INFORMESCol. “San Luis Gonzaga”

Daniela Valencia6to “QQBB”

¿Qué es un informe?

• Los informes se utilizan en Accesss para presentar los datos de una tabla o consulta con el fin de imprimirlos.

• Una de sus particularidades es que los datos en el formulario solo pueden visualizarse o imprimirse, es decir, no se pueden modificar y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar totales por grupos.

Utilidad1.- Utilizar un formulario para ver toda la

información sobre un solo producto al mismo tiempo. Un formulario ofrece un portal a través del cual se puede ver y modificar la información de la base de datos.

2.- Utilizar un informe para organizar e imprimir la información para una presentación o para su distribución de datos. Los informes ofrecen un control preciso sobre la organización y la apariencia de la información.

Tipos• Puede ser conveniente crear distintos tipos de

informes, para almacenar la información que se requiera y también la organización de ella. A continuación figuran algunas posibilidades:

INFORME DETALLADO.- Puede crear un informe detallado que enumere los datos de una tabla o consulta.

INFORME AGRUPADO.- En un informe agrupado, los datos se organizan en grupos, por ejemplo, por categorías de productos o por fechas. Puede calcular los totales de cada grupo y un total global para todo el informe. Los registros se agrupan de acuerdo con el valor que figura al principio del grupo.

-INFORME DE RESUMEN: Contiene los totales, pero en él no se imprimen los detalles.

-INFORME DE ETIQUETAS POSTALES: Puede imprimir los nombres y las direcciones, etiquetas postales.

-INFORME DE VARIAS COLUMNAS: Para mostrar la información en columnas, como los listados telefónicos.

Creación• Para crear un informe podemos utilizar a

sección Informes que se encuentra en la pestaña Crear:

• Con esta barra podemos utilizar las siguientes opciones:

-Asistente para informes: utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del informe.

-Informe: consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.

-Informe en blanco: abre un informe en blanco en vista Presentación.

-Navegación: te permite crear un formulario dedicado a la navegación.

-Más formularios: despliega un menú con otros tipos de formularios disponibles.

Asistente para informes

1.- En el grupo Informes de la ficha Crear, haga clic en Asistente para informes.

2.-Siga las instrucciones de las páginas del Asistente para informes. En la última, haga clic en Finalizar.

• En la Vista preliminar del informe, éste aparece tal y como se imprimirá.

Informe en blanco

• El informe se creará desde el principio. 1.- En el grupo Informes de la ficha Crear, haga

clic en Informe en blanco. 2.- En el panel Lista de campos, haga clic en el

signo que está más junto a la tabla o tablas que contienen los campos que desea ver en el informe. Arrastre cada campo al informe.

• Con las herramientas del grupo Controles en la ficha Formato, se puede agregar un logotipo, título, números de páginas o la fecha y hora del informe.

Secciones de informeEl diseño de los informes se divide en secciones. • Encabezado del informe: Esta sección se

imprime una vez al principio del informe. Ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada (logotipos o un título y una fecha).

• Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función de agregado Sum (Suma) en el encabezado del informe.

• Encabezado de página: Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

• Encabezado de grupo: Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros y se utiliza para imprimir el nombre del grupo. Cuando se coloca un control calculado que utiliza la función Suma en el encabezado de grupo.

• Detalle: Esta sección se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

• Pie del grupo: Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se utilizan para imprimir información de resumen para un grupo.

• Pie de página: Esta sección se imprime al final de cada página (para imprimir números de página o información).

• Pie del informe: Esta sección se imprime una vez al final del informe (para imprimir totales de los informes u otra información de resumen).

GRACIAS