inm-mof-231 - supervisor de operaciones

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Ingeniería Metalmecánica Nacional S.A.C. Supervisor de Operaciones

MOF – SUPERVISOR DE OPERACIONES Noviembre 2012 INM-MOF-231

TITULO FECHA DE APROBACIÓN CÓDIGO

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (MOF) 01 VERSIÓN

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

SUPERVISOR DE OPERACIONES

Elaborado por:

Eduardo Wagner, Adrian Andagua

Gerente de Operaciones

Aprobado por:

Rafael, Jaramillo Caceres

Gerente General

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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………………………… 3

1.1. Finalidad……..……………………………………………………………………………………. 3

1.2. Alcance……………………………………………………………………………………………… 3

1.3. Actualización……..…………………………………………………………………………….. 3

1.4. Responsabilidad………………………………………………………………………………… 3

1.5. Complejidad del Trabajo……………………………………………………………..…… 3

2. MISIÓN, FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS.……………………………………… 4

2.1. Misión……………………………………………..…………………………………………………. 4

2.2. Funciones Generales………………………….……………………………………………… 4

2.3. Funciones Específicas…...………………….……………………………………………… 6

3. ESTRUCTURA ORGÁNICA……………………………………………………………………….………. 9

3.1. Jefe Inmediato…..…………………………..……………………………………………….… 9

3.2. Personal a Cargo.……………………………….……………………………………………… 9

3.3. Delegaciones……………..…..………………….……………………………………………… 9

4. REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES DEL PUESTO…………………………………………. 9

4.1. Instrucción Académica…..……………..……………………………………………….… 9

4.2. Experiencia Laboral…………………………….…………………………………………….. 9

4.3. Autonomía de Trabajo ….………………….……………………………………………… 10

4.4. Responsabilidad por los Procesos...……………………………………………….… 10

4.5. Responsabilidad por Relaciones……………………………..………………………… 10

4.6. Esfuerzo Físico………..……………………..……………………………………………….… 10

4.7. Ambiente de Trabajo…..…………………….……………………………………………… 10

5. SANCIONES DEL PUESTO.………………………………….…………………………………………. 11

5.1. Denominación por Importancia de Función….……………………………….… 11

5.2. Denominación por Nivel de Sanción……..…………………………………………. 11

5.3. Cuadro Explicativo de Sanciones……...……………………………………………… 12

5.4. Otros alcances de las Sanciones………………………………….…………………… 13

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Finalidad

El presente Manual de Organización y Funciones es un instrumento de gestión

que describe las funciones de la unidad orgánica, así como las funciones a nivel

de cargo específico del Supervisor de Operaciones.

1.2 Alcance

Las funciones contenidas en el presente Manual deberán ser cumplidas por

todos los ejecutivos que integren la Supervisión de Operaciones.

1.3 Actualización

El presente Manual de Organización y Funciones será actualizado cuando se

produzcan cambios o modificaciones en la Estructura Orgánica o en el

Reglamento Interno de la Organización y/o Funciones de la empresa.

1.4 Responsabilidad

El Supervisor de operaciones es responsable de las funciones que se realizan en

la unidad orgánica a su cargo.

Para asegurar el cumplimiento de las funciones establecidas en el presente

Manual de Organización y Funciones, cada Supervisor de Operaciones deberá

indicar al personal a su cargo, por escrito y en forma detallada, las funciones

que le corresponden de acuerdo al cargo específico que desempeña.

1.5 Complejidad del Trabajo

Las funciones del puesto son múltiples y variadas, existiendo una alta

interrelación entre cada una de ellas. Se presentan con un alto grado de

dificultad, por lo que su desempeño exige el uso intenso del buen juicio,

inventiva y otras capacidades mentales. Requiere concentración intensa solo

durante periodos cortos, mayor que lo normal el resto del tiempo; es decir

atención siempre.

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2. MISIÓN, FUNCIONES GENERALES Y ESPECÍFICAS

2.1 Misión

Asegurar eficientemente el planeamiento, programación y control de la

ejecución y/o supervisión de los estudios, proyectos y servicios nuevos; así

como el control de la calidad y todo lo relacionado con la supervisión del

servicio, brindando un adecuado y oportuno soporte operativo, a los trabajos y

a nuestros clientes de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para

cada servicio.

2.2 Funciones Generales

a. Coordinar con su Jefe Inmediato, la generación, programación, dirección y

coordinación del plan Operativo, estipulando resultados, plazos, recursos y

responsables, estos se proyectarán en plazos diarios, mensuales y anuales.

b. Tratar con su Jefe Inmediato, sobre los planes a corto, medio y largo plazo

para hacer progresar el área operativa de la empresa con respecto a las

tendencias del mercado y de la tecnología.

c. Crear una labor de equipo con los operadores a su cargo, referidos en el

organigrama, traduciendo las políticas y estrategias de la empresa en

acciones concretas que puedan ser interpretadas claramente por los líderes

de grupo.

d. Organización, planificación, seguimiento y supervisión en la ejecución de

todos los trabajos dentro del área, en un ciclo de producción programado,

garantizando que cada individuo del equipo a cargo, cumpla con las tareas

asignadas y las especificaciones establecidas en el sistema de calidad.

e. Facilitar y entregar (EIT), medidas, planos, instrumentos, manuales, y

materiales necesarios para el desarrollo del trabajo a cada operario, además

de coordinar la distribución de máquinas y finalizando la tarea diaria

coordinar la limpieza del área entre los operarios.

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f. Seguimiento diario de la planificación de los trabajos y del cumplimiento de

los plazos de entrega; reportando información periódica, puntual y fiable a

su Jefe Inmediato y participar proactivamente en la enseñanza del personal.

g. Establecer las limitaciones, características o especificaciones de producción

que sean necesarias, para que su Jefe directo, pueda informar

adecuadamente a los clientes sobre los resultados que pueden obtenerse.

h. Recibir, filtrar y distribuir las normas, procedimientos y mejoras para el

sistema de calidad a todos los operarios, ayudando a completar aspectos

que pueden contribuir a una mejora continua en nuestros servicios.

i. Efectuar los controles de calidad antes, durante y después del proceso, con

el objeto de asegurar la calidad final, y de esa manera cumplir con las

condiciones estipuladas en nuestra oferta, minimizando riesgos y una no

conformidad por el cliente.

j. Evaluación del rendimiento y efectividad de cada uno de los trabajadores

que tienen a su cargo, proponiendo planes formativos y de capacitación para

su crecimiento a nivel profesional en beneficio de la empresa.

k. Evaluar el avance de los trabajos que lleve a evitar atrasos de entrega para

las fechas pactadas así como la verificación del proceso realizado; verificar

también las medidas según plano de la pieza, evaluando a la vez el acabado

que cada operario realiza al concluir su trabajo.

l. Efectuar, rellenar y controlar los formatos de Seguridad y Salud Ocupacional

que nuestro cliente designe como controles de riesgos; coordinar la

elaboración día a día con el personal operario a cargo, supervisando y

apoyando también a contratistas y terceros de la empresa.

m. Designar la ejecución de trabajos de turno noche, comunicando a su Jefe

Inmediato dicha decisión, organizando el personal operario que llevará

acabo dicha tarea, cumpliendo los lineamientos anteriormente descritos en

este manual.

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2.3 Funciones Específicas:

a. Elaborar un diagrama Gantt, cuyo objetivo será mostrar el tiempo previsto

para las diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total

determinado para el servicio, esto como consecuencia del Informe Inicial de

Trabajo (EIT), que le sea asignado a cronometrar para que la oferta

presentada sea más certera en tiempo. El diagrama Gantt se realizará en el

formato pre-establecido por INMENA y será enviado a su Jefe Inmediato

para su aprobación, conjuntamente con el EIT. (Importancia: Media).

b. Proporcionar a su Jefe Inmediato dentro del mismo plazo del punto 2.3.a.,

las partidas de: (1)Mano de Obra, (2)Equipos Principales y (3)Consumibles

Principales, con la información y datos, en el total de las partidas, orientada

al trabajo o servicio que se deberá ofertar al cliente. (Importancia: Alta)

c. Será el responsable de llenar los formatos y hacer seguimiento a las

solicitudes de: Consumibles (SC) (incluir planchas e insumos), Herramientas

(SH), Repuestos (SR) y Requerimiento de Servicios a Terceros (incluir toda

reparación individual por servicio), que se generen por la necesidad de

atención a un servicio asignado. Estipulando en ellos el plazo de ejecución

requerido; estos formatos serán remitidos a su Jefe Inmediato para su

aprobación, en un plazo no mayor a 02 días calendarios luego de haber

realizado la evaluación. (Importancia: Baja)

d. Notificará por escrito a su Jefe Inmediato, Gerente de Operaciones, Planner

de Operaciones y Recursos Humanos, las sanciones impuestas a sus

operarios en la misma fecha de accionar el documento. (Importancia: Alta)

e. Elaborar el Informe Final de Trabajo (IFT), con el objetivo de graficar paso a

paso los puntos más resaltantes de la reparación y/o fabricación y detallar

además las recomendaciones y conclusiones del mismo. Esto debe realizarse

en el formato pre-establecido por INMENA; el IFT será enviado al Jefe

Inmediato, Gerente de Operaciones y Planner de Operaciones, en un plazo

no mayor a 02 días calendarios luego de haber concluido al 100% el total del

servicio. (Importancia: Alta)

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f. Apoyar en la realización del sistema de gestión de calidad, para levantar las

No Conformidades generadas internamente y/o por el cliente, ante las cuales

los Lideres de Grupo deben realizar las acciones correctivas necesarias a fin

de eliminar las causas que originaron dicha no conformidad, detallando

además una acción preventiva en productividad, calidad y medio ambiente,

resumiendo en un documento oficial, todo lo originado, a su vez, este será

enviado en un plazo no mayor a 02 días calendarios al Jefe Inmediato,

Gerente de Operaciones y Planner de Operaciones. (Importancia: Alta)

g. Asignar las funciones y responsabilidades, a cada uno de los operarios a su

cargo, fijándoles metas diarias, las que deberán ser evaluadas al final del

día, buscando la inter-relación entre ellos, muy especialmente de los líderes

de grupo. (Importancia: Baja)

h. Elaborará el Calendario Laboral (Roster) proyectado para el mes entrante,

debiendo informar oportunamente los descansos, vacaciones,

capacitaciones, trabajos en mina y en la ciudad de la sucursal, el rango de

fechas será entre el 21 del mes en curso hasta el 20 del mes entrante. Este

calendario será remitido al Jefe Inmediato, la Gerente Administrativo y de

Operaciones, Planner de Operaciones y Asistente de Recursos Humanos.

(Importancia: Baja)

i. Dará conformidad al Roster real, cada 21 del mes concluido. Este calendario

será remitido al Jefe Inmediato, la Gerencia de Operaciones, Planeamiento

de Operaciones, Gerencia Administrativa y Asistente de Recursos Humanos.

(Importancia: Media)

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j. Registrará un control de horas de los trabajos realizados, con la finalidad de:

eliminar tiempos muertos, maximizar el rendimiento y tener una mejor

perspectiva e indicadores para las tareas repetitivas a futuro. Este reporte

será remitido al término del proyecto, a su Jefe Inmediato, Gerente de

Operaciones, Planner de Operaciones y Gerencia Administrativa.

(Importancia: Media)

k. Se realizaran reportes diarios de trabajo, según formato pre-establecido por

INMENA; el Gerente de Operaciones designará que trabajos o proyectos

deberán contar con estos reportes, esa orden será remitida al Supervisor de

Operaciones a través de un correo electrónico con cargo de recepción; al

desarrollar el reporte, este será remitido diariamente y directamente al

cliente por el Supervisor de Operaciones, con copia a su Jefe Inmediato y

Gerente Operaciones. (Importancia: Media)

l. El Supervisor de Operaciones adoptará las medidas necesarias para velar por

el correcto uso de las instalaciones, máquinas, herramientas y equipos, que

conlleven a la interrupción de la continuidad Operacional de la empresa.

Esas medidas, estarán sujetas a revisiones periódicas y de mantenimiento,

con el objetivo final de salvaguardar y mejorar los niveles de servicio,

conseguir ahorros en la eficiencia de los mantenimientos, y mantener

operativos las maquinas, herramientas, equipos e instalaciones alargando y

asegurando su vida útil. Asimismo inventariar periódicamente los mismos.

(Importancia: Alta)

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3. ESTRUCTURA ORGANICA

3.1 Jefe Inmediato:

Ingeniero Residente de Sucursal y/o el Jefe de Operaciones a cargo.

3.2 Personal a Cargo:

Líderes de Grupo, Soldadores, Oficiales Soldadores, Oficiales Armadores y otros

operarios.

3.3 Delegaciones:

En caso de vacaciones, enfermedad, viaje o cualquier tipo de ausencia

temporal, será remplazado por el Jefe Inmediato y las personas que se

designen para tareas operativas específicas. Cualquier delegación específica se

hará a través de un memorándum y/o correo electrónico.

4. REQUISITOS Y ESPECIFICACIONES DEL PUESTO

4.1 Instrucción Académica

Formación Técnica: (Soldadura, Industrial, Mecánica) o el equivalente

(siempre que sea respaldado por el Jefe Inmediato o un cargo superior).

Ingles Técnico (nivel Básico).

Dominio de Office (nivel intermedio).

Cursos de motivación y Liderazgo (Documentado).

Leer e interpretar la simbología, escalas y representaciones en general de

planos sobre: soldadura, estructuras, arquitecturas, instalaciones mecánicas

y eléctricas.

4.2 Experiencia Laboral

Experiencia de dos (02) años en supervisión de empresas mineras, naval o

sectores industriales de gran nivel.

Experiencia con más de cuatro (04) años en Procesos de Soldadura,

Metalmecánicos y de Manufactura en la industria.

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4.3 Autonomía de Trabajo

Las funciones del puesto se realizan generalmente mediante pautas generales,

precedentes y en algunas ocasiones por métodos o procedimientos

normalizados. La supervisión y la coordinación son periódicas; el control se

ejerce a través del cumplimiento de metas específicas.

4.4 Responsabilidad por los Procesos

La contribución de las funciones del puesto es altamente determinante en el

proceso y/o resultados, siendo en consecuencia catastróficas las repercusiones

que se deriven de su desarrollo.

4.5 Responsabilidad por Relaciones

Contactos que implican cierta complejidad y afectan situaciones para la

empresa (considera adicionalmente acciones tales como: asistir, atender,

gestionar, obtener, cooperar, coordinar, analizar problemas de cierta dificultad,

etc.), los mismos que se dan de manera periódica.

4.6 Esfuerzo Físico

El cargo exige a veces, un intenso esfuerzo físico, ya que parte de las

labores se realizarán en industrias mineras, petroleras, marítimas y de

construcción, por lo que dependiendo de la ubicación geográfica, esta puede

variar en zonas frías o calientes, con altura o a nivel del mar.

También es intenso, ya que la tarea de supervisión y control, exige estar

caminando constantemente y a la vez sentado/parado periódicamente,

además de requerir un alto grado de precisión manual, de visualización

aguda, de pro-actividad y de criterio.

4.7 Ambiente de Trabajo

En relaciones humanas: Amigable, pero con mucha presión.

En el entorno ambiente: Ligeramente incómodo, pues presenta algunas

características tales como: ruidos menores, calor, polvo o humedad, de

manera ocasional.

5. SANCIONES DEL PUESTO

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Si el Supervisor de Operaciones como funcionario de INMENA S.A.C., incumpliera

de forma irresponsable (sin justificación), sus funciones contractuales y/o laborales,

la empresa podrá sancionarlo por la falta cometida, evaluando la magnitud de la

misma; por lo que es importante que conozca, las consecuencias que conllevan el

incumplimiento de las mismas.

5.1 Denominación por Importancia de Función

Baja: Porque no detiene el flujo del servicio, pero es importante para

indicadores menores.

Media: Porque involucra responsabilidad con el cliente y Gerencias para toma

de decisiones y además muestra indicadores importantes.

Alta: Está involucrada directamente con el flujo y la productividad del

servicio.

5.2 Denominación por Nivel de Sanción

Leve: Las ocurrencias para este nivel se sancionarán con advertencias

verbales y escritas (ambas documentadas en formato de INMENA), que

determinan una alerta y llamada de atención a corregir, sin tener

suspensiones de empleo y sueldo, pero acumula ocurrencias para

finalmente dar pase al siguiente nivel.

Grave: En este nivel intermedio por gravedad de incumplimiento, se

sancionará con suspensiones temporales (documentadas en formato de

INMENA), fijando suspensiones de empleo y sueldo, en rangos que van

desde 1 a 5 días.

Muy Grave: Por tratarse del mayor nivel y para llegar a ser sancionado en

este, se debió cometer muchas faltas injustificadas, el mismo no

contempla rangos, y la sanción consistirá en suspensión definitiva, lo

que se traduce como despido (documentado en formato de INMENA)

por incumplimiento de funciones y falta de compromiso con la empresa

INMENA S.A.C.

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Las sanciones se aplicarán basadas en hechos constatados, se hará constar la fecha

y tendrá relación directa con la importancia de la función incumplida y el número

de veces que se incumplieron.

5.3 Cuadro Explicativo de Sanciones

Importancia de la Función

Veces sin cumplir

Sanción Días de Sanción sin goce de

Haber Nivel Ocurrencia

Baja 1 Leve Advertencia Verbal 0

Baja 2 Leve Advertencia Escrita 0



Baja 5 Grave Suspensión Temporal 1




Baja 9 Muy Grave Suspensión definitiva Despido

Media 1 Leve Advertencia Verbal 0

Media 2 Leve Advertencia Escrita 0

Media 3 Grave Suspensión Temporal 1




Media 7 Muy Grave Suspensión definitiva Despido

Alta 1 Leve Advertencia Verbal 0

Alta 2 Leve Advertencia Escrita 0

Alta 3 Grave Suspensión Temporal 2

Alta 4 Grave Suspensión Temporal 5

Alta 5 Muy Grave Suspensión definitiva Despido

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5.4 Otros alcances de las Sanciones

La sanción dependerá de lo grave que sea la infracción cometida. Vista en un

modo general, recibir varias advertencias llevarán a una suspensión, y varias

suspensiones llevarán a una suspensión definitiva o despido. Sin embargo,

ciertas infracciones implican directamente una suspensión definitiva.

Igualmente, la reincidencia en una infracción conlleva a una suspensión

definitiva.

El Supervisor de Operaciones no podrá ser sancionado dos veces por la

misma falta, pero sí, tantas veces como incumplimientos tenga, y que sigan

retrasando el proceso del mismo servicio.

El conteo de veces de las faltas prescribirá (volverá a cero), anualmente,

tomando como partida la fecha de ingreso del Supervisor de Operaciones a

la empresa.

RJC / ewaa.

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