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Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
capítulo 24
Informes
Queda terminantemente prohibido cualquier reproducción, modificación, distribución, transmisión, posterior publicación, exhibición o representación
total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus
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total o parcial del mismo, sin la autorización escrita de telecampus 603
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es
Informes
6. Informes
Los informes son parecidos a los formularios en cuanto a su creación.
Su función es mostrar los datos de una forma ordenada y cómoda para
visualizarlos tanto en pantalla como en el papel. Sería, por decirlo así, la
forma de imprimir los registros de una tabla de forma correcta.
Las opciones de creación de informe se encuentran en el grupo Informes
de la ficha Crear.
6.1. Informes rápidos
La forma más rápida de crear un informe es seleccionar la tabla o consulta
del panel de exploración y pulsar el botón Informe.
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Se creará el informe de la tabla o consulta seleccionada con todos los campos
de la misma.
6.2. Creación de informes mediante el asistente
Con el asistente creará un informe con la ayuda del programa pudiendo elegir
los campos de las tablas o consultas deseadas.
Para ello clique sobre la opción Asistente para informes.
Seleccione la tabla/s o consulta/s y sus campos requeridos para la realización
del informe.
Puede escoger si quiere agrupar los datos. Para que la agrupación de datos
sea lógica, deberá haber un campo que se repita en múltiples registros, como
el continente de una tabla de países, el país o la población de una tabla de
clientes.
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esSi se realiza por nombre de cliente en una tabla de clientes, donde el dato
no se repite en varios registros, se encontrará un cambio estético ya que
resaltará el nombre del cliente mostrándolo más elevado que el resto de
datos, pero en ningún caso tendrá la función de agrupación.
Además de lo mencionado anteriormente, puede hacer que el agrupamiento
se realice por las primeras palabras del registro descrito en el campo. Si
se escoge la opción primera letra, se agrupará por todos los que empiecen
por A, por B, etc…
Indique el orden de los datos señalando por el campo de ordenación y si lo
requiere, ascendente o descendente.
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Además de marcar el orden, puede escoger utilizar resúmenes para los campos con valores numéricos. Pulse en la casilla de verificación correspondiente con las funciones que desea calcular.
Elija también si desea visualizar todos los datos (detalle y resumen) o solo los cálculos.
Puede escoger entre tres tipos de distribución y si presentar la hoja en orientación vertical u horizontal. Marque también la casilla de verificación del inferior de la ventana que ayudará a que quepan todos los datos en el informe.
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esSeleccione ahora el estilo que se aplicará al informe.
Indique el nombre y clique en Finalizar para acabar.
Observará el informe creado.
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Fíjese en la parte inferior. Cuando realiza el cambio de agrupación (en este caso de África a América del Norte) hay datos que no aparecen enteros, pese a haber marcado la casilla en el último paso del asistente. Más adelante verá cómo resolver este problema, ya que para hacerlo deberá realizar modificaciones del informe en Vista diseño.
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es24.3. Informe en blanco
De la misma forma que con los formularios, puede crear un informe partiendo de uno en blanco. Este método le permite situar los datos de la forma deseada.
Clique sobre la opción Informe en blanco.
El funcionamiento es similar al de los formularios. Seleccione y arrastre los campos deseados hasta la hoja de manera que los vaya ordenando mientras los va situando.
Deberá trabajar el formato, puesto que el formato principal que muestra es bastante simple.
24.4. Creación de informes en Vista diseño
Crear un informe en esta vista le permite editar el resultado final de forma mucho más personalizada que con cualquier otra.
Esta vista también le ayudará a editar informes ya creados y modificarlos.Para crear un informe en Vista diseño haga clic en la opción:
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Podrá acceder al diseño de informes y otras vistas a través del grupo Vistas de la ficha Inicio.
Es hora de pasar los campos que desee al informe. Para ello seleccione y arrastre cada campo deseado hasta el informe. La forma de mover los elementos es exactamente la misma que con los formularios: puede mover de forma individual cada objeto o en grupo, cambiarlos de tamaño, etc.
Las opciones de funciones y agrupaciones las tiene en el grupo Agrupaciones y totales de la ficha Diseño que aparece cuando está en el diseño de informes.
La opción Agrupar y ordenar hará que le aparezca un cuadro en la parte inferior de la ventana de Access.
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esCon ella puede indicar agregar un grupo u ordenar por un campo.Para agregar un grupo, clique sobre la opción.
Pulse sobre la flecha de seleccionar campo y haga clic en el campo deseado.
Indique el orden donde dice “con A en la parte superior” y elija el orden del campo.
Al pulsar sobre Más aparecerán otras opciones.
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En “por valor completo” podrá elegir si quiere que lo haga por todo el dato o por el primer o más primeros caracteres.
Donde dice título puede agregar totales.
Por último, deberá asignar el campo Continente en la zona indicada para este grupo.
Para agregar un orden, haga clic sobre la opción.
Las opciones serán las mismas que con la agrupación.
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esFinalmente aparecerá como primera opción la agrupación por continente y como segunda, la ordenación por País.
Si desea modificar este orden o eliminar una línea, puede hacerlo con los botones que encontrará a la derecha. Las flechas de color azul modificarán el orden y la X eliminará la línea.
Para agregar funciones al informe, primero deberá seleccionar el campo numérico al que quiere agregar la función.
A continuación haga clic en Totales y seleccione la función deseada.
Ésta se situará en el pie del continente para sumar para cada grupo en continente y al pie del informe para sumar todos los datos.
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Si no desea ver los detalles de los datos y centrarse solamente en las funciones que indique en el paso anterior, marque la opción Ocultar detalles .
Debido a la complejidad para crear un informe en Vista diseño, ya que resulta lioso, es recomendable utilizar el asistente y entrar en la Vista diseño para realizar pequeñas modificaciones.
El informe que ve a continuación es el que anteriormente se creó con el asistente. Se ha cambiado la vista para poder ver su diseño.
Desde aquí no solo podrá realizar las modificaciones que crea convenientes, también puede realizar cambios, agregar y quitar información.
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esVea esta otra imagen.
Se han realizado las siguientes modificaciones:
- Ampliar el espacio de los campos.
- Eliminar el campo Continente, añadirlo de nuevo pero dejando solo el cuadro de texto (donde irá el dato) y se ha ampliado el tamaño de la fuente.
- Se han cuadrado las sumas y promedios de población y superficie con los campos para que queden justo debajo y se han situado las etiquetas justo al lado.
De esta forma pasa de tener un informe que antes se veía:
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A tener uno que se ve así:
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es24.5. Etiquetas
En el apartado informes también puede crear etiquetas para imprimir sus contactos de forma rápida.
Para crear etiquetas seleccione la tabla donde se encuentran los datos necesarios para crearlas o ábrala y clique en la opción Etiquetas.
Se abrirá el asistente de etiquetas.
En la primera página deberá indicar el tamaño de las etiquetas. Puede buscar el fabricante de las mismas y observar si el modelo está en la lista.
Si no estuviese, puede crear un tamaño personalizado en el botón personalizar.
Haga clic en Nueva para acceder a la personalización.
Indique los tamaños en el dibujo y las características de la hoja. Asígnele un nombre y acepte.
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Cuando haya finalizado, acepte todo y haga clic en Siguiente de la primera página.
En el siguiente paso indique el tipo, el tamaño, el espesor y el color de la fuente. También si la desea cursiva o subrayada.
Ahora toca seleccionar los campos. Señale el deseado y clique en la flecha para traspasarlo.
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esPuede incluir caracteres de separación y escribir en varias líneas, como se ve en la imagen.
Indique ahora por el campo o campos que quiere ordenar.
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Asigne un nombre y haga clic en Finalizar para acabar.
Aparecerán los datos en una hoja lista para imprimir sobre las etiquetas.
Si desea imprimir muchas sobre un mismo cliente, se recomienda crear una consulta a la tabla y crear las etiquetas a partir de esa consulta.
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es24.6. Configuración de impresión de informes
Si se ha fijado antes, hay una vista de informes denominada Vista preliminar. En esta vista no se puede editar ni siquiera visualizar datos.
El ratón pasa a ser una lupa cuando se encuentra encima del informe.
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En la ficha Vista preliminar que aparece en este exclusivo modo aparecen opciones básicamente de impresión. Vea un repaso por grupos:
- Imprimir: un botón solo para imprimir el documento.
- Diseño de página: seleccionará el tipo de papel en tamaño, la orientación de impresión, los márgenes, entre alguna opción más como mostrar solo los datos para ocultar los títulos.
Si clica en la opción Configurar página, le aparecerá la siguiente ventana:
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esEn ella podrá configurar de forma mas explicita cualquier punto sobre la preparación para la impresión de la página como la modificación con precisión milimétrica de los márgenes para cuadrar la información e indicará si quiere imprimir solo los datos.
- Zoom: Son las herramientas de zoom y de visualización del documento en pantalla.
- Datos: opciones de exportación de datos a otros formatos.
- Cerrar vista preliminar: solo tiene el botón para cerrar la vista preliminar y volver a la vista anterior.
Fíjese bien en la imagen del informe para imprimir:
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Como observa, no se visualizan totalmente los datos, por lo que se deberán realizar modificaciones en la configuración.
En este caso, como hay suficiente espacio se han realizado las modificaciones a través de la Vista presentación, que va perfecta para cuadrar los datos en estos casos.
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Recordatorio
lección 24
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- Los informes son la parte imprimible de una tabla o consulta.
- Es recomendable crear un informe con el asistente y realizar las modificaciones necesarias con la Vista diseño.
- Revise bien el informe creado y realice las modificaciones con la herramienta que crea conveniente.
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