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INSTITUTO BOLIVARIANO ESDISEÑOS
INFORME DE RESULTADOS DE REVISION POR LA DIRECCIÓN
Código : GD-RG-002
Versión : 01
Fecha : 04-08-2011
Página : 1 de 18
FECHA DE ELABORACIÓN:
21 05 2016 N° DEL INFORME
001
RESPONSABLE: ADOLFO HERRERA CAICEDO
CARGO Rep. De la Dirección
La alta dirección de Instituto Bolivariano Esdiseños en respuesta a su compromiso
con la implementación, mantenimiento y mejora de su Sistema de Gestión de
Calidad, y a partir de las normas: ISO 9001, NTC 5555, NTC 5681 y NTC 5888,
establece en este documento, el informe del primer trimestre del año 2016, el cual
incluye el comportamiento de los procesos que se han desarrollado dentro de este
Sistema, los cuales son:
Gestión directiva.
Gestión de la calidad.
Gestión académica.
Gestión de la comunidad.
Gestión de talento humano.
Gestión de financiera.
Gestión logística e infraestructura.
Gestión de mercadeo.
ALCANCE DEL INFORME DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
El presente Informe de Revisión por la Dirección del Sistema de Gestión de la
Calidad de PRIMER TRISMESTRE DE 2016, contiene los siguientes aspectos:
ITEMS CONCEPTO
A. La política y los objetivos de calidad
B. Los resultados de aprendizaje de los estudiantes medidos a
través de las pruebas tanto externas cuando aplique, como
evaluaciones internas de la institución de formación para el
trabajo
C. La información estadística derivada de los indicadores relevantes
de los objetivos, tales como matricula, retención, deserción,
promoción.
D. El direccionamiento y plan estratégico de la institución de formación
para el trabajo.
E. Las condiciones del contexto y las necesidades concretas
de formación de talento humane del sector productivo al que
apunta la oferta de formación.
F. Los resultados financieros de las instituciones.
G. Los efectos financieros de las actividades relacionadas
con calidad.
H. Las acciones de seguimiento de las revisiones de la calidad
efectuadas por la alta dirección de la institución.
I. Los resultados de las quejas, solicitudes y manifestaciones
De los clientes. Sector productivo y otras partes interesadas.
J. Los resultados obtenidos con el plan de mejoramiento
institucional, incluyendo los resultados de las acciones preventivas
y correctivas.
K. El grado de cumplimiento del perfil esperado del egresado.
L. La información sobre el destino de los egresados de la institución.
M. Los resultados del proceso de autoevaluación institucional.
N. Las recomendaciones de mejora.
O. Los cambios en los requisitos legales, profesionales o
reglamentarios y los cambios en el marco legal vigente.
P. Los resultados de las auditorías internas al sistema de gestión de la
calidad.
Q. La mejora de la eficacia del sistema de Gestión de la calidad y sus
procesos.
R. La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente.
S. La retroalimentación del cliente.
T. El desempeño de los procesos y la conformidad del producto.
U. El estado de las acciones correctivas y preventivas.
V. Las acciones do seguimiento de revisiones por la dirección previas.
A) Políticas y Objetivos de Calidad
Se sugirió que la política de calidad actual se mantiene desde el año
2015 hasta la actualidad del primer trimestre del 2016.
El INSTITUTO BOLIVARIANO ESDISEÑOS garantiza que la política de calidad
sea adecuada al propósito de la institución, con el personal idóneo y
capacitado para ejercer las labores encomendadas y especificas, con recursos
físicos, humanos y pedagógicos, con diseños curriculares basados en las
normas de competencia establecidas, dando así cumplimiento con toda la
normatividad vigente, procurando mantener claridad y veracidad en toda la
información suministrada; ofreciendo al campo laboral egresados competentes
- Contar con el personal idóneo y capacitado para ejercer las labores
encomendadas y específicas.
- Administrar el sistema de gestión de calidad dando cumplimiento a
los requisitos del estándar ISO 9001 y la NTC 5555.
- Transformar el contexto de nuestra comunidad educativa.
- Garantizar la formación académica laboral e integral por
competencias y de calidad.
- Ofrecer al campo laboral egresados competentes.
- Planear y coordinar actividades relacionadas con la Formación
Técnico Laboral por competencias.
- Satisfacer plenamente los requerimientos de nuestros clientes.
B) Los resultados de aprendizaje de los estudiantes medidos a través
de las pruebas tanto externas cuando aplique, como evaluaciones
internas de la institución de formación para el trabajo.
El SGC en Instituto Bolivariano Esdiseños, en su proceso de gestión
académica durante el trimestre del año 2016 , ha fortalecido la metodología
para la evaluación y promoción de cada uno de los estudiantes en los
distintos proyectos educativos del programa en los que se encuentran
matriculados. Los resultados de aprendizajes de estos estudiantes, se miden
con la aplicación de las pruebas que se realizan en la plataforma Q10, por tal
razón, los docentes y personal administrativo, recibieron diferentes
capacitaciones para la mejora en el manejo de dicha plataforma.
C) La información estadísticas derivada de los indicadores
relevantes de los objetivos, tales como matriculas,
retención, deserción y promoción
ENERO 58
FEBRERO 121
MARZO 80
ABRIL 41
MAYO 26
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
0
20
40
60
80
100
120
140
Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3
AFILIACIONES
Serie 1
MERCADEO Y VENTAS 15
ANALISIS Y DESARROLLO SISTEMAS DE INFORMACION
20
AUXILIAR CONTABLE FINANCIERON 26
SECRETARIADO EJECUTIVO 35
0
5
10
15
20
25
Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3 Categoría 4
RETENCIÒN
Serie 1
MERCADEO Y VENTAS 2
ANALISIS Y DESARROLLO SISTEMAS DE INFORMACION
2
AUXILIAR CONTABLE FINANCIERON 0
SECRETARIADO EJECUTIVO 1
0
0,2
0,4
0,6
0,8
1
1,2
1,4
1,6
1,8
2
Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3 Categoría 4
DESERCION
Serie 1
D) El direccionamiento y plan estratégico de la institución de
formación para el trabajo.
Este informe es un resumen del plan de mejoramiento que se planteo a
principio de año se ubica en el marco de la Planeación Estratégica,
base del sistema de planificación adoptado por la Institución educativa. El mejoramiento continuo y sistemático de la gestión procura garantizar
el cumplimiento de los objetivos misionales y lograr una institución
adaptada a las condiciones del futuro con fundamento en su Proyecto
Educativo Institucional.
E) Las condiciones del contexto y las necesidades concretas de
formación de talento humano del sector productivo al que apunta la
oferta de formación.
De acuerdo a las necesidades del sector productivo y a diálogos con
las empresas con las cuales tenemos convenio de pasantías, hemos
podido observar en este año que la gran necesidad estuvo en
mercadeo, secretariado.
MERCADEO Y VENTAS
ANALISIS Y DESARROLLO SISTEMAS DE INFORMACION
AUXILIAR CONTABLE FINANCIERON
SECRETARIADO EJECUTIVO
0
0,1
0,2
0,3
0,4
0,5
0,6
0,7
0,8
0,9
1
Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3
ESTUDIANTES A GRADUAR
Serie 1
F) Los resultados financieros de las instituciones
Con los estados financieros del año 2016 en este trimestre se obtuvo
la información necesaria para cumplir con la meta establecida.La
institución da a conocer su situación económica y financiera y los
cambios que a experimenta la misma, con sus variaciones como son el
Balance General y los Estados de Resultados.
G) Los efectos financieros de las actividades relacionadas con calidad
Dentro del presupuesto se destino el rubro cuyo destino era para los
procesos de Gestión de Calidad .
Se sigue teniendo como prioridad todo a lo que concierne a la calidad
del instituto ya que es la que está al frente de que cada uno de los
procesos se ejecuten y para seguir manteniendo nuestra certificación.
MERCADEO Y VENTAS 5
ANALISIS Y DESARROLLO SISTEMAS DE INFORMACION
2
AUXILIAR CONTABLE FINANCIERON 2
SECRETARIADO EJECUTIVO 3
0
1
2
3
4
5
6
Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3 Categoría 4
ESTUDIANTES EN EL SECTOR PRODUCTIVO
Serie 1
H) Las acciones de seguimiento de las revisiones de la calidad
efectuadas por la alta dirección de la institución
Este trimestre todo el personal de la institución aprendió a valorar
nuestro SGC y reconocer la importancia de brindar un servicio con
calidad. Actualmente contamos con coordinador de calidad y los
procesos marchan bien. Las quejas las atiende el Coordinador
académico de manera personalizada y otras a través del buzón de
sugerencias.
Se dispone de carteleras para nuestros clientes internos y externos, para
socializar temas relacionados SGC entre otros que se consideran
pertinentes por la institución.
I) Los resultados de las evaluaciones de las quejas, reclamos,
solicitudes y manifestaciones de satisfacción de los clientes
(estudiantes y sector productivo) y otras partes interesadas.
Durante este trimestre sean implementados un nuevo buzón de
sugerencia para tener mayor control de ellos
ENERO 2
FEBRERO 1
MARZO 0
ABRIL 0
MAYO
JUNIO
JULIO
AGOSTO
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
Categoría 1 Categoría 2 Categoría 3
INDICADOR
Serie 1
J) Los resultados obtenidos con el plan de mejoramiento institucional,
incluyendo los resultados de las acciones preventivas y
correctivas.
La institución cuenta con declaraciones documentadas de la política y los objetivos de calidad, se han revisado y se mantienen, se han divulgado a la comunidad educativa.
Se evidencian los procedimientos documentados requeridos en la norma técnica, se han actualizado, aplicado y se mantienen. La institución cuenta con los documentos que requieren para la planificación eficaz, operación y control de sus procesos.
La institución cuenta con los registros requeridos en las normas técnicas y los registros necesarios para la prestación del servicio de formación.
La planificación de la prestación del servicio se evidencia documentada en el PEI y en el manual de convivencia.
La documentación del SGC se ha establecido, documentado, implementado, mantenido y se encuentra mejorando su eficacia.
Se pudo evidenciar que las directivas de la institución conocen y participan activamente dentro del sistema de gestión de calidad, proporcionan los recursos necesarios para la operación eficaz y eficiente del sistema de gestión y de los programas, en la entrevista con la responsable de la dirección se pudo confirmar que se conoce los aspectos relevantes y por mejorar de cada proceso.
Se han determinado y documentado los requisitos de los clientes y de las partes interesadas, la institución enfoca el sistema al cumplimiento de los requisitos identificados, se establecieron la política y objetivos de calidad de acuerdo con los requisitos de los clientes y de la norma técnica, se evidencia comunicación y entendimiento por parte de los estudiantes y personal de la institución.
La dirección ha planificado, documentado e implementado el sistema de gestión de calidad, se han definido los canales de comunicación interna para la comunicación del sistema de gestión de calidad. Se definió la responsabilidad y autoridad de los miembros de la comunidad educativa.
De acuerdo con lo anterior y el resultado de las entrevistas realizadas con el personal del los diferentes procesos; se puede evidenciar continuidad del
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
compromiso de la dirección con el sistema de gestión de calidad.
La institución ha establecido e implementado mecanismos e instrumentos adecuados que le permiten conocer la percepción de la satisfacción de los clientes con respecto al cumplimiento de sus requisitos, se han implementado métodos adecuados para evaluar la percepción de la satisfacción de los clientes tales como encuestas de satisfacción, buzón de sugerencias, procedimientos para el tratamiento de quejas, comités, autoevaluación institucional.
K) El grado de cumplimiento del perfil esperado del egresado
En este 2016, nuestro trimestre ha tenido un contexto de evaluación, el
seguimiento de egresados es un asunto transcendental para las
Instituciones, ya que el desempeño profesional y personal de los
egresados permite construir indicadores con respecto a la calidad y
eficiencia de las instituciones de educación. Sin embargo, no todas las
Instituciones cuentan con programas sistemáticos de seguimiento de
egresados que sirvan para la detección de áreas de oportunidad para la
mejora.
l) La información sobre el destino de los egresados de la
institución
En el trimestre del año 2016, el seguimiento de egresados mide el
grado de eficacia en el desempeño laboral del egresado, en particular
de los egresados de años anteriores. La idea de este modelo es que
proporcionen una medida a nivel global que guarda la eficacia laboral
del egresado y explique las relaciones de causalidad con sus
componentes.
Por otra parte se intenta en lo posible mantener actualizada nuestra
base de datos y realizamos eventos y reuniones de egresados para
recabar más información sobre su continua formación académica y su
vinculación laboral en el mercado
M) Los resultados del proceso de autoevaluación institucional
La institución mantiene en el trimestre del 2016 un sistema de
autoevaluación institucional que le permite desarrollar procesos
participativos y permanentes de planeación y autorregulación que
orienten sus planes y proyectos.
N) Las recomendaciones de mejora
El ámbito de la revisión del Sistema de Gestión de Calidad involucra el
nivel de adecuación del Sistema de Gestión de Calidad frente a la
Norma ISO 9001 del 2011, NTC 5580, NTC 5581 y NTC 5666
Durante el trimestre del 2016 y con miras a mantener la certificación de
Calidad, se planeó el ciclo de auditorías internas de calidad, las cuales
abarcaron la totalidad de los procesos de la institución.
O) Los cambios en los requisitos legales, profesionales o
reglamentarios y los cambios en el marco legal vigente.
Se realizó una revisión del aspecto legal vigente y se incluyeron en
nuestro listado maestro de documentos externos lo siguiente:
NUM NOMBRE DEL DOCUMENTO - ENTIDAD EMISORA
1 Ley 115 de 1994 Por la cual se expide la ley general de educación.
2
Ley 1064 de 2006 Por la cual se dictan normas para el apoyo y fortalecimiento de la educación para el trabajo y el desarrollo humano establecida como educación no formal en la Ley General de Educación.
3
Circular 21 de 2010:Orientacion para la obtencion de licencia para de funcionarios y la renovacion de los registros para programas de la educacion para el trabajo y el desarrollo humano
4 Decreto 2020 de 2006 Por medio del cual se organiza el Sistema de Calidad de Formación para el Trabajo
5
Decreto 3756 de 2009 Por el cual se modifica el articulo 4 del decreto 2020 de 2006 y se dictan otras disposiciones referente a la certificacion de la calidad de la formacion de trabajo
6 Decreto 4904 de 2009 Por el cual se reglamenta la organización, oferta y funcionamiento de la prestación del servicio educativo para el trabajo y el desarrollo humano
7 ISO 9000: 2005 Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario
8 ISO 9001: 2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos
9 NTC 5555: 2011 Sistema de gestión de la calidad para instituciones de formación para el trabajo
10 NTC 5581:2011 Programas de formación para el trabajo. Requitos
11 NTC 5666:2011 Programas de formación en el trabajo en el sector de sistemas informáticos. Requisitos
12 NTC 4595 Planeamiento y Diseño de Instalaciones y Ambientes Escolares
13 GTC 200 Guía para la implementación de la norma ISO 9001
14 Documento No. 6 Diseño y ajuste de programas de formación para el trabajo bajo el enfoque de competencias
15 Documento No. 7 Aplicación de las normas técnicas colombianas para la certificación de calidad de instituciones y programas de formación para el trabajo
16 Guía No. 21 Aportes para la Construcción de Currículos Pertinentes
17 Guía No. 29 Verificación de los requisitos básicos de funcionamiento de programas de formación para el trabajo y el desarrollo humano
18 Guia No. 34 Guía para el mejoramiento institucional - De la Autoevaluación al Plan de Mejoramiento
19 Caracterización Ocupacional del Sector Servicios Financieros
20 Caracterización Ocupacional de la Teleinformatica
21 Caracterización Ocupacional Asistencia Administrativa
22 Caracterización del Mercadeo
23 Caracterización Ocupacional del Sector Turismo
24 Caracterización de la Logística
25 Caracterización Ocupacional Servicios Portuarios
26 Caracterización Ocupacional Sector Servicios Personales Belleza y Estetica
27 Caracterización Ocupacional Cadena Textil - Confección
28 Caracterización Ocupacional de la Industria de la Comunicación Gráfica
29 Guía Operativa para la prestación del servicio de atención integral a la primera infancia
30 LEY 1620 DEL 15 DE MARZO DE 2013: Sistema Nacional de Convivencia Escolar y Formacion para el Ejercicio de los Derechos Humanos.
31 Acuerdo 00004 de 16 : Programas de Formación de Empresas y del registro de programas de las Instituciones de Educación Superior (IES)
32
Norma Tecnica Colombiana NTC 5580: Programas de Formacion para el Trabajo en el Area de Idiomas. Requisitos.
33
Decreto No. 367: Presentar Solicitud de Registros de los programas de Educacion para el Trabajo y el Desarrollo Humano que Actualmente ofrecer las Instituciones formadoras.
34 Decreto N° 3756: Modificacion del Articulo 4 del Decreto 2020 de 2006 y se dictan otras disposiciones referentes a la certificacion de Calidad de la formacion para el trabajo.
35
DECRETO N° 1965: Ley 1620 de 2013, que crea el Sistema Nacional de Convivencia Escolar y Formacion para el Ejercicio de los Derechos Humanos, la educacion para la Sexualidad y la prevencion y Mitigacion de la Violencia Escolar.
36 Norma Técnica Colombiana NTC 5664: Programas de Formacion para el Trabajo y Desarrollo Humano en el Area de Formacion Artistica y Cultura. Requisitos.
37 Norma Tecnica Colombiana NTC 5665: Programa de Formacion para el trabajo y el desarrollo humano en las areas relacionadas con el turismo. Requisitos.
38
DECRETO 1620 MANUAL DE CONVIVENCIA Y RUTA DE ATENCION INTEGRAL PARA LA CONVIVENCIA ESCOLAR
38
DECRETO 1075 DE 2015 POR MEDIO DE LA CUAL SE EXPIDE DECRETO UNICO REGLAMENTARIO DEL SECTTOR EDUCATIVO
q) Los resultados de las auditorías internas al sistema de gestión
de calidad.
ACTIVIDADES DESARROLLADAS
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
FORTALEZAS:
ASPECTOS POR MEJORAR
NO CONFORMIDADES
No. PROCESO REQUISITO DESCRIPCIÓN
1
2
3
VERIFICACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO EFICAZ DEL
S.G.C.
CIC
LO ASPECTO REVISADO SI
N
O
P
Se evidencia la aplicación y conformidad con la Norma ISO
9001:2008
Se tienen establecidos los objetivos y procesos del S.G.C.
Se evidencian los documentos necesarios para la
operacionalización de los procesos
Se tienen en cuenta los requisitos legales en la planeación de
las actividades de los procesos
H
Se evidencia la interacción de los procesos en el desarrollo de
las respectivas actividades
Las actividades se desarrollan de acuerdo a lo establecido en
los procedimientos
Los registros del S.G.C. se llevan adecuadamente de acuerdo a
lo establecido
Se realiza evaluación periódica a los procesos y al sistema a
través de la medición de indicadores
V
El análisis y seguimiento a los indicadores del S.G.C.
evidencian la eficacia del sistema
Se evidencia el adecuado manejo a las quejas, reclamos,
sugerencias y manifestaciones de satisfacción
Se evidencia la adecuada medición de la satisfacción de los
clientes
Se realiza una adecuada revisión al S.G.C. a través de la
Revisión por la Dirección
A
Existe una gestión apropiada para las acciones correctivas
implementadas
Existe una gestión apropiada para las acciones preventivas
implementadas
Existe una gestión apropiada para las acciones de mejora
VERIFICACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO EFICAZ DEL
S.G.C.
CIC
LO ASPECTO REVISADO SI
N
O
implementadas
DECLARACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN Y MANTENIMIENTO
EFICAZ DEL S.G.C. SI NO
De acuerdo a la evaluación de los aspectos anteriores, se evidencia
que el Sistema de Gestión de la Calidad ha sido implementado y se
mantiene de manera eficaz.
R) La mejora del producto en relación con los requisitos del cliente.
Hemos tenido mejoras en cuento relación del cliente, ya contamos con
una mayo respuesta en cuanto el pago de modulo y entrega del libro.
Ya se cuenta con plataforma virtual Q10 con los modulo para la ayuda
virtual
S) La retroalimentación del cliente
T) El desempeño de los procesos y la conformidad del producto
ENTRADAS DEL ÚLTIMO AÑO PARA LA REVISION POR LA DIRECCION
AUDITORIAS EXTERNAS
De la Auditoría externa del 2015,
a. NO CONFORMIDAD MAYOR - PROCESO: Gestión Talento Humano.
b. NO CONFORMIDAD MENOR (3) - PROCESO: Gestión Académica. U) El estado de acciones correctivas y preventivas
V) Las accione de seguimiento de revisiones por la dirección previas
Es compromiso permanente y nuestra razón de ser, lograr los objetivos de cada uno de los alumnos.
Revisar permanentemente las encuestas de satisfacción y los parámetros de medición para continuar mejorando los estándares de satisfacción.
Continuar con las acciones que define cada uno de los coordinadores, para lograr los objetivos y las metas propuestas para sus alumnos.
Tener actualizados los cronogramas de actividades (general, del SGC, de mantenimiento) y darle cumplimiento.
Se debe continuar en el 2016 con la tarea de simplificar los procedimientos de verificación, sin detrimento de los logros alcanzados.
ADOLFO HERRERA CAICEDO
REPRESENTANTE ALTA DIRECCION