Insertar códigos de campos y aplicarles formato en Word

Los campos de Microsoft Office Word se utilizan como marcadores de posición de datos que pueden cambiar en un documento y para crear cartas modelo y etiquetas en documentos de combinación de correspondencia. Esta clase de campos también se denominan códigos de campo y son distintos del tipo de campos utilizados para introducir información como, por ejemplo, en un formulario. Para obtener información sobre cómo agregar campos de formulario a un documento vea Crear un formulario impreso, Crear formularios que los usuarios rellenan en Word o Crear una lista de verificación en Word

Word inserta campos automáticamente al utilizar determinados comandos, como

cuando se insertan números de página, bloques de creación de documentos como páginas de portada o al crear tablas de contenido. También puede insertar campos manualmente para automatizar algunos aspectos del documento, como combinar datos de un origen de datos o realizar cálculos.

En Microsoft Office Word 2007 es menos necesario insertar campos manualmente, porque los comandos integrados y los controles de contenido proporcionan la mayor parte de las funciones que realizaban los campos en muchas versiones de Word. Es más probable encontrar campos en documentos creados en versiones anteriores de Word. Puede utilizar la información de este artículo para comprender los campos y trabajar con ellos.

SEGURIDAD   Cualquiera que lea un documento, podrá ver los códigos de campo empleados, por lo que le recomendamos no colocar en ellos ningún dato que desee mantener en privado.

 NOTA   La información de este artículo se aplica a cualquier código de campo de Word. Para obtener información acerca de un código de campo particular, busque en la ayuda de Word el nombre del código de campo como, por ejemplo IF.

¿Qué desea hacer?

Obtener más información sobre los campos Insertar un campo Modificar un campo Mostrar los resultados de los campos Controlar la actualización de los campos

Obtener más información sobre los campos

Puede insertar un campo si desea:

Sumar, restar o realizar otros cálculos. Para ello, utilice el campo = (Fórmula).

Trabajar con documentos en una combinación de correspondencia. Por ejemplo, inserte los campos ASK y FILLIN para mostrar una instrucción mientras Word combina

cada registro de datos con el documento principal.

En otros casos, resulta más sencillo utilizar los comandos y opciones de Word para agregar la información deseada. Por ejemplo, puede insertar un hipervínculo mediante el campo HYPERLINK, pero es más sencillo utilizar el comando Hipervínculo del grupo Vínculos de la ficha Insertar. También puede

insertar información sobre un documento, como el nombre del autor o el título del documento, usando los campos AUTHOR o TITLE, respectivamente. Sin embargo, para hacerlo resulta más fácil insertar uno de los controles de contenido dePropiedad del menú Elementos rápidos.

 NOTA   No se puede insertar llaves de códigos de campo escribiendo los caracteres de llaves con el teclado. Para insertar llaves de códigos de campo, presione CTRL+F9.

Sintaxis de los códigos de campo

Los códigos de campo aparecen entre llaves ( { } ). Los campos son similares a las

fórmulas de MicrosoftOffice Excel: el código de campo es como la fórmula y el resultado de campo, como el valor que genera la fórmula. Puede cambiar entre mostrar códigos de campo y resultados en el documento presionando ALT+F9.

Cuando se ve un código de campo en el documento, la sintaxis es similar a ésta:

{ NOMBRE DE CAMPO Propiedades Modificadores opcionales }

NOMBRE DE CAMPO     Es el nombre que aparece en la lista de nombres de campo en el cuadro de diálogoCampo.

Propiedades     Son instrucciones o variables utilizadas en un campo concreto. No todos los campos tienen parámetros y, en algunos campos, los parámetros son opcionales en lugar de obligatorios.

Modificadores opcionales    Son valores opcionales disponibles para un campo concreto. No todos los campos tienen modificadores disponibles, salvo los relacionados con el formato de los resultados del campo.

Ejemplo

Por ejemplo, puede colocar el título del documento en cualquier lugar del documento insertando el campo TITLE en el documento. (El título del documento aparece en el cuadro Título del Panel de información del documento, que está visible al hacer clic en Propiedades en el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Ver).

 NOTA   El campo TITLE se utiliza aquí como ejemplo de sintaxis de código de campo. Una manera de colocar el título del documento en el propio documento consiste en ir a Elementos rápidos en la ficha Insertar, elegirPropiedad y, por último, hacer clic en Título.

La sintaxis del código de campo TITLE es similar a ésta:

{ TITLE ["NuevoTítulo"] }

La propiedad NuevoTítulo es opcional, como lo indican los corchetes ( [ ] ). Si deja en blanco la propiedad, el resultado del campo muestra el título del documento actual. Sin embargo, si escribe Informe trimestral en la propiedad NuevoTítulo, el cuadro Título del Panel de información del documento se actualiza a Informe trimestral y el resultado del campo TITLE, cuando presione ALT+F9, también muestra Informe trimestral.

El campo TITLE no tiene ningún modificador opcional.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Insertar un campo1. Haga clic donde desee insertar un campo.

2. En el grupo Texto de la ficha Insertar, haga clic en Elementos rápidos y, a continuación, en Campo.

3. En la lista Categorías, seleccione una categoría.

4. En la lista Nombres de campo, seleccione un nombre de campo.

5. Seleccione las propiedades u opciones que desee utilizar.

 NOTAS 

Si desea ver los códigos de un campo específico en el cuadro de diálogo Campo, haga clic en Códigos de campo.

Para anidar un campo dentro de otro, inserte primero el campo exterior, o contenedor, mediante el cuadro de diálogo Campo. En el documento, coloque el punto de inserción dentro del código de campo donde desee insertar el campo interior. A continuación, utilice el cuadro de diálogo Campo para insertar el campo interior.

 SUGERENCIA   Si conoce el código de campo del campo que desee insertar, escríbalo directamente en el documento. Presione primero CTRL+F9 y, a continuación, escriba el código entre los corchetes.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Modificar un campo1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el campo y, a continuación,

haga clic en Modificar campo.

 NOTA   Para algunos campos, debe mostrar el código de campo si desea modificar el campo. Para ello, haga clic en el campo y a continuación, presione MAYÚS+F9. O bien, para mostrar todos los códigos de campo del documento, presione ALT+F9.

2. Cambie las propiedades y opciones del campo. Para obtener información sobre las propiedades y opciones disponibles para un campo concreto, busque el nombre del campo en la Ayuda.

Si se muestran las propiedades y opciones del campoSi sólo se muestran las propiedades de campo avanzadas (códigos de campo) VOLVER AL PRINCIPIO

Mostrar los resultados de los campos

De manera predeterminada, Word muestra los resultados de los campos perfectamente integrados en el contenido del documento de manera que los lectores del documento no note que parte del contenido se encuentra en un campo. No obstante, los campos también se pueden mostrar con un fondo sombreado para hacerlos más visibles en el documento.

Puede hacer que los resultados de los campos se fusionen con el contenido del documento desactivando la opción de mostrar los campos con un fondo sombreado y aplicando formato a los resultados de los campos.

Si desea llamar la atención hacia los campos, puede mostrarlos con un fondo sombreado, bien todo el tiempo o bien sólo cuando se selecciona el campo.

Puede aplicar formato a los resultados de los campos aplicando formato de texto al campo o agregandomodificadores de formato al código de campo.

Cambiar el fondo sombreado de los campos

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office   y, a continuación, haga clic en Opciones de Word.

2. Haga clic en Avanzadas.

3. Bajo Mostrar contenido de documento, en la lista Sombreado de campo, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para hacer que los campos destaquen sobre el resto del contenido del documento, seleccione Siempre.

Si desea que los campos se integren perfectamente con el contenido del documento, seleccione Nunca.

Para indicar a los usuarios de Word que han hecho clic en un campo, seleccione Si está seleccionado.

 NOTA   Cuando la opción de sombreado de campo está establecida en Si está seleccionado, el campo muestra un fondo gris cuando se hace clic en él. Sin embargo, el sombreado gris no indica que el campo está seleccionado. Al seleccionar el campo haciendo clic en él o arrastrando el mouse sobre él, al sombreado gris se agrega el resaltado que indica que se está en el modo de selección.

Aplicar formato de texto a un campo

Seleccione el campo al que desea dar formato y, a continuación, aplique el formato utilizando los comandos del grupo Fuente en la ficha Inicio.

Por ejemplo, para subrayar el nombre insertado por un campo AUTHOR, seleccione todo el código de campo, incluidas las llaves (o seleccione todo el resultado del

campo) y haga clic en Subrayado  en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

 NOTA   Si actualiza un campo, el formato que haya aplicado a los resultados puede perderse. Para conservar el formato, incluya el modificador \* MERGEFORMAT en el código del campo. Cuando se insertan campos utilizando el cuadro de diálogo Campo, el modificador \* MERGEFORMAT se incluye de manera predeterminada.

Agregar un modificador de formato a un código de campo1. Haga clic con el botón secundario del mouse en el campo y, a continuación, haga clic

en Modificar campo.

2. Siga uno de estos procedimientos:

Si aparecen Propiedades de campo y Opciones de campo, seleccione las opciones de formato que desee.

Si sólo aparece el código de campo, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione las opciones de formato que desee.

Si el botón Opciones aparece atenuado, es posible que no haya opciones de formato adicionales disponibles.

Puede utilizar tres modificadores de formato para dar formato a resultados de campo:

Modificador de formato (\*) Modificador de formato numérico (\#) Modificador de formato de fecha y hora (\@)

Modificador de formato

El modificador de formato de campo (\*) define cómo se deben mostrar los resultados del campo. Las instrucciones de formato determinan los siguientes aspectos:

El uso de letras en mayúsculas y minúsculas

Formatos de número; por ejemplo, si 9 se muestra como ix (números romanos) o como noveno (texto ordinal)

Formato de caracteres

Los modificadores de formato también conservan el formato del resultado del campo cuando se actualiza.

Formatos de mayúsculas y minúsculasFormato de númerosFormatos de carácter y protección de formatos previamente aplicados

Volver a los modificadores de formatoModificador de formato numérico

El modificador de formato numérico (\#) especifica cómo se debe mostrar un resultado numérico.

Por ejemplo, el modificador \# $#.##0,00 del campo { = SUM(ABOVE) \# #.##0,00 $} muestra el resultado como "4.455,70 $". Si el resultado de un campo no es un número, el modificador no surte efecto.

 NOTA   No es necesario incluir las comillas alrededor de los formatos numéricos sencillos que no incluyen espacios como, por ejemplo, { VentasMarzo \# #.##0,00 $}. Para formatos numéricos más complejos y los que incluyen texto o espacios, incluya entre comillas el formato numérico, como se ilustra en los ejemplos siguientes. Word agrega comillas a los modificadores de formato numérico si inserta un campo mediante el cuadro de diálogoCampo o el comando Fórmula del grupo Datos de la ficha Diseño (ficha contextual Herramientas de tabla).

Combine los siguientes elementos de formato para crear un modificador de formato numérico:

0 (cero)    Este elemento de formato especifica las posiciones numéricas que se deben mostrar en el resultado. Si el resultado no incluye ningún dígito en esa posición, Word muestra un 0 (cero). Por ejemplo, { = 4 + 5 \# 00,00 } muestra 09,00.

#    Este elemento de formato especifica las posiciones numéricas que se deben mostrar en el resultado. Si el resultado no incluye ningún dígito en esa posición, Word muestra un espacio. Por ejemplo, { = 9 + 6 \# ### $}muestra 15 $.

x    Este elemento de formato quita los dígitos situados a la izquierda del marcador de posición "x". Si el marcador de posición está situado a la derecha del punto decimal, Word redondea el resultado hasta esa posición. Por ejemplo:{ = 111053 + 111439 \# x## } muestra 492.{ = 1/8 \# 0,00x } muestra 0,125.{ = 3/4 \# ,x } muestra ,8.

, (coma decimal)    Este elemento de formato determina la posición de la coma decimal. Por ejemplo, { = SUM(ABOVE) \# ###,00 $} muestra 495,47 $.

 NOTA   Utilice el símbolo decimal especificado en el apartado de configuración regional del Panel de control.

. (símbolo de agrupamiento de dígitos)    Este elemento de formato separa una serie de tres dígitos. Por ejemplo, { = BeneficioNeto \# #.###.### $} muestra 2.456.800 $.

 NOTA   Utilice el símbolo de agrupamiento de dígitos especificado en el apartado de configuración regional del Panel de control.

- (signo menos)    Este elemento de formato agrega un signo menos a un resultado negativo o agrega un espacio si el resultado es positivo o 0 (cero). Por ejemplo, { = 10 - 90 \# -## } muestra -80.

+ (signo más)    Este elemento de formato agrega un signo más a un resultado positivo, un signo menos a un resultado negativo o un espacio si el resultado es 0 (cero). Por ejemplo, { = 100 - 90 \# +## } muestra +10, mientras que { = 90 - 100 \# +## } muestra -10.

%, $, *, etc.    Este elemento de formato incluye el carácter especificado en el resultado. Por ejemplo, { = beneficioneto \# "##%" } muestra 33%.

"ejemplo de formato para valores positivos; negativos"    Este elemento de formato especifica diversos formatos de número para los resultados positivos y negativos, separados por un punto y coma. Por ejemplo, si el marcador Ventas95 es un valor positivo, el campo { Ventas95 \# "#.##0,00 $;-#.##0,00 $" } muestra el valor con el formato normal, por ejemplo, "1.245,65 $". Los valores negativos se muestran con formato de negrita y con un signo menos, por ejemplo, -345,56 $.

"ejemplo de formato para valores positivos; negativos; cero"    Este elemento de formato especifica formatos de número distintos para los resultados positivos, los negativos y para un valor de 0 (cero), separados por punto y coma. Por ejemplo, dependiendo del valor del marcador Ventas95, { Ventas95 \# "#.##000 $;(#.##0,00 $);0 $" } muestra los valores positivos, negativos y 0 (cero) de la manera siguiente: 1.245,65 $, (345,56 $), 0 $.

'texto'    Este elemento de formato agrega texto al resultado. Coloque el texto entre comillas simples. Por ejemplo, { = { Precio } *8,1% \# "##0,00 $ 'de impuesto sobre ventas' " } muestra 347,44 $ de impuesto sobre ventas.

`elementonumerado`    Este elemento de formato muestra el número del elemento anterior numerado usando el comando Título (ficha Referencias, grupo Títulos) o insertando un campo SEQ. Escriba el identificador del elemento, como por ejemplo "tabla" o "número", entre acentos graves (`). El número secuencial se indica en números arábigos. Por ejemplo, { = SUM(A1:D4) \# "##0,00 'es el total de la Tabla' `tabla`" }muestra 456,34 es el total de la Tabla 2.

Volver a los modificadores de formato

Modificador de formato de fecha y hora

El modificador de formato de fecha y hora (\@) especifica la presentación de una fecha o una hora.

Por ejemplo, el modificador \@ "dddd, d MMMM, yyyy" del campo { DATE \@ "dddd, d MMMM, yyyy" } muestra "Viernes, 23 noviembre, 2007". Para crear un formato de fecha y hora, combine las instrucciones de fecha y hora: día (d), mes(M) y año (y); horas (h) y minutos (m). También puede incluir texto, puntuación y espacios.

Instrucciones de fechaMes (M)Día (d)Año (y)

Instrucciones de horaHoras (h)Minutos (m)a.m. y p.m. (AM/PM)

Otros tipos de texto y signos de puntuación

'texto'    Este elemento de formato muestra cualquier texto especificado en una fecha u hora. Escriba el texto entre comillas simples. Por ejemplo, { TIME \@ "HH:mm 'hora GMT' " } muestra 12:45 hora GMT.

carácter    Este elemento de formato incluye el carácter especificado en una fecha u hora como, por ejemplo, los signos : (dos puntos), - (guión), * (asterisco) o espacio. Por ejemplo, { DATE \@ "HH:mm d-MMM 'yy" }muestra 11:15 6-Nov '99.

`elementonumerado`    Este elemento de formato incluye en una fecha u hora el número del elemento precedente utilizando el comando Título del grupo Títulos (ficha Referencias) o insertando un campo SEQ. Escriba el identificador del elemento, como tabla o número, entre acentos graves (`). Word muestra el número secuencial en números arábigos. Por ejemplo, { PRINTDATE \@ "'La tabla' `tabla` 'se imprimió el' d/M/yy" }muestra La tabla 2 se imprimió el 25/9/02.

 NOTA   No es necesario escribir comillas alrededor de los formatos de fecha y hora sencillos que no incluyan espacios o texto como, por ejemplo , { DATE \@ MM/yy }. Para formatos de fecha y hora más complejos y para los que incluyen espacios o texto, escriba todo el formato de fecha y hora entre comillas, por ejemplo, { DATE \ @ "dddd d MMMM yyyy', a las ' h:mm" }. Word agrega las comillas a los modificadores de formato de fecha y hora si inserta un campo utilizando el comando Fecha y hora en el grupo Texto de la ficha Insertar o del cuadro de diálogo Campo.

 VOLVER AL PRINCIPIO

Controlar la actualización de los campos

De manera predeterminada, Word actualiza automáticamente los campos al abrir un documento. De esa manera, la información se mantiene actualizada. Sin embargo, hay situaciones en las que quizás no desee que esto ocurra. Por ejemplo, es posible que desee que la fecha del encabezado refleje una fecha concreta en lugar de actualizarla automáticamente a la fecha actual cada vez que se abra el documento.

Los campos también se pueden actualizar haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en ellos y eligiendo Actualizar campos o haciendo clic en un campo y presionando F9.

 NOTA   Para actualizar manualmente todos los campos incluidos en el cuerpo principal de un documento, presione CTRL+E y, a continuación, presione F9. Los

campos contenidos en los encabezados, pies de página o cuadros de texto deben actualizarse por separado. Haga clic dentro del encabezado, pie de página o cuadro de texto, presione CTRL+E y, por último, presione F9.

Puede bloquear los campos para impedir la actualización automática o involuntaria del campo.

Bloquear o desbloquear un campo concreto

Siga uno de estos procedimientos:

Para bloquear un campo y evitar que se actualicen los resultados, haga clic en el campo y, a continuación, presione las teclas CTRL+F11.

Para desbloquear un campo y permitir que los resultados del campo se actualicen, haga clic en él y, a continuación, presione la combinación de teclas CTRL+MAYÚS+F11.

Bloquear los resultados de los campos BOOKMARK, INCLUDETEXT y REF

El modificador de campo (\!) para bloquear el resultado impide que los campos incluidos en el resultado de los campos BOOKMARK, INCLUDETEXT o REF se actualicen, a menos que se cambie la ubicación original del resultado del campo. Si no se incluye este modificador, Word actualiza los campos incluidos en un resultado de campo siempre que se actualiza el campo BOOKMARK, INCLUDETEXT o REF.

Por ejemplo, el campo { INCLUDETEXT C:\\Ventas\Ventas trim4.doc \! } inserta el contenido del documento "Ventas trim4.doc", que contiene un campo DATE y un campo EMBED. Si actualiza el campo INCLUDETEXT, el modificador \! impide que Word actualice los campos DATE y EMBED en el texto incluido, a menos que primero se actualicen en el documento original ("Ventas trim4.doc"). El modificador garantiza que el texto insertado por el campo INCLUDETEXT coincide con el texto del documento original.

Para actualizar los campos DATE y EMBED en ambas ubicaciones, actualice los campos del documento original (Ventas trim4.doc) y, a continuación, actualice el campo INCLUDETEXT.