INFORME N 001-2014-FCS-UNMSM

A : LIC. JOSE VILLA CORDOVA DE : VANESSA AYALA JOYA ASUNTO : Necesidad de ambiente para el Sistema de Digitalizacin y Gestin Documental.FECHA : 11 de mayo 2014

1 .- ASPECTOS GENERALES:Con la finalidad de sostener una adecuada administracin de la informacin, mediante mecanismos eficientes que optimicen y modernicen la Gestin interna, la Direccin General de Control y Supervisin de Comunicaciones (DGCSC), elaboro entre otros proyectos, dos fundamentales.

Digitalizacin y Gestin Documental.Entindase por:

Digitalizacin.-Es el proceso de transformar informacin analgica (fsica) en digital (captura de imagen). La Digitalizacin de documentos es el mecanismo mas sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volmenes de documentos, en forma digital.

Gestin Documental.-Es el conjunto de normas tcnicas y prcticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organizacin, permitir la recuperacin de informacin desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse , asegurar la conservacin indefinida de los documentos de mayor valor, segn su naturaleza.

2.- ANTECEDENTES: Luego de clasificar la informacin y establecer un ambiente para su acopio, se organizo un plan para enfrentar el siguiente problema: atender eficazmente los requerimientos de informacin por parte de los usuarios internos de la DGCSC, siendo los documentos mas requeridos por los usuarios expedientes de homologacin, sanciones, resoluciones, oficios y memos.De los resultados obtenidos del proyecto piloto se decidi implementar un SISTEMA DE PRODUCCION DE ALMACENAMIENTO DE MICROFORMAS, adquiriendo (1) servidor y (6) scanner de mediana produccin. Al personal se le capacito sobre el uso del software, asi como de los equipos brindados por el suscrito y la empresa proveedora de las licencias y equipos.

3.-GESTION DOCUMENTAL:Mediante la organizacin y clasificacin de la documentacin de la DGCSC se estableci que existen dos grandes volmenes de informacin acopiados en dos ambientes (i y ii)De lo clasificado se ha identificado que el 100% de la informacin consiste en:

Expedientes de homologacin y sanciones. 60% Documentos de Gestin ( informacin administrativa llmese oficio, memos, etc. que emiten las coordinaciones de la DGCSC

Cabe mencionar que el proceso de organizacin se realiza de acuerdo a las normas establecidas por el ARCHIVO ENERAL DE LA NACION (AGN), normas internas del MINISTERIO DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES (MTC) y siguiendo los lineamientos establecidos por la CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA (CGR) en las normas de control interno as como de la gua para la implementacin del sistema del control interno de las entidades del estado.

AMBIENTE 1rea aproximadamente 5m de largo por 4 de ancho y 2m de alto, en este ambiente se tienen 20m lineales (ml) de documentos.

AMBIENTE 2rea aproximadamente 6m de largo por 6m de ancho y 2m de alto, que cuenta con 3 anaqueles donde se tiene la siguiente informacin:Expedientes homologacin ocupando hasta el 90% de su capacidad de almacenamiento, esta documentacin son solicitadas constantemente por las coordinaciones que correspondan