

Riesgo

MesesNORMATIVO

Trámites que aplica

BAJOEsfuerzo

ALTOInversión

BAJO

Eliminar del ordenamiento disposiciones reglamentarias y/o prácticas o interpretaciones institucionales a partir de las cuales la entidad deja de dar cumplimiento al principio legal de fortalecimiento tecnológico.

Acción

R evis iónyac tualizac ióndeldiagnó s tico regulato rio

D is eño delarefo rmao intervenc iónregulato ria

Responsable

A bogado deapoyo aláreares pons abledeltrámite

J efedeÁ reares pons abledelT rámite

Descripción

Líder Categoría Duración total

E8-1 Certif icado Catastral NacionalE8-2 Certif icado Plano PredialE8-4 Cambio de propietario o poseedor de un inmueble

Cronograma (Meses)

Director Área Responsable del Trámite

Justificación

El plan de acción se justif ica en la necesidad de intervenir aquellos trámites, servicios, programas o procedimientos que exigen al ciudadano la presentación de documentos que reposan en la entidad o frente a las cuales tiene facultad de acceder, por reposar éstas en otras entidades estatales o en particulares que ejercen funciones públicas.


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3 ESTUDIO DE TRÁMITES Y/O SERVICIOS

En este capítulo se presenta para cada Trámite ó Servicio caracterizado junto con la entidad el Estado

actual y el Estado propuesto según lo estipulado en la sección de Metodología. Un listado estos trámites

se presenta en la tabla a continuación:

ID Nombre del Trámite / OPA E6-10 Registro de ventas de fertilizantes o acondicionadores de suelo E6-11 Registro nacional de plaguicidas químicos de uso agrícola

E6-12 Registro para producción, importación, exportación, almacenamiento de semillas, investigación en fitomejoramiento y/o evaluación agronómica y de cultivares comerciales

Tabla 1. Listado de Trámites y Servicios caracterizados

Adicionalmente, para los trámites analizados se identificaron los siguientes sistemas:

• Sistema Nacional de Administración Documental (SINAD)


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3.1 E6-10 - Registro de ventas de fertilizantes o acondicionadores de suelo

3.1.1 Situación actual


Link SUIT: http://www.suit.gov.co/VisorSUIT/index.jsf?FI=810 Fecha de actualización: 7/27/2015

Información descriptiva

NOMBRE

Dato SUIT1

Registro de ventas de fertilizantes o acondicionadores de suelo

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Toda persona natural o jurídica interesada en comercializar en el territorio nacional productos fertilizantes y acondicionadores de suelos deberá obtener, con anterioridad a su comercialización, el registro de venta del producto. En este documento se reportan, entre otras cosas el número de registro de venta, la fecha en la cual se expidió dicho registro, la composición garantizada que tiene dicho producto, la empresa que lo produce o la empresa que lo importa y lo distribuye . Así mismo se menciona su uso específico, el tipo de formulación del producto (la cual explica su estado físico) y los tipos de presentaciones en empaques o envases que se van a comercializar del producto

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Registro de venta de fertilizantes y acondicionadores del suelo

Obs.

Información de interacción con el ciudadano

COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Realizar el pago por el valor tarifado vigente 60 días naturales

Obs.

CANALES NIVEL DE VIRTUALIZACIÓN

Dato2 Presencial Presencia

Obs3.

ATENCIÓN

Dato

Obs.

1 Dato SUIT. Es el dato obtenido desde el portal SUIT 2 Dato. Es la identificación del dato (no disponible en SUIT) obtenido durante la sesión de trabajo. 3 OBS. Son las observaciones sobre el dato que se surgen durante la sesión de trabajo con la entidad. Si no se cuenta con el Dato SUIT, se define aquí el dato en conjunto con la entidad.


27

Información normativa

REQUISITOS

Dato SUIT

1.Contrato vigente con un Laboratorio de Control de Calidad de Fertilizantes registrado en el ICA: 1 Copia(s)

2.Métodos o técnicas de control de calidad: 1 Original(es)

3.Certificado de análisis físico químico y/o microbiológico: 1 Original(es)

4.Hoja de seguridad del producto: 1 Original(es)

5.Recomendaciones de uso : 1 Original(es)

6.Proyecto de etiquetado : 1 Original(es)

7.Certificado de libre venta del país de origen: 1 Original(es)

8.Solicitud escrita : 1 Original(es)

9.Fichas técnicas de las materias primas utilizadas en la formulación del producto: 1 Original(es)

10.Ficha técnica del producto: 1 Original(es)

11.Factura de pago : 1 Original(es)

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Documento técnico 40 de 2011, (Todos)

2.Documento técnico 5167 de 2011, (Todos)

3.Resolución 4603 de 2014, (Capítulo XXXV)

4.Resolución 150 de 2003, (Capítulo III)

Obs.

SILENCIO ADMINISTRATIVO OBLIGATORIEDAD

Dato No identificado Obligatorio

Obs.

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs.


28


CARACTERIZACIÓN DISPOSICIÓN TIPO DESCRIPCIÓN

ORIGEN Artículo 5. del Decreto 4765 de 2008. Modificado por el artículo 1 del Decreto 3761 de 2009

Reglamentaria El Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, tiene por objeto contribuir al desarrollo sostenido del sector agropecuario, pesquero y acuícola, mediante la prevención, vigilancia y control de los riesgos sanitarios, biológicos y químicos para las especies animales y vegetales y la investigación aplicada, con el fin de proteger la salud de las personas, los animales y las plantas y asegurar las condiciones del comercio. Las actividades de investigación y de transferencia de tecnología contempladas desde su creación, serán ejecutadas por el Instituto mediante la asociación con personas naturales o jurídicas.

Numerales 3, 4, 6, 10 y 19 del Artículo 6 del Decreto 4765 de 2008

Reglamentaria Corresponde al ICA ejercer entre otras funciones, las siguientes:

- Ejercer el control técnico sobre las importaciones de insumos destinados a la actividad agropecuaria, así como de animales, vegetales y productos de origen animal y vegetal, a fin de prevenir la introducción de enfermedades y plagas que puedan afectar la agricultura y la ganadería del país, y certificar la calidad sanitaria y fitosanitaria de las exportaciones, cuando así lo exija el país importador.

- Ejercer el control técnico de la producción y comercialización de los insumos agropecuarios, material genético animal y semillas para siembra, con el fin de prevenir riesgos que puedan afectar la sanidad agropecuaria y la inocuidad de los alimentos en la producción primaria.

- Adoptar, de acuerdo con la ley, las Medidas Sanitarias y Fitosanitarias que sean necesarias para hacer efectivo el control de la sanidad animal y vegetal y la prevención de riesgos biológicos y químicos.

- Fijar las tasas y tarifas por los servicios que preste directa o indirectamente, de conformidad con los procedimientos que fije la ley.

- Conceder, suspender o cancelar licencias, registros, permisos de funcionamiento, comercialización, movilización, importación o exportación de animales, plantas, insumos, productos y subproductos agropecuarios, directamente o a través de los entes territoriales o de terceros, en los asuntos propios de su competencia.

COMPETENCIA

Numerales 2, 6 y 19 del Artículo 6. del Decreto 4765 de 2008 y Artículo 4 de la Resolución 3759 de 2003

Reglamentarias

Corresponde al ICA entre otras funciones, las de: i) Planificar y ejecutar acciones para proteger la producción agropecuaria de plagas y enfermedades que afecten o puedan afectar las especies animales o vegetales del país o asociarse para los mismos fines ii) Adoptar, de acuerdo con la ley, las Medidas Sanitarias y Fitosanitarias que sean necesarias para hacer efectivo el control de la sanidad animal y vegetal y la prevención de riesgos biológicos y químicos. iii) Conceder, suspender o cancelar licencias, registros, permisos de funcionamiento, comercialización, movilización, importación o exportación de animales, plantas, insumos, productos y subproductos agropecuarios, directamente o a través de los entes territoriales o de terceros, en los


29


asuntos propios de su competencia.

Los fabricantes, formuladores, importadores, exportadores, envasadores y distribuidores de plaguicidas químicos de uso agrícola, sean estos personas naturales o jurídicas, deben estar registrados ante ANC - ICA, para lo cual deberán presentar una solicitud cumpliendo los requisitos establecidos en la presente resolución.

Solamente podrán fabricar, formular, importar, exportar, envasar y distribuir plaguicidas químicos de uso agrícola, las personas naturales y jurídicas que cuenten con el registro otorgado por la ANC-ICA en cumplimiento a las disposiciones de la resolución.

Artículo 2.13.8.1.18, numeral 50 del Artículo 2.13.1.2.1 y Artículo 2.13.1.6.1 del Decreto 1071 de 2015 Reglamentario Único del Sector

Reglamentaria El ICA llevará un registro de los plaguicidas (insecticidas, fungicidas, herbicidas, defoliantes, etc.) que se introduzcan al país. El registro contendrá el nombre de los productos e indicación del país de origen, nombre de las casas fabricantes y su dirección, nombre de los importadores y su dirección y cantidades que se importan. Mensualmente deberá enviarse una relación de este registro a la Dirección Técnica de Sanidad Vegetal.

Registro. Constancia escrita del ICA, que acredita a una persona natural o jurídica para realizar una actividad determinada en el campo de la sanidad vegetal, la sanidad animal o de los insumos agropecuarios.

Corresponde al Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), ejercer el control técnico de los insumos agropecuarios, material genético animal y semillas para siembra y para tal efecto tendrá atribuciones para:

- Determinar los requisitos para el registro de las personas naturales o jurídicas que se dedique a la fabricación, formulación, importación, uso y aplicación de insumos agropecuarios.

- Determinar los requisitos para el registro de los insumos agropecuarios que se importen, exporten, produzcan, comercialicen y utilicen en el territorio nacional, de acuerdo con sus niveles de riesgo para la salud humana, la sanidad animal y la sanidad vegetal.

CONDICIONES Ninguna


30


REQUISITOS

DOCUMENTALES

Artículo 26 de la Resolución 150 de 2003

Reglamentaria Para la obtención del registro de venta, la persona natural o jurídica interesada en su comercialización en Col ombi a deberá pr esentar la Forma ICA 3-896 “Solicitud de Registro de Venta de Fertilizantes y Acondicionadores de Suelos (Anexo 8)”, firmada por el representante legal, por su apoderado o por su representante autorizado, en el cual se incluyan los siguiente documentos:

• Certificado de análisis físicos, químicos ó microbiológicos, realizados por laboratorios registrados ante el ICA, o en su defecto, por el fabricante en el exterior.

• Hoja de Seguridad del producto. • Ficha Técnica, de acuerdo con la Guía del

Anexo 8. • Proyecto de Etiquetado, por duplicado, de

acuerdo con la Norma Técnica Colombiana No. 40. Abonos o Fertilizantes. Etiquetado (Octava Actualización), incluida en el Anexo 9.

• Recibo de pago por la tarifa establecida para este servicio

COSTO Acuerdo 6 de 2009 del Consejo Directivo del ICA

Reglamentaria Modifica las tarifas que cobra el ICA por la prestación de sus servicios señaladas en el Acuerdo 5 de 2006, de conformidad con las funciones generales que le corresponden y las especiales asignadas al Consejo Directivo y al Gerente General.

Ítem 690 y 692 del artículo 46 la Resolución 4603 de diciembre 26 de 2014

Reglamentaria Las tarifas para los servicios de registros y certificaciones a empresas productoras, importadoras y exportadoras de insumos agrícolas, de que trata el artículo 55 del Capítulo XXXV del Acuerdo 15 de 2007, asignó un valor a este procedimiento que va desde los 567.000 COP hasta el 1.197.000.

PLAZO DE RESPUESTA


Reglamentaria Cumpl idos los r equisitos establ ecidos, el ICA expedir á , dentro de los sesenta (60) días calendario siguientes a la fecha de radicación de la solicitud, el registro de venta cor respondi ente, con vi gencia indef inida. Este podr á ser revisado de oficio o por solicitud fundamentada de terceros y suspendido o cancelado cuando se violen las disposiciones contempladas en la presente Reglamento Técnico.

PROCEDIMIENTO Artículo 26 de la Resolución 150 de 2003

Reglamentaria Para la obtención del registro de venta, la persona natural o jurídica interesada en su comercialización en Col ombi a deberá pr esentar la Forma ICA 3-896 “Solicitud de Registro de Venta de Fertilizantes y Acondicionadores de Suelos (Anexo 8)”, firmada por el representante legal, por su apoderado o por su representante autorizado, en el cual se incluyan los siguiente documentos:

• Certificado de análisis físicos, químicos ó microbiológicos, realizados por laboratorios registrados ante el ICA, o en su defecto, por el fabricante en el exterior.

• Hoja de Seguridad del producto. • Ficha Técnica, de acuerdo con la Guía del

Anexo 8. • Proyecto de Etiquetado, por duplicado, de

acuerdo con la Norma Técnica Colombiana No. 40. Abonos o Fertilizantes. Etiquetado (Octava Actualización), incluida en el Anexo 9.


31


• Recibo de pago por la tarifa establecida para este servicio


32

C. MAPA DEL PROCESO


33

Elementos relevantes

5. Documentación

1.Contrato vigente con un Laboratorio de Control de Calidad de Fertilizantes registrado en el ICA: 1 Copia(s)

2.Métodos o técnicas de control de calidad: 1 Original(es)

3.Certificado de análisis físico químico y/o microbiológico: 1 Original(es)

4.Hoja de seguridad del producto: 1 Original(es)

5.Recomendaciones de uso : 1 Original(es)

6.Proyecto de etiquetado : 1 Original(es)

7.Certificado de libre venta del país de origen: 1 Original(es)


9.Fichas técnicas de las materias primas utilizadas en la formulación del producto: 1 Original(es)

10.Ficha técnica del producto: 1 Original(es)

11.Factura de pago : 1 Original(es)

6. Revisar documentos

Este proceso implica la verificación de la documentación por parte de un funcionario especialista el cual

valora el cumplimiento técnico de los requisitos solicitados. Es la única actividad que requiere un

componente técnico.

10. Revisar

Este paso implica que se revise legalmente el contenido y formato de la resolución que se redactó

previamente. Actualmente este paso se ha vuelto un cuello de botella que genera un reproceso del más

del 50% de los trámites. Las observaciones legales se basan básicamente en el cambio de formato,

márgenes, firmas en las hojas, contenido. Este proceso es el principal generador de tareas si valor en

este trámite.


34


PASO

CANAL

PRESENCIAL

ENTIDAD MODALIDAD REQUISITOS O

FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Presentación de la solicitud

ICA Presencial Ventanilla Front Office

Formato de solicitud, diligenciado, firmado por representante legal

Contrato vigente con un Laboratorio de Control de Calidad de Fertilizantes registrado en el ICA

Documento de Métodos o técnicas de control de calidad

Certificado de análisis físico químico y/o microbiológico

Hoja de seguridad del producto

Recomendaciones de uso

Proyecto de etiquetado

Certificado de libre venta del país de origen:

Solicitud escrita

Fichas técnicas de las materias primas utilizadas en la formulación del producto

Ficha técnica del producto

Factura de pago

Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015.

Reglamentario: Artículo 26 de la Resolución 150 de 2003

Legal: Ninguna

Reglamentario: Ninguna

Legal: Ninguna


Legal: Ninguna

Reglamentario: Artículo 26 de la Resolución 150 de 2003

Legal: Ninguna

Reglamentario: Articulo 4 de la Resolución 150 de 2003

Legal: Ninguna


Legal: Ninguna


Legal: Ninguna

Reglamentario: Artículo 6 del Decreto 4765 de 2008 e Ítem 690 y 692 del artículo 46 la Resolución 4603 de diciembre 26 de 2014

Ingresar tramite al back office en caso de estar completa la solicitud

ICA Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento


35

PASO

CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Evaluar documentos y pedir faltantes


Expedir registro ICA Back Office Documentación complementaria allegada

Legal: Artículo 16 y 17 de la Ley 1755 de 2015.


Legal: Ninguno

Entregar certificado al solicitante en oficina ICA nacional o seccional

ICA Ventanilla Front Office- Entidad Bancaria

Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida del trámite.


36

E. ANÁLISIS CUANTITATIVO

11 10

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada

ND: Dato no disponible y pendiente de envío por la entidad

Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del mismo

La tarifa cobrada para formular el trámite encuentra sustento en normas legales de carácter nacional y/o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para la fijación de la tarifa o del método de cálculo

ND

CIFRAS RELEVANTES


La Información hacia los ciudadanos es básica y se realiza a través de sitios WEB, sin embargo no posibilita la interacción

La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores

Está soportado en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y/o su interpretación e integración al SUIT se ajusta al ordenamiento jurídico integral que rige no solamente el trámite sino también la gestión administrativa del mismo


37

3.1.2 Situación propuesta


Información

No hay aspectos a mejorar

Administración

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO

E6-10-20 Se observa un reproceso del 90% en la aprobación de las resoluciones por parte del equipo legal ya que las revisiones son a criterio del abogado que las revise. Se devuelven resoluciones por motivos de; márgenes, redacción de mayúsculas, verificación de firmas (algunos abogados no aceptan firmas en más de 1 hoja), formato del documento en general.

-Definir de manera interna el formato estándar que deben tener las resoluciones de la entidad -Redactar en un documento el formato estándar que deben tener las resoluciones generadas por la entidad -Crear una plantilla con el formato estándar definido en dónde se puedan redactar las resoluciones -Comunicar y distribuir el formato así como la plantilla de resoluciones a todas las partes involucradas

Corto

E6-10-23 El solicitante debe entregar el comprobante

de pago al ICA para que la entidad pueda continuar con el procedimiento

-Eliminar de los requisitos la copia de la factura o comprobante de pago

Corto

E6-10-10 El ciudadano debe solicitar la orden de

consignación correspondiente para poder pagarla en el banco. Después de pagar en el banco, el solicitante debe llevar el comprobante de pago al ICA para iniciar el procedimiento del trámite

-Habilitar la opción de que el solicitante pueda descargar la orden de consignación con código de barras desde la página web del ICA para que éste sea capaz de irla a pagar al banco. - Obtener un convenio con entidades bancarias para que una vez que éstas le notifiquen al ICA cuando un ciudadano haya realizado el pago del trámite

Corto

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E6-10-5 El solicitante tiene que acudir al ICA a llenar la

solicitud para iniciar el procedimiento del trámite

- Implementar la opción de que la solicitud/formulario necesaria para iniciar el procedimiento se pueda llenar a través de la página web del ICA

Corto


38

E6-10-7 Los requisitos se entregan de manera presencial en el ICA

- Habilitar la opción de que el solicitante pueda adjuntar los documentos requeridos a través de la página web del ICA al momento de llenar la solicitud de manera virtual - Habilitar un checklist virtual de todos los documentos que el solicitante debe entregar, ha entregado y falta por entregar

Medio

E6-10-21 El solicitante tiene que acudir al ICA a verificar

el estado del trámite. El tramite puede tener retrasos administrativos ajenos a causas imputables al ciudadano, por lo que el solicitante podría tener que invertir varios días a verificar el estado del trámite

- Desarrollar una herramienta web que sirva como portal de consulta de trámites hacia el solicitante - Definir una serie de categorías/pasos base para reflejar en que parte del proceso se encuentra el trámite. Ejemplo (en revisión, en firma de resolución, esperando documentación del ciudadano faltante, etc.) - Habilitar una sección de chat en vivo para que un funcionario pueda brindar asesoría directa

Medio



-Habilitar la opción de que el solicitante pueda realizar el pago del trámite correspondiente a través de la web mediante una tarjeta bancaria - Obtener un convenio con entidades bancarias para que una vez que éstas le notifiquen al ICA cuando un ciudadano haya realizado el pago del trámite

Medio

Interoperabilidad

No hay cambios en este aspecto


39



40

Elementos eliminados

No hay elementos eliminados

Elementos agregados

16. (Consultar concepto de pago vía web): El solicitante puede consultar de pago vía web

17. (Pagar en línea con tarjeta de crédito): El solicitante puede decidir si pagar con tarjeta de crédito

o pagar en el banco

18. (Descargar factura): El solicitante puede descargar la factura desde la web para poder ir a pagar

en el banco

19. (Adjuntar documentación vía web): El solicitante tiene la posibilidad de adjuntar su

documentación vía web

20. (Digitalizar): Digitalizar la documentación enviada por el representante legal

21. (Solicitar vía email la documentación faltante): La entidad solicita la documentación faltante al

solicitante a través de un correo electrónico

22. (Enviar certificado al solicitante vía email): El ICA envía la notificación a través de correo

electrónico si el trámite fue realizado vía web

Elementos modificados

8. (Expedir resolución): La resolución se hará mediante una plantilla estandarizada para evitar re-

trabajos por errores en el formato.


41


A C M L


❶ ❷ ❸ ❸ Avanzado

❷ ❷ ❷ ❷ Regular

11 10 -9%10 8 -20%



42

D. RECOMENDACIONES NORMATIVAS


Prácticas de control ex ante que no

generan valor agregado

Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Acreditaciones

documentales extralegales

Se exige la acreditación

documental de las siguientes

informaciones:

Contrato vigente con un

Laboratorio de Control de

Calidad de Fertilizantes

registrado en el ICA

Certificado de libre venta del

país de origen.

Fichas técnicas de las materias

primas utilizadas en la

formulación del producto

Estas acreditaciones no tienen sustento reglamentario expedido por el

ICA o cualquier otra autoridad competente del sector (Ministerio de

Agricultura). Se observa que los mismos son exigidos por la

reglamentación para el registro de productores, exportadores,

importadores, fabricantes de estos productos, pero no hay disposición

expresa que determine su aplicación para el registro de venta o

comercialización de estos productos en las normas que señalan las

exigencias específicas para este trámite.

Exigencias documentales

redundantes

Se exige la acreditación

documental de las siguientes

informaciones:

Contrato vigente con un

Laboratorio de Control de

Calidad de Fertilizantes

registrado en el ICA

Certificado de libre venta del

país de origen

Fichas técnicas de las materias

primas utilizadas en la

formulación del producto

Bajo el entendido de que el ICA ha diseñado formularios y fichas

técnicas para este trámite, se presume que tales documentos deben

integrar todos los campos de información necesarios para la

identificación de los hechos, circunstancias, características e

informaciones requeridas para resolver el trámite y que sólo en caso

de no resultar estas suficientes para resolver el trámite, la entidad

estaría autorizada para solicitar los documentos complementarios que

correspondan a cada caso particular. Así mismo, se observa que bajo

los Artículos 9 del Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de

2005, armonizadas con las disposiciones generales de la Ley 1437 de

2011, la entidad tiene prohibición de solicitar acreditaciones

documentales sobre cualquier hecho, información o circunstancia que

requiera para resolver el trámite, estando en la obligación de

establecer mecanismos de intercambio y consulta de información intra

e interinstitucional para acceder a dicha información.


43


Exigencias de

condiciones o requisitos no

contempladas en la ley

Ninguna

El trámite se ajusta a la regulación.

Bajo control

regulatorio EltrámitehasidointegradoalSUIT

bajo acreditaciones documentales

que no tienen sustento

reglamentario.

La entidad no da cumplimiento a

sus obligaciones de

interoperabilidad para acceder a

informaciones que reposen en

otrasentidades.

La reglamentacióndatademásde

10añospor loquecorrespondería

unaactualizacióndelamisma.

Se requiere revisar el trámite en orden a su actualización normativa

bajo la previsión de cumplir en estrictamente con las normas que

regulan los trámites y la gestión pública contenidos en el Decreto Ley

2150 de 1995, Decreto Ley 019 de 2012, la Ley 962 de 2005, la Ley

1755 de 2015 y la Ley 1437 de 2011, con el fin de garantizar la

exigencia documental sólo de aquellos aspectos que no pueda

verificar oficiosamente el ICA a través de los distintos sistemas de

información de las entidades y en especial de la información que

pueda proporcionar el Sistema Nacional Agropecuario.


44


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada

VALORACIÓN CUALITATIVA LEGAL


45

3.2 E6-11 - Registro nacional de plaguicidas químicos de uso agrícola





NOMBRE

Dato SUIT4

Registro nacional de plaguicidas químicos de uso agrícola

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Toda persona natural o jurídica interesada en comercializar en el territorio nacional productos Plaguicidas Químicos de Uso Agrícola deberá obtener, con anterioridad a su comercialización, el registro Nacional de Plaguicidas Químicos de Uso Agrícola . En este documento se reportan, entre otras cosas el número de registro Nacional, El número de la Resolución por la cual se otorga, la fecha en la cual se expidió dicho registro, la composición garantizada que tiene dicho producto, la empresa que lo Formula, la empresa que lo importa y lo distribuye . Así mismo se menciona su uso específico, el tipo de formulación del producto (la cual explica su estado físico), Especificación del origen de la Molécula y del producto Formulado ; usos autorizados y aprobados según informe final presentado por la empresa

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Registro nacional de plaguicidas químicos de uso agrícola

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

Realizar el pago por la tarifa vigente de acuerdo a la resolución que actualiza las tarifas de los servicios

30 días hábiles

Obs.



Obs6.

ATENCIÓN

Dato



46

Obs.


REQUISITOS

Dato SUIT

1.Carta de solicitud : 1 Original(es)

2.Dictamen Técnico Ambiental emitido por el Ministerio De Medio Ambiente y Desarrollo sostenible: 1 Original(es)

3.Proyecto de rotulado por duplicado según sección 3 del Manual Técnico Andino Dictamen 436: 1 Original(es)

4.Factura de pago ICA: 1 Original(es)

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Resolución 4603 de 2014, (Capítulo XXXV)

2.Resolución 630 de 2002, (Todos)

3.Norma internacional 436 de 1998, (Todos)

4.Resolución 3759 de 2003, (Todos)

Obs.



Obs.

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs.


47


CARACTERIZA

CIÓN

DISPOSIC

IÓN

TIPO DESCRIPCIÓN

ORIGEN Artículo 5. del Decreto 4765 de 2008. Modificado por el artículo 1 del Decreto 3761 de 2009

Reglamentaria

El Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, tiene por objeto contribuir al desarrollo sostenido del sector agropecuario, pesquero y acuícola, mediante la prevención, vigilancia y control de los riesgos sanitarios, biológicos y químicos para las especies animales y vegetales y la investigación aplicada, con el fin de proteger la salud de las personas, los animales y las plantas y asegurar las condiciones del comercio. Las actividades de investigación y de transferencia de tecnología contempladas desde su creación, serán ejecutadas por el Instituto mediante la asociación con personas naturales o jurídicas.


Reglamentaria

Corresponde al ICA ejercer entre otras funciones, las siguientes: - Ejercer el control técnico sobre las importaciones de insumos destinados a la actividad agropecuaria, así como de animales, vegetales y productos de origen animal y vegetal, a fin de prevenir la introducción de enfermedades y plagas que puedan afectar la agricultura y la ganadería del país, y certificar la calidad sanitaria y fitosanitaria de las exportaciones, cuando así lo exija el país importador. - Ejercer el control técnico de la producción y comercialización de los insumos agropecuarios, material genético animal y semillas para siembra, con el fin de prevenir riesgos que puedan afectar la sanidad agropecuaria y la inocuidad de los alimentos en la producción primaria. - Adoptar, de acuerdo con la ley, las Medidas Sanitarias y Fitosanitarias que sean necesarias para hacer efectivo el control de la sanidad animal y vegetal y la prevención de riesgos biológicos y químicos. - Fijar las tasas y tarifas por los servicios que preste directa o indirectamente, de conformidad con los procedimientos que fije la ley. - Conceder, suspender o cancelar licencias, registros, permisos de funcionamiento, comercialización, movilización, importación o exportación de animales, plantas, insumos, productos y subproductos agropecuarios, directamente o a través de los entes territoriales o de terceros, en los asuntos propios de su competencia.

Artículo 2.13.8.1.1; 2.13.8.1.4; 2.13.8.1.13 del Decreto 1071 de 2015 Único Reglamentario del Sector

Reglamentaria

De conformidad con lo establecido en el artículo 4 de la Decisión 436, el Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural, a través del Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), o la entidad que haga sus veces, es la Autoridad Nacional Competente, para llevar el registro y control de los plaguicidas químicos de uso agrícola y el responsable de velar por el cumplimiento de la Decisión, su Manual Técnico y el presente Capítulo.

La Autoridad Nacional Competente expedirá las resoluciones mediante las cuales se establezcan los requisitos y procedimientos para el registro y control de los plaguicidas químicos de uso agrícola, basándose en los principios de gradualidad, especificidad y aplicabilidad, de conformidad con lo dispuesto en la Decisión. Igualmente establecerá los requisitos para el registro de fabricantes, formuladores, importadores, exportadores, envasadores y distribuidores.http://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/decreto_1071_2015_pr029.htm - top

El ICA establecerá los requisitos relacionados con el etiquetado y envasado aplicable al producto formulado, de conformidad con lo establecido en el Manual Técnico.

COMPETENCI

A

Numerales 2, 6 y 19 del Artículo 6. del Decreto 4765 de

Reglamentarias

Corresponde al ICA entre otras funciones, las de: i) Planificar y ejecutar acciones para proteger la producción agropecuaria de plagas y enfermedades que afecten o puedan afectar las especies animales o vegetales del país o asociarse para los mismos fines ii) Adoptar, de acuerdo con la ley, las Medidas Sanitarias y Fitosanitarias que sean necesarias para hacer efectivo el control de


48

CARACTERIZA

CIÓN

DISPOSIC

IÓN

TIPO DESCRIPCIÓN

2008 y Artículo 4 de la Resolución 3759 de 2003

la sanidad animal y vegetal y la prevención de riesgos biológicos y químicos. iii) Conceder, suspender o cancelar licencias, registros, permisos de funcionamiento, comercialización, movilización, importación o exportación de animales, plantas, insumos, productos y subproductos agropecuarios, directamente o a través de los entes territoriales o de terceros, en los asuntos propios de su competencia.




Reglamentaria

El ICA llevará un registro de los plaguicidas (insecticidas, fungicidas, herbicidas, defoliantes, etc.) que se introduzcan al país. El registro contendrá el nombre de los productos e indicación del país de origen, nombre de las casas fabricantes y su dirección, nombre de los importadores y su dirección y cantidades que se importan. Mensualmente deberá enviarse una relación de este registro a la Dirección Técnica de Sanidad Vegetal.





CONDICIONES Artículo 15 de la Resolución 3759 de 2003

Reglamentaria

Todo interesado en obtener el Registro Nacional de plaguicidas químicos de uso agr ícola, deber á previ amente obtener el regist ro de fabr icante, formul ador o importador. Para la expedición del registro nacional de un plaguicida químico de uso agrícola, la persona natural o jurídica presentará a la ANC-ICA una solicitud conforme al formato que figura en el anexo 3° de la Decisión Andina 436, cumpliendo los requisitos establecidos en la Resolución.

Artículo 2.13.8.1.7 del Decreto 1071 de 2015 Reglamentario Único del Sector

Reglamentaria

Las personas naturales o jurídicas que soliciten registro como fabricantes, formuladores y envasadores, deberán contar con los servicios propios de un profesional químico para el control interno de los procesos productivos y en especial el control de calidad de los productos.

REQUISITOS

DOCUMENTALES


Reglamentaria

Los requisitos para obtener el registro de fabricantes, formuladores, importadores, exportadores, envasadores y distribuidores de plaguicidas químicos de uso agrícola serán los siguientes:

• Solicitud debidamente diligenciada, firmada por la persona natural o por el representante legal si es persona jurídica.

• Nombre, dirección y datos de identificación de la persona natural o jurídica y de su representación legal.


49

CARACTERIZA

CIÓN

DISPOSIC

IÓN

TIPO DESCRIPCIÓN

• Certificado de la Cámara de Comercio sobre constitución y representación legal, si se trata de persona jurídica o Matricula Mercantil si es persona natural, con fecha de expedición no mayor a noventa (90) días al momento de la presentación de la solicitud.

• Ubicación de las fábricas, bodegas utilizadas como centros de distribución, plantas de formulación o envasadoras, indicando si son propias o arrendadas y en este último caso presentar contrato de arrendamiento.

• Descripción de las instalaciones, bodegas utilizadas como centros de distribución, plantas envasadoras, procesos y equipos de que dispone para la fabricación, formulación, almacenamiento, envasado, manejo y eliminación de desechos.

• Constancia de que dispone de laboratorio propio o que cuenta con los servicios contratados de un laboratorio, debidamente registrados ante la ANC-ICA para el control de calidad de plaguicidas químicos de uso agrícola.

• Copia de la licencia, permiso o autorización del Ministerio de la Protección Social, copia de la licencia ambiental o plan de manejo ambiental, según sea el caso, emitida por el Ministerio del Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, según decreto 1180 de 2003, o las demás que lo modifiquen o de las autoridades que hagan sus veces.

• Programas de salud ocupacional. • Nombre de los asesores técnicos responsables de los procesos de

fabricación, formulación, almacenamiento, manejo, envasado de plaguicidas químicos y control de calidad que correspondan a profesionales del área de la química.

• Recibo de pago que acredite la Cancelación de la tarifa correspondiente.

Cuando el interesado no disponga de instalaciones propias, según el caso, debe presentar el contrato respectivo debidamente legalizado y de un laboratorio de control de calidad registrado ante el ICA.


Reglamentaria

Modifica las tarifas que cobra el ICA por la prestación de sus servicios señaladas en el Acuerdo 5 de 2006, de conformidad con las funciones generales que le corresponden y las especiales asignadas al Consejo Directivo y al Gerente General.

Ítem 640 del Artículo 46 de la Resolución 4603 de 2014

Reglamentaria

Las tarifas para los servicios de registros y certificaciones a empresas productoras, importadoras y exportadoras de insumos agrícolas, de que trata el artículo 55 del Capítulo XXXV del Acuerdo 15 de 2007, corresponde a un valor de 1.197.000 COP

PLAZO DE RESPUESTA


Reglamentaria

El ICA cuenta con 10 días para emitir la resolución de registro, a partir del momento en que las entidades que conceptúan lo hagan favorablemente. La entidad reporta que todo el proceso tarda 30 días.


50

CARACTERIZA

CIÓN

DISPOSIC

IÓN

TIPO DESCRIPCIÓN

PROCEDIMIEN

TO

Artículos 2.13.8.1.3; 2.13.8.1.12; 2.13.8.1.15 del Decreto 1071 de 2015 Reglamentario Único del Sector

Reglamentaria

VENTANILLA ÚNICA. El Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), a través de un sistema de ventanilla única, será responsable de llevar a cabo el registro y control de los plaguicidas químicos de uso agrícola y de recibir, tramitar y coordinar con las autoridades competentes, las solicitudes de registro de los plaguicidas químicos de uso agrícola, previstas en la Decisión, en la Resolución, y en las demás normas sobre la materia. Para tal efecto, recibirá las solicitudes de registro y dará traslado a los Ministerios de Salud y Protección Social y al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, para que adelanten dentro del ámbito de sus competencias, los trámites en el control de las actividades vinculadas con los plaguicidas químicos de uso agrícola. PUBLICIDAD. El Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) publicará mensualmente la relación de plaguicidas químicos de uso agrícola que haya registrado en el mes anterior. En el mismo sentido publicará en el mes de enero de cada año la relación de productos con registro vigente; los que se encuentren restringidos, prohibidos, cancelados o suspendidos. La publicidad comercial que hagan las empresas comercializadoras de plaguicidas químicos de uso agrícola por cualquier medio de comunicación, debe incluir como advertencias mínimas, el número del titular del registro y un mensaje de prevención al público usuario del carácter tóxico del producto, además de los requisitos establecidos por el ICA. INFORMACIÓN NECESARIA. Las personas a cuyo favor se verifique el registro de los productos de que trata este capítulo, están en la obligación de suministrar al Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), los nombres y direcciones de los distribuidores o expendedores minoritarios de los productos.

Artículo22dela

Resolución3759de2003

Reglamenta

ria

Paraproductos formulados conbase enun ingrediente activo grado técnicosinregistroanteriorenelpaís,losplazosyprocedimientoparaelregistrosonlossiguientes:

LaANC-ICAdentrodelosquince(15)díashábilessiguientesalapresentacióndelasolicituddeRegistroNacional,revisaráladocumentaciónaportadaporelsolicitantey,dent rodelmismoplazo,si la en cuentr aconf orme,dara traslado al Minis teri o delaProtecciónSocialyalMinisteriodeAmbiente,ViviendayDesarrolloTerritorial,paralodesucompetencia.

Cuandoefectuadalarevisióndelasolicitudderegistro,laANC–ICAencuentrequela misma no se ajusta a los requisitos establecidos, por contener informaciónincompl et a, la devolvera inmedi at amenteal peticionarioy se considerar á comonoadmitidaaltrámite.CadaunodedichosMinisterios,contaráconuntérminocomúnde cuarenta y cinco (45)días hábiles para realizar la revisión especializada ydarrespuestaalaANC-ICA, laqueencasodeserfavorableimplicaráelotorgamientodelregistroenformainmediata.

Sihay requerimient os porpar tede los Mi nist er ioso del ICA, est e requer ira asuvezal solicitante por escrito, para que complete los requisitos dentro del plazo detreinta(30)díashábilescontadosapartirdeldíasiguientealafechadenotificación.Cumplidoel requerimientoporel solicitante, losMinisteriosoel ICAsegúnseaelcasodispondrándeveinte(20)díashábilesparaelpronunciamientofinal,emitidoel cual en forma favorable, implicará el otorgamiento del Registro Nacional demanerainmediataporpartedelaANC–ICA.

Paraproductos formulados conbase enun ingrediente activo grado técnicoconregistroanteriorenelpaís:

LaANC-ICAdentrodelosquince(15)díashábilessiguientesalapresentacióndelasolicitud de Registro Nacional, revisará la documentación aportada por elsolicitante, y si encuentraque lamismano seajustaa los requisitos, la devolvera inmediatamente al peticionario y se considerará como no admitida a trámite lasolicitud.SilaANC–ICA,encuentraladocumentaciónconformealoseñaladoenelartículo 16de lapresent e resolución, proceder a dentrodel mismoplazoaexp edirelregistro.

SilaANC–ICA,tuvierealgunadudarazonablesobrelacomprobaciónobjetivaque


51

CARACTERIZA

CIÓN

DISPOSIC

IÓN

TIPO DESCRIPCIÓN

le impone l a ley, dara trasladoal Mi ni st eriocompetentedent rodel mismo términoseñaladoparaquesepronuncie.SihayrequerimientosporpartedelosMinisterios,odel I CAeste requerira a suvezal solici tantepor escrit o, para que completelosrequisitos dentro del plazo de treinta (30) días hábiles contados a partir del díasiguientealafechadenotificación.Cumplidoelrequerimientoporelsolicitante,losMinisteriosdispondrándequince (15)díashábilesparaelpronunciamiento final,emitidoelcualenformafavorable,implicaráelotorgamientodelRegistroNacionaldemanerainmediataporpartedelaANC–ICA.


52

C. MAPA DEL PROCESO


53


5. Documentación

1. Carta de solicitud: 1 Original(es)

2.Dictamen Técnico Ambiental emitido por el Ministerio De Medio Ambiente y Desarrollo sostenible: 1 Original(es)

3.Proyecto de rotulado por duplicado según sección 3 del Manual Técnico Andino Dictamen 436: 1 Original(es)

4.Factura de pago ICA: 1 Original(es)

5. Evaluar documentos

Este proceso implica la verificación de la documentación por parte de un funcionario especialista el cual

valora el cumplimiento técnico de los requisitos solicitados. Es la única actividad que requiere un

componente técnico. Implica la revisión de 32 requisitos técnicos con un check list.

10. Revisar

Este paso implica que se revise legalmente el contenido y formato de la resolución que se redactó

previamente. Actualmente este paso se ha vuelto un cuello de botella que genera un reproceso del más

del 50% de los trámites. Las observaciones legales se basan básicamente en el cambio de formato,

márgenes, firmas en las hojas, contenido. Este proceso es el principal generador de tareas si valor en

este trámite.


54


PASO CANAL PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO

NORMATIVO

Presentación de la solicitud con la entrega de los documentos firmados por el representante legal


Carta de solicitud

Dictamen Técnico Ambiental emitido por el Ministerio de Medio Ambiente y Desarrollo sostenible

Proyecto de rotulado por duplicado

Recibo de pago de la tarifa

Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015. Reglamentario: Artículo 5 de la Resolución 3759 de 2003

Legal: Ninguno Reglamentario: Articulo 5 de la Resolución 3759 de 2003 Legal: Ninguno Reglamentario: Sección 3 del Manual Técnico Andino Dictamen 436 Legal: Ninguno Reglamentario: Artículo 5 de la Resolución 3759 de 2003

Ingresar tramite al back office en caso de estar completa la solicitud


Evaluar documentos y elaborar comunicación de complementaciones si es el caso

ICA Back Office Documentación complementaria solicitada

Legal: Artículo 16 y 17 de la Ley 1755 de 2015. Reglamentario: Articulo de la Resolución 3759 de 2003

Expedir resolución de registro si los documentos es completos

ICA Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Entregar certificado al solicitante

ICA Ventanilla Front Office- Entidad

Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento. Es la salida del trámite.


55


4 11

❸ Avanzado

❶ Presencia

❷ Regular

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los medios básicos de comunicación

El proceso no es excesivamente complejo e involucra a pocos actores



56



Información


Administración


E6-11-20 Se observa un reproceso del 90% en la aprobación de las resoluciones por parte del equipo legal ya que las revisiones son a criterio del abogado que las revise. Se devuelven resoluciones por motivos de; márgenes, redacción de mayúsculas, verificación de firmas (algunos abogados no aceptan firmas en más de 1 hoja), formato del documento en general.

-Definir de manera interna el formato estándar que deben tener las resoluciones de la entidad -Redactar en un documento el formato estándar que deben tener las resoluciones generadas por la entidad -Crear una plantilla con el formato estándar definido en dónde se puedan redactar las resoluciones -Comunicar y distribuir el formato así como la plantilla de resoluciones a todas las partes involucradas

Corto

E6-11-23 El solicitante debe entregar el comprobante

de pago al ICA para que la entidad pueda continuar con el procedimiento

-Desarrollar un convenio con una o (varias) entidad(es) bancaria(s) para implementar el servicio de notificación e identificación cuando se realice el pago.

Corto




Corto

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E6-11-5 El solicitante tiene que acudir al ICA a llenar la


- Desarrollar un formulario en Excel (con campos protegidos) que el solicitante pueda descargar, llenar y volver a cargar a la página web del ICA para poder dar inicio al procedimiento

Corto


57


Medio

E6-11-7 Los requisitos se entregan de manera

presencial en el ICA - Habilitar la opción de que el solicitante pueda adjuntar los documentos requeridos a través de la página web del ICA al momento de llenar la solicitud de manera virtual - Habilitar un checklist virtual de todos los documentos que el solicitante debe entregar, ha entregado y falta por entregar

Medio

E6-11-21 El solicitante tiene que acudir al ICA a verificar

el estado del trámite. El tramite puede tener retrasos administrativos ajenos a causas imputables al ciudadano, por lo que el solicitante podría tener que invertir varios días a verificar el estado del trámite


Medio




Medio

Interoperabilidad



58



59


No hay elementos eliminados

Elementos agregados

16. (Consultar concepto de pago vía web): El solicitante puede consultar de pago vía web

17. (Pagar en línea con tarjeta de crédito): El solicitante puede decidir si pagar con tarjeta de crédito

o pagar en el banco

18. (Descargar factura): El solicitante puede descargar la factura desde la web para poder ir a pagar

en el banco



20. (Digitalizar): Digitalizar la documentación enviada por el representante legal



22. (Enviar certificado al solicitante vía email): El ICA envía la notificación a través de correo

electrónico si el trámite fue realizado vía web


12. (Expedir resolución): La resolución se hará mediante una plantilla estandarizada para evitar

retrabajos por errores en el formato.


60


A C M L



❷ ❷ ❷ ❷ Regular

4 3 -25%11 8 -27%



61





Ninguna El trámite se ajusta a la regulación.

Acreditaciones

documentales extralegales

Ninguno La entidad tiene autorización legal para crear la reglamentación

del trámite, lo que implica autorización para establecer

requisitos y procedimiento.

Exigencias

documentales redundantes

Se exigen los siguientes documentos:

Certificado de Existencia y

Representación legal en caso de

persona jurídica o Matrícula Mercantil si

es persona natural, y dictamen técnico

del Ministerio de Medio Ambiente

Estos documentos se consideran redundantes, ya que la

información reposa en otras entidades públicas, teniendo el

ICA facultad de acceder a ella. Deben ser sustituidos por

consulta directa e intercambio de información interinstitucional,

a partir de los dispuesto en los Artículos 13 del decreto Ley

2150 de 1995, Artículo 9 numeral 5 de la Ley 1137 de 2011, 9

del Decreto Ley 019 de 2012 y 14 de la Ley 962 de 2005 y

Artículo 15 del Decreto Ley 019 de 2012 que disponen

respectivamente lo siguiente:

La primera señala que en todas las actuaciones públicas

quedan prohibidas las exigencias de copias o fotocopias de

documentos que la entidad tenga en su poder, o a los que la

entidad pública tenga facultad legal de acceder.

La segunda que está prohibido crear requisitos o formalidades

adicionales, de conformidad con el artículo 84 de la

Constitución Política.

La tercera ordena que, cuando se esté adelantando un trámite

ante la administración, se prohíbe exigir actos administrativos,

constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en

la entidad ante la cual se está tramitando la respectiva

actuación. A partir del 1 de enero de 2013, las entidades

públicas contarán con los mecanismos para que cuando se

esté adelantando una actuación ante la administración y los

documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante

pueda indicar la entidad en la cual reposan para que ella los

requiera de manera directa, sin perjuicio que la persona los

pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir para efectos de

trámites y procedimientos el suministro de información que


62


repose en los archivos de otra entidad pública.

La cuarta determina que, cuando las entidades de la

Administración Pública requieran comprobar la existencia de

alguna circunstancia necesaria para la solución de un

procedimiento o petición de los particulares, que obre en otra

entidad pública, procederán a solicitar a la entidad el envío de

dicha información. En tal caso, la carga de la prueba no

corresponderá al usuario. Será permitido el intercambio de

información entre distintas entidades oficiales, en aplicación del

principio de colaboración. El envío de la información por fax o

cualquier otro medio de transmisión electrónica, proveniente de

una entidad pública, prestará mérito suficiente y servirá de

prueba en la actuación de que se trate siempre y cuando se

encuentre debidamente certificado digitalmente por la entidad

que lo expide y haya sido solicitado por el funcionario superior

de aquel a quien se atribuya el trámite. Cuando una entidad

pública requiera información de otra entidad de la

Administración Pública, esta dará prioridad a la atención de

dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no

mayor de diez (10) días, para lo cual deben proceder a

establecer sistemas telemáticos compatibles que permitan

integrar y compartir información de uso frecuente por otras

autoridades.

Por su parte, la última disposición señala que las entidades

deben consultar la información del Registro Mercantil sin

necesidad de que el solicitante aporte la prueba documental.

Exigencias de condiciones o

requisitos no contempladas en la

ley

Ninguna

El trámite se ajusta a la regulación.

Bajo control regulatorio

La entidad no da cumplimiento a

órdenes legislativas de interoperabilidad

e implementación de un modelo de

ventanilla única establecido por la

reglamentación del Gobierno Nacional.

El trámite se regula casi en su totalidad por Resoluciones de la

entidad, que datan de más de 10 años, integran textos que

incluso a la luz de la normatividad vigente ya no resultan

aplicables, por ejemplo: se habla de licencia ambiental cuando

ya no procede tal requisito sino un dictamen técnico. Se

requiere ajustar la reglamentación del ICA en orden a dar

cumplimiento al modelo de ventanilla única, modelos de

interoperabilidad, eliminación de cargas de acreditación

documental y fortalecimiento de las funciones de control

oficiosas ex ante y ex post a la concesión del registro.


63


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



64

3.3 E6-12 - Registro para producción, importación, exportación, almacenamiento de semillas, investigación en fitomejoramiento y/o evaluación agronómica y de cultivares comerciales





NOMBRE

Dato SUIT7

Registro para producción, importación, exportación, almacenamiento de semillas, investigación en fitomejoramiento y/o evaluación agronómica y de cultivares comerciales

Obs.

DESCRIPCIÓN

Dato SUIT

Verificar componentes fisiológicos, genéticos, físicos y sanitarios para así controlar los riesgos patológicos en las semillas. El tramite va dirigido a todas las personas naturales o jurídicas que evalúen cultivares, produzcan, acondicionen, importen, exporten, almacenen, comercialicen e investiguen en mejoramiento genético, transfieran a título gratuito y/o usen semillas plántulas o material micropropagado de todos los géneros y especies botánicos para siembra, así como aquellas que puedan poner en riesgo el estatus sanitario y fitosanitario.

Obs.

RESULTADO

Dato SUIT

Registro para producción, importación, exportación, almacenamiento de semillas, investigación en Fito mejoramiento y/o evaluación agronómica y/o de cultivares comerciales

Obs.


COSTO TIEMPO

Dato SUIT

De acuerdo a la tarifa vigente. 60 días hábiles

Obs.



Obs9.

ATENCIÓN



65

Dato

Obs.


REQUISITOS

Dato SUIT


2.Comprobante de pago de la tarifa correspondiente: 1 Copia(s)

Obs.

NORMATIVA

Dato SUIT

1.Resolución 970 de 2010, (Artículos 7-11)

Obs.



Obs.

PERIODICIDAD

Dato No aplica

Obs.


66



ORIGEN Artículo 5. Del Decreto 4765 de 2008. Modificado por el artículo 1 del Decreto 3761 de 2009

Reglamentaria El Instituto Colombiano Agropecuario, ICA, tiene por objeto contribuir al desarrollo sostenido del sector agropecuario, pesquero y acuícola, mediante la prevención, vigilancia y control de los riesgos sanitarios, biológicos y químicos para las especies animales y vegetales y la investigación aplicada, con el fin de proteger la salud de las personas, los animales y las plantas y asegurar las condiciones del comercio. Las actividades de investigación y de transferencia de tecnología contempladas desde su creación, serán ejecutadas por el Instituto mediante la asociación con personas naturales o jurídicas.


Reglamentaria Corresponde al ICA ejercer entre otras funciones, las siguientes: - Ejercer el control técnico sobre las importaciones de insumos destinados a la actividad agropecuaria, así como de animales, vegetales y productos de origen animal y vegetal, a fin de prevenir la introducción de enfermedades y plagas que puedan afectar la agricultura y la ganadería del país, y certificar la calidad sanitaria y fitosanitaria de las exportaciones, cuando así lo exija el país importador. - Ejercer el control técnico de la producción y comercialización de los insumos agropecuarios, material genético animal y semillas para siembra, con el fin de prevenir riesgos que puedan afectar la sanidad agropecuaria y la inocuidad de los alimentos en la producción primaria. - Adoptar, de acuerdo con la ley, las Medidas Sanitarias y Fitosanitarias que sean necesarias para hacer efectivo el control de la sanidad animal y vegetal y la prevención de riesgos biológicos y químicos. - Fijar las tasas y tarifas por los servicios que preste directa o indirectamente, de conformidad con los procedimientos que fije la ley. - Conceder, suspender o cancelar licencias, registros, permisos de funcionamiento, comercialización, movilización, importación o exportación de animales, plantas, insumos, productos y subproductos agropecuarios, directamente o a través de los entes territoriales o de terceros, en los asuntos propios de su competencia.


Reglamentaria Toda persona natural o jurídica que se dedique a la producción, importación, exportación, almacenamiento de semillas, investigación en fitomejoramiento y/o evaluación agronómica debe registrarse en el ICA, ante la Dirección Técnica de Semillas, previa solicitud, cumpliendo con los siguientes requisitos

COMPETENCIA

Numerales 2, 6 y 19 del Artículo 6. del Decreto 4765 de 2008 y Artículo 4 de la Resolución 3759 de 2003

Reglamentarias

Corresponde al ICA entre otras funciones, las de: i) Planificar y ejecutar acciones para proteger la producción agropecuaria de plagas y enfermedades que afecten o puedan afectar las especies animales o vegetales del país o asociarse para los mismos fines ii) Adoptar, de acuerdo con la ley, las Medidas Sanitarias y Fitosanitarias que sean necesarias para hacer efectivo el control de la sanidad animal y vegetal y la prevención de riesgos biológicos y químicos. iii) Conceder, suspender o cancelar licencias, registros, permisos de funcionamiento, comercialización, movilización, importación o exportación de animales, plantas, insumos, productos y subproductos agropecuarios, directamente o a través de los entes territoriales o de terceros, en los asuntos propios de su


67


competencia.




Reglamentaria El ICA llevará un registro de los plaguicidas (insecticidas, fungicidas, herbicidas, defoliantes, etc.) que se introduzcan al país. El registro contendrá el nombre de los productos e indicación del país de origen, nombre de las casas fabricantes y su dirección, nombre de los importadores y su dirección y cantidades que se importan. Mensualmente deberá enviarse una relación de este registro a la Dirección Técnica de Sanidad Vegetal.





CONDICIONES Ninguna

REQUISITOS DOCUMENTALES


Reglamentaria Requisitos generales:

• Suministrar nombre o razón social, dirección y teléfono.

• Informar si son materiales convencionales o modificados genéticamente a través de ingeniería genética.

• Dirección de los sitios de almacenamiento de semillas, según el caso.

• Certificado de existencia y representación legal

expedido por la Cámara de Comercio, si es persona jurídica, o matrícula mercantil si se trata de una persona natural, con fecha no mayor de noventa (90) días calendario previos a la presentación de la solicitud ante el ICA.

• Relación de los equipos de laboratorio para el control interno de calidad necesario para las


68


especies que va a producir o importar según el caso. En caso de no poseer equipos para el laboratorio, deberá presentar contrato suscrito con un laboratorio o un productor registrado ante el ICA.

• Descripción del sistema de distribución de las semillas.

• Copia del comprobante de pago de la tarifa correspondiente.

Requisitos específicos: Adicionalmente se deberá cumplir con los siguientes requisitos para cada registro: Productor de Semilla Certificada: Para obtener el registro el interesado deberá indicar:

• Dirección de los laboratorios, casa de mallas e invernaderos, destinados a la producción de material vegetal micropropagado.

• Indicar los equipos de acondicionamiento. • Señalar los equipos para el control de calidad

para el caso de semilla sexual: Relación del personal profesional necesario para la dirección técnica y el control de las labores de producción en campo y/o laboratorio, invernadero y acondicionamiento, anexando documentos donde demuestre relación contractual, estudio y experiencia que indique habilidad en las especies que va a producir.

• Proyecto de empaque y rotulado en original y copia, de conformidad con lo establecido por el ICA para el efecto.

En el evento que un productor vaya a producir y comercializar semilla de categoría Superélite, Élite o Básica debe estar registrado para estos fines y seguir un programa de mantenimiento de pureza varietal, para lo cual debe presentar los protocolos establecidos acordes con la especie. Para iniciar la producción debe inscribir en el caso de semilla sexual, los campos de producción de semilla prebásica o genética para su respectiva supervisión y en el caso de semilla asexual, las camas en casa de malla o bajo invernadero. Productor de Semilla Seleccionada:

• Relación del personal profesional necesario para la dirección técnica y el control de las labores de producción en campo y/o laboratorio, invernadero y acondicionamiento, anexando documentos donde demuestre relación contractual, estudio y experiencia que indique habilidad en las especies que va a producir.

• Proyecto de empaque y rotulado en original y copia, de conformidad con lo establecido por el ICA para el efecto.

• El área geográfica, Disponibilidad de agua de adecuada calidad y suministro, Ubicación del vivero; presentar la certificación de uso expedida por la autoridad competente.


Reglamentaria Modifica las tarifas que cobra el ICA por la prestación de sus servicios señaladas en el Acuerdo 5 de 2006, de conformidad con las funciones generales que le corresponden y las especiales asignadas al Consejo Directivo y al Gerente General.

Ítem 445 y 448 del Articulo 21 Resolución 4603 de

Reglamentaria Las tarifas para los servicios de registros e inscripción de cultivares para producción de semilla de que trata el artículo 30 del Capítulo XIX, asumen que el costo de


69


2014 tramite puede variar dependiendo de sus modalidades, es decir, el rango puede ir desde 1.257.000 COP , hasta un máximo de 1.822.000 COP

PLAZO DE RESPUESTA

Ninguna

Por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011, ante ausencia de regulación especial debe darse aplicación a los plazos establecidos para resolver el derecho de petición. De acuerdo con el Artículo 14, el plazo general corresponde a 15 días. La entidad reporta tardar 60 días hábiles para resolver el trámite

PROCEDIMIENTO Artículo 8 de la Resolución 970 de 2010

Reglamentaria

Visita técnica. El ICA dispondrá hasta de treinta (30) días hábiles a partir de la radicación completa de la solicitud de registro para realizar la visita técnica de verificación de los datos allí

Consignados, salvo para el registro de exportador de semillas y de la Unidad de Evaluación Agronómica que no requieren visita.

Como resultado de la visita se elaborará además del informe técnico, un acta que será firmada por las partes.

Parágrafo. Si como resultado de la visita técnica la persona solicitante del registro debe dar cumplimiento a uno o varios requerimientos, este deberá realizarlos dentro de los sesenta (60) días calendario siguiente a la fecha de realización de la visita técnica.

Si realizada la visita de verificación por parte del ICA, el solicitante no ha dado cumplimiento al o los ajustes respectivos dentro del término mencionado, se considerará desistida la solicitud, procediendo mediante oficio a la devolución de la misma dentro de los quince (15) días hábiles siguientes con sus anexos sin perjuicio que pueda realizar una nueva solicitud, cancelando la tarifa correspondiente

Por remisión expresa del Artículo 34 de la Ley 1437 de 2011 y debido a que la reglamentación del procedimiento es parcial, sólo tiene disposiciones relativas a la visita técnica, en aquellos aspectos no regulados debe darse aplicación a las disposiciones que regulan el derecho de petición, en este caso los contemplado en los Artículo 15, 16 y 17 de la Ley estatutaria 1755 de 2015.


70

C. MAPA DEL PROCESO


71


15. Documentación

1. Solicitud escrita: 1 Original(es)

2.Comprobante de pago de la tarifa correspondiente: 1 Copia(s)


PASO CANAL

PRESENCIAL


FORMALIDADES

SUSTENTO NORMATIVO

Solicitar al ICA el número de concepto (factura con número de concepto )

ICA Ventanilla Front Office Virtual

Consultar concepto (en línea- formulario con código de barras ) Consultar tarifa por concepto (seleccionar concepto a pagar)

Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015. Reglamentario: Ninguna. Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015. Reglamentaria: Ninguna

Pagar en la entidad bancaria

Entidad Bancaria

Ventanilla Front Office- Entidad Bancaria

Ninguno Legal: Ninguno Reglamentaria: Acuerdo 6 de 2009 e Ítem 445 y 448 del Articulo 21 Resolución 4603 de 2014

Radicar solicitud de registro EN Oficina Regional o Nacional


Presentar solicitud escrita Presentar Comprobante de pago de la tarifa

Legal: Artículo 13 de la Ley 1755 de 2015. Reglamentario: Artículo 26 de la Resolución 150 de 2003 Legal: Ninguna Reglamentario: Ninguna

Revisar y requerir en caso de documentación faltante


Programar, realizar visita y enviar informe técnico

ICA Back Office Haber adjuntado documentación complementaria solicitada

Legal: Artículos 16 y 17 de la Ley 1755 de 2015. Reglamentario: Articulo 8 de la Resolución 970 de 2010 Legal: Ninguna

Elaborar y expedir Resolución de registro

ICA Back Office Ninguno Ninguno: Corresponde a un paso del procedimiento, no hay norma que establezca el detalle del procedimiento.

Reclamar Acto Administrativo (incluye notificación)

ICA Ventanilla Front Office

Ninguno Legal: Artículo 70 de la Ley 1437 de 2011 Reglamentaria: Ninguna


72


2 30

❸ Avanzado

❶ Presencia

❶ Complejo

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada




ND

CIFRAS RELEVANTES



La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los médios básicos de comunicación

El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad



73



Información


Administración


E6-12-23 El solicitante debe entregar el comprobante de pago al ICA para que la entidad pueda continuar con el procedimiento


Corto

E6-12-20 Se observa un reproceso del 90% en la

aprobación de las resoluciones por parte del equipo legal ya que las revisiones son a criterio del abogado que las revise. Se devuelven resoluciones por motivos de; márgenes, redacción de mayúsculas, verificación de firmas (algunos abogados no aceptan firmas en más de 1 hoja), formato del documento en general.

-Realizar consenso con las áreas involucradas y abogados sobre cuáles son los requerimientos de formato estándar para redactar resoluciones -Crear manual con el formato estándar a seguir en las resoluciones y hacer un despliegue comunicativo a las áreas involucradas -Crear un formato plantilla para la redacción de resoluciones y distribuirlo a las áreas involucradas.

Corto

Tecnología

ID MEJORA PASO ACTUAL PROPUESTA PLAZO E6-12-11 Se puede pagar de 2 maneras:

1.- El solicitante visita al ICA para obtener la factura y el número de concepto para poder ir al banco a pagarla y regresar al ICA a entregar el comprobante 2.- Recientemente se ha habilitado la descarga de la factura de la página web del ICA para que el solicitante pueda ir a pagarla al banco


Medio

E6-12-5 El solicitante tiene que acudir al ICA a llenar la


- Desarrollar un formulario en Excel (con campos protegidos) que el solicitante pueda descargar, llenar y volver a cargar a la página web del ICA para poder dar inicio al procedimiento

Corto


74


Medio

E6-12-7 Actualmente los requisitos se entregan de manera presencial en el ICA

- Habilitar la opción de que el solicitante pueda adjuntar los documentos requeridos a través de la página web del ICA al momento de llenar la solicitud de manera virtual - Habilitar un checklist virtual de todos los documentos que el solicitante debe entregar, ha entregado y falta por entregar

Medio

E6-12-21 El solicitante tiene que acudir al ICA a verificar el estado del trámite. El tramite puede tener retrasos administrativos ajenos a causas imputables al ciudadano, por lo que el solicitante podría tener que invertir varios días a verificar el estado del trámite


Medio

Interoperabilidad



75



76


4. (Consultar tarifas por concepto): Este paso se unifica con el inicio del proceso por el camino donde

el solicitante lo realiza en línea

5. (Seleccionar concepto a pagar): Este paso se unifica con el inicio del proceso por el camino donde

el solicitante lo realiza en línea

7. (Ir al ICA a reclamar factura): El solicitante ya no tiene que ir a reclamar la factura al ICA ya que

puede pagar en línea o en el banco y éste se encargará de informar a la entidad de que se ha realizado

el pago

8. (Generar factura): El ICA ya no tiene que generar la factura debido a que el banco le informará

cuando un pago haya sido realizado.

Elementos agregados

37. (Realizar pago vía web con tarjeta de crédito): El solicitante puede elegir el método más

conveniente



39. (Digitalizar documentos): se deberá digitalizar los documentos



41. (Enviar notificación por internet): El ICA envía la notificación a través de correo electrónico si el

trámite fue realizado vía web


27. (Hacer resolución): La resolución se hará mediante una plantilla estandarizada para evitar re-

trabajos por errores en el formato.


77


A C M L



❶ ❷ ❷ ❷ Regular

2 1 -50%30 15 -50%



78





Ninguna Se observa que la entidad ha eliminado la exigencia de

requisitos documentales contenidos en la Resolución 970

de 2010, por lo que se presumen que ha sustituido tales

exigencias por mecanismos de intercambio y consulta de

información intra e interinstitucional, con lo cual se da

cumplimiento a normas de carácter legal que obligan a ello.

Acreditaciones documentales

extralegales

Ninguna El trámite se encuentra ajustado a la regulación.

Exigencias documentales

redundantes


Exigencias de

condiciones o requisitos no

contempladas en la ley


Bajo control

regulatorio

Se requiere ajustar el SUIT al

procedimiento exacto que aplica la entidad.

También se requiere ajustar el sustento

normativo y/o actualizar la reglamentación,

reportando las características de requisitos

documentales que en la actualidad se

exigen y cuáles no.

Teniendo en cuenta que ni el SUIT ni la entidad reportan

exigir las acreditaciones documentales contenidas en la

Resolución 970 de 2010, que aparece como sustento

normativo del trámite, es necesario efectuar una

actualización del SUIT que aclare los motivos por los cuales

no se hacen tales exigencias documentales. Así mismo,

debe realizarse una actualización de la reglamentación, que

resulte ajustada a las exigencias y procedimientos actuales

que aplica la entidad, por ejemplo en lo referente no sólo a

las acreditaciones documentales sino también al uso de la

plataforma virtual para solicitud de concepto de pago y tarifa

del mismo.


79


A C M L

❸ ❸ Adecuada

❶ ❸ Adecuada

❸ ❸ Adecuada



80

4 PLAN DE ACCIÓN

En esta sección se presenta una propuesta sobre las acciones que la entidad deberá realizar para poder

efectuar las mejoras propuestas en el capítulo anterior.

Los planes de acción identificados para la entidad son los siguientes:

ID Plan de Acción Categoría Nombre Plan de Acción

ADM-2 ADMINISTRATIVO Estandarización de formatos para redacción de resoluciones TEC-1 TECNOLOGIA Implementación de sistema para diligenciar la información básica TEC-3 TECNOLOGIA Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web TEC-4 TECNOLOGIA Integración de sistemas web con sistemas de gestión documental TEC-5 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago Bancario TEC-6 TECNOLOGIA Sistema para la gestión del pago en línea

NOR-4 NORMATIVO Aplicación de los principios legales de simplicidad y racionalidad de los trámites y requisitos

Tabla 2. Listado de Planes de acción


81

ADMINISTRATIVO

Acción Estandarización de formatos para redacción de resoluciones

ID ADM-2

Descripción

Analizar y realizar el diseño de los formatos finales para la generación de resoluciones y de los procesos implicados. Desde el punto de vista de Procesos Esbeltos Administrativos (lean office), se establece que todas las acciones que no aportan valor al objeto del trámite son aquellas que deben ser analizadas para su reducción y eliminación del proceso. Se ha observado que la revisión del formato de las resoluciones han provocado hasta un 90 % de los reprocesos lo cual representa esfuerzo en tiempo y coste administrativo que no aportan valor al resultado del trámite. En este sentido, se ve necesario que se realice un único esfuerzo conjunto para definir un Formato único y un proceso de trabajo que permita reducir drásticamente los reprocesos por revisiones.

Líder

Categoría

Duración total Líder de proyecto (rol a

definir)

ADMINISTRATIVO

10 Semanas

Justificación

Teniendo en cuenta que la decisión definitiva de los trámites se adopta a través de actos administrativos que corresponden por regla general a la tipología de resoluciones y que, de acuerdo al Artículo 41 del Decreto Ley 019 de 2012, a los numerales 11 y 12 de la Ley 1437 de 2011 y a los Artículos 4 y 5 de la Ley 962 de 2005 la integralidad de la actuación o trámite debe ajustarse a los principios de eficacia, celeridad y economía, resulta imprescindible eliminar barreras formales que dilatan injustificadamente la expedición de tales actos para resolución del trámite, en tanto ellas responden a exigencias diversas y discrecionales de los funcionarios en cuanto a aspectos completamente ajenos al fondo de la decisión. En esta medida, acoger modelos estandarizados para los actos administrativos/resoluciones que ponen fin al trámite, permite racionalizar los procedimientos internos, eliminar reprocesos, optimizar tiempos y remover obstáculos puramente formales que van en detrimento de la garantía material de los derechos ciudadanos, generando entonces, mayor nivel de ajuste al cumplimiento del ordenamiento constitucional y legal e impidiendo que las entidades incurran en la prohibición prevista en el numeral 10 del Artículo 9 de la Ley 1437 de 2011, relativa a la demora injustificada en la producción del acto, su comunicación o notificación.

Cronograma (Semanas) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1

Analizar los procesos actuales para todos los trámites de la entidad

x x Planeación

2

Diseñar el formato de resoluciones y de los sistemas de soporte

necesarios

x x Planeación, Legal

3 Diseñar los procesos futuros

x x Planeación

4 Implementar piloto y

hacer despliegue al resto de procesos

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO BAJO

BAJO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Porcentaje de reprocesos por revisiones a los

formatos de resoluciones por

trámite

Tiempo y costo administrativo del trámite

Tiempo de entrega al solicitante por trámite


82


E6-10 Registro de ventas de fertilizantes o acondicionadores de suelo E6-11 Registro nacional de plaguicidas químicos de uso agrícola E6-12 Registro para producción, importación, exportación, almacenamiento de semillas, investigación en fitomejoramiento

y/o evaluación agronómica y de cultivares comerciales


1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona entidad e identificar aquellos en los que el reproceso por ajustes al formato de la resolución es considerable. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente los motivos principales de observaciones a los trámites (letra, márgenes, número de hojas, firmas, contenido, etc.). Es importante identificar estos aspectos a manera cuantitativa para poder realizar una priorización.

2 Sobre la priorización de los trámites analizados y teniendo en cuenta los motivos de rechazo, se deberán realizar sesiones de trabajo multidisciplinar para el diseño consensuado de un formato único de resolución. Una vez definido el formato se debe analizar las opciones de tecnología actuales para poder asegurar que el formato no se pueda cambiar. Para este punto se debe considerar desde plantillas protegidas en herramientas ofimáticas hasta la adquisición de herramientas de generación de archivos de texto con base a textos planos sin formato (esto asegura que sea la aplicación la que genere el formato y el funcionario solo redacte el contenido sin formato)

3 Con base en el punto anterior, se deben definir también los procesos nuevos de flujo de trabajo para los trámites analizados. En este punto se incluyen las soluciones de tecnología identificadas en el proceso. Tanto para el levantamiento de los procesos actuales como los futuros se propone emplear el formato y metodología de IDOM presentado en este informe.

4 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superada la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


83

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para diligenciar la información básica

ID TEC-1

Descripción

Implementar flujos de trabajo para la gestión electrónica del trámite, definir tipos de accesos de usuario al sistema y capturar mediante formularios web la información del usuario necesaria para diligenciar el trámite.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

El análisis integral y armonizado de las disposiciones contenidas en Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, evidencia la institucionalización de la tecnología como medio adecuado, pertinente y necesario para asegurar el cumplimiento de las obligaciones y principios que sustentan el ejercicio de la Función Pública Administrativa, por lo que el plan propuesto tiene justificación en la necesidad de lograr el total ajuste regulatorio por parte de las entidades al cumplimiento de las disposiciones legales que obligan a adoptar, en forma permanente, mecanismos de interacción electrónica con la ciudadanía y de gestión integral de actuaciones administrativas a través de medios electrónicos, lo que sustenta como primer paso a seguir, la adopción de formularios web que permitan, aunque sea de manera parcial, capturar los datos básicos para la radicación de la solicitud, la activación de los procedimientos internos y el envío de las comunicaciones de confirmación de recibo e inicio del trámite o de las necesidades de complementación de la solicitud para que la actuación continúe.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales

x x Planeación

2

Establecer los datos requeridos y diseñar

formularios de radicación virtual además de procesos futuros

x x x Planeación

3 Gestionar los servicios de desarrollo

x x Sistemas

4 Implementar los desarrollos

x x x Sistemas

5 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO ALTO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de usuarios que acceden

mensualmente al sistema

Número de trámites iniciados

Tiempo y costo administrativo mensual de

cada trámite


84


E6-10 Registro de ventas de fertilizantes o acondicionadores de suelo


1 Realizar un análisis de los trámites que lleva a cabo la entidad e identificar a aquellos que implican el inicio del trámite por medio de una solicitud escrita presencial y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para el inicio del trámite de manera virtual. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades del inicio de la solicitud del trámite y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por medio de mesas de trabajo se deberá realizar el ejercicio de diseño de formularios para iniciar el trámite. En este ejercicio se deben definir los campos (datos) de identificación del ciudadano y los datos propios del trámite que se pueden incluir en el formulario. En este punto se puede hacer una reflexión sobre los datos solicitados actualmente de manera física e identificar otros campos que faciliten el desarrollo del trámite. También se debe tomar en cuenta que un formulario web debe ser conciso y amigable para el usuario. Además de diseñar los campos, se debe diseñar la interface y sobre todo analizar como este proceso de radicación virtual se vinculará con el sistema de gestión actual. Esto con la idea de definir los requisitos y el alcance a cumplir para la implementación de los desarrollos necesarios en el sistema.

3 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación de los formularios web (incluyendo la adquisición del servicio web) y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

4 4.1 Implementar el módulo de flujo de trabajo de cada trámite. En esta fase se implementará el flujo de trabajo de cada uno de los trámites. Se implementará cada una de las fases por las que el trámite debe pasar hasta su resolución, los datos a introducir necesarios, las tareas de cada fase y los responsables de la tramitación del expediente por cada fase 4.2 Implementación del módulo de acceso del usuario al sistema. Este módulo será el encargado de permitir al usuario acceder al sistema identificándolo de una manera única. Los modos de acceso pueden ser diversos, desde el uso del certificado electrónico del usuario o bien registrándose en el sistema mediante usuario y contraseña que serán habilitadas previa verificación de la documentación aportada o bien mediante clave proporcionada por la entidad una vez que el usuario ha ido presencialmente a la entidad y ha sido correctamente identificado. 4.3 Implementación módulo de registro de datos y formulario. El sistema debe registrar información concebida en el diseño de campos y el formulario. 4.4 Implementación módulo de registro de datos y formulario Este módulo presentará al usuario que ha accedido correctamente al sistema, la relación de todos los trámites que el usuario ha creado con la entidad así como el estado o fase en el que se encuentra cada uno de esos trámites (en tramitación, en espera de documentación, verificando datos, etc.). Este módulo dará prioridad a la visualización de trámites aun abiertos, aunque incluirá filtros para que el usuario pueda consultar cualquier expediente creado.

5 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas identificadas en los puntos anteriores y de operativa por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y bajo la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto se debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


85

TECNOLOGIA

Acción Implementación de sistema para adjuntar documentación vía web

ID TEC-3

Descripción

Implementación de sistema para la captura de la documentación requerida al ciudadano para el inicio del trámite así como su almacenamiento en el sistema de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total

Responsable de sistemas

TECNOLOGIA

12 Semanas

Justificación

La introducción del fortalecimiento tecnológico y del gobierno electrónico como principios rectores en el ejercicio de la función pública administrativa, contenidos en los cuerpos normativos del Decreto Ley 2150 de 1995, en la Ley 962 de 2005, en la Ley 1437 de 2011 y en el Decreto Ley 019 de 2012, requieren para su cumplimiento, el desarrollo y adopción de instrumentos que permitan garantizar el acceso a los trámites y servicios del Estado bajo la premisa de acoger modelos de servicio que garanticen canales electrónicos para la interacción Ciudadanía-Estado, desprendiéndose de ello el imperativo de acoger tecnologías que aseguren la integralidad del servicio, de manera que no solamente el ciudadano pueda informarse sino también pueda formular la solicitud y aportar la documentación requerida para el trámite, mediante sistemas, funcionalidades o aplicaciones que permitan al ciudadano iniciar la actuación sin necesidad de hacer presencia en una sede física de la entidad y le garanticen la posibilidad de adjuntar en forma controlada la documentación requerida, asegurando no solo la interacción sino también la calidad de la misma en términos de exactitud y certeza de la documentación exigida y aportada para la resolución del trámite, con sus consecuentes mejoras en cuanto a eliminación o diminución de reprocesos.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar procesos actuales x x Planeación

2

Definir documentación necesaria por trámite y tipo

de información (imagen, texto, checklist, etc.)

x x x Planeación

3 Estrategias de almacenamiento

x Sistemas

4 Estrategia de interacción con el sistema de gestión

x x Sistemas

5 Gestionar los servicios de desarrollo

x x x Sistemas

6 Realizar prueba piloto e implementar

x x x x Planeación

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo ALTO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Tamaño en MB de los documentos totales

almacenados

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada trámite

Tamaño en MB de los documentos almacenados por

cada usuario


86


E6-10 Registro de ventas de fertilizantes o acondicionadores de suelo E6-11 Registro nacional de plaguicidas químicos de uso agrícola E6-12 Registro para producción, importación, exportación, almacenamiento de semillas, investigación en fitomejoramiento y/o

evaluación agronómica y de cultivares comerciales


1 Realizar un análisis de los trámites que realiza la entidad e identificar aquellos que implican la radicación de documentación física y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para realizar la radicación vía web desde la plataforma del trámite de la entidad. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales. Una vez identificados los más importantes se deberá realizar el levantamiento en detalle del proceso del trámite, identificando claramente las actividades de radicación física y los pasos de inclusión al sistema de gestión documental. Para el levantamiento de procesos se puede usar como referencia la metodología empleada en el presente informe.

2 Por cada trámite definir la información requerida para la correcta gestión del trámite, tanto aquella que sea solicitada al usuario mediante la introducción de formularios como aquellos anexos necesarios. Se debe analizar el formato de los archivos a adjuntarse (word, excel, PDF, GIF, TXT, DWG). Se clasificará la información de acuerdo a sus tipos de datos para un posterior almacenamiento en el sistema.

3 Para aquella información que ocupe un volumen inferior a 10 MB, crear mecanismo para el almacenado en la base de datos del sistema. Para aquella información o documentos cuyo volumen supere los 10MB, crear los mecanismos para almacenar la información en el sistema físico (no directamente en la base de datos), pero en la base de datos se guardará referencia acerca de la ubicación física así como otros metadatos importantes como el nombre del fichero, extensión, tipo, tamaño, etc.).

4 4.1 Analizar el sistema actual de gestión documental de la entidad. Estudiar la arquitectura del sistema, la tecnología sobre la cual está implementada con el fin de establecer el mejor modelo de integración con el sistema web. 4.2 Conectores de integración del sistema web con backend de gestión documental. Desarrollar los conectores necesarios para permitir la integración entre el sistema web de captura y visualización de los datos de tramitación con el sistema backend existente en la entidad. 4.3 Implementación de sistema backend de Entrada y Salida de trámites. Implementar un sistema backend de entrada y salida para poder visualizar los trámites existentes independientemente de si se han creado de forma interna o a través del formulario web. Este sistema de entrada/salida también permitirá al operador crear y dar de alta nuevos procesos de expedientes sobre un trámite existente. 4.4 Implementación de módulo de consulta de información documental de cada trámite. Implementar un módulo que permitirá la visualización y consulta de la información asociada a cada trámite, tanto de la información almacenada en la base de datos como de la información almacenada en ficheros físicos. Se permitirá también una búsqueda de la documentación.

5 En esta fase la Entidad debe valorar si los requisitos y alcances establecidos en las etapas anteriores pueden ser desarrollados por el personal propio de la entidad o se requiere la tercerización del servicio por empresas externas de desarrollo. Para el segundo caso se deberá realizar la búsqueda de proveedores para el servicio de implementación del servicio web y los desarrollos para la inter relación con el sistema de gestión actual.

6 Sobre el total de procesos diseñados se debe seleccionar uno para realizar una "prueba piloto". El proceso se selecciona considerando que sea representativo del resto de procesos pero que a su vez no tenga un elevado nivel de riesgo. En este sentido se recomienda seleccionar un proceso con mediana o baja demanda pero que a su vez involucre pasos similares al resto de trámites. Sobre este trámite se realizan las implementaciones tecnológicas y operativas identificadas en los puntos anteriores por medio de formación al personal implicado. Bajo un periodo de tiempo y con la supervisión del equipo de trabajo se implementa, controla y evalúa los resultados por medio de la medición de los indicadores propuestos. Se realizan también las acciones correctivas necesarias hasta obtener los resultados esperados. Una vez superado la prueba piloto de debe estructurar un plan para la implementación consecuente al resto de procesos.


87

TECNOLOGIA

Acción Sistema para la gestión del pago Bancario

ID TEC-5

Descripción

Implementar la creación de órdenes de pagos para el ciudadano y difusión de éstas a través de distintos canales e integración de la pasarela de comunicación bancaria del pago efectuado para su consulta y verificación en el sistema documental de la entidad.

Líder

Categoría

Duración total


TECNOLOGIA

9 Semanas

Justificación

Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas a la prohibición de exigir información, documentos, constancias o cualquier otro documento que ya repose en la entidad y a la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario sino también, contar con un sistema de gestión del mismo, que permita eliminar la exigencia documental de acreditación del pago como carga exigida al ciudadano, en tanto ésta información ya reposa en la entidad por ser precisamente la receptora del pago, para sustituirla a partir del uso de tecnologías, por una verificación oficiosa del mismo al momento de la radicación del trámite, asegurando con ello un estricto ajuste al cumplimiento del principio constitucional de reserva legal de los trámites y requisitos, la eliminación de barreras de acceso respecto a las acreditaciones documentales y de paso, facilitar el control detallado de los recursos recibidos y su origen, así como el aprovechamiento de esta información para otros fines que requiera la entidad, tales como informes estadísticos, rendición de cuentas, entre otros.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar trámites con pago asociado

x Planeación

2 Acuerdos con entidades bancarias

x x Contrataciones

3 Implementar canales de comunicación y pasarela

de notificación x x Sistemas

4 Crear pasarela para la

notificación bancaria de pago efectuado

x x x Sistemas

5 Integrar pago bancario con flujo del trámite

x x Sistemas

6

Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados

x x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de órdenes de pago generadas

Número de pagos realizados en banco

Porcentaje de órdenes de pago generadas por pago

realizado


88





1 Realizar un análisis de los trámites que gestiona la entidad e identificar aquellos que incluyen los pagos de los usuarios en entidades bancarias y que pueden ser susceptibles de incluir la tecnología para poder emitir directamente el pago desde la web del trámite. Levantar una priorización de estos trámites por medio de mesas de trabajo y análisis de las estadísticas de frecuencia, costes y riesgos relacionados con los procesos actuales.

2 Establecer un acuerdo de relación con la entidad bancaria para el desarrollo de los canales de comunicación y las pasarelas de confirmación. Las entidades con esta tecnología tienen establecidas las tareas a realizarse por ambas partes. Las más relevantes se resumen en los siguientes pasos:

3 Para cada trámite que necesite una liquidación, se generará una orden de pago única para el ciudadano con un identificador único que será la clave para el pago bancario y el posterior reconocimiento en el sistema. La orden de pago creada se podrá enviar al ciudadano a través de distintos canales de comunicación dependiendo de la elección del ciudadano, estos canales pueden ser: descarga directa de PDF de orden de pago, envío al correo electrónico de PDF de orden de pago, envío de SMS con instrucciones de pago, generación de código QR con orden de pago, etc.

4 Crear una pasarela segura para proporcionar al banco de tal forma que cuando en sus oficinas se realice la liquidación de la orden de pago, el banco lo comunique al sistema de la entidad de una forma segura. Se implementarán mecanismos de redundancia, integridad y robustez para asegurar que el pago efectivamente se ha efectuado.

5 Crear conectores seguros con el sistema de gestión de expediente de tal forma que una vez realizado el pago se pueda continuar con la tramitación del expediente.

6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultar acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.


89

TECNOLOGIA

Acción Sistema para la gestión del pago en línea

ID TEC-6

Descripción

Creación de protocolos y acuerdos con entidades bancarias con servicios de pago online e implementación de módulos, conectores y formularios web para permitir al ciudadano el pago online del trámite.

Líder

Categoría

Duración total


TECNOLOGIA

8 Semanas

Justificación

Con la expedición de los Artículo 6, 7 y 8 del Decreto Ley 2150 de 1995, complementados posteriormente por disposiciones de la Ley 962 de 2005, la Ley 1437 de 2011 y el Decreto Ley 019 de 2012, relativas al cumplimiento del principio de fortalecimiento tecnológico, y la implementación del Gobierno Electrónico y el Gobierno en Línea, resulta obligatorio para las entidades no sólo disponer de mecanismos que habiliten el pago bancario en sedes presenciales sino también, contar con sistemas de pago electrónico y en línea que permitan al ciudadano, de acuerdo al canal mediante el cual se accede al trámite, efectuar el pago sin necesidad de contactos o desplazamientos adicionales, disminuyéndose el tiempo y recursos invertidos por el ciudadano para iniciar el trámite, así como a la generación de procesos más cohesionados, ágiles y de más fácil control por parte de la entidad.


1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Analizar pasarelas de pago bancario online disponibles

x Planeación

2 Firmar protocolo con entidad bancaria

x x Sistemas

3 Crear un formulario de pago on-line

x Planeación

4 Crear de conectores con la

pasarela de la entidad bancaria

x x Sistemas

5

Crear conector transaccional de pago online efectuado con el sistema de gestión de la

entidad

x x Sistemas

6

Implementar sistema backend de consulta y verificación de pagos bancarios realizados

x x Sistemas

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo MEDIO MEDIO

MEDIO

MEDIO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

Número de pagos online realizados

Porcentaje de pagos online comparado con pago físico


90





1 Realizar un análisis de las pasarelas de pago online de los bancos colombianos disponibles estudiando que servicios e interfaces ofrecen, facilidad de integración y los costos de usar sus servicios de pago online.

2 Seleccionar una de las plataformas y firmar un acuerdo de protocolo de colaboración entre la entidad y el banco para el uso de los servicios de pago online.

3 La entidad debe crear un formulario de pago online que recoja los principales datos de la orden de pago, así como permitir al ciudadano introducir su medio de pago (tarjeta de débito o crédito).

4 Crear conectores entre el formulario web y la pasarela de pago bancaria de tal forma que se pueda realizar el pago a través del formulario.

5 Crear conectores transaccionales de tal forma que la pasarela bancaria notifique que el pago se ha realizado correctamente y que no ha habido ningún problema, de otro modo se debe poder realizar un rollback completo, si no se ha completado la transacción de forma correcta.

6 Implementar un sistema backend en la entidad de tal forma que se puedan realizar consultas acerca de los pagos bancarios que se han efectuado para tener un control y realizar verificaciones sobre los pagos.


91

NORMATIVO

Acción Aplicación de los principios legales de simplicidad y racionalidad de los trámites y requisitos

ID NOR-4

Descripción

Intervenir las normas existentes a nivel reglamentario y/o legal en función de estructurar cuerpos normativos claros, cohesionados y unificados, eliminar cargas que no resultan técnica o jurídicamente proporcionadas a los fines del trámite y establecer el intercambio de información y eliminación de acreditación documental como regla general del trámite.

Líder

Categoría

Duración total Director Área Responsable

del Trámite

NORMATIVO

8 Meses

Justificación

La aplicación del plan se justifica en la necesidad de intervenir aquellos trámites que cuentan con regulación que sustenta todos los elementos esenciales de caracterización del trámite, pero ella resulta compleja o dispersa desde el punto de vista cuantitativo o cualitativo, favorece distorsiones en su interpretación y propicia brechas de cumplimiento respecto a normas legales de aplicación obligatoria y transversal.

Cronograma (Meses) ID Tarea

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Responsable

1 Revisar y actualizar el

diagnóstico regulatorio x x

Abogado de apoyo al área responsable del

trámite

2 Diseñar de la reforma o intervención regulatoria

x x x x x Jefe de Área

responsable del Trámite

3 Validar la reforma o intervención regulatoria

x x

Jefe Oficina de Planeación de la

entidad o su delegado para el asunto

4 Socializar interna y/o

externa de la reforma o intervención

x

Jefe de Servicio al Ciudadano de la entidad

o su delegado para el asunto

5 Expedir la reforma regulatoria

x x Director Área

responsable del trámite

Riesgo

Esfuerzo

Inversión

Tiempo BAJO ALTO

BAJO

ALTO

Indicador 1

Indicador 2

Indicador 3

No. de cuerpos normativos vigentes,

detectados en la hipótesis aplicable al

trámite vs. No. definitivo de cuerpos

normativos derogados

No. de cuerpos normativos que quedan vigentes después de la

intervención

No. de acreditaciones documentales

exigidas por las normas, ex ante a la intervención vs. No. de acreditaciones

documentales exigidas por las

normas, ex post a la intervención


92





1 Establecer la existencia o no de normas legales o reglamentarias que hayan sido expedidas con posterioridad al cierre del estudio que afecten los elementos esenciales caracterizados para el procedimiento, servicio o programa; de ser el caso, analizar los impactos de las mismas e introducir los ajustes. A partir de ello, recolectar la totalidad de las normas vigentes que regulan el trámite y elaborar inventario de la totalidad de las disposiciones que establecen condiciones, requisitos documentales y costos y efectuar un análisis cualitativo de cada disposición respecto a vacíos, ambigüedades, claridad y vigencia del texto a las condiciones actuales (antigüedad vs. modernización de contenidos). Establecer alternativas jurídicas para el tratamiento cohesionado de los trámites en todos estos elementos, por ejemplo decreto, resolución, instrucción, circular, según aplique.

2 Elaborar textos regulatorios mediante los cuales se elimine la dispersión normativa para condiciones, acreditaciones documentales y costos del trámite, se determine específicamente cuáles documentos se eliminan como carga probatoria a cargo del ciudadano y se los sustituye por mecanismos de intercambio de información y/o interoperabilidad intra e interinstitucional y se ajuste la regulación a estándares de calidad en la técnica reglamentaria para asegurar claridad, coherencia, cohesión y completitud. Lo anterior implica efectuar previamente: i) inventario de documentos que deben ser eliminados como acreditación probatoria a cargo del ciudadano, ii) inventario de las entidades con las que actualmente se realizan intercambios de información o se despliegan procesos de interoperabilidad, iii) realización de mesas técnicas interinstitucionales para establecer condiciones técnicas y jurídicas para alcanzar niveles de servicio óptimos y esperados con la reforma o la intervención, iv) realización de mesas técnicas internas para establecer parámetros de modernización y cohesión de la regulación, y v) diseño de los instrumentos jurídicos (convenios y/o acuerdos de nivel de servicio) a suscribir para formalizar y asegurar la interoperabilidad o el intercambio de información.

3 Asegurar plena coherencia, cohesión y calidad en los textos regulatorios con los procesos y procedimientos acogidos para el despliegue de la actuación y la eliminación de las acreditaciones documentales al ciudadano y con los textos diseñados para los instrumentos que formalicen el intercambio o interoperabilidad de la información intra e interinstitucionalmente. Comprende validación y ajuste del texto normativo versus proceso y procedimiento acogido para el trámite, servicio, programa o procedimiento versus análisis de calidad regulatoria de textos jurídicos producidos versus contenidos de los instrumentos a suscribir, como convenios y acuerdos de nivel de servicio que darán plena funcionalidad y operatividad al modelo y la eliminación de los requisitos documentales.

4 Garantizar el conocimiento intrainstitucional e interinstitucional del alcance, objeto y efectos pretendidos con la intervención regulatoria al interior de todas las áreas de las entidades involucradas, o ante actores externos de ser el caso; establecer acciones específicas para la apropiación adecuada en la interpretación y ejecución práctica de los textos normativos, los contenidos de los convenios y/o acuerdos de niveles de servicio acogidos, apuntando a la eliminación de cualquier interpretación que distorsione su aplicación por parte de los distintos operadores al interior de la entidad.

5 Someter a la aprobación definitiva de las áreas directivas de la entidad el(los) texto(s) regulatorio(s) y el(los) convenio(s) o acuerdo(s) de nivel(es) de servicio(s), señalar momento cero para la iniciación de su aplicación en estricta coordinación con la iniciación de los procesos y procedimiento modificados de ser este el caso y con la suscripción y formalización de los acuerdos y convenios. A partir de ello desplegar procedimientos internos de numeración, adopción y publicación. Esta fase implica efectuar los ajustes correspondientes para la actualización del trámite en el SUIT y en los canales y medios informativos de la entidad.


93

5 CONCLUSIONES

A partir de la valoración cualitativa y cuantitativa presentada para cada Trámite, se elaboró una

valoración promedio para el conjunto de los Trámites y Servicios caracterizados de la entidad que puede

usarse como referencia. Sin embargo, vale la pena recalcar que esta valoración no refleja las

características de la entidad como un todo ya que solo representan los promedios valorados de algunos

procesos de la misma.

Ilustración 17. Valoración promedio de Trámites y Servicios analizados

En cuanto al aspecto normativo, esta entidad requiere revisar la reglamentación de los trámites

analizados, en orden a lograr su actualización pues algunas de estas antiguas resoluciones datan de

hace más de 10 años, e integran textos que incluso a la luz de la normatividad vigente ya no resultan

aplicables. Se observa que en razón a lo anterior, el SUIT no reportan las acreditaciones documentales

reales contenidas en la normatividad vigente, lo que distorsiona no solo la información brindada sino que

impacta la seguridad jurídica requerida para el solicitante en cuanto a cargas documentales y

acreditaciones que debe reunir. Dada la antigüedad de las reglamentaciones, ellas no se encuentra

armonizadas con las disposiciones legales que aplican de manera general, integral y transversal a

cualquier trámite del estado, por lo que la entidad reporta un bajo nivel de control regulatorio que resulta

perentorio corregir.

6 17

❸ Avanzado

❶ Presencia

❶ Complejo

❸ Adecuada

❶ Inadecuada

❸ Adecuada


Ninguna de las exigencias documentales encuentran soporte en normas legales de carácter nacional o en normas reglamentarias expedidas bajo autorización legal para ello y tampoco se da estricta aplicación para su exigibilidad al ordenamiento jurídico integral que rige el trámite y la gestión administrativa del


La atención al usuario se puede realizar de manera virtual, además de los médios básicos de comunicación


El proceso implica muchos pasos e involucra a varios actores, por lo cual es complejo para su seguimiento y es costoso para la entidad


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De los trámites a adelantar frente a esta entidad se encontró que la normatividad es demasiado extensa,

dispersa y poco clara cuando se pretende acceder a ella en el portal SUIT, lo que implica al usuario una

dispendiosa identificación de los requisitos, condiciones y en general para el entendimiento lógico del

trámite. De igual manera se encontró que se exigen documentos que la entidad puede obtener mediante

interoperabilidad y se observa la presencialidad obligatoria para acceder al trámite, lo que deja sin

aplicación las disposiciones de la Ley 1437 de 2011 en el sentido de la obligatoriedad que reporta para

las entidades, habilitar mecanismos para interactuar con la ciudadanía en el ámbito de todas sus

competencias y funciones.

Para algunos de los trámites analizados se exigen documentos que han sido expedidos por la misma

entidad, lo que vulnera el deber de sustitución de la acreditación documental por mecanismos de

interoperabilidad intrainstitucional dispuesta en el ordenamiento legal que rige la simplificación y

racionalización de trámites.

Para esta entidad se observa que algunos trámites implican la realización previa de otros trámites, lo que

demuestra una vocación natural de los mismos para optimizarlos en función de observarlos como

cadenas de trámite. Respecto a este punto, se reseña una falla regulatoria basada en la masiva

dispersión normativa, que asigna en múltiple normatividad una cantidad importante de requisitos y

condiciones que de ninguna manera facilita el entendimiento del trámite para el ciudadano, además de

no brindar seguridad en materia de cuáles de todos los requisitos permanecen vigentes o cuales no lo

están.

Para esta entidad en particular se hallaron normas reglamentarias que obligan al establecimiento de una

Ventanilla Única relacionada con algunos de sus registros, obligación frente a la cual aún no se ha dado

cumplimiento; en consecuencia se recomienda ajustar la reglamentación del ICA en orden a su

modernización y ajuste con normas de carácter legal transversales a todos los trámites, generar calidad

regulatoria respecto a qué requisitos se encuentran vigentes y cuáles no, qué requisitos no pueden ser

obtenidos legalmente por vía de interoperabilidad y cuáles deben hacerlo bajo este mecanismos, dar

cumplimiento al modelo de ventanilla única ordenado a nivel reglamentario por el Ministerio de

Agricultura y a los modelos de interoperabilidad, eliminación de cargas de acreditación documental y

fortalecimiento de las funciones de control oficiosas que permitan eficiencia en la consulta de información,

reducción, de tiempos, costos y pasos a desplegar por el ciudadano.

instituto colombiano agropecuario€¦ · adicionalmente, el dnp planteó una metodología en...

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