informe técnico evaluatorio sgdhps

____________________________________________________________SUB GERENCIA DE DESARROLLO HUMANO Y PROYECCIÓN SOCIAL

DEL ÁREA DENOMINADA:“RESULTADO DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA DE LA

GESTIÓN MUNICIPAL”

INFORME Nº 01-2015-MPSAP/SGDHPS.P

1. PROCEDIMIENTO DE: VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Y BIENES EXISTENTES

2. DATOS GENERALES NOMBRES DE LA ENTIDAD : Municipalidad Provincial San Antonio de Putina UNIDAD EJECUTORA : Sub Gerencia de Desarrollo Humano y Proyección

Social

3. DOCUMENTACIÓN QUE SE ADJUNTAN: OTROS (especifique):

INFORME TÉCNICO EVALUATORIO SGDHPS INFORME TÉCNICO EVALUATORIO DEMUNA INFORME TÉCNICO EVALUATORIO OMAPED/SISFOH INFORME TÉCNICO EVALUATORIO CULTURA Y DEPORTE INFORME TÉCNICO EVALUATORIO SEGURIDAD CIUDADANA

4. BASE LEGAL Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. Los actos que ejecuten los gobiernos regionales, respecto de los bienes de su propiedad, se rigen por lo dispuesto en la Ley Nº 27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales, y la presente Ley, así como por su reglamento, en lo que fuera aplicable, estando obligados a remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN información de los Marco General e Inmuebles referidos bienes para su registro en el Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales - SINABIP. Los actos que realizan los gobiernos locales, respecto de los bienes de su propiedad, así como los de dominio público que se encuentran bajo su administración, se ejecutan conforme a la Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades, y a la presente Ley y su reglamento, en lo que fuera aplicable, estando obligados a remitir a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales - SBN información de los referidos bienes para su registro en el Sistema de Información Nacional de Bienes Estatales - SINABIP

5. ANTECEDENTES .En el presente informe consta de datos correspondientes a los bienes, muebles y acervo documentario de cada Unidad Orgánica de la Sub Gerencia de Desarrollo Humano y Proyección Social.

5 SUB GERENCIA DE DESARROLLO HUMANO Y PROYECCIÓN SOCIAL

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PRESENTACIÓN

Las últimas elecciones municipales y regionales de octubre - diciembre 2014 han culminado satisfactoriamente, con pequeños incidentes; pero que no desdibujan el proceso de elección democrática iniciada en la década de los ochenta. En este contexto, las nuevas autoridades tienen la responsabilidad de profundizar el proceso de descentralización siendo eficientes constructores de sus territorios en armonía y concertación con sus ciudadanos.

La proclamación de las nuevas autoridades trae consigo la responsabilidad, que en coordinación y concertación con las autoridades salientes, se inicie un proceso de transferencia ORDENADO Y TRANSPARENTE de la Gestión Municipal; es por ello que la Sub Gerencia de Desarrollo Humano y Proyección Social a mi cargo considera permanente contribuir a dicho objetivo, presentando el siguiente Informe.

El presente Informe Técnico Evaluatorio “RESULTADO GENERAL DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA DE GESTIÓN MUNICIPAL”, aporta un concepto que intenta complementar informes que detallan en forma resumida, igual de importantes para que la actual gestión municipal logren una introspección del resultado de la última Transferencia de Gestión Municipal.

Este mismo Informe, consta de un resumen, que detalla de forma genérica las actuales condiciones, en las que se encuentran las oficinas, inmuebles, documentos, base de datos, equipos y demás implicancias referidas a la Transferencia. Es importante señalar que, se busque su aplicación práctica, en los documentos anexados a este mismo informe.

Finalmente, como corolario se expone unas consideraciones finales, donde se detallan algunas actividades a tener en cuenta para el mejor desempeño en las tareas a ser realizadas, puesto que los indicadores actuales nos indica que aún es una tarea complicada asimilar los saldos que dejaron la última transferencia administrativa, de la gestión municipal, por lo que estamos seguros que este Informe será de gran utilidad.

Lic. Napoleón ZEA PÉREZSub Gerencia Desarrollo HumanoY Proyección Social


____________________________________________________________I. INFORMACIÓN GENERAL

¿Qué es la Transferencia de Gestión Municipal?

Es el conjunto de acciones que efectúa el alcalde o la alcaldesa saliente para transferir el cargo al alcalde o la alcaldesa o la alcalde(sa) entrante y transmitir a la nueva autoridad, los resultados de gestión y la situación operativa y financiera en el que se encuentra la Municipalidad.

La transferencia de gestión debe mostrar con ORDEN y TRANSPARENCIA, los resultados obtenidos en su gestión y administración, información que facilitará la continuidad de la gestión municipal, desde las políticas públicas locales emitidas, las actividades y proyectos aprobados, evitando rupturas y desconocimiento de lo avanzado. Eso permitirá que la gestión entrante maneje la situación municipal con más acierto y pueda evaluar resultados en un corto plazo.

El procedimiento de transferencia es un procedimiento administrativo de interés público, de cumplimiento obligatorio y formal, porque concluye con la firma de las actas respectivas. Comprende la participación de las autoridades, funcionarios(as) y sociedad civil, desempeñando roles en la comisiones de transferencia, veeduría y control.

PROCESO

GESTIÓN MUNICIPAL

AUTORIDAD SALIENTE

AUTORIDAD ELECTA


____________________________________________________________¿Cuáles son los Objetivos de la Transferencia de Gestión Municipal?

Dar continuidad a la Gestión Municipal, para que transcienda los periodos de gobierno municipal y permita obtener resultados a mediano y largo plazo.

Demostrar con Orden y Transparencia los resultados obtenidos en el ámbito administrativo y de gestión, en el periodo de gobierno

Dotar de información vasta y suficiente a las nuevas autoridades municipales, para que realicen un óptimo desempeño en la gestión municipal

Propiciar la participación de la sociedad civil en el proceso de transferencia, que garantice continuidad de las políticas locales.

II. DEL PROCESO DE TRANSFERENCIA

¿Cómo Generar Condiciones para una Óptima Transferencia?

Generar condiciones para una óptima transferencia de gestión, significará efectuar algunos pasos previos al trabajo que desarrollará la comisión de transferencia.

Estos pasos previos podrá iniciarse algunos meses antes o en el momento mismo en que se produce las elecciones municipales. Para ello, es recomendable que se constituya un equipo de trabajo, para que asuma la tarea de recoger y acopiar información clave y necesaria que permita revisar, analizar, clasificar y archivar y de ser el caso sistematizar la información con la que se cuenta.

Para este trabajo previo, el informe ha incluido algunos formatos que se pueden utilizar para la revisión de los documentos que comprenden la transferencia en el ámbito administrativo y de gestión. Asimismo se ha anexado los formatos que la Contraloría General ha diseñado para efectuar el Informe de rendición de cuentas al final del periodo de gestión, lo que constituirá no sólo un insumo para el proceso de transferencia, sino para la adopción de las medidas correctivas en lo que resta de la gestión, para concluir de la mejor forma este proceso, dando muestras de capacidad y compromiso con la gestión pública.

La transferencia de la administración comprende en forma general, lo siguiente:

Inventario Físico deBienes

Informe de estado de servicios administrativos

y concesionados

Estado de expedientes pendientes de

resolución

Libros de Planillas y régimen de

contratación

Libros de Contabilidad y demás operaciones contables

Todos los demás informes que permitan conocer el real estado

de la entidad

Registro deContribuyentes

Inventario de Cuentas (indicando saldo)

Actas del Concejo, oficios y demás acervo

Relación de Ordenanzas, y demás normas municipales


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DEL ACOPIO ORDENADO Y TRANSFERENTE DE DOCUMENTACIÓN Y BIENES A TRANSFERIR

Realizar el acopio ordenado y transparente del acervo documentario y bienes a transferir, permitirá efectuar un proceso de transferencia técnico, ágil y confiable, y la información acopiada constituirá un insumo para el proceso de Rendición de Cuentas, así como para la adopción de las medidas correctivas en lo que resta de la gestión, así como para digitalizar o redactar con oportunidad información relevante para futuras acciones de control que pueden darse aún diez años después de haber concluida la presente gestión.

La tarea de acopio ordenado y transparente de la documentación técnica y de bienes que serán transferidos a la próxima gestión municipal, podrá realizarse mediante el llenado de formatos en el que se comprende toda la información necesaria de revisión de cada una de las áreas que administran y custodian información técnica relevante.

Es necesario entender que los documentos que se verifica son los documentos técnicos, referidos a dar a conocer el estado de financiero, presupuestario y de administración de los recursos municipales y no los de mero trámite, como los informes o memorandos, porque la información que estos documentos contienen son o serían irrelevantes.

Estos mismos formatos podrán utilizarse luego, como anexos a las Actas por Áreas que se levanten al finalizar el proceso de transferencia.

Los Formatos contienen la siguiente información:

Concepto

Indique el nombre de los documentos técnicos o los bienes que se verifica para su transferencia, son su respectiva descripción, por ejemplo del inventario se podrá señalar “inventario físico valorizado del activo fijo del año xxxx” “balance financiero correspondiente al periodo xxxx”, “en cuanto al inmueble “inmueble municipal de la calle xxxx”

Unidad de Medida

Indica el tipo de documento técnico o bien que se verifica.

En tipos de documentos pueden ser encontrarse “Inventario” “Expedientes de contratación”, “balance”, informe, etc., en bienes pueden encontrarse “Inmueble” “maquinaria, Etc. La Unidad de Medida nos permitirá conocer el tipo o clase de documentos verificados.

Cantidad

Indica las veces que se repite el mismo documento en el proceso de verificación y posterior transferencia. Permite conocer la cantidad de los documentos técnicos o bienes que se verifica. Si los documentos técnicos se han formulado por años, semestres, trimestres o meses, se colocará la sumatoria de todos los cuatro años de gestión.


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EstadoSituacional

Indica el estado en el que se encuentra el documento técnico o el bien que se verifica. Este estado se clasifica en:

Para bienes: Para documentos: a)Bueno a)Completo b)Regular b)Incompletoc)Deteriorado La clasificación b de documentos, El llenado de clasificación b y c de amerita el llenado de la línea de bienes hacen necesario el llenado “Observaciones”de la línea de “Observaciones”

SustentoDocumentario

Indica el documento que aprueba o con el que se remite a entidades rectoras o de control los documentos técnicos. Asimismo indica los títulos o documentos con el que ha adquirido, transferido o registrado los bienes

Entrega(si) (No)

Indica la determinación de su entrega. Todos los documentos deberían de entregarse, sin embargo puede existir la posibilidad de considerarse como no transferidos por estar incompletos o en total estado de deterioro, por lo que es recomendable que se señalen las causas que impiden su transferencia

ObservacionesEn este espacio se consigna todos los argumentos del estado situacional y los que justifican que no proceda la transferencia correcta de los bienes o documentos técnicos

ResponsablesAcá se consigna a las personas que entregan la información y quienes las están recibiendo.


____________________________________________________________CUADRO GENERAL N° 01 - PROGRAMAS SOCIALES -

SUB GERENCIA DE DESARROLLO HUMANO Y PROYECCIÓN SOCIAL

CONCEPTO UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDADESTADO

SITUACIONALSUSTENTO

DOCUMENTARIOENTREGA

(SI) (NO)

Estado de la Casa de la Cultura o de la Juventud Inmueble 1 No Precisa No Precisa x

Informe Solicitud de Insumos eInforme de Conformidad Informe 4 Acode Congruente x

Archivos de Información trimestral - INEI Informe No Precisa No Precisa x

Padrones de beneficiarios Informe 2 Congruente Existente x

Libro de Actas ComitéAdministración Informe 3 Conforme Existente x

Copias de recepción delAlmacén VL. Informe 6

Con informes atrasados Existente x

Reconocimiento de comités Informe 17 Activos Existente x

Otros

OBSERVACIONES

La oficina de la Sub Gerencia de Desarrollo Humano y Promoción Social, con la finalidad de verificar el actual estado de la oficina de la Sub Gerencia de Desarrollo Humano y Proyección Social, encontró unas deficiencias como sigue:

De los programas sociales como PCA & PVL, el proceso de Transferencia no tuvo un efecto POSITIVO, puesto que en los temas de PVL, dejaron saldos inexplicables, informes inconclusos.

Además de acuerdo al proceso de Transferencia, en la página oficial del MEF, se puede observar un monto de S/. 19.419.00 de cual desconocemos la naturaleza del mismo, de la misma forma referente al FONCOMUN figura un monto total de S/. 988.921.29, por lo cual ésta Sub Gerencia sugiere se brinde un informe explicando su origen y lo que significa para la nueva gestión municipal.

Ambiente desordenado la oficina de SGDHPS, Muebles en estado precario, muchos de ellos descompuestos afectados por la Polilla y en las PCs de

las computadoras no existen archivos relacionados al año fiscal 2014. Equipo de cómputo con deficiencias técnicas hardware (controladores) no actualizados, Software de

Documentación (ZINGERMF – RUBEN plv) sin acceso a datos que en ellos existían.

La Oficina Regional de Control Puno, informó que los datos correspondientes a los trimestres: III – IV del 2014, no fueron subidos al Sistema Mochica – PCA – Contraloría, quien a su vez informó que dichos datos deben ser subidos al Sistema lo más pronto posible, quien a su vez dijo que la Municipalidad Provincial San Antonio de Putina, tiene 12 días de plazo para subir los datos n cuestión, ya que son menester actualizar los datos a la Contraloría General de la República.

Pongo en conocimiento que el proceso de registro de información en el Sistema del Programa del Vaso de Leche y la base de datos del SISTEMA MOCHICA – PCA – CONTRALORÍA, no tuvo


____________________________________________________________éxito en su intento, debido a que no disponemos con los siguientes datos: Nombre de Usuario, Contraseña y Correo Electrónico.

La Contraloría General de la República dentro de su proceso de modernización institucional considera el Proyecto Evaluación Masiva, que está orientado al desarrollo y mejoramiento de los sistemas informáticos que cuenta la institución, el cual comprende el mejoramiento de: la capacidad operativa, los procesos de control y gestión de la información. El Proyecto Evaluación Masiva está compuesto por los sub-proyectos de: Análisis Presupuestal, Contrataciones y Adquisiciones, Medidas de Austeridad, Donaciones, Rendición de Cuentas y Vaso de Leche.

Con toda las premisas dadas es importante DISPONER de los datos mencionados arriba, para tener el acceso al sistema en cuestión, esperamos que Usted y la Mesa de Concejo autorice dichos datos.

CUADRO GENERAL N° 01 - MARGESI DE BIENES-INVENTARIO DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS DE LA

SUB GERENCIA DE DESARROLLO HUMANO Y PROYECCIÓN SOCIALCONCEPTO UNIDADDE

MEDIDACANTIDAD

ESTADO SITUACIONAL

SUSTENTO DOCUMENTARIO

ENTREGA

(SI) (NO)Inventario Muebles y enseres en cesión de uso (Depreciable y No Depreciable) SGDHPS

Inventario84 Deficiente No Precisa

Inventario Muebles y enseres en cesión de uso (Depreciable y No Depreciable) OMAPED/SISFOH

Inventario 17 Deficiente No Precisa

Inventario Muebles y enseres en cesión de uso (Depreciable y No Depreciable) EDUCACIÓN, CULTURA Y DEPORTE


Inventario Muebles y enseres en cesión de uso (Depreciable y No Depreciable) DEMUNA


Inventario Muebles y enseres en cesión de uso (Depreciable y No Depreciables) SEGURIDAD CIUDADANA

Inventario No Precisa

Inmuebles de Propiedad de la municipalidad recibidos en cesión en uso

uso

Inmueble1

(Estadio Santa María)

ImplementadoCon

deficiencias)

No Precisa

Licencias Software Unidad 7 Licencias vencidas

No Precisa

OBSERVACIONES

1.- En este Cuadro General Nº 1, se puede apreciar que la mayor cantidad de bienes se encuentran en estado “DEFICIENTE” por lo cual, impide el NORMAL funcionamiento de las diferentes Unidades Orgánicas que comprende la Sub Gerencia de Desarrollo Humano.


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2.- En el presente documento no existe el informe desarrollado por la División de Seguridad Ciudadana; y respecto al cuadro anterior se sugiere también revisar los documentos adjuntados a este informe, donde se detallan las condiciones en las que se encuentran la Unidades Orgánicas que conforman la Sub Gerencia de Desarrollo Humano y Proyección Social.

CUADRO GENERAL N° 02 - DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS DE LA

SUB GERENCIA DE DESARROLLO HUMANO Y PROYECCIÓN SOCIAL

CONCEPTO UNIDAD DE MEDIDA

CANTIDADESTADO

SITUACIONALSUSTENTO

DOCUMENTARIOENTREGA

(SI) (NO)

Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAC) Unidad 4

Con saldosSin especificar

No Precisa x

Archivo de PECOSAS por años Unidad No Precisa No Precisa x

Kardex por años Unidad 5 Con datos sin especificar

Documento que sustenta propiedad de muebles

Unidad No Precisa No Precisa No Precisa x

Documento que sustenta propiedad de equipos


Inventario de existencias de almacén central Unidad 1 Congruente Acorde x

Inventario de existencias de almacén de vaso de leche


Archivo de Copia de Órdenes de compra Unidad 1 Congruente Acorde x

Archivo de Copia de Órdenes de servicio Unidad 1 Congruente Sin Especificar x

NEA (Nota de Entrada deAlmacén) Unidad 1 Congruente Sin Especificar

Informe de Comedores Municipal (Pedro Vilcapaza) Unidad No existe Congruente Acorde x

Situación del Almacén Unidad 1 (Puerta de Vidrio)

Cambiar de Puerta x

OBSERVACIONES

1.- En los Comedores Municipales, se observan que, el almacén no cuenta con una puerta segura, y se encuentra propenso a sufrir robos y/o alteración de insumos existentes. En los Comedores Populares, no se encontró Padrón de Beneficiarios actualizados acorde al SISFOH (Pensión 65)


____________________________________________________________2.- En las diferentes Unidades Orgánicas, como: PCA, PVL, DEMUNA, SISFOH, en cuanto al Acervo Documentario, no se encuentran foliados debidamente y no precisan información de expedientes necesarios para iniciar actividades.

CONCLUSIONES:

La Sub Gerencia de Desarrollo Humano y Proyección Social, de acuerdo a todos los elementos evaluados conforme a las premisas mencionadas y anexadas en este documento; Sugieren la Inmediata DECLARATORIA DE EMERGENCIA ADMINISTRATIVAY/O ECONÓMICA de la Municipalidad Provincial de San Antonio de Putina.

Atentamente,


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informe técnico evaluatorio sgdhps

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